DE10033673A1 - System und Verfahren zum Archivieren und Ausliefern von Dokumenten unter Verwendung eines Zentralarchivsystems - Google Patents

Abstract

Die vorliegende Erfindung beschreibt die flexiblen Möglichkeiten der Auslieferung von Dokumenten, deren Index in einem Zentralarchiv, die betreffenden Dokumente selbst jedoch in einem externen Archivsystem hinterlegt sind. Die erfinderische Lösung basiert auf einer auf dem Zentralarchiv vorgenommenen Verwaltung der Adressen der externen Archivsysteme. Der gewählte Ansatz unterstützt die Spezifikation von beliebig vielen Backup Servern und stellt mit der konfigurierbaren Auslieferung von entweder Adress-Relation selbst und/oder der Suchresultatsliste angehefteten Server Adress-Information ein Mittel zur Verfügung, welches das gesamte Spektrum der Dokumentenauslieferungsmöglichkeiten bei Verwendung eines Zentralarchivsystems unterstützt.

Description

Die vorliegende Erfindung beschreibt ein System und Verfahren zum Archivieren und Ausliefern von Dokumenten unter Verwendung eines Zentralarchivsystems.

Traditionelle Archivsysteme sind in der Regel geschlossene Systeme. Derartige geschlossene Systeme verfügen über Schnittstellen zum Import und Suchen von Dokumenten. Verbindungen zu anderen Archivsystemen beschränken sich auf die Aufnahme von Dokumenten plus Index Daten. Daraus resultiert, dass die innerhalb der Archivsysteme angebotenen Administrations- und Konfigurationswerkzeuge rein System- bezogen sind.

Ist innerhalb eines Unternehmens nur ein Archivsystem im Einsatz, reichen die Möglichkeiten des Systems im Allgemeinen auch aus. Die Administratoren pflegen ein System; die Benutzer sind mit der Endbenutzerschnittstelle vertraut. Die Praxis jedoch zeigt, das in größeren Unternehmen meist mehr als eine Archivlösung im Einsatz ist.

Sind mehrere Archivlösungen, möglicherweise auf verschiedenen Plattformen, im Einsatz, wird es für die Unternehmen immer schwieriger, alle Systeme zu administrieren, die Übersicht des innerhalb des Unternehmens vorhandenen Dokumentenbestandes zu wahren und den Endbenutzern diese Dokumente einfach zugänglich zu machen. Insbesondere der letzte Punkt ist problematisch, da bei mehreren Systemen der Endbenutzer Kenntnisse in der Bedienung jeder existierenden Archivlösung haben muss.

Eine natürliche Weiterentwicklung einzelner Archivsysteme stellt ein Zentralarchivsystem dar, welches unabhängig von Plattform und Hersteller dazu in der Lage ist, andere Archivsysteme zu integrieren. Der Vorteil eines Zentralarchivsystems ist, dass durch die vollständige Integration vieler einzelner Archivsysteme eine komplette Sicht des innerhalb eines Unternehmens existierenden Dokumentenbestandes geschaffen wird. Als Beispiel für ein solches Zentralarchivsystem, welches diese Integrations­ Möglichkeit bietet, ist das Enterprise Document Management System (EDMS) der Anmelderin zu nennen.

Die wesentlichen Merkmale eines Zentralarchivsystems, welches unterschiedliche Archivsysteme integrieren kann, sind:

• 1. Zentraler Index zu vielen verschiedenen Dokumentenverwaltungssystemen und dezentralisierten Servern unabhängig von den verwendeten Plattformen.
• 2. Verarbeitung von großen Datenvolumen.
• 3. Einheitliche Sicht auf alle Dokumente unabhängig vom Ort der Speicherung.
• 4. Absolute Flexibilität der Indizierung und damit auch von Suchanfragen und Dokumentenanforderungen.

