DE112015000079T5

DE112015000079T5 - Systeme und Verfahren zur elektronischen Dokumentenprüfung

Info

Publication number: DE112015000079T5
Application number: DE112015000079.8T
Authority: DE
Inventors: Rajkumar Chandrasekar; Peter Feinberg
Original assignee: Consilio LLC
Current assignee: Consilio LLC
Priority date: 2015-01-30
Filing date: 2015-07-23
Publication date: 2016-11-10
Also published as: HK1221530A1; JP2017508230A; GB2550533A; WO2016122713A1; GB2550533B; US9344390B1; US20160224538A1; GB201517846D0

Abstract

Systeme und Verfahren ermöglichen zweckmäßiges und genaues Durchsuchen, Filtern, Prüfen und Klassifizieren von elektronischen Dokumenten ohne den Verlust von Metadaten. Eine Kommunikationsdatenquelldatei wird in konversationsspezifische Dateien untergliedert, die Nachrichteninhalt und Metadaten beinhalten. Der Nachrichteninhalt und die Metadaten werden auf einer Rechnereinrichtung angezeigt, die von einem Prüfer bedient wird. Um den Prüfprozess zu rationalisieren, kann der Prüfer die Anzeige des Nachrichteninhalts gemäß verschiedenen Metadatenkategorien filtern und kann ebenso konversationsspezifische Dateien unter Verwendung der Metadatenkategorien durchsuchen.

Description

TECHNISCHES GEBIET UND HINTERGRUND
Die vorliegende Erfindung bezieht sich allgemein auf das Gebiet elektronischer Dokumentenermittlung und insbesondere auf Systeme und Verfahren zum Verarbeiten und Sichten bzw. Prüfen elektronischer Dokumente.
Elektronische Ermittlung wird ein zunehmend wichtiger – und teurer – Bestandteil von Rechtsverfahren und von Untersuchungen bezüglich regulatorischer und interner Compliance bzw. Regelkonformität. Bevor elektronische Dokumente für eine potenzielle Nutzung als Beweismittel in einem Rechtsverfahren oder einer Untersuchung bezüglich regulatorischer oder interner Compliance vorgesehen werden, müssen die Dokumente bezüglich ihrer Relevanz, Vertraulichkeit und Ähnlichem geprüft und klassifiziert werden.
Die Art und Weise, in der elektronische Dokumente verarbeitet und Anwälten oder Corporate-Compliance-Beauftragten zur Durchsicht dargestellt werden, hat einen direkten Einfluss auf die Effizienz, Genauigkeit und Kosteneffektivität der Prüfung. Elektronische Dokumente sollten Nutzern auf eine Weise dargestellt werden, die konsistent, intuitiv und leicht zu lesen ist, und die elektronischen Dokumente sollten dynamisch durchsuchbar und sortierbar sein. Dies kann insbesondere dann eine Herausforderung sein, wenn große Volumina von elektronischen Dokumente unterschiedlicher Dateitypen verarbeitet werden, wie häufig der Fall ist bei einer elektronischen Ermittlung.
In Bezug auf elektronische Kommunikationsdokumente, wie beispielsweise ”Chat”-Nachrichtenprotokolle, präsentieren herkömmliche Verfahren elektronischer Ermittlung solche Kommunikationen Prüfern in einem E-Mail-Format, da E-Mail-Formate im Allgemeinen standardisierte Formate sind, die von Verarbeitungs- und Prüfungs-Softwarelösungen zur elektronischen Ermittlung unterstützt werden können und von Prüfern erkannt werden. Die Darstellung von elektronischen Kommunikationsdokumenten im E-Mail-Format hat jedoch die Nachteile, dass Chatprotokolldokumente mühselig durchzusehen bzw. zu prüfen sind, und das Konvertieren von Chatprotokolldokumenten in ein E-Mail-Format zum Zweck der elektronischen Ermittlungsprüfung zum Verlust wertvoller Metadaten führt.
Instant-Chat-Messaging bzw. Sofortnachrichtenübermittlung im Chat ist ein zunehmend beliebtes Mittel der Zusammenarbeit zwischen Unternehmenseinheiten weltweit. In bestimmten Branchen, wie beispielsweise dem Wertpapierhandel, erlaubt Software zur direkten Nachrichtenübermittlung bzw. Instant-Messaging-Software Händlern von einer Institution, gleichzeitig an Diskussionen mit vielen anderen Händlern derselben oder unterschiedlicher Institutionen teilzunehmen, und zwar in einer einzelnen Sitzung (d. h. einem ”Chat-Room”). Aktuell werden jeden Tag Millionen von Sofortnachrichten zwischen Millionen von Nutzern ausgetauscht. Diese Nachrichten werden elektronisch archiviert und häufig während Rechtsverfahren, regulatorischer Untersuchungen oder Audits bzw. Prüfungen ausfindig gemacht. Es wäre daher vorteilhaft, Systeme und Verfahren vorzusehen, die es Nutzern gestatten, schnell und auf bequeme Weise Nachrichten während einer elektronischen Ermittlung zu durchsuchen, zu filtern und durchzusehen bzw. zu prüfen, ohne die Nachrichten in eine Format umzuwandeln, das den Verlust von Information mit sich bringt.
ZUSAMMENFASSUNG
Daher ist es ein Ziel der vorliegenden Erfindung, Systeme und Verfahren vorzusehen, die das Untergliedern archivierter elektronischer Kommunikationsquelldateien in separate, konversationsspezifische Dateien ermöglichen, welche von Prüfern schnell, bequem und genau durchsucht, gefiltert, geprüft und klassifiziert werden können. Es ist weiter ein Ziel der vorliegenden Erfindung, Systeme und Verfahren vorzusehen, die gestatten, dass konversationsspezifische Dateien durchsucht, gefiltert und durchgesehen bzw. geprüft werden können, ohne den Verlust von Metadaten.
Gemäß einem Ausführungsbeispiel der Erfindung werden ein Verfahren und ein System zum Durchsehen bzw. Prüfen elektronischer Dokumente vorgesehen. Das System beinhaltet eine Rechnereinrichtung, die mit einem Prüfer assoziiert ist und eine Rechnereinrichtung, die mit einem elektronischen Ermittlungssystem assoziiert ist. Die Rechnereinrichtung des Ermittlungssystems untergliedert eine Quelldatei elektronischer Kommunikationsdaten in ein oder mehrere konversationsspezifische Dateien. Die konversationsspezifischen Dateien beinhalten Nachrichteninhalt und eine oder mehrere Metadatenkategorien. Der Nachrichteninhalt und die Metadaten werden an die Rechnereinrichtung des Prüfers zur Durchsicht bzw. Prüfung und Analyse durch den Prüfer übertragen. Der Prüfer kann eine Softwareanwendung nutzen, um den Nachrichteninhalt gemäß den Inhaltskategorien zu filtern und der gefilterte Nachrichteninhalt wird dem Prüfer dynamisch angezeigt. Inhaltskategorien, die verwendet werden können um den Nachrichteninhalt zu filtern beinhalten unter anderem einen Teilnehmeridentifikator und einen Teilnehmerabteilungs- bzw. -einheitenidentifikator.
Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung beinhaltet die konversationsspezifische Datei eine erste Metadatenkategorie, die ein Teilnehmerbeitrittsereignis ist und eine zweiten Metadatenkategorie, die ein Teilnehmeraustrittsereignis ist. Das System filtert den Nachrichteninhalt gemäß Teilnehmerbeitritts- und Teilnehmeraustrittsereignissen, und der gefilterte Inhalt wird dynamisch an die Rechnereinrichtung zur Anzeige übertragen. Ein weiterer Aspekt der Erfindung beinhaltet die zusätzlichen Schritte des Filterns von Disclaimer-Text bzw. Text von Vertraulichkeits- oder Haftungsausschlusserklärungen und Übertragen des gefilterten Nachrichteninhalts ohne den Disclaimer-Text an die Rechnereinrichtung des Prüfers zur Anzeige.
