CN1755725A - 数据文件存储管理装置及其电子邮件处理程序 - Google Patents

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CN1755725A CNA2005101057614A CN200510105761A CN1755725A CN 1755725 A CN1755725 A CN 1755725A CN A2005101057614 A CNA2005101057614 A CN A2005101057614A CN 200510105761 A CN200510105761 A CN 200510105761A CN 1755725 A CN1755725 A CN 1755725A
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Abstract

本发明公开了一种数据文件存储管理装置，用户可以简单地对数据文件存储管理装置指示多种数据文件处理。数据文件存储管理装置用于存储管理一个或多个数据文件，包括文件存储单元。数据文件存储管理装置装有电子邮件处理程序，实现以下功能，数据文件存储管理装置在接收到电子邮件之后，对至少在其正文中程序化描述的数据文件处理进行解释，启动所指示的数据文件处理。

Description

数据文件存储管理装置 及其电子邮件处理程序
技术领域
本发明涉及一种数据文件存储管理装置及其电子邮件处理程序，例如，可以适用于多个用户能够共享电子文件等数据文件的数据文件共享装置。
背景技术
在现有技术中，用户使用附加各种类型文件的电子邮件，将各种类型文件放入多个用户公用的数据库中(日本特开2003-58542号公报的第“0002”段)，而且，利用电子邮件将指令提供给文件管理服务器，从而获得相应的文件，其中，该指令用于从存储在上述数据库里的文件中检索并取出所需文件(特开2003-58542号公报)。
但是，在上述现有的系统中，可以通过电子邮件指示文件管理服务器的事项仅限于向数据库注册附加文件、或者从数据库中检索以及取出有关文件并进行发送。这里，关于检索条件等仅仅依靠将“关键字”是“计划书或报告书”、“作者”是“○□△×”这样的检索要素种类和要素内容记述于电子邮件正文的方法。
当用户希望就公用文件进行不同的处理时，只有依赖于和系统管理员获得联系之后，设定对文件管理服务器的处理内容。例如，为了实现将某用尸A放入的文件存储在规定的文件夹B中，只能是在文件管理服务器的应用软件中记述进行上述处理的内容。
但是，该方法存在着这样的技术缺陷，如果用户所希望的处理内容不同，就会导致文件管理服务器的软件膨胀，同时，还无法简单应对所希望的处理内容的变更。
发明内容
本发明的目的在于提供一种数据文件存储管理装置，该装置可以简单指示公用数据库的各用户等在某一时刻所希望的数据文件处理，而且，还提供一种安装在上述装置上、优选的电子邮件处理程序。
根据本发明的第一方面，提供一种数据文件存储管理装置，用于存储管理一个或多个数据文件，包括文件存储单元，并且还包括邮件解释单元和文件处理启动单元，其中，该邮件解释单元用于解释在文件名和/或正文中包含程序化描述的数据文件处理的电子邮件，获得所指示的数据文件处理；该文件处理启动单元用于启动所指示的数据文件处理。
而且，根据本发明的第二方面，提供一种电子邮件处理程序，安装在用于存储管理一个或多个数据文件、包括文件存储单元的数据文件存储管理装置上，该电子邮件处理程序包括：邮件解释程序和文件处理启动程序，该邮件解释程序用于解释电子邮件，获得所指示的数据文件处理，其中，该电子邮件在文件名和/或正文中包含程序化描述的数据文件处理；该文件处理启动程序用于启动所指示的数据文件处理。