Kommt es zum Einsatz eines Zentralarchives, dann muss dieses in die bestehende Infrastruktur eines Unternehmens eingebettet werden. Insbesondere gilt dieses für die Endbenutzerapplikationen(-schnittstellen), welche von Unternehmen zu Unternehmen, ja sogar von Bereich zu Bereich innerhalb eines Unternehmens sehr unterschiedlich sind bzw. sein können. Starre Suchmöglichkeiten in Form von festverdrahteten Suchapplikationen und Suchfenstern, die bei einigen traditionellen Archivierungssystemen vorliegen, würden den generellen Ansatz von Zentralarchiven nicht nur limitieren, sondern ihren praktischen Gebrauch quasi ausschließen. Zur Wahrung einer größtmöglichen Flexibilität werden Schnittstellen benötigt, welche von der Funktionalität her alle Möglichkeiten für auf die Unternehmen abgestimmte Such/Dokumentenanforderungs- Applikationen schaffen. Da Zentralarchive in der Regel nur in Unternehmen mit sehr großer Benutzerzahl zum Einsatz kommen werden, muss eine solche Schnittstelle eine Serverkomponente sein, welche von den Benutzern als Clients Such/Dokumentenanforderungen entgegennimmt und diese wie in Fig. 1 dargestellt dem Zentralarchiv zur Abarbeitung weiterreicht.

Eine solche Schnittstelle, im Folgenden Frontend Server genannt, sollte zudem für möglichst viele Plattformen zur Verfügung stehen. Existiert ein solcher Frontend Server (wie im Falle von EDMS), dann kann dieser seitens des Unternehmens zur Einbindung von Zentralarchiv-Zugriffen aus unternehmensspezifischen Oberflächen genutzt werden.

Fig. 2 zeigt ein Zentralarchiv, an welches externe Archivierungssysteme angeschlossen sind. Der Index der in den externen Archivierungssystemen existierenden Dokumente ist im Zentralarchiv abgelegt. Spezielle, auf die externen Archivsysteme zugeschnittene, Zugriffsprogramme gewährleisten die Abarbeitung seitens des Zentralarchives gestellter Dokumentenanforderungen.

Eine auf den Frontend Server aufbauende unternehmensspezifische Suchapplikation wird von einem Endbenutzer für die Suche im Zentralarchiv genutzt. Der Suchauftrag wird vom Frontend Server entgegengenommen und zur Abarbeitung an das Zentralarchiv weitergereicht. Das Zentralarchiv führt die Suche durch und liefert das Ergebnis an den Frontend Server zurück. Von hier kann es von der unternehmenspezifischen Applikation abgeholt werden. Der Endbenutzer selektiert die Dokumente, für die eine Einsicht erforderlich ist, und fordert diese vom Zentralarchiv an. Dieses erkennt, dass die zugehörigen Dokumente in einem externen Archivierungssystem liegen und fordert seinerseits diese Dokumente von dem externen System an. Nach Eintreffen der Dokumente werde diese vom Zentralarchiv an den Frontend Server weitergereicht. Von dort können sie von den unternehmensspezifischen Applikationen abgeholt werden.

Diese Art der Abarbeitung von Dokumentenanforderungen kann als Basisfunktionalität von Zentralarchiven verstanden werden. Nachteilig hierbei ist:

• a) Das Zentralarchiv muss anhand der gespeicherten Daten erkennen, das Dokumentenforderungen für Dokumente vorliegen, deren Index im Zentralarchiv, dass Dokument selbst jedoch in einem externen Archivsystem abgelegt ist.
• b) Das Zentralarchiv muss Daten enthalten, wohin eine Dokumentenanforderung weitergeleitet werden muß bzw. die Anforderung von diesem externen Archivsystem auslösen.
• c) Das Zentralarchiv muss von externen Archivsystemen gelieferte Dokumente entgegennehmen und an den Frontend Server weiterleiten.
• d) Für jedes externe Archivsystem muß über ein Programm zur Abarbeitung von Dokumentenanforderungen seitens des Zentralarchives verfügen oder ein solches muß für die Anbindung implementiert werden.