Ein weiterer Aspekt der Erfindung kann die Schritte des Durchsuchens einer oder mehrerer konversationsspezifischer Dateien gemäß einer Metadatenkategorie und einem Metadatenkategoriewert beinhalten. Die konversationsspezifischen Dateien, die die Metadatenkategorie und den Metadatenkategoriewert beinhalten werden an die Rechnereinrichtung des Prüfers zur Anzeige und Durchsicht bzw. Prüfung übertragen. Die konversationsspezifischen Dateien können gemäß einer Vielzahl von Metadatenkategorien durchsucht werden, einschließlich unter anderem der Sitzungsdauer, der Teilnehmerzählung, einem Teilnehmeridentifikator und einem Abteilungs- bzw. Einheitenidentifikator.
Gemäß noch einem weiteren Aspekt der Erfindung empfängt die Rechnereinrichtung des Prüfers eine konversationsspezifische Datei, die von der Rechnereinrichtung des Ermittlungssystems übertragen wird. Die konversationsspezifische Datei enthält Nachrichteninhalt und wenigstens eine Metadatenkategorie. Die Rechnereinrichtung des Prüfers sendet eine Filteranfrage an die Ermittlungsrechnereinrichtung, die anfragt, dass der Nachrichteninhalt gemäß einer Metadatenkategorie gefiltert wird. Die Rechnereinrichtung des Prüfers empfängt nachfolgend gefilterten Nachrichteninhalt, der von der Ermittlungsrechnereinrichtung gesendet wird.
Gemäß einem anderen Ausführungsbeispiel der Erfindung untergliedert die Ermittlungsrechnereinrichtung eine Ursprungs- bzw. Quelldatei elektronischer Kommunikationsdaten in eine oder mehrere konversationsspezifische Dateien. Die konversationsspezifischen Dateien beinhalten Nachrichteninhalt und eine oder mehrere Metadatenkategorien. Die Nachrichteninhalte und Metadatenkategorien werden durch die Ermittlungsrechnereinrichtung angezeigt und die Ermittlungsrechnereinrichtung wird verwendet, um den Nachrichteninhalt gemäß einer Metadatenkategorie zu filtern. Der gefilterte Nachrichteninhalt wird dem Prüfer angezeigt.
KURZE BESCHREIBUNG DER ZEICHNUNGEN
Merkmale, Aspekte und Vorteile der vorliegenden Erfindung sind besser verständlich, wenn die folgende, detaillierte Beschreibung der Erfindung mit Bezug auf die begleitenden Zeichnungen gelesen wird, in denen:
1 ein schematisches Diagramm einer beispielhaften Hardware-Konfiguration gemäß einem Ausführungsbeispiel der Erfindung ist;
2 eine beispielhafte Kommunikationssitzung ist, die den Austausch von Sofort-Chatnachrichten einbezieht;
3 Kommunikationsdaten in einem Extended-Markup-Language-Format, die erzeugt werden, wenn ein Teilnehmer eine Kommunikationssitzung initiiert und dann beendet, veranschaulicht;
4 veranschaulicht Kommunikationsdaten in einem Extended-Markup-Language-Format, die erzeugt werden, wenn Teilnehmer Nachrichten austauschen, veranschaulicht;
5 Kommunikationsdaten in einem Extended-Markup-Language-Format, die erzeugt werden, wenn Disclaimer-Text während einer Kommunikationssitzung übertragen wird, veranschaulicht;
6 ein Vergleich von Kommunikationsmetadatenkategorien ist, die durch Extended-Markup-Language- und Personal-Storage-Table-Dateiformate unterstützt werden;
7 Kommunikationsdaten veranschaulicht, die in einem E-Mail-Format angezeigt werden;
8A–8B einen beispielhaften Anzeigebildschirm zum Prüfen bzw. Durchsehen von Kommunikationsdaten veranschaulicht;
9A–9B einen beispielhaften Anzeigebildschirm zum Filtern von Kommunikationsdaten veranschaulicht;
10A–10B einen beispielhaften Anzeigebildschirm zum Anzeigen von Kommunikationsmetadaten veranschaulicht;
11A–11B einen beispielhaften Anzeigebildschirm zum Durchsuchen von Kommunikationsdaten gemäß Metadatenkategorien veranschaulicht; und
12A–12B einen beispielhaften Anzeigebildschirm zum Exportieren von Kommunikationsmetadaten veranschaulicht.
DETAILLIERTE BESCHREIBUNG
Die vorliegende Erfindung wird nun vollständiger mit Bezug auf die begleitenden Figuren beschrieben, in denen beispielhafte Ausführungsbeispiele der Erfindung gezeigt sind. Die Erfindung kann jedoch in vielen unterschiedlichen Formen verkörpert sein und soll nicht so ausgelegt werden, dass sie auf die veranschaulichenden Ausführungsbeispiele, die unten beschrieben sind, beschränkt ist. Die beispielhaften Ausführungsbeispiele werden vorgesehen, damit diese Offenbarung sowohl gründlich als auch vollständig ist und den Umfang der Erfindung vollständig übermittelt und einen Fachmann in die Lage versetzt, die Erfindung herzustellen, zu verwenden und auszuführen.
Elektronische Ermittlung bezieht sich allgemein auf jegliche Prozesse, in denen elektronische Daten gesucht, lokalisiert, gesammelt, durchgesehen bzw. überprüft und erzeugt werden mit der Absicht, sie als Beweismittel in einem Rechtsverfahren, einem Audit oder einer Untersuchung zu verwenden. Der Ausdruck ”Prüfer” soll ein Individuum beschreiben, das die Systeme und Verfahren der vorliegenden Erfindung nutzt um elektronische Dokumente als Teil des elektronischen Ermittlungsprozesses durchzusehen bzw. zu prüfen. Der Ausdruck Prüfer kann austauschbar mit den Ausdrücken ”Nutzer” oder ”Beteiligter” verwendet werden. Der Ausdruck ”Provider” bzw. ”Dienstanbieter” bezieht sich allgemein auf ein Individuum oder eine Einheit, die Dienste bezüglich elektronischer Ermittlung vorsieht.
Der Ausdruck ”Kommunikationssitzung” bezieht sich auf einen interaktiven Informationsaustausch zwischen zwei oder mehr kommunizierenden elektronischen Einrichtungen und beinhaltet beispielweise den Austausch von E-Mail-Kommunikationen, die Übertragung von Sofortchatnachrichten oder das Posten bzw. Veröffentlichen von Nachrichten auf einem Nachrichtenbrett oder einer Plattform sozialer Medien. Der Ausdruck ”Kommunikationssitzung” wird auf austauschbare Weise mit den Ausdrücken ”Konversation”, ”Austausch”, ”Chat-Room” oder ”Chatprotokollaufzeichnung” verwendet. Der Ausdruck ”Teilnehmer” beschreibt allgemein ein Individuum oder eine Einheit, das bzw. die aktiv oder passiv an einer Kommunikationssitzung beteiligt ist. Auf elektronisch gespeicherte Information, die sich auf eine oder mehrere Kommunikationssitzungen bezieht, wird allgemein neben anderen Ausdrücken unter Verwendung der Ausdrücke ”Archivdatei”, ”Ursprungsdatei” bzw. ”Quelldatei”, ”elektronische Kommunikationsdaten” bzw. ”Daten elektronischer Kommunikation”, ”konversationsspezifische Datei” oder ”elektronische Ermittlungsdaten” bzw. ”Daten elektronischer Ermittlung” Bezug genommen.
Es werden Systeme und Verfahren offenbart, die es Prüfern gestatten, effizient und genau Daten elektronischer Kommunikation als Teil des elektronischen Ermittlungsprozesses ohne den Verlust wertvoller Information, die in den archivierten Kommunikationsdaten enthalten ist, zu prüfen. Während des normalen Verlaufs von Geschäftstätigkeiten nutzen Individuen häufig elektronische Kommunikationsplattformen, wie beispielsweise Sofortnachrichtenübermittlung, um Information nahezu in Echtzeit auszutauschen. Das Wesentliche bzw. der Inhalt dieser Kommunikationen wird elektronisch zusammen mit Metadaten, die sich auf den Kontext der Kommunikationen beziehen, archiviert. Die Metadaten können beispielsweise Datum und Zeit beinhalten, zu denen jede Kommunikation gesendet wurde und identifizierende Information für die Teilnehmer an einer Kommunikation, wie beispielsweise Teilnehmerbenutzerkontonummern, die Namen von assoziierten Geschäftseinheiten bzw. -abteilungen und andere eindeutige Identifikatoren für den Teilnehmer. Die beschriebenen Systeme und Verfahren finden insbesondere Anwendung in Bezug auf die Prüfung von Sofortchatnachrichtenprotokollen, aber der Fachmann wird erkennen, dass die Systeme und Verfahren auf die Prüfung anderer Arten von elektronischen Dokumenten und Kommunikationsdaten angewandt werden können.
