CN113327069A - 会议过程中非接触式用餐组织方法与系统 - Google Patents

会议过程中非接触式用餐组织方法与系统 Download PDF

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Abstract

本发明提供一种会议过程中非接触式用餐组织方法与系统，包括：第一服务器，用于接收会议注册数据以及确认并登记参会人员的身份信息；所述第一服务器还被设置用于向签到成功的参会人员发放电子餐券，所述电子餐券记载了可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息；第二服务器，与第一服务器数据交互；扫码枪用于读取电子餐券并进行验证，与预设的验证信息进行比对，所述验证信息包括餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。本发明的方法在电子化会议签到的过程中，同步向签到成功的参会人员发放电子餐券以及配套后续应用，解决传统的纸质餐券的丢失、遗忘以及后期复核、盘点的问题。

Description

会议过程中非接触式用餐组织方法与系统
技术领域
本发明涉及会议管理技术领域，尤其是在全程电子化场景下的会议组织活动，旨在减少人工接入与参与并提高效率，具体而言涉及一种会议过程中非接触式用餐组织方法与系统。
背景技术
会议组织活动，涉及多方参与并且具有跨时长、人数多、过程复杂的特点，通常包括会前策划阶段、会议实施阶段以及会后结算结算，各参与方包括会议组织方、酒店服务方、餐饮服务方以及与会人员。从前期会议资料的准备、会议发布、活动现场的签到、活动过程中的管理、会后数据的整理等，均需要多方协调实现。
以往的会议组织活动通常由会议组织方发布会议邀请，参会人员通过例如在线报名、扫码报名的方式确定参会(通常需要缴纳费用)，会议组织方会登记有效的参会人员，并按照意愿和会议的规程进行分配，在会议开始前，会组织和现场签到，例如在酒店方进行，签到的同时向签到人员发放会议资料，例如手提袋，其中装有打印好的议程、会议内容概要、嘉宾等信息资料，同时发放会议期间用餐使用的餐券，在餐厅用餐时由餐厅工作人员进行查验后可进行用餐。
传统的通过现场签到、发放餐券组织管理，需要耗费相当的人力物理，例如组织签到工作人员在现场安排签到秩序，并且对手动签字后的参会人员发放文件资料以及餐券，而且在后期用餐过程中，我们发现存在诸多的不便利管理，例如由于餐券通常单独发放而且比较小，经常有参会人员丢失或者遗忘，导致用餐不便，而且由于每顿用餐的餐券发放数量与实际用餐数量通常不完全相同，后期需要酒店或者餐饮服务方花费时间一一与会议组织方进行复核查验，酒店方核销时需要大量人员进行纸质餐券收集确认，统计过程不方便，效率较低，而且容易出错。
发明内容
本发明目的在于提供一种会议过程中非接触式用餐组织系统与方法，在电子化会议签到的过程中，同步向签到成功的参会人员发放电子餐券，解决传统的纸质餐券的丢失、遗忘以及后期复核、盘点的问题。
根据本发明的目的的第一方面，提出一种会议过程中非接触式用餐组织系统，包括：
第一服务器，被设置用于接收来自至少一个用户终端发送的会议注册数据，以及根据预设规则确认会议注册数据，从而确认并登记参会人员的身份信息形成第一数据库，所述注册数据包括至少一个请求参加会议的人员信息；
其中，所述第一服务器还被设置用于向签到成功的参会人员发放电子餐券，所发放的电子餐券构成第二数据库，所述电子餐券记载了可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息；
第二服务器，与所述第一服务器数据交互，获取第一数据库以及第二数据库；
至少一个读取设备，可与所述第二服务器数据交互；所述至少一个读取设备被设置成用于读取电子餐券并进行验证，所述验证包括解析所读取的电子餐券所包含的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息，并与预设的验证信息进行比对，所述验证信息包括餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。
优选地，所述第一服务器设置有会议签到模块以及餐券管理模块：
所述会议签到模块用于提供至少一个可被识别的标签；所述标签被读取时允许读取设备输入签到信息，所述会议签到模块将签到信息与第一数据库的登记信息进行匹配，进行会议签到；
所述餐券管理模块被设置用于生成电子餐券并发放至签到成功的参会人员。
优选地，所述电子餐券为记载有可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息的二维码。
优选地，所述第二服务器设置有动态记录模块，被设置用于动态地记录由所述至少一个读取设备读取并验证通过的电子餐券，形成第三数据库。
优选地，所述动态记录模块被设置用于按照餐厅、用餐日期以及用餐时间分类存储验证通过的电子餐券。
优选地，所述电子餐券被设置成在被验证通过后，其状态设置为失效。
优选地，所述第一服务器设置有盘点模块，被设置用于将第三数据库中存储的验证通过的电子餐券与第二数据库中存储的电子餐券进行比对，生成比对结果。
根据本发明目的的第二方面还提出一种会议过程中非接触式用餐组织方法，包括以下步骤：
