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Gebiet der
Erfindung
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Die
vorliegende Erfindung betrifft das Verwalten und intelligente Vorschlagen
von Kontaktgruppen in einer Kommunikationsanwendung wie beispielsweise
einer E-Mail-Anwendung.
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Hintergrund
der Erfindung
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Es
sind diverse Kommunikationsanwendungen oder auch Kommunikationsprogramme
bekannt, über
die ein Nutzer eines Kommunikationsnetzes, wie beispielsweise das
Internet, mit anderen Nutzern kommunizieren kann. Beispiele solcher
Kommunikationsanwendungen sind E-Mail-Anwendungen, Fax-Anwendungen
oder auch File-Sharing Programme, über welche jeweils E-Mails
oder Faxe oder Dateien zwischen Nutzern ausgetauscht werden können. Diese
Anwendungen laufen z.B. auf einem lokalen Rechner, der direkt oder
der als diensteanfordendes Gerät
(client) über
einen Diensterechner (server) mit dem Kommunikationsnetz in Verbindung
steht. Oder die Anwendung läuft
zumindest in überwiegenden
Teilen auf dem Diensterechner (server), auf den der lokale Rechner
(client) zugreift. Ein besonderes Beispiel einer solchen bekannten
Kommunikationsanwendung ist die Web Mail-Anwendung der Anmelderin
mit der Bezeichnung „Freemail", die über den LogIn-Bereich
auf der Website mit der URL http://www.web.de erreichbar ist.
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Über diese
bekannten Kommunikationsanwendungen ist es auch möglich, als
einzelner Nutzer mit einer gesamten Gruppe zu kommunizieren. So
ist es z. B. möglich,
eine E-Mail Nachricht an eine ganze Gruppe von Empfängern zu versenden.
Dazu muss der Nutzer allerdings die E-Mail Adresse jedes einzelnen
Mitgliedes der Gruppe angeben, bevor er die Nachricht an die gesamte
Gruppe absenden kann. Der Nutzer muss also die Adresse jedes Gruppenmitgliedes
einzeln per Hand in die E-Mail-Anwendung eingeben oder er muss zuvor
bereits eine Gruppe definiert haben, wobei er ebenfalls manuell
alle Adressen eingeben musste. Insbesondere bei Gruppen mit einer
großen
Anzahl von Mitgliedern ist die herkömmliche Vorgehensweise sehr
aufwändig
und nutzerunfreundlich.
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Da
erfahrungsgemäß sich die
Mitgliederzahl einer Gruppe und/oder die Adressen der Empfänger oft ändern, haben
die bekannten Verfahren der Gruppenverwaltung auch den Nachteil,
dass der Nutzer einmal erstellte Gruppen laufend von Hand aktualisieren
muss. Die bekannten Verfahren zur Gruppenverwaltung sind folglich
immer noch mit einem beträchtlichen
Arbeitsaufwand für
den Nutzer verbunden.
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Aufgabe der
Erfindung
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Aufgabe
der vorliegenden Erfindung ist es, die oben erwähnten Nachteile der Gruppenverwaltung
und -nutzung bei bekannten Kommunikationsanwendungen zu beseitigen.
Insbesondere ist es vorgesehen, eine einfache, für den Nutzer komfortablere
Methode der Kontaktgruppenbildung und -nutzung, beispielsweise bei
E-Mail-Anwendungen, bereitzustellen.
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Beschreibung
der Erfindung
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Die
vorliegende Erfindung löst
die obige Aufgabe durch ein Verfahren zur Verwaltung von Kontaktinformationen
in einer Kommunikationsanwendung, wobei das Verfahren folgende Schritte
umfasst: Erkennung der Anwesenheit von Kontaktinformationen zu einer
Mehrzahl von Kontakten in der Kommunikationsanwendung, Auslesen
der Kontaktinformationen, Zusammenfassung dieser Kontakte und/oder
dieser Kontaktinformationen zu einer Kontaktgruppe und Speicherung
der Kontaktgruppe.
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Dabei
kann es sich bei den Kontaktinformationen um jegliche Information
handeln, die einen einzelnen Kontakt, insbesondere eine Person oder
Institution, die das Kommunikationsnetzwerk nutzt, eindeutig identifiziert.
Eine Kontaktinformation kann also beispielsweise ein Name, eine
Adresse oder jede andere Angabe sein, unter der der Kontakt erreicht
werden kann. Besonders bevorzugt handelt es sich bei den Kontaktinformationen
um E-Mail Adressen, es kommen aber auch z. B. Telefon- oder Faxnummern in
Betracht.
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Die
Kommunikationsanwendung ist eine Anwendung, mit welcher ein Nutzer
mit seinen Kontakten, also mit anderen Nutzern des Kommunikationsnetzwerkes,
kommunizieren kann. Bevorzugt ist die Kommunikationsanwendung eine
Anwendung, die auf einem Rechner, insbesondere einem Personal-Computer,
läuft.
Es sind aber auch andere Endgeräte
denkbar, auf welchen die Kommunikationsanwendung laufen kann. Besonders
bevorzugt wird eine E-Mail-Anwendung
oder auch ein E-Mail Programm verwendet, mit welchem E-Mails erstellt,
verschickt und empfangen werden können. Insbesondere kann es
sich um ein Internet basiertes E-Mail Programm handeln, auch Web
Mail genannt, auf welches der Nutzer über einen Internet Browser
zugreift.