Während elektronischer Ermittlung werden die archivierten Kommunikationsdaten gesammelt und in eine Datenbank zur Prüfung und Analyse unter Verwendung elektronischer Ermittlungssoftware eingearbeitet. Der Verarbeitungsschritt nimmt im Allgemeinen die gesammelten, archivierten Kommunikationsdaten und entpackt individuelle elektronische Kommunikationsdokumente und extrahiert Text, um die Erzeugung eines durchsuchbaren Index und die Speicherung wertvoller Metadaten zu ermöglichen, was ein weiteres Durchsuchen des Dokuments ermöglicht. Die Datenbank und elektronische Ermittlungssoftware können in ein Computersystem integriert sein, das durch einen elektronischen Ermittlungsdienstanbieter unterhalten bzw. gepflegt wird. Beteiligte an einem Rechtsverfahren oder einer Untersuchung oder ihre Agenten greifen auf die elektronische Ermittlungssoftware von der Ferne aus zu Zwecken der Durchführung einer Prüfung zu. Alternativ können die Datenbank und die elektronische Ermittlungssoftware auf einem Computersystem implementiert werden, das von einem Beteiligten oder einem Agenten eines Beteiligten unterhalten wird.
Die elektronischen Kommunikationsdaten können in einem E-Mail-Format geprüft werden, das einen kontinuierlichen Thread bzw. Strang von Nachrichten-Posts bzw. Nachrichtenveröffentlichungen ähnelt, der den Inhalt jeder Nachricht, einen angezeigten Namen oder andere identifizierende Information für den Teilnehmer, von dem die Nachricht ausgeht, und ein Datum und eine Zeit, zu der jede Nachricht gepostet bzw. veröffentlicht wurde, beinhaltet. Eine Chatprotokollaufzeichnung kann Tausende von Nachrichten von Hunderten oder Tausenden von Teilnehmern beinhalten, und tut dies auch oft. Die sich ergebenden elektronischen Dokumente können enorme, mehrseitige Protokolle sein, die schwer zu prüfen sind. Das Sammeln der Daten der elektronischen Kommunikation aus dem nativen Systemarchiv in einem E-Mail-Format kann auch oft zu dem Verlust wertvoller Metadaten führen, die für das Rechtsverfahren relevant sind und die verwendet werden können, um den Prüfprozess zu rationalisieren, und dies ist auch oft der Fall. Dies kommt daher, dass dem E-Mail-Format Felddefinitionen fehlen, die notwendig sind, um die wertvollen Metadaten zu speichern, die in dem nativen Archivierungssystem vorliegen, wie beispielsweise einen ”Nachrichteninteraktionstyp” oder eine ”UUID” oder die ”Benutzerkonto- bzw. Account-Nummer” des Teilnehmers. Somit kann das Sammeln, Verarbeiten und Prüfen von Chatprotokollen im E-Mail-Format den Erfahrungswert einer elektronischen Ermittlung beschädigen.
Zudem beinhalten Chatprotokollaufzeichnungen oft zahlreiche Nachrichten, die irrelevantes ”Rauschen” darstellen. Rauschen beinhaltet beispielsweise Nachrichten-Posts, die das Auftreten eines bestimmten Ereignisses anzeigen (z. B. ein Teilnehmer tritt einer Kommunikationssitzung bei oder tritt aus dieser aus), automatisierte Nachrichten-Posts wie beispielsweise Disclaimer-Text (z. B. repetitiver Textinhalt von geringem Wert, der durch das Chatnachrichtenübermittlungssystem in die Chatprotokollaufzeichnung eingefügt wird und typischerweise bezüglich zukunftsweisender Aussagen warnt), und substantielle Nachrichten-Posts, die für ein Rechtsverfahren oder eine Untersuchung nicht relevant sind. In einigen Fällen stellt über neunzig Prozent des Chatprotokollaufzeichnungsinhalts Rauschen dar.
Das Ergebnis ist, dass der Prüfer Schwierigkeiten dabei haben kann, die Kommunikationsdaten zu durchforsten, um relevante Information zu identifizieren und zu analysieren. Dies führt zur Ermüdung des Prüfers und beeinflusst die Effizienz und Genauigkeit einer Prüfung wesentlich.
Die Systeme und Verfahren der vorliegenden Erfindung überwinden diese Nachteile durch Darstellen von elektronischen Kommunikationsdaten an den Prüfer in einem Format, das eine zweckmäßige, effiziente und zuverlässige Prüfung ohne den Verlust von Metadaten ermöglicht. Die Systeme untergliedern archivierte Kommunikationsdaten, die einer voll strukturierten Form und vollständig mit allen wertvollen Metadaten gesammelt wurden, in separate, konversationsspezifische Dateien für jede Chatprotokollaufzeichnung. Die konversationsspezifischen Dateien werden den Prüfern dargestellt und können dynamisch durchsucht und gefiltert werden gemäß einer breiten Auswahl an Kriterien, wie beispielsweise der Identität der Kommunikationsteilnehmer, der Kommunikationssitzungsdauer oder der Anzahl von Teilnehmern. Auf diese Weise können sich Prüfer auf die Chatprotokollaufzeichnungen, die Teilnehmer oder andere Information fokussieren, die für das Rechtsverfahren oder die Untersuchung am relevantesten ist, das bzw. die die elektronische Ermittlungsprüfung notwendig macht.
Die Systeme und Verfahren gestatten Prüfern auch, den Prüfprozess zu rationalisieren durch Nutzen von Metadaten, um einen Arbeitsfluss während einer Prüfung auf geeignete Weise zu strukturieren. Beispielsweise werden Ermittlungsprüfungen von Prüfern häufig auf Stundenkostenbasis durchgeführt. Konversationsspezifische Dateien können gemäß der Anzahl von Teilnehmern an einer Sitzung oder einer Sitzungsdauer kategorisiert werden. Konversationsspezifische Dateien, die die meisten Daten enthalten (z. B. die meisten Teilnehmer oder die längsten Dauern) können Prüfern zugewiesen werden, die die niedrigsten Stundensätze haben.
Mit Bezug auf das beispielhafte Ausführungsbeispiel, das in 1 gezeigt ist, beinhaltet ein System gemäß einem Ausführungsbeispiel der vorliegenden Erfindung allgemein wenigstens eine Rechnereinrichtung 101, die mit einem Prüfer assoziiert ist, und ein Computersystem 150, das mit einem Dienstanbieter für elektronische Ermittlung assoziiert ist. Das Computersystem 150 des Dienstanbieters für elektronische Ermittlung kann einen Dienstanbieter-Server 106, eine elektronische Dokumentdatenbank 104, eine Firewall 107 und eine oder mehrere Rechnereinrichtungen beinhalten, die von (nicht gezeigten) Dienstanbieter-Partnern betrieben werden.
Das System, das in 1 gezeigt ist, soll nicht einschränkend sein und ein Fachmann wird erkennen, dass die Systeme und Verfahren der vorliegenden Erfindung implementiert werden können unter Verwendung anderer geeigneter Hardware- oder Softwarekonfigurationen. Zum Beispiel kann das Computersystem 150 des Dienstanbieters der elektronischen Ermittlung nur einen einzelnen Server nutzen, der durch eine oder mehrere Rechnereinrichtungen implementiert wird oder eine einzelne Rechnereinrichtung kann ein oder mehreres von dem Dienstanbieter-Server 106, der elektronische Dokumentdatenbank 104, der Firewall 107 und/oder der Prüferrechnereinrichtungen 101 implementieren. Weiter kann eine einzelne Rechnereinrichtung mehr als einen Schritt der hierin beschriebenen Verfahren implementieren; ein einzelner Schritt kann durch mehr als eine Rechnereinrichtung implementiert werden; oder jegliche andere logische Aufteilung von Schritten kann verwendet werden. In einem Ausführungsbeispiel wird das System durch einen Beteiligten an einem Rechtsverfahren oder einer Untersuchung unterhalten bzw. gepflegt, der einen oder mehrere Partner oder Agenten einsetzt, um eine elektronische Ermittlungsprüfung durchzuführen. Bei diesem Ausführungsbeispiel kann eine einzelne Rechnereinrichtung sowohl den Dienstanbieter-Server 106 als auch die Prüfer-Rechnereinrichtungen 101 implementieren.
