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Die
Erfindung betrifft ein Beschaffungssystem, mittels dessen durch
einen Einkäufer
ein Projekt und eine individuelle Liste von Kontakten definierbar, eine
Mehrzahl von Kontakten aus der Liste auswählbar und eine Anfrage betreffend
das Projekt an die ausgewählten
Kontakte sendbar ist, sowie mittels dessen eingehende Angebote empfangbar
und der Anfrage zuordenbar sind.
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Ein
solches Beschaffungssystem speziell für Druckwerke ist als Individualsoftware
unter der Bezeichnung „P3Expeditor" der P3 Software
Inc., 81 Speen St, Natick, MA/USA (www.p3software.com) bekannt.
Das vorbekannte Beschaffungssystem wird auf dem System eines Einkäufers für Druckwerke
installiert und organisiert dessen – zuvor manuelle – Tätigkeit
vom Führen
einer Liste von Kontakten der potenziellen Verkäufer über die Beschreibung von Druckwerken,
die Auswahl von Kontakten aus der Liste, die Formulierung von individuellen
Anfragen und den Versand durch eMail an die ausgewählten Kontakte
bis hin zur Entgegennahme der darauf eingehenden Angebote und zu
deren vergleichender Bewertung.
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Im
Umfeld der Erfindung sind so genannte „Ausschreibungen" als ein Teilschritt
der Vergabe von Aufträgen
im Wettbewerb bekannt. Im Rahmen einer Ausschreibung werden registrierte
potentielle Verkäufer
durch eine Anfrage aufgefordert, ein verbindliches Angebot zu unterbreiten
(„Request
for Proposal", RFP,
im privatwirtschaftlichen Bereich: „Request for Quotation", RFQ). Im Rahmen
einer Ausschreibung werden Anfragen ausschließlich an potentielle Verkäufer versandt,
die sich zuvor selbst hierfür
registriert haben. Ein Beschaffungssystem im Sinne der Anmeldung
basiert als Arbeitsmittel des Einkäufers hingegen im Wesentlichen
auf der durch ihn definierten, „einfachen" – nämlich insbesondere
nicht durch Registrierung Dritter hinterlegten – Liste seiner Kontakte.
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Im
weiteren Umfeld der Erfindung sind so genannte „Auftragsbörsen" wie zum Beispiel quotatis (www.quotatis.de)
bekannt. Hier kann ein Einkäufer ein
Projekt definieren, es in Form einer Anfrage öffentlich machen und in einer öffentlichen
umgekehrten Auktion „versteigern", wobei ein Verkäufer dann den
Zuschlag erhält,
wenn er das günstigste
Angebot abgibt. In einer solchen Auftragsbörse wird eine Anfrage – im Gegensatz
zu einem Beschaffungssystem im Sinne der Anmeldung – nicht
an individuell durch den Einkäufer
ausgewählte
Kontakte gesendet. Vielmehr bleibt typischer Weise der Verkäufer aus
Sicht des Einkäufers
zumindest bis zur Abgabe des Angebots anonym. Den unmittelbaren
Kontakt zwischen dem (erfolgreichem) Verkäufer und dem Einkäufer stellt
das System erst anschließend
her.
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Das
bekannte Beschaffungssystem erfordert einerseits eine Investition
des Einkäufers
und andererseits – was
gerade in größeren Betrieben
mit restriktiven Sicherheits- und Rechtekonzepten schwerer wiegt – die Installation
auf dessen lokalem Arbeitsplatz. Ausschreibungsverfahren und Auftragsbörsen hingegen
sind zwar als Webanwendungen realisiert (erfordern also keine lokale
Installation) und werden in der Regel über Beiträge der mit ihren Geboten jeweils
erfolgreichen Verkäufer
finanziert, bedingen jedoch systemspezifisch eine Abkehr von der
individuellen Liste von Kontakten und der direkten Anfrage ausgewählter Kontakte
abhängig
von der jeweiligen Aufgabenstellung. Die gewohnte, die spezifische Fachkenntnis
der Aufgabenstellungen und die spezifischen Erfahrungen mit einzelnen
Verkäufern
berücksichtigende
Arbeitsweise des Einkäufers
ist unter Verwendung der bekannten Ausschreibungsverfahren und Auftragsbörsen nicht
möglich.
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Aufgabe
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Der
Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, eine Zuordnung von Betriebskosten
eines Beschaffungssystems zu einem Verkäufer zu ermöglichen.
