DE3883733T2

DE3883733T2 - Bedienungsverfahren eines elektronischen Datenverarbeitungssystems zum Dokumententransfer zwischen Endbenutzern.

Info

Publication number: DE3883733T2
Application number: DE88311279T
Authority: DE
Inventors: Margaret Gardner Macphail
Original assignee: International Business Machines Corp
Current assignee: International Business Machines Corp
Priority date: 1987-12-23
Filing date: 1988-11-29
Publication date: 1994-04-14
Anticipated expiration: 2008-11-30
Also published as: DE3883733D1; US5051891A; JPH0664547B2; CA1312145C; EP0322125A2; JPH01237758A; EP0322125A3; BR8806833A; EP0322125B1

Description

Diese Erfindung bezieht sich im allgemeinen auf ein Verfahren zur Verwaltung des Speicherns und Löschens elektronischer Dokumente, die in einem elektronischen interaktiven Datenverarbeitungssystem gespeichert sind, und im besonderen auf ein Verfahren, das es einem Endbenutzer ermöglicht, eine Anfrage in einem System nach einer Kopie eines Dokuments zu speichern; diese Anfrage kann vom Dokumentbesitzer selektiv bewertet werden, wenn das Original aus dem System gelöscht wird.
Auf dem bisherigen Stand der Technik wurden mehrere interaktive Datenverarbeitungssysteme beschrieben, die elektronische Dokumente speichern. Diese Systeme variieren in ihrer Komplexität und in ihrem Ausgereiftheitsgrad von den sehr einfachen PCs, die in Privathaushalten zum Schreiben von Briefen verwendet werden, bis hin zu den sehr leistungsstarken Mainframe-Datenverarbeitungssystemen, in denen Tausende von Benutzern miteinander kommunizieren und in denen eine zentrale Datenbibliothek oder Datei vorhanden ist. Ein Beispiel für ein ausgereiftes System, das derzeit von mehreren großen Regierungsbehörden und Privatunternehmen verwendet wird, ist das System mit der Bezeichnung PROFS, das von der International Business Machines Corporation vertrieben wird. Solche Systeme können Millionen von Dokumenten, angefangen von einseitigen Memoranden und Mitteilungen bis hin zu umfangreichen Berichten, die mehrere Bände umfassen, speichern. In vielen dieser Systeme sind keine Hardcopies mehr erforderlich, so daß die einzige Version einer Information die ursprünglich erstellte elektronische Version ist.
Die Verwaltung und Überwachung des Papierverbrauchs in einer großen Organisation, sei es eine Regierungsbehörde oder ein Privatunternehmen, erfordert eine Reihe von Verfahren, in denen festgelegt ist, wie verschiedene Kommunikationsarten oder Dokumente zu behandeln sind. Dies ist sowohl in manuell implementierten Systemen, bei denen nur Hardcopies verwendet werden, als auch in elektronisch implementierten Systemen, bei denen nur elektronische Kopien verwendet werden, erforderlich.
Im allgemeinen gibt es für beide Systemarten zwei wesentliche Grundsätze zur Behandlung von Dokumenten, die zu befolgen sind, um ein effektives und effizientes System zu erhalten. Der erste Grundsatz besteht darin, daß Dokumente, die nicht länger benötigt werden, so schnell wie möglich aus dem System gelöscht werden sollten, der zweite Grundsatz ist, daß ein benötigtes Dokument zu bewahren ist, solange es vom Dokumentbesitzer oder vom Unternehmen benötigt wird.
Es ist offensichtlich, daß bei der Implementierung dieser beiden wesentlichen Grundsätze nicht immer ein Kompromiß, noch weniger eine Übereinstimmung, erzielt werden kann. Zum einen kommt es darauf an, wer entscheidet, ob ein Dokument bewahrt oder gelöscht wird, zum anderen ist es wichtig zu wissen, ob diese Entscheidung auf alle oder nur auf manche Dokumentarten zutrifft. Wann werden Ausnahmen gemacht, wann werden die Kriterien geändert, wer bestimmt den Zeitabschnitt für Dokumentarten, usw.
Systeme auf dem bisherigen Stand der Technik, die eine große Anzahl an Benutzern ermöglichen, die elektronische Dokumente erstellen, die anschließend im System an einer logisch zentralisierten Position gespeichert werden, weisen im allgemeinen eine nicht zu vernachlässigende Zahl an Strukturformatierungsbeschränkungen in der Art und Weise, wie die Dokumente im System identifiziert werden, auf. In den meisten Systemen wird entweder formal oder de facto ein bestimmtes Dokumentklassifikationssystem aufgestellt. Eine Bank beispielsweise verwendet vielleicht eher eine formale Geschäftsklassifizierung für Dokumente. Die Kreditakte eines Kunden kann beispielsweise den "Kreditantrag", die "Kreditgeschichte" und die "Zahlungsgeschichte" enthalten usw. Diese verschiedenen Dokumente besitzen unterschiedliche Kriterien zu deren Bewahrung, und im allgemeinen sind Abweichungen von den aufgestellten Kriterien zur Bewahrung der Dokumente nicht vorgesehen. In Systemen auf dem bisherigen Stand der Technik erfolgt eine Suche nach einem bestimmten Ausdruck, der in allen