DE102013020742A1

DE102013020742A1 - Verfahren und System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht

Info

Publication number: DE102013020742A1
Application number: DE102013020742.8A
Authority: DE
Inventors: Anmelder Gleich
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2013-12-10
Filing date: 2013-12-10
Publication date: 2015-06-11
Also published as: CN105659538A; WO2015086162A1

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis. Beim erfindungsgemäßen Verfahren ist ein direkter Übermittlungsmodus oder ein indirekter Übermittlungsmodus auswählbar. Erfindungsgemäß sind die Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) abhängig, insbesondere kann der Absender (10, 13) den Übermittlungsmodus nur dann frei wählen, wenn eine Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) einen Eigenschaftswert aufweist oder nicht aufweist. Insbesondere kann der direkte Übermittlungsmodus nicht ausgewählt werden, wenn der Empfängerkreis (18, 19) eine undefinierte Anzahl von Personen umfasst.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis mit den Merkmalen des Oberbegriffs des Anspruchs 1 und ein System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis mit den Merkmalen des Oberbegriffs des Anspruchs 10.
In der DE 100 05 292 A1 werden ein System und ein Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis beschrieben. Die elektronische Nachricht, beispielsweise in Form einer E-Mail, kann in einem direkten Übermittlungsmodus direkt an den Empfängerkreis übermittelt werden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass die elektronische Nachricht in einem indirekten Übermittlungsmodus zugestellt wird. Dabei wird die elektronische Nachricht zunächst an einen Genehmiger in Form eines genehmigenden Teilnehmers zugestellt, der die elektronische Nachricht prüft. Der Genehmiger kann die elektronische Nachricht mit einem Kommentar versehen und sie an den Absender zurückschicken oder die elektronische Nachricht mit oder ohne Änderungen freigeben und sie an den vom Absender definierten Empfängerkreis weiter leiten. Die Auswahl des Übermittlungsmodus erfolgt dabei nur durch den Absender, der die Auswahl für jede elektronische Nachricht völlig frei treffen kann.
Demgegenüber ist es die Aufgabe der Erfindung, ein Verfahren und System vorzuschlagen, mittels welchen eine unkontrollierte Verbreitung elektronischer Nachrichten verhindert werden kann. Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch ein Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 1 und ein System mit den Merkmalen des Anspruchs 10 gelöst.
Beim erfindungsgemässen Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis ist ein direkter Übermittlungsmodus oder ein indirekter Übermittlungsmodus auswählbar. Erfindungsgemäss sind die Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises abhängig, insbesondere kann der Absender den Übermittlungsmodus nur dann frei wählen, wenn eine Eigenschaft des Empfängerkreises einen Eigenschaftswert aufweist oder nicht aufweist. Damit können die Möglichkeiten für den Übermittlungsmodus, aus denen der Absender auswählen kann, an den Empfängerkreis angepasst werden. Will der Absender beispielsweise eine elektronische Nachricht in Form einer E-Mail an einen einzigen Empfänger versenden, können die Auswahlmöglichkeiten beim erfindungsgemäßen Verfahren anders sein, als wenn er eine elektronische Nachricht in Form eines Eintrags in einem offenen Online-Forum an eine theoretisch unbegrenzte Anzahl von Empfängern senden möchte. So kann sichergestellt werden, dass ein Absender nur für als unkritisch eingestufte Nachrichten den Auswahlmodus frei wählen kann.
Unter einem Empfängerkreis soll in diesem Zusammenhang der Kreis von Personen verstanden werden, der die elektronische Nachricht empfangen oder aufnehmen kann. Der Empfängerkreis kann aus nur einer einzigen Person bestehen, an die eine elektronische Nachricht, beispielsweise in Form einer E-Mail, geschickt werden kann. Er kann auch aus einer genau definierten Anzahl von Personen bestehen, beispielsweise eine definierte Gruppe von Personen als Empfänger eine E-Mail. Er kann auch aus einer undefinierten, aber dennoch begrenzten Anzahl von Personen bestehen, beispielsweise bei einem Eintrag in einem Online-Forum in einem abgeschlossenen Firmennetzwerk. Außerdem kann der Empfängerkreis aus einer undefinierten und nicht begrenzten Anzahl von Personen bestehen, beispielsweise bei einem Eintrag in einem frei zugänglichen Online-Forum.
