CN108205724A

CN108205724A - 一种设备采购方法及系统

Info

Publication number: CN108205724A
Application number: CN201611175425.1A
Authority: CN
Inventors: 毛洪生
Original assignee: SHENZHEN LAN-YOU TECHNOLOG Co Ltd
Current assignee: SHENZHEN LAN-YOU TECHNOLOG Co Ltd
Priority date: 2016-12-16
Filing date: 2016-12-16
Publication date: 2018-06-26

Abstract

本发明公开了一种设备采购方法及系统，该方法包括：S1、建立设备采购项目；S2、向多个预设的候选供应商客户端发送询价信息，多个候选供应商客户端依据询价信息向服务器返回报价信息；S3、开标以公布报价信息，从多个候选供应商客户端中选择获标者；S4、将采购意向书发送至获标者处，获标者上传技术协议；S5、制作并签订合同；S6、进行付款结算。该发明的有益效果为：通过系统规范了业务流程；项目文档电子化管理，采购过程系统化管理；形成设备采购基础数据库，项目采购价格库，为采购人员询价、制定采购策略提供依据；缩短项目非增值作业时间，实现各部门之间的快速联动响应。

Description

一种设备采购方法及系统

技术领域

本发明涉及企业采购信息处理技术领域，尤其涉及一种设备采购方法及系统。

背景技术

设备采购作为企业采购业务，会随着企业规模扩大而业务工作量越大，业务部门之间的协调成本也越大，现有技术中，一般通过人工及纸质文件实现企业设备采购，该方法的流程欠规范、资料存档不全、查阅困难、手工作业效率低、作业协同困难，而且设备采购的业务多，缺乏整合。

发明内容

本发明要解决的技术问题在于，针对上述现有技术中流程欠规范、资料存档不全、查阅困难、手工作业效率低、作业协同困难，而且设备采购的业务多，缺乏整合的问题，提供一种设备采购方法及系统。

本发明解决其技术问题所采用的技术方案是：

构造一种设备采购方法，包括步骤：

S1、于服务器中建立设备采购项目；

S2、依据所述设备采购项目向多个预设的候选供应商客户端发送询价信息，多个所述候选供应商客户端依据所述询价信息向所述服务器返回报价信息；

S3、于所述服务器中开标以公布报价信息，依据所述报价信息从多个所述候选供应商客户端中选择获标者；

S4、依据所述设备采购项目将采购意向书发送至所述获标者处，所述获标者上传技术协议；

S5、依据所述技术协议于所述服务器中制作并签订合同；

S6、依据所签订的合同于所述服务器中进行付款结算。

在本发明所述的设备采购方法中，所述步骤S1包括以下子步骤：

S11、选择所述设备采购项目的属性，所述属性包括设备预算类型、项目招标形式及业务流程；

S12、依据所述属性于服务器中建立设备采购项目。

在本发明所述的设备采购方法中，所述步骤S2包括以下子步骤：

S21、设置多个候选供应商客户端；

S22、依据所述设备采购项目向多个预设的候选供应商客户端发送询价信息；所述询价信息包括多个所述设备采购项目的打包询价信息及单个所述设备采购项目的打包询价信息；

S23、多个所述候选供应商客户端依据所述询价信息向所述服务器返回报价信息；所述报价信息包括多个所述设备采购项目的打包报价信息及单个所述设备采购项目的打包报价信息。