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Lösung
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Ausgehend
von dem bekannten Beschaffungssystem wird nach der Erfindung vorgeschlagen, dass
von einem Verkäufer
nur dann mittels des Beschaffungssystems ein Angebot auf die Anfrage
abgebbar ist, wenn er in dem Beschaffungssystem sowohl registriert,
als auch persönlich
identifiziert ist. Die Abgabe eines Angebots durch einen Verkäufer mittels
des erfindungsgemäßen Beschaffungssystems
erfordert einerseits, dass der Verkäufer in dem Beschaffungssystem
registriert, also unabhängig
von den Kontaktdaten in der Liste des Einkäufers als Verkäufer (mit
separat definierten Kontaktdaten) bekannt ist. In dem erfindungsgemäßen Beschaffungssystem
legt so insbesondere der Verkäufer
selbst seine Rechnungsadresse fest und vermeidet den Rechnungsversand
beispielsweise an andere Ansprechpartner, Abteilungen oder mit dem
Angebot nicht befasste Konzerngliederungen.
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Die
Kontaktdaten in der Liste des Einkäufers sind grundsätzlich keine
zuverlässige
Grundlage für die
Zuordnung – und
Abrechnung – von
Kosten: In der Praxis werden Anfragen aus Ausschreibungen häufig von
den ursprünglichen
Empfängern
an Dritte, insbesondere an spezialisierte Abteilungen des eigenen
Betriebs oder an externe Kooperationspartnern weitergegeben. Eine
Restriktion in dem Sinne, dass ein Angebot auf eine Anfrage nur
von dem ursprünglich
angefragten Kontakt kommen dürfe,
ist nicht im Sinne des Einkäufers.
Das erfindungsgemäße Bestellsystem
ermöglicht – unabhängig von
möglicher Weise
auch fehlerhaften Adressdaten der Einkäufer – eine einheitliche Identifikation
des Verkäufers
und damit das Erstellen einer Sammelrechnung für den Verkäufer über mehrere Angebote an verschiedene Einkäufer.
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Die
zusätzliche
Datenstruktur des erfindungsgemäßen Beschaffungssystems
für die
Kontaktdaten der registrierten Verkäufer ermöglicht grundsätzlich bereits
eine Abrechnung von anfallenden Kosten mit diesen Verkäufern. Doch
erst die individuelle Registrierung des Verkäufers bei Abgabe seines Angebots
ermöglicht
die Zuordnung der angebotsspezifischen Betriebskosten des Beschaffungssystems
zu diesem Verkäufer.
Die Kosten der Nutzung des erfindungsgemäßen Beschaffungssystems können so
dem Verkäufer – nicht,
wie in dem vorbekannten Beschaffungssystem, dem Einkäufer – belastet
werden.
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Die
Kommunikation zwischen Einkäufer
und Verkäufer
durch – zumindest
teilweise automatisch generierte und verarbeitete – eMails
bietet sich zur Vereinfachung und Beschleunigung des Beschaffungsprozesses
an. Alternativ können
Projektbeschreibungen, Anfragen und Angebote, im weiteren Ablauf
auch Aufträge
und Absageschreiben sowie Statusmeldungen zum Projektablauf auch
in anderen Formaten, insbesondere als Anhänge an eMails oder über spezifische
Schnittstellen, beispielsweise in einem XML-basierten Format kommuniziert
werden. In der grafischen Industrie kommt hierzu zunehmend das „Job Definition
Format" (JDF) zum
Einsatz.
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In
einer bevorzugten Ausführungsform
ist ein erfindungsgemäßes Beschaffungssystem über ein Webportal
für eine
Mehrzahl von Einkäufern
nutzbar, wobei das Beschaffungssystem für jeden Einkäufer jeweils
eine individuelle Liste von Kontakten potenzieller Verkäufer bereitstellt.
Die Nutzung des erfindungsgemäßen Beschaffungssystems über ein
Webportal entbindet den Einkäufer
von der Notwendigkeit, eine Installation auf seinem lokalen Arbeitsplatz vorzunehmen.
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Darüber hinaus
ermöglicht
ein solches erfindungsgemäßes Beschaffungssystem
nicht nur die Nutzung durch mehrere Einkäufer, sondern erfordert – im Gegensatz
zu den bekannten Auktions- und Ausschreibungsverfahren – auch zum
Betrieb keine „kritische
Masse" an beteiligten
Ein- und Verkäufern: Das
erfindungsgemäße Beschaffungssystem
lässt sich
bereits durch einen einzigen Einkäufer (ohne registrierte Verkäufer) vorteilhaft
einsetzen.
