DE10211776A1 - Verfahren und Vorrichtung zum Erkennen und Zuordnen von Belegen - Google Patents

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren bzw. eine Vorrichtung zum Erkennen und Zuordnen von Belegen zu verschiedenen Konten. Die erfindungsgemäße Vorrichtung zum automatischen Erfassen von Belegen und Zuordnung derselben zu verschiedenen Konten umfasst einen Computer (1); mit dem Computer verbundene Bilderfassungsmittel (2) zum Erfassen eines Bildes der Belege (10), wobei auf dem Computer Texterfassungs- und/oder Mustererkennungsmittel zum Erkennen der von auf den Belegen aufgebrachten Merkmalen (11; 12) aus den Bildern der Belege lauffähig sind und auf dem Computer eine Tabelle (4) zur Zuordnung von den das Konto charakterisierenden Merkmalen zu Konten hinterlegt ist.

Description

• Die Erfindung betrifft ein Verfahren bzw. eine Vorrichtung zum Erkennen und Zuordnen von Belegen zu verschiedenen Konten. Derartige Verfahren werden insbesondere im Bereich der Buchhaltung benötigt, bei denen Belege nach Art, beispielsweise Rechnung oder Gutschrift, sowie Wert weitgehend von Hand erfasst und zugeordnet werden, um in Buchhaltungsprogrammen weiter verarbeitet zu werden.
• Das Erfassen von Belegen erfolgt bislang weitgehend manuell, das heißt der Bearbeiter liest die notwendigen Informationen aus dem Beleg und trifft die Entscheidung, um welche Belegart es sich handelt, insbesondere welchem Buchhaltungskonto die auf dem Beleg enthaltenen Daten zuzuordnen ist.
• Auf dem Weg zum papierlosen Büro hat es sich auch durchgesetzt, die Belege einzuscannen und das eingescannte Bild im Buchhaltungsprogramm zu archivieren. Das Herauslesen der relevanten Informationen und deren Zuordnung zu einer Buchungsart erfolgt jedoch nach wie vor manuell.
• In letzter Zeit sind ferner Texterkennungsprogramme im Einsatz, die aus eingeseannten Dokumenten, und damit auch aus Belegen, relevante Daten, beispielsweise Datum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuersatz, Währung, Warenbezeichnung etc. herauslesen, d. h. die Texte und Zahlen erkennen und sie in maschinenlesbare Texte verwandeln. Die Zuordnung der Informationen zu bestimmten Buchhaltungskonten erfolgt jedoch manuell, wofür Arbeitskräfte mit Fachkenntnissen benötigt werden.
• Es ist demzufolge Aufgabe der vorliegenden Erfindung, die bekannten Vorrichtungen bzw. Verfahren zum Erkennen und Zuordnen von Belegen zu verbessern, insbesondere weiter zu automatisieren.
• Diese Aufgabe wird gelöst durch Verfahren nach Anspruch 1 und 3. Vorteilhafte Ausgestaltungen sind Gegenstand der Unteransprüche. Die erfindungsgemäße Aufgabe wird ferner durch den unabhängigen Vorrichtungsanspruch gelöst.
• Das erfindungsgemäße Verfahren basiert im wesentlichen auf dem Gedanken, ein Programm nach Merkmalen auf Belegen suchen zu lassen und diese mit bereits bekannten Merkmalen zu vergleichen, wobei die bekannten Merkmale in einer Art Referenztabelle hinterlegt und den entsprechenden Buchhaltungskonten zugeordnet sind. Voraussetzung dafür ist, dass die Belege ein charakterisierendes Merkmal aufweisen, welches diese Zuordnung erlaubt. Charakterisierende Merkmale im Sinne dieser Erfindung sind zum Beispiel Schlagworte, beispielsweise "Rechnung", "Taxiquittung", "Hausratversicherung", oder besondere Muster und Merkmale auf den Belegen, wie zum Beispiel die sich nicht ändernde grafische Gestaltung eines Briefkopfes eines Lieferanten. Dabei ist das Zusammentragen und Zuordnen bekannter charakterisierender Merkmale der Belege zu einem Buchhaltungskonto in einer im Buchhaltungssystem hinterlegten Referenztabelle eine Voraussetzung für die Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens. Wird beispielsweise das charakterisierende Merkmal "Taxi" gelesen, so kann dieser Beleg über die Referenztabelle dem Buchhaltungskonto "Reisekosten" zugeordnet werden. Das Zuordnen kann auch in der Form geschehen, dass das erfasste Bild oder der erkannte Inhalt des Beleges so abgespeichert wird, dass es/er in Zusammenhang mit dem entsprechenden Konto aufgerufen werden kann. Es ist ferner denkbar, das der Nutzer lediglich eine Information angezeigt/ausgedruckt erhält, der die Zuordnung zu entnehmen ist.
• Ein charakterisierendes Merkmal kann entweder durch Erkennen eines Inhaltes (Texterkennung) oder seines Bildes (Mustererkennung) geschehen. Der Beleg wird erfindungsgemäß von dem Programm einer bestimmten Buchungsart zugeordnet, weshalb für diese Tätigkeit keine Fachkräfte mehr benötigt werden.
• In einer vorteilhaften Ausgestaltung basiert die Erfindung ferner darauf, dass jeder Beleg neben dem charakterisierenden Merkmal auch eine Wertangabe, also den Betrag der Rechnung oder Gutschrift aufweist, der von dem Programm erkannt und der entsprechenden, vom Programm ebenfalls ermittelten, Buchungsart zugeordnet wird. Eine manuelle Bearbeitung entfällt damit.
• Das Verfahren bedient sich dabei Bilderfassungsmitteln, beispielsweise Scanner oder Kameras, also Mitteln, die in der Lage sind, das Bild eines Objektes einer Datenverarbeitungsanlage zur weiteren Verarbeitung oder Speicherung durch ein oder mehrere auf dem Computer installierten Programm zugänglich zu machen. Bilderfassungsmittel dienen lediglich der "Erfassung" des Bildes eines Beleges. Darunter fallen auch solche Belege, die direkt aus der EDV verwandt werden und welche bis dahin noch nicht auf Papier existierten, z. B. GIF oder PDF-Dateien. Auch das Erfassen derartiger Dateien soll von der Erfindung umfasst sein, obwohl es sich strenggenommen nicht um eine Bilderfassung handelt.
• Davon zu unterscheiden ist das "Erkennen" des erfassten Bildes, das heißt eine wie auch immer geartete Zuordnung des erfassten Bildes als Ganzes oder in Teilen zu einer Kategorie. Darunter fallen gängige Texterkennungsprogramme, die das erfasste Bild eines Buchstabens mit bekannten Merkmalen der im Programm hinterlegten Buchstaben vergleichen, um das erfasste Bild einem Buchstaben zuzuordnen.
• Die erfindungsgemäßen Schritte zum Erkennen und Zuordnen des Beleges sind in ihrer Reihenfolge nicht bindend. Erfindungsgemäß sind auch die folgenden Alternativen beansprucht:
  
