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Die
Erfindung betrifft ein Verfahren nach den Ansprüchen 1, 2 und 3.
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Im
Bereich der Kommunikationstechnik kommt es mehr oder weniger oft
zu Situationen, bei denen mehreren Teilnehmern zeitnah eine inhaltlich gleiche
Information zugeleitet werden soll. Lediglich beispielhaft seien
hier folgende Fälle
erwähnt:
- • Ein
Vereinsvorsitzender, der die Mitglieder seines Vereins über einen
neuen oder verschobenen Termin informieren will.
- • Eine
Schulgruppe, die eine Veranstaltung organisieren will.
- Ein Sportteam, das Informationen über geänderte Trainingtermine bzw.
Spiele austauschen will.
- • Eine
Arbeitsgruppe, in der wichtige Informationen und Neuerungen kurzfristig
verteilt werden sollen.
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Im
Umfeld eines Büros
kann eine Informationsverteilung problemlos z.B. per E-Mail oder
Fax erfolgen. In einem mobilen Umfeld, im Bereich von Telearbeitsplätzen und
im privaten Umfeld funktioniert die Informationsverteilung jedoch
nur eingeschränkt, da
die zu erreichenden Teilnehmer, Mitglieder oder Partner entweder über kein
E-Mail-fähiges
Empfangsgerät
verfügen
oder, falls vorhanden, die per E-mail empfangenen Informationen
nicht regelmäßig lesen.
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Weiterhin
bekannt ist ein sogenannter E-Mail Newsletter, der für nicht
zeitkritische Informationen, die nicht garantiert zugestellt werden
müssen,
geeignet ist. Diese Art der Informationsweitergabe an größere Teilnehmergruppen
kommt immer dann in Betracht, wenn die kurzfristige Zustellung keine
Rol le spielt und ein Lesen nach einigen Tagen kein Problem darstellt.
Da jedoch erfahrungsgemäß nicht
alle Teilnehmer ihre E-Mails regelmäßig lesen, ist die kurzfristige
und sichere Zustellung von Informationen mit diesem Mittel nicht
garantiert.
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Auch
eine Informationsverteilung mittels Fax hat den Vorteil, dass die
Nachricht umgehend zugestellt werden kann. Allerdings besitzen viele
Personen kein Fax-Gerät.
Außerdem
wird beim Faxempfang für
kurzfristige kleine Mitteilungen relativ viel Papier verbraucht.
Diese Methode kommt deshalb nur für gelegentliche Zustellungen
an bestimmte Teilnehmer- oder Nutzergruppen in Betracht.
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Eine
Informationsverteilung an eine Vielzahl von Teilnehmern über das
Telefon ist an sich eine sichere Methode, hat aber den Nachteil,
dass sie umständlich
und zeitaufwändig
ist, da alle Teilnehmer einzeln angerufen werden müssen.
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Will
man z.B. ein geplantes Arbeitsgruppentreffen oder ein angekündigtes
Vereinspiel verschieben, müssen
alle Teilnehmer einzeln anrufen werden. Sind einzelne Teilnehmer
nicht erreichbar, steigt der Aufwand, da die Anrufe gegebenenfalls
mehrfach wiederholt werden müssen.
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Die
Aufgabe der vorliegenden Erfindung besteht nun darin, für eine Vielzahl
zu informierender Stellen eine einfache und sichere Informationsverteilung
zu gewährleisten.
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Diese
Aufgabe wird durch die unabhängigen Ansprüche 1, 2
und 3 gelöst.
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Die
grundlegende Idee der Erfindung besteht in einem zentralen Dienst,
der dem Verteiler von Informationen bzw. Nutzer den Aufwand abnimmt,
die verschiedenen Teilnehmer bzw. Kontaktpartner auf unterschiedliche
Weise, eventuell wiederholt und mit Rückmeldung, zu informieren.
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Dieser
zentrale Dienst wird durch einen Server bzw. von einem Applikationsserver
zur Verfügung gestellt.
Dieser kontaktiert automatisch alle Teilnehmer. Der Vorteil der
Erfindung besteht also darin, dass alle Teilnehmer durch eine einzige
Aktion eines Nachrichtenverteilers einfach und sicher über verschiedene
Kommunikationsarten informiert werden können.
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Vorteilhafte
Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen angegeben.
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In
einer vorteilhaften Ausgestaltung wird bei einem per Telefon nicht
erreichbaren Teilnehmer ein Rückruf
eingelegt. Dies hat den Vorteil, dass dieser Teilnehmer, sobald
er erreichbar ist, unmittelbar informiert werden kann.
