CN1510582A - 总帐管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明揭露了一种总帐管理系统及方法。该系统包括有多台客户端计算机，一主机及一数据库。客户端计算机提供用户界面，通过该界面用户输入信息及从主机获取信息。所述主机包括有一日记帐模块，一结转记帐凭证模块，一过帐模块，一结帐模块，及一报表模块。其中日记帐模块用于记帐凭证登帐作业。结转记帐凭证模块用于结转外围财务系统的交易明细入总帐记帐凭证。过帐模块根据确定的记帐凭证将交易金额自动转入至相关会计科目交易明细。结帐模块用于结算各会计科目期末余额。报表模块用于产生各种报表。数据库用于存储产生的记帐凭证及会计科目余额。本发明总帐管理系统自动整合外围财务系统财务资料，提高资料正确性。

Description

总帐管理系统及方法

【技术领域】

本发明涉及一种财务资料分析系统及方法，尤其是涉及一种自动整合外围财务系统财务资料的总帐管理系统及方法。

【背景技术】

对于企业尤其是大规模的制造型企业来说，财务管理至关重要。而总帐管理用于监管所有子财务系统，为管理阶层提供各种管理报表，这些管理报表直接关系到企业决策，因此总帐管理显得尤为重要。，总帐管理系统关联到企业外围财务系统如应收应付帐款管理系统、票据管理系统、银行现金管理系统等的所有财务资料，并根据这些财务资料结算各会计期间报表，各种管理费用及预付费用分摊、生成期中期末合并报表。现行的计算机辅助总帐管理系统种类繁多，其中大部分的总帐管理系统都独立于企业外围财务系统，当产生财务资料时，需根据各财务子系统手动逐笔输入至总帐管理系统。还有少数能整合外围财务系统的总帐管理系统却不具备费用的自动分摊、帐务自动结转及个性化管理报表自动生成等功能。

【发明内容】

本发明主要目的在于提供一种总帐管理系统及方法，其能自动整合企业外围财务系统资料，减少不必要的人工资料输入，提高资料的正确性。

本发明另一目的在于提供一种总帐管理系统及方法，其能提供管理费用及各种预付费用的自动分摊功能，提高资料运算准确性。

本发明另一目的在于提供一种总帐管理系统及方法，其能根据相关会计科目的设定自动产生对应会计分录，并在现有财务系统之间自动产生记帐凭证。

本发明另一目的在于提供一种总帐管理系统及方法，其能提供用户自定义财务期间及管理报表格式，自动生成各种管理报表。

本发明提供一种总帐管理系统，其能与其它外围财务系统相连接，自动获取其它外围财务系统的交易信息，该系统包括有：多台客户端计算机，其提供有一用户界面，用户通过该用户界面可输入信息及获取信息；一主机及一数据库。其中主机包括有：一权限管控模块，用于设置用户资料及用户权限；一基本资料维护模块，用于新增、修改、查询及删除各种基本资料；一人工开帐模块，用于维护系统初运行时各会计科目的期初余额；一日记帐模块，用于产生记帐凭证及记帐凭证登帐作业；一过帐模块，用于将确定的记帐凭证相关资料导入到各会计科目交易记录文件中；一结帐模块，用于根据各会计科目期初余额及会计科目交易记录文件结算各会计科目期末余额；及一报表模块，用于根据各会计科目余额及用户设置的条件生成报表。数据库，用于存储设定的基本资料及各会计科目期初及期末余额。所述客户端计算机通过一电子通讯网络与主机相连，主机与数据库通过一数据库连接相连。

本发明还提供一种总帐管理方法，能自动获取其它外围财务系统的交易信息，该方法包括有如下步骤：(a)用户通过用户界面维护基本资料；(b)判断系统是否为初运行，如果系统初运行，进行人工开帐作业；如果系统不是初运行，直接进入步骤(c)；(c)日记帐作业；(d)结帐作业；(e)生成报表。

本发明总帐管理系统及方法能与其它外围财务系统相连接，获取其它外围财务系统的交易明细信息，减少人为输入，提高作业效率及资料正确性。此外，其还提供费用的自动分摊功能，并据此自动产生分录，提高系统作业效率。该系统还能根据用户需求生成各种个性化报表。

【附图说明】

图1是本发明总帐管理系统的硬件架构图。

图2是本发明总帐管理系统的功能模块图。

图3是本发明总帐管理系统的作业流程图。

图4是本发明总帐管理系统的日记帐作业流程图。

【具体实施方式】

如图1所示，是本发明所述的总帐管理系统硬件架构图。多个客户端计算机10通过网络11与一主机12相连；该主机12通过连接13与数据库14相连。其中，网络11是一种电子网络，其可以是Intranet、Internet或其它类型网络。连接13是一种数据库连接，如开放式数据库连接(Open Database Connectivity，ODBC)，或者Java数据库连接(Java Database Connectivity，JDBC)等。客户端计算机10为用户提供交互式用户界面，用户通过该用户界面进行基本资料维护、定义及阅读管理报表。主机12存储有一系列软件功能模块(如图2所示)，用于接收客户端资料并进行处理，将结果返回至客户端。数据库14用于存储各种设定的基本资料及权限设定资料。

