CN1519761A - 一种采购订单处理方法 - Google Patents
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Abstract
一种采购订单处理方法，用于将需求计划中已确认的采购订单以电子邮件方式，自动传送给物料供应商，提升采购订单传递作业的效率及时效性。该方法应用采购订单处理系统和网络系统，与物料供应商建立连接。采购人员通过计算机输入采购资料，采购订单处理系统即根据后端资料，检查采购资料是否经过核签；若是，则将上述已核签的采购资料转换成采购订单；接着，检查转换成的采购订单是否属于新的采购需求；若是，则自动以电子邮件方式，将采购订单传送到物料供应商的采购处理站。
Description
技术领域
本发明是关于一种信息技术，特别是关于一种将采购订单以电子邮件的方式自动传送给供应商的采购订单处理方法。
背景技术
在目前的采购管理中，一种物料的供应往往涉及一家或多家物料供应商，近年来很多企业都应用了如MRP(Material RequirementPlanning，物料需求规划)、MRPII、ERP(Enterprise ResourcePlanning，企业资源计划)等管理信息系统，通过业务处理流程的规范化，降低采购成本，有效提升经营资源的管理效能。其一般流程是：当制造厂商需要物料供应商供应物料时，首先根据收到的客户订单及预测的生产计划，排定主生产程序(Master Production Schedule，MPS)，了解各物料的需求，并将需求通过物料清单(Bill of Material，BOM)资料转换为物料明细资料，再配合现有库存资料，了解所需采购数量。接着将这些资料建立成采购订单(Purchase Order，PO)，或者通过公式计算直接打印出采购订单，交由采购部门，以传真或邮寄等人工方式向物料供应商传送采购订单。
通常上述现有的采购订单处理方法中，采购人员每天需处理很多的采购订单，而且当采购订单获准、核签后，制造厂商(即买方)需要用传真、电话或书信等人工处理方式传达采购需求，往往在采购程序上耗费太多时间，造成工作冗长的问题。目前企业在进行采购订单处理作业时，大部分采用的是例如Oracle Purchasing等计算机网络化的物料采购管理系统，即使采购申请可自动生成采购订单，仍须以传真或邮寄等人工方式传送给物料供应商，使采购信息传递程序不能有效串连，影响采购作业的效率，甚至会由于人为疏失，导致采购订单不能正确传递。
发明内容
为了解决上述现有技术中存在的问题，本发明的主要目的在于提供一种采购订单处理方法，可将每个物料需求规划(MaterialRequirement Planning，MRP)项目中，不同作业阶段的采购订单进行判断，当该采购订单属于新的需求计划中的订购内容时，会自动生成一封发给供应商的电子邮件，从而提升了采购订单传递作业的效率及时效。
根据上述目的，本发明提供了一种采购订单处理方法，令采购者通过与网络系统连接的采购订单处理系统，将所有经过核对的采购订单自动以电子邮件方式传送给物料供应商，该订单处理方法至少包括以下步骤：(1)令采购订单处理系统接收由采购者输入的采购申请，根据接收到的采购申请规划采购资料；(2)令采购订单处理系统检查采购资料是否确实经过核签；(3)令采购订单处理系统将上述已核签的采购资料转换成采购订单，且对转换成的采购订单中设置订单版本值，便于采购订单处理系统判断采购订单的新旧；(4)令采购订单处理系统检查采购订单是否属于新的需求，若属于新的需求，则以电子邮件方式将该采购订单传送到物料供应商采购处理站，反之，则修改采购订单中的订单版本值。
本发明的采购订单处理方法特别适用于例如Oracle Purchasing线上物料采购管理系统的系统。使用时，在上述步骤(3)的采购资料转换采购订单的处理程序中，以自动生成(auto create)功能，将采购资料自动转换成采购订单。
由上可知，与现有技术相比，本发明的采购订单处理方法使得采购人员无需以传真或邮寄等人工方式通知物料供应商，对属于新的需求计划中的采购订单，自动向物料供应商传送电子邮件，简化了多元而琐碎的采购作业流程，缩短了采购订单的传递时间，让工作更有效率。
此外，由于本发明以自动生成电子邮件的方式向物料供应商传送采购订单，不仅可节省打印采购订单的时间，而且所有信息读取工作全部通过如Oracle Purchasing的线上物料采购管理系统的系统在线进行，无须使用纸张印制采购订单，可实现无纸化办公管理，充分发挥企业资源。
附图说明
图1是系统架构示意图，显示了应用本发明的采购订单处理方法所需的基本系统结构。
图2显示了本发明的采购订单处理方法的较佳实施例的举例。
图3是流程图，显示了本发明的采购订单处理方法的运作流程。
具体实施方式
实施例
以下配合图1至图3，详细说明本发明的采购订单处理方法。
