DE10255128A1 - Computer-implementierte PDF-Dokumentenverwaltung - Google Patents

Computer-implementierte PDF-Dokumentenverwaltung

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DE10255128A1
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DE10255128A
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Virupaksha N Kanchirayappa
Natarajan Chandramouli
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I2 Technologies Inc
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    • G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
    • G06F16/20—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor of structured data, e.g. relational data
    • G06F16/25—Integrating or interfacing systems involving database management systems
    • G06F16/258—Data format conversion from or to a database

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Abstract

Eine PDF-Datei wird von einer externen Anwendung empfangen, und Schlüssel-Information wird aus der PDF-Datei bezüglich eines in der PDF-Datei enthaltenen PDF-Dokuments extrahiert. Die extrahierte Schlüssel-Information wird mit analoger Referenz-Information verglichen, die für zuvor empfangene PDF-Dokumente gespeichert wurde, um einen Status für das empfangene PDF-Dokument zu bestimmen, der an die externe Anwendung geliefert wird, von der die PDF-Datei empfangen wurde. Das empfangene PDF-Dokument ist ein Duplikat, wenn die gesamte extrahierte Schlüssel-Information mit analoger Referenz-Information übereinstimmt, ist ein aktualisiertes Dokument, wenn ein Teil, jedoch nicht die gesamte extrahierte Schlüssel-Information mit analoger Referenz-Information übereinstimmt, oder ist ein neues Dokument, wenn mindestens bestimmt extrahierte Schlüssel-Informationen nicht mit analoger Referenz-Information übereinstimmt. Wenn das PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, wird die Verarbeitung der PDF-Datei an die Anwendung zurückgegeben, ohne dass dabei eine extrahierte Schlüssel-Information als Referenz-Information gespeichert wird. Wenn das PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, wird bestimmte extrahierte Schlüssel-Information zum Aktualisieren der Referenz-Information gespeichert, und die Verarbeitung der PDF-Datei wird an die Anwendung zurückgegeben. Wenn das PDF-Dokument neu ist, wird alle extrahierte Schlüssel-Information als Referenz-Information gespeichert, und die ...

Description

  • Die vorliegende Erfindung bezieht sich allgemein auf Dokumentenverwaltung und insbesondere auf eine Verwaltung von Dokumenten im Portable Document Format (PDF).
  • Unter Portable Document Format (PDF) versteht man ein Dateiformat, das von ADOBE SYSTEMS INCORPORATED entwickelt wurde und das es erlaubt, dass in PDF formatierte Dokumente zur Online-Betrachtung zum Beispiel unter Verwendung eines Computerbildschirms in der gleichen Weise abgerufen werden können, wie Ausdrucke der Dokumente off-line betrachtet werden könnten. Zum Beispiel können PDF-Dokumente je nach den bestimmten Bedürfnissen des Benutzers Seite für Seite betrachtet und auch online gerollt werden. Zur Betrachtung von PDF-Dokumenten sind typischerweise Anwendungen wie zum Beispiel ADOBE ACROBAT EXCHANGE oder ADOBE ACROBAT READER erforderlich. Bei der Verwendung solcher Anwendungen in inhaltsbezogenen Dokumenten-Abrufoperationen, bei denen es sein kann, dass eine große Zahlen von PDF-Dokumenten ständig zur Betrachtung aufgerufen werden müssen, kann es sein, dass beträchtliche Zeit und Mühe dafür aufgewendet werden muss zu bestimmen, ob abgerufene PDF-Dokumente Duplikate (das gleiche Dokument wie schon vorher aufgerufen), Aktualisierungen (Änderungen an einem zuvor aufgerufenen Dokument) oder neu (Dokument wird zum ersten Mal aufgerufen) sind.
  • Erfindungsgemäß können Nachteile und Probleme im Zusammenhang mit bisherigen Verfahren zur Handhabung von PDF-Dokumenten verringert oder ausgeschlossen werden.