如图2所示，是本发明所述的总帐管理系统功能模块图。该总帐管理系统包括有一权限管控模块20，一基本资料维护模块21，一人工开帐模块22，一日记帐模块23，一结转记帐凭证模块24，一过帐模块25，一结帐模块26，一报表模块27。其中权限管控模块20用于设定用户权限。每一用户被分配有特定的访问及操作权限。

基本资料维护模块21用于维护各种基本资料，所述维护包括有新增、修改、查询及删除等操作。该基本资料模块包括有一年度期间设定模块210，一会计科目维护模块211，一群组类别维护模块212，一报表模板维护模块213及一实时分摊资料维护模块214。其中年度期间设定模块210用于设置会计年度及期间，允许用户自定义非1月至12月的会计年度，以便于后续产生个性化报表。会计科目维护模块211用于维护会计科目、科目结构及科目分节。科目结构指主科目与附属科目之间的对应关系。科目分节是指一具体科目的组成结构，每一科目可以分成四节，第一节为主科目，第二节为附属科目，第三节和第四节可根据需要自行定义，如第三节可为部门代号，第四节可为产品代号等。群组类别维护模块212用于维护会计科目群组，会计科目群组的划分以主科目和附属科目为基础，如果以主科目为基础划分，则每一群组包括有至少一主科目，如果以附属科目为基础划分，则每一群组包括有至少一附属科目。群组的划分便于后续生成各种个性化报表。报表模板维护模块213用于维护报表类型、报表版面及格式等。报表类型包括资产负债表、损益表、各种比较报表、合并报表等。实时分摊资料维护模块214用于维护实时分摊资料，包括分摊种类及分摊金额的维护。分摊种类包括有依部门别分摊、依产品别分摊及依会计科目别等。分摊金额的维护包括定额分摊、定率分摊等。定额分摊是指在各分摊单位之间定额平均分摊。定率分摊是指分摊的金额不确定，但是分摊的比率是确定的。

人工开帐模块22用于维护该系统初始投入使用时各会计科目的期初余额。

日记帐模块23用于设定记帐凭证资料及进行记帐凭证登帐作业。具体作业流程如图4所示。

结转记帐凭证作业24用于自动结转外围财务系统的交易明细入总帐记帐凭证。所述外围财务系统包括有应收帐款管理系统、应付帐款管理系统、票据管理系统、固定资产管理系统。

过帐模块25用于将确定的记帐凭证相关资料导入到各会计科目交易记录文件中，并计算会计科目及设定的群组汇总余额。

结帐模块26用于结算各会计年度或会计期间的科目余额。

报表模块27用于根据用户设定的报表条件及相应的报表模板生成各种会计报表，包括以会计科目分节或会计科目群组为基础生成个性化报表。如需获取某个部门的会计报表，则可按照会计科目分节中对应于该公司的所有科目进行汇总生成所需报表。如需获取各部门之间的收益或费用比较报表，可根据会计科目群组选择代表收益或费用的群组，然后再根据群组中对应于部门别的科目分节进行汇总，生成所需报表。

如图3所示，是本发明总帐管理系统的作业流程图。首先进行基本资料维护作业(步骤30)，在该步骤中，对年度期间、会计科目、会计科目群组及实时分摊资料分别进行设定。所设定的基本资料保存至数据库14，用户可通过客户端计算机查询这些基本资料，并对这些基本资料进行维护。基本资料设定完毕，需判断系统是否初次投入使用(步骤31)，如果该系统初次投入使用，则需进行人工开帐作业(步骤32)，为各会计科目设置初始余额。该设置好的期初余额保存至数据库14中。如果系统已经设置有初始余额，则直接进入下一步判断是否有外围财务系统存在(步骤33)，如果存在外围财务系统，则系统自动进行结转记帐凭证作业(步骤34)，即根据外围财务系统中的交易明细结转总帐记帐凭证，所结转的总帐记帐凭证被保存至数据库14中。如果没有外围财务系统的存在，则进行日记帐作业(步骤35)，即根据其它资料来源，如原始交易凭证等，进行记帐凭证登帐，即将相关交易明细资料手动输入至记帐凭证相关字段，然后将这些记帐凭证资料保存至数据库14。日记帐作业流程如图4所示。所有记帐凭证都包括有一字段，标示该记帐凭证是否已过帐。为确保总帐资料的准确无误，管理者用户可通过客户端计算机10查询数据库中未过帐的记帐凭证，并进行审核确定。系统根据确定的记帐凭证自动过帐(步骤36)，即将记帐凭证中的科目金额输入到各科目交易记录中，并根据各科目期初余额与交易明细自动计算各科目余额。过帐后的记帐凭证自动标示为已过帐。之后系统自动进行结帐作业(步骤37)，结算各科目及各科目群组期末余额。各科目及各科目群组期末余额被保存至数据库14中。用户可通过用户界面查询会计科目余额。最后，系统根据客户设置的报表条件及相应的报表模板生成各种个性化报表(步骤38)。客户设置的报表条件，包括对报表报表模板的选择、所涉及的时间范围设定及会计科目范围或科目群组范围的设定等各种生成的报表通过用户界面展现给用户，用户可将这些报表存盘或打印。

