DE3619156A1 - Organisations-timer (orga-timer oder ot) - Google Patents

Description

Stand der Technik

Es gibt zwar eine Anzahl von Weck- und Alarmsyste­ men, die jedoch alle in irgendeiner Weise unzurei­ chend ausgestattet sind, also diverse Eigenschaf­ ten und Funktionen nicht anbieten. Es ist nicht etwa so, daß diese Eigenschaften in den bekannten Weck- und Alarm-Systemen alle irgendwo zu finden sind und nur der Eigenschafts- oder Funktions-Er­ weiterung bedürfen. Vielmehr handelt es sich auch um Eigenschaften und Funktionen, die man in ande­ ren als Weck- und Alarmsystemen findet, also auf dem Markt überhaupt, aber nicht in Systemen wie hier in "OT".

Kritik

Die als Weck- und Alarm-System angebotenen Geräte sind derart ausgestattet, daß zur Zeit stets nur Systeme angeboten werden, die lediglich einen Teil der möglichen Funktionen erfüllen. Ergänzende Eigenschaften und Funktionen sind gemäß dem Stand der Technik generell als vorhanden oder nicht exis­ tent zu überprüfen. - Dazu gehört eine gedankliche Distanz von allen Gegebenheiten und eine Überle­ gung, welcher Bedarfsstruktur der OT ist, der sämt­ liche Forderungen erfüllen kann. Dazu gehört auch die Kenntnis der Büroarbeits-Struktur, zu ordnen nach bestmöglicher Organisation in Relation zur Terminplanung. Danach erst ist alles Problemrele­ vante zu selektieren.

In diesem Falle zeigte sich deutlich, daß ein erforder­ liches Gerät dieser Qualität (noch) nicht exis­ tiert. Es darf geschlußfolgert werden, daß ar­ beitserleichternde Geräte vom Personal nur selten direkt gefordert oder beantragt werden; wenn sie hingegen noch nicht existieren, dürfte eine dies­ bezügliche Wunschäußerung schlichtweg unmöglich sein, also nie erwartet werden dürfen. Selbst dann nicht, wenn bekannt ist, daß sich so manches Ge­ rät "maßschneidern" läßt.

Aufgabe

Es ist ein Organisations- und Zeitplanungs-System anzubieten, das alle denkbaren Ansprüche an ein derartiges Gerät abdeckt.

Begründung

Es gehört zu den Obliegenheiten des Sekretatiats- Personals, für die zweckmäßige Organisation in Rela­ tion zu gewissenhafter Terminplanung zu sorgen. In straff durchorganisierter Form hilft dies wesent­ lich, Arbeitskräfte zu sparen.

Ohne OT-System bzw. mit den zur Zeit auf dem Markt angebotenen Systemen fehlt eine arbeitsadäquate Ausstattung im Hinblick auf Organisation und Zeit­ planung.

Das Wissen um eine provisorische Geräte-Ausstat­ tung wird fast zu den gleichen Verhaltensweisen (seitens des Personals) führen wie im Falle feh­ lender Geräte.

Die Folge wird also sein, daß die gedankliche Fra­ ge auftaucht, ob - über die Gerätekapazität hin­ ausgehend - noch individuelle Leistungen anfallen. Das ist stets mit Unruhe und vorzeitiger Arbeits­ unterbrechung verbunden, wenn nicht gar Termine vergessen werden. Diesen Umständen mit einem per­ fekten OT-System zu begegnen, wird sich stets be­ zahlt machen, denn Unruhe und vorzeitige Arbeits­ unterbrechung sind Schlechtleistungsphasen bzw. Fehlzeiten, ganz zu schweigen von verpaßten Ter­ minen, die hohe Verluste zur Folge haben können, also ebenfalls als ein Minus zu verbuchen sind. Wie erwähnt, wird der Bedarf eines OT-Systems per­ sonalseitig kaum als Wunsch artikuliert werden, da damit auch assoziativ der Gedanke vermittelt wer­ den könnte, die Aufgabenbewältigung sei proble­ matisch - als persönliches Problem. Insofern ist eine spezifisch zugeschnittene Werbung (in solch einen Fall wie diesen) unverzichtbar. - Hinzu kommt, daß dieses auf elle Bürobelange zugeschnit­ tene Gerät sich auch relativ schnell amortisiert haben dürfte, "selbst wirbt".