  • In einer Ausführungsform der vorliegenden Erfindung enthält ein Verfahren zur PDF- Dokumentenverwaltung die folgenden Schritte: Empfangen von Dateien von einer oder mehreren externen Anwendungen, Bestimmen, ob jede der empfangenen Datei eine PDF- Datei ist, und Extrahieren von Schlüssel-Information von jeder empfangenen PDF-Datei aus einem entsprechenden PDF-Dokument, das in der PDF-Datei enthalten ist. Die extrahierte Schlüssel-Information für jedes empfangene PDF-Dokument wird mit analoger Referenz-Information verglichen, die für zuvor empfangene PDF-Dokumente gespeichert wurde, um einen Überprüfungsstatus für jedes empfangene PDF-Dokument gemäß dem Vergleich zu bestimmen, der an die externe Anwendung geliefert wird, von welcher die PDF-Datei empfangen wurde. Der Überprüfungsstatus zeigt an, dass das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, wenn die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz- Information für ein vorher empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt. Der Überprüfungsstatus zeigt an, dass das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, wenn bestimmte, jedoch nicht die gesamte extrahierte Schlüssel- Information für das empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt. Der Überprüfungsstatus zeigt an, dass das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, wenn mindestens bestimmte extrahierte Schlüssel-Informationen für das empfangene PDF-Dokument nicht mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt. Wenn das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, wird die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückgegeben, von der sie empfangen wurde, ohne dass extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz-Information gespeichert wird. Wenn das empfangene PDF- Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, wird bestimmte extrahierte Schlüssel- Information für das empfangene PDF-Dokument zum Aktualisieren der Referenz- Information gespeichert, und die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei wird an die externe Anwendung zurückgegeben, von der sie empfangen wurde. Wenn das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, wird alle extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz-Information gespeichert, und die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei wird an die externe Anwendung zurückgegeben, von der sie empfangen wurde.
  • Bestimmte Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung können einen oder mehrere technische Vorteile bieten. Zum Beispiel können bestimmte Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung ein computerimplementiertes Verfahren zum automatischen Bestimmen bereitstellen, ob empfangene PDF-Dokumente Duplikate (das gleiche Dokument wurde schon zuvor empfangen), Aktualisierungen (Veränderungen an zuvor empfangenen Dokumenten) oder neu (Dokument wird zum ersten Mal empfangen) sind, ohne dass Anwendungen, wie zum Beispiel ADOBE ACROBAT READER oder ADOBE ACROBAT EXCHANGE verwendet werden müssen. Das Ergebnis ist, dass nicht nur solche Anwendungen nicht angeschafft und unterhalten werden müssen, sondern dass erfindungsgemäß auch die Zeit und die Mühe beträchtlich verringert werden, die für inhaltsbezogene Dokumenten-Abrufvorgänge im Zusammenhang mit großen Anzahlen von PDF-Dokumenten beträchtlich verringert werden kann. Bestimmte Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung können einige, alle oder keine dieser Vorteile bieten. Einer oder mehrere weitere technische Vorteile können einem Fachmann aus den hier vorliegenden Figuren, der Beschreibung und den Ansprüchen ersichtlich sein.
  • Zu einem vollständigeren Verständnis der vorliegenden Erfindung und seiner Vorteile folgt nun eine Beschreibung anhand der Zeichnungen. Es zeigt:
  • Fig. 1 ein computerimplementiertes Beispielsystem zur PDF-Dokumentenverwaltung; und
  • Fig. 2 ein computerimplementiertes Beispielverfahren zur PDF-Dokumentenverwaltung.
  • Ausführungsbeispiele der vorliegenden Erfindung und ihre Vorteile sind am besten unter Bezugnahme auf die Fig. 1 und 2 der Zeichnung verständlich, wobei gleiche Referenznummern für gleiche und entsprechende Teile der verschiedenen Zeichnungen verwendet werden.
  • Fig. 1 veranschaulicht ein computerimplementiertes Beispielsystem 10 zur PDF- Dokumentenverwaltung. Auch wenn das System 10 zur Angabe eines Beispiels des Typs der Umgebung beschrieben ist, in der eine PDF-Dokumentenverwaltung erfindungsgemäß implementiert werden kann, wird erfindungsgemäß eine beliebige geeignete PDF- Dokumentenverwaltung-Umgebung in Betracht gezogen, und sie soll nicht auf eine bestimmte Umgebung eingeschränkt sein, außer wie in den beiliegenden Ansprüchen angegeben. Allgemein wird bei einer PDF-Dokumentenverwaltung unter Verwendung des Systems 10 automatisch bestimmt, ob PDF-Dokumente Duplikate, Aktualisierungen oder neue PDF-Dokumente sind, ohne dass dabei Anwendungen, wie zum Beispiel ADOBE ACROBAT EXCHANGE oder ADOBE ACROBAT READER verwendet werden müssen. Als Ergebnis wird nicht nur die Notwendigkeit des Beschaffens und Unterhaltens von solchen Anwendungen überflüssig, sondern die vorliegende Erfindung kann auch die Zeit und Mühe beträchtlich verringern, die für inhaltsbezogene Dokumenten-Abrufvorgänge mit großen Anzahlen von PDF-Dokumenten aufgewendet wird.