Geht man davon aus, dass die einzelnen externen Archivsysteme eines Unternehmens vor dem Zentralarchiv angeschafft wurden, dann besitzt das Unternehmen für jedes externe Archivsystem einen Mechanismus zur direkten Abarbeitung von Dokumentenanforderungen. Nach erfolgter Suchresultatslisten Auslieferung konnte, wie in Fig. 3 dargestellt, unter Umgehung des Zentralarchives direkt auf das jeweilige externe Archivsystem zugegriffen werden.

Es ist daher Aufgabe der vorliegenden Erfindung ein vereinfachtes Verfahren und System zum Ausliefern von Dokumenten unter Verwendung eines Zentralarchivsystems bereitzustellen, welches die genannten Nachteile vermeidet.

Diese Aufgabe wird durch die Merkmale des Anspruchs 1 gelöst. Weitere vorteilhafte Ausführungsformen der vorliegenden Erfindung sind in den Unteransprüchen niedergelegt.

Die vorliegende Erfindung beschreibt die flexiblen Möglichkeiten der Auslieferung von Dokumenten, deren Index in einem Zentralarchiv, die betreffenden Dokumente selbst jedoch in einem externen Archivsystem hinterlegt sind.

Die erfinderische Lösung basiert auf einer auf dem Zentralarchiv vorgenommenen Verwaltung der Adressen der externen Archivsysteme. Der gewählte Ansatz unterstützt die Spezifikation von beliebig vielen Backup-Servern und stellt mit der konfigurierbaren Auslieferung von entweder Adress Relation selbst und/oder der Suchresultatsliste angehefteten Server Adress Information ein Mittel zur Verfügung, welches das gesamte Spektrum der Dokumentenauslieferungsmöglichkeiten bei Verwendung eines Zentralarchives unterstützt.

Die vorliegende Erfindung wird anhand eines bevorzugten Ausführungsbeispiels anhand Figuren näher beschrieben, wobei

Fig. 1 die Dokumentenanlieferung vom Zentralarchivsystem nach dem Stand der Technik zeigt,

Fig. 2 die Dokumentenanlieferung von einem externen Archivsystem über das Zentralarchivsystem zeigt,

Fig. 3 die erfinderische Zentralarchivarchitektur zur Dokumentenanlieferung zeigt,

Fig. 4 die erfinderische Zentralarchivarchitektur zur Dokumentenanlieferung unter Verwendung eines Adresskatalogs zeigt.

In Fig. 1 wird die existierende Dokumentenauslieferung über das Zentralarchivsystem beschrieben. Der Benutzer gibt eine Suchanfrage über sein System an das Zentralarchivsystem. Das Zentralarchivsystem ist nicht direkt, sondern über ein Serversystem mit dem Zentralarchiv verbunden. Dokumente können entweder im Zentralarchivsystem selbst abgelegt werden oder die Dokumente befinden sich auf einem externen Archivsystem, wobei auf dem Zentralarchivsystem nur Indexinformationen abgelegt sind, um auf diese Dokumente zugreifen zu können. Indexinformationen sind Kennungen, die helfen ein bestimmtes Dokument zu finden. Werden z. B. auf einem externen Archivsystem Verträge aller Art abgelegt, so können folgende Kennungen zum Zugriff auf diese Verträge auf dem Zentralarchivsystem existieren: Kaufvertrag, Kaufvertrag Auto, Name des Käufers, Name des Verkäufers, Autofabrikat, Datum des Kaufvertrags, Nummer des Kaufvertrags usw. Die Werte einer Einzelkennung müssen nicht eindeutig ein Dokument referenzieren, z. B. Kennung Name referenziert in der Regel eine Vielzahl von Dokumenten. Macht der Benutzer eine Suchanfrage durch Auswahl einer oder mehrerer Kennungen, werden diejenigen Dokumente in der Suchresultatsliste aufgeführt, die diese Kennungen enthalten. In Fig. 1 wurden drei Dokumente gefunden und der Benutzer fordert Dokument 3 vom Zentralarchiv an.