Jegliche geeignete Rechnereinrichtung kann verwendet werden, um die Prüferrechnereinrichtungen 101 oder die Komponenten des Computersystems 150 des Dienstanbieters der elektronischen Ermittlung zu implementieren. Die Prüferrechnereinrichtungen 101, der Dienstanbieter-Server 106 und die Partnerrechnereinrichtungen können einen Prozessor beinhalten, der mit einer Anzahl von peripheren Subsystemen über ein Bussubsystem kommuniziert. Diese peripheren Subsysteme können ein Speichersubsystem, Nutzerschnittstelleneingabeeinrichtungen, Nutzerschnittstellenausgabeeinrichtungen, ein Kommunikationssystem und ein Netzwerkschnittstellensubsystem beinhalten. Durch Verarbeiten von Instruktionen, die auf einer oder mehreren Speichereinrichtungen gespeichert sind, können die Prozessoren die Schritte des vorliegenden Verfahrens durchführen. Jegliche Art von Speichereinrichtung kann verwendet werden, einschließlich einer optischen Speichereinrichtung, einer magnetischen Speichereinrichtung oder einer Solid-State-Speichereinrichtung.
Typischerweise greifen die Prüferrechnereinrichtungen 101 auf das Computersystem 150 des Dienstanbieters der elektronischen Ermittlung zu oder kommunizieren miteinander über das Internet 120 auf normale Weise – z. B. durch eine oder mehrere Fernverbindungen, wie beispielsweise ein lokales Netzwerk bzw. LAN (”LAN” = local area network) oder ein drahtloses Weitverkehrsnetzwerk bzw. WWAN (”WWAN” = wireless wide area network) 130, basierend auf 802.11-Standards oder einer Datenverbindung, die durch einen Zellfunk-Dienstanbieter vorgesehen werden. Diese Fernverbindungen sind lediglich repräsentativ für eine Vielzahl von Verbindungen, die mit dem Internet 120 vorgenommen werden können, um auf das Computersystem 150 des Dienstanbieters der elektronischen Ermittlung zuzugreifen oder mit anderen Prüferrechnereinrichtungen 101 zu kommunizieren.
Der Dienstanbieter-Server 106 und die Prüferrechnereinrichtungen 101 beinhalten eine oder mehrere integrierte Software-Anwendungen, die eine graphische Nutzerschnittstelle vorsehen, Kommunikation mit anderen elektronischen Einrichtungen gestattet und allgemein die Schritte der hierin offenbarten Verfahren implementieren. Beispielhafte Nutzerschnittstellenanzeigebildschirme sind in den 7–12 abgebildet. Die Nutzerschnittstellenbildschirme können Eigenschaften zum Anzeigen von Information und zum Annehmen von Eingaben von einem Nutzer beinhalten, wie beispielsweise Textboxen, Datenfelder, Hyperlinks, Pull-Down- bzw. Aufklappmenüs, Ankreuzfelder, Radio-Buttons bzw. Optionsfelder und Ähnliches. Ein Fachmann wird erkennen, dass die beispielhaften Funktionen und Nutzerschnittstellenanzeigebildschirme, die in den beigefügten Figuren gezeigt sind, nicht einschränkend sein sollen, und dass eine integrierte Softwareanwendung andere Anzeigebildschirme und Funktionen beinhalten kann.
Elektronische Ermittlungsdaten werden gesammelt und in die elektronische Dokumentdatenbank 104 geladen. Die elektronischen Ermittlungsdaten können in die Datenbank 104 im Extensible-Markup-Language-Format (”XML-Format”), im Personal-Storage-Table-Format (”PST-Format”), im MIME-RFC-822-Format (”EML-Format”) oder jeglichem anderen geeigneten Format geladen werden, das einem Fachmann bekannt ist. Auf die Ermittlungsdaten kann durch eine Ermittlungssoftwareanwendung zugegriffen werden, die in den Server 106 des Ermittlungsdienstanbieters integriert ist. Die Ermittlungssoftwareanwendung formatiert die elektronischen Ermittlungsdaten für eine Anzeige auf den Prüferrechnereinrichtungen 101 und die Ermittlungsdaten werden an die Prüferrechnereinrichtung 101 zur Anzeige und Analyse übertragen.
Beispielhafte Sofortnachrichtenübermittlungskommunikationen, wie sie einem Chatteilnehmer angezeigt werden, sind in 2 abgebildet und die Ausführungsbeispiele, die in 3–6 gezeigt sind, veranschaulichen Sofortnachrichtenkommunikationsdaten im XML-Format unter Verwendung von verschachtelten Multilevel-Datenstrukturen, die aus Markup-Konstrukten aufgebaut sind. Die Markup-Konstrukte beginnen mit einem Start-Tag bzw. Startzeichen, das aus eine einem Attribut besteht, das durch eine sich öffnende spitze Klammer bzw. ein Kleiner-Als-Zeichen (”<”) und eine sich schließende spitze Klammer bzw. ein Größer-Als-zeichen (”>”) umschlossen ist. Das Markup-Konstrukt endet mit einem End-Tag bzw. einem Endzeichen, das aus einem Attribut besteht, das innerhalb einer sich öffnenden, spitzen Klammer, gefolgt von einem Schrägstrich bzw. Slash (”</”) und einer sich schließenden, spitzen Klammer (”>”) eingeschlossen ist. Die Attribute entsprechen den Labeln von Metadatenkategorien für Sofortnachrichten. Das Wesentliche der Metadaten ebenso wie die Nachrichteninhalte ist vorne und hinten mit Start- und End-Tags versehen.
Die Struktur von Sofortkommunikationsnachrichten in XML-Format kann besser verstanden werden mit Bezug auf das Beispiel, das in 3 gezeigt ist, das die Daten veranschaulicht, die generiert werden, wenn ein Teilnehmer eine Kommunikationssitzung initiiert und dann beendet (d. h. er betritt und verlässt einen Chat-Room). Jede Chatprotokollaufzeichnung wird mit einer eindeutigen Konversationsidentifikationsnummer versehen. Die Konversationsidentifikationsnummer wird als das PCHAT-Datenfeld in 3 angezeigt und ist von den RoomID-(RaumID-) und ConversationID-(KonversationsID-)Start- und End-Tags umschlossen.
Wenn eine Kommunikationssitzung initiiert oder beendet wird, erfasst die Sofortnachrichtenübermittlungssoftware eine Auswahl an Information, die als Metadaten gespeichert ist, einschließlich beispielsweise: (1) das Datum und die Zeit, zu der die die Sitzung initiiert oder beendet wurde in sowohl lokaler Zeit als auch koordinierter Weltzeit bzw. UTC (”UTC” = universal coordinated time); (2) ein Event-Label, das anzeigt, dass ein Teilnehmer den Chat-Room betreten oder verlassen hat (z. B. ”ParticipantEntered”-(”Teilnehmereigetreten”-) und ”ParticipantLeft”(”TeilnehmerAusgetreten”-)Attribute); und (3) identifizierende Information, wie beispielsweise den Benutzername eines Teilnehmers, dessen Vornamen, Nachnamen, dessen eindeutige Nutzeridentifikationsnummer bzw. UUID (”UUID” = unique user identification number), Firmennummer (z. B. eine Identifikationsnummer für die Unternehmenseinheit, die mit einem Teilnehmer assoziiert ist), Benutzerkontonummer, Firmenname, E-Mail-Adresse des Sofortnachrichtenübermittlungskontos und eine Firmen-E-Mail-Adresse. Die Teilnehmerinformation ist innerhalb des übergeordneten Benutzerzeichens bzw. Parent User Tag und den entsprechenden untergeordneten Subzeichen bzw. Child Subtags enthalten: LoginName (d. h. eine Kurzform eines angezeigten Namens bzw. Benutzernamens für Teilnehmer), FirstName (Vorname), UUID, usw. Wenn die Kommunikationssitzung beendet wird, wird das Beendigungsereignis innerhalb des ”ParticipantLeft”(”TeilnehmerAusgetreten”-)Tags zusammen mit der den Teilnehmern identifizierenden Information aufgezeichnet, so dass das Beendigungsereignis einem bestimmten Teilnehmer zugeordnet werden kann.