  • In einer Ausführungsform weist das System 10 eine Dokumenten-Datenbank 12 auf, die als eine Ablage für Referenz-Information über PDF-Dokumente dient. Die Datenbank 12 kann ein beliebiges geeignetes Speichermedium an einem oder mehreren Standorten enthalten, und "Datenbank" soll hier alle solche Speichermedien und damit verbundene Datenspeicheranordnungen, wie sie geeignet sind, umfassen. Die Dokumenten- Informationsdatenbank 12 kann Referenz-Information für PDF-Dokumente enthalten, die das System 10 von einer oder mehreren entsprechenden Quellen empfangen hat, zum Beispiel PDF-Dokumente, die von einer oder mehreren Anwendungen empfangen wurden (die auf gleichen oder unterschiedlichen Computersystemen als Komponenten des Systems 10 ausgeführt werden), über einen oder mehrere Computerbusse, lokale Netze (LANs), Großstadtnetze (MANs), überregionale Netze (WANs), Teile des Internets oder beliebige andere geeignete Verbindungen. In der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 für ein PDF-Dokument gespeicherte Referenz-Information kann zum Beispiel und ohne Einschränkung einen Dateinamen für das Dokument, einen Titel des Dokuments, ein Thema des Dokuments, einen Verfasser des Dokuments, einen Ersteller des Dokuments, einen Erzeuger des Dokuments, ein Erstellungsdatum für das Dokument, ein Datum der letzten Änderung für das Dokument, eine Seitenanzahl des Dokuments, ob das Dokument verschlüsselt ist oder nicht, und eine Dateigröße für das Dokument, einzeln oder in einer beliebigen geeigneten Kombination enthalten. Wie unten noch im Einzelnen beschrieben, kann ein Teil oder die gesamte gespeicherte Referenz-Information für zuvor empfangene PDF-Dokumente mit analoger-Information für ein empfangenes PDF-Dokument verglichen werden, um einen Überprüfungsstatus des empfangenen PDF-Dokuments zu bestimmen.
  • Das System 10 empfängt PDF-Dateien 14 zum Beispiel von einer oder mehreren Anwendungen (die auf dem gleichen oder unterschiedlichen Computersystemen als Komponenten des Systems 10 ausgeführt werden), die PDF-Dateien 14 aus einem lokalen oder entfernten Speicher zur Betrachtung auf der Grundlage von Anweisungen abrufen, die von einem oder mehreren Benutzern empfangen wurden. Wo erwähnt wird, dass das System 10 eine PDF-Datei 14 "empfängt", soll dies auch umfassen, dass das System 10 Zeiger-Information oder andere -Information empfängt, die den physischen Speicherplatz der PDF-Datei 14 anzeigt. Jede PDF-Datei 14 enthält ein entsprechendes PDF- Dokument 16 und einen entsprechenden Datei-Kopfteil 18, die entsprechende Information über das PDF-Dokument 16 enthält. In einer Ausführungsform kann nach dem Empfangen einer oder mehrerer PDF-Dateien 14 eine entsprechende Komponente des Systems 10 geeignete Parameter zum Konstruieren eines PDF-Dokumentenobjekts initialisieren (z. B. in objektorientierter Programmierung eine in sich abgeschlossene Entität, die sowohl Daten als auch Prozeduren zum Manipulieren der Daten aufweist) für jede empfangene PDF-Datei 14. Zum Beispiel wird der Inhalt eines PDF-Dokuments typischerweise als ein Baum von Objekten dargestellt, der zum Abrufen von Dokumenten- Information verwendet wird. Jedes Objekt kann eines der folgenden Typen sein: Array, Boolean, Dictionary, Name, Null, Number, Reference, Stream und String. Fünf dieser Typen sind einfache Typen, während der Rest (Array, Dictionary, Reference und Stream) andere Typen beinhaltet. Zum Beispiel enthält ein Array-Objekt eine Liste von Objekten, die von einem beliebigen Typ sein können.
