DE3883733T2

DE3883733T2 - Operating method of an electronic data processing system for document transfer between end users.

Info

Publication number: DE3883733T2
Application number: DE88311279T
Authority: DE
Inventors: Margaret Gardner Macphail
Original assignee: International Business Machines Corp
Current assignee: International Business Machines Corp
Priority date: 1987-12-23
Filing date: 1988-11-29
Publication date: 1994-04-14
Anticipated expiration: 2008-11-30
Also published as: US5051891A; EP0322125B1; JPH01237758A; JPH0664547B2; EP0322125A2; CA1312145C; BR8806833A; EP0322125A3; DE3883733D1

Description

Diese Erfindung bezieht sich im allgemeinen auf ein Verfahren zur Verwaltung des Speicherns und Löschens elektronischer Dokumente, die in einem elektronischen interaktiven Datenverarbeitungssystem gespeichert sind, und im besonderen auf ein Verfahren, das es einem Endbenutzer ermöglicht, eine Anfrage in einem System nach einer Kopie eines Dokuments zu speichern; diese Anfrage kann vom Dokumentbesitzer selektiv bewertet werden, wenn das Original aus dem System gelöscht wird.This invention relates generally to a method for managing the storage and deletion of electronic documents stored in an electronic interactive data processing system, and more particularly to a method for enabling an end user to store a request in a system for a copy of a document; this request can be selectively evaluated by the document owner when the original is deleted from the system.

Auf dem bisherigen Stand der Technik wurden mehrere interaktive Datenverarbeitungssysteme beschrieben, die elektronische Dokumente speichern. Diese Systeme variieren in ihrer Komplexität und in ihrem Ausgereiftheitsgrad von den sehr einfachen PCs, die in Privathaushalten zum Schreiben von Briefen verwendet werden, bis hin zu den sehr leistungsstarken Mainframe-Datenverarbeitungssystemen, in denen Tausende von Benutzern miteinander kommunizieren und in denen eine zentrale Datenbibliothek oder Datei vorhanden ist. Ein Beispiel für ein ausgereiftes System, das derzeit von mehreren großen Regierungsbehörden und Privatunternehmen verwendet wird, ist das System mit der Bezeichnung PROFS, das von der International Business Machines Corporation vertrieben wird. Solche Systeme können Millionen von Dokumenten, angefangen von einseitigen Memoranden und Mitteilungen bis hin zu umfangreichen Berichten, die mehrere Bände umfassen, speichern. In vielen dieser Systeme sind keine Hardcopies mehr erforderlich, so daß die einzige Version einer Information die ursprünglich erstellte elektronische Version ist.In the prior art, several interactive data processing systems have been described that store electronic documents. These systems vary in complexity and sophistication from the very simple personal computers used in homes for writing letters to the very powerful mainframe data processing systems in which thousands of users communicate with each other and in which a central data library or file exists. An example of a sophisticated system currently in use by several large government agencies and private companies is the system called PROFS, sold by International Business Machines Corporation. Such systems can store millions of documents, ranging from one-page memoranda and communications to large reports spanning several volumes. In many of these systems, hard copies are no longer required, so that the only version of information is the electronic version originally created.

Die Verwaltung und Überwachung des Papierverbrauchs in einer großen Organisation, sei es eine Regierungsbehörde oder ein Privatunternehmen, erfordert eine Reihe von Verfahren, in denen festgelegt ist, wie verschiedene Kommunikationsarten oder Dokumente zu behandeln sind. Dies ist sowohl in manuell implementierten Systemen, bei denen nur Hardcopies verwendet werden, als auch in elektronisch implementierten Systemen, bei denen nur elektronische Kopien verwendet werden, erforderlich.Managing and monitoring paper usage in a large organization, be it a government agency or a private company, requires a set of procedures that specify how different types of communication or documents are to be handled. This is necessary both in manually implemented systems where only hard copies are used and in electronically implemented systems where only electronic copies are used.

Im allgemeinen gibt es für beide Systemarten zwei wesentliche Grundsätze zur Behandlung von Dokumenten, die zu befolgen sind, um ein effektives und effizientes System zu erhalten. Der erste Grundsatz besteht darin, daß Dokumente, die nicht länger benötigt werden, so schnell wie möglich aus dem System gelöscht werden sollten, der zweite Grundsatz ist, daß ein benötigtes Dokument zu bewahren ist, solange es vom Dokumentbesitzer oder vom Unternehmen benötigt wird.In general, for both types of systems, there are two main principles of document handling that must be followed to maintain an effective and efficient system. The first principle is that documents that are no longer needed should be deleted from the system as quickly as possible, the second principle is that a needed document should be retained as long as it is needed by the document owner or the company.

Es ist offensichtlich, daß bei der Implementierung dieser beiden wesentlichen Grundsätze nicht immer ein Kompromiß, noch weniger eine Übereinstimmung, erzielt werden kann. Zum einen kommt es darauf an, wer entscheidet, ob ein Dokument bewahrt oder gelöscht wird, zum anderen ist es wichtig zu wissen, ob diese Entscheidung auf alle oder nur auf manche Dokumentarten zutrifft. Wann werden Ausnahmen gemacht, wann werden die Kriterien geändert, wer bestimmt den Zeitabschnitt für Dokumentarten, usw.It is obvious that a compromise, much less an agreement, cannot always be reached in the implementation of these two essential principles. Firstly, it depends on who decides whether a document is to be kept or deleted, and secondly, it is important to know whether this decision applies to all or only to some types of documents. When are exceptions made, when are the criteria changed, who determines the time period for document types, etc.