Die elektronische Nachricht kann beispielsweise als eine E-Mail, eine SMS(Short Message Service)-Nachricht, eine Nachricht in einem sozialen Netzwerk wie beispielsweise Facebook, Linkedln, eine Nachricht in einem Kurznachrichtendienst wie beispielsweise Twitter oder in einem so genannten Instant Messaging System wie beispielsweise Skype ausgeführt sein. Die elektronische Nachricht kann beispielsweise auch als ein Eintrag in einem frei zugänglichen Online-Forum oder in einem Online-Forum mit beschränkten Zugriffen, beispielsweise in einem Firmennetzwerk ausgeführt sein. Es ist ebenso möglich, dass eine elektronische Nachricht durch Umwandlung aus einem Papierbrief erzielt wird. Die Art der elektronischen Nachricht und damit auch der Kommunikationskanal spielt also grundsätzlich keine Rolle für die Anwendung des erfindungsgemäßen Verfahrens.
Im direkten Modus wird die elektronische Nachricht insbesondere ohne weitere inhaltliche Prüfung direkt an den Empfängerkreis zugestellt, also beispielsweise bei einer E-Mail direkt an den Empfängerkreis geschickt oder bei einem Eintrag in einem Online-Forum direkt freigeschaltet, also lesbar gemacht.
Im indirekten Modus wird die elektronische Nachricht nach dem Versenden durch den Absender zunächst von einem Genehmiger inhaltlich geprüft. Dieser prüft beispielsweise, ob der Inhalt der Nachricht etwaigen Firmenrichtlinien für die Kommunikation mit bestimmten Empfängerkreisen entspricht. Dabei kann es beispielsweise für den indirekten Modus verschiedene Stufen geben, beispielsweise kann für bestimmte Nachrichten die Genehmigung des direkten Vorgesetzten des Absenders ausreichen, wohingegen bei anderen Nachrichten eine besonders geschulte und/oder befugte Person oder eine Rechtsabteilung die Genehmigung erteilen muss.
Die Festlegung des Übermittlungsmodus erfolgt dabei insbesondere in einem Auswahlmodul, das die vom Absender verfasste und zum Versenden abgegebene elektronische Nachricht übernimmt. Der Absender kann beim Versenden einen von ihm gewünschten Übermittlungsmodus angeben, der dann vom Auswahlmodul überprüft wird. Möchte der Absender die elektronische Nachricht im direkten Übermittlungsmodus verschicken und ist dieser zulässig, so leitet das Auswahlmodul die elektronische Nachricht direkt an ein passendes Schnittstellenmodul für diese elektronische Nachricht weiter. Hat der Absender einen indirekten Übermittlungsmodus eingestellt oder ist ein gewünschter direkter Übermittlungsmodus nicht zulässig, so leitet das Auswahlmodul die elektronische Nachricht an einen Genehmiger weiter. Der Genehmiger kann die elektronische Nachricht mit einem Kommentar versehen und sie beispielsweise über das Auswahlmodul an den Absender zurückschicken oder die elektronische Nachricht mit oder ohne Änderungen freigeben, so dass das Auswahlmodul die elektronische Nachricht über ein Schnittstellenmodul an den vom Absender definierten Empfängerkreis weiter leitet. Der Genehmiger kann auch den oder die vom Absender gewählten Kommunikationskanäle verändern oder einschränken. Wenn der Absender beispielsweise eine Nachricht über ein soziales Netzwerk und bei einem Kurznachrichtendienst versenden möchte, kann der Genehmiger ein Versenden nur über den Kurznachrichtendienst genehmigen. Es ist ebenfalls möglich, dass der Genehmiger den Empfängerkreis verändert, insbesondere einschränkt, beispielsweise statt eines offenen nur ein Online-Forum mit beschränktem Zugriff genehmigt. Falls die elektronische Nachricht, der Kommunikationskanal oder der Empfängerkreis vom Genehmiger vor dem Senden geändert wurde, erhält der Absender insbesondere eine Nachricht. Es kann entweder vom Absender ausgewählt oder vom Auswahlmodul festgelegt werden, bis zu welchem Zeitpunkt die elektronische Nachricht versenden werden kann oder soll. Falls bis dahin der Genehmiger die elektronische Nachricht nicht freigegeben hat, wird die elektronische Nachricht wieder an den Absender zurück gesandt. Der Genehmiger kann eine Person innerhalb einer Organisation, beispielsweise eines Unternehmens sein, der der Absender auch angehört. Es ist aber auch möglich, dass der Genehmiger eine externe Person, beispielsweise ein externer Rechtsanwalt oder ein externer Medienberater ist. Es ist möglich, dass der Absender der elektronischen Nachricht einen aus mehreren Genehmigern auswählen kann.