zu löschenden Dokumenten enthalten ist. Der Ausdruck kann allerdings in jedem der verschiedenen Dokumente eine unterschiedliche Bedeutung haben. Daher kann diese Art der Dokumentverwaltung dazu führen, daß Dokumente versehentlich gelöscht werden oder daß manche Dokumente, die den bestimmten Ausdruck nicht enthalten, nicht gelöscht werden, obwohl sie gelöscht werden sollen. Eine stapelartige Vorgehensweise zur Bewahrung von Dokumenten, bei der die Daten zum Löschen der Dokumente vom Unternehmen kontrolliert werden, stellt ein Problem dar, wenn das Datum geändert werden muß. Im Patent JP-A-59 123 071 wird ein Beispiel beschrieben, in dem automatisch eine selektive Ausscheidung stattfindet, wenn das Dokument einen bestimmten Zeitabschnitt erreicht hat. Wenn das Datum, an dem das Dokument gelöscht werden soll, vorverlegt wird, kann es vorkommen, daß es einige Personen gibt, die sich darauf verlassen, daß das Dokument bis zum ursprünglich festgelegten Datum verfügbar ist. Wie kann der Systemadministrator entscheiden, ob diese Dokumente gelöscht werden dürfen? Wenn die Dokumente gelöscht werden, kann dies negative Folgen einige Personen haben, die diese Dokumente für ihre Arbeit benötigt hätten. Eine ernsthaftere langfristige Folge jedoch tritt auf, wenn Dokumente frühzeitig gelöscht werden und dadurch die Integrität des Systems verloren geht, was zur Folge hat, daß die Benutzer mit der Zeit dazu übergehen, ihr eigenes Dokumentsicherungssystem einzurichten, wodurch die zahlreichen Vorteile eines zentralisierten Systems hinfällig werden.
Es ist daher von großer Bedeutung, dem Benutzer in einem elektronischen Dokumentspeichersystem größtmögliche Flexibilität in möglichst vielen Bereichen zu bieten. Das Problem beim Flexibilitätsangebot an den Benutzer erhöht jedoch in den meisten Fällen die Komplexität des Verfahrens und erfordert, daß der Benutzer ein Verständnis aller möglichen Optionen und ihrer Unterschiede aufbaut und bewahrt. Es ist von höchster Bedeutung, daß die Daten, die zur Verwaltung der Bewahrung und des Löschens der Dokumente verwendet werden, korrekt in das System eingegeben werden. Das Verfahren zur Eingabe von Daten in das System durch den Endbenutzer muß daher einfach sein und doch einem erfahreneren Benutzer ermöglichen, die Vorteile der etwas komplexeren Funktionen zu nutzen. Das Verfahren zur Dateneingabe muß außerdem sicher gestaltet sein, um zu gewährleisten, daß nur gültige Deskriptoren in das System eingegeben werden.
Die vorliegende Erfindung bezieht sich auf eine allgemeine Lösung, in der ein Endbenutzer, der nicht Besitzer ist, die Möglichkeit hat, eine Anforderung nach einer verzögerten Kopie des Dokuments einzugeben, für das der Dokumentbesitzer den Befehl zum Löschen eingegeben hat.
In Übereinstimmung mit der Erfindung gibt es ein Verfahren für das Betreiben eines elektronischen interaktiven Datenverarbeitungssystems, das eine Mehrzahl an Endbenutzer-Terminals zur Eingabe und Anzeige von Daten in Form von Dokumenten, die im System gespeichert sind, umfaßt; dieses Verfahren umfaßt zum einen den Schritt der Eingabe an einem der Endbenutzer-Terminals einer Anforderung nach einem Dokument durch einen zweiten Endbenutzer, dessen Besitzer jedoch der erste Endbenutzer ist, in das System, wobei diese Anforderung beim Löschen des Dokuments aus dem System durch den ersten Endbenutzer konditioniert wird; des weiteren umfaßt das Verfahren den Schritt der Speicherung der Anforderung im System und den Schritt der Entscheidung zum Löschen des angeforderten Dokuments aus dem System sowie, bei Auftreten einer solchen Entscheidung, die Ausgabe einer Kopie des Dokuments an den zweiten Endbenutzer.
Es folgt eine Beschreibung der Anordnung der Erfindung anhand von Beispielen, wobei auf die folgenden begleitenden Zeichnungen Bezug genommen wird:
Fig. 1 ist ein Blockdiagramm eines Datenverarbeitungssystems, in dem das Verfahren der vorliegenden Erfindung auf vorteilhafte Weise angewandt werden kann;
Fig. 2 ist ein Blockdiagramm eines der interaktiven Terminals, das von einem Benutzer im System von Fig. 1 verwendet wird;
Fig. 3a und 3b sind eine Übersicht des Verfahrens der Dokumenterstellung und der Speicherung;
Fig. 4a bis 4f sind eine Darstellung der Bildschirme, die der Endbenutzer sieht, wenn er dem System mitgeteilt hat, daß eine Anforderung nach einer verzögerten Kopie in das System eingegeben werden soll;
Fig. 5a bis 5d bilden Flußdiagramme, in denen die Schritte zur Eingabe der Anforderung nach einer verzögerten Kopie und zu deren Speicherung im System zusammengefaßt sind;
Fig. 6 zeigt den Bildschirm, den der Endbenutzer und Besitzer eines Dokuments sieht und dem zu dem Zeitpunkt, zu dem die Kopie des Besitzers gelöscht werden soll, eine Anforderung nach einer verzögerten Kopie hinzugefügt wird;