Generell ist ein OT-System anzubieten, das in sei­ ner multifunktionalen Vielfalt den Gesamtbedarf der vielfältigen Organisation und Terminplanung abdeckt. Es obliegt den spezialisierten Techni­ kern, die Frage zu prüfen, inwieweit Alternati­ ven zweckmäßig sind, so z. B. bei nur sehr ein­ seitigen Forderungen an das Gerät.

Mit der vorhandenen Palette technischer Möglich­ keiten beantwortet sich dann auch die Frage, ob nicht eine einzige Großserie relativ kostengünstig angeboten werden kann, also geringerwertige Gerä­ te indiskutabel sind. Sind aber gerade Alternati­ ven zweckmäßig, so wird zu untersuchen sein, ob ei­ ne Vielzahl unterschiedlicher Geräte angezeigt ist oder lediglich ein Grundmodell, das mit Zusatz­ funktionen bis zur Höchstqualität erweitert werden kann. - Doch derartige Überlegungen liegen auf der Hand, sie sollen exemplarisch aufgeführt werden und analog stehen. Generell.

Lösung

Das hier angebotene OT-System mit seiner techni­ schen Perfektion, zugeschnitten auf die alles ab­ deckende Bedarfsstruktur, dieser umfassenden spe­ zifischen Büroarbeit gerecht werdend, läßt keinen Eigenschafts-Wunsch offen.

Die Frage nach den Erfordernissen wurde - ohne Anlehnung an vorhandene oder mögliche Produkte - generell dargestellt.

Zunächst war also die Bedarfsstruktur zu ermit­ teln. Dem schlossen sich Untersuchungen an, wie mit den knappesten Mitteln eine möglichst hohe Zahl von Funktionen und Eigenschaften abzudecken ist. Das betraf nicht nur eine einzelne Eigen­ schaft eines spezifischen Gerätes, vielmehr lag untersuchungstechnisch stets das Gesamtsystem zugrunde. Im Kontext geräteübergreifender Eigen­ schaften und Funktionen war und ist im Falle glei­ cher Grundstruktur auf Einsparung zu achten, etwa im Fall möglicher Doppelnutzung.

So ergab sich die Untersuchung einer breitgefä­ cherten und geräteübergreifenden Vielfalt an Eigen­ schaften. Betrachtet man die Einzelbereiche, z. B. das Wecksystem, das Bandsystem u. a. m. als je eine Disziplin, ist die Bezeichnung "interdisziplinäre Untersuchung" bezeichnend.

Bei einer Zusammenfassung dieser interdisziplinä­ ren Eigenschaften wird zunächst die Funktions­ fähigkeit als solche im Vordergrund stehen, eine kontinuierliche und sukzessive technische Verbes­ serung wird jedoch Prioritätsrang behalten.

Nachfolgend schließt sich eine Beschreibung des Systems "OT" an, mit Hinweisen auf den Stand der Technik und dezidierten Angaben, soweit erforderlich.

Noch nicht erfaßt, aber im Laufe der Zeit sicher noch zu be­ rücksichtigen als ein Zusätzliches ist die Bildoptik. Gemeint ist

• - die Bildschirm-Notiz,
• - die Bildschirm-Wiedergabe, also akustisch-opti­ sche Übermittlung, wie sie vom Fernsehen her be­ kannt ist
• - bzw. vom Bildtelefon, das "im Kommen" ist.

Dabei ist technisch zu recherchieren, inwieweit der Zusammen­ schluß von Geräten möglich ist, die gleichartige Einzelfunk­ tionen enthalten, die man aber ggf. gemeinsam nutzen kann, also im Fall eines "Gesamtgerätes". - Desweiteren stellt sich die technische Frage im Hinblick auf Reparaturanfälligkeit, inwieweit Störanfälliges ausbaubar ist, der Ausfall also partiell ist bei Reparatur. Zunächst soll die Beschreibung der Eigenschaften und Funktionen des OT-Systems erfolgen, im Anschluß die Gerätebedienung erläutert werden. Abschließend werden noch Basisdaten genannt.

