DE102004056208A1

DE102004056208A1 - Onthologiebasiertes Dokumentenmanagement

Info

Publication number: DE102004056208A1
Application number: DE102004056208A
Authority: DE
Inventors: Werner Dr. Hoffmann; Gerhard Keller
Original assignee: Siemens AG
Current assignee: Siemens AG
Priority date: 2004-11-22
Filing date: 2004-11-22
Publication date: 2006-05-24

Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Generierung von Metadaten (1a, 1b) zu einem Dokument (2) für ein Dokumentenmanagementsystem. Um eine einfache Generierung von Metadaten (1a, 1b) zu in ein Dokumentenmanagementsystem zu integrierenden Dokumenten zu ermöglichen, wird vorgeschlagen, dass das Dokument (2) nach einem Begriff (4a, 4b) eines in einer einheitlich spezifizierten Terminologie definierten Informationsmodells (3) gescannt wird und bei Auffinden des Begriffes (4a, 4b) innerhalb des Dokumentes (2) der Begriff (4a, 4b) als Teil eines Metadatums (1a, 1b) zum Dokument (2) hinzugeführt wird.

Description

Die Erfindung betrifft ein System und ein Verfahren zur Verwaltung umfangreicher Informationsmengen.

Ein derartiges System bzw. Verfahren wird beispielsweise bei der Verwaltung technischer Dokumentationen von Komponenten und Anlagen in der Automatisierungstechnik verwendet, um einem Anwender benötigte Informationen auffindbar und zugänglich zu machen.

In modernen Dokumentenmanagementsystemen werden Informationen häufig in Form von Knoten innerhalb eines Strukturbaums dargestellt. Um ein Auffinden der innerhalb des Dokumentenmanagementsystems abgelegten Informationen zu erleichtern, werden die Information mit Metadaten aus dem Strukturbaum attributiert.

Beispielsweise aus DE 102 53 423 A1 ist bekannt, mit einem in Form eines semantischen Netzes strukturierten Informationsmodell ein gezieltes Auffinden von Informationen zu einem bestimmten Fachgebiet zu ermöglichen. Innerhalb eines semantischen Netzes sind Begriffe und Relationen der Begriffe untereinander abgelegt. Semantische Netze basieren in der Regel auf einer Ontologie, die die domänenspezifischen Begriffe sowie deren Relationen untereinander definiert.

Die Metadaten, anhand derer die im Allgemeinen in verschiedenen Dokumenten abgelegten Informationen indiziert werden, werden z. B. implizit erzeugt, indem die Informationen bzw. Dokumente bestimmten Komponenten oder bestimmten Informationstypen wie beispielsweise dem Typ „Handlungsanweisung" oder „Technische Daten" manuell zugefügt werden. Alternativ werden die Metadaten von einem Redakteur über einen Editor individu ell für Dokumente vergeben, die in das Datenmanagementsystem importiert werden.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zu Grunde, eine einfache Generierung von Metadaten zu in ein Dateimanagementsystem zu integrierenden Dokumenten zu ermöglichen.

Diese Aufgabe wird durch ein Verfahren zur Generierung von Metadaten zu einem Dokument für ein Dokumentenmanagementsystem gelöst, bei dem das Dokument nach einem Begriff eines in einer einheitlich spezifizierten Terminologie definierten Informationsmodells gescannt wird und bei Auffinden des Begriffes innerhalb des Dokumentes der Begriff als Teil eines Metadatums zum Dokument hinzugefügt wird. Ferner wird diese Aufgabe durch ein Softwareprogrammprodukt zur Durchführung eines derartigen Verfahrens gelöst.

Diese Aufgabe wird weiter durch ein Dokumentenmanagementsystem gelöst mit einer Speichereinheit mit einem in einer einheitlich spezifizierten Terminologie definierten Informationsmodell und einer Verarbeitungseinheit zur Generierung von Metadaten zu einem Dokument, wobei die Verarbeitungseinheit derartig ausgeführt ist, dass sie zum Scannen des Dokumentes nach einem Begriff des Informationsmodells dient und bei Auffinden des Begriffes innerhalb des Dokumentes den Begriff als Teil eines Metadatums zum Dokument hinzufügt.

Bei der erfindungsgemäßen Lösung wird die Existenz eines auf einer Ontologie basierenden Informationsmodells vorausgesetzt. Eine Ontologie beschreibt im Allgemeinen einen Informationsraum in einer standardisierten Terminologie. Zwischen den Begriffen der Terminologie sind ferner Beziehung untereinander und ggf. Ableitungsregeln im Rahmen der Ontologie definiert.

