CN114510315A - 一种基于办公自动化的办公信息管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及办公自动化的技术领域，具体涉及一种基于办公自动化的办公信息管理系统，通过服务端收集客户端的个人操作信息，并进行汇总分析，对客户端的人机交互界面进行智能化、自动化深度定制，对于初级用户和高级用户采取不同的定制策略，个性化的人机交互页面定制，无需初学者熟悉和学习系统设置和使用，通过自动定制人机交互界面的方式，提高了办公自动化系统的易用性；对于成熟用户，通过推送参考高效用户习惯和设置，智能化的定制出更加强大和高效的人机界面，有利于成熟用户改掉不良积习，提高办公效率。本发明中的办公自动化管理系统智能化程度高、方便易用、学习成本低、办公效率高。

Description

一种基于办公自动化的办公信息管理系统

技术领域

本发明涉及办公自动化的领域，具体为一种基于办公自动化的办公信息管理系统。

背景技术

办公自动化（OfficeAutomation，简称OA），是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式。办公自动化利用现代化设备和信息化技术，代替办公人员传统的部分手动或重复性业务活动，优质而高效地处理办公事务和业务信息，实现对信息资源的高效利用，进而达到提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

具有高效便捷的电子办公信息管理系统已经成为人们日常工作中不可或缺的工作程序，但是现有的办公信息管理系统，在办公自动化系统设计阶段，往往会根据办公人员的权限、职能进行一定的个性化定制，例如销售人员和管理人员往往具有不同的操作界面，然而系统的设计者仅能根据要求做有限的定制、测试和改进，难以预料和满足实际应用要求；在办公自动化系统运行期间，往往会根据办公人员的操作习惯在办公系统界面的活动区域，进行个性化的配置，例如根据个人的操作频率，将常用的办公界面接口以快捷方式的形式集中呈现，并根据操作频率进行排列，这样能够方便办公人员快速定位接口，提高效率；同时现有的办公自动化系统往往允许办公人员自行定制界面，以方便使用，提高效率。然而，现有的办公信息管理系统，往往仅参考了办公人员个人的权限、操作频率等信息，进行有限的设置，缺乏交互功能，也不能对办公信息管理系统进行深度智能优化设置，办公人员需要很长时间来学习和适应系统操作，办公效率仍有很大的提升空间。

因此需要设计一种交互式的、深度智能定制的基于办公自动化的办公信息管理系统。

发明内容

现有的办公自动化系统只能根据办公人员的个人操作习惯进行简单的操作界面定制，办公人员仍需要很长时间学习适应系统，并自行定制系统。

本发明提供一种一种基于办公自动化的办公信息管理系统，智能化定制程度高，使用方便，办公效率高。为实现本发明目的本发明提供如下的技术方案：一种基于办公自动化的办公信息管理系统，包括：服务端和客户端；所述客户端具有人机交互界面，用于接收用户操作信息，所述人机交互界面的部分区域为能够动态改变的活动界面，所述人机交互界面包含人机交互接口；所述服务端具有办公信息管理模块，用于接收客户端发送的所述用户操作信息，其中所述用户操作信息包括个人习惯信息、个人设置信息和个人效率信息，所述个人效率信息包括高效个人效率信息和低效个人效率信息；所述办公信息管理模块根据个人习惯信息和个人设置信息计算获得平均习惯信息和平均设置信息，所述办公信息管理模块根据高效个人效率信息获得高效习惯信息和高效设置信息；服务端根据平均习惯信息和平均设置信息生成初级操作界面，服务端根据高效习惯信息、高效设置信息、个人习惯信息和个人设置信息生成个人高级操作界面；客户端接收服务端推送的初级操作界面和个人高级操作界面生成最终界面。