Eine beispielhafte Sofortnachrichtenkonversation zwischen zwei Teilnehmern im XML-Format ist in 4 angezeigt. Der Inhalt der Nachrichten ist innerhalb der übergeordneten ”Message”-Tags bzw. ”Nachrichten”-Tags und ”Content”-Subtags ”Inhalt”-Subtags umschlossen. Die Nachrichteninhalte werden zusammen mit dem Datum und der Zeit jeder Nachricht und der Identifikationsinformation für den Teilnehmer aufgezeichnet, von dem die Nachricht ausgegangen ist. In einigen Fällen wird die Kommunikationssoftware automatisch bestimmte Information auf die Initiierung einer Kommunikationssitzung oder die Übertragung einer Nachricht hin generieren und anzeigen. Zum Beispiel veranschaulicht 5 die automatische Generierung und Anzeige einer Vertraulichkeitserklärung bzw. eines Vertraulichkeits-Disclaimers. Solche Disclaimer werden üblicherweise an abgehende externe Kommunikationen vieler professioneller Dienstanbieter und Geschäftsunternehmen angehängt. Der Disclaimer wird innerhalb der Message- und Content-Tags (Nachrichten- und Inhalts-Tags) der XML-Datei aufgezeichnet.
Zusätzlich zu den oben beschriebenen Kategorien, können die offenbarten Systeme und Verfahren eine breite Auswahl an Metadatenkategorien verarbeiten, die den Kern bzw. Inhalt und Kontext einer Kommunikation beschreiben. Beispielhafte Metadatenkategorien sind in 6 aufgelistet und beinhalten (1) ChatAttachmentCount (ChatAnlageZählung); (2) ChatAttachmentLogin (ChatAnlageLogin); (3) ChatAttachmentName (ChatAnlageName); (4) ChatCompany (ChatUnternehmen); (5) ChatCompanyCount (ChatUnternehmenZählung); (6) ChatDomainCount (ChatDomainZählung); (7) ChatDomainNames (ChatDomainNamen); (8) ChatDuration (ChatDauer); (9) ChatEndUTC (ChatEndeUTC); (10) ChatFirmCount (Chat-FirmaZählung); (11) ChatFirmNumber(ChatFirmaNummer); (12) ChatMessage-Count (ChatNachrichtenZählung); (13) ChatParticipantCount (ChatTeilnehmerZählung); (14) ChatParticipantEmail (ChatTeilnehmerEmail); (15) ChatParticipantLogins (ChatTeilnehmerLogins); (16) ChatParticipantNames (ChatTeilnehmerNamen); (17) ChatRoomDuration (ChatRoomDauer); (18) ChatRoomEnd (ChatRoomEnde); (19) ChatRoomID (ChatRoomID); (20) ChatRoomPerspective (ChatRoomPerspektive); (21) ChatRoomStart (ChatRoomStart); (22) ChatRoomType (ChatRoomTyp); (23) ChatStartUTC (ChatStartUTC); und (24) jegliche andere nützliche Metadatenkategorie, die von der Kommunikationssoftware erfasst wird. Der Fachmann wird erkennen, dass diese Kategorien nicht einschränkend sein sollen und dass die Systeme und Verfahren konfiguriert werden können, um zusätzliche Information zu verarbeiten, die den Inhalt und Kontext einer Chatprotokollaufzeichnung betrifft.
Mehrere Chatprotokollaufzeichnungen werden typischerweise in einer einzelnen Quelldatei elektronischer Kommunikation von dem nativen Nachrichtenübermittlungssystem gesammelt. Quelldateien in strukturiertem Nicht-E-Mail-Format werden gesammelt und in separate XML-Dateien für jede Chatprotokollaufzeichnung untergliedert, um konversationsspezifische XML-Dateien zu erzeugen. In einem Ausführungsbeispiel wird die Quelldatei der strukturierten, nicht E-Mail förmig archivierten, elektronischen Kommunikation untergliedert durch Extrahieren aller Datenstrukturen entsprechend einem bestimmten PCHAT-Identifikationswert und Speichern der Datenstrukturen in einer separaten, konversationsspezifischen XML-Datei. Die Speicherung der Datenstrukturen in einer separaten XML-Datei ermöglicht dynamisches Durchsuchen und Filtern durch die elektronische Ermittlungsprüfungssoftware gemäß einem breiten Bereich von Kriterien. Die Metadatenelemente für jede konversationsspezifische Datei werden in unabhängigen Datenbasisfeldern in einer relationalen Datenbank gespeichert, um Suchen mit der elektronischen Ermittlungsprüfungssoftware zu ermöglichen.
Das Ausführungsbeispiel, das in 7 gezeigt ist, veranschaulicht elektronische Ermittlungsdaten, die in einem E-Mail-Format angezeigt werden. Zur Anzeige in einem E-Mail-Format kann eine archivierte elektronische Kommunikationsquelldatei gesammelt und in separate, konversationsspezifische PST-Dateien für jede Chatprotokollaufzeichnung getrennt werden. Die konversationsspezifischen Dateien werden auf der Prüferrechnereinrichtung 101 im E-Mail-Format angezeigt. Zusätzlich zu den Nachrichteninhalten beinhalten PST-Dateien auch Metadaten (jedoch werden weniger Metadaten gesammelt, wenn die Quelldatei strukturiertes Nicht-E-Mail-Format hat) die weiter den Kontext von Kommunikationen beschreiben, die während einer bestimmten Sitzung gesendet oder gepostet werden. Zur Illustration zeigt die konversationsspezifische PST-Datei, die in 7 angezeigt ist, den Namen jedes Teilnehmers der Kommunikation, die assoziierte Geschäftseinheit und einen angezeigten Namen bzw. Benutzernamen zusammen mit einem Datum und einer Zeit, zu der jede Nachricht gepostet wurde. Die konversationsspezifische PST-Datei beinhaltet auch Metadaten, die sich auf bestimmte Ereignisse beziehen, wie beispielsweise wenn ein Teilnehmer eine Kommunikationssitzung initiiert, beendet oder ansieht, ebenso wie Information bezüglich der Kommunikationssitzung im Allgemeinen, wie beispielsweise die Kommunikationssitzungsstart- und -endzeiten und die Anzahl von Teilnehmern in einer Sitzung.
Das PST-Dateiformat unterstützt signifikant weniger Metadatenkategorien als das XML-Dateiformat. Ein Vergleich der Metadatenkategorien, unterstützt durch die PST- und XML-Dateiformate, ist in 6 gezeigt. Zusätzlich sind PST-Dateien ”flach”, dadurch dass der Nachrichteninhalt als merkmalsloser Text in dem E-Mail-Körper gespeichert ist, ohne irgendwelche unterscheidenden Tags bzw. Zeichen, Schlüssel oder Feldstrukturen. Daher können die Nachrichteninhalte und die assoziierten Metadaten nicht dynamisch durchsucht und gefiltert werden wie bei XML-Dateien. Die Anzeige, das Durchsuchen und das Filtern von Kommunikationsdaten, die in XML-Dateien enthalten sind, werden in den 8-12 veranschaulicht. Dem Fachmann wird klar sein, dass die beispielhaften Ausführungsbeispiele, die in den angehängten Figuren gezeigt sind, nicht einschränkend sein sollen und dass die erfinderischen Systeme und Verfahren elektronische Dokumente verarbeiten können, die in jeglichem strukturierten Datenformat gespeichert sind und unter Verwendung einer Vielzahl von Kommunikationssoftwareplattformen einschließlich Microsoft Outlook^®, Bloomberg Professional^®-Service-Terminal oder Thomson Reuters Eikon Messenger^®, aber nicht beschränkt auf diese, erzeugt wurden.