根据本发明，可以至少通过在电子邮件正文中的程序化描述来指示数据文件存储管理装置的涉及文件存储单元的数据文件处理，所以，用户可以对数据文件存储管理装置简单地指示各种数据文件处理。
附图说明
图1是表示实施例的数据文件共享系统的构成的框图。
图2是表示实施例的数据文件存储管理装置的构成的框图。
图3是表示实施例的电子邮件接收时的处理的流程图。
图4是表示实施例的电子邮件的记述例的说明图。
具体实施方式
(A)实施例
下面参照附图，对本发明的数据文件存储管理系统及其电子邮件处理程序的优选实施例进行详细说明。
(A-1)实施例的构成
图1示出该实施例的包括数据文件存储管理装置(数据文件共享装置)的数据文件共享系统的概要构成的框图。
如图1所示，与该实施例有关的数据文件共享系统1通过网络7将数据文件存储管理装置2、用户终端3、MFP(Multi FunctionPrinter：多功能打印机)4、信息发送服务器5、单个数据库装置(独立数据库装置)6等分别各连接一个以上(大于等于一个)而形成。这里，网络7可以是LAN级别的网络，此外，也可以是大规模的网络。
数据文件存储管理装置2是统一进行多个用户公用的数据文件的注册及存储、数据文件的输出、用户管理、保密管理、历史信息管理等的服务器。
如图2所示，数据文件存储管理装置2包括用于控制整个装置的控制部11、管理用存储器12、与网络7连接的通信部13、文件存储部(数据存储部)14、文件夹脚本存储器15等。此外，也可以设置用于管理信息的输入、输出的信息输入装置(例如键盘)或信息输出装置(例如打印机)。
控制部11相当于例如CPU、ROM、RAM、以及由CPU运行的软件等，其进行以下处理：或者解析由通信部13提供的通信信息并进行规定的处理，或者将收到的数据文件(适当地仅简称为文件)在文件存储部14上注册，或者将需要的文件从文件存储部14读出并由通信部13发送等。
在本实施例中，作为能够运行的软件模块，控制部11(CPU)包括邮件收发模块(电子邮件处理程序的实施例)11A和信息阅览模块11B。
邮件收发模块11A包括邮件解释模块11a。邮件收发模块11A对到达该数据文件存储管理装置2的电子邮件是否需要解释进行确认，当确认需要解释时，启动邮件解释模块11a。邮件解释模块11a将该电子邮件(正文和/或文件名)解释为程序语言，并根据该记述对附加在电子邮件中的数据文件或文件存储部14中的数据文件进行处理。这里，邮件解释模块11a当通过解释识别出将要进行的处理时，在确认电子邮件的发送方用户是有权发出该处理指示的用户之后，进行该处理。而且，在接收的电子邮件中含有希望回信的内容时，邮件解释模块11a在进行处理之后或者由于错误等而无法进行处理时，通过电子邮件对其内容进行回信。
邮件解释模块11a可以解释并识别的文件处理(文件操作)例如下面所示。而且，该文件处理的说明中的“文件”是指接收的电子邮件的正文或附件(附加文件)、或者存储在文件存储部的文件。
(a)将文件移动、复制到指定的文件夹；
(b)将文件发送至指定地址；
(c)将文件进行格式转换而使之成为指定的格式；
(d)将文件进行OCR(字符识别)处理，以指定格式输出；
(e)在文件中附加检索用信息。
对于规定文件处理的一个电子邮件，可以记述多个上述处理，而且也可以记述多个同类型处理(例如复制)。在本实施例中，如后面所述，可以定义“文件夹脚本”，该文件夹脚本对放入文件夹的文件进行一定的处理。例如，作为文件夹脚本，如果定义为“必须将放入预算文件夹的文件复制到出纳文件夹”时，则放入预算文件夹的文件必定复制到出纳文件夹。即使是用电子邮件记述的处理，在符合条件的情况下，也可以执行用文件夹脚本定义的处理。例如，当接收的电子邮件指示将文件A复制到预算文件夹的处理之后，文件A也会被复制到出纳文件夹。
信息阅览模块11B是一种可以从用户终端3侧阅览、变更该数据文件存储管理装置2的信息的模块。
