JP4647438B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理方法の統制により企業規模での文書の共有、活用を行う文書管理システムに関する。

近年、企業に於いてＰＣに代表される業務用端末の普及は進み、社員の作業の大半はＰＣ等の端末上で行われている。そして、電子化された業務文書は、共有化を図るためにファイル共有サーバへ保管されている。

その場合、ファイル共有サーバは、大抵、ＯＳのファイル共有機能、又は文書管理ソフトで部署毎に管理される。

この状態では、文書管理方法が部によって異なるため、社内他部署との文書での情報共有、文書の検索は非常に行いにくい。

そのため企業規模で文書での情報共有を行うには、文書管理システムを利用し社内文書の集中管理の方法がとられる。又、情報漏えい防止の観点からも、企業の重要な文書は一括して決められた場所に保管することが望ましく、社内文書の集中管理の需要が高まっている。

図１３は、一般的なクライアント・サーバ型文書管理システム１の構成図であり、文書を保管するファイルサーバ２と、文書を参照するＰＣ３，３…と、文書の保管状態を記録するデータベース４とから構成されている。

このような構成の文書管理システム１においては、業務担当者がＰＣ３を用い、専用クライアントソフトでファイルサーバ２へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合、ユーザ権限に応じて保管されているファイルの参照を行う。

一方、ＰＣ３で編集した文書を保管する場合は、専用クライアントソフトでファイルサーバ２へ接続し、ユーザ認証を行い許可された場合、業務担当者が指定する文書をファイルサーバ２へ保管することができる。

尚、本発明に関連する公知技術文献としてドキュメント完成版の公開、検索、再利用に関するものに下記の特許文献１から３があり、又、機密情報を他の文字に置き換える技術に関するものに下記の特許文献４がある。
特開２００５−１０８００６号公報 特開２００２−７６７０号公報 特開平９−３１１８０４号公報 特開２００５−１６５７３７号公報

ところで、一般的な文書管理システムでは文書データの一括管理の機能に重点を置いたものが多く、利用者が編集する文書、保管目的の文書、作成者以外へ公開するための文書が同じファイルシステム中で保管されることが多い。

そのため保管目的の文書を改変させない措置や、編集、保管、公開状態を区別する管理を行う必要があり、システムの管理者、ファイルの作成者に複雑な管理作業が発生する。

これは、文書管理システム上で編集、保管、公開状態毎にディレクトリを作成することで管理を容易にすることができる。

しかし、この作業が文書を作成する度に発生すること、管理者の技術に依存すること、作業グループ毎に管理規則が決められることが多いことから、社内での文書管理を統一し、文書での情報共有を行うことを阻害する。

又、文書を社内公開するには、文書中の機密情報を抜いたものを別の文書として作成する必要があり、作成者の負担となる。その結果、社内公開すれば情報共有、再利用に適した文書であっても、機密情報が記載されていることから社内公開されず、業務効率を低下させる。

この点、上記の特許文献１ないし４は、その一部の技術については開示されているものの、これらを統合的に実現する技術については触れられていない。

以上の現状に鑑み、本発明は、文書の編集、保管、公開状態の社内統一管理を行い、社内他部署との文書での情報共有と再利用を効率よく行えるようにすると共に、機密情報を取り除いた公開文書の作成を自動的に行なえる文書管理システムを提供することを目的とする。

