CN1510600A - 采购管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种采购管理系统及方法，该采购管理系统包括有一本地数据库服务器，至少一远程数据库服务器和一应用软件服务器。其中应用软件服务器包括有一请购管理模块，一采购管理模块，一询价管理模块和一签核管理模块。该采购管理系统可以对请购单和采购单进行在线签核作业，并可依据询价、议价记录来比价与决定供应厂商。

Description

采购管理系统及方法

【技术领域】

本发明涉及一种采购管理系统及方法，尤其是涉及一种可以通过网络协助采购作业的网上采购管理系统及方法。

【背景技术】

采购管理是对采购作业流程的实施与监控，也是对企业产品供应商进行的系统管理，有效的采购管理能使供应商更好地为企业服务，并促进彼此间的合作关系，其作用在于帮助采购部门确定合理的订货量，选择优秀的供应商，帮助企业实现最佳库存水平。此外，通过实时提供订购、验收信息，跟踪和催促外购或委托加工物料的交付状况，保证采购货物及时到达，从而实现采购价格最优、供货时间最恰当、采购成本最低的目的。

传统采购方式一般依靠人力来完成整个采购过程，如通过报刊杂志发布采购信息，利用信件、电话等联络方式进行与采购相关的信息沟通。由于采购单位和供应商直接参与每个采购环节的具体活动，导致采购作业十分繁琐，采购效率低下，而且因为缺乏透明度和稳定性，使得采购流程难于管理。随着计算机和信息技术的发展应用，网上采购或电子采购逐渐流行开来，并在实际应用中显示出较大优势。采购单位通过互联网发布采购消息，供应商在网上报名参与竞标活动，或者采购单位与供应商建立彼此相连的信息系统，互通与采购相关的资料和信息，如采购单位通过外部网络向供应商进行询价或发送采购订单，供应商向采购单位提供报价单或出货情况等。利用网络协助采购作业简化了传统采购流程，提高了采购效率并能够有效降低采购成本。

目前，利用计算机、网络技术辅助采购作业的系统或方法在很多专利文献中都有披露，如美国专利商标局公开的第2002143692号专利，公开日期为2002年10月3日，专利名称为“一种由请购信息自动驱动，及时供货的电子采购系统”(A Fully Automated，Requisition-Driven，“J.I.T”-Based，Centralized E-Procurement System)，该专利公开了一种网上竞标选择供应商的技术。其主要功能包括：请购单的处理与汇总，订单生成、处理和跟踪，订单的合并与分发，供应商关系管理，采购品种管理，采购信息分析，采购需求分析等。

虽然上述专利揭示了利用网络技术协助处理请购单，管理采购订单和供应商的技术，但不能很好地解决采购过程中的在线签核及如何通过询价/议价/比价作业来确定供应商的问题。因此，需要提供一种采购管理系统及方法，可以让采购单位进行在线签核作业，并能够依据询价、议价记录来比价与决定采购供应商。

【发明内容】

本发明的主要目的在于提供一种采购管理系统及方法，可以对请购单和采购单进行在线签核作业，简化采购签核流程，提高采购效率。

本发明的另一个目的在于提供一种采购管理系统及方法，其可依据询价、议价记录来比价与决定采购供应商，以降低采购成本，提高采购产品质量。

为达到上述目的，本发明设置了一签核管理模块，用于根据审批流程实现对请购单和采购单的在线签核作业。此外，本发明还设置了一询价管理模块，用于根据询价、议价记录来比价与决定供应厂商。本发明提供的采购管理系统还包括有：一本地数据库服务器，存储有企业各种请购信息、采购信息、订货情况、供应商基本资料、询价记录、议价记录、比价记录等；至少一远程数据库服务器，每一远程数据库服务器存储有相应供应厂商的基本资料；一应用软件服务器，包括有一权限控制模块，用于定义用户使用权限，控制用户作业范围；一基本数据维护模块，用于新增、修改、删除、查询基本资料；一请购管理模块，用于生成请购单，修改或取消请购单等；一采购管理模块，用于汇总请购单以生成采购单，修改或取消采购单，发出采购订单等。

本发明还提供了一种采购管理方法，该方法包括有如下步骤：请购管理模块自动生成请购单；签核管理模块对请购单进行签核；询价管理模块进行询价/议价/比价作业，并确定供应厂商；采购管理模块生成采购单并由签核管理模块签核；采购管理模块向供应商发出采购订单；签核管理模块核对供应商交付的货物并验收；采购结案。

由于该系统提供了一签核管理模块，可以根据签核流程对请购单、采购单进行在线签核，因而简化了采购签核流程。此外，该系统提供了一询价管理模块，可以获取各厂商产品价格，进行议价活动，并比照各厂商的报价资料以确定供应商，从而降低了采购成本，提高了采购产品的质量。