Fig. 7a bis 7f zeigen die Bildschirme, die der Endbenutzer sieht, wenn das Dokument gelöscht wird; und
Fig. 8a bis 8b bilden Flußdiagramme, in denen die Schritte aufgeführt werden, die im Verfahren zur Bearbeitung der Anforderungen nach verzögerten Kopien durchlaufen werden, die der Kopie des Dokumentbesitzers hinzugefügt werden.
Fig. 1 stellt ein Datenverarbeitungssystem dar, welches ein Netzwerk aus interaktiven Terminals oder Workstations der ausführlich in Fig. 2 dargestellten Auslegung umfaßt. Wie bereits beschrieben wurde, enthält das Netzwerk eine Mehrzahl an Terminals, die miteinander und mit einer Zentralverarbeitungseinheit 23 als Host verbunden sind. Wie dies in Fig. 1 dargestellt ist, ist der Host 23 wiederum über die Kommunikationsverbindung 24 mit einer zweiten Host-Verarbeitungseinheit 25 verbunden, die sich ebenfalls mit einem weiteren Netzwerk 26 aus interaktiven Workstations verbinden läßt. In funktionaler Hinsicht ist das System so ausgelegt, daß jedes Terminal mit dem Host und mit einem oder mehreren anderen Terminals unter Verwendung eingerichteter Kommunikationsprotokolle kommunizieren kann, so daß die unterschiedlichen, seriell angeschlossenen Kommunikationsverbindungen für alle Benutzer transparent sind. Ein Benutzer an einem Terminal kann ein Dokument, beispielsweise einen Brief, erstellen und diesen an den Adressaten an einem bestimmten Knoten innerhalb des Netzwerks senden. Der Benutzer kann dann das Dokument an einer beliebigen logischen zentralen Position im System speichern. Jeder Benutzer im System hat theoretisch die Möglichkeit, dieses Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu laden. Solche Systeme sind in der Fachwelt sehr bekannt und genießen derzeit breite Anwendung. Da die allgemeine Organisation und die Operationen solcher Systeme sehr bekannt sind, werden nur die Einzelheiten, die zum Verständnis des Dokumentspeicherverfahrens der vorliegenden Erfindung erforderlich sind, beschrieben. Es wird daher in der folgenden Beschreibung davon ausgegangen, daß jede Workstation innerhalb des Netzwerks eine Systemknotenadresse und eine "Postamt"- Adresse besitzt, und daß zur Vereinfachung der Darstellung jedem Knoten im Netzwerk nur eine Person zugeordnet wird. Des weiteren wird davon ausgegangen, daß das System die herkömmlichen Kommunikationsdienste anbietet, so beispielsweise Verzeichnisauflistungen der einzelnen Benutzer oder Besitzer usw. Außerdem wird davon ausgegangen, daß das in Fig. 1 dargestellte System Daten als unterschiedliche Datenobjekte, so beispielsweise Textdatenobjekte, graphische Datenobjekte, Kalenderdatenobjekte usw. verarbeitet.
Fig. 2 zeigt eine Darstellung der funktionalen Komponenten eines der in Fig. 1 dargestellten interaktiven Datenverarbeitungsterminals. Das Terminal umfaßt eine Verarbeitungseinheit 31, die einen Mikroprozessorblock 32, einen Halbleiterspeicher 33 und einen Steuerblock 34 enthält, der zusätzlich zur Interaktion zwischen dem Mikroprozessorblock 32 und der Speichereinheit 33 die Eingangs-/Ausgangsoperationen steuert.
Das Terminal enthält darüber hinaus eine Gruppe an herkömmlichen Peripherieeinheiten, so z. B. ein Anzeigegerät 36, eine Tastatur 37, einen Drucker 38, eine Plattenspeichereinheit 39 und ein Modem 40. Da die Einzelheiten der oben beschriebenen funktionalen Blöcke nicht Bestandteil der vorliegenden Erfindung sind und auf dem bisherigen Stand der Technik bereits bekannt sind, folgt lediglich eine kurze funktionale Beschreibung jedes Blocks zusammen mit einer Beschreibung ihrer Interaktionen, die ausreichend ist, um einer Person mit durchschnittlichen Fachkenntnissen das Verständnis des verbesserten elektronischen Datenspeicherverfahrens der vorliegenden Erfindung zu ermöglichen.
Die Verarbeitungseinheit 31 entspricht beispielsweise der "Systemeinheit" eines Personal Computer-Systems wie z. B. IBM XT, IBM AT oder dem IBM PS/2-System. Die Einheit 31 ist mit einem Betriebssystemprogramm ausgestattet, das eines der vielen Versionen von DOS sein kann, das normalerweise zum Betrieb des Systems verwendet wird. Das Betriebssystemprogramm ist im Speicher 33 zusammen mit einem oder mehreren Anwendungsprogrammen gespeichert, die der Benutzer ausgewählt hat. Je nach Kapazität des Speichers 33 und dem Umfang der Anwendungsprogramme können Teile dieses Programms je nach Bedarf aus der Plattenspeichereinheit 39, die beispielsweise ein Festplattenlaufwerk mit einer Kapazität von 30 Megabyte und ein Diskettenlaufwerk enthalten kann, in den Speicher 33 übertragen werden. Die grundlegende Funktion der Plattenspeichereinheit besteht darin, die Programme und Daten zu speichern, die vom System benötigt werden und die mühelos an die Speichereinheit 33 übertragen werden können, wenn sie benötigt werden. Die Funktion des Diskettenlaufwerks besteht darin, ein entfernbares Speichermedium zur Einspeicherung von Programmen und Daten in das System und zur Ausspeicherung von im System befindlichen Daten zu ermöglichen, die anschließend transportiert und in ein anderes System eingegeben werden können.
