CN1545025A - 工作流程定义系统及其管理系统 - Google Patents

Abstract

一种工作流程定义系统，其包括一状态设定模块、一指令生成模块以及一路径生成模块。其中，状态设定模块设定至少一个第一终端状态、一个第二终端状态及一个第三终端状态；指令生成模块分别为第一、第二及第三终端状态至少生成一个第一指令、一个第二指令及一个第三指令；路径生成模块则依据第一、第二及第三指令分别生成一个第一路径、一个第二路径及一个第三路径。第一路径是从第一指令连结指向这些终端状态的其中一个状态，第二路径是从第二指令连结指向这些终端状态的其中一个状态，而第三路径是从第三指令连结指向这些终端状态的其中一个状态。另外，本发明还公开了一种工作流程管理系统，该管理系统是利用工作流程定义系统所定义的工作流程来进行管理动作。

Description

工作流程定义系统及其管理系统

技术领域

本发明是关于一种工作流程定义及管理系统，特别是关于一种能够建立流程图以掌握工作或数据的进度的工作流程定义及管理系统。

背景技术

为了有效提高工作效率，并整合不同部门的工作程序，通常会根据实际需要先设计一套贯穿所有工作程序的工作流程。接下来，必须建立一套工作流程图，以提供给各部门，使其根据此工作流程图进行各项工作程序的执行及监管。

以下将以一除错工作流程为例、并参照图1A进行说明，该图显示的是为人所熟知的工作流程图的架构。如图1A所示，首先，由除错工作报表生成部门将汇总的错误数据传送给除错部门的主管(步骤S01)，在本步骤中，错误数据通常来自客服部门、测试部门等，而这些错误数据传送到除错工作报表生成部门，然后除错工作报表生成部门再根据此错误数据生成一除错工作报表，并连同错误数据传送到除错部门的主管处。

接着，在步骤S02中，除错部门的主管判断所取得的错误数据是否足够，以决定是否接受此份除错工作表单。其中，若不接受，则进行步骤S03；若接受，则进行步骤S04。

步骤S03是当除错部门的主管不接受除错工作窗体时，将不接受的讯息回传到除错工作报表生成部门，以便除错工作报表生成部门可以再重新汇总错误数据，以便将更丰富的错误数据再次提供给除错部门的主管进行判断。

此外，在步骤S04中，其将由除错部门主管将确认接受的除错工作窗体及错误数据传送给一除错工程师。接着，在步骤S05中，除错工程师根据除错工作窗体及错误数据进行除错动作，这样便完成了整个除错工作流程。需注意的是，如上所述的流程可以是利用传统的纸张文件方式传送，另外，其也可以通过计算机设备及网络系统来传送电子报表及相关数据。

然而，在实际实施时，会因为许多因素而导致上述的工作流程监管方法不适用，例如，若除错工程师发现此份除错工作框图有误或错误数据不足时，将无法汇报给主管，因此将造成除错工作无法顺利完成；另外，当除错工程师完成除错动作时，即完成除错工作流程，此时，也无法有效地确认除错动作的正确性。

针对上述情形，由于如图1A所示的工作流程图根据原工作窗体的流程按照顺序设定每一步骤的工作内容，因此一旦必须在原工作流程中加入新的步骤时，原工作流程图并不适用，因此必须再设计另一套工作流程、及工作流程图，如图1B所示，其中，在除错部门主管将除错工作窗体及错误数据传送给除错工程师(步骤S04)后，接着进行步骤S06，其是由除错工程师判断所获得的错误数据是否足够，以决定是否接受此份除错工作的窗体。当除错工程师确认错误数据不足而需要由主管重新签署时，则将除错工作流程回到步骤S02，以便由除错部门主管重新确认错误数据是否足够；另外，当除错工程师确认错误数据足够而无需由主管重新签署时，则接着进行步骤S05，以进行除错动作。