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Alternativ
kann eine erfindungsgemäßes Beschaffungssystem
auch im Rahmen einer Individualsoftware implementiert werden, wenn
ein Einkäufer beispielsweise
keinen Zugang zum Internet hat. In ein solches auf einem Arbeitsplatzrechner
eines Einkäufers
lokal installiertes System könnte
beispielsweise ein (telefonisch oder schriftlich eingegangenes)
Angebot manuell durch den Einkäufer
eingepflegt werden. Die Identifizierung als registrierter Verkäufer könnte in
einem solchen Fall durch eine von dem Beschaffungssystem zuvor individuell
für ein Angebot
an den Verkäufer übermittelten
Kennung (beispielsweise eine so genannte „Transaktionsnummer", TAN) erfolgen.
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Vorzugsweise
kann ein erfindungsgemäßes Beschaffungssystem
jedem Einkäufer
eine Liste der von ihm definierten Projekte, gesendeten Anfragen, eingegangenen
Angebote und erteilten Aufträge
und jedem Verkäufer
eine Auflistung der von ihm abgegebenen Angebote übermitteln.
So behalten Einkäufer und
Verkäufer
jederzeit einen Überblick über die
mit dem Beschaffungssystem ausgeführten Aktionen.
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Besonders
bevorzugt weist ein erfindungsgemäßes Beschaffungssystem eine
Schnittstelle zur Übermittlung
des Projekts an das Beschaffungssystem auf. Bei Einkäufern, die
regelmäßig und
in größerem Umfang
Projekte ausschreiben, werden diese Projekte häufig in anderen Systemen in
spezifischen Formaten beschrieben. In größeren Betrieben werden Projekte
häufig
mittels ERP-Systemen (beispielsweise SAP), in der grafischen Industrie
zunehmend mittels JDF-basierten Systemen verwaltet. Ein Einkäufer kann
dann unmittelbar aus seinem ERP-System oder aus seinem JDF-basierten
System das bereits definierte Projekt über die Schnittstelle an das
erfindungsgemäße Beschaffungssystem übermitteln.
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Weiterhin
ist mittels eines erfindungsgemäßen Beschaffungssystems
besonders bevorzugt ein Angebot auswählbar und ein Auftrag gemäß einem ausgewählten Angebot
erteilbar. Diese Erweiterung des erfindungsgemäßen Beschaffungssystems erleichtert
und strukturiert weitergehend den Beschaffungsprozess unter Beibehaltung
und Verwendung der zuvor im Rahmen der Definition des Projekts,
der Anfragen und der eingegangenen Angebote eingegangenen Daten.
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Vorzugsweise
weist ein solches erfindungsgemäßes Beschaffungssystem
eine Schnittstelle zur Übermittlung
von Statusmeldungen über
die Ausführung
eines erteilten Auftrags an das Beschaffungssystem auf. Das erfindungsgemäße Beschaffungssystem
wird so zur Kommunikationszentrale zwischen Einkäufer und Verkäufer zu
allen das Projekt betreffenden Vorgängen. Bei Verkäufern, die
regelmäßig und
in größerem Umfang
Projekte ausführen, werden
diese Projekte häufig
in anderen Systemen, in größeren Betrieben
beispielsweise mittels ERP-Systemen und speziell in der grafischen
Industrie zunehmend mit JDF-basierten Sytemen verwaltet.
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Sowohl
bekannte ERP-Systeme als auch JDF-basierte Systeme können regelmäßig Statusmeldungen über die
Ausführung
eines Projekts an eine externe Adresse versenden. Wenn diese Statusmeldungen – beispielsweise
aus einem ERP-System oder im „Job
Messaging Format" (JMF)
als Untermenge zu JDF – an
das erfindungsgemäße Beschaffungssystem
gesandt werden, können
diese dort automatisiert weiter verarbeitet und insbesondere für den Einkäufer in
einer übersichtlichen
Darstellung grafisch aufbereitet dargestellt werden.
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Besonders
bevorzugt verfügt
ein solches erfindungsgemäßes Beschaffungssystem über eine Schnittstelle
zur Übermittlung
von Statusmeldungen über
einen erteilten Auftrag durch das Beschaffungssystem. Werden die
Statusmeldungen von dem erfindungsgemäßen Beschaffungssystem über eine
solche Schnittstelle unmittelbar beispielsweise an ein ERP-System oder an ein
JDF-basiertes System des Einkäufers
weiter übermittelt,
dann kann dieses ERP-System oder JDF-basierte System vollständig die
Steuerung und Überwachung der
in dem erfindungsgemäßen Beschaffungssystem
verwalteten projektspezifischen Vorgänge übernehmen. Eine Nutzung einer
eigenen (web-basierten) Oberfläche des
erfindungsgemäßen Beschaffungssystems
ist dann nicht mehr erforderlich.