Das Anzeigegerät 36 und die Tastatur 37 ermöglichen zusammen die Interaktion des Terminals, die darin besteht, daß im Normalbetrieb die Interpretation eines bestimmten Tastendrucks durch das System in fast allen Situationen davon abhängig ist, was zu diesem Zeitpunkt auf dem Bildschirm angezeigt wird.
In manchen Situationen bewirkt der Benutzer durch Eingabe von Befehlen an das System, daß dieses System eine bestimmte Funktion ausführt. In anderen Situationen, die normalerweise durch die Anzeige eines Menüs oder durch Erscheinen einer Eingabeaufforderung angezeigt werden, erfordert das System die Eingabe von bestimmten Daten. Die Tiefe der Interaktion zwischen dem Benutzer und dem System variiert je nach Art des verwendeten Betriebssystems und des Anwendungsprogramms; diese ist jedoch ein erforderliches Merkmal von Terminals, an denen sich das Verfahren der vorliegenden Erfindung anwenden läßt.
Das in Fig. 2 dargestellte Terminal enthält des weiteren einen Drucker 38, der eine Hardcopy-Ausgabe der im System entwickelten und an einer bestimmten zentralen Position gespeicherten Daten ermöglicht. Das Modem 40 schließlich ermöglicht die Übertragung der Daten von dem in Fig. 2 dargestellten Terminal an ein Host- System über eine oder mehrere Kommunikationsverbindungen, bei denen es sich um handelsübliche Kommunikationsverbindungen oder aber spezielle Kommunikationsverbindungen handeln kann.
Fig. 3a liefert einen Überblick über das System unter dem Gesichtspunkt der hauptsächlichen interaktiven Schritte, die bei der Speicherung eines Dokuments, das von einem Endbenutzer erstellt wurde, erforderlich sind. Block 50 stellt den Endbenutzer dar. Die Blöcke 51 und 52 stellen Programme dar, die am Terminal gespeichert sind, während Block 53 die lokale Speicherung darstellt. Die Blöcke 54 und 55 stellen die Server-Funktion der Bibliothek dar, die sich am Host befindet und die die zentrale Ablagestelle für gespeicherte Systemdokumente darstellt. Das durch Block 51 dargestellte Programm wird als Dialog-Manager-Anwendung bezeichnet und liefert die notwendigen Menüs und Eingabeaufforderungen, um vom Benutzer Informationen zu erhalten. Dieser ist im wesentlichen die Schnittstelle zwischen Benutzer und Schnittstelle. Das durch den Block 52 dargestellte Programm wird als Anforderungsanwendung bezeichnet und dient zur Erstellung von Anforderungen, die an den Server der Bibliothek gesendet werden. Die Funktion des Servers der Bibliothek besteht darin, die Labels und Ablaufdaten zu validieren/einzustellen und das Dokument abzulegen. Hierbei sind die wesentlichen Schritte erstens die Erstellung des Dokuments, zweitens die Auswahl des Menüs zur Einstellung der Dokument- Deskriptoren, drittens die Einstellung der tatsächlichen
Deskriptoren im Menü zur Einstellung der Dokument-Deskriptoren und schließlich die Ablage des Dokuments.
Das Hauptmenü, wie es in den zitierten Anmeldungen beschrieben ist, besitzt drei unterschiedliche Funktionen, die der Endbenutzer bezeichnen kann. Die Funktion wird in normaler Weise durch Positionierung des Cursors neben der Menüzeile und Drücken der "Enter"-Taste ausgewählt. Das System reagiert mit einer Reihe von Prompts, die dem Benutzer die Erstellung eines Dokuments ermöglichen. Zum Zweck dieser Beschreibung wird angenommen, daß das Dokument nach seiner Erstellung abgelegt wird.
Zur Speicherung des Dokuments müssen Deskriptoren zugeordnet werden, die bei der Steuerung der Beibehaltung eines Dokuments bis zu einem bestimmten Zeitpunkt und beim Löschen des Dokuments nach diesem Zeitpunkt, in Übereinstimmung mit einer vorbestimmten Strategie, eine wichtige Rolle spielen. Ein Untermenü enthält die Option "SET DESCRIPTORS", die ausgewählt werden muß, um die Kriterien einzugeben, die zur Verwaltung der Beibehaltung und zum automatischen Löschen der Dokumente aus dem System verwendet werden. Bei Auswahl dieser Option wird dem Endbenutzer der in der zitierten Anmeldung (AT987-014) beschriebene Bildschirm angezeigt. Der Endbenutzer antwortet auf die verschiedenen angezeigten Prompts mit der Eingabe eines Namens für das Dokument und für das Besitz-Label. Zum Zweck dieser Beschreibung wird angenommen, daß die entsprechenden Namen bereits voreingestellt sind, was jedoch nicht notwendigerweise eine Anforderung des Systems ist, jedoch die Beschreibung der vorliegenden Erfindung erleichtert. Die