CN115511588A - 一种电子会计档案归档管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及文件归档领域，具体涉及一种电子会计档案归档管理系统，包括电子发票管理模块，用于对电子发票进行上传和识别；发票报销模块，用于根据识别出来的电子发票，填写对应的报销单，并生成对应的原始凭证；财务模块，用于根据对应的原始凭证，进行入账处理，并生成对应的会计凭证；归档管理模块，用于将生成的会计凭证与对应的原始凭证建立索引关系，并对会计凭证和与之关联的原始凭证进行归档存储。本方案能够实现自动归档，减低人为的操作的步骤，大大提高客户体验感。

Description

一种电子会计档案归档管理系统

技术领域

本发明涉及文件归档领域，具体涉及一种电子会计档案归档管理系统。

背景技术

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。

传统的会计纸质档案存在以下问题：纸质档案输出占用空间大，长期保存产生高额的维护成本；需要财务人员手动匹配、贴票和装订；检索困难，调阅受异地影响，需要人取现场或邮寄档案，调阅成本高，丢失风险大；不利于长期保存。已有的电子会计档案系统尽管克服了传统的会计纸质档案的这些问题，但是在使用时不能自动归档，必须手工干预，操作繁琐，时效性和易用性差，这就造成操作人员在使用时给予的客户体验感比较差。

基于此，急需一种电子会计档案归档管理系统，能够实现自动归档，减低人为的操作的步骤，大大提高客户体验感。

发明内容

本发明意在提供一种电子会计档案归档管理系统，能够实现自动归档，减低人为的操作的步骤，大大提高客户体验感。

为达到上述目的，本发明采用如下技术方案：一种电子会计档案归档管理系统，包括：

电子发票管理模块，用于对电子发票进行上传和识别；

发票报销模块，用于根据识别出来的电子发票，填写对应的报销单，并生成对应的原始凭证；

财务模块，用于根据对应的原始凭证，进行入账处理，并生成对应的会计凭证；

归档管理模块，用于将生成的会计凭证与对应的原始凭证建立索引关系，并对会计凭证和与之关联的原始凭证进行归档存储。

本方案的原理及优点是：本方案中，首先是对电子发票进行上传和识别，只有识别出来的电子发票才能进行相应的报销单的填写，在这个过程中，对应的电子发票识别不出来的时候，就会让操作人员重新进行电子发票的上传，不然不会进行下一步，在这个过程中对应就会生成原始凭证，财务模块就会对原始凭证进行入账处理，这样也就生成了会计凭证，在完成原始凭证和会计凭证的生成之后，就会将两者进行索引关系的建立，这样在进行存储时，就可以根据对应的索引关系来匹配对应的原始凭证，然后将两者进行存储，这样通过索引关系的建立使得在对原始凭证进行存储时，可以直接根据会计凭证就可以实现快速的定位和查询，这样首先是通过索引关系的建立实现了原始凭证和会计凭证有效的归档，同时整个归档对应的效率更高，减少了会计人员的工作量，解决了会计人员需要在发票库中找寻对应的发票的问题。

优选的，作为一种改进，所述归档管理模块包括：

索引关联模块，用于将生成的会计凭证与对应的原始凭证建立索引关系；

四性检测模块，用于对建立索引关系的会计凭证和原始凭证进行四性检测；

原始凭证收集模块，用于对通过四性检测的原始凭证进行实时收集，并将对应的原始凭证存储到原始凭证数据库中；

会计凭证预处理模块，用于对通过四性检测的会计凭证定时收集，并在原始凭证数据库中匹配出与之建立索引关系的原始凭证；

档案存储模块，用于将会计凭证与匹配出来的原始凭证归集到电子档案数据库中。

有益效果：本方案中，对应的原始凭证的收集是实时进行收集的，主要考虑到在一个周期内操作人员对应的原始凭证可能会比较多，如果不能实时的进行收集，可能就会造成数据的缺失，同时之后进行数据补充时也比较容易丢失，收集到的原始凭证会被存储到原始凭证数据库中，这样将对应的原始凭证都放在一个地方使得在查询或者获取这些数据时更加的方便快捷且有针对性。

同时本方案中通过将会计凭证与原始凭证进行索引关联，使得在完成会计凭证的生成之后，可以通过索引关系来匹配对应的原始凭证，从而实现会计凭证和与之匹配的原始凭证进行一同匹配，不仅实现了会计凭证和原始凭证准确的同步保存，同时这样可以大大系统进行凭证存储的速度和效率。