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Die
ausgelesenen Kontaktinformationen werden hier auch als „verbundene
Kontaktinformationen" bezeichnet,
um zu verdeutlichen, dass sie in einem gemeinsamen Kontext stehen.
Dies ist z. B. bei Kontaktinformationen der Fall, die allesamt in
einer einzigen E-Mail Nachricht aufgeführt sind. Die verbundenen Kontaktinformationen
haben also alle eine Gemeinsamkeit, welche sie verbindet.
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Der
hier verwendete Begriff „Kontaktgruppe" bezeichnet eine
Gruppe von zusammengefassten Informationen oder auch Daten, die
sich auf die Kontakte beziehen. Die einzelnen Informationen, welche die
Kontaktgruppe bilden, sind vorzugsweise Kontaktinformationen in
Form von E-Mail-Adressen. In einer besonderen Ausführungsform
der Erfindung enthält
eine Kontaktgruppe nicht nur Kontaktinformationen, sondern auch
Zusatzinformationen. Im Unterschied zu den Kontaktinformationen
handelt es sich bei den Zusatzinformationen um Informationen, die als
Attribut einer einzelnen Kontaktinformation oder der gesamten Kontaktgruppe
zugeordnet sind. Die Zusatzinformationen geben Aufschluss darüber, in welchem
Kontext oder auf welche Weise die entsprechende Kontaktinformation
oder Kontaktgruppe benutzt worden ist. Bei einer Zusatzinformation,
die der gesamten Kontaktgruppe zugeordnet ist, kann es sich z. B.
um den Namen der Kontaktgruppe handeln. Bei einer Zusatzinformation,
die einer einzelnen Kontaktinformation zugeordnet ist, kann diese
z. B. angeben, welche Rechte demjenigen Kontakt (Person oder Institution)
eingeräumt
wurden, für
welche die Kontaktinformation steht. Wenn es sich bei der Kommunikationsanwendung
beispielsweise um eine File-Sharing-Anwendung handelt und die Kontaktinformation
ist der Name eines Nutzers der File-Sharing-Anwendung, so kann die Zusatzinformation
angeben, auf welche Ordner und Dateien der entsprechende Nutzer
zugreifen darf.
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Gemäß dem erfindungsgemäßen Verfahren kann
insbesondere festgestellt werden, dass ein Nutzer der Kommunikationsanwendung
eine Mehrzahl von Kontaktinformationen eingegeben hat, so z. B. die
E-Mail-Adressen oder Namen mehrerer Kontakte. Diese Kontaktinformationen
werden dann aus ihrem Kontext herausgegriffen und zu einer virtuellen Gruppe
zusammengefasst. Die so erstellte Gruppe wird dann abgelegt, so
dass auf diese zu einem späteren
Zeitpunkt wieder zugegriffen werden kann.
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Mit
dem beschriebenen Verfahren muss der Nutzer Kontaktgruppen nicht
mehr mühsam
selber von Hand erstellen und abspeichern. In der Tat ist es die Kommunikationsanwendung
selbst, die erkennt, wenn der Nutzer eine Mehrzahl von Kontaktinformationen
angibt und die dann automatisch mindestens eine Gruppe bildet, so
dass der Nutzer nicht mehr selber Gruppen erstellen und speichern
muss. Vielmehr werden die bereits von der Anwendung automatisch
gebildeten Gruppen für
den Nutzer bereitgestellt, so dass dieser lediglich auf diese Gruppen
zugreifen muss und die passende auswählen braucht.
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Bei
dem erfindungsgemäßen Verfahren
ist es besonders vorteilhaft, wenn zusätzlich mindestens eine Zusatzinformation
ausgelesen und zusammen mit der Kontaktgruppe gespeichert wird.
Dabei wird die gespeicherte Zusatzinformation bevorzugt einer Kontaktinformation
innerhalb der Kontaktgruppe oder direkt der Kontaktgruppe selber
zugeordnet.
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In
einem weiteren Aspekt des erfindungsgemäßen Verfahrens kann auch unter
definierten Bedingungen eine automatische Löschung von gespeicherten Kontaktgruppen
erfolgen. So können
z. B. gespeicherte Kontaktgruppen wieder gelöscht werden, die vom Nutzer
seit langer Zeit nicht mehr benutzt wurden. Mit dieser zusätzlichen
Löschfunktion wird
verhindert, dass ein zu großer
und damit platzaufwändiger
Bestand an Kontaktgruppen aufgebaut wird.
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Die
oben erwähnte
Aufgabe wird zudem durch ein Verfahren zum Vorschlagen von eine
Mehrzahl von Kontaktinformationen umfassenden Kontaktgruppen in
einer Kommunikationsanwendung gelöst, wobei das Verfahren folgende
Schritte umfasst: Erkennung der Eingabe einer Kontaktinformation, Suchen
der Kontaktinformation in vorhandenen Kontaktgruppen, Auswahl der
Kontaktgruppen, in welchen die Kontaktinformation aufgefunden wurde
und Anzeigen der aufgefundenen Kontaktgruppen.
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Dabei
ist unter dem Begriff „Vorschlagen" zu verstehen, dass
die Kommunikationsanwendung dem Nutzer bei der Eingabe einer Kontaktinformation diejenigen
Gruppen zur Auswahl anbietet, welche diese Kontaktinformation enthalten.