• 1. In einer Variante kann beispielsweise erst der Beleg in seiner Gesamtheit erfasst und erkannt werden, wobei unter Erkennen eine Texterkennung verstanden wird, und anschließend anhand der erkannten Wörter, beispielsweise "Taxi, "50,- EURO", kann eine Zuordnung zum Buchhaltungskonto "Reisekosten" erfolgen. Es wird also zuerst der gesamte Text erkannt und anschließend der erkannte Text zugeordnet. Dieses Verfahren eignet sich daher insbesondere für Rechnungen, die mehrere Posten umfassen, die verschiedenen Konten zuzuordnen sind.
• 2. Bei sich häufig wiederholenden Belegen, die eine Vielzahl von Informationen enthalten, die für ein Textverarbeitungsprogramm zunächst unüberschaubar wirken, kann es dagegen zweckmäßig sein, zuerst nach Merkmalen für die Art des Beleges zu suchen (grafische Gestaltung), und anschließend die weiteren Daten (Rechungsnummer, Wert, etc.), in Abhängigkeit von der erkannten Belegart, an den Stellen, an denen diese Informationen auf der Rechnung abgebildet sind (Rechnungsnummer, Wert), gezielt auszulesen (erkennen). Dabei ist es eine Voraussetzung, dass in der Referenztabelle ebenfalls die Orte der wesentlichen Informationen auf den Belegen gespeichert sind.
• Auch beschränkt sich die Erfindung nicht darin, lediglich den Wert eines Beleges einem Konto zuzuordnen, vielmehr wird unter dem Begriff "Wertangabe" erfindungsgemäß jede andere relevante Information eines Beleges verstanden, beispielsweise Rechnungsnummer, Umsatzsteuersatz, Rechnungsdatum etc.
• Belege sind nicht auf Rechnungen beschränkt. Vielmehr fällt darunter jeder Datenträger mit strukturierte und unstrukturierte Informationen, die in geschriebener oder gedruckter Form z. B. als Papier oder Datei vorliegen kann. Derartige Belege fallen auch in der Datenerfassung, z. B. bei der Bestellannahme an. Ein Eine weiter Anwendung der Erfindung ist auch das Herauslesen von Daten aus einer Bestellung, so dass die Bestelldaten in eine für das verwendete PC-Bestellsysteme (z. B. SAP) verarbeitbare Form gebracht wird. Ein weiteres Anwendungsgebiet neben der Buchhaltung sind auch Steuererklärungsprogramme, die dem oftmals unerfahrenem Nutzer beim Zuordnen und Erfassen der Belege helfen können.
• Es ist außerdem nicht notwendig, dass Computer und Bilderfassungsmittel räumlich getrennt sind. Es handelt sich hierbei lediglich um eine funktionelle Unterscheidung.
• In einer vorteilhaften Ausgestaltung dient das erfindungsgemäße Verfahren der Belegerfassung als Vorbereitung für bekannte und verbreitete Buchhaltungsprogramme, wobei ein weit verbreitetes Schnittstellenformat zu bevorzugen ist. Dadurch wird erreicht, dass ein erfindungsgemäßes Programm universell einsetzbar wird und nicht jeder Buchhaltungsprogrammanbierter auf Eigenentwicklungen angewiesen ist.
• Eine weitere vorteilhafte Gestaltung sieht vor, dass das erfasste Bild des Beleges auch auf dem Computer gespeichert wird und somit vom Nutzer jederzeit einsehbar ist. Wenn das Bild darüber hinaus mit der erkannten Information eines Beleges verknüpft ist, ist später bei Rückfragen und dergleichen auf den Beleg in Zweifelsfällen besonders leicht zugreifbar und eine papierlose Handhabung des Buchhaltungsablaufes wird erreicht.
• Die Möglichkeit zur manuellen Nachbearbeitung der durch das Verfahren gewonnenen Informationen erleichtert die Arbeit, wenn beispielsweise Belege vom Programm nicht eindeutig zugeordnet werden konnten oder jede vom Verfahren vorgenommene Kontenzuordnung vom Bediener überprüft werden soll. Dabei ist besonders vorteilhaft, wenn bei Zweifelsfällen das Bild des manuell nachzubearbeitenden Beleges auf dem Computer abrufbar ist bzw. angezeigt wird.