最后，在步骤S07中，除错部门主管确认除错工程师所完成的除错动作是否正确，当确认无误时，便完成并结束整个除错工作流程；如果除错部门主管对最后的结果有疑问时，则回到步骤S01，以便重新确认错误数据的内容，并再次执行整个除错工作流程。

如上所述，如图2所示，现有的工作流程管理方法是由多数流程路线21以及多数工作阶段22组合而成。因此，当要修改工作流程时，必须一面调整(例如新增与删除等等)流程路线21，一面调整(例如新增或删除或改写等等)相关的工作阶段22(例如要逐步删除与新增步骤S05~S07，并调整相关的步骤间的流程)，流程修改过程复杂不易操作。另外，当流程修改之后，由于在修改流程前后所进行的工作流程不同，结果往往会导致前后数据无法进行对应比较、以及先前工作流程处理到一半就必须放弃而改用新工作流程时所造成的数据流失等问题。

因此，如何提供一种工作流程定义及管理系统，以有效掌握工作或数据的进度，并且还能够便于修改工作流程及整合所有数据，正是当前急待解决的课题之一。

发明内容

鉴于上述课题，本发明的目的是为提供一种能够建立有效掌握工作或数据进度的工作流程及应用此工作流程的工作流程定义系统及工作流程管理系统。

于是，为达到上述目的，本发明的工作流程定义系统包括一个状态设定模块、一个指令生成模块以及一个路径生成模块。在本发明中，状态设定模块设定至少一个第一终端状态、一个第二终端状态及一个第三终端状态；指令生成模块分别为第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态至少生成一个第一指令、一个第二指令及一个第三指令；路径生成模块则依据第一指令、第二指令及第三指令分别生成一个第一路径、一个第二路径及一个第三路径。第一路径是从第一指令连结指向这些终端状态的其中一个终端状态，第二路径是从第二指令连结指向这些终端状态的其中一个终端状态，而第三路径是从第三指令连结指向这些终端状态的其中一个终端状态。

另外，本发明还公开了一种工作流程管理系统，其包括至少三个终端状态、至少三个指令、以及至少三个路径。在本发明中，工作流程管理系统至少包括一个第一终端状态、一个第二终端状态、一个第三终端状态，一个第一指令、一个第二指令、一个第三指令，一个第一路径、一个第二路径及一个第三路径；第一指令、第二指令及第三指令是分别根据第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态而设定的，第一路径、第二路径及第三路径系分别根据第一指令、第二指令及第三指令而生成的，其中，第一路径、第二路径及第三路径是分别从第一指令、第二指令及第三指令连结指向第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态的其中的一个状态。

如上所述，因此，本发明的工作流程定义系统及工作流程管理系统设定不同终端状态来进行工作流程的监管，而在每一终端状态设计有至少一指令，且每一指令具有一个对应的路径，所以能够有效掌握工作或数据的进度；此外，本发明的工作流程定义系统及工作流程管理系统能够利用增减各终端状态的指令的方式，来轻松地修改工作流程，而且能够维持既有的终端状态，所以能够整合所有数据而不会造成数据的流失。

具体实施方式

以下将参照相关附图，说明根据本发明优选的实施例的工作流程定义系统及工作流程管理系统，其中相同的组件将以相同的参照符号加以说明。

参照图3所示，根据本发明优选实施例的工作流程定义系统3包括一个状态设定模块31、一个指令生成模块32、一个路径生成模块33、一个路径变更模块34及一个路径删除模块35。当然，其中只有状态设定模块31、指令生成模块32与路径生成模块33三者是绝对必需的，而路径变更模块34与路径删除模块35则是可选择的。

状态设定模块31设定至少一个第一终端状态41、一个第二终端状态42、及一个第三终端状态43(如图4A所示)。

指令生成模块32分别为第一终端状态41、第二终端状态42及第三终端状态43至少生成一个第一指令411、一个第二指令421及一个第三指令431(如图4B所示)。

路径生成模块33根据第一指令411、第二指令421及第三指令431分别生成一个第一路径412、一个第二路径422及一个第三路径432，其中，第一路径412、第二路径422及第三路径432分别从第一指令411、第二指令421及第三指令431连结指向第一终端状态41、第二终端状态42及第三终端状态43其中的一个终端状态。在本实施例中，第一路径412是从第一指令411指向第二终端状态42，第二路径422是从第二指令421指向第三终端状态43，第三路径432是从第三指令431指向第一终端状态41。

