CN1570931A - 物料统一采购管理方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种物料统一采购管理方法，其汇总不同买方的物料需求，进行物料统一采购，其包括有如下步骤接收来自不同买方的物料需求信息；对前述所接收到的物料需求信息进行汇总，获得每一物料的总需求量；接收不同供应商的询议价信息；根据前述询议价信息确定供应商，并生成采购订单，将所述采购订单发送给相关供应商；根据采购订单的数量、总金额及每一买方的物料需求信息的数量，计算每一买方的采购金额，生成采购分摊信息。本发明还提供一种物料统一采购管理系统，其用于实施前述的方法。通过前述的方法及系统，可使得每一物料需求量较小的买方无需一次购买大量的物料，即可获得较低价格的物料，从而降低买方产品的成本，增加产品的竞争优势。

Description

物料统一采购管理方法及系统

【技术领域】

本发明揭露一种采购管理系统及方法，尤指一种汇总多个买主的物料需求进行统一采购的采购管理系统及方法。

【背景技术】

采购管理是对采购作业流程的实施与监控，也是对企业产品供应商进行的系统管理，有效的采购管理能使供应商更好地为企业服务，并促进彼此间的合作关系。采购管理的作用在于帮助采购部门确定合理的订货量、选择优秀的供应商，帮助企业实现最佳库存水平。此外，通过实时提供订购、验收信息，跟踪和催促外购或委外加工物料的交付状况，保证采购货物及时到达，从而实现采购价格最优、供货时间最恰当、采购金额最低的目的。

传统采购方式一般依靠人力来完成整个采购过程，如通过报刊杂志发布采购信息，利用信件、电话等联络方式进行与采购相关的信息沟通。由于采购单位和供应商直接参与每个采购环节的具体活动，导致采购作业十分繁琐，采购效率低下，而且因为缺乏透明度和稳定性，使得采购流程难于管理。随着计算机和信息技术的发展应用，网上采购或电子采购逐渐流行开来，并在实际应用中显示出较大优势。采购单位通过国际互联网发布采购消息，供应商在网上报名参与竞标活动，或者采购单位与供应商建立彼此相连的信息系统，互通与采购相关的资料和信息，如采购单位通过外部网络向供应商进行询价或发送采购订单，供应商向采购单位提供报价单或出货情况等。利用网络协助采购作业简化了传统采购流程，提高了采购效率并能够有效降低采购成本。

目前，利用计算机、网络技术辅助采购作业的系统或方法在很多专利文献中都有揭露，如美国专利局公告的第5970474号专利，公告日期为1999年10月19日，专利名称为“交易伙伴的电子采购系统与方法”(Electronic Procurement System and Method for TradingPartners)，该专利揭露了一种电子商务系统，包括三个硬件构件：采购企业服务器、供应商服务器和电子交易管理系统，该电子商务系统可以使采购企业用户通过内部网(Intranet)访问本企业服务器，传送产品采购相关信息，及通过国际互联网(Internet)连接访问供应商服务器，与该供应商进行产品及服务的线上交易。

又如美国专利商标局公开的第2002143692号专利申请案，公开日期为2002年10月3日，该专利申请案名称为″一种自动请购驱动，及时供货的电子采购系统″(A Fully Automated，Requisition-Driven，″J.I.T″-Based，Centralized E-Procurement System)，该专利技术揭露了一种网上竞标选择供应商的系统，其主要功能包括：请购单的处理与汇总，订单生成、处理和跟踪，订单的合并与分发，供应商关系管理，采购品种管理，采购信息分析，采购需求分析等。

虽然上述专利揭示了利用网络技术协助处理请购单，管理采购订单和供应商的技术，但前述先前技术用于一制造型企业(以下称为买方)与多个供应商之间的采购作业。一般而言，当买方物料需求量大时，其在采购的询议价过程中就会占有一定的优势，可以获得相对较低价格的物料。然而，对于多数中小型企业或是在一企业独立采购的生产部门(以下统称为买方)而言，其在一段时间内的物料需求量较少，很难获得较低价格的物料，这增加了买方所制造产品的成本，导致其产品缺乏竞争力。因此买方为了获得较低价格的物料，需一次采购大量的物料，但这样又增加买方的存货成本，实质上并不能达到降低产品成本的目的。因此，需要提供一种物料统一采购管理方法及系统，其可进行接收多个买方的物料需求信息，进行统一采购及采购金额分摊，以使得每一买方可获得较低价格的物料。

【发明内容】

因此，针对先前技术所存在的不足，本发明的主要目的在于提供提供一种物料统一采购管理方法及系统，其可汇总多个买方的物料需求信息，进行统一采购及采购金额分摊，以使得每一买方可获得较低价格的物料。