  • Das System 10 enthält einen Dokumenten-Informations-Extraktor 20, der in einer Ausführungsform die jeweilige empfangene PDF-Datei 14 im binären Modus oder sonst wie öffnet, und das PDF-Dokument 16 und/oder den Datei-Kopfteil 18 nach einer PDF- Versionsnummer oder einem ähnlichen Identifikator durchsucht. Wenn keine PDF- Versionsnummer oder ein ähnlicher Identifikator gefunden wird, dann kann das PDF- Dokument 16 als ein Fehlerdokument 22 markiert werden, und dieser Status an eine andere entsprechende Komponente des Systems 10 berichtet werden. Zum Beispiel kann ein (nicht gezeigter) Dokumentenstatus-Aufzeichner den Status vom Dokumenten-Informations- Extraktor 20 empfangen und den Status in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 oder an einer anderen Stelle speichern. Wenn eine PDF-Versionsnummer oder ein ähnlicher Identifikator aufgefunden wird, durchsucht der Dokumenten-Informations- Extraktor 20 das PDF-Dokument 16 und/oder den Datei-Kopfteil 18 auch, um noch weitere-Information zu extrahieren, wie zum Beispiel, und nicht als Einschränkung zu verstehen, einen Titel eines PDF-Dokuments 16, ein Thema eines PDF-Dokuments 16, ein oder mehrere vordefinierte Schlüsselwörter, die im PDF-Dokument 16 enthalten sind, einen Verfasser eines PDF-Dokuments 16, einen Ersteller eines PDF-Dokuments 16, einen Erzeuger eines PDF-Dokuments 16, ein Erstellungsdatum eines PDF-Dokuments 16, ein Datum einer letzten Änderung eines PDF-Dokuments 16, eine Anzahl von Seiten im PDF-Dokument 16, ob das PDF-Dokument 16 verschlüsselt ist oder nicht und eine Dateigröße eines PDF-Dokuments 16, einzeln oder in einer beliebigen geeigneten Kombination. Extrahierte -Information über ein empfangenes PDF-Dokument 16 kann kollektiv als Dokumenten-Information 24 für das empfangene PDF-Dokument 16 bezeichnet werden.
  • Das System 10 kann einen Dokumenten-Informations-Vergleicher 26 enthalten, der Dokumenten-Information 24, die von der PDF-Datei 14 für das empfangene PDF- Dokument 16 extrahiert wurde, mit analoger Referenz-Information vergleichen, die in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 für zuvor empfangene PDF-Dokumente 16 gespeichert wurde, um einen Überprüfungsstatus für das empfangene PDF-Dokument 16 zu bestimmen. Auch wenn ein getrennter Dokumenten-Informations-Vergleicher 26 als Beispiel beschrieben wurde, kann diese Funktion in einer beliebigen geeigneten Weise durch eine beliebige geeignete Komponente des Systems 10 ausgeführt werden, zum Beispiel durch die gleiche Komponente, die zum Extrahieren der Dokumenten- Information 24 aus PDF-Dateien 14 verantwortlich ist. In einer Ausführungsform kann ein Überprüfungsstatus für ein empfangenes PDF-Dokument 16 wie folgt klassifiziert werden. Ein empfangenes PDF-Dokument 16 kann als ein "Duplikat"-Dokument 28 klassifiziert werden, wenn alle extrahierte Dokumenten-Information 24 exakt (z. B. Feld für Feld) mit analoger Referenz-Information übereinstimmt, die in der Dokumenten- Informationsdatenbank 12 für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument 16 gespeichert wurde. Ein empfangenes PDF-Dokument 16 kann als ein "aktualisiertes" Dokument 30 klassifiziert werden, wenn alle extrahierte Dokumenten-Information 24 exakt (z. B. auf einer Feld für Feld Basis) mit analoger Referenz-Information übereinstimmt, die in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument 16 gespeichert wurde, außer dass eines oder mehrere aus den folgenden Daten verändert wurden: Datum der letzten Änderung, Anzahl der Seiten und die Dateigröße. Ein empfangenes PDF-Dokument 16 kann als ein "neues" Dokument 32 klassifiziert werden, wenn die extrahierte Dokumenten-Information 24 nicht mit analoger Referenz- Information übereinstimmt, die in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument 16 gespeichert wurde. Nach seiner Bestimmung kann der Überprüfungsstatus eines empfangenen PDF-Dokuments 16 in der Dokumenten- Informationsdatenbank 12 oder an einem anderen Ort aufgezeichnet werden, zum Beispiel durch einen (nicht gezeigten) Dokumentenstatus-Aufzeichner, wie das oben beschrieben ist. Auch wenn ein getrennter Dokumentenstatus-Aufzeichner hier als ein Beispiel beschrieben ist, kann diese Funktion in einer beliebigen geeigneten Weise durch eine beliebige geeignete Komponente des Systems 10 durchgeführt werden, zum Beispiel durch die selbe Komponente, die zum Extrahieren von Dokumenten-Information aus PDF- Dateien 14 verantwortlich ist.
  • Wenn festgestellt wird, dass ein empfangenes PDF-Dokument 16 ein Fehlerdokument 22 oder ein Duplikatdokument 28 ist, dann kann das PDF-Dokument 16 zum Beispiel (im Fall eines Fehlerdokuments 22) off-line für eine weitere Validation gespeichert oder (im Fall eines Duplikatdokuments 28) an die Anwendung, von der das PDF-Dokument 16 empfangen wurde, zur weiteren Verarbeitung zurückgeschickt werden. Wenn festgestellt wird, dass das empfangene PDF-Dokument 16 ein aktualisiertes Dokument 30 oder ein neues Dokument 32 ist, dann kann das empfangene PDF-Dokument 16 weiter im System 10 verarbeitet werden, wie das unten beschrieben ist, bevor es an die Anwendung zurückgeschickt wird, von der das PDF-Dokument 16 empfangen wurde.
