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Die
Erfindung betrifft ein Verfahren zum automatisierten Erstellen eines
Papierbriefs aus einem elektronischen Brief. Die Erfindung betrifft
ebenfalls ein Computerprogramm für
ein derartiges Verfahren sowie ein elektrisches Speichermedium mit
einem entsprechenden Computerprogramm. Weiterhin betrifft die Erfindung
einen Server zum automatisierten Erstellen eines Papierbriefs aus
einem elektronischen Brief.
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Es
ist allgemein bekannt, dass ein elektronischer Brief beispielsweise
mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms von einem Benutzer auf
einem Computer geschrieben werden kann. Am Ende eines derartigen
Briefes kann der Benutzer diejenige Person schriftlich angeben,
die den Brief unterschreiben soll. Nach der Fertigstellung des Briefes,
erteilt der Benutzer dem Textverarbeitungsprogramm einen Druckauftrag.
Daraufhin druckt der Computer den Brief in Papierform aus. Die in
dem Brief zur Unterschrift vorgesehene Person kann nunmehr auf dem Papierbrief
handschriftlich unterschreiben. Danach wird der Papierbrief in ein
Briefkuvert eingetütet
und beispielsweise per Post versandt.
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Insbesondere
die Einholung der Unterschrift unter den fertiggestellten Brief
erfordert häufig
einen hohen Aufwand. So muss hierzu in bekannter Weise der Brief
in eine Unterschriftsmappe eingelegt und dann zu dem Arbeitsplatz
der zur Unterschrift vorgesehenen Person gebracht werden. In größeren Unternehmen
kann dieser Vorgang bereits einen oder gar mehrere Tage erfordern
und eine interne Hauspostorganisation notwendig machen. Hat die
Unterschriftsmappe die zur Unterschrift vorgesehene Person erreicht,
so kann diese Person erst dann den Brief lesen und unterschreiben,
wenn sie sich an ihrem Arbeitsplatz befindet. Danach muss der unterschriebene
Brief zum Postversand hergerichtet und aufgegeben werden.
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Zusätzlich zu
dem erläuterten
Aufwand bergen die vorstehenden Abläufe ein hohes Fehlerpotential
in sich. So gehen häufig
einzelne Blätter
des in die Unterschriftenmappe eingelegten Briefes auf dem internen
Postweg verloren. Entsprechendes gilt für gegebenenfalls vorhandene
Anlagen zu dem Brief. Schließlich
können
derartige Fehler auch bei der Fertigstellung und der Aufgabe zum
Postversand auftreten.
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Es
ist daher eine Aufgabe der Erfindung, ein Verfahren zum automatisierten
Erstellen eines Papierbriefs aus einem elektronischen Brief zu schaffen,
das einen verminderten Aufwand erfordert und weniger Fehlerquellen
besitzt.
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Diese
Aufgabe wird durch ein Verfahren nach dem Anspruch 1 gelöst. Die
Aufgabe wird ebenfalls durch ein Computerprogramm für ein derartiges Verfahren
sowie ein elektrisches Speichermedium mit einem entsprechenden Computerprogramm
gelöst.
Schließlich
wird die Aufgabe auch durch einen Server nach dem Anspruch 13 gelöst.
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Bei
dem erfindungsgemäßen Verfahren
wird nach der Erteilung des Druckauftrags der erstellte elektronische
Brief von einem Server an diejenige Person elektronisch übermittelt,
die den Brief unterschreiben soll. Von dieser Person wird dann eine Freigabe
an den Server elektronisch übermittelt
wird. Daraufhin wird eine handschriftliche Unterschrift dieser Person
in elektronischer Form dem elektronischen Brief hinzugefügt. Der
elektronische Brief wird dann zusammen mit der hinzugefügten Unterschrift als
Papierbrief ausgedruckt.
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Der
Vorteil des erfindungsgemäßen Verfahrens
besteht unter anderem darin, dass sämtliche, im Zusammenhang mit
der Unterschrift erforderlichen Vorgänge, elektronisch durchgeführt werden.
Dies vermindert den erforderlichen Aufwand wesentlich. So ist insbesondere
kein Transport des Briefes erforderlich. Ebenfalls entfallen die
mit einem derartigen Hausposttransport verbundenen Fehlerquellen
ersatzlos.
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Weiterhin
wird durch die elektronische Durchführung der mit der Unterschrift
zusammenhängenden
Vorgänge
die gesamte Brieferstellung bis zur dem zum Postversand vorgesehenen
Papierbrief wesentlich beschleunigt. So kann beispielsweise die für die Unterschrift
vorgesehene Person auch dann den Brief lesen und freigeben, wenn
sie beispielsweise auf Reisen und damit nicht am Arbeitsplatz ist. Wartezeiten
werden damit vermieden.