四性检测的设置使得会计凭证和原始凭证能够得到更加全面的检测，使得会计凭证和原始凭证能够更加的真实、完整、合规和安全，避免不合规的数据存储而导致空间被过多的占用，大大提高数据库的空间利用率。

优选的，作为一种改进，所述电子发票管理模块包括：

发票上传模块，用于上传对应的电子发票；

发票验真模块，用于对电子发票进行发票数据解析，判断出该发票是否是真实的；

发票查重模块，用于对判断结果为该发票是真实的时，对该发票的唯一性进行判断，若该发票是唯一的，则该电子发票上传成功。

有益效果：在本方案中，对于上传的电子发票，并不是说上传上来就可以，而是经过多重的验证，首先是真实性的验证，这样可以避免一些虚假的发票的出现，大大提高发票上传的准确度，其次是对真实存在的发票的重复性进行检测，避免同张发票出现多次上传，导致在报销时，出现多次报销的问题，通过双重的验证，大大提高了发票的上传的准确性和可靠性。

优选的，作为一种改进，所述归档管理模块还包括：

档案查询模块，用于对电子档案数据库中的会计凭证和原始凭证进行查询、利用和销毁。

有益效果：实现了对电子档案库中的会计凭证和原始凭证的利用，即查询、销毁功能，通过查询功能可以实现对任一凭证的在线查看，能够实时的对数据进行查看和监督，而通过销毁功能则是实现了对数据的筛选，可以人为的进行部分数据的销毁，这样比较有利于工作人员展开工作，进行一些错误或者不必要数据的销毁，大大提高存储空间的利用率。

优选的，作为一种改进，所述档案查询模块包括：

身份认证模块，用于对需要查询信息的操作人员的身份进行认证；

权限认证模块，用于根据认证出的该操作人员的身份信息，识别出该操作人员的查询权限；所述查询权限设置四个等级，分别为第一等级、第二等级、第三等级和第四等级；

查询显示模块，用于根据该查询权限，对该操作人员查询的会计凭证和原始凭证进行权限认定，若符合对应的权限要求，则从电子档案数据库中调取对应的会计凭证和原始凭证；反之，则显示权限不足。

有益效果：在本方案中，通过对查询的操作人员的身份信息和等级权限进行识别，不同的权限对应不同的查询内容，首先通过双重认证，能够精确的判断出该操作人员的信息和权限，之后查询的内容要符合权限要求，这样才行，这样也进一步提高对电子档案数据库中的数据的保护，避免数据泄露。

优选的，作为一种改进，所述电子发票管理模块还包括：

未上传成功发票数据存储模块，用于对未通过发票验真模块和发票查重模块的电子发票进行保存，生成对应的未上传成功发票数据；

数据统计模块，用于对一个周期内对未上传成功发票数据存储模块中的所有未上传成功发票数据进行统计，统计出对应的发票造假最多的发票类型，生成对应的第一类型；

判断模块，用于在下一个周期中进行电子发票上传时，对该电子发票的发票类型进行识别，判断当前电子发票的发票类型是否为第一类型，若是，则在该电子发票是唯一时，对该电子发票进行再核对，核对成功之后，进行上传；

第一存储模块，用于在该电子发票上传成功之后，对该电子发票进行单独保存。

有益效果：本方案中通过对未上传成功的发票数据进行存储，并进行统计，从而找到造假最多的发票类型，即匹配出造假率最高的发票类型，这样在下一个周期进行电子发票上传时，会第一时间对该电子发票的类型进行识别，在识别到相同类型的时候，就会在完成真实性和唯一性的判断之后进行再核对，从而提高上传数据的真实性和准确性，大大提高数据的准确。