Ablaufdaten für das Dokument und das Besitz-Label können auf verschiedene Arten geliefert werden. Eine Liste mit zulässigen Werten erhält man, indem man den Cursor unter das entsprechende Feld setzt und eine vorbestimmte Taste drückt, beispielsweise die "HELP"-Taste. Die zulässigen Werte, die zuvor eingestellt wurden, erscheinen in einem Fenster oder in einem separaten Bildschirm, der es dem Benutzer ermöglicht, die Auswahl zu kopieren oder einfach auszuwählen, indem der Cursor positioniert und die "Enter"-Taste gedrückt wird. Ein Datum kann aber auch, je nach Name des Benutzers, automatisch eingefügt werden, wobei die eingegebenen Labels einen Index in einer gespeicherten Tabelle von bestätigten Daten darstellen. Der Name und das Thema des Dokuments sind optionale Eingaben.
Nachdem alle Daten eingegeben sind und am Bildschirm angezeigt werden, drückt der Endbenutzer die "Enter"-Taste; er kehrt daraufhin ins Untermenü zurück. Die Option "FILE", das heißt, die Dokumentablage, wird durch Positionierung des Cursors und erneutes Drücken der "Enter"-Taste ausgewählt.
Das neu erstellte Dokument wird zusammen mit den Labels und den Ablaufdaten durch den Server der Bibliothek im System gespeichert.
Wenn ein Endbenutzer beschließt, daß ein Dokument, welches nicht sein Besitz ist und auf welches er auf ordnungsgemäße Weise zugegriffen hat, wichtig ist und daß das Löschen dieses Dokuments einen nachteiligen Effekt hätte, kann er eine verzögerte Kopie des Dokuments durch Auswahl der Option DCR im Menübildschirm anfordern. Als Reaktion auf diese Auswahl wird dem Endbenutzer der in Fig. 4e dargestellte Bildschirm angezeigt, der eine Aufforderung an den Endbenutzer zur Eingabe von Daten enthält, die das System zur Bearbeitung der Option DCR benötigt. Wie dies in den Fig. 4a bis 4f dargestellt ist, wird dem Benutzer bei der Anforderung einer verzögerten Kopie des Dokuments eine Mehrzahl an Bildschirmen geliefert. Die Angaben zur Definition der DCR werden in bestimmten Feldern der Datenstruktur gespeichert. Diese Angaben werden vom System zur Verwaltung der Beibehaltung des Dokuments im System benötigt.
Das in den Fig. 5a und 5b dargestellte Flußdiagramm faßt die Schritte zusammen, die bei der Eingabe des DCR in das System erforderlich sind.
Fig. 6 zeigt ein Flußdiagramm der Menüs, die auf dem Bildschirm des Dokumentbesitzers erscheinen, wenn er ein Dokument aus dem System löscht. Die Fig. 7a bis 7f stellen eine Mehrzahl an Bildschirmen dar, die beim Besitzer des Dokuments erscheinen, wenn er ein Dokument aus dem System löschen möchte. Das Ereignis, daß dazu führt, daß der in Fig. 7e dargestellte Bildschirm beim Endbenutzer erscheint, könnte beispielsweise sein, daß ein Endbenutzer, der Besitzer eines Dokuments ist, ausdrücklich entscheidet, daß ein Dokument gelöscht werden soll oder daß das Ablaufdatum des Besitzes erreicht ist oder daß das Ablaufdatum des Dokuments erreicht ist.
Wie dies in Fig. 7e dargestellt ist, kann der Endbenutzer, der Besitzer eines Dokuments ist, zusätzliche Daten bezüglich der DCRs, beispielsweise das Datum der DCR oder der Name des Anfordernden, betrachten. Das System kann so eingestellt werden, daß DCR-Anforderungen, die aufgrund eines mehrerer voreingestellten Standards nicht länger gültig sind, gelöscht werden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Endbenutzer nicht mehr am System arbeiten oder wenn DCRs mehr als ein Jahr alt sind usw.
Der Besitzer eines Dokuments hat in der bevorzugten Anordnung die endgültige Entscheidung darüber, wer eine Kopie des Dokuments erhält. Das System ist vorzugsweise so ausgelegt, daß es möglich ist, DCRs selektiv zu bedienen, so daß jede Anfrage unabhängig von den anderen behandelt werden kann. In manchen Situationen werden aufgrund der Art des Unternehmens, der Dokumente oder der Endbenutzer die Anfragen entweder alle abgelehnt oder alle gestattet. In der bevorzugten Anordnung ist es nicht möglich, DCRs auszuwählen. Entweder werden alle oder keine Anfragen behandelt.
In bestimmten Situationen kann einer zuvor ausgewählten Person die Zugriffsberechtigung für DCRs erteilt bekommen.
Die Flußdiagramme in den Fig. 8a und 8b enthalten die Schritte für das Verfahren, in dem der Server des Anfordernden ein DCR (Fig. 8a) verarbeitet und in dem der Server der Bibliothek eine Löschanweisung (Fig. 8b) verarbeitet. Das Flußdiagramm ist so ausführlich dargestellt, daß keine zusätzliche Beschreibung der enthaltenen Schritte als notwendig erachtet wurde.
Es folgt eine Liste von Pseudo-Code Programm-Aussagen, die für solche Personen interessant und hilfreich sind, die in der Programmierung von interaktiven Systemen erfahren sind und die ein Beispiel zum Verfahren der vorliegenden Erfindung wünschen.

