CN115018446A - 数字化分层审核系统及其审核方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种数字化分层审核系统及其审核方法，包括步骤如下：在审核计划实施前，对基础信息进行维护；系统根据审核计划提前向审核员推送审核任务并提醒完成，审核员对产线和区域开展分层审核，实时拍照上传审核发现的问题，并对问题进行编码；审核任务中的问题推送给相关责任人进行整改，也会抄送给相关负责人进行监督。本发明的有益效果为：本发明促进了审核的常态化，通过固有的审核频率，让每个人形成并保持分层审核的习惯。通过指标监控和大数据，能让各层级清楚地掌握审核执行的情况、问题改善的进展和重复发生的次数。更重要的是，分层审核数字化系统从质量管理延伸到日常管理过程，只要涉及到检查，都可以用分层审核数字化系统开展。

Description

数字化分层审核系统及其审核方法

技术领域

本发明涉及数字化管理领域，主要是一种数字化分层审核系统及其审核方法。

背景技术

分层审核方法是公司开展质量管理的重要工具之一。最早是在汽车制造行业推行，较多用于质量过程的管理控制。它是由企业各层级人员按照预先设定的频次，定期开展评审并实施整改的标准化评审过程，用以提高员工执行力，确保始终严格遵守和执行标准，提高制造质量，并通过领导层和操作工之间言传身教的互动来加强彼此间的相互理解认知。

传统的分层审核方法是采用人工编制审核计划、采用纸质审核报告、各层级审核人员利用纸质媒介为主实施的过程审核。

传统的分层审核因通过一张一张的纸张版来实现，每一个人至少2张检查表，一家工厂一天班组层、主管层、管理层共至少有20多人的审核任务，因此不仅资源耗费多，且审核问题收集数据工作量大，存在效率低、执行力差、问题关闭率低、无法有效统计和分析审核问题等缺点。

发明内容

本发明的目的在于克服现有技术存在的不足，而提供一种数字化分层审核系统及其审核方法。

本发明的目的是通过如下技术方案来完成的。一种数字化分层审核方法，包括步骤如下：

(1)、在审核计划实施前，对基础信息进行维护；

(2)、系统根据审核计划提前向审核员推送审核任务并提醒完成，审核员对产线和区域开展分层审核，实时拍照上传审核发现的问题，并对问题进行编码；

(3)、审核任务中的问题推送给相关责任人进行整改，也会抄送给相关负责人进行监督，问题整改流程包括三个途径：

(3.1)立即解决：审核发现的问题现场直接解决，班组长发现的问题直接由班组成员解决的；改进：现场立即改进，无需提交整改证据，系统关闭问题；

(3.2)待整改：审核发现的问题无法现场直接解决，由班组长或其成员解决；改进：系统自动分配班组责任人，当班组长处理问题并上传整改证据后，系统自动将此问题推送至该产线的部门负责人，部门负责人需确认问题是否有效关闭，如有效则确认整改关闭问题，如无效则退回重新整改，如班组无法解决则上升快反小组处理；

(3.3)上升快反小组：审核发现的问题需由职能部门/跨部门解决；班组长反馈的无法通过班组成员解决的问题；待整改问题解决时确定需上升快反小组的问题；改进：快反小组确定责任人，责任人上传整改证据，经快反小组确认已整改完成，系统关闭问题。

更进一步的，在步骤(1)中，对基础信息进行维护包括：

①审核问题库维护：包括5S、安全、质量、工艺的检查清单；

②审核员维护：确定人员、审核间隔，根据岗位职责建立对应的审核问题清单；

③产线和设备维护：确定需要执行分层审核的产线、产线负责人以及产线工序；

④审核计划维护：对列入分层审核的产线，根据审核员制定周期性的分层级的审核计划。

更进一步的，在步骤(2)中，系统问题类别自动推送至相关负责人，其中公司层发现的问题将推送给总经理、部门和产线负责人，上升至快反小组的问题将推送至部门和产线负责人，一般问题推送至产线负责人。

更进一步的，系统通过颜色实时反馈审核执行情况，绿色代表按时执行，红色代表未执行，黄色代表请假，黑色代表待执行；系统自动对审核计划执行率、问题关闭率和重复发生率实施指标监控，不仅监控各企业的完成指标，也监控到每个部门、每条产线和每个人。

更进一步的，系统设立交流中心用来管理所有上升至快反小组的问题，每天早晨会由快反小组对前一天发生的问题落实责任人，并通过推送信息提醒责任人实施整改；未按规定时间落实责任人和整改的，系统以红色字体提醒，并再次提醒责任人实施整改。