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Die
Suche der Kontaktinformation erfolgt dabei in Kontaktgruppen, welche
bevorzugt nach dem Verfahren erstellt und gespeichert wurden, welches bereits
beschrieben wurde.
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Die
Anzeige der aufgefundenen Kontaktgruppen erfolgt bevorzugt innerhalb
der Kommunikationsanwendung auf graphische Weise.
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Mit
dem hier vorgestellten Verfahren wird innerhalb der Kommunikationsanwendung
dem Nutzer ein intelligentes und selbsttätiges Vorschlagswesen bereitgestellt.
Wenn der Nutzer seine Kommunikationsanwendung zur Kommunikation
mit einer Gruppe nutzen möchte,
muss er lediglich die Kontaktinformation eines Mitgliedes der Gruppe
eingeben. Sodann zeigt ihm die Kommunikationsanwendung selbsttätig alle
diejenigen abgelegten Gruppen an, welche die eingegebene Kontaktinformation
aufweisen. Der Nutzer muss dann nur noch aus den angezeigten Gruppen
diejenige auswählen,
mit der er kommunizieren möchte.
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Die
obige Aufgabe wird zudem durch ein Verfahren zum Vorschlagen von
eine Mehrzahl von Kontaktinformationen sowie Zusatzinformationen
umfassenden Kontaktgruppe in einer Kommunikationsanwendung gelöst, wobei
das Verfahren folgende Schritte umfasst: Erkennung der Eingabe einer
Kontaktinformation und/oder Erfassung mindestens einer Zusatzinformation,
Suchen der Kontaktinformation bzw. der Zusatzinformation in vorhandenen
Kontaktgruppen, Auswahl der Kontaktgruppen, in welchen zumindest
die Kontaktinformation bzw. die Zusatzinformation aufgefunden wurden,
und Anzeigen der aufgefundenen Kontaktgruppen.
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Dieses
Verfahren stellt im Verhältnis
zu dem direkt vorher beschriebenen Verfahren eine verfeinerte Alternative
dar. In der Tat wird hier bei der Auswahl der Kontaktgruppen nicht
nur die eingegebene Kontaktinformation berücksichtigt, sondern es werden
stattdessen oder auch zusätzlich
eine oder mehrere Zusatzinformationen, welche sich aus dem Kontext
der Eingabe ergeben, berücksichtigt.
Falls es sich z. B. bei der eingegebenen Kontaktinformation um eine
E-Mail Adresse handelt, welche in die An-Zeile einer zu erstellenden
E-Mail Nachricht eingegeben wurde, so könnte die Zusatzinformation
in der Verwendung der An-Zeile bestehen. In diesem Fall würden dann
nur diejenigen Kontaktgruppen ausgewählt, in welchen sowohl die
eingegebene E-Mail Adresse vorkommt als auch die Information, dass
diese E-Mail Adresse in der An-Zeile steht.
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Vorzugsweise
sind die beiden zuletzt beschriebenen Verfahren zusätzlich dadurch
gekennzeichnet, dass beim Anzeigen der aufgefundenen Kontaktgruppen
zu den aufgefundenen Kontaktgruppen abgelegte Zusatzinformationen
berücksichtigt werden,
um die aufgefundenen Kontaktgruppen in einer Rangfolge anzuzeigen.
Ebenso können
auch eine oder mehrere der aufgefundenen Kontaktgruppen unter Berücksichtigung
der abgelegten Zusatzinformationen zeitverzögert angezeigt werden.
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Dank
dieser zusätzlichen
Merkmale werden dem Nutzer die aufgefundenen Kontaktgruppen nicht wahllos,
sondern geordnet, vorzugsweise in einer gewichteten Rangfolge, angezeigt.
Dadurch kann der Nutzer noch einfacher und schneller die von ihm
gewünschte
Kontaktgruppe auswählen.
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Es
ist insbesondere von Vorteil, wenn alle bisher beschriebenen Verfahrensschritte
automatisch ablaufen. Dadurch wird der Arbeitsaufwand des Nutzers
beim Erstellen, Verwalten und Auswählen von Kontaktgruppen auf
ein Minimum reduziert.
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Besonders
bevorzugt handelt es sich bei den Kontaktinformationen um E-Mail
Adressen. Es kann sich aber auch beispielsweise um Telefon- oder
Faxnummern oder auch Namen handeln.
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Wenn
zudem die Kommunikationsanwendung mehrere einzelne Anwendungen umfasst
und das Verfahren anwendungsübergreifend
erfolgt, können
sogar die innerhalb einer einzelnen Anwendung gespeicherten Gruppen
dem Nutzer in einer anderen Anwendung zur Verfügung gestellt bzw. automatisch vorgeschlagen
werden.
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Im Übrigen wird
die oben aufgeführte
Aufgabe auch durch ein Kommunikationssystem mit Mitteln zur Durchführung eines
der vorher beschriebenen Verfahren erfüllt.
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Mit
den erfindungsgemäßen Verfahren
wird dem Nutzer einer Kommunikationsanwendung eine automatische
und intelligente Verwaltung sowie ein intelligentes Vorschlagswesen
für Kontaktgruppen zur
Verfügung
gestellt. Bei der Verwendung der Kommunikationsanwendung werden
für den
Nutzer ganz automatisch virtuelle Gruppen, also Gruppen im Hintergrund,
erstellt und wieder gelöscht.
