CN1567314A

CN1567314A - 合约采购管制系统及方法

Info

Publication number: CN1567314A
Application number: CN 03126884
Authority: CN
Inventors: 林尚璋; 周述明
Original assignee: Hongfujin Precision Industry Shenzhen Co Ltd; Hon Hai Precision Industry Co Ltd
Current assignee: Hongfujin Precision Industry Shenzhen Co Ltd; Hon Hai Precision Industry Co Ltd
Priority date: 2003-06-14
Filing date: 2003-06-14
Publication date: 2005-01-19

Abstract

本发明揭露了一种合约采购管制系统及方法。该系统包括多个客户端计算机、一主机、一供应商主机及一数据库。客户端计算机提供使用者界面，通过该界面使用者进行资料维护等操作。主机用于接收客户端资料，并对其进行处理，以生成订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单等资料并传送给供应商主机，主机还可以接收供应商主机的回执信息。供应商主机接收主机传送的订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单等资料，并将该等资料的回执信息传送回主机。数据库用于存储询价单、订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单、缴费清单等资料。本发明合约采购管制系统及方法能对逾期交货的采购合约进行管制，及时通知供应商交货，保证供应商能够按时交货，并且在供应商未能按时交货时自动发出催交通知，并在收到货物时发出逾期交货扣款通知，减少因供应商迟交货物所带来的损失。

Description

合约采购管制系统及方法

【技术领域】

本发明关于一种合约采购管制系统及方法，特别关于一种对逾期交货的采购合约进行管制的系统及方法。

【背景技术】

采购作业对于每个企业来说都是非常重要也是非常难管理的问题，如何使采购到的货物能够在最恰当的时间到货对企业来说非常关键，尤其是对于紧急采购来说，供应商逾期交货往往给企业带来很大的损失，如何对供应商交货进行管理尤其是对逾期交货进行管理对每个企业来说都至关重要。有关交货管理的专利有美国专利商标局于2003年5月6日公告的专利号为US6,560,645的专利，该专利名称是“交货排配管理方法，实施其方法的装置及处理过程”。该专利揭露了一种利用电子资料分配系统对交货资料进行排配的交货排配管理方法。所述电子资料分配系统通过一网络与一交货资料服务器，一数字化服务器，一存储及管理服务器，一交货管理服务器，及一电子使用者终端相连。所述交货资料服务器用于交货资料的输入；数字化服务器用于将交货资料数字化；存储及管理服务器用于存储和管理电子交货资料；交货管理服务器用于管理电子交货资料的传输；电子使用者终端用于接收并处理传输的电子交货资料。该专利所揭露技术的不足在于其虽然采用联网的方式对交货作业进行了排配管理，但是没有解决如何对供应商逾期交货进行管理，减少因供应商逾期交货所带来的损失的问题。

【发明内容】

本发明的主要目的在于提供一种合约采购管制系统及方法，其能在供应商未能按时交货时自动发出催交通知，并在收到货物时发出逾期交货扣款通知。

本发明的另一目的在于提供一种合约采购管制系统及方法，其能对逾期交货的采购合约进行管制。

本发明提供一种合约采购管制系统，其能对逾期交货的采购合约进行管制，其包括多个客户端计算机、一主机、一数据库及一供应商主机，其中：客户端计算机，提供一使用者界面，用户通过该使用者界面进行资料维护等操作；主机，其包括有：一资料维护模块，用于对询价单、订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单等资料进行维护作业；一订购作业模块，用于选择供应商并与其签定订货合约；一交货管理模块，用于对供应商的交货作业进行管理，该交货管理模块还包括有：一按时交货管理子模块，用于管理按时交货的采购货物，包括发出交货提示给供应商主机；一逾期交货管理子模块，用于管理逾期交货的采购货物，包括发出催交通知及逾期交货扣款通知给供应商主机；一收货模块用于对收到的货物进行查验入库，并生成一收货单发送给供应商主机；数据库，用于存储询价单、订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单、缴费清单等资料。