1. Eigenschaften und Funktionen

• - Summton, langsam aus dem "Nichts" aufkommend, soll er­ innern, ohne jedoch durch sein plötzliches Auftreten er­ schrecken. Diese Eigenschaft könnte als Erinnerungssignal ausreichend sein, also für sich stehen. Es sind jedoch Alternativen denkbar, als Einzelsignale oder kombinierte Signale akustischer Art:
  •  o neben dem Signalton auch in Kombination
  •  o als einige Musiktakte
  •  o als direkte Ansprache/Durchsage, ob als Standardprogramm oder individuell oder gemischt
  •  o und in Form sonstiger akustischer Laute.
• - Das alles ist natürlich in individueller Lautstärke einstell­ bar.
• - Diese Durchgaben können programmiert werden und auf einmaliges Erscheinen und auf Wiederholung im Fall von Personalab­ wesenheit.
• - Bei Wiederholung wird die Durchgabe permanent gesendet, also bis sie vernommen wird und als erfaßt bestätigt wird durch einen Knopfdruck. In diesem Fall erfolgt keine wei­ tere Wiederholung mehr.
• - Sollte sich jedoch eine weitere Meldung oder deren mehrere angesammelt haben, so folgen die Meldungen automatisch nach der ersten Durchsage, die per Knopfdruck als "empfan­ gen" bestätigt wurde.
• - Desweiteren kann die Durchsage bzw. Signalgebung auch noch zusätzlich optisch unterstützt werden, als Lichtsignal.
• - Dieses Lichtsignal sollte auch für sich allein stehen können.
• - Steht es für sich allein, sollte außerdem noch - früher oder später nachhakend - ein akustisches Signal wirksam werden, also für den Fall, wo vorübergehend einmal das optische Signal nicht ankommen kann.
  Das optische System ist zuweilen ausreichend und wird unter Umständen als weniger streßbeladen empfunden.
• - Die Zeiteinteilung sollte in jedem Fall mindestens 24 Stunden umfassen, aber auch - ggf. durch Zusatzein­ richtungen - auf Wochen- bzw. Monatsprogramm einzustellen sein, wobei Woche und Monat als Zeitmengen-Angabe zu ver­ stehen sind.
• - Weitere Angaben zur Zeit bzw. zu der Art der Speicherung in Relation zur Zeit erscheinen an anderer Stelle im Kon­ text einer weiteren Eigenschaft anderer Art, die Priori­ tät hat vor Angaben zur Zeit.
• - Eine Standard-Einspeisung kann auf die sich stets wieder­ holenden Termine hinweisen, während sich individuelle Ergänzungen, die gesondert eingegeben werden, vorher oder nachher anbringen lassen. Das heißt, daß Standarddaten- Decks ergänzt werden durch individuelle Abrufdecks.
• - Da die jeweiligen Zeiten der Durchsagen/Signalgebung im Ge­ rät erfaßt werden, sorgt ein Sortierer für den chronologi­ schen Verlauf der Signal-Meldungen/Durchsagen, denn auch im Falle von zwei und mehr Decks wird die Zeitabfolge ge­ währleistet sein.
  Das heißt, daß die Signale und Durchsagen der Decks schon in zeitlich ungeordneter Folge eingespeist werden dürfen und bei zusätzlicher Verwendung weiterer Decks innerhalb der Decks Zeitordnung hergestellt wird, danach aber noch in dem chronologischen Verlauf der gesamten Anzahl der Decks, die Verwendung finden. (Tonträger nach Zweckmäßig­ keit.)
• - Im Falle von beabsichtigten Alternativen oder Mehrfachfunk­ tionen könnte auch in bezug auf das Band eine weitere Funk­ tion angeboten werden, die auch für sich allein stehen kann, als ein kostengünstiges Gerät für den speziellen Fall, für den es ausreicht.
  Das Band läuft synchron zur eingebauten Uhr.
  Auf der Bandoberseite könnte - per Sichtfenster - auch das Band die Uhrzeit angeben, der Lauf wäre zeitgleich mit der Uhr.
  Auch hier sind zahlreiche Kombinationen möglich, die auf der Hand liegen, also nicht gesondert erwähnt werden.
• - Das Aufnahmeband erhält eine Startmarkierung in allen Fällen wo dies angezeigt ist.