第一、信息阅览模块11B具有可以阅览文件存储部(数据存储部)14的文件夹的结构等、变更文件夹的结构及文件名等的功能。该功能例如和现有技术的数据文件共享装置相同。
第二、信息阅览模块11B具有可以对文件夹脚本存储器15中的文件夹脚本进行阅览、变更、重新注册的功能。用于文件夹脚本定义的应用软件是现有的，和该软件相同，实现与文件夹脚本有关的功能。
第三、信息阅览模块11B具有根据接收的电子邮件的指示，阅览该数据文件存储管理装置2能够处理的文件处理的内容的功能。例如，存储用于如上所述阅览的、说明文件处理的内容的引导图像数据，并根据来自于用户终端3侧的操作要求，发送该引导图像数据。
管理用存储器12例如相当于外部存储装置，包括文件夹结构数据12a、文件管理表12b、用户管理表12c、群数据12d等。
文件夹结构数据12a记述有文件存储部14中的多个文件夹结构，还记述有哪个文件被存放在哪个文件夹中。
文件管理表12b，例如，一般与各文件的识别信息(文件名)相对应，记述有文件的数据量和数据形式及格式等属性、存放其文件的最低级的文件夹名、对在文件存储部14中存储其文件的区域进行规定的区域场所数据(起始地址和结束地址的组)等。
用户管理表12c与用户的识别信息(例如用户的姓名)相对应，记述有密码、使用的用户终端3的识别号码、可使用的文件夹、可以通过邮件进行指示的文件处理的内容等。
群数据12d与群的识别号码相对应，记述有属于其群的用户终端3及MFP4的装置，也可以将相同的用户终端3或MFP4作为不同的群要素进行记述。例如，群数据12d可以用于指定发送某文件的装置群。而且，该群数据12d也可以设置于后述的信息发送服务器5上。
通信部13相当于例如通信交换机或通信软件等，用于进行与用户终端3、MFP4、信息发送服务器5、单个数据库装置6等其他装置之间的通信。
文件存储部(数据存储)14，例如相当于大容量存储装置及其存取结构，用于存储文件。
文件夹脚本存储器15，例如相当于半导体存储器群，用于存储注册的文件夹脚本。
用户终端3，例如相当于具有通信功能的个人计算机水平的信息处理装置。例如，用户终端3与数据文件存储管理装置2之间，进行文件及电子邮件的收发，或者如上所述，阅览数据文件存储管理装置2的信息等。
在本实施例中，用户终端3安装有例如用于指示文件处理的电子邮件制作支持软件3a。
电子邮件制作支持软件3a，在其被启动后，通过上述数据文件存储管理装置2的邮件收发模块11A，开始制作被判断为需要解释的电子邮件。电子邮件制作支持软件3a显示菜单画面，该菜单画面用于从使用电子邮件可进行指示的上述五种指示(a)～(e)中选择一种，当选择任一种处理种类之后，可以设定与其相关的参数等。这里，也可以在设定适用条件的基础上，进行处理种类的选择。而且，电子邮件制作支持软件3a可以利用文件夹脚本指示文件处理。而且，电子邮件制作支持软件3a还具备将文件的打印条件(文字大小或纸张大小)、文件的发送地址等作为简要说明进行命名并注册的功能，在以后制作其他电子邮件的时候可以利用。而且，电子邮件制作支持软件3a还具有在电子邮件中是否包含要求回答处理结果的内容的功能。而且，电子邮件制作支持软件3a具有确认制作完的电子邮件中所记述的处理过程中是否存在矛盾或错误、会导致什么样的结果等功能。
记述有文件处理的电子邮件的正文和/或文件名如同以某种程序语言记述的任意的程序，电子邮件制作支持软件3a与某种程序语言用的程序制作支持软件相同。
MFP4是为了通过图像扫描功能获得在数据文件存储管理装置2中存储的文件、或者打印输出在数据文件存储管理装置2中存储的文件而设置的。
信息发送服务器5用于将在数据文件存储管理装置2中存储的文件向多个发送地址发送。
单个数据库装置6表示按用户设置的数据库，例如，可以将单个文件追加到数据文件存储管理装置2中。而且，单个数据库装置6可以和用户终端3相关设置，而且，也可以作为数据文件存储管理装置2的处理单个文件夹的部分来实现。