上記の課題を解決すべく、本発明は以下の構成を提供する。
請求項１に係る発明は、文書データの編集を行うデータ編集用端末と、前記データ編集用端末によって編集される編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、前記編集用ファイル共有サーバ上で編集され、完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバとが、コンピュータネットワークを介して相互に通信するように接続される文書管理システムであって、
前記保管用ファイル共有サーバは、
前記データ編集用端末から文書構造定義の選択情報を受信すると、前記文書構造定義の選択情報に基づき、定義前記保管用ファイル共有サーバが備える文書管理データベースから保管・公開すべき文書の状態を検索し、保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する手段と、
定義した構造定義を前記データ編集用端末に送信する手段と、
前記構造定義に基づき、前記編集用ファイル共有サーバの編集用領域に編集用ディレクトリ構造と初期文書データを作成し、前記保管用ファイル共有サーバの保管用領域に保管用ディレクトリ構造と初期文書データを作成し、前記保管用ファイル共有サーバの公開用領域に公開用ディレクトリ構造を作成する手段と、
前記保管用ファイル共有サーバ内に作成されたディレクトリ構造の情報を保管文書検索データ、公開文書検索データとして前記文書管理データベースに記録する手段と、
前記保管用領域に作成された保管用文書のディレクトリ構造と文書データに対し、ユーザ又はグループからの参照の可否を設定する手段と、
前記データ編集用端末からのリクエストにより、前記保管用ファイル共有サーバが備えるサーバ内文書管理システムに保存された完成文書一覧を送信し、前記データ編集用端末から、前記完成文書一覧内に表示される保管文書データのディレクトリ構造と文書情報から選択した保管したい文書の情報を受信すると、実際の文書データの位置を前記文書管理データベースより取得し、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、前記保管用領域の定義された位置に保管する手段と、
保管された文書を、前記保管用ファイル共有サーバが備えるサーバ内文書管理システムの完成文書一覧に表示し、参照権限を持つユーザへ公開する手段と、
前記データ編集用端末から、公開したい文書を選択した情報を受信すると、実際の文書データの位置を前記文書管理データベースより取得し、前記保管用領域上の完成した文書データを公開領域にコピーする手段と、
コピーされた文書を、前記サーバ内文書管理システムの公開文書一覧に表示し、参照権限を持つユーザへ公開する手段と、
前記データ編集用端末から、公開したい文書を選択した選択情報及び前記データ編集用端末の操作者により入力された機密重要性のレベルを表す重要度を示す情報取得度を受信すると、選択された文書データを前記編集用ファイル共有サーバから抽出する手段と、
前記保管用ファイル共有サーバが備える機密情報辞書から、前記情報取得度よりも高いレベルを示す重要度が付与された営業秘密キーワードを抽出し、抽出された前記文書データ内の文字列のうち、抽出された営業秘密キーワードと一致する文字列を、キーワードとして検索できるように予め前記機密情報辞書内でユニークに割当てられ登録された文字列に夫々変換してフィルタをかける手段と、
文字列変換後、文書データを前記公開領域に保管する手段とを備えたことを特徴とする文書管理システムを提供するものである。

本発明の請求項１記載の発明によれば、文書データの編集を行うデータ編集用端末と、前記データ編集用端末によって編集される編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、前記編集用ファイル共有サーバ上で編集され、完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバとが、コンピュータネットワークを介して相互に通信するように接続される文書管理システムであって、前記保管用ファイル共有サーバは、前記データ編集用端末から文書構造定義の選択情報を受信すると、前記文書構造定義の選択情報に基づき、定義前記保管用ファイル共有サーバが備える文書管理データベースから保管・公開すべき文書の状態を検索し、保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する手段と、定義した構造定義を前記データ編集用端末に送信する手段と、前記構造定義に基づき、前記編集用ファイル共有サーバの編集用領域に編集用ディレクトリ構造と初期文書データを作成し、前記保管用ファイル共有サーバの保管用領域に保管用ディレクトリ構造と初期文書データを作成し、前記保管用ファイル共有サーバの公開用領域に公開用ディレクトリ構造を作成する手段と、前記保管用ファイル共有サーバ内に作成されたディレクトリ構造の情報を保管文書検索データ、公開文書検索データとして前記文書管理データベースに記録する手段と、前記保管用領域に作成された保管用文書のディレクトリ構造と文書データに対し、ユーザ又はグループからの参照の可否を設定する手段と、前記データ編集用端末からのリクエストにより、前記保管用ファイル共有サーバが備えるサーバ内文書管理システムに保存された完成文書一覧を送信し、前記データ編集用端末から、前記完成文書一覧内に表示される保管文書データのディレクトリ構造と文書情報から選択した保管したい文書の情報を受信すると、実際の文書データの位置を前記文書管理データベースより取得し、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、前記保管用領域の定義された位置に保管する手段と、保管された文書を、前記保管用ファイル共有サーバが備えるサーバ内文書管理システムの完成文書一覧に表示し、参照権限を持つユーザへ公開する手段と、前記データ編集用端末から、公開したい文書を選択した情報を受信すると、実際の文書データの位置を前記文書管理データベースより取得し、前記保管用領域上の完成した文書データを公開領域にコピーする手段と、
コピーされた文書を、前記サーバ内文書管理システムの公開文書一覧に表示し、参照権限を持つユーザへ公開する手段と、前記データ編集用端末から、公開したい文書を選択した選択情報及び前記データ編集用端末の操作者により入力された機密重要性のレベルを表す重要度を示す情報取得度を受信すると、選択された文書データを前記編集用ファイル共有サーバから抽出する手段と、前記保管用ファイル共有サーバが備える機密情報辞書から、前記情報取得度よりも高いレベルを示す重要度が付与された営業秘密キーワードを抽出し、抽出された前記文書データ内の文字列のうち、抽出された営業秘密キーワードと一致する文字列を、キーワードとして検索できるように予め前記機密情報辞書内でユニークに割当てられ登録された文字列に夫々変換してフィルタをかける手段と、文字列変換後、文書データを前記公開領域に保管する手段とを備えた文書管理システムを提供するので、保管・公開される文書を編集用ファイルと保管用ファイルとに構造定義単位で分離して管理することができる文書管理システムを提供できる。
又、文書の編集、保管、公開状態の社内統一管理を行い、社内他部署との文書での情報共有と再利用を効率よく行える文書管理システムを提供できる。
更に、文書作成者が作業グループ内での文書管理規則を決め、文書の編集、保管、公開状態をファイルシステムで管理しなくても、文書保管の規則を社内他グループとで統一し、保管文書の改変を防ぎ、適切な文書の公開が行える仕組みを提供できる。
更に又、機密情報を取り除いた社内公開用の文書を文書管理システムが別文書として自動的に作成するため、文書公開時の作成者の負担を減らすことができる。
そして、情報取得度を示す記号よりも高い機密重要度を示す記号が付与された機密情報と一致する完成版文書内の文字列を全て前記機密情報辞書内でユニークな文字列に置き換えることができ、機密情報を取り除いた社内公開用の文書を作成できる。なおかつ、変換後の文字列は前記機密情報辞書内でユニークなので、変換後の文字列をキーワードとして公開された文書を検索することも可能となる。
又、機密重要度を示す記号によって機密情報の抽出が可能である。