  • Das System 10 kann einen Dokumenten-Information-Aktualisier 34 aufweisen. Wenn festgestellt wird, dass ein empfangenes PDF-Dokument 16 ein aktualisiertes Dokument 30 ist (d. h. bestimmte extrahierte Dokumenten-Information 24 stimmt mit analoger Referenz-Information überein), dann kann der Dokumenten-Information-Aktualisier 34 das Datum der letzten Änderung, die Anzahl der Seiten und/oder die Dateigröße aktualisieren, die in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 für das empfangene PDF-Dokument 16 gespeichert ist. Wenn festgestellt wird, dass ein empfangenes PDF-Dokument 16 ein neues Dokument 32 ist (d. h. keine extrahierte Dokumenten-Information 24 stimmt mit analoger Referenz-Information überein), dann kann der Dokumenten-Information- Aktualisier 34 alle extrahierte Dokumenten-Information 24 für das empfangene PDF- Dokument 16 in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 speichern. Nachdem ein Teil oder die gesamte extrahierte Dokumenten-Information 24 für das empfangene PDF- Dokument 16 in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 gespeichert wurde, kann die PDF-Datei 14 für das PDF-Dokument 16 und sein bestimmter Status (d. h. Duplikat, aktualisiert oder neu) an die Anwendung, von der sie empfangen wurde, zur weiteren Verarbeitung zurückgegeben werden.
  • Auch wenn dies hier nicht ausdrücklich gezeigt ist, können die oben beschriebenen Komponenten, Funktionen und Aufgaben computerimplementiert werden, unter Verwendung von Software, die auf einem oder mehreren geeigneten Computersystemen an einem oder mehreren Standorten ausgeführt wird. Jedes Computersystem kann eine oder mehrere geeignete Eingabevorrichtungen, Ausgabevorrichtungen, Massenspeichermedien, Prozessoren, Speicher oder andere Komponenten zum Empfangen, Verarbeiten, Speichern und Kommunizieren von -Information gemäß des Betriebs des Systems 10 aufweisen. Gegebenenfalls kann jedes Computersystem nach einer geeigneten Eingabe von einer beliebigen Anzahl entsprechender Benutzer betrieben werden. Je nach der Implementierung können Komponenten des Systems 10 ganz oder teilweise integriert, ganz oder teilweise verteilt oder in einer beliebigen anderen geeigneten Weise angeordnet sein. Komponenten des Systems 10 können physisch oder logisch miteinander in einer beliebigen geeigneten Weise verbunden sein, zum Beispiel unter Verwendung eines oder mehrerer Computerbusse, lokaler Netzwerke (LANs), Großstadtnetzwerke (MANs), überregionaler Netze (WANs), Teile des Internets oder durch andere geeignete Verbindungen.
  • Fig. 2 veranschaulicht ein computerimplementiertes Beispielverfahren 100 zur PDF- Dokumentenverwaltung. Bei Schritt 102 werden eine oder mehrere eintreffende Dateien empfangen (z. B. von einer oder mehreren Anwendungen, die auf dem gleichen oder anderen Computersystemen als Komponenten des Systems 10 ausgeführt werden), und bei Schritt 104 werden die empfangenen Dateien bewertet, um festzustellen, ob welche davon PDF-Dateien 14 sind. Wenn bei Schritt 106 festgestellt wird, dass keine der empfangenen Dateien PDF-Dateien 14 sind, dann wird bei Schritt 108 der Anwendung bzw. den Anwendungen, von denen die Dateien empfangen wurden, dies mitgeteilt, und die Verarbeitung der Dateien wird zurückgegeben, an welchem Punkt das Verfahren 100 endet. Wenn bei Schritt 106 festgestellt wird, dass eine oder mehrere der empfangenen Dateien PDF-Dateien 14 sind, dann werden bei Schritt 110 die PDF-Dateien 14 zur weiteren Verarbeitung innerhalb des Systems 10 ausgewählt. Bei Schritt 112 können geeignete Parameter zum Konstruieren eines PDF-Dokumentenobjekts für jede empfangene PDF- Datei 14 initialisiert werden.