Durch die Verwendung einer einheitlichen Terminologie innerhalb des Informationsmodells ergibt sich ein gemeinsames Vo kabular für das Dokumentenmanagementsystem und somit auch für die erzeugbaren Metadaten. Wird ein neues Dokument zum Dokumentenmanagementsystem hinzugefügt, müssen die Metadaten nicht mehr manuell von einem Anwender generiert werden. Sie werden vielmehr automatisch erzeugt, indem der Text des Dokumentes mittels der Verarbeitungseinheit gescannt wird, um Übereinstimmungen mit den im Informationsmodell definierten Begriffen zu identifizieren.

Die Beschreibung der Ontologie bzw. des Informationsmodells lässt sich selbstverständlich beliebig erweitern, um den Satz erzeugbarer Metadaten zu vergrößern.

Um das Auffinden von Informationen in einer Vielzahl von Dokumenten, die Bestandteil des Dokumentenmanagementsystems sind, für einen Anwender zu erleichtern, ist es zweckmäßig, dass die Metadaten zur Indikation innerhalb des Dokumentes abgelegter Informationen vorgesehen sind.

In einer vorteilhaften Ausführungsform der Erfindung enthält die Speichereinheit ein in der Web Ontology Language (OWL) definiertes Informationsmodell. OWL ist eine vom W3C Konsortium standardisierte Sprache zur Beschreibung von Ontologien und ist daher besonders geeignet zur Definition des Informationsmodells.

Bei einer denkbaren Ausführungsform der Erfindung ist die Verarbeitungseinheit zum Scannen des Dokumentes nach dem Begriff während seiner Erstellung vorgesehen. Während ein Anwender einen Text mit Hilfe eines Editors in ein Redaktionssystem eingibt, scannt bei dieser Ausführung die Verarbeitungseinheit den Text nach Begriffen der Ontologie und erzeugt bei Auffinden eines Begriffes hieraus ein entsprechendes Metadatum.

Insbesondere dann, wenn bereits existierende Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem importiert werden sollen, ist es zweckmäßig, dass die Verarbeitungseinheit zum Scannen des Dokumentes nach dem Begriff nach seiner Erstellung vorgesehen ist. Auf diese Weise können auch Altdokumente in das System integriert werden.

In einer besonders vorteilhaften Ausführungsform des Dokumentenmanagementsystems bzw. des erfindungsgemäßen Verfahrens ist das Informationsmodell in Form eines eine hierarchische Ordnung repräsentierenden Strukturbaumes realisiert. Eine solche hierarchische Ordnung wird auch als Taxonomie bezeichnet. Bei einer derartigen Taxonomie stehen die Begriffe des Informationsmodells in einer hierarchischen Beziehung zueinander. Beispielsweise wird bei der Sprache OWL zwischen Klassen und hierarchisch untergeordneten Unterklassen unterschieden.

Die hierarchische Struktur des Informationsmodells ist besonders vorteilhaft, wenn die Verarbeitungseinheit derart ausgeführt ist, dass ein weiterer Teil des Metadatums basierend auf einem innerhalb der hierarchischen Ordnung dem aufgefundenen Begriff übergeordneten Oberbegriff gebildet wird. Ist beispielsweise der Begriff „Sensor" innerhalb des Informationsmodells bzw. der Ontologie hierarchisch dem Begriff „Feldgerät" untergeordnet, so kann bei Auffinden des Begriffes „Sensor" innerhalb eines Dokumentes ein Metadatum in der Form „Feldgerät = Sensor" erzeugt werden und zum Dokument hinzugefügt werden.

Besonders vorteilhaft ist auch eine Ausführungsform, bei der mindestens ein Oberbegriff des Informationsmodells von einem Anwender markierbar ist und die Verarbeitungseinheit derart ausgeführt ist, dass das Dokument nach jedem, einem markierten Obergriff hierarchisch untergeordneten Begriff des Informationsmodells gescannt wird. Ein Dokumentenmanagementsystem enthält in der Regel eine sehr große Anzahl an Dokumenten. Dementsprechend ist auch die Anzahl der im Informationsmodell abgelegten Begriffe bzw. Oberbegriffe so groß, das ein Scan nen nach sämtlichen Vokabeln der Ontologie nicht praktikabel ist. In dieser erfindungsgemäßen Ausführungsform kann der Anwender z. B. per Mausklick in einem entsprechenden Anwendungsfenster gezielt eine Menge von Begriffen auswählen, nach denen gesucht werden soll.

Eine erfindungsgemäße Ausführungsform des Dokumentenmanagementsystems ist zur Verwaltung technischer Dokumentationen insbesondere in der Automatisierungstechnik vorgesehen. Bei komplexen, in der Automatisierungstechnik gebräuchlichen Anlagen fällt eine Vielzahl an Dokumentationsmaterialien an wie Service- und Wartungsinformationen etc., die mit einer Ausführungsform des erfindungsgemäßen Dokumentenmanagementsystems für einen Anwender beherrscht werden können.