Falls die elektronische Nachricht einen Link beispielsweise auf eine Internetseite enthält, so wird insbesondere eine Vorschau für die verlinkte Internetseite erstellt und dem Genehmiger zusammen mit der elektronischen Nachricht zur Verfügung gestellt. Der Genehmiger kann so eine Entscheidung über die Genehmigung treffen, ohne die verlinkten Seiten zu öffnen. Damit kann die Genehmigung besonders schnell und effektiv erfolgen.
Der Absender ist damit nicht direkt mit einem Schnittstellenmodul, beispielsweise für E-Mails verbunden. Er benötigt daher auch keine Informationen über notwendige Zugangsdaten für die verschiedenen Kommunikationskanäle. Diese Informationen können zentral im Auswahlmodul abgelegt sein. Der Absender kennt also beispielsweise nicht das Passwort für ein soziales Netzwerk.
Zusätzlich kann auch beispielsweise von einem Analysemodul analysiert werden, welcher Absender wie viele elektronische Nachricht geschrieben hat, wie viele davon genehmigt, geändert oder abgelehnt wurden. Für die Analyse können auch externe Informationen, beispielsweise wie viele Aufrufe die elektronische Nachricht in einem sozialen Netzwerk erzielt hat, ausgewertet werden. Wenn die elektronische Nachricht Links auf andere Internetseiten oder Medieninhalte beinhaltet, kann deren Beliebtheit ebenfalls festgestellt und analysiert werden. Anhand der Analyseergebnisse kann abgeleitet werden, ob bestimmte Absender belohnt werden können oder ob persönliche Gespräche über das Verfassen elektronischer Nachricht geführt werden sollten.
Das erfindungsgemäße Verfahren kann beispielsweise von einem Zusatzprogramm, einem so genannten Plugin eines Internet Browsers ausgeführt werden.
In Ausgestaltung der Erfindung ist die genannte Eigenschaft des Empfängerkreises als eine Anzahl von Empfängern im Empfängerkreis ausgeführt. Es wird dabei insbesondere unterschieden, ob der Empfängerkreis nur eine einzige Person, eine definierte Anzahl von Personen, eine undefinierte, aber dennoch begrenzte Anzahl von Personen oder eine undefinierte und zusätzlich unbegrenzte Anzahl von Personen umfasst. Die Eigenschaft „Anzahl von Empfängern im Empfängerkreis” kann in diesem Beispiel damit insgesamt vier Eigenschaftswerte annehmen. Durch Berücksichtigung dieser Eigenschaft des Empfängerkreises kann die unkontrollierte Verbreitung elektronischer Nachrichten besonders sicher verhindert werden.
In Ausgestaltung der Erfindung gehört der Absender einer Organisation an und die genannte Eigenschaft des Empfängerkreises gibt an, ob der gesamte Empfängerkreis ebenfalls der genannten Organisation angehört. Die Eigenschaft des Empfängerkreises kann in diesem Fall also zwei Eigenschaftswerte annehmen. Die Organisation kann beispielsweise als ein Unternehmen, ein Verein, eine Mailingliste, eine Newsgroup, eine definierte Gruppe (teilweise auch „Freunde” genannt) in einem sozialen Netzwerk ausgeführt sein. Damit kann berücksichtigt werden, ob die elektronische Nachricht innerhalb eines definierten Personenkreises bleibt oder auch völlig unbekannte, undefinierte Personen erreichen kann.