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Bei
einer vorteilhaften Weiterbildung der Erfindung wird die Freigabe
unter Verwendung einer der Person zugeordneten Identifikation, insbesondere
unter Verwendung einer sogenannten PIN (PIN = personal identification
number) durchgeführt.
Weiterhin ist es besonders vorteilhaft, wenn die elektronische Übermittlung
des erstellten elektronischen Briefs von dem Server an die Person
unter Verwendung einer Verschlüsselung
und gegebenenfalls einer Komprimierung durchgeführt wird. Mit beiden Maßnahmen
kann eine sichere und schnelle Übertragung
der jeweiligen Daten insbesondere über das Internet erreicht werden.
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Bei
einer vorteilhaften Weiterbildung der Erfindung wird vorab eine
handschriftliche Unterschrift der Person in elektronischer Form
erstellt, insbesondere durch das Scannen einer originalen handschriftlichen
Unterschrift der Person. Damit wird erreicht, dass der abschließend von
dem Server erstellte Papierbrief und insbesondere die dort enthaltene
handschriftliche Unterschrift von einem Leser praktisch nicht von
einer original handschriftlich erzeugten Unterschrift unterschieden
werden kann. Für
den Leser des abschließend
erzeugten Papierbriefs ist somit die Anwendung des erfindungsgemäßen Verfahrens nicht
erkennbar.
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Bei
einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung der Erfindung werden
von dem Benutzer auswählbare
Druckparameter bei dem Ausdruck des Papierbriefs berücksichtigt.
Insbesondere ist es dabei möglich,
dass von dem Benutzer ein Briefkopf aus einer Mehrzahl von Möglichkeiten
ausgewählt
wird. Dies bringt einerseits den Vorteil mit sich, dass das erfindungsgemäße Verfahren
flexibel beispielsweise für
unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens mit unterschiedlichen
Briefköpfen
eingesetzt werden kann. Andererseits wird durch die Vorgabe von
auswählbaren
Druckparametern gewährleistet, dass
beispielsweise ein in dem Briefkopf enthaltenes Firmenlogo oder
ein sonstiges unternehmensspezifisches Design von dem Benutzer nicht
verändert
werden kann. Ebenfalls ist auf diese Weise eine zentrale Verwaltung
und gegebenenfalls Änderung
dieser Druckparameter in einfacher Weise realisierbar.
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Bei
einer weiteren vorteilhaften Weiterbildung der Erfindung wird der
Inhalt des elektronischen Briefs und/oder die Freigabe derjenigen
Person, die den Brief unterschreiben soll, und/oder die Aufgabe des
Papierbriefs zum Postversand zu Dokumentationszwecken abgespeichert.
Auf diese Weise kann nicht nur der Nachweis geführt werden, dass ein Brief in
einem Briefkuvert an einem bestimmten Tag an eine bestimmte Adresse
per Post versandt worden ist. Statt dessen kann zusätzlich nachgewiesen
werden, welchen Inhalt der Brief hatte, der in dem Briefkuvert versandt
worden ist. Dies ist durch die Dokumentierung beispielsweise einer
elektronischen Kopie des abschließend versandten Papierbriefs
erreichbar. Dieser Nachweis geht damit über diejenigen Verfahren hinaus,
die bisher immer nur das Versenden eines Briefes dokumentiert haben,
ohne jedoch den Inhalt dieses Briefes dokumentieren zu können.
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Besonders
vorteilhaft ist es, wenn beispielsweise eine elektronische Kopie
des zum Postversand aufgegebenen Papierbriefs an den Benutzer elektronisch übermittelt
wird. Dort kann diese Kopie beispielsweise in einer elektronischen
Akte abgelegt werden.
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Weitere
Merkmale, Anwendungsmöglichkeiten
und Vorteile der Erfindung ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung
von Ausführungsbeispielen
der Erfindung, die in der Zeichnung dargestellt sind. Dabei bilden
alle beschriebenen oder dargestellten Merkmale für sich oder in beliebiger Kombination
den Gegenstand der Erfindung, unabhängig von ihrer Zusammenfassung
in den Patentansprüchen
oder deren Rückbeziehung
sowie unabhängig von
ihrer Formulierung bzw. Darstellung in der Beschreibung bzw. in
der Zeichnung.
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Die
einzige Figur der Zeichnung zeigt eine schematische Blockdarstellung
eines Ausführungsbeispiels
eines erfindungsgemäßen Verfahrens
zum automatisierten Erstellen eines Papierbriefs aus einem elektronischen
Brief.