在本发明所述的设备采购方法中，所述步骤S3包括以下子步骤：

S31、向多个所述候选供应商客户端发送邀请信息以邀请多个候选供应商参与开标；

S32、对多个所述候选供应商客户端所提供的报价信息进行解密并评标以公布所述报价信息；

S33、将所述报价信息与预设的中标价格比较，从多个所述候选供应商客户端中选择报价信息比所述中标价格低的作为获标者。

在本发明所述的设备采购方法中，所述步骤S4包括以下子步骤：

S41、向多个所述候选供应商客户端发送所述中标价格；

S42、依据所述设备采购项目将采购意向书发送至所述获标者处；

S43、所述获标者依据所述采购意向书上传技术协议。

在本发明所述的设备采购方法中，所述步骤S5包括以下子步骤：

S51、依据所述技术协议于所述服务器中制作合同草案；

S52、依据所述合同草案发起合同会审流程；

S53、通过所述合同会审流程后，制作并签订合同；

S54、对所述合同进行归档操作。

在本发明所述的设备采购方法中，所述合同会审流程包括以下子步骤：

S521、所述服务器将所述合同草案发至采购部客户端；

S522、所述采购部客户端会审通过后将所述合同草案转发至需求部客户端；

S523、所述需求部客户端会审通过后将所述合同草案转发至财务部客户端；

S524、所述财务部客户端会审通过后将所述合同草案转发至法务部客户端；

S525、所述法务部客户端会审通过后将所述合同草案发送至所述服务器。

在本发明所述的设备采购方法中，所述步骤S54包括以下子步骤：

S541、依据所述合同生成单据，并在所述单据的封面生成二维码；所述单据包括合同文本、会审文本、验收单及付款单；

S542、对所述单据进行签章；

S543、对所签章的单据进行扫描以生成电子副本，并扫描所述二维码以将所述电子副本放至指定目录；

S544、依据所述指定目录于所述服务器中对所述电子副本进行归档。

在本发明所述的设备采购方法中，所述步骤S6包括以下子步骤：

S61、依据所签订的合同于所述服务器中进行付款申请；

S62、付款申请成功后，获取所述财务系统的付款流程；

S63、依据所述付款流程对所述付款进行结算。

另一方面，提供一种设备采购系统，包括如上所述的设备采购方法的服务器及多个候选供应商客户端。

上述公开的一种设备采购方法及系统具有以下有益效果：通过设备采购系统实现设备类采购业务从需求提出、询报价、电子开标、合同签订到财务结算、合同归档的流程化、系统化管理，提升了设备采购类业务的规范化、透明化；通过在线询报价，实现了设备类价格积累，为后续的设备类采购提供了议价依据，降低企业采购成本；合同电子化归档，降低了企业资料检索成本，提升了工作效率。

附图说明

图1为本发明提供的一种设备采购方法的流程图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。

本发明提供了一种设备采购方法及系统，其目的在于，使设备采购业务流程规范统一，全流程系统化管理，各个组织间信息共享；使设备类采购从需求、询报价、商务发包、合同签订到结算、质保全流程管理，提升了信息透明度和业务人员的工作效率；实现了在线电子开标，价格加密，开标透明，结果公开；借助扫描仪的二维码识别功能实现了电子文档的扫描自动归档，提升了工作效率，降低了人员成本。设备采购系统实现了设备类采购业务从需求提出，询报价，开标、商务发包、合同签订到付款结算的全流程系统化作业。

参见图1，图1为本发明提供的一种设备采购方法的流程图，该设备采购方法包括步骤S1-S6：

S1、于服务器中建立设备采购项目；所述步骤S1包括以下子步骤S11-S12：

S11、选择所述设备采购项目的属性，所述属性包括设备预算类型、项目招标形式及业务流程；系统根据设备预算类型分为投资类、经费类采购项目，根据项目的招标形式设置为：比价采购、竞争性谈判、单一来源、订单。

S12、依据所述属性于服务器中建立设备采购项目。业务担当在创立采购类项目的时候，选择不同的属性，系统根据不同的属性，实现不同的业务流程，例如：对于招标形式为订单、单一来源的项目，在开标的时候不需要做技术评价可以直接开标。也可以根据服务器本身的设定自行选择项目属性。

S2、依据所述设备采购项目向多个预设的候选供应商客户端发送询价信息，多个所述候选供应商客户端依据所述询价信息向所述服务器返回报价信息；所述步骤S2包括以下子步骤S21-S23：