Systeme auf dem bisherigen Stand der Technik, die eine große Anzahl an Benutzern ermöglichen, die elektronische Dokumente erstellen, die anschließend im System an einer logisch zentralisierten Position gespeichert werden, weisen im allgemeinen eine nicht zu vernachlässigende Zahl an Strukturformatierungsbeschränkungen in der Art und Weise, wie die Dokumente im System identifiziert werden, auf. In den meisten Systemen wird entweder formal oder de facto ein bestimmtes Dokumentklassifikationssystem aufgestellt. Eine Bank beispielsweise verwendet vielleicht eher eine formale Geschäftsklassifizierung für Dokumente. Die Kreditakte eines Kunden kann beispielsweise den "Kreditantrag", die "Kreditgeschichte" und die "Zahlungsgeschichte" enthalten usw. Diese verschiedenen Dokumente besitzen unterschiedliche Kriterien zu deren Bewahrung, und im allgemeinen sind Abweichungen von den aufgestellten Kriterien zur Bewahrung der Dokumente nicht vorgesehen. In Systemen auf dem bisherigen Stand der Technik erfolgt eine Suche nach einem bestimmten Ausdruck, der in allen zu löschenden Dokumenten enthalten ist. Der Ausdruck kann allerdings in jedem der verschiedenen Dokumente eine unterschiedliche Bedeutung haben. Daher kann diese Art der Dokumentverwaltung dazu führen, daß Dokumente versehentlich gelöscht werden oder daß manche Dokumente, die den bestimmten Ausdruck nicht enthalten, nicht gelöscht werden, obwohl sie gelöscht werden sollen. Eine stapelartige Vorgehensweise zur Bewahrung von Dokumenten, bei der die Daten zum Löschen der Dokumente vom Unternehmen kontrolliert werden, stellt ein Problem dar, wenn das Datum geändert werden muß. Im Patent JP-A-59 123 071 wird ein Beispiel beschrieben, in dem automatisch eine selektive Ausscheidung stattfindet, wenn das Dokument einen bestimmten Zeitabschnitt erreicht hat. Wenn das Datum, an dem das Dokument gelöscht werden soll, vorverlegt wird, kann es vorkommen, daß es einige Personen gibt, die sich darauf verlassen, daß das Dokument bis zum ursprünglich festgelegten Datum verfügbar ist. Wie kann der Systemadministrator entscheiden, ob diese Dokumente gelöscht werden dürfen? Wenn die Dokumente gelöscht werden, kann dies negative Folgen einige Personen haben, die diese Dokumente für ihre Arbeit benötigt hätten. Eine ernsthaftere langfristige Folge jedoch tritt auf, wenn Dokumente frühzeitig gelöscht werden und dadurch die Integrität des Systems verloren geht, was zur Folge hat, daß die Benutzer mit der Zeit dazu übergehen, ihr eigenes Dokumentsicherungssystem einzurichten, wodurch die zahlreichen Vorteile eines zentralisierten Systems hinfällig werden.State-of-the-art systems that allow large numbers of users to create electronic documents that are subsequently stored in the system in a logically centralized location generally have a non-negligible number of structural formatting constraints on the way in which documents are identified in the system. In most systems, some document classification system is established, either formally or de facto. A bank, for example, may use a more formal business classification for documents. For example, a customer's credit file may contain the "credit application," the "credit history," and the "payment history," etc. These different documents have different criteria for their preservation, and in general, deviations from the established criteria for document preservation are not provided for. In prior art systems, a search is made for a specific phrase which is contained in all the documents to be deleted. However, the phrase may have a different meaning in each of the different documents. Therefore, this type of document management may result in documents being deleted inadvertently, or in some documents which do not contain the specific phrase not being deleted when they should be deleted. A batch-type approach to document preservation in which the dates for deleting the documents are controlled by the company presents a problem when the date must be changed. Patent JP-A-59 123 071 describes an example in which selective elimination takes place automatically when the document has reached a certain time period. If the date on which the document is to be deleted is brought forward, there may be some people who rely on the document being available until the originally specified date. How can the system administrator decide whether these documents should be deleted? If the documents are deleted, this can have negative consequences for some people who needed them to do their jobs. However, a more serious long-term consequence occurs when documents are deleted prematurely, thereby losing the integrity of the system and causing users to set up their own document backup system over time, thereby negating the many benefits of a centralized system.

Es ist daher von großer Bedeutung, dem Benutzer in einem elektronischen Dokumentspeichersystem größtmögliche Flexibilität in möglichst vielen Bereichen zu bieten. Das Problem beim Flexibilitätsangebot an den Benutzer erhöht jedoch in den meisten Fällen die Komplexität des Verfahrens und erfordert, daß der Benutzer ein Verständnis aller möglichen Optionen und ihrer Unterschiede aufbaut und bewahrt. Es ist von höchster Bedeutung, daß die Daten, die zur Verwaltung der Bewahrung und des Löschens der Dokumente verwendet werden, korrekt in das System eingegeben werden. Das Verfahren zur Eingabe von Daten in das System durch den Endbenutzer muß daher einfach sein und doch einem erfahreneren Benutzer ermöglichen, die Vorteile der etwas komplexeren Funktionen zu nutzen. Das Verfahren zur Dateneingabe muß außerdem sicher gestaltet sein, um zu gewährleisten, daß nur gültige Deskriptoren in das System eingegeben werden.It is therefore of great importance to offer the user as much flexibility as possible in as many areas as possible in an electronic document storage system. However, the problem of offering flexibility to the user in most cases increases the complexity of the process and requires that the user build and maintain an understanding of all possible options and their differences. It is of paramount importance to that the data used to manage the retention and deletion of documents is entered into the system correctly. The process for the end user to enter data into the system must therefore be simple, yet allow a more experienced user to take advantage of the more complex features. The process for entering data must also be designed to be secure to ensure that only valid descriptors are entered into the system.

Die vorliegende Erfindung bezieht sich auf eine allgemeine Lösung, in der ein Endbenutzer, der nicht Besitzer ist, die Möglichkeit hat, eine Anforderung nach einer verzögerten Kopie des Dokuments einzugeben, für das der Dokumentbesitzer den Befehl zum Löschen eingegeben hat.The present invention relates to a general solution in which an end user who is not the owner has the possibility to enter a request for a delayed copy of the document for which the document owner has entered the delete command.

In Übereinstimmung mit der Erfindung gibt es ein Verfahren für das Betreiben eines elektronischen interaktiven Datenverarbeitungssystems, das eine Mehrzahl an Endbenutzer-Terminals zur Eingabe und Anzeige von Daten in Form von Dokumenten, die im System gespeichert sind, umfaßt; dieses Verfahren umfaßt zum einen den Schritt der Eingabe an einem der Endbenutzer-Terminals einer Anforderung nach einem Dokument durch einen zweiten Endbenutzer, dessen Besitzer jedoch der erste Endbenutzer ist, in das System, wobei diese Anforderung beim Löschen des Dokuments aus dem System durch den ersten Endbenutzer konditioniert wird; des weiteren umfaßt das Verfahren den Schritt der Speicherung der Anforderung im System und den Schritt der Entscheidung zum Löschen des angeforderten Dokuments aus dem System sowie, bei Auftreten einer solchen Entscheidung, die Ausgabe einer Kopie des Dokuments an den zweiten Endbenutzer.In accordance with the invention there is a method of operating an electronic interactive data processing system comprising a plurality of end user terminals for entering and displaying data in the form of documents stored in the system; this method comprises the step of entering into the system at one of the end user terminals a request for a document by a second end user, but owned by the first end user, which request is conditioned upon deletion of the document from the system by the first end user; the method further comprises the step of storing the request in the system and the step of deciding to delete the requested document from the system and, when such a decision occurs, issuing a copy of the document to the second end user.