更进一步的，系统自动生成分层审核报表，并在手机端或电脑端显示，管理层能够随时随地掌握各企业分层审核实施情况、问题改善进展。

更进一步的，采用线上手机APP和电脑端应用，自动记录并形成审核问题在线知识库；自动统计审核执行率、问题关闭率和重复发生次数，并触发相关工作事项。

本发明同时提供了一种数字化分层审核系统，包括：

策划模块，通过问题编码的方式，统一审核标准；系统设立公司层、管理层、主管层和班组层四个层级，依据层级和部门职能定置审核提问项和审核频度；并依据管理层要求和企业现状，对提问项进行动态更新；

实施模块，系统每天定时发布审核任务，推送问题并提醒审核员；审核员对产线和区域开展分层审核，并实时拍照上传审核发现的问题；系统问题类别自动推送至相关负责人，其中公司层发现的问题推送给总经理、部门和产线负责人，上升至快反小组的问题推送至部门和产线负责人，一般问题推送至产线负责人；

监控模块，系统通过颜色实时反馈审核执行情况，绿色代表按时执行，红色代表未执行，黄色代表请假，黑色代表待执行；系统自动对审核计划执行率、问题关闭率和重复发生率实施指标监控，不仅监控各企业的完成指标，也监控到每个部门、每条产线和每个人。

更进一步的，系统还包括改善模块，系统设立交流中心用来管理所有上升至快反的问题，每天早晨会由快反小组对前一天发生的问题落实责任人，并通过推送信息提醒责任人实施整改；未按规定时间落实责任人和整改的，系统将以红色字体提醒，并再次提醒责任人实施整改。

更进一步的，所述的改善模块通过定期统计、分析问题，形成知识库，实现经验共享。

本发明的有益效果为：本发明促进了审核的常态化，通过固有的审核频率，让每个人形成并保持分层审核的习惯。通过指标监控和大数据，能让各层级清楚地掌握审核执行的情况、问题改善的进展和重复发生的次数。更重要的是，分层审核数字化系统从质量管理延伸到日常管理过程，包括现场和办公区域的5S检查、EHS(环境、健康、安全)检查、工艺纪律检查、网络信息安全检查等等，只要涉及到检查，都可以用分层审核数字化系统开展。由于该系统统一了相关过程审核标准，对于集团内不同企业可作横向对比，可以清晰地看到哪些问题是共性的、哪些是个别的，更利于针对性地实施改善。

附图说明

图1为本发明的流程示意图。

具体实施方式

下面将结合附图和实施例对本发明做详细的介绍：

本发明公开了一种数字化分层审核系统及其审核方法，通过充分利用PC端、手机端APP的方式来实现分层审核的计划编制、任务执行、检查分析、经验数据积累，能极大的提升审核效果。利用数字化系统实现快速制定审核计划、手机APP审核、指标监控(问题关闭率、重复发生率、审核计划执行率)等功能。

数字化分层审核系统主要有以下几点功能：

(1)分层审核电子化系统登陆；

(2)审核范围及问题标准化；

(3)审核计划自动编排；

(4)审核执行线上操作；

(5)审核效果自动反馈。

一、分层审核方法的数字化系统方案

(1)分层审核电子化系统登陆：

主要通过PC端和手机端两种方式，PC端通过网址，采用帐号和密码登录，手机端通过企业微信-工作台-分层审核系统登录。

(2)分层审核数字化系统功能包括：

A.审核范围及问题标准化

范围：质量、工艺纪律检查、5S、EHS、设备、网络信息安全、质量风险点等内容；审核提问项采用问题编码的方式，更标准化。

B.审核计划自动编排

根据预先设定的审核间隔，选择审核开始时间后，系统自动排审核计划(自动跳过周六、周日)；同一产线同一天超过一次审核时，系统自动识别并提示；新计划制定时，系统会自动将之前未执行的审核计划带出，无需重新制定。通过分层审核电子化系统制定分层审核计划，预计在30分钟左右(相比以往20小时)，能有效节约计划制定时间。

C.审核执行线上操作

手机APP实现分层审核，节约了问题收集、整理、分析工作和纸张；交流中心确定责任人、措施，确保问题有效关闭。

D.审核效果自动反馈

目视化实时反馈审核执行情况：

绿色：按计划执行；

红色：未执行；

黄色：请假；

黑色：待执行；

监控指标包括:问题关闭率；审核计划执行率；重复发生率。

二、分层审核方法的数字化模块

(1)策划模块，通过问题编码的方式，统一审核标准，实现审核标准化；系统设立了公司层、管理层、主管层和班组层四个层级，依据层级和部门职能定置审核提问项和审核频度，以更专业的眼光对过程实施审核；并可依据管理层要求和企业现状，对提问项进行动态更新，识别漏洞和风险。

(2)实施模块，系统每天定时发布审核任务，通过企业微信提醒审核人员；审核人员对产线和区域开展分层审核，并实时拍照上传审核发现的问题；系统问题类别自动推送至相关负责人，其中公司层发现的问题将推送给总经理、部门和产线负责人，上升至快反看板的问题将推送至部门和产线负责人，一般问题推送至产线负责人。