以下、実施例を示した図面を参照しつつ本発明の実施の形態を説明する。
図１に於いて、１１は、本発明の実施の形態の一例を示す文書管理システムであり、文書管理システム１１は、編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバ１２と、この編集用ファイル共有サーバ１２上の編集され完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバ１３と、保管・公開される文書の所在を記録する文書管理データベース１４と、文書データの編集を行う複数のデータ編集用ＰＣ１５，１５…で構成され、これら全てがイントラネット１６に接続されて通信自在に構成されている。

図２に示すように、編集用ファイル共有サーバ１２はその記憶装置内に、データ編集用ＰＣ（端末）１５，１５…がイントラネット１６によるネットワーク経由で読み書き可能な文書データ編集用領域１７を備える。この文書データ編集用領域１７は、保管用ファイル共有サーバ１３からもイントラネット１６によるネットワーク経由で読み書き可能な領域とする。

保管用ファイル共有サーバ１３には、保管用ファイル共有サーバ１３用のサーバ内文書管理システム１８がインストールされ、文書管理サービス（図示せず）を起動する。文書管理サービスはＨＴＴＰプロトコル（図示せず）を使用しアクセスすることができる。保管用ファイル共有サーバ１３はその記憶装置内に、完成文書データ保管領域１９及び公開文書データ保管領域２０を備える。尚、図２に於いて、２１は機密情報を保持するために用いられる後述する機密情報辞書である。

データ編集用ＰＣ１５，１５…は、イントラネット１６によるネットワーク経由で編集用ファイル共有サーバ１２の文書データ編集用領域１７にアクセスする手段を備える。

このアクセスはＯＳ搭載のネットワーク機能と、認証機能を用いる。又、保管用ファイル共有サーバ１３の文書管理サービスにアクセスするためのＷｅｂブラウザ（図示せず）を備える。

文書管理データベース１４には、保管・公開される文書構造を定義したファイルの記録場所と、保管文書の検索用データと、公開文書の検索用データと、文書管理システムのユーザ情報が記録される。

図３は、保管・公開される文書構造を定義したファイルのデータ図であり、あるディレクトリ３０２の関連情報を示す。ディレクトリ中の保管データ３０７がディレクトリ定義３０８、文書３０９…のように入れ子で定義されている。保管する文書データの種類に制限はない。この定義は前記サーバ内文書管理システム１８ではなく別アプリケーションを使用し作成する。例えばディレクトリ定義３０１は社内の開発プロジェクト毎、請負作業の顧客毎などの単位で作成され、ディレクトリ保管データ３０７の中のディレクトリ定義３０８及び文書３０９は、提案書・見積書・設計要件書等の文書の種類ごとに作成され、保管される。

図４は、前記文書管理システム１１を構成する編集用ファイル共有サーバ１２、保管用ファイル共有サーバ１３、文書管理データベース１４及びデータ編集用ＰＣ１５に備えられるハードウェア及び／又はソフトウエアから成る各手段を示す。

前記編集用ファイル共有サーバ１２は、コンピュータネットワークであるイントラネット１６を介し、データ編集用ＰＣ１５のアクセスに基づき、文書データを公開する編集用アクセス手段３１と、文書データの編集可否を制御するためユーザ認証を行うユーザ認証手段３２とを備えている。