(A-2)实施例的工作
用户例如利用用户终端3中的指示文件处理用的电子邮件制作支持软件3a的同时，制作在数据文件存储管理装置2中可以执行的记述有文件处理的电子邮件，并进行发送。而且，当然也可以不利用制作支持软件3a制作电子邮件。
当接收到的电子邮件的发送目的地地址是自己的电子邮件时，数据文件存储管理装置2的控制部11进行如图3所示的处理。此外，图3示出的处理是按照邮件收发模块11A的内容进行的，该邮件收发模块11A包括邮件解释模块11a。
控制部11首先判断电子邮件的发送方(用户)是否是用户管理表12c中记述的、与该实施例有关的数据文件共享系统1的注册用户(S100)。如果不是注册用户，则忽视接收的电子邮件(S101)。而且，即使是注册用户，也可以分为许可向数据文件存储管理装置2发送电子邮件的用户和未被许可的用户。
当电子邮件的发送方是注册用户时，控制部11判断接收的电子邮件是否需要邮件解释模块11a的解释(S102)。例如，当电子邮件的文件名部分(正文的起始部分亦可)中有“*MI＝ON*”的记述时，判断其为需要邮件解释模块11a解释的电子邮件，当没有有关记述时，判断其为不需要邮件解释模块11a解释的电子邮件。如果是不需要解释的电子邮件，则仅对电子由件的存储处理等的、文件处理不需要解释的电子邮件进行处理(S103)。
与此相对，当接收的电子邮件是需要邮件解释模块11a解释的电子邮件时，控制部11进行解释，并识别必须进行的文件处理(S104)。然后，参照用户管理表12c，判断已识别的文件处理中是否包括发送方的用户无权指示的处理(S105)。例如，在上述五种文件处理中，根据用户的权限级别变更有权指示的种类的文件处理。如果某公司引进了本实施例的数据文件共享系统，那么，可使部长以上的人和地位低于部长的人有权指示的文件处理不同。
如果包括发送方的用户无权指示的处理时，则判断接收的电子邮件中是否有要求回复处理结果的记述(S106)。如果没有这样的记述，则忽视接收的电子邮件(S101)。如果有这样的记述，则发送以指示了“无权指示的文件处理”为内容的回复邮件(S107)。
如果通过解释识别的全部文件处理是该发送方用户有权指示的文件处理时，则控制部11在进行已识别的文件处理之后(S108)，参照文件夹脚本存储器15的存储内容的同时，判断是否有与本次指示的文件处理有关并应该进行的文件夹脚本所规定的处理(S109)，如果有这样的处理，则控制部11进行该处理(S110)。
当没有按照文件夹脚本的规定应该进行的处理，或者虽然有但该处理也已经结束时，控制部11判断接收的电子邮件中是否有要求回复处理结果的记述(S111)。如果没有这样的记述，则结束一系列的处理。另一方面，如果接收的电子邮件中有要求回复处理结果的记述，则发送内容为处理已经结束的回复电子邮件，然后结束一系列的处理(S112)。此外，当基于步骤S108进行的文件处理因错误而结束时，此时回复电子邮件中包括该内容。
图4示出包括文件处理的指示的电子邮件的一个示例(文件名、正文、附加文件名的记述部分)。
文件名中所包括的“*MI＝ON*”用于规定电子邮件的解释的必要性，文件名的后半部分的记述“2003 sales data”是真正的文件名。
正文的第一行(L1)指示将附加文件filel.x1s复制到sales的文件夹中。以copy的字母串开始的行用于指示复制处理，其中包括供复制用的文件名、复制地址的信息。正文的第二行(L2)指示在file2.jpg文件中加上OCR(字符识别)，并将结果作为文件file2.pdf。以ocr的字母串开始的行用于指示字符识别处理，包括供字符识别用的文件名和字符识别结果的文件名的信息。虽然省略了其他行句法的说明，但是，预先规定的表达方式也适用其他行。正文的第三行(L3)～第六行(L6)，如果在file2.pdf中包括字母串“Marketing”时，则指示将file2.pdf复制到文件夹Marketing中，如果在file2.pdf中不包括字母串“Marketing”，则指示将file2.pdf复制到文件夹sales中。正文的第七行(L7)指示将附加文件file1.xls发送至被定义为dest profile 1的发送地址。正文的第八行(L8)指示根据以print profile 1定义的设置、用printer 1(相当于MFP等)打印附加文件file 1.x1s。