Mittels des automatisch aufgebauten Bestandes an Kontaktgruppen
können
dem Nutzer zudem bei der Verwendung der Kommunikationsanwendung
Vorschläge
für zu verwendende
Gruppen unterbreitet werden. Der Nutzer muss lediglich einige Eingangsinformationen
zu der von ihm gewünschten
Gruppe angeben. Sodann wird der Bestand an Kontaktgruppen nach diesen Eingangsinformationen
durchsucht und die einschlägigen
Kontaktgruppen werden dem Nutzer automatisch, insbesondere gewichtet,
vorgeschlagen. Der Nutzer muss dann nur noch aus den Vorschlägen die von
ihm gewünschte
Gruppe auswählen.
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Demnach
wird mit dem erfindungsgemäßen Verfahren
für den
Nutzer einer Kommunikationsanwendung die Kommunikation mit Gruppen
wesentlich beschleunigt und vereinfacht.
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Beschreibung
der Figuren
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In
der folgenden Beschreibung bevorzugter Ausführungsformen wird auf die beigefügten Figuren Bezug
genommen, von denen zeigen:
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1 eine
Darstellung eines erfindungsgemäßen Verfahrens;
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2 eine
Darstellung eines zweiten erfindungsgemäßen Verfahrens;
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3 eine
Darstellung eines dritten erfindungsgemäßen Verfahrens;
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4 eine
Darstellung eines vierten erfindungsgemäßen Verfahrens.
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Beschreibung
bevorzugter Ausführungsformen
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1 veranschaulicht,
wie bei einem E-Mail System die erfindungsgemäße automatische Gruppenbildung
durchgeführt
wird.
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In 1 ist
eine E-Mail 100 dargestellt, die über ein Textfenster 101 sowie über Adressfenster 102a und 102b verfügt. Wie
es sich aus der An-Zeile des Empfänger-Adressfensters 102a entnehmen lässt, ist
die E-Mail an die drei Empfänger
mit den Email-Adressen h.meier@webde-ag.de, tom.kurz@.email.de und
alf.lang@web.de gerichtet. Diese Adressen sind den Personen Hans
Meier, Tom Kurz bzw. Alf Lang zugeordnet. Der Absender der Email 100 hat
z.B. die Adresse n.nutz@webde-ag.de und heißt Nils Nutz. Im Textfenster 101 ist
beispielhaft der Beginn einer E-Mail Nachricht von dem Absender
an die drei Empfänger
dargestellt.
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1 zeigt
weiterhin drei automatisch gebildete virtuell Gruppen 1 bis 3. Jede
dieser Gruppen stellt eine Zusammenfassung mehrerer E-Mail Adressen
dar. So enthält
die Gruppe 1 die drei E-Mail-Adressen der Empfänger, also h.meier@webde-ag.de,
tom.kurz@email.de und alf.lang@web.de. In der zweiten Gruppe 2 ist
außerdem
noch die Adresse des Absenders, also n.nutz@webde-ag.de enthalten,
was durch die gestrichelten Pfeile B' und B'' angedeutet
wird. Die dritte Gruppe 3 aber enthält lediglich die Adressen,
welche dieselbe Domain haben, also h.meier@webde-ag.de und n.nutz@webde-ag.de.
Somit stehen drei verschiedene Gruppen zur Verfügung. Weitere Gruppenbildungen
sind denkbar.
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Die
jeweiligen Gruppen werden von einer E-Mail-Anwendung, vorzugsweise
von einem E-Mail-Client, automatisch erzeugt. Mit der E-Mail-Anwendung
können
in bekannter Weise E-Mails erzeugt, verwaltet, verschickt und empfangen
werden. Darüber
hinaus kann die Anwendung nach dem erfindungsgemäßen Verfahren automatisch Gruppen
bilden und verwalten.
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Im
Folgenden wird nun näher
beschrieben, wie die E-Mail-Anwendung automatisch Adressgruppen
die Gruppen 1 bis 3 bildet:
Wir nehmen an, dass ein Nutzer
der Anwendung die E-Mail 100 erstellt hat, in diesem Beispiel
also der Absender Nils Nutz, dessen Adresse n.nutz@webde-ag.de sich in der
Von-Zeile des Absender-Adressfeldes 102b befindet. Der
Nutzer, der die E-Mail 100 an die drei Personen Hans Meier,
Tom Kurz und Alf Lang senden möchte,
hat anfänglich
zunächst
in herkömmlicher
Weise die entsprechenden Adressen h.meier@webde-ag.de, tom.kurz@email.de
und alf.lang@web.de in die An-Zeile des Empfänger-Adressfeldes 102a eingetragen.
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Während der
Nutzer die E-Mail Adressen in das Adressfenster 102a einträgt, wird
die E-Mail-Anwendung von selbst aktiv und bildet automatisch Adressen-Gruppen:
In
einem ersten Schritt A erkennt das System zunächst selbsttätig, dass
der Nutzer in das Empfänger-Adressfenster 102a mehrere
E-Mail Adressen eingegeben hat.
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Diese
E-Mail Adressen werden sodann im Schritt B vom System automatisch
aus dem Empfänger-Adressfeld 102a der
E-Mail 100 ausgelesen. Anschließend werden die ausgelesenen
E-Mail Adressen im Schritt C zu einer Gruppe 1 zusammengefasst.