进一步地，客户端在生成最终界面时，根据记录的用户操作信息中的个人习惯信息对活动界面进行布置。

进一步地，客户端在对活动界面进行布置时以活动界面的左上角为中心进行布置。

进一步地，所述客户端在对活动界面进行布置时以活动界面的几何中心为中心进行布置。

进一步地，所述服务端周期性的向客户端推送初级操作界面和高级操作界面。

进一步地，所述客户端的人机交互界面还具有固定人机交互界面，所述固定人机交互界面具有切换初级操作界面和高级操作界面的人机交互接口。

进一步地，所述客户端的人机交互界面还具有固定人机交互界面，所述固定人机交互界面具有选择是否接收服务端推送初级操作界面和高级操作界面的人机交互接口。

进一步地，所述办公信息管理模块将个人效率信息划分为高效个人效率信息和低效个人效率信息中，所述高效个人效率信息为办公效率排名位于前10%的用户的个人效率信息。

进一步地，所述服务端根据用户使用系统的累计时间将用户划分为初级用户和高级用户，使用系统的累计时间在3个月以下的用户为初级用户。

本发明的有益效果为：

1、本发明通过服务端收集客户端的个人操作信息，并进行汇总分析，对客户端的人机交互界面进行智能化、自动化深度定制，提高了自动化办公效率。

2、本发明通过对于不仅限于操作频率的个人操作信息的利用，更加充分的利用了个人的操作习惯和设置信息，提升了人接交互界面的定制深度，进一步地提高了办公效率。

3、本发明对于初级用户和高级用户采取不同的定制策略，个性化的人机交互页面定制，进一步提高了系统的易用性，进一步提高了办公效率。

4、本发明无需初学者熟悉和学习系统设置和使用，通过自动定制人机交互界面的方式，提高了办公自动化系统的易用性；对于成熟用户，通过推送参考高效用户习惯和设置，智能化的定制出更加强大和高效的人机界面，有利于成熟用户改掉不良积习，提高办公效率。

本发明中的办公自动化管理系统智能化程度高、方便易用、学习成本低、办公效率高。

附图说明

图1是本发明一种实施例的办公自动化管理系统信息流程示意图；

图2是本发明一种实施例的客户端人机交互界面示意图；

图中：10、人机交互界面；11、活动界面；12、人机交互接口。

具体实施方式

为使本发明的技术方案和有益效果更加清楚，下面对本发明的实施方式做进一步的详细解释。

现有的办公自动化管理系统，为了提高办公效率及使用体验，往往在系统的设计阶段，会根据用户的权限和职能对用户的人机交互界面进行定制，例如，销售经理和普通销售人员由于工作职责和权限的不同，为了安全考虑，普通销售人员能够获得人机交互界面10接口往往要少于销售经理；在去掉一些不必要的功能的同时，也提高了用户系统使用的便捷性。然而，这样的定制功能往往是根据职能和权限进行的有限定制，很多情况是系统设计人员难以预料的，同时系统设计阶段的过度定制会加大设计人员的工作量，甚至画蛇添足的增加一些不必要的功能；在实际的工作中，即使是统一职位的人由于分工的不同，需要对系统进一步优化。

因此，在系统设计阶段，办公自动化系统也同时会兼有定制功能，用户可以在使用过程中对人机交互界面10进行个性化得定制，进一步工具需要提高系统的易用性，提高办公效率。然而，这一定制过程是人为的，需要用户熟悉系统后，才能做出定制，用户熟悉和学习定制的过程需要消耗大量的时间。

进一步地，系统运行过程中，客户端也会对用户的操作进行记录，并自动的推送用户常用的操作功能，例如将用户常用的模块以快捷方式的集中推送，便于用户快速定位该接口。然而，现有的办公自动化系统在进行推送时，仅仅根据用户个人的操作中的操作频率进行定制推送，用户个人的更多操作信息，其他用户的设置信息和良好的操作习惯，是用户个人难以了解的。用户如果想要学习系统的使用，往往只能在线下向周围的人学习，这样的学习过程漫长，且效率低下。因此需要设计一种基于办公自动化的办公信息管理系统，通过服务端实现用户信息的共享，实现客户端的人机交互接口12设置的智能化、自动化，降低用户的学习成本，提高系统的易用性，进而提高办公效率。