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Mit
dem nachfolgend beschriebenen Verfahren kann ein Benutzer einen
elektronischen Brief erstellen, aus dem dann automatisiert ein Papierbrief erzeugt
wird. Die für
den Papierbrief erforderlichen Unterschriften werden ebenfalls automatisiert
erzeugt.
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Bei
dem nachfolgend beschriebenen Verfahren wird davon ausgegangen,
dass mindestens ein Client vorab bei einem Server registriert worden
ist.
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Bei
dem Client handelt es sich um einen Computer des Benutzers, der
gegebenenfalls über ein
firmeninternes Netzwerk mit dem Internet verbunden ist. Bei dem
Server handelt es sich um ein Rechensystem eines Diensteanbieters,
das ebenfalls mit dem Internet verbunden ist. Es versteht sich,
dass die Funktionen des Servers auch auf mehrere Rechensysteme und/oder
auf mehrere Diensteanbieter verteilt sein können.
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Bei
der Registrierung des Clients bei dem Server handelt es sich um
vorab festgelegte Vereinbarungen zwischen dem Client und dem Server,
die in dem nachfolgend beschriebenen Verfahren dann zur Anwendung
kommen.
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So
können
verschiedene Papierformate, Papierqualitäten, Kuvertformate oder dergleichen
für den
zu erstellenden Papierbrief im Rahmen der Registrierung festgelegt
werden.
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Weiterhin
können
unterschiedliche Briefköpfe,
Schriftarten, Schriftgrößen und
dergleichen festgelegt werden. Die unterschiedlichen Briefköpfe können dabei
unterschiedliche Firmenlogos oder unterschiedliche Design- oder
Informationselemente oder dergleichen enthalten. Ebenfalls können Versendungsarten,
also beispielsweise die Versendungsarten "Standardbrief" oder "Einschreiben" oder dergleichen festgelegt werden.
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Die
vorstehend beispielhaft aufgeführten Möglichkeiten
sowie gegebenenfalls vorhandene, damit vergleichbare, weitere Möglichkeiten
können von
dem Benutzer bei der nachfolgend beschriebenen Erstellung eines
Papierbriefs ausgewählt
werden. Diese Möglichkeiten
werden nachfolgend zusammengefasst als Druckparameter bezeichnet.
Wie erläutert
wurde, werden diese Druckparameter somit im Rahmen der Registrierung
vereinbart.
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Weiterhin
wird bei dem nachfolgend beschriebenen Verfahren davon ausgegangen,
dass mindestens eine Person, die zur Unterschrift unter einen erstellten
Papierbrief berechtigt ist, bei dem Server registriert worden ist.
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Im
Rahmen dieser Registrierung wird einerseits eine handschriftliche
Unterschrift in elektronischer Form erstellt und derart abgespeichert,
dass sie für
den Server zugreifbar ist. Beispielsweise wird die originale handschriftliche
Unterschrift gescannt und als Datei beispielsweise in einem PDF-Format (PDF
= portable document format) abgespeichert. Es versteht sich, dass
zur Abspeicherung auch andere Formate verwendet werden können.
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Weiterhin
wird zwischen dem Server und der unterschriftsberechtigten Person
eine Identifikation vereinbart, mit der die unterschriftsberechtigte
Person dem Server das Einverständnis
zur Verwendung der handschriftlichen Unterschrift mitteilen kann.
Bei dieser Identifikation kann es sich beispielsweise um eine sogenannte
PIN (PIN = personal identification number) handeln. Zum Zwecke der
Identifikation kann anstelle der PIN auch ein offiziell anerkanntes Signaturverfahren
zur Anwendung kommen, beispielsweise die sogenannte digitale Signatur.
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Die
vorstehend genannten unterschriftsberechtigten Personen können von
dem Benutzer bei der nachfolgend beschriebenen Erstellung eines
Papierbriefs ausgewählt
werden. Durch diese Auswahl legt der Benutzer somit fest, von welcher
Person bzw. von welchen Personen der von ihm erstellte Papierbrief
unterschrieben werden soll.
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Als
weitere Voraussetzung ist bei dem nachfolgend beschriebenen Verfahren
vorgesehen, dass dem Server gewisse Informationen bekannt sind,
die den Benutzer oder den von dem Benutzer erstellten Papierbrief
betreffen. Ist der Benutzer beispielsweise ein Mitarbeiter in einem
Unternehmen und handelt es sich bei dem von dem Benutzer erstellten
Papierbrief um einen Geschäftsbrief
an einen Kunden, so kann vorgesehen sein, dass der Server beispielsweise
die Art und Weise kennt, wie eine Kundennummer aus einzelnen Bestandteilen
zusammengesetzt wird oder wie eine Prüfziffer innerhalb der Kundennummer
gebildet wird. Dies kann beispielsweise dadurch realisiert sein,
dass dem Server die zugehörigen
logischen Verknüpfungen
bekannt sind. Alternativ ist es auch möglich, dass der Server auf
die Daten der Kundendatenbank des Unternehmens lesend zugreifen kann.