前記保管用ファイル共有サーバ１３は、文書管理データベース１４から保管・公開される文書の所在を検索する検索手段３３と、保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する構造定義手段３４と、既に保管・公開されている文書の構造定義を再度、別の保管・公開される文書の構造定義に用いる構造定義流用手段３５と、この構造定義を前記データ編集用ＰＣ１５に送信する構造定義送受信手段３６と、ある1つの構造定義を基に編集用ファイル共有サーバ１２上にディレクトリ構造と文書データを作成する編集ファイル作成手段３７と、ある1つの構造定義を基に保管用ファイル共有サーバ１３上にディレクトリ構造と文書データを作成する保管ファイル作成手段３８と、構造定義に含まれる文書データのみ保管する保管データ限定手段３９と、データ編集用ＰＣ１５へ保管文書データの構造定義を送信し、保管文書の確認を求める確認手段４０と、データ編集用ＰＣ１５からの要求に応じて、編集用ファイル共有サーバ１２上の完成した文書データを読み出し、定義された位置に保管する保管手段４１と、データ編集用ＰＣ１５からの要求に応じて、該要求に対応した完成版文書データを検索する検索処理手段４２と、検索結果をデータ編集用ＰＣ１５に送信する検索結果送受信手段４３とを備えている。

更に、前記データ編集用ＰＣ１５は、保管用ファイル共有サーバ１３より送られてくる保管文書データのディレクトリ構造と文書情報を表示する保管文書表示手段４４と、保管用ファイル共有サーバ１３より送られてくる完成版文書データ検索結果を表示する検索結果表示手段４５とを備える。

又、前記保管用ファイル共有サーバ１３は、データ編集用ＰＣ１５からの要求に応じて、保管用ファイル共有サーバ１３上に保管された文書を作成者以外からイントラネット１６を介し参照できるように公開用ディレクトリにコピーする公開手段５１と、データ編集用ＰＣ１５からの要求に応じて、保管用ファイル共有サーバ１３上に保管された完成版文書内の機密情報に該当する文字列にフィルタをかけ、フィルタをかけた完成版文書を公開用ディレクトリに保管する情報フィルタ手段５２と、前記データ編集用ＰＣが参照した回数を活用度として利用すべく公開版文書データ毎に前記文書管理データベース１４に記録する活用度記録手段５３とを備えている。

而して、前記文書管理システム１に於いて、文書作成の作業を開始するには、図５に示す如く、まずデータ編集用ＰＣ１５でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ１３の文書管理サービスに接続する（Ｓ１）。保管用ファイル共有サーバ１３は、データ編集用ＰＣ１５からのアクセスを受信すると（Ｓ２）、認証画面を送信し（Ｓ３）、データ編集用ＰＣ１５は、認証画面を受信すると（Ｓ４）、文書管理サービスにユーザ情報を送信し（Ｓ５）、保管用ファイル共有サーバ１３は、ユーザ情報を受信すると（Ｓ６）、文書管理データベース１４のユーザ情報と照合する（Ｓ７）。

照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ３に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。

照合が正しく行なわれ、文書管理権限のあるユーザであることが確認されれば、サーバ内文書管理システムに登録された文書構造定義の選択が可能な画面をデータ編集用ＰＣ１５へ送信する（Ｓ８）。

データ編集用ＰＣ１５は、文書構造定義選択画面を受信すると（Ｓ９）、文書構造定義選択を行ない（Ｓ１０）、保管用ファイル共有サーバ１３へ送信する（Ｓ１１）。

保管用ファイル共有サーバ１３は、文書構造定義選択情報を受信すると（Ｓ１２）、文書管理データベース１４から保管・公開すべき文書の状態を検索手段３３によって検索し（Ｓ１３）、構造定義手段３４と構造定義流用手段３５によって保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する（Ｓ１４）。

そして、構造定義送受信手段３５によって、構造定義をデータ編集用ＰＣ１５へ送信すると（Ｓ１５）、データ編集用ＰＣ１５は構造定義を受信する（Ｓ１６）。

一方、保管用ファイル共有サーバ１３は、データ編集用ＰＣ１５によって選択された1つの構造定義を基に編集ファイル手段３７によって、編集用ファイル共有サーバ１２の編集用領域に編集用ディレクトリ構造と初期文書データを作成し（Ｓ１７）、これによって、編集用ファイル共有サーバ１２に編集用ディレクトリ構造と初期文書データが作成され（Ｓ１８）、保管ファイル作成手段３７によって保管用ファイル共有サーバ１３の保管用領域に保管用ディレクトリ構造と初期文書データを作成する（Ｓ１９）。

次に、図６に示す如く、保管用ファイル共有サーバ１３の公開用領域に公開用ディレクトリ構造を作成する（Ｓ２０）。作成されたディレクトリ構造の情報は文書管理データベース１４に保管文書検索データ、公開文書検索データとして記録される（Ｓ２１）。