接收来自至少一个用户终端发送的会议注册数据，以及根据预设规则确认会议注册数据，从而确认并登记参会人员的身份信息形成第一数据库，所述注册数据包括至少一个请求参加会议的人员信息；
接收签到信息，并向签到成功的参会人员发放电子餐券，所发放的电子餐券构成第二数据库，所述电子餐券记载了可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息；
读取电子餐券并进行验证，响应于验证通过，确认允许用餐，并将验证通过的电子餐券置为无效状态。
优选地，所述验证包括解析所读取的电子餐券所包含的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息，并与预设的验证信息进行比对，所述验证信息包括餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。
优选地，述方法还包括以下步骤：
响应于验证通过，控制餐厅门禁系统以允许进入餐厅。
应当理解，前述构思以及在下面更加详细地描述的额外构思的所有组合只要在这样的构思不相互矛盾的情况下都可以被视为本公开的发明主题的一部分。另外，所要求保护的主题的所有组合都被视为本公开的发明主题的一部分。
结合附图从下面的描述中可以更加全面地理解本发明教导的前述和其他方面、实施例和特征。本发明的其他附加方面例如示例性实施方式的特征和/或有益效果将在下面的描述中显见，或通过根据本发明教导的具体实施方式的实践中得知。
附图说明
附图不意在按比例绘制。在附图中，在各个图中示出的每个相同或近似相同的组成部分可以用相同的标号表示。为了清晰起见，在每个图中，并非每个组成部分均被标记。现在，将通过例子并参考附图来描述本发明的各个方面的实施例，其中：
图1是本发明示例性实施例的会议过程中非接触式用餐组织系统的示意图。
图2是本发明示例性实施例的会议过程中非接触式用餐组织方法的示意图。
图3是本发明示例性实施例的会议注册的示意图。
图4是本发明示例性实施例的会议签到的示意图。
图5是本发明示例性实施例的发放的电子餐券的示意图。
图6是本发明示例性实施例的电子餐券展示以供扫描验证的示意图。
图7是本发明示例性实施例的电子餐券验证成功的示意图。
图8是本发明示例性实施例的电子餐券验证成功后置为无效状态的示意图。
图9是本发明示例性实施例的电子餐券转让后进行验证的示意图。
具体实施方式
为了更了解本发明的技术内容，特举具体实施例并配合所附图式说明如下。
在本公开中参照附图来描述本发明的各方面，附图中示出了许多说明的实施例。本公开的实施例不必定意在包括本发明的所有方面。应当理解，上面介绍的多种构思和实施例，以及下面更加详细地描述的那些构思和实施方式可以以很多方式中任意一种来实施，这是因为本发明所公开的构思和实施例并不限于任何实施方式。另外，本发明公开的一些方面可以单独使用，或者与本发明公开的其他方面的任何适当组合来使用。
结合图1所示示例的会议过程中非接触式用餐组织系统，包括第一服务器、第二服务器以及至少一个用户终端。
第一服务器尤其是指由会议组织方部署和/或供会议组织方使用的服务器。在一些实施例中，采用例如现有的商用服务器系统或者云服务器系统，由会议组织方自行部署并使用。
在另一些实施例中，第一服务器还可以是由会议组织方租赁的服务器，例如现有的商用服务器系统或者云服务器系统。
第一服务器被设置用于供会议策划、组织活动、发送会议邀请、登记、会议签到、发放餐券以及会后盘点等功能实现而存储响应的数据和/或应用程序。
在一些可选的实施例中，会议组织方可提供具有与第一服务器进行数据交换的APP供用户使用，安装到用户终端中。应当理解，在这样的APP中通常具有参会申请、会议签到、电子餐券等功能模块。
例如，在会议组织方通过多种渠道发起会议邀请之后，例如通过公众号、网站、海报、广告、定向邀请等方式发起邀请，在可选的实施例中，会议邀请包括一可供扫描和识别的二维码信息，指向会议邀请连接。用户可通过其用户终端扫描二维码信息，并填写对应会议的注册数据进行参会报名。
应当理解，在可选的实施例中，注册数据包括至少一个请求参加会议的人员信息，例如包括人员的姓名、联系方式(如电话、邮箱等)、工作单位、工作岗位、生物特征(例如指纹、人脸特征)等信息。
第一服务器中部署有会议注册模块，用于接收来自至少一个用户终端发送的会议注册数据，并根据预设规则确认会议注册数据，从而进行参会确认。
在一些实施例中，所示预设规则包括但不限于确认会议相关费用的到款和/或到账信息。如果收到会议相关费用信息，则确认对应用户的参会信息有效，并登记入第一数据库，所述第一数据库用作登记有效的参会人员信息以及其所参加的会议信息。
由此，登记所有有效的参会人员信息，并存储到第一数据库中，并且根据成功报名的动态变化，动态更新第一数据库的信息。
在可选的实施例中，所述第一数据库中还设置有会务组织模块，用于接收输入的会务组织信息，并将参会人员与对应的会议主题以及会议现场建立映射关系。
在可选的实施例中，所述映射关系包括将参会人员关联至预设的会议主题以及生成所关联的会议主题的会议信息。
所述第一数据库中还设置有会议签到模块以及餐券管理模块。
会议签到模块用于提供至少一个可被识别的标签；所述标签被读取时允许读取设备输入签到信息。所述会议签到模块将签到信息与第一数据库的登记信息进行匹配，进行会议签到。