• - Das soll auch gelten für die automatische Bandwende am Ende des Bandes, damit der automatische Lauf doppelt so lange ohne Bedienung gewährleistet ist.
• - Ausreichend lange vor Bandende (nach Rücklauf, automatisch) sollte ein akustischer und/oder optischer Signalton auf das Ende hinweisen. Der Ton sollte kennzeichnend sein für das Bandende, also nicht noch in anderen Fällen erschei­ nen.
• - Die Signale/Durchsagen, mit Uhrzeit gekennzeichnet (für die Zeitkennzeichnung gibt es alternative Möglichkeiten), werden sofort nach dem letzten gesprochenen Wort per Ta­ stendruck als abgeschlossen gekennzeichnet. Dieser Tasten­ druck bewirkt, daß die Maschine das Ende der Durchsage re­ gistriert und eine Kennzeichnung setzt, hier als Minimum einer Pause, eine bestimmte Bandlänge, so sparsam wie möglich bemessen. Später wird dann dieser freie Zwischen­ raum mit Fühler ertastet als Programmende.
  Unmittelbar nach der Pausenkennzeichnung wird das Gerät wieder einsatzbereit sein. Es ist die Frage, ob man für die sehr kurze Pause der Blocktrennung noch ein Signal einbauen möchte, das die Pausenmarkierung als Zeit anzeigt bzw. das Ende der Pausenmarkierung und die weitere Aufnah­ mebereitschaft des Gerätes.
• - Da eine Blocktrennung nach Uhrzeit erfolgt, kann eine automatische Programmlokalisierung erfolgen. Das könnte von Interesse sein, wenn die Eingaben nochmals kontrolliert werden sollen oder aus vergleichbar ähnlichen Gründen.
• - Immer aber ist auf Vielseitigkeit in der Verwendung zu achten, also durch Mischung von Standards mit anderen Sig­ nalen und Durchsagen.
• - Ein Überspielen von Band zu Band innerhalb eines Gerätes könnte sich als zweckmäßig erweisen.
• - Während der Geräteinbetriebnahme sollen auch neue Eingaben möglich werden. Das heißt, wenn das Gerät läuft, ist gleichzeitig eine Besprechung möglich, als Zusatz. In dem Fall kann alles akustisch Angesagte mit einer neuen Ansage (oder auch immer Signalgebung) gemischt werden. Diese Funk­ tion ergibt sich jedoch mehr oder weniger nebenbei und zu­ sätzlich. Denn das Gerät soll auch dann mit Einspeisungen versehen werden könne, wenn es in Betrieb für die Organi­ sation- und Terminplanung eingestellt ist. Wird eine wei­ tere Einspeicherung geplant, dann wird man für die Be­ sprechungszeit im Regelfall die Termin-Bekanntgaben ab­ schalten wollen. Das soll ebenfalls möglich sein. - Es ist eine Kostenfrage, ob nach Ende der Zusatzdurchsage der vorige Stand automatisch hergestellt werden soll.
• - Hätte es während der Zusatzeinspeisung noch eine Durchsa­ ge/Terminsignal gegeben, so sollte sie - selbst wenn die Zeit verstrichen ist - sofort erscheinen. Bei mehreren Terminen natürlich alle nacheinander.
• - Daraus ergibt sich, daß man bei einer Häufung verpaßter Durchsagen - auch im Vergleichsfall der Abwesenheit - an Wiederholung der Angaben interessiert sein könnte. In dem Fall ist auch optisch das Zeitsignal zur jeweiligen Durch­ sage erforderlich.
• - Es ist sicher eine Kostenfrage, ob man darauf verzichten will, etwa, wenn man die Termine auch als Niederschrift vorliegen hat.
  Eine Lösung wäre auch die Uhrzeitnennung vor der eigentli­ chen Einspeisung, zusätzlich natürlich die Uhrzeiteingabe für die Zeitspeicherung mit Sortierung der zeitlichen Rei­ henfolge.
• - Liegt der umgekehrte Fall vor, daß man vielleicht am frü­ hen Nachmittag wissen möchte, was noch für den betreffen­ den Tag an Einspeisungen vorliegt, so muß auch übersprun­ gen und vorgeschaltet werden können.
• - Bei chronologischer Sofortdurchsage des Gesamtprogramms, ob vorwärts oder rückwärts und in welchen kombinierten Formen noch sonst, sollte das Gerät ebenfalls auf Knopf­ drucke hin funktionieren, also auch diese Leistung bieten.
• - Die Tonträger-Wahl sollte nach Zweckmäßigkeit erfolgen.