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In
der einzigen Figur der Zeichnung ist der Client und damit der Benutzer
schematisch mit der Bezugsziffer 11 gekennzeichnet. Entsprechend
ist der Server und damit der Diensteanbieter schematisch mit der
Bezugsziffer 12 gekennzeichnet.
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Bei
dem in der Figur dargestellten Verfahren wird von dem Benutzer 11 ein
elektronischer Brief erstellt. Dies ist schematisch als Block 15 dargestellt. Die
Erstellung des elektronischen Briefs kann mit einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm
durchgeführt
werden. Es versteht sich, dass auch andere Programme, wie beispielsweise
Tabellenkalkulationsprogramme oder Programme zur Erstellung von Präsentationen,
zur Erstellung des elektronischen Briefs verwendet werden können. Das
Format des erstellten elektronischen Briefs ist beliebig.
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Dem
erstellten elektronischen Brief können von dem Benutzer 11 beliebige
Anlagen in elektronischer Form hinzugefügt werden. Das Format dieser Anlagen
ist ebenfalls beliebig.
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In
einem weiteren Schritt wählt
der Benutzer 11 die Druckparameter für den von ihm erstellten Brief
aus. Dieser Schritt ist in der Figur schematisch als Block 16 dargestellt.
Dieser Schritt kann im Rahmen des erwähnten Textverarbeitungsprogramms, aber
auch unabhängig
davon durchgeführt
werden.
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Die
Auswahl der Druckparameter umfasst beispielsweise die Auswahl des
Briefkopfs, der für den
erstellten Brief verwendet werden soll, oder die Auswahl des zu
verwendenden Papier- und Kuvertformats, oder die Auswahl der Versendungsart
des erstellten Briefs. Der Benutzer kann dabei aus denjenigen Möglichkeiten
auswählen,
die im Rahmen der Registrierung zwischen dem Client 11 und
dem Server 12 vereinbart worden sind.
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In
einem weiteren Schritt, der in der Figur schematisch als Block 17 dargestellt
ist, wird/werden von dem Benutzer 11 diejenige/n Person/en
vorgegeben, die den erstellten Brief unterschreiben sollen. Auch
bei dieser Auswahl kann der Benutzer aus denjenigen Möglichkeiten
auswählen,
die im Rahmen der Registrierung zwischen dem Client 11 und
dem Server 12 vereinbart worden sind. Es können dabei eine,
zwei oder mehr als zwei Personen vorgesehen sein, die den Brief
unterschreiben sollen.
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Danach
erteilt der Benutzer 11 einen Druckauftrag für den von
ihm erstellten, elektronischen Brief. Dieser Schritt ist in der
Figur schematisch als Block 18 dargestellt.
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Wie
bereits erwähnt
wurde, kann die Auswahl der Druckparameter auch unabhängig von
dem verwendeten Textverarbeitungsprogramm durchgeführt werden.
Insbesondere ist es dabei möglich, dass
diese Auswahl der Druckparameter im Rahmen des Blocks 18 ausgeführt wird.
Weiterhin ist es möglich,
dass die erläuterte
Auswahl der Person/en, die den erstellten Brief unterschreiben soll/en,
ebenfalls im Rahmen des Blocks 18 durchgeführt wird.
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Durch
die Integration der Auswahl der Druckparameter sowie der Auswahl
der unterschreibenden Person/en in den Block 18 wird erreicht,
dass die für das
beschriebene Verfahren erforderlichen Auswahlvorgänge im Rahmen
dieses Blocks 18 vorgenommen werden können. Der Block 18 kann
in diesem Fall als eine Anwendung betrachtet werden, die in ähnlicher
Weise wie ein Druckertreiber von dem Benutzer 11 innerhalb
des verwendeten Textverarbeitungsprogramms aufgerufen werden kann,
die aber in ihrem Funktionsumfang wesentlich weitreichender ist
als ein Druckertreiber. Durch den Aufruf dieser Anwendung können dem
Benutzer dann die möglichen Druckparameter
und die möglichen
unterschreibende/n Person/en mit Hilfe von entsprechenden Menüs zur Auswahl
angeboten werden.