本发明还提供一种合约采购管制方法，其能对逾期交货的采购合约进行管制，该方法包括如下步骤：(a)询价作业模块新建一询价单，资料维护模块对询价单中的内容进行维护，所述询价单中的内容包括有询价公司、询价货物、询价时间、询价单有效时间、交货地点、联系电话等资料；(b)询价作业模块接收各供应商的报价；(c)订购作业模块根据询价作业模块接收的各供应商报价确定供应商及价格；(d)确定供应商及价格之后，订购作业模块新建一订购单，资料维护模块对订购单中的内容进行维护，所述订购单中的内容包括有订购公司、订单编号、交货地点、交货时间、货物名称、数量、批号、成交价格等资料；(e)交货管理模块判断供应商是否按时交货；(f)如果没有按时交货，则逾期交货管理子模块对供应商主机发出催交通知；(g)接收供应商交货的货物；(h)接收供应商交货的货物后，逾期交货管理子模块对供应商主机发出逾期交货扣款通知；(i)如果供应商按时交货，则按时交货管理子模块接收供应商交货的货物，收货模块验收货物并入库；(j)费用结报模块付款给供应商及进行内部费用结报，所述付款包括对按时交货的货物按照订购单规定的金额付款及对逾期交货的货物按照订购单规定的金额扣除逾期交货扣款通知规定的扣款金额付款。

本发明合约采购管制系统及方法能对逾期交货的采购合约进行管制，及时通知供应商交货，保证供应商能够按时交货，并且在供应商未能按时交货时自动发出催交通知，并在收到货物时发出逾期交货扣款通知，减少因供应商迟交货物所带来的损失。

【附图说明】

图1为本发明合约采购管制系统的硬件架构图。

图2为本发明合约采购管制系统的主机功能模块图。

图3为本发明合约采购管制方法的主流程图。

【具体实施方式】

请参阅图1所示，为本发明所述合约采购管制系统的硬件架构图。在本发明中多个客户端计算机10通过网络11与一主机12相连；该主机12通过连接13与数据库14相连，通过网络15与供应商主机16相连。其中，网络11及15是一种电子网络，其可以是Intranet、Internet或其它类型网络。连接13是一种数据库连接，如开放式数据库连接(Open Database Connectivity，ODBC)，或者Java数据库连接(Java Database Connectivity，JDBC)等。客户端计算机10为用户提供交互式使用者界面，用户通过该使用者界面进行资料维护等操作。主机12存储有一系列软件功能模块(如图2所示)，用于接收客户端资料，并对其进行处理，以生成订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单并传送给供应商主机16，主机12还可以接收供应商主机16的回执信息。供应商主机16接收主机12传送的订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单，并将该等资料的回执信息传送回主机12。数据库14用于存储询价单、订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单、缴费清单。

请参阅图2所示，为本发明所述合约采购管制系统的主机功能模块图。该主机12包括有一资料维护模块21，一询价作业模块22，一订购作业模块23，一交货管理模块24，一收货模块25，及一费用结报模块26。

其中，资料维护模块21用于对询价单、订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单进行维护作业。

询价作业模块22用于根据采购需求在因特网上新建询价单进行询价作业，并且接收各供应商的报价。

订购作业模块23用于根据接收到的各供应商的报价在因特网上进行开标和议价，根据价格及品质选择供应商并与其签定订货合约。

交货管理模块24用于对供应商的交货作业进行管理。该交货管理模块24还包括有一按时交货管理子模块241及一逾期交货管理子模块242。其中，按时交货管理子模块241用于管理按时交货的采购货物，包括发出交货提示给供应商主机16，所述交货提示的内容包括交货时间、交货地点、需交货货物之名称、数量、批号等资料；逾期交货管理子模块242用于管理逾期交货的采购货物，包括在供应商未按交货提示时间交货时发出催交通知及逾期交货扣款通知给供应商主机16，所述催交通知的内容包括催交时间、催交货物之名称、数量、批号等资料，所述逾期交货扣款通知之内容包括订单编号、交货时间、逾期时间、原订单金额、扣款金额及扣款原因等资料。