Im Folgenden wird die Erfindung anhand des in der Figur dargestellten Ausführungsbeispiels näher beschrieben und erläutert.
Die Figur zeigt ein Anwendungsbeispiel für ein erfindungsgemäßes Verfahren zur Generierung von Metadaten zu einem Dokument für ein Dokumentenmanagementsystem.
Das Dokumentenmanagementsystem verfügt über ein in einer baumartigen Struktur aufgebautes Informationsmodell 3. Diese hierarchische Ontologie ist in der Sprache OWL definiert worden.
Ferner ist ein Dokument 2 dargestellt, bei dem es sich um die technische Dokumentation einer Steuerung für die Automatisierungstechnik handelt. Das Dokument 2 ist außerhalb des Dokumentenmanagementsystems erstellt worden und soll nun in das Dokumentenmanagementsystem importiert werden. Selbstverständlich ist auch denkbar, dass ein solches Dokument mit einem Editor erstellt wird, der eine Komponente des Dokumentenmanagementsystems ist.
Um insbesondere auch externe Zugriffe auf die innerhalb des Dokumentes abgelegten Informationen zu erleichtern, werden Metadaten 1a, 1b zu dem Dokument 2 erzeugt, anhand derer diese Informationen gezielt gesucht werden können.
Der Ablauf zur Generierung der Metadaten 1a, 1b einer erfindungsgemäßen Ausführungsform der Erfindung ist hierbei wie folgt:
Ein Anwender markiert in einem Fenster, in dem eine grafische Repräsentation des Informationsmodells 3 dargestellt ist, zwei Oberbegriffe 5a, 5b der Ontologie, wobei die beiden Oberbegriffe 5a, 5b zwei Klassen definieren. Eine erste Klasse 5a beschreibt die Hardwarekomponenten des Automatisierungssystems und eine zweite Klasse 5b eine Menge der möglichen Alarme, die innerhalb des Automatisierungssystems auftreten können. Selbstverständlich ist noch eine Vielzahl weiterer Klassen innerhalb des Informationsmodells vorhanden, die aus Gründen der Übersichtlichkeit in der Figur jedoch nicht bezeichnet sind.
Durch das Markieren der Klassen 5a, 5b wird veranlasst, dass das Dokument 2 nach allen Begriffen 4a, 4b gescannt wird, die den Klassen 5a, 5b untergeordnet sind. Innerhalb der ersten Klasse 5a, die die Menge der Hardwarekomponenten enthält, ist ein erster Begriff 4a mit dem Wert 802D definiert. Selbstverständlich sind neben dem ersten Begriff 4a auch noch zahlreiche andere Begriffe innerhalb der ersten Klasse 5a definiert, die jedoch aus Gründen der Übersichtlichkeit in der Figur nicht bezeichnet sind, sondern lediglich durch leere Kästen dargestellt sind. Beim Durchsuchen des Dokumentes wird der Wert 802D, der den Typ einer Steuerung bezeichnet, dort aufgefunden. Aus dem Informationsmodell 3 geht hervor, dass der Wert 802D zu der Klasse der Hardwarekomponenten gehört. Folglich wird automatisch ein erstes Metadatum 1a erzeugt, welches sowohl den ersten Begriff 4a bzw. den Wert 802D enthält als auch einen weiteren ersten Teil 7a, der indiziert, dass es sich um eine Hardwarekomponente handelt. Somit besteht das erzeugte erste Metadatum 1a aus einem Attribut HW mit dem Wert 802D.
Innerhalb der zweiten markierten Klasse 5b sind alle möglichen Alarme deklariert, so auch ein durch einen zweiten Begriff 4b vertretener Alarm mit dem Wert 1016. Da der Wert 1016 in dem Dokument 2 gefunden wird, wird ein zweites Metadatum 1b erzeugt, innerhalb dessen einem Attribut ALARM der Wert 1016 zugeordnet wird.
Die so erzeugten Metadaten 1a 1b ergeben sich automatisch, d. h. sie müssen nicht per Hand eingegeben werden. Dies reduziert zum einen die Zeit für die Erstellung der Metadaten und zum anderen die potenziellen Fehlermöglichkeiten.
Das beschriebene Verfahren erlaubt nicht nur die Erzeugung von Metadaten zu fertig erstellten Dokumenten. Alternativ zu dem oben beschriebenen Ablauf ist auch denkbar und von der Erfindung umfasst, dass das Dokument 2 schon während seiner Erstellung, die beispielsweise mit einem dem Dokumentenmanagementsystem zugehörigen Editor durchgeführt wird, nach Begriffen 4a, 4b des Informationsmodells 3 gescannt wird, um schon während der Texteingabe die Metadaten 1a, 1b zu erzeugen.