有鉴于此，本发明提供一种基于办公自动化的办公信息管理系统，如图1-图2所示，包括：服务端和客户端；基于客户端服务端的办公自动化管理系统也是本领域常见的系统模型，即C/S模型。所述客户端具有人机交互界面10，所述人机交互界面10具有人机交互接口12，客户端接收并记录用户操作信息；所述的人机交互接口12可以视为最低的操作单元，例如可以使一个网页或者软件客户端上的确定按钮，也可以是一个标签或者输入框等。所述人机交互界面10的部分区域为活动界面11，所述活动界面11能够动态改变；所述人机交互接口12部分位于活动界面11内；人机交互接口12的有无、顺序和大小、是否显示等可以在活动人机交互届满内进行调整，该调整可以是用户人为进行的调整，也可以是该系统自动的调整。

本发明中一个所述服务端具有办公信息管理模块，所述办公信息管理模块接收两个客户端发送的所述用户操作信息，所述用户操作信息包括个人习惯信息、个人设置信息和个人效率信息。这里需要特别说明书的是，用户的个人习惯信息、个人设置信息和个人效率信息可以是和其所使用的客户端绑定的，也可以是和其用户id绑定的，还可以是其他方式绑定的，例如ip、手机号码、邮箱、指纹等信息。用户的个人操作信息将被分门别类的以如id为单位存储。

所述个人习惯信息包括用户对人机交互接口12中的每个的操作频率、使用时长和操作方式。用户的操作频率可以是一个用户在每天操作某个接口的次数，例如某用户一天内点击“计算”按钮15次。使用时长可以是一个用户在每次操作接口时所用的时长，也可以是从操作一个接口到另一个操作接口的时间长度，例如某用户先点击“确定”按钮到其点击“生成”按钮的时间为5秒。操作方式可以是通过快捷方式、热键、常规按钮等方式。因此用户的个人习惯可以使用如编程语言表示为一个数据结构，这个数据结构可以是一个数组，或者一个“结构”，或者结构数组等的形式，用户的操作频率、用户的操作时长可以表示为一个变量，而其操作方式则可以表示为一个或数个常量，当然也可以用变量来表示操作方式。通常的办公自动化管理系统往往仅仅参考了用户本人的操作频率等信息，在这里操作操作方式是指如鼠标操作、快捷键操作等方式，更多的操作信息的记录和汇总，显然能够提供更加丰富的信息，使系统智能化、自动化设置人机操作界面成为现实。所述个人设置信息为用户对人机交互界面10的个人设置信息，例如经过一段时间的使用后，用户往往根据自身的需要对客户端进行一定的定制，删除或隐藏不必要的功能，将常用的功能添加到明显的位置。

所述个人效率信息为用户对人机交互接口12中的每个的操作效率；例如用户需要点击请假功能按钮，以每个基本操作接口为单位统计用户的操作效率，对于高效的操作用户，其操作信息显然根据有参考价值，虽然这其中必定存在不少偶然因素和个性因素，但是通过服务端的收集功能，对于高效用户的效率信息进行统计，能够很大程度上排除偶然因素和个性因素，获得其取得高效操作的客观条件。