ANFORDERNDER - DCR

Die Routine wird von einer Routine aus aufgerufen, die mit der Schnittstelle des Endbenutzers zur Erzeugung des DCR verbunden ist.

EINGABE

IDs des Anfordernden
Informationen über das Dokument, das folgende Daten enthält; ID des Bibliotheksdokuments Verschachtelungsstufe der Akte (optional)

VERFAHRENSWEISE:

Durchführung für angegebenes Dokument (1)
IDs des Anfordernden in eine neue Eingabe im verzögerten Kopierbereich für das angegebene Dokument setzen. (2)
Wenn das angegebene Dokument eine Akte ist und die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist (3)
Durchführung für jede angegebene Stufe (4)
Durchführung für Dokument auf der aktuellen Verschachtelungsstufe (5)
IDs des Anfordernden in eine neue Eingabe im verzögerten Kopierbereich für das aktuelle Dokument setzen.
Ende der Durchführung (für jedes Dokument auf dieser Stufe)
Ende der Durchführung (für jede angegebene Stufe)
Ende wenn (Akte und Verschachtelungsstufe der Akte angegeben sind)
Ende der Durchführung (für das angegebene Dokument)

Hinweise:

(1) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments, für das ausdrücklich eine verzögerte Kopie angegeben ist. Mehr als ein Dokument kann angegeben werden.
(2) Der Server der Bibliothek erzeugt für jedes Dokument, das später kopiert wird, einen neuen Eintrag im DCA.
(3) Der Endbenutzer kann anfordern, daß eine Akte ganz oder teilweise verzögert kopiert wird.
(4) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jeder Stufe der Akte.
(5) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments auf der aktuellen Stufe.