Prüfer können auf sichere Weise auf das System 150 des Dienstanbieters zugreifen, indem sie sich in das System unter Verwendung eines eindeutigen Nutzernamens und Passwortes einloggen. Der Prüfer lädt eine konversationsspezifische XML-Datei in das System und die Dateiinhalte werden in bzw. auf einer graphischen Nutzerschnittstelle angezeigt, wie beispielsweise dem Anzeigebildschirm, der in 8 gezeigt ist. Die Inhalte 202 der Kommunikationen werden in einem Lesefenster 210 zusammen mit den Benutzernamen 206 und den vollständigen Namen 204 der Teilnehmer, die jede Nachricht gepostet haben, und den Daten und der Zeit, zu der die Nachricht gepostet wurde, angezeigt. Der Anzeigebildschirm beinhaltet auch ein Header- bzw. Dateikopffenster 220, das allgemeine Information bezüglich der Kommunikationssitzung liefert, einschließlich der eindeutigen Sitzungsidentifikationsnummer 222, den Daten und Zeiten, zu denen die Sitzung initiiert bzw. begonnen und beendet wurde, der Gesamtdauer der Sitzung und der Anzahl von Teilnehmern 224.
Prüfer können den Prüfprozess durch Herausfiltern bestimmter Rauschelemente aus dem Lesefenster 210 rationalisieren, einschließlich Ereigniseinträgen die zeigen, wann Teilnehmer einer Sitzung beigetreten sind oder diese verlassen haben, historischen Ansichtseinträgen (z. B. Ereigniseinträgen die anzeigen, wann ein Teilnehmer einer Sitzung beigetreten ist, um nur die Nachrichtenhistorie anzusehen oder abzufragen), oder Vertraulichkeitserklärungen- bzw. -Disclaimer. Prüfer können diese Elemente Herausfiltern durch Umschalten der Schiebeeingabeelemente 232 unter dem Filterergebnisfenster 230 in die AUS-Position und Auswählen der Anwenden-Funktion 234. Die Filter können zurückgesetzt werden auf die voreingestellte AN- oder AUS-Stellung durch Auswählen der Zurücksetzen-Funktion 236.
Das System filtert Rauschen durch Durchsuchen der konversationsspezifischen Datei nach entsprechendem Nachrichteninhalt oder Metadatenkategorien. Filtern wird besser verstanden mit Bezug auf die folgenden, vereinfachten Beispiele. Wenn ein Prüfer das Beitritte-Und-Austritte-Anzeigen-Schiebeeingabeelement 232 in die AUS-Position schaltet, dann kann das System die konversationsspezifische Datei durchsuchen, wie beispielsweise die Datei, die in 3 gezeigt ist, um alle ParticipantEntered-(TeilnehmerBeigetreten-) und ParticipantLeft-(TeilnehmerAusgetreten-)Metatags zu lokalisieren. Das System entfernt dann die entsprechenden Ereigniseinträge aus dem Lesefenster 210, ohne die konversationsspezifische Datei zu modifizieren und ohne die Notwendigkeit, die vorgefilterten Versionen der konversationsspezifischen Datei zu speichern. Auf ähnliche Weise durchsucht, wenn ein Prüfer das Alle-Disclaimer-Anzeigen-Schiebeeingabeelement 232 in die AUS-Position umschaltet, das System den Nachrichteninhalt der konversationsspezifischen Datei, um alle Ausführungen eines Vertraulichkeits-Disclaimers zu lokalisieren. Das System entfernt dann die entsprechenden Einträge aus dem Lesefenster 210.
In einem Ausführungsbeispiel verwenden die Systeme und Verfahren eine projektspezifische Rauschdatei, die mit bekannten Vertraulichkeits-Disclaimern und anderen Daten befüllt werden kann. Zum Beispiel können die Systeme ein gesamtes Nachrichten-Posting als Rauschen behandeln, wenn das Nachrichten-Posting bzw. die Nachrichtenveröffentlichung mit dem Text ”***DISCL” oder ”Confidentiality Statement” bzw. ”Vertraulichkeitserklärung” beginnt. Das System verwendet Daten aus der projektspezifischen Rauschdatei, um Rauschen aus der konversationsspezifischen Datei zu suchen, zu identifizieren und zu filtern, so dass das Rauschen aus dem Lesefenster 210 entfernt werden kann. Die projektspezifische Rauschdatei kann zu jedem Zeitpunkt während eines Ermittlungsprüfungsprojektzyklus aktualisiert werden. Dies hat den Vorteil, dass ein ”progressives Lernsystem” erzeugt wird, in dem Rauschen nicht von vornherein bekannt sein muss zu dem Zeitpunkt, zu dem die anfänglichen archivierten Kommunikationsdaten gesammelt und anfänglich verarbeitet werden.
Teilnehmer an einer Kommunikationssitzung werden in Listeneinträgen identifiziert, die unter dem Teilnehmerfenster 240 angezeigt werden, und die Geschäftseinheiten, die mit den Teilnehmern assoziiert sind, werden separat in Listeneinträgen unter dem Unternehmensfenster 250 identifiziert. Die Listeneinträge können optionale andere nützliche Information anzeigen, wie beispielsweise die Teilnehmerbenutzernamen (”Login”) und die Anzahl von Nachrichten, die von jedem Teilnehmer oder jeder Geschäftseinheit gepostet wurden (”Post Count” bzw. ”Post Zählung”). Die Teilnehmer werden mit ihren entsprechenden Geschäftseinheiten korreliert durch Anzeigen des Geschäftseinheitsnamens neben dem Teilnehmernamen in dem Lesefenster 210, wie in 7 gezeigt ist, oder durch Farbcodierung jedes Teilnehmer/Geschäftseinheiten-Paars.
Die Teilnehmer/Geschäftseinheiten-Paare werden farbcodiert durch Vorsehen eines Indikators 242 neben jedem Teilnehmerlisteneintrag, der dieselbe Farbe hat wie ein Indikator 252 neben dem entsprechenden Firmenlisteneintrag. Die Anzeige kann weiter einen farbcodierten Indikator 208 neben jedem Posting durch einen Teilnehmer in dem Lesefenster 210 beinhalten. Wenn also zum Beispiel der Teilnehmer Ron Smith mit der Practice-Litigation-Support-Geschäftseinheit assoziiert ist, dann können die Indikatoren 242 & 252 neben den entsprechenden Listeneinträgen orange gefärbt wiedergegeben werden. Ein orangefarbener Indikator 208 kann auch in dem Lesefenster 210 neben jeder Nachricht angezeigt werden, die durch Ron Smith gepostet wurde.
Prüfer können optional nur jene Nachrichten in den Chatprotokollaufzeichnungen anzeigen, die von bestimmten Teilnehmern oder Geschäftseinheiten gepostet wurden. Um Teilnehmerfilter zu aktivieren, wählen Prüfer die Teilnehmerfilterfunktion 244 aus, die in 8 gezeigt ist, um das Alle-Teilnehmer-Fenster anzuzeigen, das in 9 gezeigt ist. Das Alle-Teilnehmer-Fenster zeigt separate Listeneinträge für jeden Teilnehmer zusammen mit dem vollen Namen des Teilnehmers, dem Benutzername (”Login”), der assoziierten Geschäftseinheit (”Company”) und der Anzahl von Nachrichten an, die durch diesen Teilnehmer gepostet wurden (”Post Count” bzw. ”Post Zählung”). In dem Alle-Teilnehmer-Fenster wählt ein Prüfer die Ankreuzbox bzw. Checkbox 310 aus oder wählt sie ab bzw. entmarkiert sie entsprechend einem Teilnehmer, um die Postings des Teilnehmers in dem Lesefenster 210 zu entfernen oder anzuzeigen. Bei der Auswahl oder Abwahl bzw. Entmarkierung der Ankreuzbox 310 durchsucht das System die konversationsspezifische Datei nach allen Ausführungen von Metadatentags, die identifizierende Information entsprechend diesem Teilnehmer enthalten (z. B. Login-, FirstName-(Vorname-), LastName-(Nachname-), UUID-, und FirmNumber-(FirmenNummer-)Tags). Wenn die erwünschten Teilnehmer ausgewählt oder abgewählt sind, wählt der Prüfer die Anwenden-Funktion 312, um das Alle-Teilnehmer-Fenster zu schließen und den Filter anzuwenden.