  • Bei Schritt 114 wird eine erste PDF-Datei 14 (willkürlich oder sonst wie) ausgewählt, und bei Schritt 116 öffnet der Dokumenten-Informations-Extraktor 20 die PDF-Datei 14 und durchsucht die PDF-Datei 14 nach einer PDF-Versionsnummer oder einem ähnlichen Identifikator. Wenn keine PDF-Versionsnummer oder ein ähnlicher Identifikator gefunden werden kann, kann das entsprechende PDF-Dokument 16 bei Schritt 118 als Fehlerdokument 22 markiert, bei Schritt 120 zur weiteren Validation off-line gespeichert und sein Status bei Schritt 122 in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 oder an einem anderen Ort gespeichert werden. Wenn alternativ dazu eine PDF- Versionsnummer oder ein ähnlicher Identifikator gefunden wird, dann extrahiert bei Schritt 124 der Dokumenten-Informations-Extraktor 20 die entsprechende Dokumenten- Information 24 aus der PDF-Datei 14. Wie oben beschrieben, kann die Dokumenten- Information 24 aus dem entsprechenden PDF-Dokument 16 und/oder der Datei-Kopfteil 18 extrahiert werden und kann zum Beispiel und nicht als Einschränkung einen Titel, ein Thema, eines oder mehrere vordefinierte Schlüsselwörter, einen Verfasser, einen Ersteller, einen Erzeuger, ein Erstellungsdatum, ein Datum der letzten Änderung, eine Seitenzahl, ob es verschlüsselt ist oder nicht, und eine Dateigröße, allein oder in einer beliebigen geeigneten Kombination enthalten.
  • Bei Schritt 126 wird die für das empfangene PDF-Dokument 16 extrahierte Dokumenten- Information 24 mit analoger Referenz-Information verglichen, die in der Dokumenten- Informationsdatenbank 12 für zuvor empfangene PDF-Dokumente 16 gespeichert ist, um einen Überprüfungsstatus für das empfangene PDF-Dokument 16 zu bestimmen. Wenn bei Schritt 128 festgestellt wird, dass der Überprüfungsstatus "Duplikat" ist, wird keine Aktualisierung der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 benötigt, und der Überprüfungsstatus kann bei Schritt 122 einfach in der Dokumenten- Informationsdatenbank 12 oder an einem anderen Ort aufgezeichnet werden. Wenn bei Schritt 128 festgestellt wird, dass stattdessen der Status "aktualisiert" oder "neu" (d. h. nicht "Duplikat") ist, dann kann bei Schritt 130 ein Teil der bzw. alle extrahierte Dokumenten- Information 24 für das empfangene PDF-Dokument 16 in der Dokumenten- Informationsdatenbank 12 gespeichert werden. Der Überprüfungsstatus kann bei Schritt 122 in der Dokumenten-Informationsdatenbank 12 oder an einem anderen Ort gespeichert werden.
  • Nachdem der Überprüfungsstatus für das empfangene PDF-Dokument 16 aufgezeichnet wurde, kann der Anwendung, von der das PDF-Dokument 16 empfangen wurde, der Status mitgeteilt werden, und bei Schritt 132 die Verarbeitung der PDF-Datei 14 für das PDF-Dokument 16 zurückgegeben werden. Wenn bei Schritt 134 eine weitere empfangene PDF-Datei vorhanden ist, wird die nächste PDF-Datei 14 bei Schritt 136 ausgewählt, und das Verfahren 100 kehrt zu Schritt 116 zurück. Wenn bei Schritt 134 keine weiteren empfangenen PDF-Dateien 14 vorhanden sind, endet das Verfahren 100.
  • Auch wenn Ausführungsbeispiel der vorliegenden Erfindung in den Zeichnungen veranschaulicht und in der vorhergehenden Beschreibung beschrieben sind, versteht es sich, dass die Erfindung nicht auf die offenbarte Ausführungsform eingeschränkt ist, sondern auf vielfache Weise umgeordnet, modifiziert und durch Austauschungen verändert werden kann, ohne dass dadurch vom Geist der Erfindung abgewichen wird, wie er durch die folgenden Ansprüche angeführt und definiert ist.

Claims (19)

1. System zur Verwaltung von Dokumenten im Portable Document Format (PDF), aufweisend:
eine Datenbank, die zum Speichern von Referenz-Information für mehrere zuvor empfangene PDF-Dokumente betrieben werden kann; und
eine oder mehrere Softwarekomponenten, die kollektiv dazu betrieben werden können:
mehrere Dateien von einer oder mehreren externen Anwendungen zu empfangen;
festzustellen, ob die jeweils empfangene Datei eine PDF-Datei ist;
Schlüssel-Information aus jeder empfangenen PDF-Datei bezüglich eines entsprechenden in der PDF-Datei enthaltenen PDF-Dokuments zu extrahieren;
die extrahierte Schlüssel-Information für jedes empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information zu vergleichen, die für zuvor empfangene PDF-Dokumente in der Datenbank gespeichert ist;
einen Überprüfungsstatus für jedes empfangene PDF-Dokument entsprechend dem Vergleich zu bestimmen und den Überprüfungsstatus an die externe Anwendung zu liefern, von welcher die PDF-Datei empfangen wurde, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, wenn die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für dieses empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, wenn bestimmte, jedoch nicht die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, wenn mindestens bestimmte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument nicht mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF- Dokument übereinstimmt;
wenn das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückzugeben, von der sie empfangen wurde, ohne dass extrahierte Schlüssel- Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz-Information in der Datenbank gespeichert wird;
wenn das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, bestimmte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF- Dokument in der Datenbank zu speichern, um die Referenz-Information zu aktualisieren, und die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückzugeben, von der sie empfangen wurde; und
wenn das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, alle extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz- Information in der Datenbank zu speichern, und die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückzugeben, von der sie empfangen wurde.