S21、设置多个候选供应商客户端；即可以设置报价的候选供应商。

S22、依据所述设备采购项目向多个预设的候选供应商客户端发送询价信息；所述询价信息包括多个所述设备采购项目的打包询价信息及单个所述设备采购项目的打包询价信息；可以将多个项目打包进行询价，也可以单个项目进行询价。

S23、多个所述候选供应商客户端依据所述询价信息向所述服务器返回报价信息；所述报价信息包括多个所述设备采购项目的打包报价信息及单个所述设备采购项目的打包报价信息。对于打包询价：供应商可以选择单项目报价、也可以选择组合项目报价或者打包整体报价；各个供应商的报价，在开标前加密存储在数据库。

S3、于所述服务器中开标以公布报价信息，依据所述报价信息从多个所述候选供应商客户端中选择获标者；所述步骤S3包括以下子步骤S31-S33：

S31、向多个所述候选供应商客户端发送邀请信息以邀请多个候选供应商参与开标；优选的，可以在制作询价包的时候，会设置商务日程，例如：第一轮报价截止时间、式样说明时间、技术评价时间、开标时间，每个时间节点都会有邮件通知相关的对象，到项目开标时间到的时候，业务担当可以邀请开标对象参与开标。开标是指在招标投标活动中，由招标人主持、邀请所有投标人和行政监督部门或公证机构人员参加的情况下，在招标文件预先约定的时间和地点当众对投标文件进行开启的法定流程。招标人是指在招标投标活动中以择优选择中标人为目的的提出招标项目、进行招标的法人或者其他组织。投标人是指在招标投标活动中以中标为目的响应招标、参与竞争的法人或其他组织，一些特殊招标项目如科研项目也允许个人参加投标。该步骤中，主要为邀请多个所述候选供应商通过客户端参与线上开标。

S32、对多个所述候选供应商客户端所提供的报价信息进行解密并评标以公布所述报价信息；开标对象必须同时在线且针对项目签到后，由监审科担当将各个供应商的报价解密，解密后各个开标担当会进行评标，并将评标意见记录在系统，系统生成开标记录，各个担当打印签字，一般的，通过客户端发来的报价信息需要通过解密才能获悉其中的报价数据。所谓评标，是指按照规定的评标标准和方法，对各投标人的投标文件进行评价比较和分析，从中选出最佳投标人的过程。该步骤中，主要为参与线上评标。

S33、将所述报价信息与预设的中标价格比较，从多个所述候选供应商客户端中选择报价信息比所述中标价格低的作为获标者。即开标结论以价格低者获标。中标是指投标人被招标人按照法定流程确定为招标项目合同签订对象。

S4、依据所述设备采购项目将采购意向书发送至所述获标者处，所述获标者上传技术协议；所述步骤S4包括以下子步骤S41-S43：

S41、向多个所述候选供应商客户端发送所述中标价格；开标后，业务担当根据项目的价格，可以选择整体发包，也可以将一个项目拆分成多个子项目发给不同的供应商。

S42、依据所述设备采购项目将采购意向书发送至所述获标者处；在系统创建采购意向书，系统会自动将采购意向书以邮件的形式发送给中标供应商。

S43、所述获标者依据所述采购意向书上传技术协议。供应商收到采购意向书后，根据采购意向书约定的日程，完成技术协议的上传。

S5、依据所述技术协议于所述服务器中制作并签订合同；所述步骤S5包括以下子步骤S51-S54：

S51、依据所述技术协议于所述服务器中制作合同草案；业务担当接收到供应商上传的技术协议后，制作合同草案，合同草案可以根据系统模板快速生成，也可以为特殊的项目创建新的草案。

S52、依据所述合同草案发起合同会审流程；合同草案制作后，发起合同会审流程，合同会审流程根据合同的类型不同审批节点不同；所述合同会审流程包括以下子步骤S521-S525：