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In
einer vorteilhaften Ausgestaltung wird bei telefonisch zunächst nicht
erreichbaren Teilnehmern nach einer gewissen Zeit ein erneuter Kommunikationsversuch über die
gleiche oder über
eine andere Kommunikationsart, beispielsweise Fax, gestartet. Dies
hat den Vorteil, dass dadurch gegebenenfalls auch schwer erreichbare
Teilnehmer sicher informiert werden können.
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In
einer weiteren Ausgestaltung der Erfindung werden den einzelnen
Nachrichtensendungen jeweils zugeordnete Übermittlungsbestätigungen ausgewertet
und in Abhängigkeit
dessen erneute Übermittlungsversuche über die
gleiche oder eine andere Kommunikationsart gestartet. Zudem werden diese Übermittlungsbestätigungen
gespeichert und ausgewertet. Dies hat den Vorteil, dass der Verteiler der
Nachricht über
den Status der Informationsverteilung an die Teilnehmer informiert
wird.
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Ein
Ausführungsbeispiel
der Erfindung ist in der Zeichnung dargestellt und wird im folgenden
beschrieben.
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Dabei
zeigt:
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1 ein Blockschaltbild zur
Erklärung
des erfindungsgemäßen Verfahrens.
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1 zeigt einen Server SV,
an dem über nicht
dargestellte Verbindungen ein Benutzer-Interface BI und drei Teilnehmerendgeräte T1 bis
T3 angeschlossen sind. Das Teilnehmerendgerät T1 ist bspw. ein Mobiltelefon
bzw. Handy, das über
ein Mobilfunknetz mit dem Server SV verbunden ist. Das Teilnehmerendgerät T2 ist
bspw. ein Computer, der über
das Internet mit dem Server SV verbunden ist. Mit dem Computer können E-Mails empfangen werden,
Multi-Media-Clips abgespielt, über
das Internet telefoniert, z.B. mit Hilfe des SIP- oder H.323 Protokolls,
oder Faxe empfangen werden. Das Teilnehmerendgerät T3 ist bspw. ein Telefon,
wie ein analoges bzw. ISDN Telefon, oder ein Fax.
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Das
Benutzer Interface BI kann als Web-Interface ausgebildet sein, das über eine
Internet-Verbindung mit dem Server SV kommuniziert.
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An
dem Server SV können
weitere nicht dargestellte Teilnehmer angeschlossen sein.
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Ein
Nutzer, der eine Nachricht an zu informierende Teilnehmer verteilen
möchte,
loggt sich über
das Benutzer-Interface beim Server ein. Dies kann mittels eines
Authentifizierungsmechanismus erfolgen. Nach dem "Login" werden die Nachricht und
die zu informierenden Teilnehmer am Benutzer-Interface BI eingegeben.
Die Teilnehmer können dabei
direkt, mit Teilnehmerkennung bzw. Anschlusskennung, wie beispielsweise
Telefonnummer, E-Mail Adresse, IP-Adresse, Fax-Nummer, Pager-Nummer, etc.
und Kommunikationsart, wie beispielsweise Telefonanruf, SMS, Fax,
E-Mail, Pager-Info, Instant Messaging oder Multi-Media-Clip eingegeben werden. Es können auch
Namen eingegeben werden, die mit einer im Server gespeicherten Liste
verglichen werden. In der Liste sind Namen eingetragen, denen min destens
eine Teilnehmerkennung und der Teilnehmerkennung mindestens eine
Kommunikationsart zugeordnet ist. Durch Vergleich der eingegebenen
Namen mit den Namen der Liste werden Teilnehmerkennungen und Kommunikationsarten
von zu informierenden Teilnehmern durch den Server ermittelt. Ebenso
kann am Benutzer-Interface die Kennzeichnung für eine von mehreren Listen
mit zu informierenden Teilnehmern eingegeben werden, die im Server
abgespeichert sind. Anhand der ausgewählten Liste werden die zu informierenden
Teilnehmer bzw. Teilnehmerkennungen und Kommunikationsarten ermittelt.
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Die
auf dem Server gespeicherten Teilnehmer bzw. die Listen mit Teilnehmern
können
vom Server zum Benutzer-Interface übertragen werden und dort zur
Auswahl der zu informierenden Teilnehmer angezeigt werden. Andere
Varianten sind hier ebenso denkbar.
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Auf
dem Server können
sich für
jeden Nutzer einzelne Nutzerbereiche befinden, in denen jeder Nutzer
zu informierende Teilnehmer eintragen, speichern, auswählen, hinzufügen, pflegen,
in Listen verwalten etc. kann.