如图4所示，是本发明总帐管理系统的日记帐作业流程。首先进行记帐凭证种类设定(步骤40)，记帐凭证种类的设定可以依照常用会计科目进行设置，如应收帐款、应付帐款、银行现金及固定资产等。为便于理解，还可以对记帐凭证进行摘要说明设定。记帐凭证种类设定好后，保存至数据库14中，用户可通过用户界面查看记帐凭证种类及其摘要说明。在步骤41中，判断是否需要进行预设分录设定，如果需要，则进行预设分录设定(步骤42)。分录设定是指预先定义一组会计分录，当进行记帐凭证登帐时可以直接采用预先定义的会计分录，包括有定额分摊分录设定、定率分摊分录设定及常用分录设定。其中定额分摊设定，是针对预收预付科目在特定某几个月份有相同金额的摊销分录时使用，设定内容包括有设定摊销时间范围及摊销金额，以及科目的借贷值。定率分摊分录设定是将金额在一组会计科目之间进行分摊，所设定内容包括分摊的会计科目范围，各科目分摊的比例值，及各科目的借贷值。常用分录设定用于相似或重复交易，这些交易具有相似或相同的会计分录，设定好常用分录，在记帐凭证登帐时可直接引用，从而减少重复输入。如果不需设定预设分录，则直接转入下一步，进行记帐凭证登帐作业(步骤43)。用户根据原始交易凭证等交易资料，将交易明细输入至记帐凭证相关字段，如果存在预设会计分录，根据交易资料及预设会计分录产生记帐凭证的会计分录；如果没有预设会计分录可用，则用户自行选择相应会计科目，并设置科目借贷值及借贷方金额。所生成记帐凭证自动被标示为未过帐状态，该记帐凭证被保存至数据库14中。用户可通过用户界面查询记帐凭证资料，对于未过帐的记帐凭证进行审核，经审核无误后即可进行过帐作业。

Claims (10)

1.一种总帐管理系统，包括有多台客户端计算机，一主机及一数据库，客户端计算机通过一电子通讯网络与主机相连，主机与数据库通过一数据库连接相连，其中每一客户端计算机提供有一用户界面，用户通过该用户界面可输入相关信息及获取相关信息，其特征在于：

主机包括有：

一权限管控模块，用于设置用户资料及用户权限；

一基本资料维护模块，用于新增、修改、查询及删除各种基本资料；

一人工开帐模块，用于维护系统初运行时各会计科目的期初余额；

一日记帐模块，用于设定记帐凭证资料及进行记帐凭证登帐作业；

一结转记帐凭证模块，用于自动结转外围财务系统的交易明细入总帐记帐凭证；

一过帐模块，用于将确定的记帐凭证相关资料导入到各会计科目交易记录文件中，并计算各会计科目余额；

一结帐模块，用于结算各会计科目期末余额；

一报表模块，用于根据各会计科目余额及用户设置的条件生成报表；

数据库用于存储设定的基本资料及各会计科目期初及期末余额。

2.如权利要求1所述的总帐管理系统，其特征在于：其中基本资料维护模块包括有一年度期间设定模块，用于自定义会计年度及期间。

3.如权利要求1所述的总帐管理系统，其特征在于：其中基本资料维护模块包括有一会计科目维护模块，用于维护会计科目的分节结构，每一会计科目由多节组成。

4.如权利要求1所述的总帐管理系统，其特征在于：其中基本资料维护模块包括有一群组类别维护模块，用于设置一个或多个会计科目群组，任一群组包括有多个会计科目。

5.如权利要求1所述的总帐管理系统，其特征在于：其中基本资料维护模块包括有一报表模板维护模块，用于维护报表类型、报表版面及格式。

6.如权利要求1所述的总帐管理系统，其特征在于：其中基本资料维护模块包括有一实时分摊资料维护模块，用于维护分摊的种类及分摊的金额。

7.一种总帐管理方法，其特征在于包括有如下步骤：

(a)用户通过用户界面维护基本资料；

(b)判断系统是否为初运行，如果系统初运行，进行人工开帐作业；如果系统不是初运行，直接进入步骤(c)；

(c)判断是否有外围财务系统存在；

(d)如果有外围系统存在，则进行结转记帐凭证作业；

(e)如果没有外围系统存在，则进行日记帐作业；

(f)过帐作业；

(g)结帐作业；

(h)生成报表。

8.如权利要求7所述的总帐管理方法，其特征在于：其中步骤(a)包括对年度期间的自定义。

9.如权利要求7所述的总帐管理方法，其特征在于：其中步骤(a)包括对会计科目的分节结构设定。

10.如权利要求7所述的总帐管理方法，其特征在于：其中步骤(a)包括对实时分摊资料的维护。

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