S521、所述服务器将所述合同草案发至采购部客户端；

S522、所述采购部客户端会审通过后将所述合同草案转发至需求部客户端；一般情况下，采购部客户端又分为采购担当客户端、科长客户端及部长客户端，进行各个级别的会审。

S523、所述需求部客户端会审通过后将所述合同草案转发至财务部客户端；需求部门也分为各个级别的客户端进行会审，包括担当客户端、科长客户端及部长客户端等。

S524、所述财务部客户端会审通过后将所述合同草案转发至法务部客户端；财务部门也分为各个级别的客户端进行会审，包括担当客户端、科长客户端及部长客户端等。

S525、所述法务部客户端会审通过后将所述合同草案发送至所述服务器。法务部门主要对合同草案的相关法务信息进行会审。

S53、通过所述合同会审流程后，制作并签订合同；合同会审通过后，业务担当打印合同(系统会自生成一个带二维码的合同封面)。

S54、对所述合同进行归档操作。业务担当将打印的合同快递给供应商，供应商签字盖章后回传，业务担当将回传的合同加盖公章，放入扫描仪扫描，扫描识别二维码后，自动发送到系统指定的地址，系统定时询问文件夹，根据文件名字进行自动归档。所述步骤S54包括以下子步骤S541-S544：

S541、依据所述合同生成单据，并在所述单据的封面生成二维码；所述单据包括合同文本、会审文本、验收单及付款单；系统在生成单据的时候根据规则在封面生成二维码，例如：文件类型#文件编码#页数#文件名称。

S542、对所述单据进行签章；

S543、对所签章的单据进行扫描以生成电子副本，并扫描所述二维码以将所述电子副本放至指定目录；将带有二维码的文档，放入具有二维码识别的扫描仪，扫描仪识别二维码后按照二维码规则内容将文件命名并放到指定目录。

S544、依据所述指定目录于所述服务器中对所述电子副本进行归档。服务组件读取扫描仪上传文件路径目录，解析文件名称，根据配置的规则将文档放到指定的系统目录，并关联到业务表(执行配置好的数据库语句)。

S6、依据所签订的合同于所述服务器中进行付款结算。所述步骤S6包括以下子步骤S61-S63：

S61、依据所签订的合同于所述服务器中进行付款申请；合同签订后，业务担当在系统做付款申请，根据合同的约定付款分为预付款、进度款、验收款、质保款。

S62、付款申请成功后，获取所述财务系统的付款流程；以合同号为单位可以进行付款比例的跟踪；付款单创建成功后，调用财务系统的接口，实现与财务系统的付款联动；系统可以根据合同约定的付款比例、时间自动邮件提醒担当进行付款申请。

S63、依据所述付款流程对所述付款进行结算。

另一方面，提供一种设备采购系统，包括如上所述的设备采购方法的服务器及多个候选供应商客户端。优选的，还可以包括合同会审流程中的采购部客户端、需求部客户端、财务部客户端及法务部客户端。

综上所述，本发明技术方案带来的有益效果包括：

1、通过系统规范了业务流程；

2、项目文档电子化管理，采购过程系统化管理；

3、形成设备采购基础数据库，项目采购价格库，为采购人员询价、制定采购策略提供依据；

4、缩短项目非增值作业时间，实现各部门之间的快速联动响应。

本文提供了实施例的各种操作。在一个实施例中，所述的一个或操作可以构成一个或计算机可读介质上存储的计算机可读指令，其在被电子设备执行时将使得计算设备执行所述操作。描述一些或所有操作的顺序不应当被解释为暗示这些操作必需是顺序相关的。本领域技术人员将理解具有本说明书的益处的可替代的排序。而且，应当理解，不是所有操作必需在本文所提供的每个实施例中存在。

而且，本文所使用的词语“优选的”意指用作实例、示例或例证。奉文描述为“优选的”任意方面或设计不必被解释为比其他方面或设计更有利。相反，词语“优选的”的使用旨在以具体方式提出概念。如本申请中所使用的术语“或”旨在意指包含的“或”而非排除的“或”。即，除非另外指定或从上下文中清楚，“X使用A或B”意指自然包括排列的任意一个。即，如果X使用A；X使用B；或X使用A和B二者，则“X使用A或B”在前述任一示例中得到满足。