(3)监控模块，系统通过颜色实时反馈审核执行情况，绿色代表按时执行，红色代表未执行，黄色代表请假，黑色代表待执行；系统自动对审核计划执行率、问题关闭率和重复发生率实施指标监控，不仅可监控各企业的完成指标，也可监控到每个部门、每条产线和每个人。

(4)改善模块，系统设立了交流中心用来管理所有上升至快反的问题，每天早晨会由专门的快反小组对前一天发生的问题落实责任人，并通过企业微信提醒责任人实施整改；未按规定时间落实责任人和整改的，系统将以红色字体提醒，并再次提醒责任人实施整改；改善模块还可以定期统计、分析问题，形成知识库，实现经验共享。

三、分层审核数字化方法流程

如图1所示，在审核任务实施前，首先对系统的基础信息进行维护：

①审核问题库维护：包括5S、安全、质量、工艺等各方面的检查清单。

②审核员维护：确定人员、审核间隔，根据岗位职责建立对应的审核问题清单。

③产线和设备维护：确定需要执行分层审核的产线、产线负责人以及产线工序。

④审核计划维护：对列入分层审核的产线，根据审核人员制定周期性的分层级的审核计划。

然后通过运行系统，系统会根据审核计划提前一天向审核人推送任务、提醒完成，降低了人为因素，提升了检查效率。利用手机企业微信APP分层审核平台记录下现场产线发现的不规范现象，在平台上描述问题，上传照片，现场不规范现象便被上传至分层审核管理系统中。这些问题一经上传，后台便会将其推送给相关责任人进行整改，也会抄送给相关负责人进行监督。如此设置，做到了真正意义上的‘分层’审核，各层级都参与到审核过程中，加快工作进程。

最后问题改进流程分为三个途径：

①立即解决：审核发现的问题可现场直接解决；班组长发现的问题可直接由班组成员解决的。改进：现场立即改进，无需提交整改证据，分层审核电子化系统直接系统关闭。

②待整改：审核发现的问题无法现场直接解决，但可由班组长或其成员解决。改进：系统自动分配班组责任人，当班组长处理问题并上传整改证据后，系统会自动将此问题推送至该产线的部门负责人，部门负责人需确认问题是否有效关闭，如有效可确认整改关闭问题，如无效可退回重新整改，如班组无法解决可上升快反。

③上升快反：审核发现的问题需由职能部门/跨部门解决；班组长反馈的无法通过班组成员解决的问题；待整改问题解决时确定需上升的问题。改进：快反小组确定责任人，责任人上传整改证据，经快反小组确认已整改完成，系统关闭问题。

本发明的分层审核数字化方法采用线上手机APP和电脑端应用，取消线下纸质记录，信息传递快捷、自动记录，形成审核问题在线知识库。

本发明自动统计审核执行率、问题关闭率和重复发生次数，并触发相关工作事项：

1)审核员当天任务自动触发并推送信息提醒审核人员，防止审核延误，提高审核执行率。

2)问题未按时整改关闭，系统自动推送信息提醒责任人对相关问题实施整改，防止遗漏、拖延。

3)系统自动统计重复发生次数，引导质量工程师重点关注重复发生次数高的产线和工序，管控过程质量风险。

本发明实现了管理模块全覆盖，并在手机端展示报表功能，管理层可随时随地掌握各企业分层审核实施情况、问题改善进展。定期将审核与问题改善结果以数字化报表的形式呈现，通过由上至下的监控和由下至上的汇报，实现计划按时执行、责任快速落实、问题有效升级的常态化管理模式。

本发明试验具体效果：

1、分层审核数字化系统自推行以来，目前为止已在多家企业试运行，收到了良好成效，切实提高了工作效率。分层审核数字化系统的运行，极大便利了问题采集、效果验证和统计分析等工作，审核效率提升60％，执行率和问题关闭率提升20％。

2、管理层能收到分层审核数字化系统发送的审查通知，到生产产线检查。实施分层审核电子化系统前经常有人一忙起来就忘记了审查，自从分层审核数字化系统运行后，系统会根据审核计划提前向审核人推送任务、提醒完成，降低了人为因素，提升了检测效率。

3、班组长每天需要检查生产线的现场情况，以前拿着分层审核检查表逐一检查，检查多条生产线需耗时一个半小时左右，如今，10分钟便能完成3条生产线的审核任务。省时又省力，不用在检查表上写写画画了，全部通过手机操作完成，非常现代化，特别便利。

可以理解的是，对本领域技术人员来说，对本发明的技术方案及发明构思加以等同替换或改变都应属于本发明所附的权利要求的保护范围。

Claims (10)