文書管理サービスでは、この作成された保管用文書のディレクトリ構造と文書データに対し、ユーザまたはグループからの参照の可否を設定する（Ｓ２２）。

編集用ファイル共有サーバ１２は、データ編集用ＰＣ１５のアクセス（Ｓ２３）を編集用アクセス手段３１によって受信すると（Ｓ２４）、ユーザ認証手段３２によってデータ編集用ＰＣ１５に認証画面を送信し（Ｓ２５）、データ編集用ＰＣ１５が、認証画面を受信し（Ｓ２６）、ユーザ情報を送信すると（Ｓ２７）、編集用ファイル共有サーバ１２は、ユーザ情報を受信し（Ｓ２８）、文書管理データベース１４のユーザ情報と照合して（Ｓ２９）、照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ２５に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。

照合の結果が正しく行なわれ、文書管理権限のあるユーザであることが確認されれば、データ編集用ＰＣ１５に文書データを送信する（Ｓ３０）。

データ編集用ＰＣ１５は、文書データを受信すると（Ｓ３１）、データ編集を行なうことができ（Ｓ３２）、これによって、編集用ファイル共有サーバ１２の文書データは編集される（Ｓ３３）。データ編集用ＰＣ１５のデータ編集は文書データに対応した別アプリケーションで行う。

データ編集用ＰＣ１５から編集終了の信号が送信されると（Ｓ３４）、編集用ファイル共有サーバ１２は編集を終了し（Ｓ３５）、編集データをサーバ内文書管理システム１８により作成された編集用ディレクトリ構造と初期文書データのディレクトリ内に保管する（Ｓ３６）。

編集用ファイル共有サーバ１２は、既存のファイルサーバと管理は同じであり、サーバ内文書管理システム１８が作成した物以外にディレクトリ、文書を作成可能である。

図７に示す如く、完成した文書を保管用ファイル共有サーバ１３上の記憶装置内に保管するには、データ編集用ＰＣ１５でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ１３の文書管理サービスに接続する（Ｓ４１）。

保管用ファイル共有サーバ１３は、データ編集用ＰＣ１５からのアクセスを受信すると（Ｓ４２）、認証画面を送信し（Ｓ４３）、データ編集用ＰＣ１５は、認証画面を受信すると（Ｓ４４）、文書管理サービスにユーザ情報を送信し（Ｓ４５）、保管用ファイル共有サーバ１３は、ユーザ情報を受信すると（Ｓ４６）、文書管理データベース１４のユーザ情報と照合する（Ｓ４７）。

照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ４３に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。

照合の結果が正しく行なわれ、文書管理権限のあるユーザであることが確認されれば、確認手段４０によって、完成文書一覧を送信し（Ｓ４８）、データ編集用ＰＣ１５は、完成文書一覧を受信すると（Ｓ４９）、保管文書表示手段４４によって受信した完成文書一覧画面を表示し（Ｓ５０）、保管文書データのディレクトリ構造と文書情報から保管したい文書を選択して（Ｓ５１）、保管用ファイル共有サーバ１３に送信する（Ｓ５２）。

選択可能な文書は構造定義で決められたもののみで、自由に作成した文書は含まれない。これによって、構造定義に含まれる文書データのみが保管されることとなり、即ち、保管データ限定手段３９を構成する。

保管用ファイル共有サーバ１３がデータ編集用ＰＣ１５から、選択した情報を受信すると（Ｓ５３）、保管用ファイル共有サーバ１３のサーバ内文書管理システムは、実際の文書データの位置を文書管理データベース１４より取得し（Ｓ５４）、編集用ファイル共有サーバ１２上の完成した文書データを読み出し、保管手段４１によって定義された位置に保管する（Ｓ５５）。

ここで保管された文書は、サーバ内文書管理システムの完成文書一覧に表示され、参照権限を持つユーザへ公開される（Ｓ５６）。この完成文書の公開ユーザは主に同じ作業グループのユーザである。

優れた文書データは他の作業グループにも公開すべきである。主に社内への文書公開を行うには、図８に示す如く、データ編集用ＰＣ１５でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ１３の文書管理サービスに接続する（Ｓ６１）。保管用ファイル共有サーバ１３は、データ編集用ＰＣ１５からのアクセスを受信すると（Ｓ６２）、認証画面を送信し（Ｓ６３）、データ編集用ＰＣ１５が認証画面を受信し（Ｓ６４）、文書管理サービスにユーザ情報を送信し（Ｓ６５）、保管用ファイル共有サーバ１３は、ユーザ情報を受信すると（Ｓ６６）、文書管理データベース１４のユーザ情報と照合する（Ｓ６７）。

照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ６３に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。