• Wenn jeder Beleg auf dem Computer zur Kontrolle erscheint, ist eine besonders hohe Sicherheit für eine richtige Belegerfassung gegeben. Dabei ist die Arbeitsersparnis nur gering. Es wird daher bevorzugt, dass nur nicht bzw. mit gewisser Unsicherheit vom Programm zugeordnete Belege zur manuellen Nachbearbeitung auf dem Computer erscheinen. Der Vorteil liegt in jedem Fall darin, dass bei Zweifelsfällen die relevanten Daten vom Computer bereits erfasst wurden und lediglich gegebenenfalls eine manuelle Kontenzuordnung notwendig ist.
• Eine weitere Ausgestaltung sieht vor, dass das Texterkennungsprogramm neue Zeichen erlernen kann, beispielsweise im Fall von sich immer wieder wiederholenden handschriftlichen Einträgen oder neuen Schriftarten.
• Eine weitere Ausgestaltung sieht vor, dass die Referenztabelle im Fall der manuellen Nachbearbeitung der Kontenzuordnung um weitere charakterisierende Merkmale erweitert werden kann. Dadurch wird erreicht, dass ein neues charakterisierendes Merkmal nur ein einziges Mal manuell zugeordnet werden muss. Beim zweiten Auftreten dieses Merkmals wird es dagegen wegen der durch die einmalige manuelle Zuordnung erweiterten Referenztabelle automatisch erkannt.
• Im folgenden wird die Erfindung anhand der Fig. 1 näher erläutert, die schematisch den Ablauf der automatischen Belegerfassung und Zuordnung darstellt.
• Die in Fig. 1 dargestellte Skizze zeigt zwei verschieden gestaltete Belege 10, die eine Wertangabe 12 und ein schematisch dargestelltes Merkmal M1, M2, 11 enthalten. Dieses Merkmal kann entweder ein Text oder eine beliebig andere Gestaltung des Beleges 10 sein. Die Belege werden dem Bilderfassungsmittel, hier einem Scanner 2, zugeführt, der das Bild des Beleges an ein auf einem Computer 1 installiertes Programm 5 überträgt. Der Übertragungsweg spielt hierbei keine Rolle, das heißt der Scanner kann direkt mit dem Computer 1 über ein Datenkabel verbunden sein, in dem Computer integriert sein oder das Internet mit diesem verbunden sein. Jedoch ist auch jeder andere Übertragungsweg, beispielsweise über Diskette, möglich.
• Das Programm 5 ist im wesentlichen ein Text- und Mustererkennungsprogramm, das heißt es vermag Muster, insbesondere in Form von Buchstaben, mit bekannten Mustern zu vergleichen und dadurch zu erkennen.
• Auf dem Computer 1 ist ebenfalls eine Referenztabelle 4 hinterlegt, die bekannte Merkmale 11 und deren Zuordnung zu verschiedenen Buchhaltungskonten enthält. Sobald das Programm 5 bei einem eingelesenen Beleg 10 ein Merkmal 11, beispielsweise M1 erkannt hat, kann es die aus den Beleg ausgelesenen Informationen dem entsprechenden Konto, zum Beispiel Konto Nummer 100, zuordnen. Die von Scanner 2, insbesondere einem Scanner mit automatischem Blatteinzug, zugeführten Belege werden ohne menschliches Zutun erfasst, ihre Inhalte erkannt, die Inhalte verschiedenen Konten in Abhängigkeit von den erkannten Merkmalen zugeordnet und das Ergebnis in Form einer Tabelle 6 verdichtet. Eine derartige Tabelle kann entweder in einem speziellen, für ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm geeigneten Form, oder aber in Standardformaten, beispielsweise Excel, ausgegeben werden und damit für beliebige Programme verarbeitbar sein.