Nachdem die Gruppe 1 vom System automatisch erstellt wurde, wird
diese abgespeichert. Da eine solche Gruppe nicht vom Nutzer selber
manuell angelegt wurde, sondern automatisch vom System ohne Wissen
des Nutzers gebildet wurde, werden diese Guppen hier auch „virtuelle
Gruppen" genannt.
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Wie
man der 1 entnehmen kann, bildet die
Anwendung noch zwei weitere virtuelle Gruppen, nämlich die Gruppen 2 und 3.
In der Gruppe 2 wird zusätzlich
noch die Absender-Adresse n.nutz@webde-ag.de aufgenommen. In der
Gruppe 3 werden jedoch nur Adressen mit derselben Domain aufgenommen,
also h.meier@webde-ag.de und n.nutz@webde-ag.de. Diese und viele
weitere Möglichkeiten
der Gruppenbildung erfolgt nach bestimmten Kriterien, die im System
definiert und gespeichert werden können. An dieser Stelle ist
noch zu erwähnen,
dass die Gruppenbildung nicht nur beim Erstellen einer E-Mail erfolgen
kann, wie es die 1 zeigt, sondern auch bei eingehenden
E-Mail Nachrichten. Wenn also der Nutzer eine E-Mail empfängt, die
nicht nur an ihn allein, sondern an eine Mehrzahl von Nutzern (Kontakten)
gerichtet ist, so erkennt dies die E-Mail-Anwendung und bildet in analoger Weise
automatisch mindestens eine entsprechende Empfängergruppe. Dazu liest die
E-Mail-Anwendung aus der eingegangenen E-Mail alle Empfängeradressen
aus und fasst diese zu einer Gruppe zusammen und speichert diese
wie bereits beschrieben automatisch ab.
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Auch
in diesem Fall wird im ersten Schritt zunächst von der Anwendung erkannt,
dass im Header der Email mehrere Adressen vorhanden sind und somit
mindestens eine Gruppe automatisch gebildet werden kann. Dann werden
die Adressen gesammelt und zu mindestens einer Gruppe zusammengefasst, wobei
verschiedenste Kriterien herangezogen werden können. Auch die automatisch
gebildeten Empfänger-Gruppen
sind virtuelle Adress-Gruppen, die vom System abgespeichert und
dem Nutzer zur Verfügung
gestellt werden.
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Diese
virtuellen Gruppen, die in der beschriebenen Weise vom E-Mail System
automatisch erzeugt und abgespeichert wurden, kann der Nutzer natürlich einsehen
und editieren. Er hat auch die Möglichkeit,
die automatisch gebildeten Gruppen manuell zu benennen. So könnte der
Nutzer der in 1 gezeigten Gruppe 1 den Titel „Schulfreunde" geben, falls es
sich bei den drei Personen Hans Meier, Tom Kurz und Alf Lang um
drei Schulfreunde des Nutzers handelt. Durch diese manuelle Benennung kann
der Nutzer einfacher auf die entsprechenden Gruppen zugreifen.
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In 2 wird
eine zweite komplexere Variante der automatischen Gruppenbildung
gezeigt:
2 zeigt eine E-Mail 200,
die über
mehrere Fenster 201, 202 und 204 bis 207 verfügt. Das
Fenster 201 ist ein Textfenster, das die eigentliche E-Mail-Nachricht
enthält.
Das Fenster 202 umfasst die An-Zeile mit den E-Mail-Adressen
der gewünschten
Empfänger.
Die Fenster 204 bis 206 umfassen die sog. CC-Zeile
bzw. BCC-Zeile mit den Empfänger-Adressen,
an die eine Kopie bzw. Blind-Kopie der E-Mail 200 gesendet
werden soll. Das Fenster 207 schließlich enthält das Datum und die Uhrzeit
der E-Mail 200.
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In 2 ist
nun eine Gruppe 4 dargestellt. Die Gruppe 4 ist im Gegensatz zu
den Gruppen 1 bis 3 der 1 komplexer aufgebaut. Sie enthält nicht nur
E-Mail Adressen 208a – 208c,
sondern zusätzlich auch
noch sog. Attribute 209a – 209f. Diese Attribute sind
Zusatzinformationen, die sich entweder auf die einzelnen E-Mail-Adressen 208a – 208c oder
direkt auf die ganze Gruppe 4 beziehen:
Das Attribut 209a gibt
beispielsweise an, dass die E-Mail Adresse 208a in der
An-Zeile verwendet
wurde. Dementsprechend gibt das Attribut 209b an, dass die
E-Mail Adresse 208b in
der CC-Zeile verwendet wurde. Ebenso gibt das Attribut 209c an,
dass die E-Mail Adresse 208c in der BCC-Zeile verwendet wurde.
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Das
Attribut 209d gibt an, mit welcher Frequenz oder auch Häufigkeit
die Gruppe 4 aufgerufen wurde. Das Attribut 209e gibt an,
zu welchem Zeitpunkt diese Gruppe 4 zuletzt benutzt wurde. Und das Attribut 209f schließlich gibt
den Inhalt der Betreff-Zeile 206 wieder.
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Im
Folgenden wird anhand der 2 näher beschrieben,
wie die Gruppe 4 unter Berücksichtigung
der Attribute (Zusatzinformationen) automatisch gebildet wird.
