CN115759986A

CN115759986A - 一种接待信件自动办理系统

Info

Publication number: CN115759986A
Application number: CN202211457414.8A
Authority: CN
Inventors: 温立强; 冀相冰; 李双贺; 陈一朴; 靳新磊
Original assignee: Beijing Peking University Software Engineering Co ltd
Current assignee: Beijing Peking University Software Engineering Co ltd
Priority date: 2022-11-21
Filing date: 2022-11-21
Publication date: 2023-03-07

Abstract

本发明提供了一种接待信件自动办理系统。该系统通过在用户来函来电时，提取相关信息，一键办理，实现接待的快速登记。所述方法包括：在来人接待时，通过辅助接谈获取接待信息；在用户来电时，通过智能应答获取接待信息；在用户来信时，通过OCR获取接待信息；基于上一步获得的接待信息，完成要素提取与概况生成；基于上一步获得的接待要素，自动登记，一键办理。本发明能够有效地提高接待登记工作的效率，适应当前信息化的要求，满足用户接待需求。

Description

一种接待信件自动办理系统

技术领域

本申请涉及人工智能技术领域，具体涉及一种接待信件自动办理系统。

背景技术

随着信息化智能化的快速发展，用户法律意识与维权意识也在逐步提升，用户服务机构需要处理的各类接待件呈现快速的增长，如何提升用户服务机构对接待信息登记的工作效率成为了一个亟需解决的问题。接待信件登记是用户服务机构接待工作的初始环节，是对接待信息的预处理，一个好的接待登记流程，能够有效提升接待工作效率。

现有接待登记工作大都采取人工方法，该方法存在效率较低、接待内容登记记录不完善容易丢失、长接待件处理受限于人工对工作人员工作造成较大障碍。

发明内容

为了解决上述技术问题，本发明提出了一种接待信件自动办理系统，解决了现有技术中效率较低、接待内容登记记录不完善容易丢失、长接待件处理受限于人工容易遗漏偏差。该系统通过对接待登记工作的分析采取不同的处理方式。对用户接待，可通过辅助接谈方法获取接待内容，进而自动登记；对用户来信，可采用OCR(Optical CharacterRecognition,光学字符识别)获取接待内容，进而自动登记；对用户来电，可采用语音识别获取接待内容，进而自动登记。

本发明所采用的技术方案如下：

一种接待信件自动办理系统，该系统包括收集模块、转化模块、要素提取模块、概况生成模块、完整性检查模块以及登录模块；

所述收集模块，与转化模块相连接，用于收集接待信息、来电信息和/或来信信息；

所述转化模块，分别与所述收集模块、要素提取模块以及概况生成模块相连接，用于将接待信息、来电信息和/或来信信息转化为接待信息；

所述要素提取模块，分别与转化模块和完整性检查模块相连，用于将接待信息经要素提取获得第一文本信息；

所述概况生成模块，分别与转化模块和完整性检查模块相连，用于将接待信息经概况生成获得第二文本信息；

所述完整性检查模块，分别与要素提取模块和概况生成模块相连，用于根据所述第一文本信息和所述第二文本信息来检查接待要素的完整性；

所述登录模块，与完整性检查模块相连，根据接待信息执行自动登录，并完成一键办理。

进一步的，针对接待信息，采用辅助接谈方法进行接待登记信息的指导和辅助，完成接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址、接待事由、受信人与接待目的关键信息的录入。

进一步的，所述辅助接谈方法包括打开辅助接谈系统，根据辅助接谈系统上的提示，依次询问接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址等，询问接待事由，询问受信人与接待目的，如果接待人表述不够清晰明确，帮助接待人整理思路，详细记录接待人的回答，获得语音信息，之后通过语音识别将语音信息转换成文本信息。

进一步的，针对来电信息，采用智能应答方法对来电用户进行信息登记指导和辅助，完成来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来电事由、受信人与来电目的关键信息的录入。

进一步的，所述智能应答方法包括启动智能应答系统，根据智能应答系统设定的流程，依次询问来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址，询问来电事由，询问受信人与接待目的，详细记录来电人的回答，获得语音信息，之后通过语音识别将语音信息转换成文本信息。

进一步的，针对来信信息，采用扫描提取方法对用户的来信进行信息登记，完成来信人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来信事由、受信人与来信目的关键信息的录入。

进一步的，所述扫描提取方法包括将信件进行扫描，生成扫描件，输入文本检测系统进行判断，分类接待件的信封与正文部分，之后文本检测系统通过文本检测找到包含文字的区域，获取图像信息，之后通过OCR系统将图像信息转换成文本信息。