而且，尽管已经相对于一个或实现方式示出并描述了本公开，但是本领域技术人员基于对本说明书和附图的阅读和理解将会想到等价变型和修改。本公开包括所有这样的修改和变型，并且仅由所附权利要求的范围限制。特别地关于由上述组件(例如元件等)执行的各种功能，用于描述这样的组件的术语旨在对应于执行所述组件的指定功能(例如其在功能上是等价的)的任意组件(除非另外指示)，即使在结构上与执行本文所示的本公开的示范性实现方式中的功能的公开结构不等同。此外，尽管本公开的特定特征已经相对于若干实现方式中的仅一个被公开，但是这种特征可以与如可以对给定或特定应用而言是期望和有利的其他实现方式的一个或其他特征组合。而且，就术语“包括”、“具有”、“含有”或其变形被用在具体实施方式或权利要求中而言，这样的术语旨在以与术语“包含”相似的方式包括。

本发明实施例中的各功能单元可以集成在一个处理模块中，也可以是各个单元单独物理存在，也可以多个或多个以上单元集成在一个模块中。上述集成的模块既可以采用硬件的形式实现，也可以采用软件功能模块的形式实现。所述集成的模块如果以软件功能模块的形式实现并作为独立的产品销售或使用时，也可以存储在一个计算机可读取存储介质中。上述提到的存储介质可以是只读存储器，磁盘或光盘等。上述的各装置或系统，可以执行相应方法实施例中的存储方法。

综上所述，虽然本发明已以优选实施例揭露如上，但上述优选实施例并非用以限制本发明，本领域的普通技术人员，在不脱离本发明的精神和范围内，均可作各种更动与润饰，因此本发明的保护范围以权利要求界定的范围为准。

Claims

1.一种设备采购方法，其特征在于，包括步骤：

S1、于服务器中建立设备采购项目；

S5、依据所述技术协议于所述服务器中制作并签订合同；

S6、依据所签订的合同于所述服务器中进行付款结算。

2.根据权利要求1所述的设备采购方法，其特征在于，所述步骤S1包括以下子步骤：

S12、依据所述属性于服务器中建立设备采购项目。

3.根据权利要求1所述的设备采购方法，其特征在于，所述步骤S2包括以下子步骤：

S21、设置多个候选供应商客户端；

4.根据权利要求1所述的设备采购方法，其特征在于，所述步骤S3包括以下子步骤：

5.根据权利要求1所述的设备采购方法，其特征在于，所述步骤S4包括以下子步骤：

S41、向多个所述候选供应商客户端发送所述中标价格；

S43、所述获标者依据所述采购意向书上传技术协议。

6.根据权利要求1所述的设备采购方法，其特征在于，所述步骤S5包括以下子步骤：

S51、依据所述技术协议于所述服务器中制作合同草案；

S52、依据所述合同草案发起合同会审流程；

S53、通过所述合同会审流程后，制作并签订合同；

S54、对所述合同进行归档操作。

7.根据权利要求6所述的设备采购方法，其特征在于，所述合同会审流程包括以下子步骤：

S521、所述服务器将所述合同草案发至采购部客户端；

8.根据权利要求6所述的设备采购方法，其特征在于，所述步骤S54包括以下子步骤：

S542、对所述单据进行签章；

9.根据权利要求1所述的设备采购方法，其特征在于，所述步骤S6包括以下子步骤：

S61、依据所签订的合同于所述服务器中进行付款申请；

S62、付款申请成功后，获取所述财务系统的付款流程；

S63、依据所述付款流程对所述付款进行结算。

10.一种设备采购系统，其特征在于，包括如权利要求1-9任一项所述的设备采购方法的服务器及多个候选供应商客户端。