1.一种数字化分层审核方法，其特征在于：包括步骤如下：

(1)、在审核计划实施前，对基础信息进行维护；

(2)、系统根据审核计划提前向审核员推送审核任务并提醒完成，审核员对产线和区域开展分层审核，实时拍照上传审核发现的问题，并对问题进行编码；

(3)、审核任务中的问题推送给相关责任人进行整改，也会抄送给相关负责人进行监督，问题整改流程包括三个途径：

(3.1)立即解决：审核发现的问题现场直接解决，班组长发现的问题直接由班组成员解决的；改进：现场立即改进，无需提交整改证据，系统关闭问题；

(3.2)待整改：审核发现的问题无法现场直接解决，由班组长或其成员解决；改进：系统自动分配班组责任人，当班组长处理问题并上传整改证据后，系统自动将此问题推送至该产线的部门负责人，部门负责人需确认问题是否有效关闭，如有效则确认整改关闭问题，如无效则退回重新整改，如班组无法解决则上升快反小组处理；

(3.3)上升快反小组：审核发现的问题需由职能部门/跨部门解决；班组长反馈的无法通过班组成员解决的问题；待整改问题解决时确定需上升快反小组的问题；改进：快反小组确定责任人，责任人上传整改证据，经快反小组确认已整改完成，系统关闭问题。

2.根据权利要求1所述的数字化分层审核方法，其特征在于：在步骤(1)中，对基础信息进行维护包括：

①审核问题库维护：包括5S、安全、质量、工艺的检查清单；

②审核员维护：确定人员、审核间隔，根据岗位职责建立对应的审核问题清单；

③产线和设备维护：确定需要执行分层审核的产线、产线负责人以及产线工序；

④审核计划维护：对列入分层审核的产线，根据审核员制定周期性的分层级的审核计划。

3.根据权利要求1所述的数字化分层审核方法，其特征在于：在步骤(2)中，系统问题类别自动推送至相关负责人，其中公司层发现的问题将推送给总经理、部门和产线负责人，上升至快反小组的问题将推送至部门和产线负责人，一般问题推送至产线负责人。

4.根据权利要求1所述的数字化分层审核方法，其特征在于：系统通过颜色实时反馈审核执行情况，绿色代表按时执行，红色代表未执行，黄色代表请假，黑色代表待执行；系统自动对审核计划执行率、问题关闭率和重复发生率实施指标监控，不仅监控各企业的完成指标，也监控到每个部门、每条产线和每个人。

5.根据权利要求1所述的数字化分层审核方法，其特征在于：系统设立交流中心用来管理所有上升至快反小组的问题，每天早晨会由快反小组对前一天发生的问题落实责任人，并通过推送信息提醒责任人实施整改；未按规定时间落实责任人和整改的，系统以红色字体提醒，并再次提醒责任人实施整改。

6.根据权利要求1所述的数字化分层审核方法，其特征在于：系统自动生成分层审核报表，并在手机端或电脑端显示，管理层能够随时随地掌握各企业分层审核实施情况、问题改善进展。

7.根据权利要求1所述的数字化分层审核方法，其特征在于：采用线上手机APP和电脑端应用，自动记录并形成审核问题在线知识库；自动统计审核执行率、问题关闭率和重复发生次数，并触发相关工作事项。

8.一种数字化分层审核系统，其特征在于：包括：

策划模块，通过问题编码的方式，统一审核标准；系统设立公司层、管理层、主管层和班组层四个层级，依据层级和部门职能定置审核提问项和审核频度；并依据管理层要求和企业现状，对提问项进行动态更新；

实施模块，系统每天定时发布审核任务，推送问题并提醒审核员；审核员对产线和区域开展分层审核，并实时拍照上传审核发现的问题；系统问题类别自动推送至相关负责人，其中公司层发现的问题推送给总经理、部门和产线负责人，上升至快反小组的问题推送至部门和产线负责人，一般问题推送至产线负责人；

监控模块，系统通过颜色实时反馈审核执行情况，绿色代表按时执行，红色代表未执行，黄色代表请假，黑色代表待执行；系统自动对审核计划执行率、问题关闭率和重复发生率实施指标监控，不仅监控各企业的完成指标，也监控到每个部门、每条产线和每个人。

9.根据权利要求8所述的数字化分层审核系统，其特征在于：还包括改善模块，系统设立交流中心用来管理所有上升至快反的问题，每天早晨会由快反小组对前一天发生的问题落实责任人，并通过推送信息提醒责任人实施整改；未按规定时间落实责任人和整改的，系统将以红色字体提醒，并再次提醒责任人实施整改。

10.根据权利要求9所述的数字化分层审核系统，其特征在于：所述的改善模块通过定期统计、分析问题，形成知识库，实现经验共享。

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