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Die
Nachricht kann eine reine Textnachricht sein, die eingegeben wird,
eine Textdatei, die am Benutzerinterface abgelegt wird, eine Sprachnachricht, die
aufgesprochen wird, eine abgelegte Sprachdatei, eine Bild-Nachricht,
die die nötigen
Informationen enthält,
eine Bild-Datei, ein Multi-Media-Clip oder eine andere Nachricht
sein.
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Es
kann auch eine Kombination der aufgeführten Nachrichtenarten sein,
die vom Nutzer am Benutzer-Interface eingegeben, abgelegt, ausgewählt oder
kopiert werden.
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Vom
Benutzer-Interface werden die eingegebenen Daten zum Server übertragen.
Beispielsweise über
das Internet mit Hilfe der Protokolle TCP, UDP, IP oder anderer
Protokolle.
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Der
Server ermittelt, wie bereits erwähnt, anhand der eingegebenen
bzw. abgespeicherten Daten die Kommunikationsarten der zu informierenden
Teilnehmer. Die ermittelten Kommunikationsarten werden als Eingangswert
für die
zu konvertierenden Nachrichten verwendet. Dabei wird die Nachricht derart
konvertiert oder angepasst, dass sie über die ermittelten Kommunikationsarten übertragen
werden kann.
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Beispielsweise
werden Textnachrichten je nach Größe in eine oder mehrere Teilnachrichten
aufgeteilt, in Short Message Service-, kurz SMS, Rahmen eingefügt und mit
dem SMS-Dienst zu den mittels SMS zu informierenden Teilnehmern
gesendet. In analoger Weise können
Nachrichten mit dem Multimedia Message Service, kurz MMS, übertragen werden.
Für eine
Information über
E-Mail oder Fax wird die Nachricht in eine E-Mail oder ein Fax eingefügt. Für mittels
Sprache zu informierende Festnetz- oder Mobiltelefon Teilnehmer
wird die Textnachricht einer Sprachausgabe zugeführt, die die Textnachricht
in eine Sprachnachricht umwandelt. Die über Telefon zu informierenden
Teilnehmer werden einzeln angerufen und die umgesetzte Sprachnachricht
abgespielt.
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Sprachnachrichten
können über eine
Spracherkennung in Textnachrichten umgewandelt werden und analog
dem oben genannten ausgesendet werden.
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Die
konvertierten Text- bzw. Sprachnachrichten werden vom Server nun über die
Kommunikationsarten den einzelnen Teilnehmern zugestellt, zugesendet
oder versucht zuzustellen.
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Bei
nicht erreichbaren Teilnehmern kann die Nachricht über eine
oder mehrere weitere Kommunikationsarten zugesendet werden oder
eine zyklische Wiederholung der Zustellung versucht werden.
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Beispielsweise
ist ein Teilnehmer telefonisch nicht auf seinem Mobiltelefon erreichbar.
Dann kann die Nachricht per SMS an das Mobiltelefon gesendet werden.
Zusätzlich
kann eine E-Mail
an seine E-Mailadresse gesendet werden.
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Ist
ein Teilnehmer nicht per Telefon erreichbar, kann ein Rückruf eingelegt
werden.
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Folgende
Punkte seinen weiterhin genannt:
Der Verteiler einer Nachricht,
z.B. ein Gruppenleiter, Spielführer
oder Vorsitzender, gibt beim Server bzw. zentralen Dienst die zu
verteilende Nachricht ein, legt sie dort ab oder übermittelt
sie dorthin.
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Die
Nachricht kann aus:
- • einer auf eine Aufzeichnungseinheit
des Dienstes aufgesprochenen Mitteilung bestehen,
- • einer
per E-Mail übermittelten
Sounddatei oder Sprachaufnahme,
- • einer
per E-Mail übermittelten
Textnachricht bestehen, die vom Server mit einer Sprachausgabe als
Sprachnachricht ausgegeben oder vorgelesen werden kann.
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Eine
eingegangene Textnachricht kann per E-Mail, Short Message Service,
kurz SMS, Fax, Multi-Media Clip, Pager Mitteilung oder Instant Messages
an zu informierende Teilnehmer weitergeleitet werden und über einen
Text-Sprachumsetzer als Sprachnachricht einem Telefon oder Mobiltelefon bzw.
Handy übermittelt
werden.
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Eine
eingegangene Sprachnachricht kann an ein Telefon bzw. Handy ausgegeben
werden und per E-Mail mit angefügter
Sprachdatei weitergeleitet werden.
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Der
Verteiler der Nachricht bestimmt, an welche Teilnehmer die Nachricht
verteilt wird. Die Eingabe der Teilnehmer kann z.B. auch über ein
komfortables Bedieninterface, wie eine In ternet-Webseite, oder einen
Sprachcomputerservice des Servers erfolgen.