本发明的另一目的在于提供提供一种物料统一采购管理方法及系统，其通过网上询议价方式确定供应商，以获得较低价格的物料。

本发明的另一目的在于提供提供一种物料统一采购管理方法及系统，其可对统一采购的全过程进行管理。

本发明提供一种物料统一采购管理方法，其汇总不同买方的物料需求，进行物料统一采购，其包括有如下步骤：(a)接收来自不同买方的物料需求信息。(b)对前述所接收到的物料需求信息进行汇总，获得每一物料的总需求量。(c)维护物料与供应商的关系，即制定每一供应商所能提供的物料。(d)根据前述的物料与供应商的关系选定供应商，并生成一询议价通知，将其发送给相应的供应商，以知会相关供应商进行询议价作业。(e)接收不同供应商的询议价信息，该询议价信息包括有物料名称、单价。(f)根据前述询议价信息确定供应商，并生成采购订单，将所述采购订单发送给相关供应商。(g)当供应商交货时，根据前述采购订单对交货的物料进行检验。(h)根据前述每一买方的物料需求信息进行发料作业，将前述供应商交付的物料发放给每一买方。(i)根据采购订单的数量、总金额及每一买方的物料需求信息的数量，计算每一买方的采购金额，生成采购分摊信息，将其发送给相应的买方。

本发明还提供一种物料统一采购管理系统，其汇总不同买方的物料需求，进行物料统一采购，其包括有一服务器及通过网络与其相连接的多个买方系统与供应商系统，其中服务器包括有：一物料需求计划接收模块，其接收每一买方系统发送的物料需求计划信息，该物料需求信息包括的信息有买方名称、物料名称、数量及交货时间；一物料需求汇总模块，其对前述所接收到的物料需求信息进行汇总，获得每一物料的总需求量；物料与供应商关系维护模块，其用于维护物料与供应商的关系，即制定每一供应商所能提供的物料；一询议价通知模块，其用于根据前述的物料与供应商的关系，选定供应商，并生成一询议价通知，将其发送给相应的供应商；一询议价作业模块，其用于接收不同供应商系统的询议价信息，该询议价信息包括有物料名称、单价；一采购作业模块，其根据前述询议价信息确定供应商，并生成采购订单；一交货检验模块，其用于当供应商交货时，相关人员通过交货检验模块可获得前述采购订单，以用于对供应商交货的物料进行检验；一发料模块，其用于获得前述每一买方的物料需求信息，并以该物料需求信息作为依据进行发料作业，将前述供应商交付的物料发放给每一买方；一采购分摊模块，其根据采购订单的数量、总金额及每一买方的物料需求信息的数量，计算每一买方的采购金额，生成采购分摊信息，将其发送给相应的买方系统。

【附图说明】

图1为本发明物料统一采购管理系统的架构图。

图2为本发明物料统一采购管理系统的服务器的功能模块图。

图3为本发明物料统一采购管理方法的作业流程图。

【具体实施方式】

参阅图1所示，为本发明物料统一采购管理系统的架构图。本发明物料统一采购管理系统提供一采购平台，其用于多个不同制造企业物料统一采购，或是用于作为一企业不同制造部门的物料统一采购的平台。所述物料统一采购管理系统是由一服务器2及多个通过网络3连接至服务器2的买方系统4与供应商系统5组成。其中买方系统4置于物料需求方处，当本发明物料统一采购管理系统用于不同制造企业物料统一采购时，物料需求方为不同的制造企业；当本发明物料统一采购管理系统用于一企业不同制造部门物料统一采购时，物料需求方为企业的不同制造部门，为了方便论述，物料需求方以下统一称为买方。供应商系统5置于物料供应商处，所述物料供应商为供应物料的企业。买方系统4为运行一系列软件如企业资源规划软件、电子邮件软件、数据库管理软件及其它在商务环境下通用的工具，其可为本发明的服务器2提供买方的物料需求计划信息及接收服务器2发送的采购分摊信息。供应商系统5运行一系列软件如企业资源规划软件、电子邮件软件、数据库管理软件及其它在商务环境下通用的工具，其可用于接收服务器2发送的询议价通知、进行询议价作业及接收服务器2发送的采购订单。网络3可为企业内部网(Intranet)、国际互联网(Internet)或是其它类型的网络系统。