• -Die Vielseitigkeit der Verwendbarkeit sollte bei der Wahl von Funktionen und Eigenschaften ausschlaggebend sein, in Relation zu den Kosten.
• - Zu dem Band, das synchron mit der Uhr läuft und auf Sei­ te 8 erwähnt wurde, folgendes.
  Gemeint war hier z. B. ein Synchronsein für eine Stunde. Die Uhr wird programmiert auf volle Stunde, der Zeitpunkt, in dem das Band in Gang gesetzt wird, das auf der Sicht­ seite in der einstündigen Langsam-Laufzeit synchron 60 Mi­ nuten Zeit anzeigt.
• - Bei einer hohen Bandlänge gilt das hier Gesagte analog.
• - Im Regelfall wird jedoch nicht ein Band so besprochen, daß man es über die ganze Zeitspanne laufen lassen kann, da man es ja an den Stellen, die zeitgekennzeichnet sind, besprochen hat. Das hieße größtenteils Leerlauf, ab und an nur Signalwiedergabe bzw. Durchsagen.
  Ein Band wird - außer winzige Blocktrennungsphasen - keine unbesprochene Stelle haben, also in seiner Kapazität voll genutzt sein.
• - Im Falle extrem hoher Genauigkeit der Zeit, die erforder­ lich werden könnte (Zwischeneinspielung an ganz bestimmter Stelle z. B.), müßte ein Zählwerk die Bandlänge kontrollie­ ren. Denn es dürfte allgemein bekannt sein, daß eine Lauf­ geschwindigkeit des Bandes, die divergiert, auch verschie­ den große Mengen wickelt.
• -Die maximale Einspeis-Menge eines Bandes ergibt sich aus der Bandkapazität.
  Insofern könnten sich die Einspeisungen auch auf eine Zeit­ spanne mehrer Tage erstrecken. Das Gerät müßte also derart konstruiert sein, daß es auch Langzeitphase in Relation zur möglichen Bandkapazität bzw. Tonträgerkapazität berück­ sichtigt.
• - Das Gerät sollte technisch "top" sein, also alle techni­ schen Errungenschaften in sich vereinigen. Dazu gehört das Know-how der Weck- und Alarm-Systeme ebenso wie das der Bandgeräte und der Diktiergeräte. Inwieweit die einzelnen Eigenschaften und Funktionen interessant sind, ist indi­ viduell in Relation zu den jeweiligen Intentionen abzuklä­ ren. Besonderes Augenmerk verdient sicher die Tonein- und -ausgabe, die in exakter Weise arbeiten muß.
• - Daß bei evtl. kleineren Geräten (ob lediglich mit einem der Funktionen ausgestattet oder von der Konstruktion her als kleines und handliches Element entwickelt) für den Transport eine Tragetasche mit Zubehör vorzusehen ist, ver­ steht sich von selbst.
• - Desweiteren auch der übliche Komfort wie Batterie-Ver­ brauchs-Anzeige, Bandmessung usw. - diese Dinge finden hier keine besondere Einzelerwähnung, da sie sich später ergeben.
• - Ein Transport des Gerätes wird aber im Regelfall uner­ wünscht sein. Dennoch kann es notwendig werden, daß eine Verbindung auch zu einem oder mehreren Räumen im Umkreis bis zu einigen hundert Metern möglich ist (Großbetriebe in weit auseinanderliegenden Einzelbauten). Das in einem bestimmten Raum verbleibende Gerät hat Verbindung zu Sig­ nalgebern, die in entfernten Räumen nur des Stecker-Kon­ taktes bedürfen, also dann voll funktionsfähig sind und die Termin-Signale zu den gegebenen Zeiten erhalten und das Signal senden. Da hier die Verlegung einer Leitung ent­ fällt und individuell verschiedene Einsätze des Gerätes mit Zubehör möglich wird, dürfte diese Lösung auch von der Kostenfrage her akzeptiert werden. Wenn auch nur Tonsignale erfolgen - falls deren Deutung nicht möglich ist, könnte eine Rückfrage klären helfen. Andererseits ist die Art der Signalgebung evtl. auch differenzierbar und geeignet, da­ durch bestimmte Botschaften zu übermitteln.
• - Auch die Signalgebung könnte als Palette von Differenzie­ rungen entwickelt werden. Damit hätte man die Möglichkeit - gemäß individueller Absprachen und Vereinbarungen - ver­ schlüsselte Botschaften zu senden und zu empfangen.