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An
dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass die in der Figur dargestellte
und vorstehend erläuterte
Abfolge der Schritte des beschriebenen Verfahrens nicht zwingend
ist. So ist es auch möglich, dass
die Auswahl der Druckparameter und/oder die Auswahl der unterschreibenden
Person/en vor der Erstellung des elektronischen Briefs von dem Benutzer 11 vorgenommen
werden muss.
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Im
Rahmen des Blocks 18 stehen der erstellte Brief in elektronischer
Form und gegebenenfalls zugehörige
Anlagen in elektronischer Form zur Verfügung. Ebenfalls sind die ausgewählten Druckparameter
und diejenige/n Person/en bekannt, die den Brief unterschreiben
sollen. Weiterhin werden im Rahmen des Blocks 18 der elektronische
Brief und die elektronischen Anlagen in ein vorgegebenes Format
umgewandelt, beispielsweise in ein PostScript-Format, und in einer Dokumenten-Datei
zusammengefasst. Schließlich
werden die von dem Benutzer ausgewählten Druckparameter und unterschreibende/n
Person/en in einer Beschreibungsdatei zusammengefasst, beispielsweise
in einer sogenannten XML-Datei (XML = extensible markup language).
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Mit
der im Rahmen des Blocks 18 erfolgenden Erteilung des Druckauftrags
durch den Benutzer 11 können
die Dokumenten-Datei
und die Beschreibungsdatei nicht mehr geändert werden.
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Die
Dokumenten-Datei und die Beschreibungsdatei werden dann von dem
Block 18 und damit von dem Client 11 an den Server 12 übermittelt. Hierzu
werden die Dateien vorab verschlüsselt
und gegebenenfalls komprimiert. Die Übertragung der Dateien erfolgt über das
Internet und ist in dem in der Figur dargestellten Ausführungsbeispiel
schematisch als Pfeil 20 dargestellt.
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Von
dem Server 12 wird eine Plausibilitätsprüfung auf der Grundlage der
empfangenen Dateien durchgeführt.
Dies ist in der Figur schematisch als Block 22 dargestellt.
Bei dieser Plausibilitätsprüfung werden
mehrere der nachfolgenden Kriterien überprüft.
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So
wird geprüft,
ob die empfangenen Dateien von einem Client bzw. Benutzer 11 stammen,
der bei dem Server 12 registriert ist. Es kann geprüft werden,
ob der empfangene elektronische Brief eine Adresse mit einer Postleitzahl,
eine Kundennummer und dergleichen enthält. Gegebenenfalls können die entsprechenden
Daten des elektronischen Briefs mit bekannten Daten verglichen werden.
Ebenfalls kann der Aufbau der Daten, beispielsweise die korrekte Zusammensetzung
der Kundennummer geprüft
werden. Es kann geprüft
werden, ob das ausgewählte Papierformat
und/oder das ausgewählte
Kuvertformat für
den vorliegenden Brief zueinander kompatibel sind. So kann beispielsweise
die Aufnahmekapazität
des ausgewählten
Kuvertformats kleiner sein als die Anzahl der für den erstellten Brief erforderlichen Papierblätter. Diese
und andere vergleichbare Prüfungen
können
im Rahmen der Plausibilitätsprüfung von
dem Server 12 ausgeführt
werden.
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Gegebenenfalls
ist es dabei möglich,
dass der Server 12 – sofern
die Plausibilitätsprüfung eine Inkompatibilität oder einen
Fehler aufdeckt – von
sich aus eine entsprechende Korrektur durchführt. Ebenfalls ist es möglich, dass
der Server 12 in einem derartigen Fall eine entsprechende
Nachfrage an den Client 11 richtet, um auf diese Weise
die Inkompatibilität
oder den Fehler korrigieren zu können.
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Danach
wird von dem Server 12 eine Unterschriftsverarbeitung durchgeführt. Dies
ist in der Figur als Block 23 dargestellt.
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Bei
dieser Unterschriftsverarbeitung wird zuerst festgestellt, welche
Person/en den vorliegenden Brief unterschreiben soll/en. Diese Feststellung
wird von dem Server 12 anhand der empfangenen Dateien getroffen,
insbesondere auf der Grundlage von Daten der Beschreibungsdatei.
In dem erläuterten Ausführungsbeispiel
wird davon ausgegangen, dass zwei Personen P1, P2 den Brief unterschreiben
sollen. Diese beiden Personen P1, P2 sind in der Figur schematisch
als Blöcke
dargestellt. Nachfolgend wird beispielhaft nur noch auf diese beiden
Personen P1, P2 Bezug genommen.