Es folgt eine Beschreibung der Anordnung der Erfindung anhand von Beispielen, wobei auf die folgenden begleitenden Zeichnungen Bezug genommen wird:The arrangement of the invention will now be described by way of example only, with reference to the accompanying drawings:

Fig. 1 ist ein Blockdiagramm eines Datenverarbeitungssystems, in dem das Verfahren der vorliegenden Erfindung auf vorteilhafte Weise angewandt werden kann;Fig. 1 is a block diagram of a data processing system in which the method of the present invention is advantageously way;

Fig. 2 ist ein Blockdiagramm eines der interaktiven Terminals, das von einem Benutzer im System von Fig. 1 verwendet wird;Fig. 2 is a block diagram of one of the interactive terminals used by a user in the system of Fig. 1;

Fig. 3a und 3b sind eine Übersicht des Verfahrens der Dokumenterstellung und der Speicherung;Fig. 3a and 3b are an overview of the process of document creation and storage;

Fig. 4a bis 4f sind eine Darstellung der Bildschirme, die der Endbenutzer sieht, wenn er dem System mitgeteilt hat, daß eine Anforderung nach einer verzögerten Kopie in das System eingegeben werden soll;Figures 4a through 4f are an illustration of the screens that the end user sees when he has informed the system that a request for a delayed copy is to be entered into the system;

Fig. 5a bis 5d bilden Flußdiagramme, in denen die Schritte zur Eingabe der Anforderung nach einer verzögerten Kopie und zu deren Speicherung im System zusammengefaßt sind;Fig. 5a to 5d are flow charts summarizing the steps for entering the request for a delayed copy and storing it in the system;

Fig. 6 zeigt den Bildschirm, den der Endbenutzer und Besitzer eines Dokuments sieht und dem zu dem Zeitpunkt, zu dem die Kopie des Besitzers gelöscht werden soll, eine Anforderung nach einer verzögerten Kopie hinzugefügt wird;Fig. 6 shows the screen seen by the end user and owner of a document, to which a request for a deferred copy is added at the time the owner’s copy is to be deleted;

Fig. 7a bis 7f zeigen die Bildschirme, die der Endbenutzer sieht, wenn das Dokument gelöscht wird; undFig. 7a to 7f show the screens that the end user sees when the document is deleted; and

Fig. 8a bis 8b bilden Flußdiagramme, in denen die Schritte aufgeführt werden, die im Verfahren zur Bearbeitung der Anforderungen nach verzögerten Kopien durchlaufen werden, die der Kopie des Dokumentbesitzers hinzugefügt werden.Figures 8a through 8b are flowcharts detailing the steps involved in the process of handling requests for deferred copies to be added to the document owner's copy.

Fig. 1 stellt ein Datenverarbeitungssystem dar, welches ein Netzwerk aus interaktiven Terminals oder Workstations der ausführlich in Fig. 2 dargestellten Auslegung umfaßt. Wie bereits beschrieben wurde, enthält das Netzwerk eine Mehrzahl an Terminals, die miteinander und mit einer Zentralverarbeitungseinheit 23 als Host verbunden sind. Wie dies in Fig. 1 dargestellt ist, ist der Host 23 wiederum über die Kommunikationsverbindung 24 mit einer zweiten Host-Verarbeitungseinheit 25 verbunden, die sich ebenfalls mit einem weiteren Netzwerk 26 aus interaktiven Workstations verbinden läßt. In funktionaler Hinsicht ist das System so ausgelegt, daß jedes Terminal mit dem Host und mit einem oder mehreren anderen Terminals unter Verwendung eingerichteter Kommunikationsprotokolle kommunizieren kann, so daß die unterschiedlichen, seriell angeschlossenen Kommunikationsverbindungen für alle Benutzer transparent sind. Ein Benutzer an einem Terminal kann ein Dokument, beispielsweise einen Brief, erstellen und diesen an den Adressaten an einem bestimmten Knoten innerhalb des Netzwerks senden. Der Benutzer kann dann das Dokument an einer beliebigen logischen zentralen Position im System speichern. Jeder Benutzer im System hat theoretisch die Möglichkeit, dieses Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu laden. Solche Systeme sind in der Fachwelt sehr bekannt und genießen derzeit breite Anwendung. Da die allgemeine Organisation und die Operationen solcher Systeme sehr bekannt sind, werden nur die Einzelheiten, die zum Verständnis des Dokumentspeicherverfahrens der vorliegenden Erfindung erforderlich sind, beschrieben. Es wird daher in der folgenden Beschreibung davon ausgegangen, daß jede Workstation innerhalb des Netzwerks eine Systemknotenadresse und eine "Postamt"- Adresse besitzt, und daß zur Vereinfachung der Darstellung jedem Knoten im Netzwerk nur eine Person zugeordnet wird. Des weiteren wird davon ausgegangen, daß das System die herkömmlichen Kommunikationsdienste anbietet, so beispielsweise Verzeichnisauflistungen der einzelnen Benutzer oder Besitzer usw. Außerdem wird davon ausgegangen, daß das in Fig. 1 dargestellte System Daten als unterschiedliche Datenobjekte, so beispielsweise Textdatenobjekte, graphische Datenobjekte, Kalenderdatenobjekte usw. verarbeitet.Fig. 1 illustrates a data processing system comprising a network of interactive terminals or workstations of the design shown in detail in Fig. 2. As already described, the network includes a plurality of terminals connected to each other and to a central processing unit 23 as a host. As shown in Fig. 1, the host 23 is in turn connected via the communication link 24 to a second host processing unit 25 which can also be connected to a further network 26 of interactive workstations. In functional terms, the system is designed so that each terminal can communicate with the host and with one or more other terminals using established communication protocols so that the various serially connected communication links are transparent to all users. A user at a terminal can create a document, such as a letter, and send it to the addressee at a particular node within the network. The user can then store the document at any logical central location in the system. Any user in the system theoretically has the ability to reload that document at a later time. Such systems are well known in the art and are currently in wide use. Since the general organization and operations of such systems are well known, only the details necessary to understand the document storage method of the present invention will be described. Therefore, the following description assumes that each workstation within the network has a system node address and a "post office" address, and that for simplicity of illustration only one person is associated with each node in the network. It also assumes that the system provides the conventional communications services, such as directory listings of individual users or owners, etc. It also assumes that the system shown in Fig. 1 processes data as various data objects, such as text data objects, graphic data objects, calendar data objects, etc.