【附图说明】

图1是本发明采购管理系统的硬件架构图。

图2是本发明采购管理系统的功能模块图。

图3是本发明采购管理系统的作业流程图。

图4是本发明采购管理系统的询价/议价/比价作业流程图。

【具体实施方式】

如图1所示，是本发明采购管理系统的硬件架构图。该系统包括有至少一客户机10、一应用软件服务器12、一本地数据库服务器15和至少一远程数据库服务器16。其中客户机10通过网络11与应用软件服务器12相连。网络11可以是一企业内部网Intranet，也可以是Internet或其它类型通讯网络，应用软件服务器12可通过网络11接收来自企业内部各部门的物料请购单。应用软件服务器12通过连接13与本地数据库服务器15相连。连接13为一数据库连接，如开放式数据库连接(Open DatabaseConnectivity，ODBC)，或者Java数据库连接(Java Database Connectivity，JDBC)等。远程数据库服务器16通过外部网络14与应用软件服务器12相连。外部网络14是一外部通讯网络，如Internet等。

如图2所示，是本发明采购管理系统的功能模块图。客户机10包括有一用户界面100及一结果输出装置101。用户界面100提供一交互式用户界面，便于用户执行相应操作，包括输入来自各部门的人工开立的请购单和来自供应商的报价单，对基本资料进行新增、修改、删除、查询等维护作业。结果输出装置101用于显示采购管理系统的各种信息，包括请购单、采购单的基本情况，供应商的相关信息，各种信息的查询结果等。本地数据库服务器15包括有一本地数据库150，其内存储有历次请购信息、采购信息、订货情况、供应商基本资料、询价记录、议价记录、比价记录等。远程数据库服务器16包括有一供应商数据库160，该供应商数据库160存储有相应供应商的基本资料。

应用软件服务器12包括有一权限控制模块120、一基本数据维护模块121、一请购管理模块122、一采购管理模块123、一询价管理模块124和一签核管理模块125。权限控制模块120用于定义用户使用权限，控制用户作业范围。基本数据维护模块121用于新增、修改、删除、查询基本资料。所述的基本资料包括各供应商的基本信息、请购单、采购单、询价记录、议价记录、比价记录等。请购管理模块122用于生成请购单，修改或取消请购单等。所述的请购单的基本资料包括欲采购的品种、请购数量、预期交货时间、预期价格、交货地点等。采购管理模块123用于汇总请购单以生成采购单，修改或取消采购单和发出采购订单。所述的采购单的基本资料包括采购单的流水号、采购品数量、采购品规格、交货时间与交货地点、采购品单价与总价、现金折扣或其它付款条件等。询价管理模块124用于获取各厂商产品价格，进行议价活动，并比照各厂家的报价单资料以确定供应商。所述的报价单的基本资料包括材料规格表、采购数量、预期交货时间、交货地点等。签核管理模块125用于根据签核流程实现对采购环节的签核以及核对、验收供应商交付的货物。所述的签核包括对请购单进行签核和对采购单进行签核。

如图3所示，是本发明采购管理系统的作业流程图。首先，请购管理模块122自动生成请购单，或者各需求部门根据材料的实际消耗和库存情况人工开立请购单，交予采购部门，采购部门通过用户界面100将请购单输入请购管理模块122并保存于本地数据库150中，用户可通过用户界面100通过基本资料维护模块121对其进行相应的维护作业(步骤S110)。请购单产生后进行签核作业，应用软件服务器12依在线签核权限所定义的路径和进入系统的使用者名称通过签核管理模块125进行签核作业(步骤S120)。对签核的请购单需依在线签核权限中所定义的最高权限者通过签核管理模块125进行核准，核准通过后应用软件服务器12自动将请购单状态变更为核可状态，唯有已核可的请购单才可进行后续作业(步骤S130)。对未核可的请购单通过请购管理模块122进行修改或取消作业。在线签核的请购单需依签核次序退件至请购者时才能由请购者对请购单进行修改。如欲取消请购单则要在同样状况下取消整张请购单，或取消单一项次的请购资料(步骤S140)。请购单核可后，由询价管理模块124决定是否需进行询价作业(步骤S150)。如果需询价，则应用软件服务器12通过询价管理模块124生成询价单并通过外部网络14发送给相应厂商，厂商将询价单资料存入相应的供应商数据库160，并生成报价单发回给应用软件服务器12，应用软件服务器12根据报价单资料通过询价管理模块124进行议价、比价作业(步骤S160)。完成询价、议价、比价作业后即可确定供应商。对于不需询价或已经比价核可的请购单，则可由询价管理模块124直接决定供应厂商(步骤S170)。供应厂商确定后，应用软件服务器12根据请购单资料通过采购管理模块123生成采购单(步骤S180)。对生成的采购单由权限控制模块120所定义的具有签核权限的使用者进行签核作业(步骤S190)。对已签核的采购单由在线签核权限中所定义的最高权限者通过签核管理模块124进行核准。采购单通过核准后，应用软件服务器12自动将其状态变更为核可状态，唯有已核可的采购单才可进行后续作业(步骤S200)。对未核可的采购单通过采购管理模块123进行修改或取消作业。未核可的采购单需依签核次序通过采购管理模块123对其进行修改，若欲取消采购单则要在同样状况下取消整张采购单，或取消单一项次的采购资料(步骤S210)。应用软件服务器12根据已核可的采购单通过采购管理模块123通过外部网络14向相应厂商发出采购订单(步骤S220)。厂商在收到采购单后，通过外部网络14回复应用软件服务器12确认的日期及各项次产品的交期，采购人员可透过采购单更新本地资料库150中的采购单状态。供应商交货后，签核管理模块125根据验收单或产品品质的检验报告，核对供应商供货状况，进行货物验收作业，并对其中的不良品加以处理(步骤S230)。采购结案作业，结案记录保存于本地数据库150中(步骤S240)。