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Die
Bildung der Gruppe 4 erfolgt im Grundsatz so wie es zuvor anhand
der 1 beschrieben wurde. Es werden also auch im Beispiel
nach 2 die E-Mail-Adressen
aus den Adress-Feldern ausgelesen und gesammelt.
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Außerdem werden
jetzt in diesem in der 2 gezeigten Beispiel in einem
zusätzlichen Schritt
D noch die vorhandenen Attribute (Zusatzinformationen) aus der E-Mail 200 ausgelesen
und bei der Bildung der Gruppe 4 berücksichtigt. So erkennt die
Anwendung automatisch, dass die E-Mail Adresse h.meier@webde-ag.de aus der An-Zeile
entnommen wurde und speichert diese Zusatzinformation als Attribut 209a ab.
Ebenso erkennt die Anwendung, dass die E-Mail Adresse a.ranke@webde-ag.de
aus der CC-Zeile entnommen wurde und ordnet dieser E-Mail Adresse 208b ein
entsprechendes Attribut 209b zu. Dies geschieht entsprechend
auch im Falle der in der BCC-Zeile enthaltenen E-Mail Adresse s.otto@webde-ag.de,
der auch ein Attribut 209c zugeordnet wird.
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Zusätzlich werden
aus der E-Mail 200 noch der Inhalt der Betreff-Zeile 206 und
der Zeitpunkt der E-Mail ausgelesen. Diese Zusatzinformationen werden
dann automatisch direkt unter der Gruppe 4 als Attribute 209e und 209f abgespeichert.
Weiterhin erfasst die E-Mail-Anwendung automatisch, zum wievielten
Male die Gruppe 4 vom Nutzer verwendet wurde. Diese Frequenzzahl
wird als Attribut 209d abgespeichert.
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Die
soeben beschriebene automatische Bildung einer neuen Gruppe wird
durch die Anwendung jedes Mal durchgeführt, wenn die vom Nutzer eingegebenen
Informationen keiner der bereits abgelegten Gruppen entsprechen.
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Die 2 zeigt
beispielhaft eine Auswahl von Attributen, die bei der Bildung einer
neuen Gruppe unter dieser abgespeichert werden können. Je nach Einstellung des
Systems und Wunsch des Nutzers können
bei der automatischen Gruppenbildung auch andere Zusatzinformationen
unter der Gruppe abgespeichert werden. Wenn der Nutzer einer automatisch
gebildeten Gruppe zwischenzeitlich manuell einen Namen oder ein
aussagekräftiges
Schlagwort zugeordnet hat, so wird auch diese Zusatzinformation
unter der entsprechenden Gruppe abgespeichert.
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Weiterhin
können
in Zuordnung zu den E-Mail Adressen 208 auch bspw. die
Aliasnamen der entsprechenden Adressaten abgespeichert werden.
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Eine
weitere Zusatzinformation, die als Gruppenattribut mit einer Gruppe
abgespeichert werden kann, ist die Information, unter welchem Absender-Adresse
oder Nutzer-Konto (User-Account) die Gruppe erstellt wurde. Über diese
Information können
die abgespeicherten Gruppen danach unterschieden werden, unter welcher
Adresse oder welchem Account der Nutzer diese verwendet hat. Zum Beispiel
hat in der Nutzer Nils Nutz auch noch einen User Account mit der
Adresse nils.nutz@email.de (vergl. n.nutz@webde-ag.de in 1).
Das System differenziert dann, unter welcher Absender-Adresse die
virtuelle(n) Gruppe(n) gebildet wurden. Somit können Account-spezifisch Gruppen
verwaltet und vorgeschlagen werden.
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3 zeigt
nun, wie die automatisch gebildeten Gruppen in Form eines Vorschlagswesens
verwendet werden:
In 3 ist eine
E-Mail 300 dargestellt, die ein Textfenster 301 und
eine An-Zeile 302 aufweist. In der An-Zeile 302 befindet
sich schon eine E-Mail Adresse 310, die vom Nutzer selbst
eingegeben wurde.
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Die 3 zeigt
weiterhin drei Gruppen 5 bis 6, die bereits zu einem früheren Zeitpunkt
in der oben beschriebenen Weise automatisch gebildet und gespeichert
wurden. Die Gruppe 5 enthält
die drei E-Mail-Adressen h.meier@webde-ag.de, tom.kurz@.email.de
und alf.lang@web.de. Die Gruppe 6 wiederum enthält lediglich zwei E-Mail Adressen,
nämlich
die Adressen h.meier@webde-ag.de und a.ranke@webde-ag.de, also Adressen
mit derselben Domain. Die Gruppe 7 schließlich enthält zwei E-Mail Adressen theo.topf@email.de
und bob.backe@web.de, also Adressen mit verschiedenen Domains.
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Beim
Erstellen der E-Mail 300 werden nun vom System zusätzlich weitere
Fenster 311a und 311b angezeigt, die bestimmte
Gruppen (hier die Gruppen 5 und 6) aus den vorhandenen Gruppen 5 bis
7 angeben. 3 zeigt noch den Mauszeiger 312 des
Nutzers, der sich zunächst
im Bereich des Fensters 311a befindet.