办公信息管理模块根据所有个人习惯信息和所有个人设置信息计算获得平均习惯信息和平均设置信息，例如通过调取三个用户的操作频率信息，如3个用户分别操作了15次、2次、4次，则可以求得用户的平均操作频率为7次；而对于用户的操作习惯，如鼠标点击按钮操作、热键操作，可以分别使用常量BUTTEN、HOTKEY来表示，其中BUTTEN、HOTKEY的值分别为1、2，通过分别统计它们出现的次数，将次数多操作习惯定义为平均操作习惯。办公信息管理模块将个人效率信息划分为高效个人效率信息和低效个人效率信息，办公信息管理模块根据高效个人效率信息及对应的个人习惯信息和个人设置信息求得高效习惯信息和高效设置信息。对于高效个人效率和低效个人效率的划分，可以简单的通过通过个人的营业额的方式进行划分，例如将个人营业额前30%和后30%的用户分别划分为高效和低效，当然还可以有其他的划分方式，例如个人单位时间内完成的工作量等。这一划分的目的在于挑选出更有效率的操作者，并通过统计分析的方式，发现其共性，并予以推广。当然，低效用户的信息也是具有参考价值的，可以通过统计分析，找出其低效操作的原因。

服务端根据平均习惯信息和平均设置信息生成初级操作界面，服务端根据高效习惯信息和高效设置信息生成高级操作界面；服务端根据用户使用系统的累计时间将用户划分为初级用户和高级用户，并向系统初级用户的客户端推送初级操作界面，服务端向系统高级用户的客户端推送高级操作界面；客户端接收服务端推送的初级操作界面和高级操作界面生成最终界面。由于系统的初级使用者往往不熟悉系统，其自身的设置和使用习惯不具备参考价值，而高效的使用者往往对于系统可能有过于复杂的设置，因此仅仅需要根据用户的平均使用习惯来定制初级操作界面，对于初级操作界面更加关注其易用性，过于复杂的功能是不必要的。而对于非初级用户来说，其自身对于系统有了一定的了解，同时系统通过参考高效用户的使用习惯和设置进行人家交互界面的定制，这样定制的系统具有更加强大的功能，并且能够帮助非初级的用户学习高效用户的使用习惯，提高办公效率。

作为一种实施方式，客户端在生成最终界面时，根据记录的用户操作信息中的个人习惯信息对活动界面11进行布置。个人习惯信息包含了用户个人对于人机交互接口12的操作频率、操作时长、操作方式等信息。用户可以根据自己的习惯选择是否根据个人习惯对人机交互界面10进行再次的定制。对于不熟悉该办公自动化系统的用户来说，通常是不需要的该功能的；而对于已经初步掌握了该系统使用的用户来说，客户端可以以一个按钮的方式或者单选框的方式，告知用户是否根据个人进行对人机交互界面10进行进一步的定制。

作为一种实施方式，客户端在对活动界面11进行布置时以活动界面11的左上角为中心进行布置。也就是说，在通常所说的客户区域或屏幕的左上角布置使用最常用或使用时间最长的人接交互接口，然后按照先从上至下，后从左到右的方式对人机交互接口12进行排列，这样的排列方式符合多数人的使用习惯，因此能够帮助用户更快的定位高优先级的人机交互接口12，提高办公效率。当然，也可以按照先从左到右，后从上之下的方式进行排布，还可以按照距离左上角的距离大小的顺序进行排列。

作为一种实施方式，所述客户端在对活动界面11进行布置时以活动界面11的几何中心为中心进行布置。用户在阅读人机交互界面10的时候，往往目视正中央的位置，因此该方式也是符合用户阅读习惯的方式，因此该方式可以帮助用户快速定位需要的人机交互接口12，提高办公效率。该方式下，可以以距离几何中心的距离大小对不同优先级的人机交互接口12进行排列。

作为一种实施方式，所述服务端周期性的向客户端端推送初级操作界面和高级操作界面。用户在使用过程中往往不需要立即改变人机交互界面10，因此服务端周期性的向客户端进行操作界面的推送，该周期可以为一天、一周或一个月或数月等。

作为一种实施方式，所述客户端的人机交互界面10还具有固定人机交互界面，所述固定人机交互界面具有切换初级操作界面和高级操作界面的人机交互接口12。该方式下，如果用户经过一定的时间适应后，可以简单的自行切换到高级操作界面，体验更强大的功能。