图1显示了应用本发明的采购订单处理方法所需的基本系统架构。如图1所示，本发明的采购订单处理方法在实际应用时，需通过建构在网络服务器(未图标)中的采购订单处理系统(如标号100所指的虚线框)，并通过网络系统1，例如公用的国际互联网或专属的企业间互联网系统等，而使采购订单处理系统100连接到买方采购处理站3和供应商采购处理站5上；使买方的采购部门可由买方采购处理站3，以线上方式处理和建立各个物料需求规划项目中所需的采购订单，并将其所建立的采购订单通过网络系统1或传真设备(未图标)传送到供应商采购处理站5。
本发明的采购订单处理方法特别适用于通过国际互联网，连接到工作流程(Workflow)的物料采购管理系统上，例如采用OraclePurchasing线上物料采购管理系统的企业；此外，上述的采购订单处理系统100也可直接建构在买方采购处理站3(例如计算机装置)中，且买方采购处理站3通过网络系统1与供应商采购处理站5建立网络连接。
采购订单处理系统100至少包括：采购数据输入模块110、核签处理模块120、申购转采购模块130、采购数据检查模块140以及采购订单传送模块150。各模块的运作将在下列图3的流程图中说明。
如图2所示，买方通过其采购处理工作站3登录采购订单处理系统100，传送采购订单，进而进行采购处理。买方的采购处理站3登录采购订单处理系统100，其所处理的采购订单500根据获取的交货信息、物料信息而建立，其主要内容有：采购订单编号、订单版本值、订单内容(生产线、物料号/内容、交货日期、数量、单位、单价、税额、小计、总计等)、有关日期信息(订货日期、修改确认日期)、有关交货条件信息(交货目的地、帐单交付地、运输路线(经由地)、船上交货价格、付款项目、运费项目等)、与采购订单经手人有关的信息(客户代码、供应商代码、联络人姓名及电话、申请人及收件处等)等。当采购订单500经核签并输入到采购订单处理系统100后，由订单及预测的生产计划排定主生产程序，以了解各物料的需求，并通过物料清单资料转换成各物料明细资料，再配合现有库存资料，了解所需采购数量。由于客户的需求在制造过程中可能发生变化，例如调整订购数量、变更交货日期等，因此必须始终跟踪采购订单，根据变化对订单进行实时管理。
图3的流程图显示了本发明的采购订单处理方法的基本运作流程。
首先执行步骤S1，进行采购申请输入程序，由买方的物料采购人员提出采购申请。由采购数据输入模块110输入每件物料需求规划项目中各不同作业阶段的采购资料，接着进至步骤S2。
在步骤S2中，核签处理模块120根据步骤S1中所输入的采购资料进行核签作业。若该采购申请已经过核签，进至步骤S3。若没有，则返回步骤S1，重新进行采购申请输入程序。
在步骤S3中，利用申购转采购模块130，将在步骤S2中已经核签的采购申请转换成采购订单，每一个采购订单都有一对应的订单版本值N，用以记录采购订单修改次数，其初值设为0。
接着进至步骤S4，若使用例如Oracle Purchasing线上物料采购管理系统的计算机网络化物料采购管理系统，则通过自动生成功能，该采购申请将自动转换成采购订单，由于所述的Oracle Purchasing线上物料采购管理系统属于一般熟知的采购处理系统，这里不作详细说明。
在步骤S4中，通过采购资料检查模块140，检查步骤S3中转换而来的采购订单是否属于新的需求计划。若是，进至步骤S5。反之，则进至步骤S7。
在步骤S5中，系统将属于新的需求计划的采购订单的订单版本值设定为0。
接着进至步骤S6，通过采购订单传送模块150，将订单版本值为0的采购订单，通过网络系统1，以电子邮件方式传送到物料供应商采购处理站5，完成采购订单处理程序。
在步骤S7中，当在步骤S4中所检查的采购订单不属于新的需求计划时，系统将该采购订单的订单版本值设定为N+1，进至步骤S8。
在步骤S8中，由采购订单传送模块150将订单版本值不为0的采购订单，以人工方式如传真等传送给物料供应商，完成该采购订单处理程序。
采用本发明的采购订单处理方法的系统能够自动将属于新的需求计划的采购订单，以电子邮件方式传送给物料供应商，供应商利用供应商采购处理站5，通过网络系统1，针对该采购订单的需求，作出明细回应(交货的品名、日期、数量、单价及相关说明)，传送到买方采购处理站3。接着，接收到信息的采购人员再将反馈回来的需求资料转入物料需求计划系统，快速评判供给资料对相关订单需求会产生何种影响，再利用如EAI(Enterprise Application Integration，企业应用整合)等系统将协调后的计划与采购变动，再次更新如MRP、MRPII及ERP等管理系统，以执行后续收货验收工作。因此，运用本发明的采购订单处理方法，可加速协调沟通，使采购信息传递程序有效串连，增进采购作业的效率。
综上所述，本发明提供了一种新颖的采购订单处理方法，所有经过核签、且属于新的需求计划的采购订单会自动以电子邮件方式，传送给物料供应商。因而使采购人员无需以传真或邮寄等人工方式，传递采购订单，简化了多元而琐碎的采购作业流程，不仅节省了采购成本，而且还避免了人为疏失。此外，由于本发明的所有信息读取工作全部通过如Oracle Purchasing的线上物料采购管理系统的系统在线进行，因此无须使用纸张印制采购订单，可实现无纸化办公管理，使企业资源得到充分发挥。