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Im
Folgenden wird nun beschrieben, wie einem Nutzer beim Verfassen
einer E-Mail Nachricht automatisch
vom System verschiedene E-Mail-Gruppen vorgeschlagen werden:
Der
Nutzer möchte
eine E-Mail schreiben und startet dazu die entsprechende Anwendung
(Email client), welche ihm dann eine Benutzer-Oberfläche zum
Erstellen der E-Mail Nachricht 300 anzeigt. Als erstes gibt
nun der Nutzer in der An-Zeile 302 zumindest eine Empfänger-Adresse
ein. Im dargestellten Fall ist dies die Empfänger-Adresse von Hans Meier,
also h.meier@webde-ap.de.
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Die
Eingabe der ersten Empfänger-Adresse wird
vom System im Schritt I automatisch erkannt. Daraufhin durchsucht
das System im Schritt II die bereits automatisch gebildeten und
abgespeicherten Gruppen. In dem hier dargestellten Beispiel hat
das System die drei Gruppen 5 bis 7 abgespeichert. In diesen Gruppen
sucht das System nun nach der vom Nutzer eingegebenen E-Mail Adresse
h.meier@webde-ag.de und wird in den Gruppen 5 und 6 auch fündig. Die
Gruppe 7 jedoch enthält
diese E-Mail Adresse nicht und wird dementsprechend auch außer Acht gelassen.
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Im
Schritt III wählt
das System nun diejenigen Kontaktgruppen aus, in welchen die E-Mail Adresse
h.meier@webde-ag.de aufgefunden wurde, also im vorliegenden Fall
die Gruppen 5 und 6. Diese beiden Gruppen werden dem Nutzer dann
in Schritt IV über
die zwei Fenster 311a und 311b in Form von Vorschlagslisten
angezeigt. Durch das Anklicken eines der Schaltfelder oder Buttons 313a oder 313b mit seinem
Mauszeiger 312 kann der Nutzer dann eine der Gruppen auswählen. Sodann
werden die Adressen der ausgewählten
Gruppe vom System automatisch in die An-Zeile 302 eingefügt. Durch
diese Vorschlags- und Auswahl-Funktion
kann der Nutzer auf sehr einfache, schnelle und sichere Weise Gruppen-E-Mails erstellen.
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Wenn
zudem das System die Gruppen in der komplexeren Form mit Attributen,
wie sie in 2 veranschaulicht ist, speichert,
kann das Vorschlagen von Gruppen durch das System noch entsprechend verfeinert
werden:
So kann z.B. zusätzlich
zum Inhalt der An-Zeile auch der Inhalt der Betreff-Zeile als weiteres
Auswahlkriterium für
das Vorschlagen bestimmter Gruppen benutzt werden, falls der Nutzer
bereits zusätzlich
zur Empfängeradresse
einen Betreff eingegeben hat. Wenn also der Nutzer nicht nur die
E-Mail Adresse h.meier@.webde-ag.de eingibt, sondern beispielsweise
auch in die Betreff-Zeile den Begriff „Besprechung Projekt 8" einträgt, so kann
das System automatisch alle Gruppen anbieten, bei denen in der Vergangenheit
nicht nur die E-Mail Adresse h.meier@webde-ag.de automatisch abgespeichert
wurde sondern auch unter dem Attribut „Betreff-Zeile" der Begriff „Besprechung
Projekt 8". Bei
diesem Beispiel könnte
das System also die Gruppe 4 aus 2 vorschlagen.
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Dieses
automatische Gruppen-Vorschlagswesen durch die E-Mail-Anwendung
kann dadurch noch weiter verfeinert werden, dass die Anzeige der aufgefundenen
Gruppen gemäß Schritt
IV (siehe 3) gewichtet erfolgt. Dies kann
nach den entsprechenden Gruppenattributen oder der Historie des
Zugriffs auf diese Gruppen geschehen. Beispielsweise werden besonders
oft genutzte Gruppen an vorderster Stelle (hier links, Gruppe 5)
in der Auswahl angezeigt, während
nicht so häufig
genutzte Gruppen weiter hinten (hier rechts, Gruppe 6) angezeigt
werden. Genauso kann auch eine zeitverzögerte Anzeige realisiert werden,
so dass besonders hoch bewertete Gruppen zuerst angezeigt werden
und einige Sekunden danach weitere Gruppen angezeigt werden.
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Schließlich kann
das System auch nach bestimmten Kriterien, z.B. nach dem Alter einer
Gruppe und wann diese zum letzten Mal benutzt wurde, einmal gebildete
Gruppen automatisch im Hintergrund wieder löschen. Der Nutzer kann dieses
automatische Löschen
dadurch unterbinden, dass er bestimmte Gruppen wie beschrieben manuell
benennt.
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Abschließend zeigt 4 noch
eine Variante, bei welcher die Gruppenbildung und -verwendung nicht
lediglich innerhalb eines E-Mail-Anwendung erfolgt, sondern anwendungsübergreifend.
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4 zeit
eine Datenbank DB in welcher die gebildeten Gruppen abgespeichert
und verwaltet werden. 4 zeigt außerdem eine E-Mail-Anwendung 400a,
eine File-Sharing-Anwendung 400b und eine Fax-Anwendung 400c.
Diese drei Anwendungen sind mit der Datenbank DB verbunden. Über die E-Mail
Anwendung 400a kann ein Nutzer eine E-Mail 401a erstellen. Über die
File-Sharing-Anwendung 400b kann
der Nutzer bestimmte Ordner und Dateien wie z.B. Fotos 401b für andere
Nutzer freigeben oder sperren. Mit der Fax-Anwendung 400c kann ein Nutzer
Faxe 401c erstellen. 4 zeigt
weiterhin noch eine Kontaktgruppe F1, welche aus den vier Mitgliedern
Anna, Nina, Tim und Horst besteht.