在一些实施例中，所述签到信息包括姓名、身份识别号码、手机号码等。在另一些实施例中，所述签到信息还可以更加包括指纹、人脸特征等身份认证特征，以利于进行参会者真实身份的认证与识别。
应当理解，在进行会议签到过程中，可基于签到信息中的一种或者多种进行匹配，实现身份认证。
第一服务器设置有分发模块，用于在接收到签到信息时，向参会人员的用户终端发送所关联的会议主题的会议信息。前述的会议信息包括会议主题、时间、报告概要、主讲人等信息。
在本发明的实施例中，在会议签到成功后，即向参会人员的用户终端发送电子餐券。参会人员可在其用户终端上登录并查看接收到的电子餐券。
前述的餐券管理模块被设置用于生成电子餐券并发放至签到成功的参会人员。其中，所发放的电子餐券构成第二数据库。
在可选的实施例中，餐券管理模块包括电子餐券生成模块以及电子餐券发放模块。
电子餐券生成模块用于生成与会议相关的电子餐券，所述电子餐券记载了可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。如此，对于签到成功的参会人员，即发放对应的可被在预定的会议期间使用的电子餐券，在用餐前进行签核，例如通过二维码读卡器或者扫描器扫描电子餐券以进行验证，所述验证包括解析所读取的电子餐券所包含的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息，并与预设的验证信息进行比对，所述验证信息包括餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。
电子餐券发放模块，用于根据接收签到信息，向签到成功的参会人员发放电子餐券，所发放的电子餐券构成第二数据库。
在一些实施例中，所述电子餐券可被设置成通过社交软件APP转发或者分享给参会人员之外的人员的用户终端上，实现电子餐券的转发与分享使用。
通过动态构建第二数据库，准确发放电子餐券并准确记载实际发放的电子餐券，避免传统资质签到发放过多的电子餐券或者过少的问题，也可避免按照报名人数发放电子餐券造成后期与酒店/餐饮服务方盘点时造成的数据量复杂、盘点困难的问题。
第二数据库，尤其是指由餐饮服务方部署和/或供餐饮服务方使用的服务器。可采用商用服务器或者云服务器系统实现。
第二数据库被设置成与第一服务器数据交互，获取第一数据库以及第二数据库，即获得注册成功的参会人员信息以及发放的电子餐券信息。
在后续的用餐过程中，可通过至少一个读取设备，例如扫码枪或者读卡器，扫描或者读取用餐人员通过其用户终端展示的电子餐券，读取到数据后进行解析并进行验证，响应于验证通过，确认允许用餐，并将验证通过的电子餐券置为无效状态。
其中，前述的验证包括：解析所读取的电子餐券所包含的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息，并与预设的验证信息进行比对，所述验证信息包括餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。
在一些实施例中，餐厅的用餐采用无人值守的方式实现，将餐厅的门禁系统与第二服务器连接，基于电子餐券进行扫描认证，并在认证通过的情况下，控制餐厅的门禁系统(打开自动门)，以允许进入餐厅。
优选地，所述第一服务器设置有盘点模块，被设置用于将第三数据库中存储的验证通过的电子餐券与第二数据库中存储的电子餐券进行比对，生成比对结果。
在一些实施例中，第二服务器设置有动态记录模块，被设置用于动态地记录由所述至少一个读取设备读取并验证通过的电子餐券，形成第三数据库。
优选地，所述动态记录模块被设置用于按照餐厅、用餐日期以及用餐时间分类存储验证通过的电子餐券。
在一些实施例中，所述电子餐券被设置成在被验证通过后，其状态设置为失效。
作为可选的方式，第一服务器设置有状态转置设定模块，用于将验证通过后的电子餐券的状态置为失效状态，使其不再有效，防止二次识别和用餐。
如图3-9所示为本发明示例性实施例的会议过程中实现的用餐组织的具体实现。
如图3-4所示，会议组织方通过服务器的会务组织模块发起会议，参会人员通过用户终端进行报名，填写会议注册数据。会议组织方的服务器确认登记成功报名的参会人员。
会议活动日当天，参会人员现场通过用户终端进行扫描，线上签到，会议组织方的服务器收到签到数据，进行身份确认后，发放对应的电子餐券。
参会人员的用户终端中可查看的电子餐券，如图5所示。电子餐券内容包含但不限于：使用的酒店，使用时间段(时间信息)以及有效期(日期信息)。
结合图4所示的流程，电子餐券使用方式包括：
酒店方使用终端设备例如扫码枪进行电子餐券进行扫描核销，参会人员通过其用户展示电子餐券，如图7所示。扫码枪根据二维码的内容确认是否可进行使用，核销成功后给予反馈，如图7所示；同时参会人员的用户终端中对应的电子餐券状态进行变更，置为无效状态，如图8所示。
在另外的实施例中，其中某一个用户的电子餐券可被设置成通过社交软件进行转让或者分享，供另一个用户使用。如图9所示。
虽然本发明已以较佳实施例揭露如上，然其并非用以限定本发明。本发明所属技术领域中具有通常知识者，在不脱离本发明的精神和范围内，当可作各种的更动与润饰。因此，本发明的保护范围当视权利要求书所界定者为准。