照合の結果が正しく行なわれ、文書管理権限のあるユーザであることが確認されれば、検索処理手段４１によって完成版文書を検索し（Ｓ６８）、検索結果を検索結果送受信手段４２によってデータ編集用ＰＣ１５に送信する（Ｓ６９）。

データ編集用ＰＣ１５は、検索結果を受信し（Ｓ７０）、検索結果表示手段４５によって完成版文書を表示して（Ｓ７１）、完成版文書から公開したい文書を選択し（Ｓ７２）、保管用ファイル共有サーバ１３に送信する（Ｓ７３）。

保管用ファイル共有サーバ１３がデータ編集用ＰＣ１５から、選択した情報を受信すると（Ｓ７４）、保管用ファイル共有サーバ１３のサーバ内文書管理システムは実際の文書データの位置を文書管理データベース１４より取得し（Ｓ７５）、公開手段５１によって保管用ファイル共有サーバ１３上の完成した文書データを公開領域にコピーする（Ｓ７６）。

ここでコピーし、保管された文書は、サーバ内文書管理システム１８の公開文書一覧に表示され、参照権限を持つユーザへ公開される（Ｓ７７）。

又、社内公開したい文書の中に、機密情報が含まれていることがある。この機密情報を取り除いた文書として公開する場合は、図１０に示すように、サーバ内文書管理システム１８の情報フィルタ機能を使用し、情報フィルタ処理を行なう。

この情報フィルタで使用する機密情報辞書２１は、図９の手順であらかじめ入力されているものとする。図９で示すように、データ編集用ＰＣ１５でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ１３の文書管理サービスに接続する（Ｓ８１）。保管用ファイル共有サーバ１３は、アクセスを受信すると（Ｓ８２）、認証画面を送信し（Ｓ８３）、データ編集用ＰＣ１５は認証画面を受信すると（Ｓ８４）、文書管理サービスにユーザ情報を送信し（Ｓ８５）、保管用ファイル共有サーバ１３は、ユーザ情報を受信すると（Ｓ８６）文書管理データベース１４のユーザ情報と照合する（Ｓ８７）。

照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ８３に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。

照合の結果が正しく行なわれ、辞書管理権限のあるユーザであることが確認されれば、機密情報辞書の入力画面を送信し（Ｓ８８）、データ編集用ＰＣ１５は入力画面を受信すると（Ｓ８９）、文書管理サービスに営業秘密キーワード、重要度等の後述する辞書登録情報を送信する（Ｓ９０）。

保管用ファイル共有サーバ１３は辞書登録情報を受信すると（Ｓ９１）、受信した辞書登録情報を機密情報辞書２１に記録する（Ｓ９２）。

図１１は、機密情報辞書２１として用いられる機密情報辞書テーブルを示し、営業秘密となるキーワードと重要度を示す記号を１レコードとしたものである。重要度は高い順に、Ｓ、Ａ、Ｂ、Ｃとする。

そして、図１０に示すように、データ編集用ＰＣ１５でＷｅｂブラウザを使用し、保管用ファイル共有サーバ１３の文書管理サービスに接続する（Ｓ１０１）。保管用ファイル共有サーバ１３は、アクセスを受信すると（Ｓ１０２）、認証画面を送信し（Ｓ１０３）、データ編集用ＰＣ１５は認証画面を受信すると（Ｓ１０４）、文書管理サービスにユーザ情報を送信し（Ｓ１０５）、保管用ファイル共有サーバ１３は、ユーザ情報を受信すると（Ｓ１０６）、文書管理データベース１４のユーザ情報と照合する（Ｓ１０７）。

照合が正しく行なわれなかった場合は、ステップＳ１０３に戻って、ユーザ情報の再入力を促す。

照合の結果が正しく行なわれ、文書管理権限のあるユーザであることが確認されれば、完成版文書を検索し（Ｓ１０８）、検索結果をデータ編集用ＰＣ１５に送信する（Ｓ１０９）。

データ編集用ＰＣ１５は、検索結果を受信し（Ｓ１１０）、完成版文書を表示して（Ｓ１１１）、完成版文書から公開したい文書を選択した後（Ｓ１１２）、公開する人が情報取得度を入力して（Ｓ１１３）、送信する（Ｓ１１４）。尚、情報取得度は前記機密情報辞書２１の重要度と同じ記号が用いられ、情報取得度も高い順に、Ｓ、Ａ、Ｂ、Ｃとレベル設定される。

保管用ファイル共有サーバ１３は、選択情報及び情報取得度を受信すると（Ｓ１１５）、情報フィルタ手段５２によって選択された文書データを編集用ファイル共有サーバ１２から抽出し（Ｓ１１６）、一方、機密情報辞書２１から情報取得度が示す記号よりも高いレベルを示す重要度の記号が付与された営業秘密キーワードを抽出し、抽出された文書データの中の文字列のうち、抽出された営業秘密キーワードと一致する文字列を例えばランダムなアルファベット文字列に変換する（Ｓ１１７）。