Fig. 2 beschreibt die Kommunikationsarchitektur zwischen Benutzer-Zentralarchivsystem und externen Archivsystemen nach dem Stand der Technik. Das Zentralarchivsystem hat Zugriff auf die externen Archivsysteme A-N und mehrere Applikationen kommunizieren mit dem Zentralarchivsystem. Eine Applikation sendet eine Suchanfrage an das Zentralarchivsystem. Das Zentralarchivsystem sendet an die Applikation eine Suchresultatsliste bestehend aus den Indexinformationen zu Dokumenten A1, B5, Nn. Der Benutzer sendet eine Anfrage zur Lieferung des ausgewählten Dokumentes an das Zentralarchivsystem. Das Zentralarchivsystem identifiziert anhand der Adressinformation den Server, auf welchem das Dokument A1 abgelegt ist, und sendet an den identifizierte Server (externes Archivsystem A) die Aufforderung, das Dokument A1 zu liefern. Das Dokument A1 wird über das Zentralarchivsystem an die Applikation gesendet.

Fig. 3 beschreibt die erfinderische Zentralarchivarchitektur zur Dokumentenlieferung.

Das in dieser Erfindung beschriebene Verfahren basiert auf einer Zentralarchivsystem gestützten Administration und Verwaltung der externen, an das Zentralarchivsystem angebundenen Archivsysteme.

Zum Zeitpunkt des Indeximports, d. h. bei der Aufnahme von Indexinformationen im Zentralarchivsystem, wird eine logische Adresse des externen Archivsystems, in dem das jeweilige Dokument physisch verweilt, in den Index des Dokumentes, der auf dem Zentralarchivsystem abgelegt wird, mit aufgenommen. Diese logischen Adressen werden innerhalb des Zentralarchivsystems als 1-N Relation verwaltet, d. h. eine logische Adresse wird mehreren realen Adressen zugeordnet, wobei ein Element als CURRENT ausgezeichnet wird. Durch eine solche 1-N Relation wird gewährleistet, dass

• a) zu jedem externen Archivsystem Backup Server in beliebiger Anzahl definiert werden können,
• b) die reale Adresse bei Archivsystemumzug ohne Probleme geändert werden kann.

Um ein Maximum an Flexibilität für unternehmensspezifische Applikationen zu erreichen, wird in dieser Erfindung die für die Auslieferung von Suchresultatslisten zuständige Komponente des Zentralarchivsystems konfigurierbar gestaltet. Optionen sind:

• 1. Auslieferung der realen Adresse + x Backup Adressen (wenn definiert) durch das Zentralarchivsystem. Bei Suchresultatslistenauslieferung wird die logische Adresse seitens der zuständigen Komponente in die gerade aktuelle reale Adresse (+ backup Adressen) umgesetzt, der Adressmetainformation zugewiesen und an den Frontend Server (externe Zentralarchivsystem­ schnittstelle) ausgeliefert. Die einer solchen Auslieferung innewohnende Gefahr besteht darin, dass die reale Adresse kurz nach Suchresultatslisten- Auslieferung durch einen Administrator geändert wird. Diese Gefahr besteht insbesondere für Frontend Server mit Disconnected Retrieval Funktionalität (z. B. mobile Benutzer setzen am Tage x Dokumentenanforderungen ab und nehmen diese erst am Tage x + y entgegen). Seitens der Applikation muss die Adressmetainformation ausgelesen werden und dann die direkte Verbindung zum externen Archivsystem aufgebaut werden. Das gewünschte Dokument wird ohne den Umweg über das Zentralarchivsystem direkt dem Benutzer zur Verfügung gestellt.
• 2. Auslieferung der logischen Adresse als Adressmetainformation zu jeder Indexinformation für ein Dokument. Wird in Fig. 4 näher beschrieben.