附图说明

图1为本发明实施例一中电子会计档案归档管理系统的逻辑框图。

具体实施方式

下面通过具体实施方式进一步详细说明：

实施例基本如附图1所示：一种电子会计档案归档管理系统，包括：

电子发票管理模块，用于对电子发票进行上传和识别；

所述电子发票管理模块包括：

发票上传模块，用于上传对应的电子发票；

发票验真模块，用于对电子发票进行发票数据解析，判断出该发票是否是真实的；

发票查重模块，用于对判断结果为该发票是真实的时，对该发票的唯一性进行判断，若该发票是唯一的，则该电子发票上传成功。

在本实施例中，例如操作人员甲上传了对应的电子发票之后，系统就会对该电子发票进行发票数据解析，以此来对该发票的真假进行判断，当然在本方案中对应的将获取的电子发票的发票代码、发票号码、开票日期、校验码、税前金额传输到第三方接口进行发票的真实性验证，只有通过真实性验证的电子发票才可以下一步操作，下一步就会对真实的电子发票进行查重，主要是避免同张发票多次使用，将经过通过真实性验证的电子发票与数据库中保存的电子发票的发票代码、发票号码两个字段值进行对比，将发票代码、发票号码作为判断重复的条件，使得每张电子发票在系统中不会重复出现，以确保发票不会被多次、重复报销，只有不重复的电子发票才能上传成功，否则连上传都上传不上去。通过对真实性和单一性进行判断，使得上传上来的电子发票能够尽可能的确保准确性和真实性。

电子发票管理模块还包括：

未上传成功发票数据存储模块，用于对未通过发票验真模块和发票查重模块的电子发票进行保存，生成对应的未上传成功发票数据；

数据统计模块，用于对一个周期内对未上传成功发票数据存储模块中的所有未上传成功发票数据进行统计，统计出对应的发票造假最多的发票类型，生成对应的第一类型；

判断模块，用于在下一个周期中进行电子发票上传时，对该电子发票的发票类型进行识别，判断当前电子发票的发票类型是否为第一类型，若是，则在该电子发票是唯一时，对该电子发票进行再核对，核对成功之后，进行上传；

第一存储模块，用于在该电子发票上传成功之后，对该电子发票进行单独保存。

在本实施例中，整个系统上传的电子发票的数量都会比较多，在面对没有通过真实性和唯一性验证的电子发票，本方案中对其进行保持，因为这些数据也是有用的，通过这些数据，来对造假最多的发票类型进行统计，这样就可以知道哪一类的发票容易或者经常被利用，然后在下一个周期时，一旦有电子发票进行上传，第一时间就会对该电子发票的发票类型进行识别，如果不是对应的第一类型，那么对应的电子发票就会按照正常的判断流程来进行判断上传，如果是对应的第一类型的话，那么在原来的真实性和唯一性判断之后，还有一个再核对，只有核对成功的这一类的电子发票才能被上传，否则是上传不上去的。可能很多人认为这些造假的发票用处不大，但是本方案中只要有造假的发票在上传就会第一时间将这些认定为造假的电子发票给保存起来，然后利用一个周期内的所有造假电子发票来进行统计，找出造假频率最多的电子发票对应的发票类型，这样在下一个周期时，在对应的电子发票进行上传时，第一时间识别电子发票类型，这样就可以有针对性的进行核对，也就避免了这类造假频率高的电子发票上传成功的可能性，从而进一步提高系统的准确性。

发票报销模块，用于根据识别出来的电子发票，填写对应的报销单，并生成对应的原始凭证；

财务模块，用于根据对应的原始凭证，进行入账处理，并生成对应的会计凭证；

归档管理模块，用于将生成的会计凭证与对应的原始凭证建立索引关系，并对会计凭证和与之关联的原始凭证进行归档存储。

归档管理模块包括：

索引关联模块，用于将生成的会计凭证与对应的原始凭证建立索引关系；

四性检测模块，用于对建立索引关系的会计凭证和原始凭证进行四性检测；

原始凭证收集模块，用于对通过四性检测的原始凭证进行实时收集，并将对应的原始凭证存储到原始凭证数据库中；

会计凭证预处理模块，用于对通过四性检测的会计凭证定时收集，并在原始凭证数据库中匹配出与之建立索引关系的原始凭证；

档案存储模块，用于将会计凭证与匹配出来的原始凭证归集到电子档案数据库中。

档案查询模块，用于对电子档案数据库中的会计凭证和原始凭证进行查询、利用和销毁。

所述档案查询模块包括：

身份认证模块，用于对需要查询信息的操作人员的身份进行认证；

权限认证模块，用于根据认证出的该操作人员的身份信息，识别出该操作人员的查询权限；所述查询权限设置四个等级，分别为第一等级、第二等级、第三等级和第四等级；

查询显示模块，用于根据该查询权限，对该操作人员查询的会计凭证和原始凭证进行权限认定，若符合对应的权限要求，则从电子档案数据库中调取对应的会计凭证和原始凭证；反之，则显示权限不足。在本实施中对应的权限要求就是当前权限等级要大于存储该数据的操作人员的权限等级。