Eine Zusammenfassung der Metadaten, die mit einer Chatprotokollaufzeichnung assoziiert sind, wird unter dem Metadaten-Reiter 260 des Anzeigebildschirms angezeigt, der in 8 gezeigt ist. Prüfer können auf die kompletten Metadaten zugreifen durch Auswählen der Durchsuchen-Aller-Metadaten-Funktion 262, um das Dokumentmetadatenfenster anzuzeigen, das in 9 gezeigt ist. Prüfer können auch die Metadatenkategorien auswählen, die angezeigt oder versteckt sind unter Verwendung von Funktionen, die auf dem Benutzerdefinierte-Felder-Bearbeiten-Reiter 264 verfügbar sind.
Das Anzeigen allgemeiner Sitzungsinformation in dem Header-Fenster 220, Farbcodierung der Teilnehmer/Geschäftseinheiten-Paare, Rauschfilterung, das Vorsehen von Zugriff auf Metadatenkategorien und das Anzeigen von Nachrichtenzahlinformation unterstützt Prüfer beim schnellen Evaluieren der potenziellen Relevanz einer konversationsspezifischen Datei sowie bei potenziellen Fragestellungen des Arbeitsablaufes. Zum Beispiel kann eine elektronische Ermittlung mehrere Prüfer einbinden, die auf einer Stundenkostenbasis abrechnen. Um einen effizienten Arbeitsfluss einzurichten kann bestimmten Prüfern zugewiesen werden, bestimmte konversationsspezifische Dateien basierend auf ihren Stundensätzen, der Geschwindigkeit des Prüfers oder der Expertise des Prüfers zu prüfen, neben anderen Kriterien. Prüfer können auf zugewiesene Dokumente zur Prüfung zugreifen durch Auswählen des Meine-Aufgaben-Reiters 280, der in 8 gezeigt ist.
Chatprotokollaufzeichnungen können schnell kategorisiert werden gemäß dem Datenvolumen durch Bezugnahme auf die Metadatenfelder der Chat-Dauer und Teilnehmerzählung 224. Chatprotokollaufzeichnungen mit einer längeren Dauer und mehr Teilnehmern können schnelleren Prüfern oder Prüfern mit einem geringeren Stundensatz zugewiesen werden. Als ein weiteres Beispiel können, wenn bekannt ist, dass ein Prüfer sich besonders mit Kommunikationsdaten auskennt, die von einem bestimmten Teilnehmer oder einer bestimmten Geschäftseinheit stammen, dann diese konversationsspezifischen Dateien, die die größte Anzahl von Nachrichten-Posts enthalten, die von diesem Teilnehmer oder dieser Einheit stammen, dem Prüfer mit der relevantesten Expertise zugewiesen werden. Ein Prüfer kann die Filterfunktionen unter dem Filterergebnisse-Fenster 230, dem Firmenfenster 250 und dem Teilnehmerfenster 250 nutzen, um die Datenanzeige zu rationalisieren und nur jene Nachrichten von bestimmten Teilnehmern und Geschäftseinheiten zu analysieren.
Die Verfahren und Systeme können zusätzliche Merkmale mit aufnehmen, die eine effiziente Arbeitsflussverwaltung während einer Dokumentenprüfung ermöglichen, einschließlich der Suche nach konversationsspezifischen Dateien basierend auf Metadateninformation. Prüfer wählen die Suchfunktion 282 aus, um das Suchassistentenfenster zu öffnen, das in 11 gezeigt ist. Prüfer geben Suchkriterien ein durch Auswählen der erwünschten Metadatenkategorien unter dem Schnellauswahlfelder-Reiter 330, Eingeben von Datenwerten, die gesucht werden sollen in der ”For:”- bzw. ”Nach:”-Textbox 332 und Auswählen der OK-Funktion 334.
Zur Veranschaulichung kann ein Prüfer eine Suche nach allen konversationsspezifischen Dateien initiieren, die zwanzig bis dreißig Teilnehmer beinhalten. Ein Prüfer wählt die ChatParticipantCount-Metadatenkategorie (ChatTeilnehmerZählung-Metadatenkategorie) unter dem Schnellauswahlfelder-Reiter 330 aus und gibt einen Bereich von ”20~~30” in die Nach:-Textbox 332 ein. Oder ein Prüfer kann nach allen konversationsspezifischen Daten suchen, die Nachrichten beinhalten, die von dem Teilnehmer Ron Smith gepostet wurden durch Auswählen des Chat-ParticipantNames-Metadatenfeldes (ChatTeilnehmerNamen-Metadatenfeldes) und Eingeben von ”Smith” in die Nach:-Textbox 332. Gemäß einem weiteren Aspekt der Erfindung kann der Prüfer die Metadateninformation in eine separate Datei (z. B. eine Tabelle) exportieren durch Auswählen der erwünschten Metadatenkategorien 352 aus dem Export-Layout-Fenster, das in 12 veranschaulicht ist, durch Auswählen der erwünschten Anzeigeeinstellungen 354 (z. B. Stil, Feld, Text, Zeilenumbruchzeichen, Datumsstil, usw.) und Auswählen der Export-Funktion 356. Aufgaben bzw. Zuordnungen von Prüfern können dann mit Bezug auf die exportierten Metadaten bestimmt werden.
Während der Prüfung können Dokumente gemäß der Relevanz, Vertraulichkeit, Sonderrechten und Ähnlichem klassifiziert werden durch Auswählen der geeigneten Checkbox-”Tags” bzw. Ankreuzbox-Kennzeichen 272 unter dem Tags-und-Metadaten-Fenster 270. Die beispielhaften Klassifizierungen, die in den angehängten Figuren gezeigt sind beinhalten Kennzeichnungen bzw. Tags 272, die sich auf Dokumentrelevanz (z. B. Not_Relevant (Nicht_Relevant); Relevant; Unclear_Needs_Follow-up (Unklar_Erfordert_Nachverfolgung), Anwalt-Klienten-Sonderrechte (z. B. Attorney_Work_Product (Anwalts_Arbeits_Ergebnis); Attorney_Client_Communication (Anwalt_Klient_Kommunikation); Joint Defense (Gemeinsame Verteidigung)) beziehen und Kennzeichnungen bzw. Tags 272, die sich auf eine Prüfbarkeit eines Dokuments beziehen (z. B. Foreign Language (Fremdsprache), Illegible Scan (Nicht lesbarer Scan); Password_Protected (Passwortgeschützt); und Technical_Issue (Technisches_Problem)). Prüfer können zwischen Dokumenten umschalten durch Auswählen der Vorwärtsfunktion 292 und Rückwärtsfunktion 290.
Das System sieht optional bestimmte Identitätsmanagement-(”IdM”) und Sicherheitsmerkmale vor. Prüfer können Profilinformation eingeben, speichern und bearbeiten, wie beispielsweise Prüferidentitätsinformation, Passwörter oder Anzeigepräferenzen durch Auswählen der Profil-Bearbeiten-Funktion 286. Prüfer können zwischen Projekten umschalten (d. h. Sätzen von Dokumenten, die geprüft werden sollen) durch Auswählen der Projekt-Ändern-Funktion 284. Und wenn eine Dokumentenprüfungssitzung abgeschlossen ist, kann ein Prüfer die Logout-Funktion 288 wählen, um die Sitzung zu beenden und unautorisierten Zugriff auf das System zu verhindern.
Nachdem alle elektronischen Dokumente in einem Projekt geprüft und auf geeignete Weise klassifiziert worden sind, können die Dokumente zur Vorlage an andere Beteiligte in einem Rechtsverfahren oder einer Untersuchung formatiert werden. Die elektronischen Dokumente können in jeglichem geeigneten Format ausgegeben werden, das einem Fachmann bekannt ist, einschließlich XML, PST, EML, Portable Document Format (”PDF”) oder einem Bildformat (z. B. Tagged Image File Format (”TIFF”)).
Obwohl die vorhergehende Beschreibung Ausführungsbeispiele der Erfindung mittels Beispielen vorsieht, ist vorstellbar, dass andere Ausführungsbeispiele ähnliche Funktionen durchführen und/oder ähnliche Ergebnisse erreichen können. Jegliche oder alle solchen äquivalenten Ausführungsbeispiele und Beispiele liegen innerhalb des Umfangs der vorliegenden Erfindung.