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Danach
wird geprüft,
ob die beiden Personen P1, P2 bei dem Server 12 registriert
sind. Ist dies der Fall, so sind die Personen P1, P2 insoweit zur
Unterschrift berechtigt.
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Gegebenenfalls
können
noch weitere Kriterien zum Beispiel hinsichtlich der Kombination
von unterschreibenden Personen vorgegeben sein, die dann ebenfalls überprüft werden.
Sofern von dem Server 12 bei diesen Prüfungen irgendwelche Fehler festgestellt
werden, so wird das Verfahren abgebrochen und der Client bzw. der
Benutzer 11 wird entsprechend informiert.
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Werden
von dem Server 12 im Rahmen des Blocks 23 der
Unterschriftsverarbeitung keine Fehler festgestellt, so wird die
Dokumenten-Datei an die beiden Personen P1, P2 übersandt. Hierzu wird die Dokumenten-Datei
vorab verschlüsselt
und gegebenenfalls komprimiert. Die Übertragung der Datei erfolgt über das
Internet und ist in dem in der Figur dargestellten Ausführungsbeispiel
schematisch als Pfeil 25 dargestellt.
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Die
beiden Personen P1, P2 überprüfen den mit
der Dokumenten-Datei
empfangenen elektronischen Brief sowie die gegebenenfalls beigefügten elektronischen
Anlagen. Diese
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Überprüfung führt jede
der Personen P1, P2 durch und entscheidet dann, ob sie bereit ist,
den elektronischen Brief zu unterschreiben. Dieser Vorgang stellt
letztlich eine Entscheidung dar, ob die überprüfende Person P1, P2 mit dem
Inhalt des Briefs und den gegebenenfalls vorhandenen Anlagen einverstanden
ist.
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Ist
die Person P1, P2 zur Unterschrift bereit, so erklärt die Person
ihr Einverständnis
mit dem Brief und den Anlagen auf elektronischem Wege. Es erfolgt
also in diesem Verfahrensstadium keine handschriftliche Unterschrift
durch die Personen P1, P2. Statt dessen übermitteln die Personen P1,
P2 mit Hilfe der eingangs erläuterten
Identifikation eine Freigabe an den Server 12. Diese Freigabe
hat die Bedeutung, dass der Server 12 die abgespeicherten
handschriftlichen Unterschriften dieser Personen P1, P2 auf dem
Papierbrief verwenden darf.
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Wie
erwähnt,
kann die Identifikation beispielsweise dadurch erfolgen, dass die
Personen P1, P2 eine vorab vereinbarte PIN an den Server 12 übersenden.
Dies ist in der Figur als Pfeil 26 dargestellt. Anstelle
der PIN können – wie erwähnt – auch andere
Signaturverfahren verwendet werden.
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Liegt
dem Server 12 von beiden Personen P1, P2 das Einverständnis mit
dem elektronischen Brief vor, so wird nunmehr von dem Server 12 auf
die handschriftlichen Unterschriften der beiden Personen P1, P2
zugegriffen. In dem in der Figur dargestellten Ausführungsbeispiel
ist dies schematisch durch einen Block 28 dargestellt,
der auf eine Datenbank DB1 Zugriff hat.
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Diese
Datenbank DB1 ist in der Figur außerhalb des Servers 12 dargestellt.
Insbesondere ist es möglich,
dass diese Datenbank DB1 ein Bestandteil des Clients 11 oder
zumindest des firmeninternen Netzwerks ist, zu dem der Client 11 gehört. Es wird aber
darauf hingewiesen, dass die Datenbank DB1 auch ein Bestandteil
des Servers 12 und damit des Diensteanbieters sein kann.
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Es
wird davon ausgegangen, dass in der Datenbank DB1 die bei der Registrierung
erfassten, handschriftlichen Unterschriften der unterschriftsberechtigten
Personen in elektronischer Form abgespeichert sind. Ebenfalls sind
in der Datenbank DB1 auch die bei der eingangs erläuterten
Registrierung vereinbarten Druckparameter abgespeichert. Aus diesem
Grund hat auch der Client 11 einen Zugriff auf die Datenbank
DB1. Dies ist in dem in der Figur dargestellten Ausführungsbeispiel
als gestrichelter Doppelpfeil 37 dargestellt.
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Im
Rahmen des Blocks 28 werden die von der Datenbank DB1 erhaltenen
Unterschriften in den elektronischen Brief eingefügt. Dies
kann beispielsweise dadurch geschehen, dass der elektronische Brief
in ein PDF-Format umgesetzt wird, und dass die ebenfalls in dem
PDF-Format vorliegenden handschriftlichen Unterschriften der beiden
Personen P1, P2 aus der Datenbank DB1 ausgelesen und an entsprechend
vorgegebenen Stellen in den elektronischen Brief eingefügt werden.