例えば、情報取得度をＡとすると、重要度Ａ，Ｂ，Ｃが付与されたキーワードは公開文書中で変換されない。Ａより高いＳが付与された、例えば、図１１の機密情報辞書テーブル１行目の「○○製作所」だけが、公開文書中でランダムなアルファベット文字列、例えばＸＸＸＸに変換される。もっとも、営業秘密キーワードはディレクトリ定義名３０２等の一部として使用されている場合が多く（例えば元のディレクトリ定義名３０２が「○○製作所殿向け新△△システム」等の場合）、変換後の文字列であっても、その文字列をキーワードとして文書検索できる必要があるので、機密情報辞書テーブル内で変換後の文字列がユニークになるように、既に登録されている文字列と異なる文字列を割り当てて「変換後文字列」欄に登録しておく。

変換後、保管用ファイル共有サーバ１３上の公開領域に保管する（Ｓ１１８）。

図１２は、前述した情報フィルタ処理を、更に、詳細に説明する処理フローであり、図に従って説明する。

保管用ファイル共有サーバ１３は、変換対象文書を取得し（Ｓ１２１）、情報取得度を取得すると（Ｓ１２２）、機密情報辞書テーブル内に未確認レコードがあるかどうかを判断し（Ｓ１２３）、未確認レコードがある場合は機密情報辞書より未確認レコードのうちの１レコードを取得し（Ｓ１２４）、その重要度の記号を取得し（Ｓ１２５）、重要度と取得度のレベルを比較し（Ｓ１２６）、重要度のレベルが取得度のレベルより高い場合は、営業秘密キーワードを保管用ファイル共有サーバ１３に備えられるキーワードバッファ（図示せず）に保持し（Ｓ１２７）、次に、ステップＳ１２３に戻って同様の処理を繰り返す。一方、ステップＳ１２６で重要度のレベルが取得度のレベルより高くない場合も、ステップＳ１２３の処理に戻って、同様の処理を繰り返す。

機密情報辞書テーブル内に未確認レコードがなくなったら、次に、キーワードバッファ内に未確認キーワードがあるかどうかを判断し（Ｓ１２８）、未確認キーワードがある場合はキーワードバッファより未確認キーワードのうち１レコードを取得し（Ｓ１２９）、このキーワードに基づき変換対象文書中のキーワードを検索し（Ｓ１３０）、該当がある場合は（Ｓ１３１）、該当キーワードをランダムなアルファベットで全て置換し（Ｓ１３２）、次に、ステップＳ１２８に戻って同様の処理を繰り返す。一方、ステップＳ１３１で該当がない場合も、ステップＳ１２８の処理に戻って、同様の処理を繰り返す。キーワードバッファ内に未確認キーワードがなくなったら処理を終了する。

ステップＳ７７、ステップＳ１１８で公開された文書が、データ編集用ＰＣ１５より参照される度に活用度記録手段５３によって文書管理データベース１４へその回数を記録する。

斯くして、本発明の文書管理システム１は次のような効果が期待できる。
（１）文書の編集、保管、公開状態の社内統一管理を行うことができ、社内他部署との文書での情報共有と再利用を効率よく行える。
（２）編集中の文書は、公開を意識することなく、データ編集を行うユーザのみにアクセスを許可すればよいため、この編集中の文書が広く公開されることはない。
（３）保管文書はユーザが保管用ファイル共有サーバ１３にOSのファイル共有機能でアクセスし直接参照することができないため、操作ミスで改ざんされる虞はない。
（４）社内公開するために機密情報を取り除いた文書を自動生成できる。
（５）意図しない文書やその他データが保管文書の中に紛れ込まない。保管用ファイル共有サーバのハードディスク使用を業務目的だけに限定できる。
（６）多数の社員に文書を配布する際、電子メールに添付せず公開文書の位置を教えるだけでよいため、電子メールの通信量を減らすことができる。
（７）多数の社員に文書を配布する際、電子メールに添付せず公開文書の位置を教え、保管用ファイルサーバ１３からのみ参照を許すことで、メール送信ミスや不正なメール転送による情報漏えいを防止することができる。
（８）社内公開された文書の中で、頻繁に参照されているものを有用な文書として、その活用を促進することができる。