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Sollen
hauptsächlich
Teilnehmer über
das Telefon informiert werden, kann der Server die Teilnehmer nacheinander
anrufen und die Nachricht abspielen. Wenn die Teilnehmer nicht erreichbar
sind, kann der Server wiederholte Versuche starten. Alternativ kann
er das standardisierte Leistungsmerkmal Rückruf benutzen. Dazu kann der
Server einen Rückruf
bei den zu erreichenden Teilnehmern einlegen. Sobald diese als erreichbar
erkannt werden, weil z.B. der Teilnehmer nach Hause kommt und ein
Telefongespräch
führt,
welches z.B. von der Rückruf-Logik in einer Vermittlungseinrichtung
erkannt wird, startet ein erneuter Anruf zum Teilnehmer. Dieser
kann den Anruf vom Server nun entgegennehmen und so die Botschaft
empfangen. Ebenso kann er Rückruf
beantworten und die Nachricht auf dem Server abhören.
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Bei
einer Zustellung über
mehrere Wege könnte
dem Teilnehmer eine E-Mail zugestellt werden, deren Zustellung und
Auslesen überwacht
wird. Wird die Mail nach einer bestimmten Zeitspanne nicht gelesen
bzw. erfolgt keine Rückmeldung
in Form einer Antwort, so initiiert der Server eine telefonische
Kontaktaufnahme.
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Im
Bereich der Internet Protokoll, kurz IP, basierten Kommunikation
kann über
einen sogenannten "Presence" Dienst ermittelt
werden, wann ein Teilnehmer "online" und somit erreichbar
ist. In diesem Fall kann ihm z.B. eine sogenannte "Instant Message" in Form einer Audio,
Video, Multi-Media oder Textbotschaft sofort zugestellt werden.
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Im
folgenden soll die Erfindung an Hand eines praktischen Beispiels
erläutert
werden.
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Kurzfristige Verschiebung
einer Sitzung des Vereins ESV.
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Nachricht: "Die für den morgigen
Tag anberaumte Vereinssitzung muss kurzfristig um einen Tag verschoben
werden."
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Drei
Mitglieder verfügen über E-Mail
im Büro, die
sie täglich
lesen und haben ein Telefon.
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Vier
Mitglieder haben E-Mail, lesen diese aber nur ab und zu. Außerdem besitzen
sie ein Telefon.
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Fünf Mitglieder
haben ein Handy
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Drei
Mitglieder nutzen regelmäßig Internetapplikationen
mit Presence und Instant Messaging. Zudem haben sie ein Telefon.
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Die
restlichen acht Mitglieder sind nur telefonisch erreichbar.
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Der
Vorsitzende des ESV ist eingetragener Nutzers eines erfindungsgemäßen Servers.
Er hat auf diesem Server die Erreichbarkeitsdaten seiner Mitglieder
in einem persönlichen
Bereich eingetragen.
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Um
die Nachricht zu verteilen, schickt er die Textnachricht an den
Server. Der Server versucht nun, alle Mitglieder zu erreichen:
An
die drei E-Mail fähigen
Teilnehmer wird sofort eine E-Mail gesendet. Die E-Mail weist eine
Lesebestätigungseintragung
auf. Nach Darstellung der E-Mail beim Teilnehmer wird eine Lesebestätigung an
den Server gesendet. Der Server speichert diese Information pro
Teilnehmer.
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Parallel
zum Senden der E-Mail legt der Server für diese Teilnehmer einen Rückruf am
Telefonanschluss ein. Sobald der Server eine Lesebestätigung von
einem Teilnehmer erhalten hat, löscht
er den Rückruf
dieses Teilnehmers, da nun eine telefonische Kontaktaufnahme nicht
nötig ist.
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Den
vier Teilnehmern, die ihre E-Mail nur ab und zu lesen, wird eine
E-Mail zugesendet und am Telefon ein Rückruf eingelegt. Da der Zeitpunkt
des Lesens der E-Mail jedoch ungewiss ist, bleibt der Rückruf aktiv.