Claims

Verfahren zur Generierung von Metadaten (1a, 1b) zu einem Dokument (2) für ein Dokumentenmanagementsystem, bei dem das Dokument (2) nach einem Begriff (4a, 4b) eines in einer einheitlich spezifizierten Terminologie definierten Informationsmodells (3) gescannt wird und bei Auffinden des Begriffes (4a, 4b) innerhalb des Dokumentes (2) der Begriff (4a, 4b) als Teil eines Metadatums (1a, 1b) zum Dokument (2) hinzugefügt wird.
Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Metadaten (1a, 1b) zur Indikation innerhalb des Dokumentes (2) abgelegter Informationen vorgesehen sind.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass das Informationsmodell (3) in der Web Ontology Language definiert ist.
Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Dokument (2) während seiner Erstellung nach dem Begriff (4a, 4b) gescannt wird.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass das Dokument (2) nach seiner Erstellung nach dem Begriff (4a, 4b) gescannt wird.
Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das Informationsmodell (3) in Form eines eine hierarchische Ordnung repräsentierenden Strukturbaumes realisiert ist.
Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, dass ein weiterer Teil (7a, 7b) des Metadatums (1a, 1b) basierend auf einem innerhalb der hierar chischen Ordnung dem aufgefundenen Begriff (4a, 4b) übergeordneten Oberbegriff (5a, 5b) gebildet wird.
Verfahren nach einem der Ansprüche 6 oder 7, dadurch gekennzeichnet, dass ein Anwender mindestens einen Oberbegriff (5a, 5b) des Informationsmodells markiert und das Dokument (2) nach jedem dem Obergriff (5a, 5b) hierarchisch untergeordneten Begriff (4a, 4b) des Informationsmodells (3) gescannt wird.
Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass das das Verfahren zur Verwaltung technischer Dokumentationen insbesondere in der Automatisierungstechnik vorgesehen ist.
Dokumentenmanagementsystem mit einer Speichereinheit mit einem in einer einheitlich spezifizierten Terminologie definierten Informationsmodell (3) und einer Verarbeitungseinheit zur Generierung von Metadaten (1a,1b) zu einem Dokument (2), wobei die Verarbeitungseinheit derartig ausgeführt ist, dass sie zum Scannen des Dokumentes (2) nach einem Begriff (4a, 4b) des Informationsmodells (3) dient und bei Auffinden des Begriffes (4a, 4b) innerhalb des Dokumentes (2) den Begriff (4a, 4b) als Teil eines Metadatums (1a, 1b) zum Dokument (2) hinzufügt.
Dokumentenmanagementsystem nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, dass die Metadaten (1) zur Indikation innerhalb des Dokumentes (2) abgelegter Informationen vorgesehen sind.
Dokumentenmanagementsystem nach Anspruch 10 oder 11, dadurch gekennzeichnet, dass die Speichereinheit ein in der Web Ontology Language definiertes Informationsmodell (3) enthält.
Dokumentenmanagementsystem nach einem der Ansprüche 10 bis 12, dadurch gekennzeichnet, dass die Verarbeitungseinheit zum Scannen des Dokumentes (2) nach dem Begriff während seiner Erstellung vorgesehen ist.
Dokumentenmanagementsystem nach einem der Ansprüche 10 bis 12, dadurch gekennzeichnet, dass die Verarbeitungseinheit zum Scannen des Dokumentes (2) nach dem Begriff nach seiner Erstellung vorgesehen ist.
Dokumentenmanagementsystem nach einem der Ansprüche 9 bis 14, dadurch gekennzeichnet, dass das Informationsmodell (3) in Form eines eine hierarchische Ordnung repräsentierenden Strukturbaumes realisiert ist.
Dokumentenmanagementsystem nach Anspruch 15, dadurch gekennzeichnet, dass die Verarbeitungseinheit derart ausgeführt ist, dass ein weiterer Teil (7a, 7b) des Metadatums (1a, 1b) basierend auf einem innerhalb der hierarchischen Ordnung dem aufgefundenen Begriff (4a, 4b) übergeordneten Oberbegriff (5a, 5b) gebildet wird.
Dokumentenmanagementsystem nach einem der Ansprüche 15 oder 16, dadurch gekennzeichnet, dass mindestens ein Oberbegriff (5a, 5b) des Informationsmodells von einem Anwender markierbar ist und die Verarbeitungseinheit derart ausgeführt ist, dass das Dokument (2) nach jedem, einem markierten Obergriff (5a, 5b) hierarchisch untergeordneten Begriff (4a, 4b) des Informationsmodells (3) gescannt wird.
Dokumentenmanagementsystem nach einem der Ansprüche 10 bis 17, dadurch gekennzeichnet, dass das Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung technischer Dokumentationen insbesondere in der Automatisierungstechnik vorgesehen ist.
Softwareprogrammprodukt zur Durchführung eines Verfahrens nach einem der Ansprüche 1 bis 9.