本発明による文書管理システムを概略的に示す構成図である。 本発明による文書管理システムのサーバの領域を概略的に示す構成図である。 本発明による文書保管構造定義のデータ階層図である。 本発明による文書管理システムを構成する編集用ファイル共有サーバ、保管用ファイル共有サーバ、文書管理データベース及びデータ編集用ＰＣに備えられる主なハードウェア及び／又はソフトウエアから成る手段を示す説明図である。 本発明による文書管理システムの文書作成のための前半の処理フローである。 本発明による文書管理システムの文書作成のための後半の処理フローである。 本発明による文書管理システムの完成文書保管のための処理フローである。 本発明による文書管理システムの文書公開のための処理フローである。 本発明による文書管理システムの情報機密辞書入力のための処理フローである。 本発明による文書管理システムの情報フィルタのための処理フローである。 本発明による文書管理システムの機密情報辞書テーブル表である。 本発明による文書管理システムの情報フィルタの詳細な処理を示すフローチャートである。 従来例の文書管理システムを概略的に示す構成図である。

符号の説明

１１ 文書管理システム
１２ 編集用ファイル共有サーバ
１３ 保管用ファイル共有サーバ
１５ データ編集用ＰＣ
２１ 機密情報辞書
３１ 編集用アクセス手段
３２ ユーザ認証手段
３３ 検索手段
３４ 構造定義手段
３５ 構造定義流用手段
３６ 構造定義送受信手段
３７ 編集ファイル作成手段
３８ 保管ファイル作成手段
３９ 保管データ限定手段
４０ 確認手段
４１ 保管手段
４２ 検索処理手段
４３ 検索結果送受信手段
４４ 保管文書表示手段
４５ 検索結果表示手段
５１ 公開手段
５２ 情報フィルタ手段
５３ 活用度記録手段

Claims (1)

1. 文書データの編集を行うデータ編集用端末と、前記データ編集用端末によって編集される編集用文書データを保存する編集用ファイル共有サーバと、前記編集用ファイル共有サーバ上で編集され、完成した文書データの保管・公開を行う保管用ファイル共有サーバとが、コンピュータネットワークを介して相互に通信するように接続される文書管理システムであって、
   前記保管用ファイル共有サーバは、
   前記データ編集用端末から文書構造定義の選択情報を受信すると、前記文書構造定義の選択情報に基づき、定義前記保管用ファイル共有サーバが備える文書管理データベースから保管・公開すべき文書の状態を検索し、保管・公開される文書データのディレクトリ構造と文書データを定義する手段と、
   定義した構造定義を前記データ編集用端末に送信する手段と、
   前記構造定義に基づき、前記編集用ファイル共有サーバの編集用領域に編集用ディレクトリ構造と初期文書データを作成し、前記保管用ファイル共有サーバの保管用領域に保管用ディレクトリ構造と初期文書データを作成し、前記保管用ファイル共有サーバの公開用領域に公開用ディレクトリ構造を作成する手段と、
   前記保管用ファイル共有サーバ内に作成されたディレクトリ構造の情報を保管文書検索データ、公開文書検索データとして前記文書管理データベースに記録する手段と、
   前記保管用領域に作成された保管用文書のディレクトリ構造と文書データに対し、ユーザ又はグループからの参照の可否を設定する手段と、
   前記データ編集用端末からのリクエストにより、前記保管用ファイル共有サーバが備えるサーバ内文書管理システムに保存された完成文書一覧を送信し、前記データ編集用端末から、前記完成文書一覧内に表示される保管文書データのディレクトリ構造と文書情報から選択した保管したい文書の情報を受信すると、実際の文書データの位置を前記文書管理データベースより取得し、前記編集用ファイル共有サーバ上の完成した文書データを読み出し、前記保管用領域の定義された位置に保管する手段と、
   保管された文書を、前記保管用ファイル共有サーバが備えるサーバ内文書管理システムの完成文書一覧に表示し、参照権限を持つユーザへ公開する手段と、
   前記データ編集用端末から、公開したい文書を選択した情報を受信すると、実際の文書データの位置を前記文書管理データベースより取得し、前記保管用領域上の完成した文書データを公開領域にコピーする手段と、
   コピーされた文書を、前記サーバ内文書管理システムの公開文書一覧に表示し、参照権限を持つユーザへ公開する手段と、
   前記データ編集用端末から、公開したい文書を選択した選択情報及び前記データ編集用端末の操作者により入力された機密重要性のレベルを表す重要度を示す情報取得度を受信すると、選択された文書データを前記編集用ファイル共有サーバから抽出する手段と、
   前記保管用ファイル共有サーバが備える機密情報辞書から、前記情報取得度よりも高いレベルを示す重要度が付与された営業秘密キーワードを抽出し、抽出された前記文書データ内の文字列のうち、抽出された営業秘密キーワードと一致する文字列を、キーワードとして検索できるように予め前記機密情報辞書内でユニークに割当てられ登録された文字列に夫々変換してフィルタをかける手段と、
   文字列変換後、文書データを前記公開領域に保管する手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
   

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