In Ausgestaltung der Erfindung sind die Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus zusätzlich von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht abhängig. Die genannte Eigenschaft kann beispielsweise als die Art der elektronischen Nachricht, also E-Mail, SMS, ... ausgeführt sein. Damit wird also der gewählte Kommunikationskanal berücksichtigt. Damit kann beispielsweise berücksichtigt werden, wie einfach die elektronische Nachricht weiter verbreitet werden kann. Die genannte Eigenschaft der elektronischen Nachricht leitet sich insbesondere von ihrem Inhalt ab. Zur Bestimmung des zugehörigen Eigenschaftswerts wird insbesondere automatisch vom Auswahlmodul geprüft, ob die elektronische Nachricht wenigstens einen festlegbaren Begriff enthält. Die genannte Eigenschaft der elektronischen Nachricht gibt dann an, ob der Begriff enthalten ist oder nicht. Die Eigenschaft der elektronischen Nachricht kann damit in diesem Fall zwei Eigenschaftswerte annehmen. Es wird also geprüft, ob die elektronische Nachricht wenigstens einen Begriff einer festlegbaren Liste von Begriffen enthält. Begriffe der Liste können beispielsweise sein: Gewinn, Umsatz, Neuentwicklung, Markteinführung. Damit können einfach und sicher elektronische Nachrichten identifiziert und dem indirekten Übermittlungsmodus zugeteilt werden, die potentiell vertrauliche Informationen enthalten. Damit kann sichergestellt werden, dass keine vertraulichen Informationen über die elektronischen Nachrichten verteilt werden. Die Abhängigkeit der Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus der elektronischen Nachricht von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht ist auch unabhängig von der Eigenschaft des Empfängerkreises umsetzbar.
Die Begriffe auf den genannten Listen können von einem Administrator des Systems festgelegt und auch ergänzt werden. Es ist auch möglich, dass ein Verfahren vorgesehen ist, das nicht genehmigte elektronische Nachrichten auswertet und prüft, ob darin immer wieder die selben Begriffe enthalten sind. Wenn ein solcher immer wieder enthaltener Begriff identifiziert wird, wird dieser automatisch auf der List ergänzt. Dazu kann beispielsweise ein so genanntes Bayes-Filter verwendet werden, das auch für so genannte Spar-Filter in E-Mail-Programmen eingesetzt wird.
In Ausgestaltung der Erfindung ist bei Vorliegen eines Eigenschaftswerts einer Eigenschaft des Empfängerkreises und/oder der elektronischen Nachricht nur der indirekte Übermittlungsmodus auswählbar. Damit kann die unkontrollierte Verbreitung elektronischer Nachrichten besonders sicher verhindert werden. Die Umsetzung kann beispielsweise so erfolgen, dass der Absender in diesem Fall nur den indirekten Übermittlungsmodus auswählen kann. Es ist auch möglich, dass der Absender nach wie vor zunächst den direkten Übermittlungsmodus auswählen kann, diese Auswahl aber nach einer Prüfung im Auswahlmodul überstimmt und der indirekte Übermittlungsmodus festgelegt wird.
In Ausgestaltung der Erfindung muss beim indirekten Übermittlungsmodus die Zustellung der elektronischen Nachricht an den Empfängerkreis von einem Genehmiger freigegeben werden. Eine Auswahl des Genehmigers erfolgt in Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises und/oder der elektronischen Nachricht. Damit kann sichergestellt werden, dass die elektronische Nachricht einem kompetenten Genehmiger zur Genehmigung übermittelt wird. Damit ist es beispielsweise möglich, elektronische Nachrichten, die innerhalb eines Unternehmens bleiben sollen, von einem anderen Genehmiger prüfen zu lassen, wie elektronische Nachrichten, die nach extern gehen. Ebenfalls ist es möglich, unterschiedliche Listen von kritischen Begriffen zu definieren und in Abhängigkeit davon, von welcher Liste ein Begriff in der elektronischen Nachricht enthalten ist, den passenden Genehmiger, beispielsweise aus einer Rechtsabteilung oder aus einem Marketing Bereich auszuwählen. Es ist ebenfalls möglich, dass eine elektronische Nachricht mehreren Genehmiger hintereinander vorgelegt wird. Die Auswahl des oder der Genehmiger erfolgt insbesondere automatisch im Auswahlmodul.