AUSGABE:

Ein Eintrag im DCA für jedes Dokument, das verzögert kopiert werden soll.

ANFORDERNDER: (Löschanweisung)

Die Routine wird von einer Routine aus aufgerufen, die mit der Schnittstelle des Endbenutzers verbunden ist und für einen Benutzer mit Löschberechtigung eine Löschanweisung erzeugt.

EINGABE

IDs des Anfordernden
Informationen über das Dokument, das folgende Daten enthält; ID des Bibliotheksdokuments
Verschachtelungsstufe der Akte (optional)
Bedingtes oder bedingungsloses Löschen.

VERFAHREN:

ID des Bibliotheksdokuments für das zu löschende Dokument einstellen. (1)
IDs des Anfordernden einstellen. (2)
Wenn die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist (3)
dann Verschachtelungsstufe der Akte wie angegeben einstellen (4)
Ende wenn (Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist)
Wenn die bedingte Löschoption angegeben ist (5)
dann die bedingte Löschoption wie angegeben einstellen.
Ende wenn (bedingte Löschoption angegeben ist)
Vollständige Anforderung an Server der Bibliothek senden.

HINWEISE:

(1) Der Anfordernde bildet einen Operanden für das Dokument, das in der Anforderung zum Löschen angegeben wurde. Der Operand enthält einen Hinweis auf die physikalische Position des Dokuments.
(2) Der Anfordernde bildet Operanden, die einen Hinweis auf den Anfordernden und die Hauptmerkmale für diesen Befehl geben.
(3) Wenn es sich bei dem zu löschenden Dokument um eine Akte handelt, dann können alle der in Frage kommenden Dokumente in der Akte gelöscht werden. Ist die Verschachtelungsstufe der Akte nicht angegeben, dann wird nur das Dokument, das zum Löschen angegeben ist, tatsächlich gelöscht.
(4) Vom Anfordernden wird ein Operand gebildet, wenn die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist.
(5) Vom Anfordernden wird ein Operand gebildet, wenn die bedingte Löschoption angegeben ist.

AUSGABE:

IDs des Anfordernden
Für das in dieser Anforderung zum Löschen angegebene Dokument wird ein Operand gebildet, der einen Hinweis auf die Position des Dokuments enthält.
Verschachtelungsstufe der Akte.
Bedingte Löschoption.

Server der Bibliothek:

Diese Routine wird aufgerufen, nachdem die Routine des Anfordernden die Löschanforderung verarbeitet hat.

EINGABE:

Die Ausgabe des Anfordernden.

VERFAHREN:

Durchführung für das angegebene Dokument (1)
Einzelnes Dokumenteinfügeverfahren einfügen (2) Wenn es sich beim angegebenen Dokument um eine Akte handelt
und wenn die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist (3)
Durchführung für jede angegebene Stufe (4)
Tabelle der aktuellen Stufe auf Tabelle der nächsten Stufe einstellen (5)
Durchführung für jedes Dokument auf der aktuellen Verschachtelungsstufe (6)
Einzelnes Dokument einfügen
Verfahren einfügen
Ende der Durchführung (für jedes Dokument auf dieser Stufe)
Ende der Durchführung (für jede angegebene Stufe)
Ende wenn (Akte und Verschachtelungsstufe der Akte angegeben sind)
Ende der Durchführung (für angegebenes Dokument)

Hinweise:

(1) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments, für das ausdrücklich eine Anweisung zum Löschen existiert. Es kann mehr als ein Dokument angegeben werden.
(2) Das Einfügeverfahren hat folgende Wirkung; Kopie für jede verzögerte Kopie anfertigen.
Kopie in jede Akte eingeben, die im Besitz ist und derzeit das Original enthält.
Dokument löschen.
(3) Wenn es sich beim zu löschenden Dokument um ein Aktendokument handelt und wenn der Anfordernde des Löschvorgangs Dokumente innerhalb der Akte löschen möchte, dann muß der Server der Bibliothek die Verschachtelungsstufen der Akte wie angegeben verarbeiten.
(4) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jeder Aktenstufe.
(5) Der Server der Bibliothek sammelt die Dokumentenliste auf der nächsten Stufe in der Tabelle der nächsten Stufe. Wenn es Zeit für die Verarbeitung der nächsten Stufe ist, muß die Liste in der Tabelle der aktuellen Stufe auf die Tabelle der nächsten Stufe eingestellt werden. Während der Verarbeitung dieser Stufe sammelt der Server der Bibliothek die Dokumentenliste für die nächste Stufe.
(6) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments innerhalb der derzeitigen Stufe.