路径变更模块34变更这些路径的其中一个路径，以连结指向另一终端状态。例如，路径变更模块34变更第三路径432，以便第三路径432从第三指令431指向第二终端状态42(图中未显示)。

路径删除模块35删除这些路径的其中一个路径。例如，路径删除模块35删除第三路径432(图中未显示)。

如上所述，本发明优选实施例的工作流程定义系统与至少一个终端装置配合，例如一个第一终端装置、一个第二终端装置及一个第三终端装置，其分别显示第一终端状态41、第二终端状态42及第三终端状态43；此时，当使用者在第一终端装置中选择执行第一终端状态41的第一指令411时，第一终端状态41的数据根据第一路径412从第一终端装置输出到第二终端装置，并将此数据输入到第二终端状态42；当使用者在第二终端装置中选择执行第二终端状态42的第二指令421时，第二终端状态42的数据根据第二路径422从第二终端装置输出到第三终端装置，并将此数据输入到第三终端状态43；当使用者在第三终端装置中选择执行第三终端状态43的第三指令431时，第三终端状态43的数据根据第三路径432从第三终端设备输出到第一终端装置，并将此数据输入到第一终端状态41。需注意的是，一终端装置可以显示多个终端状态，而各终端状态可以分别包括多个指令。例如，如果总共有N个终端状态，则每一终端状态可以包括一个到N个指令，而任一终端状态所具有的可以分别指向1个到N个终端状态。当然，任一个指令可以指向其所在的终端状态或其它的终端状态，而同一终端状态中的不同指令也可以指向相同的终端状态，并且任一指令都可以根据其本身内容的不同，或是只对应到某个终端状态，或是对应到某些终端状态。

另外，各终端状态的数据来源除了通过各路径从其它终端状态获得外，还可以通过使用者直接自各终端装置输入而获得。

为使本实施例的内容更加容易理解，以下将以一除错工作流程为例进行说明。

请参照图5所示，根据本发明优选实施例的工作流程定义系统3，根据整个除错工作流程所包括的部门建立三个终端状态，包括一个工作报表生成状态50、一个除错部门主管状态60、及一个除错工程师状态70，其分别显示在一个第一终端装置91、一个第二终端装置92及一个第三终端装置93。在本实施例中，工作报表生成状态50包括一送出指令51；除错部门主管状态60包括一接受指令61及一返回指令62；除错工程师状态70包括一除错完成指令71。

当工作报表生成部门在第一终端装置91所显示的工作报表生成状态50中选择执行送出指令51时，除错工作报表生成部门所汇整的错误数据会通过路径511传送到第二终端装置92的除错部门主管状态60。如前所述，错误数据通常来自客服部门、测试部门等，而除错工作报表生成部门的工作人员利用第一终端装置91将这些错误数据输入工作报表生成状态50中，所以这些错误数据可以被传送到除错部门主管状态60。

接着，除错部门的主管可以在第二终端装置92所显示的除错部门主管状态60中选择执行接受指令61或返回指令62。在本实施例中，当除错部门的主管认为所取得的数据已经足够执行除错动作时，则利用第二终端装置92选择执行接受指令61，此时，除错数据会根据路径611从除错部门主管状态60传送到第三终端装置93的除错工程师状态70；若除错部门的主管认为所取得的数据不足以执行除错动作，则选择执行返回指令62，此时，错误数据及除错工作窗体会通过路径621传送回第一终端装置91的工作报表生成状态50，然后除错工作报表生成部门的工作人员可以进一步搜集可用的错误数据，而当除错工作报表生成部门的工作人员认为其收集的错误数据已经够丰富，则可以再次执行送出指令51，以便再次将更丰富的错误数据传送到除错部门主管状态60。