Fig. 2 zeigt eine Darstellung der funktionalen Komponenten eines der in Fig. 1 dargestellten interaktiven Datenverarbeitungsterminals. Das Terminal umfaßt eine Verarbeitungseinheit 31, die einen Mikroprozessorblock 32, einen Halbleiterspeicher 33 und einen Steuerblock 34 enthält, der zusätzlich zur Interaktion zwischen dem Mikroprozessorblock 32 und der Speichereinheit 33 die Eingangs-/Ausgangsoperationen steuert.Fig. 2 shows a representation of the functional components of one of the interactive data processing terminals shown in Fig. 1. The terminal comprises a processing unit 31 which contains a microprocessor block 32, a semiconductor memory 33 and a control block 34 which, in addition to the interaction between the microprocessor block 32 and the memory unit 33 controls the input/output operations.

Das Terminal enthält darüber hinaus eine Gruppe an herkömmlichen Peripherieeinheiten, so z. B. ein Anzeigegerät 36, eine Tastatur 37, einen Drucker 38, eine Plattenspeichereinheit 39 und ein Modem 40. Da die Einzelheiten der oben beschriebenen funktionalen Blöcke nicht Bestandteil der vorliegenden Erfindung sind und auf dem bisherigen Stand der Technik bereits bekannt sind, folgt lediglich eine kurze funktionale Beschreibung jedes Blocks zusammen mit einer Beschreibung ihrer Interaktionen, die ausreichend ist, um einer Person mit durchschnittlichen Fachkenntnissen das Verständnis des verbesserten elektronischen Datenspeicherverfahrens der vorliegenden Erfindung zu ermöglichen.The terminal also includes a set of conventional peripheral devices such as a display device 36, a keyboard 37, a printer 38, a disk storage device 39 and a modem 40. Since the details of the functional blocks described above are not part of the present invention and are already known in the prior art, only a brief functional description of each block follows, together with a description of their interactions, sufficient to enable a person of ordinary skill in the art to understand the improved electronic data storage method of the present invention.

Die Verarbeitungseinheit 31 entspricht beispielsweise der "Systemeinheit" eines Personal Computer-Systems wie z. B. IBM XT, IBM AT oder dem IBM PS/2-System. Die Einheit 31 ist mit einem Betriebssystemprogramm ausgestattet, das eines der vielen Versionen von DOS sein kann, das normalerweise zum Betrieb des Systems verwendet wird. Das Betriebssystemprogramm ist im Speicher 33 zusammen mit einem oder mehreren Anwendungsprogrammen gespeichert, die der Benutzer ausgewählt hat. Je nach Kapazität des Speichers 33 und dem Umfang der Anwendungsprogramme können Teile dieses Programms je nach Bedarf aus der Plattenspeichereinheit 39, die beispielsweise ein Festplattenlaufwerk mit einer Kapazität von 30 Megabyte und ein Diskettenlaufwerk enthalten kann, in den Speicher 33 übertragen werden. Die grundlegende Funktion der Plattenspeichereinheit besteht darin, die Programme und Daten zu speichern, die vom System benötigt werden und die mühelos an die Speichereinheit 33 übertragen werden können, wenn sie benötigt werden. Die Funktion des Diskettenlaufwerks besteht darin, ein entfernbares Speichermedium zur Einspeicherung von Programmen und Daten in das System und zur Ausspeicherung von im System befindlichen Daten zu ermöglichen, die anschließend transportiert und in ein anderes System eingegeben werden können.The processing unit 31 corresponds, for example, to the "system unit" of a personal computer system such as the IBM XT, IBM AT or the IBM PS/2 system. The unit 31 is equipped with an operating system program, which may be one of the many versions of DOS normally used to operate the system. The operating system program is stored in the memory 33 together with one or more application programs selected by the user. Depending on the capacity of the memory 33 and the size of the application programs, portions of this program may be transferred to the memory 33 as needed from the disk storage unit 39, which may, for example, contain a hard disk drive with a capacity of 30 megabytes and a floppy disk drive. The basic function of the disk storage unit is to store the programs and data required by the system and which can be easily transferred to the storage unit 33 when needed. The function of the floppy disk drive is to provide a removable storage medium for storing programs and data in the system and for removing data from the system, which can then be transported and entered into another system.

Das Anzeigegerät 36 und die Tastatur 37 ermöglichen zusammen die Interaktion des Terminals, die darin besteht, daß im Normalbetrieb die Interpretation eines bestimmten Tastendrucks durch das System in fast allen Situationen davon abhängig ist, was zu diesem Zeitpunkt auf dem Bildschirm angezeigt wird.The display device 36 and the keyboard 37 together enable the interaction of the terminal, which consists in the fact that, in normal operation, the interpretation of a particular keystroke by the system depends in almost all situations on what is displayed on the screen at that time.

In manchen Situationen bewirkt der Benutzer durch Eingabe von Befehlen an das System, daß dieses System eine bestimmte Funktion ausführt. In anderen Situationen, die normalerweise durch die Anzeige eines Menüs oder durch Erscheinen einer Eingabeaufforderung angezeigt werden, erfordert das System die Eingabe von bestimmten Daten. Die Tiefe der Interaktion zwischen dem Benutzer und dem System variiert je nach Art des verwendeten Betriebssystems und des Anwendungsprogramms; diese ist jedoch ein erforderliches Merkmal von Terminals, an denen sich das Verfahren der vorliegenden Erfindung anwenden läßt.In some situations, the user causes the system to perform a particular function by giving commands to the system. In other situations, usually indicated by the display of a menu or by the appearance of a prompt, the system requires the entry of particular data. The level of interaction between the user and the system varies depending on the type of operating system and application program used, but it is a required feature of terminals to which the method of the present invention can be applied.

Das in Fig. 2 dargestellte Terminal enthält des weiteren einen Drucker 38, der eine Hardcopy-Ausgabe der im System entwickelten und an einer bestimmten zentralen Position gespeicherten Daten ermöglicht. Das Modem 40 schließlich ermöglicht die Übertragung der Daten von dem in Fig. 2 dargestellten Terminal an ein Host- System über eine oder mehrere Kommunikationsverbindungen, bei denen es sich um handelsübliche Kommunikationsverbindungen oder aber spezielle Kommunikationsverbindungen handeln kann.The terminal shown in Fig. 2 further includes a printer 38 which enables a hard copy output of the data developed in the system and stored at a certain central location. Finally, the modem 40 enables the transmission of the data from the terminal shown in Fig. 2 to a host system via one or more communication links, which can be commercially available communication links or special communication links.