服务器2包括了企业信息系统中核心的和易变的企业逻辑(规划、运作方法、管理模式等)，其功能在于接收买方系统4发送的物料需求计划信息、确定物料需求数量、发送询议价通知给供应商系统5、进行询议价作业，确定供应商及采购数量及进行采购费用分摊作业。服务器2还通过其通过连结6与一数据库8相连接。连结6为一数据库连结，如开放式数据库连结(Open Database Connectivity，ODBC)，或Java数据库连结(Java Database Connectivity，JDBC)。数据库8存储有本发明物料统一采购管理系统的相关资料，如物料需求计划信息、物料及供应商关系信息、物料需求汇总资料、询议价纪录、采购纪录及采购分摊信息等。其中物料需求计划信息接收自买方系统4，其纪录买方在一采购周期内每一物料的需求量，其包括的字段有买方名称、物料料号、物料名称、需求数量及需求日期。物料需求汇总资料为服务器2对所有买方系统4发送的料需求计划信息进行汇总，获得一采购周期内每一物料的总需求情况，其包括的字段有物料料号、物料名称、总需求数量及需求日期。物料需求汇总资料与物料需求计划信息可通过物料料号及需求日期进行关联。物料及供应商关系信息纪录每一供应商与可提供的物料，其包括有供应商名称、物料名称及物料料号等信息。询议价纪录用于纪录供应商进行询议价的相关信息，其包括的字段有供应商名称、物料名称、物料料号、单价、报价日期等。采购纪录其用于纪录采购的相关信息，其包括有采购单号、采购日期、交货日期、供应商名称、物料名称、物料料号、采购数量、单价、总金额等字段。采购分摊信息用于存储采购分摊相关信息，其为服务器2根据物料需求计划信息及采购纪录进行分摊作业获得每一买方所分摊的采购金额，其包括有买方名称、物料名称、物料料号、需求数量、供应商名称、单价、采购金额等字段。

参阅图2所示，为本发明物料统一采购管理系统服务器的功能模块图。在本发明中服务器2包括有一物料需求计划接收模块21、一物料需求汇总模块22、一物料与供应商关系维护模块23、一询议价通知模块24、一询议价模块25、一采购作业模块26、一物料验收模块27、一发料模块28及一采购分摊模块29。其中物料需求计划接收模块21用于接收自买方系统4的物料需求计划信息。物料需求汇总模块22是根据物料需求计划信息对每一物料的需求量进行汇总，生成每一物料的总需求量，并将其存储于物料需求汇总资料中。物料与供应商关系维护模块23用于维护供应商可提供的物料，生成物料及供应商关系信息。询议价通知模块24根据采购的物料名称及物料及供应商关系信息，生成询议价通知，并将其发送给相应的供应商系统5，以知会该供应商进行询议价作业，所述询议价通知包括有采购物料的物料名称、数量、交货日期以及询议价截至日期等信息，所述询议价通知可通过电子邮件的方式发送给相应的供应商系统5。询议价模块25提供一作业界面，当供应商系统5接收到前述询议价通知后登录到服务器2，利用所述作业界面输入询议价的相关信息，如单价等，询议价模块25接收所输入询议价的相关信息，并将其存储于询议价纪录中。采购作业模块26根据前述的询议价纪录确定提供物料的供应商，其确定供应商的依据可以是所有参加询议价供应商中单价最低者的供应商，采购作业模块26还可生成采购订单，并将该采购订单发送给选中供应商的供应商系统5，采购订单包括有采购单号、采购日期、交货日期、供应商名称、物料名称、物料料号、采购数量、单价、总金额等信息，并将采购订单存储于采购纪录中。一物料验收模块27用于当供应商交货时，相关人员如物料验收人员采购纪录获得相应的采购订单，并以该采购订单作为依据检验供应商所提交的物料。发料模块28用于根据物料需求计划信息进行发料作业，将物料发放给各相应的买方。采购分摊模块29根据物料需求计划信息及采购纪录进行分摊作业，计算每一买方所分摊到一物料的采购金额，每一买方所分摊到一物料采购金额的计算公式为：采购金额＝物料需求量/采购数量*总金额。