In Fig. 4 wird eine besondere Ausführungsform der vorliegenden Erfindung beschrieben. Auch hier wird zum Zeitpunkt des Indeximports, d. h. bei der Aufnahme von Indexinformationen im Zentralarchivsystem, eine logische Adresse des externen Archivsystems, in dem das jeweilige Dokument physisch verweilt, in den Index des Dokumentes, der auf dem Zentralarchivsystem abgelegt wird, mit aufgenommen. Diese logischen Adressen werden innerhalb des Zentralarchivsystems als 1-N Relation verwaltet, d. h. eine logische Adresse wird mehreren realen Adressen zugeordnet, wobei ein Element als CURRENT ausgezeichnet wird. Bei der Auslieferung der Suchresultatsliste wird die logische Adresse als Teil der Indexinformationen eines Dokumentes mitgeliefert. Dieses impliziert, dass die unternehmensspezifischen Applikationen zur Laufzeit eine Umsetzung von logischer auf reale Adresse vornehmen müssen. Dieses erfolgt auf Basis eines Adresskatalogs. Ein Adresskatalog gibt zu jedem Zeitpunkt die Übersicht über die innerhalb eines Zentralarchivsystems angemeldeten externen Archivsysteme, deren definierten Backupsysteme sowie den gerade aktuellen Primär Server (Current). Der Katalog wird durch Änderungen neu erstellt und abgespeichert.

Intern wird der Katalog für eine leistungsoptimierte Auslieferung (wenig zentrale Zugriffe) in Recordformat abgelegt.

In Fig. 4 wird der Ablauf der Auslieferung des Adresskatalogs schematisch dargestellt. Die Applikation nimmt bei Dokumentanforderung die logische Adresse, lässt diese durch den Frontend Server in eine reale Adresse umsetzen, und baut direkt die Verbindung zum externen Archivsystem auf. Anstelle des Zugriffes auf den Frontend- Server konnte die Applikation durch interne Speicherung des Adresskataloges die Umsetzung selbst vornehmen.

Bei der Einführung eines neuen Archivsystems bzw. Änderung der Adresse eines Archivsystems wird ein neuer Adresskatalog erstellt. Der Adresskatalog wird im Zentralarchivsystem abgelegt und an die externe Zentralarchivschnittstelle ausgeliefert und dort gespeichert. Bei Änderungen des Adresskatalogs wird immer ein neuer Adresskatalog erstellt, im Zentralarchivsystem abgelegt und an die externen Archivsystemschnittstellen ausgeliefert. Der Adresskatalog kann auch direkt in das Benutzersystem geladen werden, auf dem die Applikation gespeichert ist.

Die Auslieferung des Adresskatalogs erfolgt auf Timestamp- Basis, d. h. der Timestamp wird mit Erstellungsdatum verglichen. Falls das Erstellungsdatum jünger ist, erfolgt die Auslieferung des Katalogs. Die dezentrale Speicherung des Adresskatalogs verhindert multiple Zugriffe auf das Zentralarchivsystem. Bei Änderungen wird der Adresskatalog als Ganzes ausgetauscht. Hierdurch werden Inkonsistenzen verhindert und die Buchführung einzelner Änderungen werden überflüssig.

Eine weitere Ausführungsform der vorliegenden Erfindung liegt in der Kombination der Ausführungsbeispiele von Fig. 3 und 4.

Hier erfolgt die Auslieferung der realen Adresse + x Backup Adressen (wenn definiert) und des Adresskatalogs durch das Zentralarchivsystem an die externe Zentralarchiv­ schnittstelle. Beim Auswählen eines Dokumentes aus der Suchresultatsliste wird die reale Serveradresse zum Verbindungsaufbau mit dem externen Archivsystem verwendet. Kommt die Verbindung nicht zustande, wird entweder die korrekte reale Adresse oder die Adresse eines Backup-Servers über den Frontend-Server vom Adresskatalog erfragt. Das ausgesuchte Dokument wird jetzt ohne Umweg über das Zentralarchiv angefordert.