In Ausgestaltung der Erfindung werden ausgewählte elektronische Nachrichten nach der Übermittlung an den Empfängerkreis automatisch zentral archiviert. Die Auswahl der elektronischen Nachrichten, die so archiviert werden, erfolgt in Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises und/oder der elektronischen Nachricht. Damit kann eine gezielte Auswahl von elektronischen Nachrichten getroffen werden, die archiviert werden sollten und so der Aufwand und Speicherplatzbedarf so gering wie möglich gehalten werden. Insbesondere können so elektronische Nachrichten gezielt archiviert werden, die als Nachrichten oder Aussagen einer bestimmten Gruppe, beispielsweise eines Unternehmens oder eines Vereins und nicht als die Aussagen einzelner Personen aufgefasst werden können. Derartige elektronische Nachrichten sollten für den Fall archiviert werden, dass zu einem späteren Zeitpunkt der genaue Wortlaut oder der Zeitpunkt des Versendens nachvollzogen werden sollte.
Dabei werden insbesondere elektronische Nachrichten archiviert, die an einen unbegrenzten Personenkreis gerichtet sind oder spezielle Begriffe beinhalten.
Es wird insbesondere nicht nur die elektronische Nachrichten alleine, sondern auch Zusatzinformationen wie Absender, Empfänger, Kommunikationskanal, Genehmiger, etwaige Änderungen durch den Genehmiger oder interne Kommentare archiviert.
Bei der genannten zentralen Archivierung kann auch mehr als ein Archiv verwendet werden. Unter einer zentralen Archivierung soll insbesondere verstanden werden, dass die Entscheidung über die Archivierung zentral, beispielsweise vom Auswahlmodul getroffen wird. Das Archivierungsmedium spielt dabei eine untergeordnete Rolle.
Die beschriebene zentrale Archivierung elektronischer Nachrichten ist dabei auch ohne die Abhängigkeit der Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus der elektronischen Nachricht von der Eigenschaft des Empfängerkreises oder von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht umsetzbar.
Die oben genannte Aufgabe wird auch von einem System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis mit einem Auswahlmodul gelöst, welches dazu vorgesehen ist, dass ein direkter Übermittlungsmodus oder ein indirekter Übermittlungsmodus auswählbar ist. Erfindungsgemäß sind die Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises abhängig.
Weitere Ausgestaltungen der Erfindung gehen aus der Beschreibung und der Zeichnung hervor. Ausführungsbeispiele der Erfindung sind in der Zeichnung vereinfacht dargestellt und in der nachfolgenden Beschreibung näher erläutert. Dabei zeigt
1 eine Prinzipdarstellung eines Systems zur Übermittlung elektronischer Nachrichten von einem Absender an einen Empfängerkreis.
Gemäß 1 kann ein erster Absender 10 mittels eines ersten Eingabemoduls 11 eine erste elektronische Nachricht 12 in Form einer E-Mail erstellen. Ein zweiter Absender 13 kann mittels eines zweiten Eingabemoduls 14 eine zweite elektronische Nachricht 15 in Form eines Forumbeitrags in einem Online-Forum erstellen. Die Absender 10, 13 sind beide in einem Unternehmen beschäftigt, das symbolisch als gestrichelter Rahmen 21 dargestellt ist. Die Eingabemodule 11, 14 sind als Computer mit einem von ihm ausgeführten Internetbrowser ausgeführt. Die elektronischen Nachrichten 12, 15 sollen an einen Empfängerkreis übermittelt werden.