Claims (13)

1. Verfahren zum Erkennen und Zuordnen von Belegen (10) zu verschiedenen Konten,
mit einem Computer (1),
einem mit dem Computer verbundenen Bilderfassungsmittel (2) und
einem auf dem Computer installierten Programms (5) zur Text- und Mustererkennung,
wobei die Belege mindestens ein charakterisierendes Merkmal (11) aufweisen und
zumindest ein Teil der Belege mittels des charakterisierenden Merkmals der Belege zu einem der Konten über eine Referenztabelle (4) zuordbar sind,
aufweisend folgende Schritte:

- Erfassen des Bildes eines Beleges (10) durch das Bilderfassungsmittel (2) einschließlich des Bildes des charakterisierenden Merkmals (11);

- Weitergabe des erfassten Bildes an den Computer (1) zur Weiterverarbeitung;

- Erkennen des erfassten Bildes des Merkmals (11) durch Vergleichen des erfassten Bildes mit den in einer Referenztabelle (4) enthaltenen Merkmalen durch das Texterkennungsprogramm auf dem Computer, wenn ein Merkmal mit einem in der Referenztabelle enthaltenen Merkmal übereinstimmt; und

- Zuordnen des Beleges zu dem Konto, das in der Referenztabelle dem Merkmal zugeordnet ist, durch das Texterkennungsprogramm auf dem Computer.

2. Verfahren nach Anspruch 1, wobei die Belege ferner mindestens eine Wertangabe (12) aufweisen, gekennzeichnet durch folgende Schritte:

- Erfassen des Bildes der Wertangabe (12) beim Erfassen des Bildes eines Beleges (10) durch das Bilderfassungsmittel (2);

- Erkennen der Wertangabe durch das Texterkennungsprogramm; und

- Zuordnen der Wertangabe zu dem Konto, zu dem der Beleg bereits zugeordnet wurde durch das Texterkennungsprogramm auf dem Computer.