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Im
Folgenden wird nun beschrieben, wie die anwendungsübergreifende
Gruppenbildung und -verwendung erfolgt:
Ein Nutzer benutzt
seine File-Sharing-Anwendung 400b, um seine Fotos 401b seinen
Freunden Anna, Nina, Tim und Horst freizugeben. Im Schritt a erkennt das
System die vom Nutzer eingegebenen Gruppe bestehend aus Anna, Nina,
Tim und Horst. Diese Gruppe F1 wird dann im Schritt b automatisch
im Hintergrund in der Datenbank DB gespeichert.
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Zu
einem späteren
Zeitpunkt will nun der Nutzer eine E-Mail an Anna schreiben. Dazu
startet er seine E-Mail-Anwendung 400a. Beim Erstellen
der E-Mail 401a an Anna, gibt der Nutzer Annas E-Mail Adresse
anna@web.de in die An-Zeile der E-Mail 401a ein. Dies wird vom
System im Schritt c automatisch erkannt. Daraufhin durchsucht das
System die Datenbank DB nach Gruppen, welche die E-Mail Adresse
anna@.web.de oder den Begriff „Anna" enthalten. Im Beispielsfall
findet das System genau die eine Gruppe F1. Die Daten dieser Gruppe
F1 werden im Schritt d aus der Datenbank DB ausgelesen und dem Nutzer
in der E-Mail 401a angeboten. Genauer gesagt werden dem
Nutzer die E-Mail Adressen und evtl. gespeicherte Attribute angeboten.
Im vorliegenden Fall werden die E-Mail-Adressen von den weiteren Gruppenmitgliedern
Nina und Tim angeboten. Von dem letzten Gruppenmitglied Horst gibt
es leider keine E-Mail Adresse. Dies wird durch ein Attribut angezeigt.
Vorzugsweise wird der Name des Gruppenmitglieds (hier also „Horst") separat dargestellt
und angezeigt, so dass der Nutzer gleich erkennt, dass keine E-Mail-Adresse
vorhanden ist. Das System stellt allerdings fest, dass Horst über eine
Mobilfunk-Nummer 402 verfügt. Durch Anklicken des Namens „Horst" aus der E-Mail-Anwendung 400a heraus
kann der Nutzer dann das Erstellen einer SMS-Nachricht 401c über die
SMS-Anwendung 400c auslösen.
Im Schritt f startet das System also dann automatisch die SMS-Anwendung 400c und sendet
entweder einen vorgefertigte Textnachricht, die auf den Eingang
der E-Mail hinweist und/oder sendet den eigentlichen Text der E-Mail
als SMS 401c. Diese SMS-Nachricht enthält dann auch bereits Horsts
unter der Gruppe F1 abgespeicherte Mobilfunk-Nummer 402.
-
Mit
den beschriebenen Verfahren wird das Erstellen und Verwalten von
Kontaktgruppen für
einen Nutzer entscheidend erleichtert. Die Gruppenbildung ist einfacher
und komfortabler, da sie automatisch erfolgt. Der Nutzer muss Kontaktgruppen
nicht mehr selber anlegen und von Hand ständig aktualisieren. Dies übernimmt
die entsprechende Anwendung automatisch im Hintergrund für ihn. Zusätzlich schlägt die Anwendung
dem Nutzer automatisch Gruppen vor. Der Nutzer muss nur noch die
von ihm gewünschte
Gruppe auswählen.
Dies beschleunigt und erleichtert die Arbeit des Nutzers, da er
zum Beispiel beim Erstellen von Gruppen-E-Mails oder anderer Nachrichten
oder beim Freigeben von Dateien, oder bei anderen gruppenbasierten
Anwendungen kaum noch Schritte von Hand durchführen muss.
-
- 100
- E-Mail
- 101
- Textfenster
- 102
- Adressfenster
- 201
- Textfenster
- 202
- An-Zeile
- 204
- Kopie-Zeile
- 205
- Blindkopie-Zeile
- 206
- Betreff-Zeile
- 207
- Datum
und Uhrzeit
- 208
- E-Mail
Adressen
- 209
- Attribute
- 300
- E-Mail
Nachricht
- 301
- Textfenster
- 302
- An-Zeile
- 310
- E-Mail
Adresse
- 311
- Fenster
- 400
- Anwendungen
- 401a
- E-Mail
- 401b
- Fotos
- 401c
- Fax
- A
- Erkennung
von verbundenen Kontaktinformationen
- B
- Auslesen
von Kontaktinformationen
- C
- Zusammenfassen
von Kontaktinformationen zu einer
-
- Kontaktgruppe
- D
- Auslesen
von Zusatzinformationen
- I
- Erkennung
der Eingabe einer Kontaktinformation
- II
- Suchen
der Kontaktinformation in Kontaktgruppen
- III
- Auswahl
der Kontaktgruppen
- IV
- Anzeige
der Kontaktgruppen
- a
- Gruppenerkennung
- b
- Automatische
Speicherung der Gruppe
- c
- Erkennung
der eingegebenen Kontaktinformation
- d
- Auslesen
der Kontaktgruppe
- e
- Anzeige
der Kontaktgruppe
- f
- Start
einer weiteren Anwendung