在本实施例中，为了确保数据的安全，在对档案进行查询时，即对会计凭证和原始凭证进行查询时，只有更高权限的人才能才可下一级的人的档案，例如当员工为第一等级，财务人员为第二等级，公司管理者为第三等级，审查人员为第四等级，这样的话，也就是实现对数据的分类，不同的等级的操作人员能够调用的数据量不同。

以上所述的仅是本发明的实施例，方案中公知的具体技术方案和/或特性等常识在此未作过多描述。应当指出，对于本领域的技术人员来说，在不脱离本发明技术方案的前提下，还可以作出若干变形和改进，这些也应该视为本发明的保护范围，这些都不会影响本发明实施的效果和专利的实用性。本申请要求的保护范围应当以其权利要求的内容为准，说明书中的具体实施方式等记载可以用于解释权利要求的内容。

Claims (6)

1.一种电子会计档案归档管理系统，其特征在于：包括：

电子发票管理模块，用于对电子发票进行上传和识别；

发票报销模块，用于根据识别出来的电子发票，填写对应的报销单，并生成对应的原始凭证；

财务模块，用于根据对应的原始凭证，进行入账处理，并生成对应的会计凭证；

归档管理模块，用于将生成的会计凭证与对应的原始凭证建立索引关系，并对会计凭证和与之关联的原始凭证进行归档存储。

2.根据权利要求1所述的电子会计档案归档管理系统，其特征在于：所述归档管理模块包括：

索引关联模块，用于将生成的会计凭证与对应的原始凭证建立索引关系；

四性检测模块，用于对建立索引关系的会计凭证和原始凭证进行四性检测；

原始凭证收集模块，用于对通过四性检测的原始凭证进行实时收集，并将对应的原始凭证存储到原始凭证数据库中；

会计凭证预处理模块，用于对通过四性检测的会计凭证定时收集，并在原始凭证数据库中匹配出与之建立索引关系的原始凭证；

档案存储模块，用于将会计凭证与匹配出来的原始凭证归集到电子档案数据库中。

3.根据权利要求1所述的电子会计档案归档管理系统，其特征在于：所述电子发票管理模块包括：

发票上传模块，用于上传对应的电子发票；

发票验真模块，用于对电子发票进行发票数据解析，判断出该发票是否是真实的；

发票查重模块，用于对判断结果为该发票是真实的时，对该发票的唯一性进行判断，若该发票是唯一的，则该电子发票上传成功。

4.根据权利要求3所述的电子会计档案归档管理系统，其特征在于：所述归档管理模块还包括：

档案查询模块，用于对电子档案数据库中的会计凭证和原始凭证进行查询、利用和销毁。

5.根据权利要求4所述的电子会计档案归档管理系统，其特征在于：所述档案查询模块包括：

身份认证模块，用于对需要查询信息的操作人员的身份进行认证；

权限认证模块，用于根据认证出的该操作人员的身份信息，识别出该操作人员的查询权限；所述查询权限设置四个等级，分别为第一等级、第二等级、第三等级和第四等级；

查询显示模块，用于根据该查询权限，对该操作人员查询的会计凭证和原始凭证进行权限认定，若符合对应的权限要求，则从电子档案数据库中调取对应的会计凭证和原始凭证；反之，则显示权限不足。

6.根据权利要求3所述的电子会计档案归档管理系统，其特征在于：所述电子发票管理模块还包括：

未上传成功发票数据存储模块，用于对未通过发票验真模块和发票查重模块的电子发票进行保存，生成对应的未上传成功发票数据；

数据统计模块，用于对一个周期内对未上传成功发票数据存储模块中的所有未上传成功发票数据进行统计，统计出对应的发票造假最多的发票类型，生成对应的第一类型；

判断模块，用于在下一个周期中进行电子发票上传时，对该电子发票的发票类型进行识别，判断当前电子发票的发票类型是否为第一类型，若是，则在该电子发票是唯一时，对该电子发票进行再核对，核对成功之后，进行上传；

第一存储模块，用于在该电子发票上传成功之后，对该电子发票进行单独保存。

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