Fig. 3a liefert einen Überblick über das System unter dem Gesichtspunkt der hauptsächlichen interaktiven Schritte, die bei der Speicherung eines Dokuments, das von einem Endbenutzer erstellt wurde, erforderlich sind. Block 50 stellt den Endbenutzer dar. Die Blöcke 51 und 52 stellen Programme dar, die am Terminal gespeichert sind, während Block 53 die lokale Speicherung darstellt. Die Blöcke 54 und 55 stellen die Server-Funktion der Bibliothek dar, die sich am Host befindet und die die zentrale Ablagestelle für gespeicherte Systemdokumente darstellt. Das durch Block 51 dargestellte Programm wird als Dialog-Manager-Anwendung bezeichnet und liefert die notwendigen Menüs und Eingabeaufforderungen, um vom Benutzer Informationen zu erhalten. Dieser ist im wesentlichen die Schnittstelle zwischen Benutzer und Schnittstelle. Das durch den Block 52 dargestellte Programm wird als Anforderungsanwendung bezeichnet und dient zur Erstellung von Anforderungen, die an den Server der Bibliothek gesendet werden. Die Funktion des Servers der Bibliothek besteht darin, die Labels und Ablaufdaten zu validieren/einzustellen und das Dokument abzulegen. Hierbei sind die wesentlichen Schritte erstens die Erstellung des Dokuments, zweitens die Auswahl des Menüs zur Einstellung der Dokument- Deskriptoren, drittens die Einstellung der tatsächlichenFig. 3a provides an overview of the system from the point of view of the main interactive steps involved in storing a document created by an end user. Block 50 represents the end user. Blocks 51 and 52 represent programs stored at the terminal, while block 53 represents local storage. Blocks 54 and 55 represent the server function of the library located at the host, which is the central repository for stored system documents. The program represented by block 51 is called the Dialog Manager Application and provides the necessary Menus and prompts to obtain information from the user. This is essentially the interface between the user and the interface. The program represented by block 52 is called the request application and is used to create requests that are sent to the library server. The function of the library server is to validate/set the labels and expiration dates and to file the document. The essential steps here are firstly the creation of the document, secondly the selection of the menu for setting the document descriptors, thirdly the setting of the actual

Deskriptoren im Menü zur Einstellung der Dokument-Deskriptoren und schließlich die Ablage des Dokuments.Descriptors in the menu for setting the document descriptors and finally the storage of the document.

Das Hauptmenü, wie es in den zitierten Anmeldungen beschrieben ist, besitzt drei unterschiedliche Funktionen, die der Endbenutzer bezeichnen kann. Die Funktion wird in normaler Weise durch Positionierung des Cursors neben der Menüzeile und Drücken der "Enter"-Taste ausgewählt. Das System reagiert mit einer Reihe von Prompts, die dem Benutzer die Erstellung eines Dokuments ermöglichen. Zum Zweck dieser Beschreibung wird angenommen, daß das Dokument nach seiner Erstellung abgelegt wird.The main menu as described in the cited applications has three different functions that the end user can designate. The function is normally selected by positioning the cursor next to the menu line and pressing the "Enter" key. The system responds with a series of prompts that allow the user to create a document. For the purposes of this description, it is assumed that the document is filed after it is created.

Zur Speicherung des Dokuments müssen Deskriptoren zugeordnet werden, die bei der Steuerung der Beibehaltung eines Dokuments bis zu einem bestimmten Zeitpunkt und beim Löschen des Dokuments nach diesem Zeitpunkt, in Übereinstimmung mit einer vorbestimmten Strategie, eine wichtige Rolle spielen. Ein Untermenü enthält die Option "SET DESCRIPTORS", die ausgewählt werden muß, um die Kriterien einzugeben, die zur Verwaltung der Beibehaltung und zum automatischen Löschen der Dokumente aus dem System verwendet werden. Bei Auswahl dieser Option wird dem Endbenutzer der in der zitierten Anmeldung (AT987-014) beschriebene Bildschirm angezeigt. Der Endbenutzer antwortet auf die verschiedenen angezeigten Prompts mit der Eingabe eines Namens für das Dokument und für das Besitz-Label. Zum Zweck dieser Beschreibung wird angenommen, daß die entsprechenden Namen bereits voreingestellt sind, was jedoch nicht notwendigerweise eine Anforderung des Systems ist, jedoch die Beschreibung der vorliegenden Erfindung erleichtert. Die Ablaufdaten für das Dokument und das Besitz-Label können auf verschiedene Arten geliefert werden. Eine Liste mit zulässigen Werten erhält man, indem man den Cursor unter das entsprechende Feld setzt und eine vorbestimmte Taste drückt, beispielsweise die "HELP"-Taste. Die zulässigen Werte, die zuvor eingestellt wurden, erscheinen in einem Fenster oder in einem separaten Bildschirm, der es dem Benutzer ermöglicht, die Auswahl zu kopieren oder einfach auszuwählen, indem der Cursor positioniert und die "Enter"-Taste gedrückt wird. Ein Datum kann aber auch, je nach Name des Benutzers, automatisch eingefügt werden, wobei die eingegebenen Labels einen Index in einer gespeicherten Tabelle von bestätigten Daten darstellen. Der Name und das Thema des Dokuments sind optionale Eingaben.In order to store the document, descriptors must be assigned which play an important role in controlling the retention of a document until a certain point in time and the deletion of the document after that point in time, in accordance with a predetermined strategy. A submenu contains the option "SET DESCRIPTORS" which must be selected in order to enter the criteria used to manage the retention and automatic deletion of the documents from the system. When this option is selected, the end user is presented with the screen described in the cited application (AT987-014). The end user responds to the various prompts displayed by entering a name for the document and for the ownership label. For the purposes of this description, it is assumed that the corresponding names are already preset, which is not necessarily a requirement of the system but facilitates the description of the present invention. The expiration dates for the document and the ownership label can be supplied in a number of ways. A list of permissible values is obtained by placing the cursor under the appropriate field and pressing a predetermined key, for example the "HELP" key. The permissible values previously set appear in a window or in a separate screen which allows the user to copy the selection or simply select it by positioning the cursor and pressing the "Enter" key. A date can also be automatically inserted depending on the user's name, with the labels entered representing an index in a stored table of confirmed dates. The name and subject of the document are optional entries.

Nachdem alle Daten eingegeben sind und am Bildschirm angezeigt werden, drückt der Endbenutzer die "Enter"-Taste; er kehrt daraufhin ins Untermenü zurück. Die Option "FILE", das heißt, die Dokumentablage, wird durch Positionierung des Cursors und erneutes Drücken der "Enter"-Taste ausgewählt.Once all the data has been entered and is displayed on the screen, the end user presses the "Enter" key, which returns to the submenu. The "FILE" option, i.e. the document storage, is selected by positioning the cursor and pressing the "Enter" key again.

Das neu erstellte Dokument wird zusammen mit den Labels und den Ablaufdaten durch den Server der Bibliothek im System gespeichert.The newly created document is stored in the system by the library server together with the labels and expiration dates.