进一步的，所述检查接待要素的完整性，包括：判断接待要素的完整性，若完整，则填写接待登记表并提交；若不完整，则返回检查所述第一文本信息和所述第二文本信息，并补充接待要素，直至接待要素判定完整。

进一步的，所述要素提取包括通过文本分类与实体关系抽取。

进一步的，所述概况生成包括通过概要生成模型完成。

通过本申请实施例，可以获得如下技术效果：

(1)采用辅助接谈方法借助相应的软硬件对接待用户进行接待登记信息的指导和辅助，完成接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址、接待事由、受信人与接待目的等关键信息的录入，大大减轻了接待工作人员负担，还避免了人为录入遗漏和偏差；采用引导性问询使得来电用户围绕来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来电事由、受信人与接待目的等信息问询，并借助语音识别对来电人员回复问题回答进行识别记录，大大减轻了接待工作人员负担，还避免了人为录入遗漏和偏差；

(2)采用文本分类与实体关系抽取和概况生成模型结合，OCR对文本资料的图片或影印件当中进行文字识别，从而获得文字内容和版面信息的过程，是典型的计算机视觉任务。本发明设立文本检测和文本识别两个子任务：文本检测可以将图片中的文字区域位置检测出来，文本识别可以对文字区域中的文字进行识别；OCR技术可以有效避免人工识别的主观性误差。

附图说明

为了更清楚地说明本申请实施例中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作一简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本申请的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动性的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为信件自动办理系统的组织结构示意图。

附图标记：

1收集模块、2转化模块、3要素提取模块、4概况生成模块、5完整性检查模块、6登录模块。

具体实施方式

为使本申请实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本申请实施例中的附图，对本申请实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本申请一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的全部其他实施例，都属于本申请保护的范围。

本发明通过对接待登记工作的分析，用户接待方式主要有接待、来信、来电几类。对用户接待，可通过辅助接谈方法获取接待内容，进而自动登记；对用户来信，可采用OCR(Optical Character Recognition,光学字符识别)获取接待内容，进而自动登记；对用户来电，可采用语音识别获取接待内容，进而自动登记。

其中辅助接谈方法借助相应的软硬件对接待用户进行接待登记信息的指导和辅助，完成接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址、接待事由、受信人与接待目的等关键信息的录入，大大减轻了接待工作人员负担，还避免了人为录入遗漏和偏差。

对用户来电，可采用引导性问询使得来电用户围绕来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来电事由、受信人与接待目的等信息问询，并借助语音识别对来电人员回复问题回答进行识别记录，大大减轻了接待工作人员负担，还避免了人为录入遗漏和偏差。

OCR是从文本资料的图片或影印件当中进行文字识别，从而获得文字内容和版面信息的过程，是典型的计算机视觉任务。本发明设立文本检测和文本识别两个子任务：文本检测可以将图片中的文字区域位置检测出来，文本识别可以对文字区域中的文字进行识别。OCR技术可以有效避免人工识别的主观性误差。

图1为信件自动办理系统的组织结构示意图。该系统包括收集模块、转化模块、要素提取模块、概况生成模块、完整性检查模块以及登录模块；

针对接待信息，采用辅助接谈方法对接待用户进行接待登记信息的指导和辅助，完成接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址、接待事由、受信人与接待目的关键信息的录入；由此大大减轻了接待工作人员负担，还避免了人为录入遗漏和偏差。

所述辅助接谈方法包括打开辅助接谈系统，根据辅助接谈系统上的提示，依次询问接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址等，询问接待事由，询问受信人与接待目的，如果接待人表述不够清晰明确，帮助接待人整理思路，详细记录接待人的回答，获得语音信息，之后通过语音识别将语音信息转换成文本信息。借助辅助接谈系统能够大大减轻接待工作人员负担，还避免了人为录入遗漏和偏差。

针对来电信息，采用智能应答方法对来电用户进行信息登记指导和辅助，完成来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来电事由、受信人与来电目的关键信息的录入。

所述智能应答方法包括启动智能应答系统，根据智能应答系统设定的流程，依次询问来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址，询问来电事由，询问受信人与接待目的，详细记录来电人的回答，获得语音信息，之后通过语音识别将语音信息转换成文本信息。

针对来信信息，采用扫描提取方法对用户的来信进行信息登记，完成来信人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来信事由、受信人与来信目的关键信息的录入。

所述扫描提取方法包括将信件进行扫描，生成扫描件，输入文本检测系统进行判断，分类接待件的信封与正文部分，之后文本检测系统通过文本检测找到包含文字的区域，获取图像信息，之后通过OCR系统将图像信息转换成文本信息；