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Ausführungsbeispiel
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Die
Erfindung wird nachfolgend anhand zweier beispielhafter Abläufe von
Bestellungen einschließlich
der anschließenden
Ausführung
der Projekte und der Abrechnung der Betriebskosten eines erfindungsgemäßen Beschaffungssystems
erläutert, das über ein
Webportal mit der Adresse www.printsupport.com nutzbar
ist.
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Ein
Einkäufer
für Produkte
der grafischen Industrie – also
Druckwerke im weitesten Sinn – ist
in dem Beschaffungssystem registriert und übermittelt zunächst aus
seinem ERP-System
ein Projekt betreffend die drucktechnische Erstellung und Lieferung von
Produktdisplays über
das Internet und dessen SAP-Schnittstelle an das Beschaffungssystem.
Das ERP-System wird in dem Beschaffungssystem über seinen „Unified Ressorce Locator" (URL) identifiziert und
dem Login des Einkäufers
zugeordnet. Der Einkäufer
erhält
von dem Beschaffungssystem eine automatisierte eMail über den
Eingang eines neuen Projekts mit einem Link, der ihn – über eine
Login-Seite – unmittelbar
zur weiteren Bearbeitung dieses Projekts in einem Webformular des
Beschaffungssystems führt.
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In
dem Beschaffungssystem hat der Einkäufer einen Link zu der in seiner
Abteilung in einer Datenbank geführten
Liste potenzieller Verkäufer
mit Hinweisen zu ihren jeweiligen speziellen Fähigkeiten sowie zu kaufmännischen
Daten – beispielsweise
zu vereinbarten Mindestabnahmemengen hinterlegt und dem Beschaffungssystem
für diese
Datenbank eine Leseberechtigung erteilt. Aus dieser Liste wählt der Einkäufer mittels
des Beschaffungssystems für
das neue Projekt vier Kontakte aus und übermittelt an diese durch das
Beschaffungssystem jeweils eine Anfrage, verbunden mit einer Aufforderung
zur Abgabe eines Angebots zur Herstellung und Lieferung der Produktdisplays.
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Der
erste Kontakt ist veraltet, die erste Anfrage geht verloren. Der
Einkäufer
erhält
durch eMail eine Fehlermeldung über
die nicht erfolgte Zustellung und markiert in seiner Liste den ersten
Kontakt als möglicher
Weise veraltet.
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Eine
zweite Anfrage erreicht durch eMail einen zwischenzeitlich nicht
mehr mit der Erstellung von Angeboten befassten Mitarbeiter eines
grafischen Betriebs, der die Anfrage telefonisch an den zuständigen Kollegen
weiterleitet. Dieser öffnet
in seinem Internetbrowser die in der eMail angegebene spezielle
Webseite des ihm noch unbekannten Beschaffungssystems und gelangt
unmittelbar – und ohne
sich zu identifizieren – zu
der Anfrage des Einkäufers
betreffend die Produktdisplays. Aus der Anfrage entnimmt er die
Kontaktdaten des Einkäufers und
unterbreitet diesem telefonisch ein Angebot. Der Einkäufer überträgt die Daten
dieses Angebots manuell in ein der zweiten Anfrage zugeordnetes
Formular und aktualisiert auf den entsprechenden Hinweis des Verkäufers seine
Kontaktdaten.
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Eine
dritte Anfrage erreicht einen zweiten, JDF-basiert vollständig vernetzten
grafischen Betrieb, der in dem Beschaffungssystem als Verkäufer bereits
registriert ist. Ein Anhang der eMail im JDF wird automatisch ausgelesen
und als Anfrage an das zentrale Management Information System (MIS)
weitergeleitet. In dem MIS löst
die Anfrage automatisch eine Vorkalkulation aus, deren Ergebnis
in Form eines Angebots dem zuständigen
Sachbearbeiter vor Versand zur Bestätigung übermittelt wird. Dieser ergänzt das
Angebot durch einen Hinweis auf aktuelle Aktionsangebote, reduziert
den Endpreis entsprechend einer bestehenden Rabattvereinbarung mit dem
Einkäufer
und sendet das Angebot über
das MIS zurück
an das Beschaffungssystem. Das MIS wird in dem Beschaffungssystem
wiederum über
seine Verkäufernummer
identifiziert und dem zweiten grafischen Betrieb zugeordnet.