Claims

Ein computerimplementiertes Verfahren zur elektronischen Dokumentenprüfung, das die folgenden Schritte aufweist: (a) Vorsehen einer Rechnereinrichtung, die mit einem Prüfer assoziiert ist; (b) Vorsehen einer Rechnereinrichtung, die mit einem elektronischen Ermittlungssystem assoziiert ist; (c) Untergliedern, durch die Ermittlungsrechnereinrichtung, einer Quelldatei in eine oder mehrere konversationsspezifische Dateien, wobei die konversationsspezifischen Dateien Nachrichteninhalt und eine erste Metadatenkategorie aufweisen; (d) Senden des Nachrichteninhalts und der ersten Metadatenkategorie von der Ermittlungsrechnereinrichtung an die Prüferrechnereinrichtung; (e) Filtern, durch die Ermittlungsrechnereinrichtung, des Nachrichteninhalts gemäß der erste Metadatenkategorie; und (f) Senden des gefilterten Nachrichteninhalts von der Ermittlungsrechnereinrichtung an die Prüferrechnereinrichtung.
Verfahren nach Anspruch 1, wobei die erste Metadatenkategorie ein Teilnehmeridentifikator ist.
Verfahren nach Anspruch 1, wobei die erste Metadatenkategorie ein Teilnehmereinheitsidentifikator ist.
Verfahren nach Anspruch 1, wobei: (a) die konversationsspezifische Datei weiter eine zweite Metadatenkategorie aufweist; (b) die erste Metadatenkategorie ein Teilnehmerbeitrittsereignis ist, und die zweite Metadatenkategorie ein Teilnehmeraustrittsereignis ist; und (c) der Nachrichteninhalt durch die Teilnehmerbeitritts- und Teilnehmeraustrittsereignisse gefiltert wird.
Verfahren nach Anspruch 1, wobei der Nachrichteninhalt der konversationsspezifischen Datei einen Disclaimer-Text bzw. Vertraulichkeits- oder Haftungsausschlusstext aufweist, und wobei das Verfahren weiter die folgenden Schritte aufweist: (a) Filtern, durch die Ermittlungsrechnereinrichtung, des Disclaimer-Texts von dem Nachrichteninhalt; und (b) Senden des gefilterten Nachrichteninhalts ohne den Disclaimer-Text von der Ermittlungsrechnereinrichtung an die Prüferrechnereinrichtung.
Verfahren nach Anspruch 1, das weiter die folgenden Schritte aufweist: (a) Durchsuchen, durch die Ermittlungsrechnereinrichtung, der ein oder mehreren konversationsspezifischen Dateien gemäß der ersten Metadatenkategorie und einem ersten Metadatenkategoriewert; und (b) Senden der konversationsspezifischen Datei, die die erste Metadatenkategorie und den ersten Metadatenkategoriewert enthält, von der Ermittlungsrechnereinrichtung an die Prüferrechnereinrichtung.
Verfahren nach Anspruch 6, wobei die erste Metadatenkategorie aus der Gruppe ausgewählt wird, die aus einer Sitzungsdauer, einer Teilnehmerzählung, einem Teilnehmeridentifikator und einem Einheiten- bzw. Abteilungsidentifikator besteht.
Ein computerimplementiertes Verfahren einer elektronischen Dokumentenprüfung, das die folgenden Schritte aufweist: (a) Vorsehen einer Rechnereinrichtung, die mit einem Prüfer assoziiert ist; (b) Vorsehen einer Rechnereinrichtung, die mit einem elektronischen Ermittlungssystem assoziiert ist; (c) Empfangen, durch die Prüferrechnereinrichtung, einer konversationsspezifischen Datei, die von der Ermittlungsrechnereinrichtung übertragen wird, wobei die konversationsspezifische Datei Nachrichteninhalt und eine erste Metadatenkategorie aufweist; (d) Senden, durch die Prüferrechnereinrichtung, einer Filteranfrage an die Ermittlungsrechnereinrichtung, die anfragt, dass der Nachrichteninhalt gemäß der ersten Metadatenkategorie gefiltert wird; und (e) Empfangen, durch die Prüferrechnereinrichtung, des gefilterten Nachrichteninhalts, der durch die Ermittlungsrechnereinrichtung übertragen wird.
Ein System zur elektronischen Dokumentenprüfung, das Folgendes aufweist: einen ersten Prozessor, der mit einem Prüfer assoziiert ist; einen zweiten Prozessor, der mit einer Ermittlungseinrichtung assoziiert ist; und eine Datenspeichereinrichtung, die ein computerlesbares Medium mit computerlesbarem Code zum Anweisen der Prozessoren beinhaltet, und wobei wenn er von den Prozessoren ausgeführt wird, die Prozessoren folgende Operationen durchführen: (a) Untergliedern, durch den zweiten Prozessor, einer Quelldatei in eine oder mehrere konversationsspezifische Dateien, wobei die konversationsspezifischen Dateien Nachrichteninhalt und eine erste Metadatenkategorie aufweisen; (b) Senden bzw. Übertragen des Nachrichteninhaltes und der ersten Metadatenkategorie von dem zweiten Prozessor an den ersten Prozessor; (c) Filtern, durch den zweiten Prozessor, des Nachrichteninhaltes gemäß der ersten Metadatenkategorie; und (d) Senden des gefilterten Nachrichteninhalts von dem zweiten Prozessor an den ersten Prozessor.
System nach Anspruch 9, wobei die erste Metadatenkategorie ein Teilnehmeridentifikator ist.
System nach Anspruch 9, wobei die erste Metadatenkategorie ein Teilnehmereinheitsidentifikator ist.
System nach Anspruch 9, wobei: (a) die konversationsspezifische Datei weiter eine zweite Metadatenkategorie aufweist; (b) die erste Metadatenkategorie ein Teilnehmerbeitrittsereignis ist, und die zweite Metadatenkategorie ein Teilnehmeraustrittsereignis ist; und (c) der Nachrichteninhalt durch die bzw. gemäß den Teilnehmerbeitritts- und Teilnehmeraustrittsereignissen gefiltert wird.
System nach Anspruch 9, wobei der Nachrichteninhalt der konversationsspezifischen Datei Disclaimer-Text bzw. Vertraulichkeits- oder Haftungsausschlusstext aufweist und die Prozessoren weiter konfiguriert sind zum Durchführen von Operationen, die Folgendes aufweisen: (a) Filtern, durch den zweiten Prozessor, des Disclaimer-Texts aus dem Nachrichteninhalt; und (b) Senden des gefilterten Nachrichteninhalts ohne den Disclaimer-Text von dem zweiten Prozessor an den ersten Prozessor.
System nach Anspruch 9, wobei die Prozessoren weiter konfiguriert sind zum Durchführen von Operationen, die Folgendes aufweisen: (a) Durchsuchen, durch den zweiten Prozessor, der ein oder mehreren konversationsspezifischen Dateien gemäß der ersten Metadatenkategorie und einem ersten Metadatenkategoriewert; und (b) Senden der konversationsspezifischen Dateien, die die erste Metadatenkategorie und den ersten Metadatenkategoriewert beinhalten, von dem zweiten Prozessor an den ersten Prozessor.
System nach Anspruch 14, wobei die erste Metadatenkategorie aus der Gruppe ausgewählt ist, die aus einer Sitzungsdauer, einer Teilnehmerzählung, einem Teilnehmeridentifikator und einem Einheits- bzw. Abteilungsidentifikator besteht.
Ein System zur elektronischen Dokumentenprüfung, das Folgendes aufweist: einen Prozessor, der mit einem elektronischen Ermittlungssystem assoziiert ist; und eine Datenspeichereinrichtung, die ein computerlesbares Medium mit computerlesbarem Code zum Anweisen des Prozessors beinhaltet, und wobei wenn er von dem Prozessor ausgeführt wird, der Prozessor Operationen durchführt, die Folgendes aufweisen: (a) Untergliedern einer Quelldatei in eine oder mehrere konversationsspezifische Dateien, wobei die konversationsspezifischen Dateien Nachrichteninhalt und eine erste Metadatenkategorie aufweisen; (b) Anzeigen des Nachrichteninhaltes und der ersten Metadatenkategorie; (c) Filtern des Nachrichteninhaltes gemäß der ersten Metadatenkategorie; und (d) Anzeigen des gefilterten Nachrichteninhalts.