(A-3)实施例的效果
根据上述实施例，因为数据文件存储管理装置包括程序化描述的、电子邮件中的文件指示的解释单元，所以，可以通过电子邮件对数据文件存储管理装置指示多种文件处理。这里，因为文件指示可以程序化描述，所以，利用条件文，可以进行因条件的成立、不成立而不同的文件处理(例如，在不成立时进行的保存处理等的失败处理)。
此外，因为用于文件处理的电子邮件中包括表示需要解释的字母串，所以数据文件存储管理装置可以简单地判断是需要解释的电子邮件还是不需要的电子邮件。
而且，即使收到指示需要解释的文件处理的电子邮件，也会确认该发送方是已经注册的用户、或者确认是由该用户允许的文件处理之后，进行文件处理，所以，提高了共享文件的保密性功能。
此外，因为可以从用户终端阅览数据文件存储管理装置的各种信息，所以，可以适当地确认用于制作指示文件处理的电子邮件所需要的信息。
而且，用户还有权指示发送以文件处理结束为内容的回复电子邮件，所以，可以确认已指示的文件处理是否已经执行。
(B)其他实施例
在上述实施例中，示出了基本上有五种可以通过电子邮件进行指示的文件处理，但是，并不只限于此。例如，文件夹脚本的涉及注册或变更等的处理(这也是广义的文件处理)也可以通过电子邮件指示。
在上述实施例中，示出了电子邮件的全部正文已包括表示文件处理的指示的记述，但是，也可以用起始标识或结束标识明示上述的记述部分，也可以在除此之外的部分中含有任意记述。
在程序化描述中也可以包括是否需要关于是否已经执行已指示的文件处理的回复电子邮件，此外，如同表示需要解释的
“*MI＝ON*”一样，也可以在文件名部分含有程序化设置。
而且，电子邮件的发送方不仅限于用户终端，也可以是系统的管理员所使用的终端等。
以上所述仅为本发明的优选实施例而已，并不用于限制本发明，对于本领域的技术人员来说，本发明可以有各种更改和变化。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (5)

1.一种数据文件存储管理装置，其特征在于，包括：
文件存储单元，用于存储一个或多个数据文件；
邮件解释单元，用于解释在文件名和/或正文中包含程序化描述的数据文件处理的电子邮件，获得所指示的数据文件处理；以及
文件处理启动单元，用于启动所指示的数据文件处理。
2.根据权利要求1所述的数据文件存储管理装置，其特征在于：
还包括是否需要解释判断单元，所述是否需要解释判断单元用于根据接收的电子邮件判断是否启动所述邮件解释单元。
3.根据权利要求2所述的数据文件存储管理装置，其特征在于：
所述是否需要解释判断单元以接收的电子邮件中存在规定的文本行为条件，启动所述邮件解释单元。
4.根据权利要求2所述的数据文件存储管理装置，其特征在于：
所述是否需要解释判断单元以能够确认接收的电子邮件的发送方是有权指示数据文件处理的规定人员为条件，启动所述邮件解释单元。
5.一种电子邮件处理程序，安装在用于存储管理一个或多个数据文件、包括文件存储单元的数据文件存储管理装置上，其特征在于，包括：
邮件解释程序，用于解释在文件名和/或正文中包含程序化描述的数据文件处理的电子邮件，获得所指示的数据文件处理；以及
文件处理启动程序，用于启动所指示的数据文件处理。
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