In der 1 sind insgesamt vier verschiedene mögliche Empfängerkreise 16, 17, 18 und 19 symbolisch dargestellt. Der erste Empfängerkreis 16 besteht aus nur aus einer einzigen Person. Der zweite Empfängerkreis 17 besteht aus einer genau definierten Anzahl von Personen. Der dritte Empfängerkreis 18 besteht aus einer undefinierten, aber dennoch begrenzten Anzahl von Personen, beispielsweise allen Mitarbeitern eines Unternehmens. Der vierte Empfängerkreis 19 besteht aus einer undefinierten und nicht begrenzten Anzahl von Personen, beispielsweise theoretisch allen Personen mit Internetanschluss, die damit auf ein frei zugängliches Online-Forum zugreifen können.
Die Absender 10, 13 können eine Vorauswahl für einen Übermittlungsmodus für die Übermittlung ihrer elektronischen Nachricht 12, 15 treffen. Sie können dabei auswählen, ob sofern möglich die elektronische Nachricht 12, 15 in einem direkten Übermittlungsmodus oder in einem indirekten Übermittlungsmodus an den von ihnen gewünschten Empfängerkreis übermittelt wird. Im direkten Modus wird die elektronische Nachricht 12, 15 ohne weitere inhaltliche Prüfung direkt an den ausgewählten Empfängerkreis zugestellt. Im indirekten Modus wird die elektronische Nachricht 12, 15 vor der Übermittlung an den ausgewählten Empfängerkreis zunächst von einem Genehmiger inhaltlich geprüft.
Es wird angenommen, dass der erste Absender 10 die erste elektronische Nachricht 12 an den ersten Empfängerkreis 16, also an eine einzelne Person senden möchte und den direkten Übermittlungsmodus auswählt. Die elektronischen Nachricht 12 wird dann an ein Auswahlmodul 20 übergeben, das als ein so genanntes Plugin des Internet Browsers des ersten Eingabemoduls 11 ausgeführt ist.
Das Auswahlmodul 20 ermittelt zunächst Eigenschaften des ausgewählten Empfängerkreises, also in diesem Fall des ersten Empfängerkreises 16. Das Auswahlmodul 20 ermittelt als erstes die Anzahl der Empfänger des ersten Empfängerkreises 16. Die Anzahl beträgt in diesem Fall eins. Anschließend prüft das Auswahlmodul 20, ob der erste Empfängerkreis 16 demselben Unternehmen wie der erste Absender 10 angehört. Dies ist hier der Fall. Danach ermittelt das Auswahlmodul 20 noch Eigenschaften der ersten elektronischen Nachricht 12. Es prüft, ob im Inhalt der elektronischen Nachricht 12 eines oder mehrere Begriffe zweier Listen 22, 23 enthalten sind. Die erste Liste 22 enthält Begriffe wie „Umsatz” oder „Neuentwicklung”, die zweite Liste 23 Begriffe wie „Haftung” oder „Garantie”. Im beschriebenen Beispiel sei keines der Begriffe der beiden Listen 22, 23 in der Nachricht enthalten.
Im Auswahlmodul 20 sind festlegbare Regeln abgelegt, mittels welchen aus den genannten Eigenschaften des ausgewählten Empfängerkreises 16 und der genannten Eigenschaft der elektronischen Nachricht 12 die Auswahlmöglichkeit für den Übermittlungsmodus der elektronischen Nachrichten festgelegt werden. Die Regeln sind beispielsweise so festgelegt, dass im Falle der ersten elektronischen Nachricht 12, also mit dem ersten Empfängerkreis 16 mit einer Personenanzahl von eins, die auch demselben Unternehmen 21 wie der erste Absender 10 angehört und ohne Vorkommen eines Begriffes der Listen 22, 23 der direkte Übermittlungsmodus zulässig und damit vom ersten Absender 10 auswählbar ist. Da der erste Absender 10 diesen auch ausgewählt hat, wird die erste elektronische Nachricht 12 über ein erstes Schnittstellenmodul 24 und ein Empfangsmodul 25 direkt an den ersten Empfängerkreis 16 übermittelt.
Für die zweite elektronische Nachricht 15 wird angenommen, dass der zweite Absender 13 die zweite elektronische Nachricht 15 an den vierten Empfängerkreis 19, also an eine undefinierte und nicht begrenzte Anzahl von Personen senden möchte und ebenfalls den direkten Übermittlungsmodus auswählt.