3. Verfahren zum Erkennen und Zuordnen von Belegen (10) zu verschiedenen Konten,
mit einem Computer (1),
einem mit dem Computer verbundenen Bilderfassungsmittel (2) und
einem auf dem Computer installierten Programms (5) zur Text- und Mustererkennung,
wobei die Belege mindestens ein charakterisierendes Merkmal (11) und mindestens eine Wertangabe (12) aufweisen und
die Belege mittels des charakterisierenden Merkmals der Belege zu einem der Konten über eine Referenztabelle (4) zuordbar sind,
aufweisend folgende Schritte:

- Erfassen des Bildes eines Beleges (10) durch das Bilderfassungsmittel (2) einschließlich des Bildes des charakterisierenden Merkmals (11) und des Bildes der Wertangabe(12);

- Weitergabe des erfassten Bildes an den Computer (1) zur Weiterverarbeitung;

- Erkennen des erfassten Bildes des Merkmals durch Vergleichen des erfassten Bildes mit den in einer Referenztabelle (4) enthaltenen Merkmalen durch das Texterkennungsprogramm auf dem Computer, wenn ein Merkmal mit einem in der Referenztabelle enthaltenen Merkmal übereinstimmt;

- Erkennen der Wertangabe durch das Texterkennungsprogramm;

- Zuordnen der Wertangabe zu dem Konto, das in der Referenztabelle dem Merkmal zugeordnet ist, durch das Texterkennungsprogramm auf dem Computer.

4. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, gekennzeichnet, durch folgenden Schritt:
Umwandlung zumindest des: ermittelten Kontos und der Wertangabe, in ein Format (6), beispielsweise Excel oder CSV, welches von bekannten Buchhaltungsprogrammen, wie z. B.: Datev, KHK, Cubic, BOB, etc. verarbeitet werden kann.

5. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in einem weiteren Schritt das Bild des Beleges (10) auf dem Computer elektronisch gespeichert wird.

6. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in der Referenztabelle oder einer weiteren Tabelle der Ort der Wertangabe auf einem Beleg zu dem charakterisierendem Merkmal zugeordnet ist und die Wertangabe gezielt an diesem Ort erfasst und/oder erkannt wird.

7. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in einem weiteren Schritt die Möglichkeit zur manuellen Nachbearbeitung gegeben wird, wie z. B.: Manuelle Zuordnung zu Konten, Korrektur der Wertangabe.

8. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in einem weiteren Schritt die Möglichkeit zu manuellen Nachbearbeitung nur dann gegeben wird, wenn Bestandteile des Beleges nicht oder nur zweifelhaft erkannt wurden oder das erfasste charakterisierende Merkmal nicht in der Referenztabelle enthalten ist.

9. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in einem weiteren Schritt bei manueller Nachbearbeitung das Bild des der Nachbearbeitung zugrunde liegenden Beleges auf dem Computer angezeigt wird.

10. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in einem weiteren Schritt bei manueller Nachbearbeitung das Texterkennungsprogramm neue Zeichen lernt.

11. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in einem weiteren Schritt bei manueller Nachbearbeitung der Kontenzuordnung die Referenztabelle durch das erfasste, aber nicht erkannte charakterisierende Merkmal, erweitert werden kann.

12. Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass in einem weiteren Schritt weitere auf dem Beleg angegebene Informationen erkannt und weiterverarbeitet werden, wie z. B.: Datum, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Warenbezeichnung.

13. Vorrichtung zum automatischen Erfassen von Belegen und Zuordnung derselben zu verschiedenen Konten, aufweisend einen Computer (1);
mit dem Computer verbundene Bilderfassungsmittel (2) zum Erfassen eines Bildes der Belege (10);
wobei auf dem Computer Texterfassungs- und/ oder Mustererkennungsmittel vorgesehen sind zum Erkennen der von auf den Belegen aufgebrachten Merkmalen (11; 12) aus den Bildern der Belege; und
auf dem Computer eine Tabelle (4) zur Zuordnung von den das Konto charakterisierenden Merkmalen zu Konten hinterlegt ist.