2. System nach Anspruch 1, bei dem die eine oder die mehreren Softwarekomponenten betrieben werden können um zu bestimmen, ob eine empfangene Datei eine PDF-Datei ist, je nachdem, ob die empfangene Datei eine PDF-Versionsnummer enthält.
3. System nach Anspruch 1, bei dem die eine oder die mehreren Softwarekomponenten dazu betrieben werden können um mindestens einen Teil der Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument aus einem Kopfteil der entsprechenden PDF-Datei zu extrahieren.
4. System nach Anspruch 1, bei dem die extrahierte Schlüssel-Information eine oder mehrere aus Titel, Thema, Schlüsselwort, Verfasser, Ersteller, Erzeuger, Erstellungsdatum, Datum der letzten Änderung, Seitenanzahl, ob verschlüsselt oder nicht, und Dateigrößen-Information aufweist.
5. System nach Anspruch 1, bei dem die eine oder die mehreren Softwarekomponenten dazu betrieben werden können, den für jedes empfangene PDF-Dokument festgestellten Überprüfungsstatus speichern.
6. System nach Anspruch 1, bei dem das System dazu betrieben werden kann, PDF- Dokumenten-Verwaltungsoperationen durchzuführen, ohne ADOBE ACROBAT EXCHANGE oder ADOBE ACROBAT READER Anwendungen zu verwenden.
7. Verfahren zur Verwaltung von Dokumenten im Portable Document Format (PDF), aufweisend:
Empfangen mehrerer Dateien von einer oder mehreren externen Anwendungen;
Feststellen, ob die jeweils empfangene Datei eine PDF-Datei ist;
Extrahieren von Schlüssel-Information aus jeder empfangenen PDF-Datei bezüglich eines entsprechenden in der PDF-Datei enthaltenen PDF-Dokuments;
Vergleichen der extrahierte Schlüssel-Information für jedes empfangene PDF- Dokument mit analoger Referenz-Information, die für mehrere zuvor empfangene PDF- Dokumente in der Datenbank gespeichert ist;
Bestimmen eines Überprüfungsstatus für jedes empfangene PDF-Dokument entsprechend dem Vergleich und Liefern des Überprüfungsstatus an die externe Anwendung, von welcher die PDF-Datei empfangen wurde, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, wenn die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für dieses empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, wenn bestimmte, jedoch nicht die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, wenn mindestens bestimmte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument nicht mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt;
wenn das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, Zurückgeben der Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung, von der sie empfangen wurde, ohne dass extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz-Information gespeichert wird;
wenn das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, Speichern bestimmter extrahierter Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument, um die Referenz-Information zu aktualisieren, und Zurückgeben der Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung, von der sie empfangen wurde; und
wenn das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, Speichern aller extrahierter Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz- Information, und Zurückgeben der Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung, von der sie empfangen wurde.
8. Verfahren nach Anspruch 7, bei dem das Bestimmen, ob eine empfangene Datei eine PDF-Datei ist, darauf beruht, ob die empfangene Datei eine PDF-Versionsnummer enthält.
9. Verfahren nach Anspruch 7, bei dem mindestens ein Teil der Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument aus einem Kopfteil der entsprechenden PDF- Datei extrahiert wird.
10. Verfahren nach Anspruch 7, bei dem die extrahierte Schlüssel-Information eine oder mehrere aus Titel, Thema, Schlüsselwort, Verfasser, Ersteller, Erzeuger, Erstellungsdatum, Datum der letzten Änderung, Seitenanzahl, ob verschlüsselt oder nicht, und Dateigrößen-Information aufweist.
11. Verfahren nach Anspruch 7, weiter aufweist Speichern des für jedes empfangene PDF- Dokument festgestellten Überprüfungsstatus.
12. System nach Anspruch 1, bei dem PDF-Dokumenten-Verwaltungsoperationen durchgeführt werden, ohne ADOBE ACROBAT EXCHANGE oder ADOBE ACROBAT READER Anwendungen zu verwenden.