Hebt nun ein Teilnehmer den Telephonhörer ab, z.B. um ein beliebiges
Gespräch
zu führen, signalisiert
er automatisch, dass er erreichbar ist. Der Server startet nun einen
Telfonanruf zu diesem Teilnehmer. Wird der Anruf von ihm angenommen,
so wandelt der Server die als Text erhaltene Nachricht in Sprache
um und übermittelt
die Nachricht als akustische Sprachsignale an den Teilnehmer. Ist
vom Vereinsvorsitzenden zusätzlich
eine Sprachdatei, beispielsweise per E-Mail, auf dem Server abgelegt
worden, so spielt der Server diese ab. Der Rückruf wird danach gelöscht. Die
E-Mail verbleibt allerdings im Postfach des Teilnehmers. Alternativ
dazu kann der Teilnehmer den Rückruf
beantworten und den Server kontaktieren. Der Server wandelt dann
die Nachricht in Sprache um und liest sie vor bzw. spielt die Sprachdatei
ab, ähnlich
dem vorher geschriebenen.
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Die
fünf Handyteilnehmer
werden vom Server per SMS informiert. Parallel wird ein Rückruf bei den
Teilnehmerendgeräten
dieser Teilnehmer eingelegt. Wird die Zustellung der SMS bestätigt, was
automatisch geschehen kann, kann der Rückruf gelöscht werden. Andernfalls werden
die Teilnehmer, wie bereits oben beschrieben, kontaktiert.
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Die
drei Internetnutzer zeigen über
die Nutzung des Presence Dienstes an, wann sie "online" sind. Durch Überwachung dieses Status wird
herausgefunden, wann ein Teilnehmer erreichbar ist. Sobald ein Teilnehmer
entweder als online erkannt wird oder "online geht", wird ihm sofort eine Nachricht zugestellt.
Dies kann eine Text-, Sprach-, Multi-Media- oder andere Nachricht
sein.
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Geht
ein Teilnehmer über
einen längeren Zeitraum
nicht online, so weicht der Server nach einer gewissen konfigurierbaren Zeitspanne
auf eine telefonische oder andere Kontaktaufnahme aus.
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Die
acht klassischen Telefonnutzer werden vom Server telefonisch kontaktiert.
Die zu verteilende Nachricht wird ihnen akustisch übermittelt.
Ist ein Teilnehmer nicht erreichbar, so kann, wie oben beschrieben,
ein "Rückruf" eingelegt werden
oder in bestimmten Zeitabständen
ein erneuter Anrufversuch gestartet werden.
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Es
kann auch eine Kombination aller genannten Möglichkeiten verwendet werden,
z.B.: eine serielle Abarbeitung der Schritte.
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Senden
einer Email. Falls diese nach einer bestimmten Zeitspanne nicht
gelesen wird:
Senden einer SMS. Falls kann Bestätigung über das Lesen
der SMS nach einer bestimmten Zeitspanne beim Server eingeht:
Senden
einer Instant Message. Falls dies nicht zum Erfolg führt.
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Eine
telefonische Kontaktaufnahme oder ein Fax, ..., analog dem bereits
beschriebenen Szenarien.
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Bei
wichtigen Terminen kann auch eine parallele Benachrichtigung erfolgen,
z.B.:
Paralleles Senden einer E-Mail, einer SMS, eines Fax,
einer Instant Message und eine telefonische Kontaktaufnahme.
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Außerdem kann
der Server dem Verteiler der Nachricht über die erfolgreiche oder bis
zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolglose Zustellung von Nachrichten
eine Rückmeldung
geben.
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Der
Nutzer kann über
jede erfolgreiche Nachrichtenübermittlung
eine Bestätigung
erhalten, z.B. in Form:
- • eines automatischen Anrufs
vom Server,
- • einer
Email,
- • einer
SMS und/oder
- • per
Fax.
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Dadurch
ist er automatisch über
den Stand der Nachrichten- bzw.
Informationsverteilung informiert.
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Dies
kann gesammelt periodisch erfolgen, z.B. stündlich und den Status der Nachrichtenverteilung
für jeden
Teilnehmer anzeigen.
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Es
kann vorgesehen werden, das der Server eine Rückmeldemöglichkeit für jeden kontaktierten Teilnehmer
derart vorsieht, dass jeder kontaktierte Teilnehmer die Möglichkeit
erhält,
eine Nachricht aufzuzeichnen oder abzugeben, die dem Verteiler der Nachricht
zugestellt wird.
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Beispielsweise
eine Sprachnachricht, die vom Teilnehmer auf Mittel des Servers
aufgesprochen wird, eine Antwort-SMS oder Antwort E-Mail die vom
Server entgegengenommen und an den Verteiler der Nachricht weitervermittelt
wird.
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Der
grundlegend neue Gedanke ist die Definition eines Kombidienstes,
der im Auftrag des Nutzers über
verschiedene Medien hinweg Zielteilnehmer kontaktiert, eine vorbereitete
Information zustellt, Rückmeldungen
einsammeln und gesammelt weiterleiten kann.