Wenn ein Endbenutzer beschließt, daß ein Dokument, welches nicht sein Besitz ist und auf welches er auf ordnungsgemäße Weise zugegriffen hat, wichtig ist und daß das Löschen dieses Dokuments einen nachteiligen Effekt hätte, kann er eine verzögerte Kopie des Dokuments durch Auswahl der Option DCR im Menübildschirm anfordern. Als Reaktion auf diese Auswahl wird dem Endbenutzer der in Fig. 4e dargestellte Bildschirm angezeigt, der eine Aufforderung an den Endbenutzer zur Eingabe von Daten enthält, die das System zur Bearbeitung der Option DCR benötigt. Wie dies in den Fig. 4a bis 4f dargestellt ist, wird dem Benutzer bei der Anforderung einer verzögerten Kopie des Dokuments eine Mehrzahl an Bildschirmen geliefert. Die Angaben zur Definition der DCR werden in bestimmten Feldern der Datenstruktur gespeichert. Diese Angaben werden vom System zur Verwaltung der Beibehaltung des Dokuments im System benötigt.If an end user decides that a document which is not his possession and which he has properly accessed is important and that deleting that document would have an adverse effect, he can request a delayed copy of the document by selecting the DCR option on the menu screen. In response to that selection, the end user is presented with the screen shown in Fig. 4e which prompts the end user to enter data required by the system to process the DCR option. As shown in Figs. 4a through 4f, When requesting a delayed copy of the document, the user is presented with a series of screens. The information defining the DCR is stored in specific fields of the data structure. This information is required by the system to manage the retention of the document in the system.

Das in den Fig. 5a und 5b dargestellte Flußdiagramm faßt die Schritte zusammen, die bei der Eingabe des DCR in das System erforderlich sind.The flow chart shown in Figures 5a and 5b summarizes the steps required to enter the DCR into the system.

Fig. 6 zeigt ein Flußdiagramm der Menüs, die auf dem Bildschirm des Dokumentbesitzers erscheinen, wenn er ein Dokument aus dem System löscht. Die Fig. 7a bis 7f stellen eine Mehrzahl an Bildschirmen dar, die beim Besitzer des Dokuments erscheinen, wenn er ein Dokument aus dem System löschen möchte. Das Ereignis, daß dazu führt, daß der in Fig. 7e dargestellte Bildschirm beim Endbenutzer erscheint, könnte beispielsweise sein, daß ein Endbenutzer, der Besitzer eines Dokuments ist, ausdrücklich entscheidet, daß ein Dokument gelöscht werden soll oder daß das Ablaufdatum des Besitzes erreicht ist oder daß das Ablaufdatum des Dokuments erreicht ist.Fig. 6 shows a flow chart of the menus that appear on the document owner's screen when deleting a document from the system. Figs. 7a through 7f illustrate a plurality of screens that appear to the document owner when he wishes to delete a document from the system. The event that causes the screen shown in Fig. 7e to appear to the end user could, for example, be that an end user who is the owner of a document explicitly decides that a document should be deleted or that the expiration date of ownership has been reached or that the expiration date of the document has been reached.

Wie dies in Fig. 7e dargestellt ist, kann der Endbenutzer, der Besitzer eines Dokuments ist, zusätzliche Daten bezüglich der DCRs, beispielsweise das Datum der DCR oder der Name des Anfordernden, betrachten. Das System kann so eingestellt werden, daß DCR-Anforderungen, die aufgrund eines mehrerer voreingestellten Standards nicht länger gültig sind, gelöscht werden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Endbenutzer nicht mehr am System arbeiten oder wenn DCRs mehr als ein Jahr alt sind usw.As shown in Fig. 7e, the end user who owns a document can view additional data related to the DCRs, such as the date of the DCR or the name of the requester. The system can be set to delete DCR requests that are no longer valid due to one of several preset standards. This can be the case, for example, when end users no longer work on the system, when DCRs are more than one year old, etc.

Der Besitzer eines Dokuments hat in der bevorzugten Anordnung die endgültige Entscheidung darüber, wer eine Kopie des Dokuments erhält. Das System ist vorzugsweise so ausgelegt, daß es möglich ist, DCRs selektiv zu bedienen, so daß jede Anfrage unabhängig von den anderen behandelt werden kann. In manchen Situationen werden aufgrund der Art des Unternehmens, der Dokumente oder der Endbenutzer die Anfragen entweder alle abgelehnt oder alle gestattet. In der bevorzugten Anordnung ist es nicht möglich, DCRs auszuwählen. Entweder werden alle oder keine Anfragen behandelt.The owner of a document has the final decision as to who receives a copy of the document in the preferred arrangement. The system is preferably designed to allow DCRs to be served selectively, so that each request can be handled independently of the others. In some situations, due to the nature of the company, the Documents or the end user either rejects all requests or allows all requests. In the preferred arrangement, it is not possible to select DCRs. Either all requests are processed or none are processed.

In bestimmten Situationen kann einer zuvor ausgewählten Person die Zugriffsberechtigung für DCRs erteilt bekommen.In certain situations, a preselected person may be granted access to DCRs.

Die Flußdiagramme in den Fig. 8a und 8b enthalten die Schritte für das Verfahren, in dem der Server des Anfordernden ein DCR (Fig. 8a) verarbeitet und in dem der Server der Bibliothek eine Löschanweisung (Fig. 8b) verarbeitet. Das Flußdiagramm ist so ausführlich dargestellt, daß keine zusätzliche Beschreibung der enthaltenen Schritte als notwendig erachtet wurde.The flowcharts in Figures 8a and 8b contain the steps for the process in which the requestor's server processes a DCR (Figure 8a) and in which the library's server processes a delete instruction (Figure 8b). The flowchart is presented in such detail that no additional description of the steps involved was deemed necessary.

Es folgt eine Liste von Pseudo-Code Programm-Aussagen, die für solche Personen interessant und hilfreich sind, die in der Programmierung von interaktiven Systemen erfahren sind und die ein Beispiel zum Verfahren der vorliegenden Erfindung wünschen.The following is a list of pseudo-code program statements that will be of interest and useful to those experienced in programming interactive systems and who would like an example of the method of the present invention.

REQUESTING - DCR

Die Routine wird von einer Routine aus aufgerufen, die mit der Schnittstelle des Endbenutzers zur Erzeugung des DCR verbunden ist.The routine is called from a routine connected to the end user's interface for generating the DCR.