最后，当第三终端装置93的除错工程师状态70接收除错部门主管状态60所传送来的错误数据时，除错工程师便可以根据此错误数据进行除错动作，而当完成除错动作时，除错工程师便可以利用第三终端装置93在除错工程师状态70中选择执行除错完成指令71，进一步通过路径711指向工作完成。

需注意的是，依据本实施例所建立的除错工作流程(如图5所示)，各部门所执行的动作与已知的除错工作流程(如图1所示)相同，而依据本发明的工作流程定义系统所建立的除错工作流程(如图5所示)是以各部门的不同状态为流程架构主体，所以能够有效掌握工作或数据的进度。

另外，参照图6所示，当要修改原有的工作流程时，依本实施例的工作流程定义系统可以更进一步修改除错工作流程。

在本实施例中，为使得除错工程师在发现除错工作窗体有误或错误数据不足时，能够回报给除错部门主管，所以可以在除错工程师状态70中新增一再签署指令72，并生成一路径721，其是从再签署指令72指向除错部门主管状态60。因此，当除错工程师选择执行再签署指令72，一信号或是除错工作窗体会从第一终端装置91传送到第二终端装置92，以便将信号或是除错工作窗体从除错工程师状态70传回到除错部门主管状态60，而除错部门的主管能够再次检视错误数据，以便再次确认是否接受工作报表生成部门所提供的错误数据(即执行接受指令61)，或是执行返回指令62以便将错误数据及除错工作窗体通过路径621传送回工作报表生成状态50，并进一步补足所需的错误数据。

此外，当除错工程师完成除错动作时，为有效的确认除错动作的正确性，所以必须将除错动作的结果传送到除错部门主管处，以便由除错部门的主管来确认此结果。如图6所示，首先将与除错完成指令71相对应的路径711更改为路径712，其是从除错完成指令71指向除错部门主管状态60；需注意的是，本步骤亦可以细分为先将路径711删除，然后再新增路径712。

其次，在除错部门主管状态60中新增一个完成确认指令63，并接着新增一工作结束状态80，然后建立一路径631，其是从完成确认指令63指向工作结束状态80。在本实施例中，当除错部门的主管确认除错工程师所执行的除错动作无误时，便选择执行完成确认指令63，以便将确认除错工作窗体完成的讯息传送到工作结束状态80。

在本实施例中，工作结束状态80显示在第一终端装置91中并与工作报表生成部门配合，以便由工作报表生成部门的工作人员根据工作结束状态80的数据来判断是否对此份除错工作窗体进行结案动作，或是判断除错动作不符合期望，而必须再次进行除错工作流程。如图6所示，工作结束状态80包括一再开启指令81，其通过路径811指向除错部门主管状态60；因此，当除错动作不符合工作报表生成部门的期望时，工作报表生成部门的工作人员会选择执行再开启指令81，以便将此讯息送到除错部门主管状态60，并由除错部门的主管重新审视错误数据是否完全，或是还有其它问题。在本实施例中，工作报表生成部门的工作人员更可以输入新增的数据到工作报表生成状态50或工作结束状态80中，除错部门主管还可以利用第二终端装置92输入新增的数据到除错部门主管状态60中，而除错工程师还可以利用第三终端装置93输入新增的数据到除错工程师状态70中。

如上所述，在流程修改后，由于构成除错工作流程的架构主体的各个终端状态不变，所以不会出现流程修改前后数据无法对应进行比较的情形，也不会产生数据流失的问题。

另外，根据本发明优选实施例的工作流程管理系统系至少包括三个终端状态、分别根据这些终端状态所设定的三个指令、以及分别根据这些指令所生成的三个路径。参照图7所示，工作流程管理系统10包括一个工作报表生成状态50、一除错部门主管状态60、及一除错工程师状态70。在工作报表生成状态50下有一送出指令51；在除错部门主管状态60下有一接受指令61及一返回指令62；在除错工程师状态70下有一除错完成指令71；此外，路径511是从送出指令51连结指向除错部门主管状态60，路径611是从接受指令61连结指向除错工程师状态70，路径621是从返回指令62连结指向工作报表生成状态50，路径711是从除错完成指令71指向工作结束。