Claims (10)

1.一种会议过程中非接触式用餐组织系统，其特征在于，包括：
第一服务器，被设置用于接收来自至少一个用户终端发送的会议注册数据，以及根据预设规则确认会议注册数据，从而确认并登记参会人员的身份信息形成第一数据库，所述注册数据包括至少一个请求参加会议的人员信息；
其中，所述第一服务器还被设置用于向签到成功的参会人员发放电子餐券，所发放的电子餐券构成第二数据库，所述电子餐券记载了可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息；
第二服务器，与所述第一服务器数据交互，获取第一数据库以及第二数据库；
至少一个读取设备，可与所述第二服务器数据交互；所述至少一个读取设备被设置成用于读取电子餐券并进行验证，所述验证包括解析所读取的电子餐券所包含的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息，并与预设的验证信息进行比对，所述验证信息包括餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。
2.根据权利要求1所述的会议过程中非接触式用餐组织系统，其特征在于，所述第一服务器设置有会议签到模块以及餐券管理模块：
所述会议签到模块用于提供至少一个可被识别的标签；所述标签被读取时允许读取设备输入签到信息，所述会议签到模块将签到信息与第一数据库的登记信息进行匹配，进行会议签到；
所述餐券管理模块被设置用于生成电子餐券并发放至签到成功的参会人员。
3.根据权利要求1所述的会议过程中非接触式用餐组织系统，其特征在于，所述电子餐券为记载有可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息的二维码。
4.根据权利要求1所述的会议过程中非接触式用餐组织系统，其特征在于，所述第二服务器设置有动态记录模块，被设置用于动态地记录由所述至少一个读取设备读取并验证通过的电子餐券，形成第三数据库。
5.根据权利要求4所述的会议过程中非接触式用餐组织系统，其特征在于，所述动态记录模块被设置用于按照餐厅、用餐日期以及用餐时间分类存储验证通过的电子餐券。
6.根据权利要求4所述的会议过程中非接触式用餐组织系统，其特征在于，所述电子餐券被设置成在被验证通过后，其状态设置为失效。
7.根据权利要求4所述的会议过程中非接触式用餐组织系统，其特征在于，所述第一服务器设置有盘点模块，被设置用于将第三数据库中存储的验证通过的电子餐券与第二数据库中存储的电子餐券进行比对，生成比对结果。
8.一种会议过程中非接触式用餐组织方法，其特征在于，包括以下步骤：
接收来自至少一个用户终端发送的会议注册数据，以及根据预设规则确认会议注册数据，从而确认并登记参会人员的身份信息形成第一数据库，所述注册数据包括至少一个请求参加会议的人员信息；
接收签到信息，并向签到成功的参会人员发放电子餐券，所发放的电子餐券构成第二数据库，所述电子餐券记载了可供用餐的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息；
读取电子餐券并进行验证，响应于验证通过，确认允许用餐，并将验证通过的电子餐券置为无效状态。
9.根据权利要求8所述的会议过程中非接触式用餐组织方法，其特征在于，所述验证包括解析所读取的电子餐券所包含的餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息，并与预设的验证信息进行比对，所述验证信息包括餐厅信息、用餐日期信息以及用餐时间信息。
10.根据权利要求8所述的会议过程中非接触式用餐组织方法，其特征在于，所述方法还包括以下步骤：
响应于验证通过，控制餐厅门禁系统以允许进入餐厅。
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