INPUT

IDs des AnforderndenRequester IDs

Informationen über das Dokument, das folgende Daten enthält; ID des Bibliotheksdokuments Verschachtelungsstufe der Akte (optional)Information about the document containing the following data; ID of the library document Nesting level of the file (optional)

PROCEDURE:

Durchführung für angegebenes Dokument (1)Implementation for specified document (1)

IDs des Anfordernden in eine neue Eingabe im verzögerten Kopierbereich für das angegebene Dokument setzen. (2)Place requester IDs into a new entry in the deferred copy area for the specified document. (2)

Wenn das angegebene Dokument eine Akte ist und die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist (3)If the specified document is a file and the nesting level of the file is specified (3)

Durchführung für jede angegebene Stufe (4)Implementation for each specified level (4)

Durchführung für Dokument auf der aktuellen Verschachtelungsstufe (5)Execution for document at current nesting level (5)

IDs des Anfordernden in eine neue Eingabe im verzögerten Kopierbereich für das aktuelle Dokument setzen.Place requester IDs into a new entry in the deferred copy area for the current document.

Ende der Durchführung (für jedes Dokument auf dieser Stufe)End of implementation (for each document at this stage)

Ende der Durchführung (für jede angegebene Stufe)End of implementation (for each specified stage)

Ende wenn (Akte und Verschachtelungsstufe der Akte angegeben sind)End when (file and nesting level of the file are specified)

Ende der Durchführung (für das angegebene Dokument)End of implementation (for the specified document)

Hints:

(1) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments, für das ausdrücklich eine verzögerte Kopie angegeben ist. Mehr als ein Dokument kann angegeben werden.(1) This is a loop for the library server to process each document for which a delayed copy is explicitly specified. More than one document can be specified.

(2) Der Server der Bibliothek erzeugt für jedes Dokument, das später kopiert wird, einen neuen Eintrag im DCA.(2) The library server creates a new entry in the DCA for each document that is subsequently copied.

(3) Der Endbenutzer kann anfordern, daß eine Akte ganz oder teilweise verzögert kopiert wird.(3) The end user may request that a file or part of it be copied with a delay.

(4) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jeder Stufe der Akte.(4) This is a loop for the library server to process each level of the file.

(5) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments auf der aktuellen Stufe.(5) This is a loop for the library server to Processing each document at the current level.

OUTPUT:

Ein Eintrag im DCA für jedes Dokument, das verzögert kopiert werden soll.An entry in the DCA for each document that is to be copied deferred.

REQUEST: (deletion instruction)

Die Routine wird von einer Routine aus aufgerufen, die mit der Schnittstelle des Endbenutzers verbunden ist und für einen Benutzer mit Löschberechtigung eine Löschanweisung erzeugt.The routine is called from a routine that is connected to the end user interface and generates a delete statement for a user with delete permission.

INPUT

IDs des AnforderndenRequester IDs

Informationen über das Dokument, das folgende Daten enthält; ID des BibliotheksdokumentsInformation about the document containing the following data; ID of the library document

Verschachtelungsstufe der Akte (optional)File nesting level (optional)

Bedingtes oder bedingungsloses Löschen.Conditional or unconditional deletion.

PROCEDURE:

ID des Bibliotheksdokuments für das zu löschende Dokument einstellen. (1)Set the library document ID for the document to be deleted. (1)

IDs des Anfordernden einstellen. (2)Set requester IDs. (2)

Wenn die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist (3)If the nesting level of the file is specified (3)

dann Verschachtelungsstufe der Akte wie angegeben einstellen (4)then set the nesting level of the file as specified (4)

Ende wenn (Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist)End when (nesting level of the file is specified)

Wenn die bedingte Löschoption angegeben ist (5)If the conditional deletion option is specified (5)

dann die bedingte Löschoption wie angegeben einstellen.then set the conditional delete option as specified.

Ende wenn (bedingte Löschoption angegeben ist)End if (conditional delete option is specified)

Vollständige Anforderung an Server der Bibliothek senden.Send complete request to library server.

HINTS:

(1) Der Anfordernde bildet einen Operanden für das Dokument, das in der Anforderung zum Löschen angegeben wurde. Der Operand enthält einen Hinweis auf die physikalische Position des Dokuments.(1) The requester forms an operand for the document specified in the request for deletion. The operand contains an indication of the physical location of the document.

(2) Der Anfordernde bildet Operanden, die einen Hinweis auf den Anfordernden und die Hauptmerkmale für diesen Befehl geben.(2) The requester forms operands that indicate the requester and the main characteristics for this instruction.

(3) Wenn es sich bei dem zu löschenden Dokument um eine Akte handelt, dann können alle der in Frage kommenden Dokumente in der Akte gelöscht werden. Ist die Verschachtelungsstufe der Akte nicht angegeben, dann wird nur das Dokument, das zum Löschen angegeben ist, tatsächlich gelöscht.(3) If the document to be deleted is a file, then all of the relevant documents in the file can be deleted. If the nesting level of the file is not specified, then only the document specified for deletion will actually be deleted.

(4) Vom Anfordernden wird ein Operand gebildet, wenn die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist.(4) The requester forms an operand if the nesting level of the file is specified.

(5) Vom Anfordernden wird ein Operand gebildet, wenn die bedingte Löschoption angegeben ist.(5) An operand is formed by the requestor if the conditional deletion option is specified.

OUTPUT:

IDs des AnforderndenRequester IDs

Für das in dieser Anforderung zum Löschen angegebene Dokument wird ein Operand gebildet, der einen Hinweis auf die Position des Dokuments enthält.For the document specified in this deletion request, an operand is created that contains an indication of the position of the document.

Verschachtelungsstufe der Akte.Nesting level of the file.

Bedingte Löschoption.Conditional delete option.

Library server:

Diese Routine wird aufgerufen, nachdem die Routine des Anfordernden die Löschanforderung verarbeitet hat.This routine is called after the requester's routine has processed the delete request.

INPUT:

Die Ausgabe des Anfordernden.The requester's output.

PROCEDURE:

Durchführung für das angegebene Dokument (1)Implementation for the specified document (1)

Einzelnes Dokumenteinfügeverfahren einfügen (2) Wenn es sich beim angegebenen Dokument um eine Akte handeltInsert single document insertion method (2) If the specified document is a file

und wenn die Verschachtelungsstufe der Akte angegeben ist (3)and if the nesting level of the file is specified (3)

Tabelle der aktuellen Stufe auf Tabelle der nächsten Stufe einstellen (5)Set current level table to next level table (5)

Durchführung für jedes Dokument auf der aktuellen Verschachtelungsstufe (6)Execution for each document at the current nesting level (6)

Einzelnes Dokument einfügenInsert single document

Verfahren einfügenInsert procedure

Ende der Durchführung (für angegebenes Dokument)End of implementation (for specified document)

Hints:

(1) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments, für das ausdrücklich eine Anweisung zum Löschen existiert. Es kann mehr als ein Dokument angegeben werden.(1) This is a loop for the library server to process each document for which an explicit delete instruction exists. More than one document can be specified.