Es versteht sich, dass hierzu auch andere Formate zur Anwendung
kommen können.
Ebenfalls ist es möglich,
dass unterschiedliche Formate verwendet werden, die in den nachfolgend
erläuterten
Schritten gegebenenfalls separat verarbeitet werden.
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In
einem nachfolgenden Schritt, der in der Figur schematisch als Block 29 dargestellt
ist, erfolgt eine Druckvorbereitung des elektronischen Briefs. Dies
kann eine Mehrzahl von Einzelmaßnahmen
umfassen, bei denen gegebenenfalls ein Zugriff des Servers 12 auf
die Datenbank DB1 durchgeführt
wird.
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So
wird im Rahmen der Druckvorbereitung der ausgewählte Briefkopf dem elektronischen
Brief hinzugefügt.
Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass der ausgewählte Briefkopf
in der Datenbank DB1 in elektronischer Form, zum Beispiel in einem
PDF-Format abgespeichert ist. Dieser Briefkopf wird von dem Server 12 eingelesen
und im Rahmen des Blocks 29 dem elektronischen Brief hinzugefügt. Es versteht
sich, dass anstelle des PDF-Formats auch ein anderes Format verwendet
werden kann.
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Weiterhin
kann im Rahmen der Druckvorbereitung zum Zwecke einer Druckoptimierung
eine vollständige Überarbeitung
des bisher aus dem elektronischen Brief, den elektronischen Unterschriften und
dem elektronischen Briefkopf zusammengestellten Dokuments erfolgen.
Dabei können
die Druckparameter, beispielsweise die ausgewählte Papierqualität oder die
ausgewählte
Schriftart berücksichtigt werden.
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Im
Rahmen des Blocks 29 wird nunmehr ein Papierbrief auf der
Grundlage des zusammengestellten elektronischen Dokuments erzeugt.
Dieser Papierbrief entspricht damit dem elektronischen Brief und
ist mit den handschriftlichen Unterschriften der beiden Personen
P1, P2 versehen. Weiterhin ist dieser Papierbrief mit dem ausgewählten Briefkopf
versehen und auf einem Papier des ausgewählten Papierformats und der
ausgewählten
Papierqualität
gedruckt.
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Weiterhin
wird diesem Papierbrief im Rahmen des Blocks 29 ein Briefkuvert
des ausgewählten Kuvertformats
zugeordnet. Der Papierbrief wird zusammen mit den gegebenenfalls
vorhandenen Anlagen in dieses Briefkuvert manuell oder automatisiert eingetütet. Danach
wird der fertiggestellte Brief zur Postversendung aufgegeben. Diese
Postaufgabe ist in der Figur schematisch als Pfeil 31 dargestellt.
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Es
wird darauf hingewiesen, dass die von dem Block 29 ausgeführten Maßnahmen
und gegebenenfalls auch einzelne, von dem Block 28 ausgeführte Maßnahmen
nicht zwingend ein Bestandteil des Servers 12 sein müssen. Ebenfalls
ist es möglich,
dass einige dieser Maßnahmen,
beispielsweise alle Funktionen, die mit dem Ausdruck der elektronischen
Dokumente in Papierform zu tun haben, von einem anderen Diensteanbieter durchgeführt werden.
Dazu kann es notwendig sein, dass die hierzu erforderlichen Daten
verschlüsselt
und gegebenenfalls komprimiert über
das Internet übertragen
werden.
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Parallel
zu dem bisher beschriebenen Verfahren kann eine laufende Dokumentierung
der einzelnen durchgeführten
Schritte erfolgen. Diese Maßnahme
ist in der Figur schematisch als Block 33 dargestellt.
Auch wenn dieser Block 33 in der Figur als letzter Block
dargestellt ist, so wird darauf hingewiesen, dass die Dokumentationsfunktion
dieses Blockes 33 – wie
gesagt – gegebenenfalls
laufend zur Ausführung
kommt.