采用OCR对文本资料的图片或影印件当中进行文字识别，从而获得文字内容和版面信息的过程，是典型的计算机视觉任务。本发明设立文本检测和文本识别两个子任务：文本检测可以将图片中的文字区域位置检测出来，文本识别可以对文字区域中的文字进行识别；OCR技术可以有效避免人工识别的主观性误差。

在上述接待信息、来电信息以及来信信息的采集中的任一个完成后，获得初步的接待文本信息。

在一种实施方式中，对于来电信息，来电人的基本信息包括：来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址；来电人的核心信息包括：来电事由、受信人与接待目的；

对于来信信息，将来信信息生成图片信息；识别所述图片信息中包含文字的区域；将所述区域内文字信息转化为第三文本信息。

在一种实施方式中，所述图片信息生成方式包含扫描；所述包含文字的区域识别方法包括文本检测；所述第三文本信息转化方式包含文本识别。

所述要素提取包括通过文本分类与实体关系抽取；

所述第一文本信息包括接待人姓名、身份证号、手机号码、住址、接待人数、接待内容分类、接待目的分类、受信人、问题属地、关键词；

所述第二文本信息包含：主要诉求和主要事实；

所述概况生成包括通过概要生成模型完成；

所述检查接待要素的完整性，包括：判断接待要素的完整性，若完整，则填写接待登记表并提交；若不完整，则返回检查所述第一文本信息和所述第二文本信息，并补充接待要素，直至接待要素判定完整。

本申请中以上描述的功能可以至少部分地由一个或多个硬件逻辑部件来执行。例如，非限制性地，可以使用的示范类型的硬件逻辑部件包括：场可编程门阵列(FPGA)、专用集成电路(ASIC)、专用标准产品(ASSP)、芯片上系统的系统(SOC)、负载可编程逻辑设备(CPLD)等等。

此外，虽然采用特定次序描绘了各操作，但是这应当理解为要求这样操作以所示出的特定次序或以顺序次序执行，或者要求所有图示的操作应被执行以取得期望的结果。在一定环境下，多任务和并行处理可能是有利的。同样地，虽然在上面论述中包含了若干具体实现细节，但是这些不应当被解释为对本公开的范围的限制。在单独的实施例的上下文中描述的某些特征还可以组合地实现在单个实现中。相反地，在单个实现的上下文中描述的各种特征也可以单独地或以任何合适的子组合的方式实现在多个实现中。

尽管已经采用特定于结构特征和/或装置逻辑动作的语言描述了本主题，但是应当理解所附权利要求书中所限定的主题未必局限于上面描述的特定特征或动作。相反，上面所描述的特定特征和动作仅仅是实现权利要求书的示例形式。

Claims

1.一种接待信件自动办理系统，其特征在于，该系统包括收集模块、转化模块、要素提取模块、概况生成模块、完整性检查模块以及登录模块；

2.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，针对接待信息，采用辅助接谈方法进行接待登记信息的指导和辅助，完成接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址、接待事由、受信人与接待目的关键信息的录入。

3.根据权利要求2所述的系统，其特征在于，所述辅助接谈方法包括打开辅助接谈系统，根据辅助接谈系统上的提示，依次询问接待人的姓名、身份证号、手机号码、住址，询问接待事由，询问受信人与接待目的，如果接待人表述不够清晰明确，帮助接待人整理思路，详细记录接待人的回答，获得语音信息，之后通过语音识别将语音信息转换成文本信息。

4.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，针对来电信息，采用智能应答方法对来电用户进行信息登记指导和辅助，完成来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来电事由、受信人与来电目的关键信息的录入。

5.根据权利要求4所述的系统，其特征在于，所述智能应答方法包括启动智能应答系统，根据智能应答系统设定的流程，依次询问来电人的姓名、身份证号、手机号码、住址，询问来电事由，询问受信人与接待目的，详细记录来电人的回答，获得语音信息，之后通过语音识别将语音信息转换成文本信息。

6.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，针对来信信息，采用扫描提取方法对用户的来信进行信息登记，完成来信人的姓名、身份证号、手机号码、住址、来信事由、受信人与来信目的关键信息的录入。

7.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述扫描提取方法包括将信件进行扫描，生成扫描件，输入文本检测系统进行判断，分类接待件的信封与正文部分，之后文本检测系统通过文本检测找到包含文字的区域，获取图像信息，之后通过OCR系统将图像信息转换成文本信息。

8.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述检查接待要素的完整性，包括：判断接待要素的完整性，若完整，则填写接待登记表并提交；若不完整，则返回检查所述第一文本信息和所述第二文本信息，并补充接待要素，直至接待要素判定完整。

9.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述要素提取包括通过文本分类与实体关系抽取。

10.根据权利要求1所述的系统，其特征在于，所述概况生成包括通过概要生成模型完成。