Für die zweite elektronische Nachricht 15 läuft das für die erste elektronische Nachricht 12 beschriebene Verfahren analog ab. Das Auswahlmodul 20 ermittelt zunächst Eigenschaften des ausgewählten Empfängerkreises, also jetzt des vierten Empfängerkreises 19. Das Auswahlmodul 20 ermittelt als erstes die Anzahl der Empfänger des vierten Empfängerkreises 19. Die Anzahl beträgt in diesem Fall unendlich. Anschließend prüft das Auswahlmodul 20, ob der vierte Empfängerkreis 19 demselben Unternehmen wie der zweite Absender 13 angehört. Dies ist hier nicht der Fall. Danach ermittelt das Auswahlmodul 20 noch Eigenschaften der zweiten elektronischen Nachricht 15. Es prüft, ob im Inhalt der elektronischen Nachricht 15 eines oder mehrere Begriffe der beiden Listen 22, 23 enthalten sind. Es wird angenommen, dass in der zweiten elektronischen Nachricht 15 der Begriff „Haftung” enthalten sei.
Mittels der im Auswahlmodul 20 abgelegten Regeln werden auch für die zweite elektronische Nachricht 15 aus den genannten Eigenschaften des ausgewählten Empfängerkreises 19 und der genannten Eigenschaft der zweiten elektronischen Nachricht 15 die Auswahlmöglichkeit für den Übermittlungsmodus der elektronischen Nachricht 15 festgelegt. Die Regeln sind beispielsweise so festgelegt, dass im Falle der zweiten elektronischen Nachricht 15, also mit dem vierten Empfängerkreis 19 mit einer unendlichen Personenanzahl der direkte Übermittlungsmodus nicht zulässig ist. Die Vorauswahl des zweiten Senders 13 wird also ignoriert und ein indirekter Übermittlungsmodus gewählt. Da zusätzlich noch der Begriff „Haftung” der zweiten Liste 23 enthalten ist, wird ein zweiter indirekter Übermittlungsmodus ausgewählt, bei dem die zweite elektronische Nachricht 15 einem externen Genehmiger 26 in Form eines Rechtsanwalts einer externen Anwaltskanzlei übermittelt wird. Dieser prüft die zweite elektronische Nachricht 15 an einem dritten Eingabemodul 27. Er kann die zweite elektronische Nachricht 15 genehmigen, ablehnen oder mit einem Kommentar oder Änderungsvorschlag versehen. Falls er sie nicht genehmigt, wird sie an den zweiten Absender 13 zurückgeschickt. Im vorliegenden Fall wird davon ausgegangen, dass der externe Genehmiger 26 die zweite elektronische Nachricht 15 freigibt. Diese Information wird an das Auswahlmodul 20 übermittelt, so dass diese die Übermittlung der zweiten elektronischen Nachricht 15 über ein zweites Schnittstellenmodul 28 und ein zweites Empfangsmodul 29 an den vierten Empfängerkreis 19 übermittelt.
Falls die elektronische Nachricht einen Link auf eine Internetseite enthalten hätte, so würde eine Vorschau für die verlinkte Internetseite erstellt und dem Genehmiger zusammen mit der elektronischen Nachricht zur Verfügung gestellt werden.
Falls in der zweiten elektronischen Nachricht 15 kein Begriff der beiden Listen 22, 23 enthalten gewesen wäre, dann wäre die zweite elektronischen Nachricht 15 einem internen Genehmiger 30, der beispielsweise der direkte Vorgesetzte des zweiten Absenders 13 sein kann, zur Genehmigung zugestellt worden. Dieser hätte dann auch die Möglichkeit, die zweite elektronische Nachricht 15 abzuändern und diese abgeänderte Nachricht frei zu geben. In diesem Fall würde der zweite Absender 13 über die Änderungen informiert worden.
Neben diesen beschriebenen Regeln für die Auswahlmöglichkeiten des Übermittlungsmodus können abweichende und/oder weitere Regeln im Auswahlmodul 20 abgelegt sein. Es ist auch möglich, dass nur Regeln abgelegt sind, die sich nur auf die Eigenschaften des Empfängerkreises oder nur auf die Eigenschaften der elektronischen Nachrichten beziehen.