如图4所示，是本发明采购管理系统的询价/议价/比价作业流程图。对于需要询价的请购单，由询价管理模块124生成询价单通过外部网络14发送给供应厂商(步骤S1601)。厂商在收到询价单后，根据其上所列的问题生成报价单(步骤S1602)。然后，应用软件服务器12通过外部网络14接收来自供应商的报价单，对于报价单结果经采购议价后可再输入报价资料中，本地资料库150会保留多次议价的记录(步骤S1603)。之后，应用软件服务器12通过询价管理模块124与厂商进行议价活动，所有报价记录和议价记录存储于本地数据库150中(步骤S1604)。获得所有报价资料后，询价管理模块依据请购单列出所有厂商所报的价格、付款条件、价格条件等资料，并列出询价、议价记录资料以供比价与审核作业(步骤S1605)。询价管理模块经比价作业与审核，确定供应厂商(步骤S1606)。

Claims (8)

1.一种采购管理系统，其特征在于包括有：

一本地数据库，存储有企业各部门的基本资料、历次请购信息、采购信息、订货情况、供应商基本资料、询价记录、议价记录及比价记录；

至少一远程数据库服务器，每一远程数据库服务器包括有一供应商数据库，其内存储有相应供应厂商的基本资料；

一应用软件服务器，其包括有：

一请购管理模块，用于生成请购单，修改或取消请购单；

一采购管理模块，用于汇总请购单以生成采购单，修改或取消采购单及发出采购订单；

一签核管理模块，用于根据签核流程实现对请购单、采购单的签核，并对供应商交付的货物进行核对验收；

所述的应用软件服务器通过一外部网络与所述的至少一远程数据库服务器相连，通过该网络发送询价单、采购订单资料至远程数据库服务器，并接收来自远程数据库服务器的报价资料。

2.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于，还包括有至少一通过网络与应用软件服务器相连的客户机，用户可通过该客户机执行相应操作和显示应用软件服务器回馈的信息。

3.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于，其中的应用软件服务器还包括有一权限控制模块，用于定义用户使用权限，控制用户作业范围。

4.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于，其中的应用软件服务器还包括有一基本资料维护模块，用于新增、修改、删除、查询基本资料。

5.一种采购管理方法，可以对请购单和采购单进行在线签核作业，并可依据询价、议价记录来比价与决定供应厂商，其特征在于包括有如下步骤：

请购管理模块自动生成请购单，或需求部门根据材料消耗与库存情况人工开立请购单；

签核管理模块对请购单进行签核；

询价管理模块进行询价/议价/比价作业，并确定供应厂商；

采购管理模块生成采购单并通过签核管理模块进行签核；

采购管理模块向供应商发出采购订单；

签核管理模块核对供应商交付的货物并验收；

采购结案。

6.如权利要求5所述的采购管理方法，其特征在于，其中的请购单签核步骤还包括如下步骤：

签核管理模块对请购单进行核准；

请购管理模块对未核可的请购单进行修改或取消作业；

已核可的请购单进行询价/议价/比价作业。

7.如权利要求5所述的采购管理方法，其特征在于，其中的询价/议价/比价作业还包括如下步骤：

询价管理模块决定已核可的请购单是否需询价；

如需询价，则应用软件服务器通过询价管理模块向相应厂商发出询价单，在收到厂商回复的报价单后通过询价管理模块进行议价、比价作业，并根据询价、议价记录选择确定供应商；

如不需询价，则由询价管理模块直接决定供应厂商。

8.如权利要求5所述的采购管理方法，其特征在于，其中的采购单签核步骤还包括如下步骤：

签核管理模块对生成的采购单进行核准；

采购管理模块对未核可的采购单进行修改或取消作业；

已核可的采购单发送给供应商。

Images