DOKUMENTKOPIER-EINFÜGEVERFAHREN:

Wird die bedingte Löschoption als Bedingtes Löschen (1) angegeben, dann gilt:
Durchführung für jeden Eintrag im Dokument- Kopierverzögerungsbereich (2)
Neue Kopie des Dokuments anlegen und Dokumentbesitz zuteilen (3)
Durchführung für jede Akte, die der derzeitige Besitzer hat und in der das Originaldokument enthalten ist (4)
Kopie in die Akte eintragen.
Ende der Durchführung (für jede Akte, die derzeit im Besitz ist)
Ende der Durchführung (für jeden verzögerten Kopiereintrag)
Ende (bedingtes Löschen ist angegeben)
Wenn es sich beim derzeitigen Dokument um eine Akte handelt, dann (5)
ist das Inhaltsverzeichnis der aktuellen Dokumentenakte in der Tabelle der nächsten Stufe zu speichern (6).
Derzeitiges Dokument löschen.

HINWEISE:

(1) Soll das Dokument bedingt gelöscht werden, so muß für jeden Besitzer, der eine verzögerte Kopie anfordert, eine Kopie angelegt werden.
(2) Dies ist eine Schleife der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Eintrags im Bereich der verzögerten Kopie für dieses Dokument.
(3) Der Server der Bibliothek erstellt ein neues Dokument für den Besitzer. Der Inhalt des Dokuments wird genau wie alle anderen vom Benutzer zugeordneten Deskriptoren kopiert. Die vom System zugeordneten Deskriptoren wie beispielsweise Datei-Datum- Name und der der Bibliothek zugeordnete Name werden in geeigneter Weise eingestellt.
(4) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments im Akteneintrag für das Originaldokument. Ist der Besitzer im Besitz dieser Akte, dann wird die neue Kopie in die Akte eingegeben.
(5) Ist das zu löschende Dokument ein Aktendokument, dann muß der Server der Bibliothek die Verschachtelungsstufen der Akte in der angegebenen Weise verarbeiten.
(6) Der Server der Bibliothek sammelt die Dokumentenliste auf der nächsten Stufe in der Tabelle der nächsten Stufe.
(7) Der Server der Bibliothek löscht das Originaldokument unabhängig von eventuell angegebenen Optionen.

AUSGABE:

Ein neues Dokument für jede Anforderung nach einer verzögerten Kopie, wenn in der Löschanforderung ein bedingtes Löschen angegeben wurde.
Einträge in jede Akte, die sich im Besitz des Anfordernden einer verzögerten Kopie befinden.

Claims

1. Verfahren für das Betreiben eines elektronischen interaktiven Datenverarbeitungssystems, bestehend aus einer Mehrzahl an Endbenutzer-Terminals zur Eingabe und Anzeige von Daten in Form von im System gespeicherten Dokumenten, bestehend aus folgenden Schritten:

Eingabe einer Anforderung in das System über eines der Endbenutzer-Terminals durch einen zweiten Endbenutzer nach einem Dokument, das im Besitz eines ersten Endbenutzers ist, wobei diese Anforderung beim Löschen des Dokuments aus dem System durch den ersten Endbenutzer verändert wird;

Speicherung dieser Anforderung im System

Bestimmung des Beginns des Löschvorgangs für das angeforderte Dokument aus dem System; und

bei dieser Bestimmung die Bereitstellung einer Kopie des Dokuments an den zweiten Endbenutzer.

2. Verfahren nach Anspruch 1, wobei folgender Schritt enthalten ist: bei der Veranlassung durch den ersten Endbenutzer dieses Löschvorgangs über ein Terminal die Anzeige an diesem Terminal der gespeicherten Anforderung des zweiten Endbenutzers.

3. Verfahren nach Anspruch 2, wobei folgender Schritt enthalten ist: Bereitstellung einer Kopie des angeforderten Dokuments an den zweiten Endbenutzer; diese Bereitstellung wird von einer Eingabe des ersten Endbenutzers als Reaktion auf die Anzeige der gespeicherten Anforderung überwacht.

4. Verfahren nach allen vorhergehenden Ansprüchen, bei dem das Dokument im System in mindestens einer Aktengruppe aus Dokumenten gespeichert wird, die im Besitz des zweiten Endbenutzers sind, wobei folgender Schritt enthalten ist:

Eingabe einer Kopie des angeforderten Dokuments in der bzw. in jeder Aktengruppe, die im Besitz des zweiten Endbenutzers ist, und die unmittelbar vor dem Beginn des Löschens des Dokuments das Dokument enthält.