Das Auswahlmodul 20 ist außerdem noch mit einem Archiv 31 verbunden, in dem elektronische Nachrichten gespeichert und damit archiviert werden können. Im Auswahlmodul 20 sind festlegbare Regeln abgelegt, mittels welchen das Auswahlmodul 20 zu archivierende Nachrichten bestimmt, die dann an das Archiv 31 übermittelt werden. Beispielsweise können alle elektronischen Nachrichten archiviert werden, die an eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern wie den vierten Empfängerkreis 19 gerichtet sind. Außerdem können elektronische Nachrichten, die einen der Begriffe der zweiten Liste 23 enthalten, ebenfalls archiviert werden.
Neben der eigentlichen elektronischen Nachricht werden auch Zusatzinformationen wie Absender, Empfänger, Kommunikationskanal, Genehmiger, etwaige Änderungen durch den Genehmiger oder interne Kommentare archiviert.
Die Archivierung ist dabei nicht zwingend notwendig und kann auch ohne die Auswahl eines Übermittlungsmodus realisiert sein.
Das Archiv 31 und das Auswahlmodul 20 mit den Schnittstellenmodulen 24 und 28 bilden damit ein System 32 zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis.
ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
Diese Liste der vom Anmelder aufgeführten Dokumente wurde automatisiert erzeugt und ist ausschließlich zur besseren Information des Lesers aufgenommen. Die Liste ist nicht Bestandteil der deutschen Patent- bzw. Gebrauchsmusteranmeldung. Das DPMA übernimmt keinerlei Haftung für etwaige Fehler oder Auslassungen.
Zitierte Patentliteratur

DE 10005292 A1 [0002]

Claims

Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht (12, 15) von einem Absender (10, 13) an einen Empfängerkreis (16, 17, 18, 19), wobei – ein direkter Übermittlungsmodus oder – ein indirekter Übermittlungsmodus auswählbar ist, dadurch gekennzeichnet, dass Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) abhängig sind.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die genannte Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) als eine Anzahl von Empfängern im Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) ausgeführt ist.
Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass der Absender (10, 13) einer Organisation (21) angehört und die genannte Eigenschaft angibt, ob der gesamte Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) ebenfalls der genannten Organisation (21) angehört.
Verfahren nach Anspruch 1, 2 oder 3, dadurch gekennzeichnet, dass die Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht (12, 15) abhängig sind.
Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass geprüft wird, ob die elektronische Nachricht (12, 15) wenigstens einen festlegbaren Begriff enthält und die genannte Eigenschaft der elektronischen Nachricht (12, 15) angibt, ob der Begriff enthalten ist oder nicht.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, dass bei Vorliegen eines Eigenschaftswerts einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) und/oder der elektronischen Nachricht (12, 15) nur der indirekte Übermittlungsmodus auswählbar ist.
Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, dass der genannte Eigenschaftswert dann vorliegt, wenn die Anzahl der Empfänger im Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) nicht definierbar ist und/oder nicht der gesamte Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) der selben Organisation (21) wie der Absender (10, 13) angehört und/oder die elektronische Nachricht (12, 15) einen festlegbaren Begriff enthält.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass beim indirekten Übermittlungsmodus die Zustellung der elektronischen Nachricht (12, 15) an den Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) von einem Genehmiger (26, 30) freigegeben werden muss und eine Auswahl des Genehmigers (26, 30) in Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) und/oder der elektronischen Nachricht (12, 15) erfolgt.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass ausgewählte elektronische Nachrichten (12, 15) nach der Übermittlung an den Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) automatisch zentral archiviert werden und die Auswahl der so archivierten elektronischen Nachrichten (12, 15) in Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) und/oder der elektronischen Nachricht (12, 15) erfolgt.
System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht (12, 15) von einem Absender (10, 13) an einen Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) mit einem Auswahlmodul (20), welches dazu vorgesehen ist, dass – ein direkter Übermittlungsmodus oder – ein indirekter Übermittlungsmodus auswählbar ist, dadurch gekennzeichnet, dass Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) abhängig sind.