13. Software zur Verwaltung von Dokumenten im Portable Document Format (PDF), wobei die Software auf einem computerlesbaren Medium verkörpert ist und bei ihrer Ausführung dazu betrieben wird:
mehrere Dateien von einer oder mehreren externen Anwendungen zu empfangen;
festzustellen, ob die jeweils empfangene Datei eine PDF-Datei ist;
Schlüssel-Information aus jeder empfangenen PDF-Datei bezüglich eines entsprechenden in der PDF-Datei enthaltenen PDF-Dokuments zu extrahieren;
die extrahierte Schlüssel-Information für jedes empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information zu vergleichen, die für mehrere zuvor empfangene PDF- Dokumente in der Datenbank gespeichert ist;
für jedes empfangene PDF-Dokument entsprechend dem Vergleich einen Überprüfungsstatus zu bestimmen und den Überprüfungsstatus an die externe Anwendung zu liefern, von welcher die PDF-Datei empfangen wurde, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, wenn die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für dieses empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, wenn bestimmte, jedoch nicht die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, wenn mindestens bestimmte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument nicht mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt;
wenn das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückzugeben, von der sie empfangen wurde, ohne dass extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz-Information gespeichert wird;
wenn das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, bestimmte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument zu speichern, um die Referenz-Information zu aktualisieren, und die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückzugeben, von der sie empfangen wurde; und
wenn das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, alle extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz- Information zu speichern, und die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückzugeben, von der sie empfangen wurde.
14. Software nach Anspruch 13, die dazu betrieben wird zu bestimmen, ob eine empfangene Datei eine PDF-Datei ist, je nachdem, ob die empfangene Datei eine PDF- Versionsnummer enthält.
15. Software nach Anspruch 13, die dazu betrieben wird, mindestens einen Teil der Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument aus einem Kopfteil der entsprechenden PDF-Datei zu extrahieren.
16. Software nach Anspruch 13, bei der die extrahierte Schlüssel-Information eine oder mehrere aus Titel, Thema, Schlüsselwort, Verfasser, Ersteller, Erzeuger, Erstellungsdatum, Datum der letzten Änderung, Seitenanzahl, ob verschlüsselt oder nicht, und Dateigrößen-Information aufweist.
17. Software nach Anspruch 13, die dazu betrieben wird, den für jedes empfangene PDF- Dokument festgestellten Überprüfungsstatus zu speichern.
18. Software nach Anspruch 13, die dazu betrieben wird, PDF-Dokumenten- Verwaltungsoperationen durchzuführen, ohne ADOBE ACROBAT EXCHANGE oder ADOBE ACROBAT READER Anwendungen zu verwenden.
19. System zur Verwaltung von Dokumenten im Portable Document Format (PDF), aufweisend:
Mittel zum Empfangen mehrerer Dateien von einer oder mehreren externen Anwendungen;
Mittel zum Feststellen, ob die jeweils empfangene Datei eine PDF-Datei ist;
Mittel zum Extrahieren von Schlüssel-Information aus jeder empfangenen PDF-Datei bezüglich eines entsprechenden in der PDF-Datei enthaltenen PDF-Dokuments;
Mittel zum Vergleichen der extrahierte Schlüssel-Information für jedes empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information, die für zuvor empfangene PDF- Dokumente in der Datenbank gespeichert ist;
Mittel zum Bestimmen eines Überprüfungsstatus für jedes empfangene PDF- Dokument entsprechend dem Vergleich und Liefern des Überprüfungsstatus an die externe Anwendung, von welcher die PDF-Datei empfangen wurde, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, wenn die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für dieses empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, wenn bestimmte, jedoch nicht die gesamte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt, wobei der Überprüfungsstatus anzeigt, dass das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, wenn mindestens bestimmte extrahierte Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument nicht mit analoger Referenz-Information für ein zuvor empfangenes PDF-Dokument übereinstimmt;
Mittel zum, wenn das empfangene PDF-Dokument ein Duplikatdokument ist, Zurückgeben der Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung, von der sie empfangen wurde, ohne dass extrahierte Schlüssel- Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz-Information gespeichert wird;
Mittel zum, wenn das empfangene PDF-Dokument ein aktualisiertes Dokument ist, Speichern bestimmter extrahierter Schlüssel-Information für das empfangene PDF- Dokument, um die Referenz-Information zu aktualisieren, und die Verarbeitung der empfangenen PDF-Datei an die externe Anwendung zurückzugeben, von der sie empfangen wurde; und
Mittel zum, wenn das empfangene PDF-Dokument ein neues Dokument ist, Speichern aller extrahierter Schlüssel-Information für das empfangene PDF-Dokument als Referenz-Information, und Zurückgeben der Verarbeitung der empfangenen PDF- Datei an die externe Anwendung, von der sie empfangen wurde.
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