(2) Das Einfügeverfahren hat folgende Wirkung; Kopie für jede verzögerte Kopie anfertigen.(2) The insertion procedure shall have the following effect; Make a copy for each delayed copy.

Kopie in jede Akte eingeben, die im Besitz ist und derzeit das Original enthält.Place a copy in any file owned and currently containing the original.

Dokument löschen.Delete document.

(3) Wenn es sich beim zu löschenden Dokument um ein Aktendokument handelt und wenn der Anfordernde des Löschvorgangs Dokumente innerhalb der Akte löschen möchte, dann muß der Server der Bibliothek die Verschachtelungsstufen der Akte wie angegeben verarbeiten.(3) If the document to be deleted is a file document and the deletion requester wishes to delete documents within the file, then the library server must process the file nesting levels as specified.

(4) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jeder Aktenstufe.(4) This is a loop for the library server to process each level of the file.

(5) Der Server der Bibliothek sammelt die Dokumentenliste auf der nächsten Stufe in der Tabelle der nächsten Stufe. Wenn es Zeit für die Verarbeitung der nächsten Stufe ist, muß die Liste in der Tabelle der aktuellen Stufe auf die Tabelle der nächsten Stufe eingestellt werden. Während der Verarbeitung dieser Stufe sammelt der Server der Bibliothek die Dokumentenliste für die nächste Stufe.(5) The library server collects the document list at the next level in the next level table. When it is time to process the next level, the list in the current level table must be set to the next level table. During the processing of this level, the library server collects the document list for the next level.

(6) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments innerhalb der derzeitigen Stufe.(6) This is a loop for the library server to process each document within the current stage.

DOCUMENT COPY-PASTE PROCEDURE:

Wird die bedingte Löschoption als Bedingtes Löschen (1) angegeben, dann gilt:If the conditional deletion option is specified as Conditional Delete (1) then:

Durchführung für jeden Eintrag im Dokument- Kopierverzögerungsbereich (2)Execution for each entry in the document copy delay area (2)

Neue Kopie des Dokuments anlegen und Dokumentbesitz zuteilen (3)Create a new copy of the document and assign document ownership (3)

Durchführung für jede Akte, die der derzeitige Besitzer hat und in der das Originaldokument enthalten ist (4)Implementation for each file that the current owner has and in which the original document is contained (4)

Kopie in die Akte eintragen.Enter a copy in the file.

Ende der Durchführung (für jede Akte, die derzeit im Besitz ist)End of implementation (for each file currently in possession)

Ende der Durchführung (für jeden verzögerten Kopiereintrag)End of execution (for each delayed copy entry)

Ende (bedingtes Löschen ist angegeben)End (conditional deletion is specified)

Wenn es sich beim derzeitigen Dokument um eine Akte handelt, dann (5)If the current document is a file, then (5)

ist das Inhaltsverzeichnis der aktuellen Dokumentenakte in der Tabelle der nächsten Stufe zu speichern (6).the table of contents of the current document file is to be stored in the table of the next level (6).

Derzeitiges Dokument löschen.Delete current document.

HINTS:

(1) Soll das Dokument bedingt gelöscht werden, so muß für jeden Besitzer, der eine verzögerte Kopie anfordert, eine Kopie angelegt werden.(1) If the document is to be conditionally deleted, a copy must be made for each holder who requests a delayed copy.

(2) Dies ist eine Schleife der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Eintrags im Bereich der verzögerten Kopie für dieses Dokument.(2) This is a library loop to process each entry in the delayed copy range for this document.

(3) Der Server der Bibliothek erstellt ein neues Dokument für den Besitzer. Der Inhalt des Dokuments wird genau wie alle anderen vom Benutzer zugeordneten Deskriptoren kopiert. Die vom System zugeordneten Deskriptoren wie beispielsweise Datei-Datum- Name und der der Bibliothek zugeordnete Name werden in geeigneter Weise eingestellt.(3) The library server creates a new document for the owner. The content of the document is copied just like all other descriptors assigned by the user. The descriptors assigned by the system such as file-date-name and the name assigned to the library are set appropriately.

(4) Dies ist eine Schleife für den Server der Bibliothek zur Verarbeitung jedes Dokuments im Akteneintrag für das Originaldokument. Ist der Besitzer im Besitz dieser Akte, dann wird die neue Kopie in die Akte eingegeben.(4) This is a loop for the library server to process each document in the record for the original document. If the owner has possession of that record, then the new copy is entered into the record.

(5) Ist das zu löschende Dokument ein Aktendokument, dann muß der Server der Bibliothek die Verschachtelungsstufen der Akte in der angegebenen Weise verarbeiten.(5) If the document to be deleted is a file document, the library server must process the file’s nesting levels in the manner specified.

(6) Der Server der Bibliothek sammelt die Dokumentenliste auf der nächsten Stufe in der Tabelle der nächsten Stufe.(6) The library server collects the document list at the next level into the next level table.

(7) Der Server der Bibliothek löscht das Originaldokument unabhängig von eventuell angegebenen Optionen.(7) The library server deletes the original document regardless of any options specified.

OUTPUT:

Ein neues Dokument für jede Anforderung nach einer verzögerten Kopie, wenn in der Löschanforderung ein bedingtes Löschen angegeben wurde.A new document for each deferred copy request if a conditional delete was specified in the delete request.

Einträge in jede Akte, die sich im Besitz des Anfordernden einer verzögerten Kopie befinden.Entries in any file in the possession of the requestor of a delayed copy.

Claims

1. A method for operating an electronic interactive data processing system consisting of a plurality of end-user terminals for entering and displaying data in the form of documents stored in the system, comprising the following steps:

entering a request into the system through one of the end user terminals by a second end user for a document held by a first end user, which request is modified upon deletion of the document from the system by the first end user;

Storage of this request in the system

Determining the start of the deletion process for the requested document from the system; and

in this determination, the provision of a copy of the document to the second end user.

2. The method of claim 1, including the step of: when the first end user initiates that deletion via a terminal, displaying at that terminal the stored request of the second end user.

3. The method of claim 2, including the step of: providing a copy of the requested document to the second end user, such provision being monitored by an input from the first end user in response to the display of the stored request.

4. A method according to any preceding claim, wherein the document is stored in the system in at least one file group of documents held by the second end user, which includes the following step:

Placing a copy of the requested document in the or each record group owned by the second end user that contains the document immediately before the deletion of the document begins.