在本实施例中，工作流程管理系统10与一工作报表生成部门人员使用者1(USER1)、一除错部门主管使用者2(USER2)及一除错工程师使用者3(USER3)配合，以便整合参与除错工作流程的各部门，借此以达到有效掌握工作或数据进度的目的。

显然地，本发明的精神可以概括如图8所示，将整个工作流程视为在多个状态801之间建立多个路径802。此时，需要处理的重点将是各个状态801所具有的各指令以及如何透过各指令与各路径来连接各个状态801。

另外，通过对比图1A与1B的不同，以及图5与图6的不同，可以发现本发明的优点。举例来说，除了根据流程变化新增加一个工作结束状态80外(加在第一终端装置91)，本发明的基本架构仍然是工作报表生成状态50、除错部门主管状态60与除错工程师状态70，而只是改变一些指令以及改变一些指令与状态间的路线，便可以实现工作流程的改变。相对地，已知技术则必须新增加一些步骤，并逐一安排各步骤的内容与路线，实践起来较为烦琐且效率低。举例来说，本发明的应用可以让各个状态的分组与公司的组织架构相配合，进而使得每个部门都可以轻易掌握其各自工作职权的变动；相对地，已知技术往往必须在修改工作流程时，来回修改各部门的工作职权，不仅过程较零碎也较容易发生遗漏。换句话说，本发明的应用是在不同部门之间，来回进行某工作；而已知技术是随着某工作的进行，在不同部门之间来回进行。

除此之外，工作流程管理系统10可以还包括一新增终端状态、一新增指令及一新增路径，以便配合需要来修改整个工作流程。有关整个工作流程的过程与前所述相同，在此不再赘述。

综上所述，由于根据本发明的工作流程定义系统是设定不同终端状态为工作流程的架构主体，而在每一终端状态设计有至少一个指令，且每一指令具有一个对应的路径，以便进行工作流程的监管，所以能够有效掌握工作或数据的进度；此外，本发明的工作流程定义系统能够利用增减终端状态、增减各终端状态的指令、及修改与各指令相对应的路径的方式，来轻易地修改工作流程并维持原终端状态的主体架构，所以能够整合所有数据而不会造成数据的流失。另外，本发明的工作流程管理系统利用上述工作流程定义系统所建立的工作流程图架构来管理工作流程，所以能够有效掌握工作或数据的进度，且能够整合所有数据而不会造成数据的流失。