参阅图3所示，为本发明物料统一采购管理方法的作业流程图。本发明物料统一采购管理方法是由前述的物料统一采购管理系统来实施，其包括有如下的步骤：采购管理人员利用物料与供应商关系维护模块23可定义不同物料与供应商之间的关系，即定义每一供应商可提供的物料，生成物料及供应商关系信息(步骤S310)。服务器2的物料需求计划接收模块21接收不同买方系统4发送的下一采购作业周期的物料需求计划信息，该物料需求计划信息包括有买方名称、物料名称、物料料号及需求数量等信息(步骤S311)。物料需求汇总模块22对前述所接收到不同买方的物料需求计划信息进行汇总，获得每一物料的总需求数量，并生成物料需求汇总资料(步骤S312)。询议价通知模块24根据物料料号或是物料名称作为关键词，查询物料及供应商关系信息获得提供该物料的供应商相关信息，确定参加询议价的供应商(步骤S313)。询议价通知模块24生成一询议价通知，并将该询议价通知发送给相应的供应商系统5，以知会相应供应商进行询议价作业(步骤S314)。当供应商获得该询议价通知后，通过供应商系统5登录服务器2，利用询议价模块25提供的作业界面输入输入询议价的相关信息，如单价等，询议价模块25接收该供应商的询议价相关信息，并将其存储于询议价纪录中(步骤S315)。当超过该物料的询议价截至日期时，采购作业模块27根据前述的询议价纪录决定提供物料的供应商(步骤S316)。采购作业模块27生成一采购订单，并将该采购订单发送给相应供应商系统5(步骤S317)。当供应商交货时，相关人员如物料验收人员利用验收模块27查询采购纪录获得相应的采购订单，并以该采购订单作为依据检验供应商所交付的物料(步骤S318)。判断采购订单与供应商所交付的物料是否一致(步骤S319)。当供应商所交付的物料与采购订单不一致时，可拒收所交付的物料(步骤S320)。当供应商所交付的物料与采购订单一致时，可接收所交付的物料(步骤S321)。相关作业人员利用发料模块28获得物料需求计划信息，并根据物料需求计划信息发料给各买方(步骤S322)。采购分摊模块29根据物料需求计划信息及采购纪录进行分摊作业，计算每一买方所分摊到物料的采购金额(步骤S323)。生成一采购分摊信息，并将其发送给相应的买方系统(步骤S324)。

Claims (12)

1.一种物料统一采购管理方法，其汇总不同买方的物料需求，进行物料统一采购，其特征在于包括有如下步骤：

一物料需求接收步骤，接收来自不同买方的物料需求信息；

一物料需求汇总步骤，对前述所接收到的物料需求信息进行汇总，获得每一物料的总需求量；

一询议价作业步骤，接收不同供应商的询议价信息，该询议价信息包括有物料名称、单价；

一采购作业步骤，根据前述询议价信息确定供应商，并生成采购订单；

一采购分摊步骤，根据采购订单的数量、总金额及每一买方的物料需求信息的数量，计算每一买方的采购金额，生成采购分摊信息。

2.如权利要求1所述的物料统一采购管理方法，其特征在于，还包括有一物料与供应商关系维护步骤，其维护物料与供应商的关系，即制定每一供应商所能提供的物料。

3.如权利要求2所述的物料统一采购管理方法，其特征在于，还包括有一询议价通知步骤，其根据前述的物料与供应商的关系，选定供应商，并生成一询议价通知，将其发送给相应的供应商。

4.如权利要求1所述的物料统一采购管理方法，其特征在于，还包括有一交货检验步骤，其用于当供应商交货时，根据前述采购订单对交货的物料进行检验。

5.如权利要求4所述的物料统一采购管理方法，其特征在于，还包括有一交货拒收步骤，其用于当前述的交货检验步骤的检验结果为不一致时对供应商所交付的物料进行拒收。

6.如权利要求4所述的物料统一采购管理方法，其特征在于，还包括有一交货接收步骤，当前述的交货检验步骤的检验结果为一致时，接收供应商所交付的物料。

7.如权利要求6所述的物料统一采购管理方法，其特征在于，还包括有一发料步骤，其根据前述每一买方的物料需求信息将前述供应商交付的物料发放给每一买方。

8.一种物料统一采购管理系统，其汇总不同买方的物料需求，进行物料统一采购，其包括有一服务器及通过网络与其相连接的多个买方系统与供应商系统，其特征在于，其中服务器包括有：

一物料需求计划接收模块，其接收每一买方系统发送的物料需求计划信息；

一物料需求汇总模块，其对前述所接收到的物料需求信息进行汇总，获得每一物料的总需求量；

一询议价作业模块，其用于接收不同供应商系统的询议价信息，该询议价信息包括有物料名称、单价；

一采购作业模块，其根据前述询议价信息确定供应商，并生成采购订单；

一采购分摊模块，其根据采购订单的数量、总金额及每一买方的物料需求信息的数量，计算每一买方的采购金额，生成采购分摊信息，将其发送给相应的买方系统。

9.如权利要求8所述的物料统一采购管理系统，其特征在于，服务器还包括有一物料与供应商关系维护模块，其用于维护物料与供应商的关系，即制定每一供应商所能提供的物料。

10.如权利要求10所述的物料统一采购管理系统，其特征在于，服务器还包括有一询议价通知模块，其用于根据前述的物料与供应商的关系，选定供应商，并生成一询议价通知，将其发送给相应的供应商。

11.如权利要求8所述的物料统一采购管理系统，其特征在于，服务器还包括有一交货检验模块，其用于当供应商交货时，相关人员利用交货检验模块可获得前述采购订单，以用于对供应商交货的物料进行检验。

12.如权利要求11所述的物料统一采购管理系统，服务器还包括有一发料模块，以物料需求信息作为依据进行发料作业，将前述供应商交付的物料发放给每一买方。