Claims (17)

1. Verfahren zum Archivieren und Ausliefern von Dokumenten unter Verwendung eines Zentralarchivsystems, wobei die Dokumente auf externen Archivsystemen abgelegt sind, jedes Dokument durch Index-Informationen auf dem Zentralarchivsystem repräsentiert und durch reale Adress-Informationen adressierbar ist und die externe Archivsysteme mit dem Zentralarchivsystem verbunden sind, gekennzeichnet durch folgende Schritte:

• a) Hinzufügen einer logische Adresse zum externen Archivsystem für jede Indexinformation eines Dokumentes beim Archivieren eines Dokumentes auf dem Zentralarchivsystem,
• b) Umsetzen der logischen Adresse auf die reale Adresse beim Anfordern eines ausgewählten Dokumentes,
• c) Liefern des ausgewählten Dokumentes über die Kommunikationsverbindung zwischen externem Archivsystem und Benutzersystem ohne Unterstützung des Zentralarchivsystems.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die logischen Adressen im Zentralarchivsystem als 1-N Relation verwaltet werden.

3. Verfahren nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, dass einer logischen Adresse mehrere reale Adressen (Backup Server) zugeordnet werden, wobei einer dieser realen Adressen als CURRENT (Primär Server) ausgezeichnet wird.

4. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass Schritt b) durch folgende Schritte gekennzeichnet ist:

• a) Senden einer Suchanfrage an das Zentralarchivsystem,
• b) Erstellen einer Suchresultatsliste durch das Zentralarchivsystem enthaltend Indexinformationen der gefundenen Dokumente und die logische Adresse des externen Archivsystems,
• c) Übergeben der Suchresultatsliste an das Benutzersystem,
• d) Umsetzen von logischer auf reale Adresse im Zentralarchivsystem bei Anforderung des ausgewählten Dokumentes.

5. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die Kommunikationsverbindung zwischen Benutzersystem und Zentralarchivsystem über eine externe Zentralarchivschnittstelle erfolgt.

6. Verfahren nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, dass die externe Zentralarchivschnittstelle ein Frontend- Server ist.

7. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass alle Adressinformationen für die angemeldeten externen Archivsysteme des Zentralarchivsystems, deren definierte Backupsysteme und den aktuellen Primär Server (Current) in einem Adresskatalog zusammengefaßt und der Adresskatalog im Zentralarchivsystem abgelegt wird.

8. Verfahren nach Anspruch 7, dadurch gekennzeichnet, dass der Adresskatalog vom Zentralarchivsystem automatisch in den Frontend-Server geliefert wird.

9. Verfahren nach Anspruch 8, dadurch gekennzeichnet, dass bei Änderungen im Adresskatalog im Zentralarchiv automatisch der neue Adresskatalog an den Frontend- Server oder das Benutzersystem ausgeliefert wird.

10. Verfahren nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, dass der Adresskatalog ein Timestamp enthält und der Timestamp bei Kommunikationsaufbau zwischen Frontend- Server und Zentralarchivsystem zum Abgleichen des Adresskataloges verwendet wird.

11. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass bei Laufzeit eine Umsetzung von logischer auf reale Adresse im Zentralarchivsystem stattfindet.

12. Verfahren nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, dass zur Laufzeit eine Umsetzung von logischer auf reale Adresse auf dem Frontend-Server erfolgt.

13. Verfahren nach Anspruch 9, dadurch gekennzeichnet, dass der Adresskatalog vom Zentralarchivsystem über den Frontend-Server an das Benutzersystem ausgeliefert werden kann.

14. Verfahren nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, dass eine Umsetzung von logischer auf reale Adresse bereits bei Erstellung der Suchresultatsliste erfolgt.

15. Verfahren nach Anspruch 14, gekennzeichnet durch folgende Schritte:

• a) Anfordern des Dokumentes anhand der Suchresultatsliste,
• b) Verwenden der realen Adresse zum Verbindungsaufbau mit dem externen Archivsystem,
• c) Ersetzen der vorhandenen realen Adresse mit der im Adresskatalog abgelegten realen Adresse bei Nichtgültigkeit oder Nichtverwendbarkeit der realen Adresse,
• d) Aufbauen einer Verbindung mit der ersetzten realen Adresse.

16. Verfahren nach Anspruch 15, dadurch gekennzeichnet, dass die Schritte cc)-dd) zur Laufzeit auf dem Frontend- Server erfolgen.

17. Zentralarchivsystem zum Archivieren und Ausliefern von Dokumenten gekennzeichnet durch die Verfahrensschritte 1-17.