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So
kann der von dem Benutzer 11 erstellte elektronische Brief
in dem Format des verwendeten Textverarbeitungsprogramms und/oder
in dem bei der Übertragung
an den Server 12 verwendeten Format und/oder in dem dem
Ausdruck des Papierbriefs zugrundeliegenden Format in einer Datenbank
DB2 abgespeichert werden. Weiterhin können bestimmte, der Plausibilitätsprüfung zugrundeliegende
Daten, wie beispielsweise die in dem Brief enthaltene Adresse oder
Kundennummer, in der Datenbank DB2 dokumentiert werden. Ebenfalls
können
die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung oder
gegebenenfalls durchgeführte
Korrekturen in der Datenbank DB2 abgespeichert werden. Entsprechendes
gilt für
die Unterschriftsbearbeitung. In diesem Zusammenhang kann die an
die beiden Personen P1, P2 übermittelte
Dokumenten-Datei und die Freigaben der beiden Personen P1, P2 abgespeichert
werden. Ebenfalls können die
bei diesen Übertragungen
relevanten Daten, beispielsweise das jeweilige Datum und die Uhrzeit,
in der Datenbank DB2 festgehalten werden. Schließlich können entsprechende Daten auch
für die
Postaufgabe des fertiggestellten Briefs in der Datenbank DB2 abgelegt
werden.
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Auf
diese Weise kann die Möglichkeit
geschaffen werden, die gesamte Erstellung des Papierbriefs einschließlich dessen
Postversendung zu dokumentieren. Die Datenbank DB2 stellt damit
ein Archiv der von dem Diensteanbieter durchgeführten Druckaufträge dar.
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Damit
kann mit Hilfe der in der Datenbank DB2 abgespeicherten Dokumentation
nachgewiesen werden, dass ein Briefkuvert versendet worden ist, und
dass in diesem Briefkuvert ein Papierbrief mit einem bestimmten
Inhalt, mit bestimmten Unterschriften und gegebenenfalls mit bestimmten
Anlagen enthalten war. Der Inhalt des Papierbriefs und auch der Inhalt
der gegebenenfalls beigefügten
Anlagen ist also ein Bestandteil der in der Datenbank DB2 abgespeicherten
Dokumentation.
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In
dem in der Figur dargestellten Ausführungsbeispiel ist die Datenbank
DB2 außerhalb
des Servers 12 dargestellt. Es versteht sich, dass die
Datenbank DB2 insbesondere auch ein Bestandteil des Servers 12 sein
kann.
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Abschließend kann
von dem Server 12 eine Bestätigungsmeldung an den Benutzer 11 versendet werden,
mit der der Server 12 die erfolgreiche Postversendung des
fertiggestellten Briefes dem Benutzer 11 mitteilt. Gemäß der Figur
wird diese Bestätigungsmeldung
von dem Block 33 erstellt und versendet. Die Übertragung
erfolgt dabei über
das Internet und ist in der Figur schematisch als Pfeil 35 dargestellt.
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Zusätzlich zu
oder anstelle dieser Bestätigungsmeldung
kann auf demselben Wege eine elektronische Kopie des Papierbriefs
einschließlich
der darauf vorhandenen Unterschriften sowie der gegebenenfalls vorhandenen
Anlagen an den Benutzer 11 übermittelt werden. Hier kann
wiederum das bereits erwähnte
PDF-Format oder auch ein anderes Format zur Anwendung kommen. Diese
elektronische Kopie kann dann von dem Benutzer 11 in einer
elektronischen Akte oder in ausgedruckter Form in einer Papierakte
abgelegt werden.
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Eine
derartige Bestätigungsmeldung und/oder
eine elektronische Kopie des Papierbriefs einschließlich der
darauf vorhandenen Unterschriften sowie der gegebenenfalls vorhandenen
Anlagen kann auch an diejenigen Personen P1, P2 übermittelt werden, die den
Brief unterschrieben haben.
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Es
wird darauf hingewiesen, dass anstelle oder zusätzlich zu dieser Bestätigungsmeldung
auch immer wieder Statusmeldungen von dem Server 12 an
den Client 11 versendet werden können. Mit diesen Statusmeldungen
kann der Benutzer 11 laufend über den aktuellen Bearbeitungszustand
seines elektronischen Briefes unterrichtet werden.
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Das
vorstehend erläuterte
Verfahren wird von dem Client 11 und dem Server 12 ausgeführt. Hierzu
sind Computerprogramme auf dem Client 11 und dem Server 12 vorhanden,
die zur Ausführung des
beschriebenen Verfahrens programmiert sind. Einige dieser Computerprogramme,
beispielsweise die für
den Betrieb des Servers 12 erforderlichen Computerprogramme,
können
auf einem elektrischen Speichermedium, beispielsweise auf einer
sogenannten CD-ROM (CD = compact disc, ROM = read only memory) abgespeichert
sein.
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Es
wird darauf hingewiesen, dass die vorgenannten Computerprogramme,
wie auch das vorgenannte Speichermedium mit darauf abgespeicherten Computerprogrammen,
bereits das beschriebene Verfahren darstellen, und zwar unabhängig davon, ob
die Computerprogramme auf dem Client 11 und/oder dem Server 12 geladen
sind oder nicht.