Claims (8)
1.一种采购订单处理方法，可令买方通过与网络系统连接的采购订单处理系统，把所有经过核签的采购订单自动以电子邮件方式传送给物料供应商，其特征在于，该订单处理方法至少包括以下处理程序：
(1)令采购订单处理系统接收买方输入的采购申请，根据采购申请规划采购资料；
(2)令采购订单处理系统进行采购资料的核签程序，检查采购资料是否确实经过核签；
(3)令采购订单处理系统进行申购、采购转换程序，将已经过核签的采购资料转换成采购订单，并且对每一采购订单都设置对应的订单版本值N；
(4)令采购订单处理系统检查转换成的采购订单是否属于新的采购需求；若属于新的需求，则将该采购订单的订单版本值N设定为0，并以电子邮件方式，自动将该采购订单传送到物料供应商采购处理站。
2.如权利要求1所述的采购订单处理方法，其特征在于，步骤(3)所述的订单版本值是用以记录采购订单的修改次数。
3.如权利要求1或2所述的采购订单处理方法，其特征在于，步骤(3)所述的订单版本值的初始值为0。
4.如权利要求1所述的采购订单处理方法，其特征在于，所述的采购订单处理系统是Oracle Purchasing线上物料采购管理系统。
5.如权利要求4所述的采购订单处理方法，其特征在于，通过所述的Oracle Purchasing线上物料采购管理系统的自动生成功能，可将步骤(3)中经过核签的采购申请自动转换成采购订单。
6.如权利要求1所述的采购订单处理方法，其特征在于，在步骤(4)中，当采购订单处理系统检查到转换成的采购订单不是新的采购需求时，将该采购订单的订单版本值设定为N+1。
7.如权利要求1所述的采购订单处理方法，其特征在于，所述的网络系统是指国际互联网以及企业间互联网系统中的任何一种。
8.如权利要求1所述的采购订单处理方法，其特征在于，所述的采购订单处理系统建构在网络服务器或计算机装置中。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| CNA031005748A CN1519761A (zh) | 2003-01-20 | 2003-01-20 | 一种采购订单处理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
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| CNA031005748A CN1519761A (zh) | 2003-01-20 | 2003-01-20 | 一种采购订单处理方法 |
Publications (1)
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| CN1519761A true CN1519761A (zh) | 2004-08-11 |
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ID=34281225
Family Applications (1)
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| CNA031005748A Pending CN1519761A (zh) | 2003-01-20 | 2003-01-20 | 一种采购订单处理方法 |
Country Status (1)
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| CN (1) | CN1519761A (zh) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN102546447A (zh) * | 2010-12-13 | 2012-07-04 | 上海虹迪物流配送有限公司 | 一种智能邮件信息处理方法及装置 |
| TWI815150B (zh) * | 2021-07-21 | 2023-09-11 | 兆豐國際商業銀行股份有限公司 | 智能採購平台的後台系統 |
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2003
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Cited By (3)
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| CN102546447B (zh) * | 2010-12-13 | 2014-12-24 | 上海虹迪物流配送有限公司 | 一种智能邮件信息处理方法及装置 |
| TWI815150B (zh) * | 2021-07-21 | 2023-09-11 | 兆豐國際商業銀行股份有限公司 | 智能採購平台的後台系統 |
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