以上所述只是举例说明，本发明并不限于这些实施例。任何未脱离本发明的精神与范畴，而对本发明进行的等效修改或变更，均应包含在随后的申请专利范围中。

附图简要说明

图1A与图1B皆为流程图，分别显示已知的二种除错工作流程；

图2为一示意图，显示已知工作流程的基本架构；

图3为一示意图，显示根据本发明优选实施例的工作流程定义系统的架构；

图4A至4C为示意图，显示根据本发明优选实施例的工作流程定义系统所产生的工作流程；

图5为一示意图，显示根据本发明优选实施例的工作流程定义系统所生成的除错工作流程；

图6为一示意图，显示根据本发明较佳实施例的工作流程定义系统所生成的另一除错工作流程；

图7为一示意图，显示根据本发明优选实施例的工作流程管理系统的架构；以及

图8为一示意图，显示本发明的工作流程的基本架构。

组件符号说明：

10                工作流程管理系统

21                流程路线

22                工作阶段

3                 工作流程定义系统

31                状态设定模块

32                指令生成模块

33                路径生成模块

34                路径变更模块

35                路径删除模块

41                第一终端状态

411               第一指令

412               第一路径

42                第二终端状态

421               第二指令

422               第二路径

43                第三终端状态

431               第三指令

432               第三路径

50                工作报表生成状态

51                送出指令

511               路径

60                除错部门主管状态

61                接受指令

611               路径

62                返回指令

621            路径

63             完成确认指令

631            路径

70             除错工程师状态

71             除错完成指令

711            路径

712            路径

72             再签署指令

721            路径

80             工作结束状态

801            状态

802            路径

81             再开启指令

811            路径

91             第一终端装置

92             第二终端装置

93             第三终端装置

S01~S05        现有除错工作流程步骤

S01~S07        现有除错工作流程步骤

USER1          工作报表生成部门人员

USER2          除错部门主管

USER3          除错工程师

Claims (10)

1、一种工作流程定义系统，包括：

一个状态设定模块，包括至少一个第一终端状态、一个第二终端状态、及一个第三终端状态；

一个指令生成模块，包括分别为该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态至少生成一个第一指令、一个第二指令及一个第三指令；以及

一路径生成模块，包括根据该第一指令、第二指令及第三指令分别生成一个第一路径、一个第二路径及一个第三路径，该第一路径、第二路径及第三路径是分别从该第一指令、第二指令及第三指令连结指向该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态其中的任何一个状态。

2、如权利要求1所述的工作流程定义系统，其特征在于：

该状态设定模块更新增一第四终端状态，该指令生成模块更为该第四终端状态生成一个第四指令，而该路径生成模块根据该第四指令生成一个第四路径，该第四路径是从该第四指令连结指向该第一终端状态、第二终端状态、第三终端状态及第四终端状态至少其中任何一个状态。

3、如权利要求1所述的工作流程定义系统，其特征在于：

该指令生成模块更为该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态其中的一个状态新增一个第五指令，该路径生成模块根据该第五指令生成一个第五路径，该第五路径是从该第五指令连结指向第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态其中的至少任何一个状态。

4、如权利要求1所述的工作流程定义系统，其特征在于还包括：

一个路径变更模块，其是用于变更该第一路径、第二路径及第三路径其中的一个路径，以连结指向该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态其中的另一个或其中的另两个路径。

5、如权利要求范围1所述的工作流程定义系统，其特征在于还包括：

一个路径删除模块，其是用于删除该第一路径、第二路径及第三路径其中的一个路径的路径删除模块。

6、一种工作流程管理系统，其特征在于包含：

至少三个终端状态，即第一终端状态、第二终端状态、及第三终端状态；

至少三个指令，即第一指令、第二指令及第三指令，该第一指令、第二指令及第三指令是分别根据该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态而设定的；以及

至少三个路径，即第一路径、第二路径及第三路径，该第一路径、第二路径及第三路径是分别根据该第一指令、第二指令及第三指令而生成的，该第一路径、第二路径及第三路径是分别从该第一指令、第二指令及第三指令连结指向该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态的其中的一个终端状态。

7、如权利要求6所述的工作流程管理系统，其特征在于还包括：

一个新增终端状态；

一个第一新增指令，其是根据该新增终端状态而生成的；以及

一个第一新增路径，其是根据该第一新增指令而生成的，该第一新增路径是从该第一新增指令连结指向该第一终端状态、第二终端状态、第三终端状态及新增终端状态的其中的一个状态。

8、如权利要求6所述的工作流程管理系统，其特征在于还包括：

一个第二新增指令，其是根据该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态的其中的一个终端状态而设定的；以及

一个第二新增路径，其是根据该第二新增指令所生成，该第二新增路径是从该第二新增指令连结指向该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态的其中的一个状态。

9、如权利要求6所述的工作流程管理系统，其特征在于：

该第一路径、第二路径及第三路径其中的一个路径可以被变更，以连结指向该第一终端状态、第二终端状态及第三终端状态其中的另一终端状态或其中的另两个终端状态。

10、如权利要求6所述的工作流程管理系统，其特征在于：

该第一路径、第二路径及第三路径其中的一个路径可以被删除。

Images