2. Die Programmierung des Gerätes

• - Programmieren ist ein großes Wort für "Eingabe".
• - Standardprogramme bzw. -durchsagen werden getrennt aufge­ nommen.
• - Die Aufnahme dürfte der Bandbesprechung eines Diktierge­ rätes hinsichtlich der Qualität mindestens gleichwertig sein, aber auch ähnlich, vorbehaltlich höheren Komforts.
• - Die Eigenschaften, die hier gefragt sind bzw. auch die Funktionen, finden sich ebenso in anderen als Weck- und Alarm-Systemen. Sie sind von der technischen Struktur her zwar zu übernehmen, aber in Feinabstimmung auf den neuen Verwendungzweck verarbeiten und zu prüfen auf optimale Leistungsfähigkeit.
• - Es ist die Frage, inwieweit man sich neben des Wortes noch der sonstigen akustischen Signale bedienen will - sie sollten ggf. in erforderlicher Kapazität gespeichert wer­ den können, um bei Bedarf stets abrufbereit eingesetzt werden können.

Auch hier soll nicht allzuviel auf Einzelheiten eingegan­ gen werden, die sich später logisch ergeben dürften, also wenig mit der Grundidee des Neuen gemein haben.

3. Bezug zum Technik-Stand von heute

Als Basis für den technischen Stand von heute sei auf die nachfolgend genannten OS's (Offenlegungsschriften) verwie­ sen.

OS 26 54 338OS 24 49 565 26 19 00925 18 014 29 21 94627 56 610 25 07 69223 42 769 27 34 141DE 30 19 279 26 48 11530 02 706 27 36 49824 52 896 DE 30 35 420 A125 43 163 DE 35 20 894 A127 18 895 30 03 52529 04 664 (mit Hinweis DE 31 35 397 A1auf 24 47 558

auf 24 47 558 enthaltend!)

Claims (2)

1. Organisations-Timer-System, das über Netz und/oder Batterie betrieben wird und sämtliche Ansprüche, die im akustisch/optischen Bereich denkbar sind, erfüllt, bei höchstem Bedienungskomfort. Kennzeichen
2. Dadurch gekennzeichnet, daß diverse Arten in der Terminbekanntgabe möglich sind, bei einer hohen Anzahl,
   dadurch gekennzeichnet, daß diese Bekanntgabe an einem und/oder an mehreren Orten erfolgen können, per Lautsprecher und/oder Signalgeber,
   dadurch gekennzeichnet, daß eine chronologische Termineinspeisung nicht Bedingung ist, da ein Ordnungssystem die zeitliche Einsortierung über­ nimmt,
   dadurch gekennzeichnet, daß bei Personalabwesen­ heit bis zur Geräteabschaltung erinnert wird, in pausenloser Folge; nach Knopfdruck, womit die Durchsage als empfangen bestätigt wird, folgen alle evtl. bis dahin weiter angesammelten Termine,
   dadurch gekennzeichnet, daß auch während der Ter­ minbekanntgaben eine gleichzeitige Aufnahmebereit­ schaft für neue Termineingaben besteht, alterna­ tiv aber auch eine Abschaltung von Terminbekannt­ gaben bis zum Ende der Durchsagearbeit zurückge­ halten werden, dann aber abrufbar sind,
   dadurch gekennzeichnet, daß der Einsatz eines Bildschirmes geplant ist, sofort bzw. später bzw. bei Bedarf.