收货模块25用于对收到的货物进行查验入库，并生成一收货单发送给供应商主机16，所述收货单的内容包括订单编号、收货时间、收到货物的名称、数量、批号等资料。

费用结报模块26用于付款给供应商及内部费用结报，所述内部费用结报是指根据采购的货物的需求部门及需求数量对采购过程中发生的所有费用进行分摊。

请参阅图3所示，为本发明所述合约采购管制方法的主流程图。首先询价作业模块22新建一询价单，资料维护模块21对询价单中的内容进行维护，所述询价单中的内容包括询价公司、询价货物、询价时间、询价单有效时间、交货地点、联系电话(步骤S30)。询价作业模块22接收各供应商的报价(步骤S31)，订购作业模块23根据询价作业模块22接收的各供应商的报价确定供应商及价格(步骤S32)。确定供应商及价格之后，订购作业模块23新建一订购单，资料维护模块21对订购单中的内容进行维护，所述订购单中的内容包括订购公司、订单编号、交货地点、交货时间、货物名称、数量、批号、成交价格(步骤S33)。交货管理模块24根据数据库14中存储的交货资料和实际交货情况判断供应商是否按时交货(步骤S34)。如果没有按时交货，则逾期交货管理子模块242对供应商主机16发出催交通知(步骤S35)，接收供应商逾期交货的货物(步骤S36)，接收供应商逾期交货的货物后，逾期交货管理子模块242对供应商主机16发出逾期交货扣款通知(步骤S37)。如果供应商按时交货，则按时交货管理子模块241接收供应商交货的货物，收货模块25验收货物并入库(步骤S38)，费用结报模块26付款给供应商及进行内部费用结报，所述付款包括对按时交货的货物按照订购单规定的金额付款及对逾期交货的货物按照订购单规定的金额扣除逾期交货扣款通知规定的扣款金额付款(步骤S39)。

Claims

1.一种合约采购管制系统，用于对逾期交货的采购合约进行管制，其包括有多个客户端计算机、一主机、一数据库及一供应商主机，所述客户端计算机通过一电子通讯网络与主机相连，主机与数据库通过一数据库连接相连，主机与供应商主机通过一电子通讯网络相连，其特征在于，其中：

客户端计算机，其提供有一使用者界面，用户通过该使用者界面进行资料维护等操作；

主机，其包括有：

一资料维护模块，用于对询价单、订购单、交货单、催交单、逾期交货扣款单、收货单进行维护作业；

一订购作业模块，用于选择供应商并与其签定订货合约，生成订货单；

一交货管理模块，用于对供应商的交货作业进行管理，该交货管理模块还包括有：

一按时交货管理子模块，用于管理按时交货的采购货物，包括发出交货提示给供应商主机；

一逾期交货管理子模块，用于管理逾期交货的采购货物，包括发出催交通知及逾期交货扣款通知给供应商主机；

一收货模块用于对收到的货物进行查验入库，并生成一收货单发送给供应商主机；

数据库，用于存储各种资料。

2.如权利要求1所述的合约采购管制系统，其特征在于，主机还包括一询价作业模块，用于根据采购需求在因特网上新建询价单进行询价作业，并且接收各供应商的报价。

3.如权利要求1所述的合约采购管制系统，其特征在于，主机还包括一费用结报模块，用于付款给供应商及内部费用结报。

4.如权利要求3所述的费用结报模块，其特征在于，所述内部费用结报是指根据采购的货物的需求部门及需求数量对采购过程中发生的所有费用进行分摊。

5.如权利要求1所述的合约采购管制系统，其特征在于，所述交货提示的内容包括交货时间、交货地点、需交货货物的名称、数量、批号。

6.如权利要求1所述的合约采购管制系统，其特征在于，所述催交通知的内容包括催交时间、催交货物的名称、数量、批号等资料。

7.如权利要求1所述的合约采购管制系统，其特征在于，所述逾期交货扣款通知的内容包括订单编号、交货时间、逾期时间、原订单金额、扣款金额及扣款原因。

8.如权利要求1所述的合约采购管制系统，其特征在于，所述收货单的内容包括订单编号、收货时间、收到货物之名称、数量、批号。

9.一种合约采购管制方法，能对逾期交货的采购合约进行管制，其特征在于，该方法包括如下步骤：

确定供应商及成交价格；

生成一订购单；

判断供应商是否按时交货，如果按时交货，则直接跳转至验收货物并入库的步骤；

如果没有按时交货，发出催交通知；

接收供应商交货之货物后，发出逾期交货扣款通知；

验收货物并入库。

10.如权利要求9所述的合约采购管制方法，其特征在于，步骤确定供应商及成交价格之前还包括新建一询价单并对询价单中的内容进行维护的步骤。

11.如权利要求9所述的合约采购管制方法，其特征在于，步骤确定供应商及成交价格之前还包括接收各供应商之报价的步骤。

12.如权利要求9所述的合约采购管制方法，其特征在于，步骤验收货物并入库之后还包括付款及内部费用结报的步骤。