作为一种实施方式，所述客户端的人机交互界面10还具有固定人机交互界面，所述固定人机交互界面具有选择是否接收服务端推送初级操作界面和高级操作界面的人机交互接口12。如果用户自身对于办公自动化系统具有深入认识，并进行了高效的定制，显然维持跟人固有的定制是更有效的办公方式，因此应当给予用户选择时候接受系统定制的选项。

作为一种实施方式，所述办公信息管理模块将个人效率信息划分为高效个人效率信息和低效个人效率信息中，所述高效个人效率信息为办公效率排名位于前10%的用户的个人效率信息。办公效率高的用户，其设置具有更高的参考意义，当时也可以选择其他排名以前的用户，如效率前5%或前30%的用户的操作信息。

作为一种实施方式，所述服务端根据用户使用系统的累计时间将用户划分为初级用户和高级用户中，使用系统的累计时间在3个月以下的用户为初级用户。对于初级用户，由于其本身并不了解系统的使用，自身的习惯和设置信息往往不具备参考意义，而但对于高级用户，个人的习惯和设置具有更高的参考价值，这样的划分方式，对于系统来说，可以有差别的定制系统。当然还可以划分为更多的等级，如初级、中级、高级等，进一步细化用户。

综上所述，仅为本发明的较佳实施例而已，并非用来限定本发明的范围，通过上述的说明内容，相关工作人员完全可以在不偏离本项发明技术思想的范围内，进行多样的变更以及修改。本发明的技术性范围并不局限于说明书上的内容，凡依本发明的要求范围所述的形状、构造、特征及精神所谓的均等变化与修饰，均应包括与本发明的权利要求范围内。

Claims (9)

1.一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：包括：服务端和客户端；

所述客户端具有人机交互界面，用于接收用户操作信息，所述人机交互界面的部分区域为能够动态改变的活动界面，所述人机交互界面包含人机交互接口；

所述服务端具有办公信息管理模块，用于接收客户端发送的所述用户操作信息，其中所述用户操作信息包括个人习惯信息、个人设置信息和个人效率信息，所述个人效率信息包括高效个人效率信息和低效个人效率信息；

所述办公信息管理模块根据个人习惯信息和个人设置信息计算获得平均习惯信息和平均设置信息，所述办公信息管理模块根据高效个人效率信息获得高效习惯信息和高效设置信息；

服务端根据平均习惯信息和平均设置信息生成初级操作界面，服务端根据高效习惯信息、高效设置信息、个人习惯信息和个人设置信息生成个人高级操作界面，客户端接收服务端推送的初级操作界面和个人高级操作界面生成最终界面。

2.根据权利要求1所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：

客户端在生成最终界面时，根据记录的用户操作信息中的个人习惯信息对活动界面进行布置。

3.根据权利要求2所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：

客户端在对活动界面进行布置时以活动界面的左上角为中心进行布置。

4.根据权利要求2所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：

所述客户端在对活动界面进行布置时以活动界面的几何中心为中心进行布置。

5.根据权利要求3或4所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：所述服务端周期性的向客户端推送初级操作界面和高级操作界面。

6.根据权利要求3或4所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：

所述客户端的人机交互界面还具有固定人机交互界面，所述固定人机交互界面具有切换初级操作界面和高级操作界面的人机交互接口。

7.根据权利要求3或4所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：

所述客户端的人机交互界面还具有固定人机交互界面，所述固定人机交互界面具有选择是否接收服务端推送初级操作界面和高级操作界面的人机交互接口。

8.根据权利要求3或4所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：

所述办公信息管理模块将个人效率信息划分为高效个人效率信息和低效个人效率信息中，所述高效个人效率信息为办公效率排名位于前10%的用户的个人效率信息。

9.根据权利要求3或4所述的一种基于办公自动化的办公信息管理系统，其特征在于：

所述服务端根据用户使用系统的累计时间将用户划分为初级用户和高级用户，其中使用系统的累计时间在3个月以下的用户为初级用户。

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