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Eine
vierte Anfrage erreicht durch eMail einen mit der Angebotserstellung
befassten Mitarbeiter eines dritten grafischen Betriebs, der gleichfalls
als Verkäufer
in dem Beschaffungssystem registriert ist. Der Mitarbeiter öffnet über den
in der eMail enthaltenen speziellen Link die Weboberfläche des
Beschaffungssystems und wählt
dort die Option „Angebot
abgeben". In dem
folgenden Webformular identifiziert er sich zunächst über seine persönliche Kennung
und gibt selbst die Daten seines Angebots ein.
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Der
Einkäufer
erhält
durch eMail eine Meldung, dass nunmehr alle ausstehenden Anfragen
bearbeitet wurden und meldet sich wiederum über einen speziellen Link in
der Weboberfläche
des Beschaffungssystems an. Im Vergleich der Angebote erkennt der Einkäufer, dass
das erste – von
ihm manuell eingepflegte – Angebot
die günstigsten
Konditionen bietet. Er wählt
dieses Angebot aus, bestätigt dem
zweiten grafischen Betrieb telefonisch den Auftrag und informiert
die beiden anderen Anbieter gleichfalls telefonisch über den
Ausgang des Verfahrens.
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In
demselben Beschaffungssystem sind auch mehrere in einem regionalen
Verbund organisierte spezialisierte grafische Betriebe jeweils sowohl als
Einkäufer,
als auch als Verkäufer
registriert. Alle diese Betriebe sind intern über JDF-basierte MIS vollständig vernetzt.
Bei einem der Betriebe geht ein Anfrage zur Erstellung und Lieferung
einer Hochglanzbroschüre
für eine
Aktionärsversammlung
ein. Die Projektbeschreibung umfasst zwei Spezifikationen, die der
angefragte Betrieb nicht selbst ausführen kann: einen Einleger als
Leporello und eine Blattgoldauflage auf der Vorderseite der Broschüre.
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Das
MIS des Betriebs sendet im Rahmen der Kalkulation des Gesamtprojekts
automatisch Projektbeschreibungen für den Leporello und für die Blattgoldauflage über die
JDF-Schnittstelle
an das Beschaffungssystem. Zugleich mit den Projektbeschreibungen
sendet das MIS jeweils eine Auswahl der anzufragenden Kontakte,
darunter jeweils auch andere Betriebe des Verbunds.
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Unmittelbar
nach Eingang der Projektbeschreibungen versendet das Beschaffungssystem die
jeweiligen Anfragen. Die an die Betriebe des Verbunds gerichteten
Anfragen werden unmittelbar über eine
JDF-Schnittstelle an deren MIS übermittelt,
dort vollständig
automatisiert bearbeitet und mit Angeboten beantwortet. Die Angebote
der Betriebe des Verbunds gehen mit unwesentlicher Verzögerung nach Ausgang
der Anfragen beim Beschaffungssystem ein und werden unmittelbar
an das MIS des anfragenden Betriebs zurückgemeldet, das auf dieser
Grundlage ein Angebot für
die Hochglanzbroschüre
erstellt.
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Nach
Ausgang des Angebots registriert sich auf die Anfrage für die Erstellung
der Blattgoldauflage ein weiterer Betrieb als Verkäufer bei
dem Beschaffungssystem, der Sachbearbeiter identifiziert sich durch
eine „persönliche Identifikationsnummer" (PIN) in dem Beschaffungssystem
und gibt ein günstigeres Angebot
ab.
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Nach
Erteilung des Auftrags für
die Hochglanzbroschüre
vergibt das MIS des Einkäufers
automatisch die Teilaufträge
für den
Leporello und für
die Blattgoldauflage über
das Beschaffungssystem an die günstigsten
Anbieter. Den mit ihren Angeboten erfolgreichen registrierten Verkäufern werden
die angebotsspezifischen Kosten in einer vierteljährlichen Sammelrechnung
in Rechnung gestellt.
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Über die
Herstellung und Lieferung des Leporellos erhält das Beschaffungssystem regelmäßige JMF-Statusmeldungen
und leitet diese an das MIS des Einkäufers weiter. Über die
Weboberfläche
des Beschaffungssystems greift der Einkäufer nicht ein.
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Das
erfindungsgemäße Beschaffungssystem
enthält
ein Modul zur Unterstützung
der Auswahl eines Verkäufers.
Neben der Möglichkeit – wie oben beschrieben – das günstigste
Angebot auszuwählen, kann
auch eine vordefinierte Anzahl von „günstigsten" Anbietern vorausgewählt und in ein Auktionsverfahren überführt werden.