CN112863073A - 一种rfid智能档案柜的应用系统及装置 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种RFID智能档案柜的应用系统及装置，涉及智能档案柜技术领域，所述RFID智能档案柜的应用系统包括借阅模块、归还模块、上架模块、下架模块、管理员模块和统计分析模块。该RFID智能档案柜的应用系统及装置，通过安装在单元柜里面的RFID天线可实现对贴有RFID电子标签的档案盒的实时读取，可实现档案盒的借阅、归还、上架、下架、定位、盘点、统计分析等功能；该RFID智能档案柜的应用系统及装置，通过RFID智能档案柜配合RFID智能档案柜的应用系统，可实现对档案的实时监控管理，精准记录每一份档案的位置和每一次上下架、借阅、归还情况，实现档案的精细化管理，此外还提供用户的多种身份验证方式，提高档案管理的安全性。

Description

一种RFID智能档案柜的应用系统及装置
技术领域
本发明涉及智能档案柜技术领域，具体为一种RFID智能档案柜的应用系统及装置。
背景技术
传统的纸质办公模式里，材料收转为“人-人”交互模式，需大量人员进行材料的接收登记、分类处理以及定向递交，费时费力、容易出错，且材料收转过程中，经手人众多，任何环节出问题都可能造成材料的丢失，且流转过程没有管理和追踪，追责困难，材料管理人员对全部材料收转数量、时效性等数据依赖个人记忆定位，无法追溯，对人员依赖性极高，传统档案柜采用开放式存取的方式，档案查找定位困难，易造成档案错拿、错放、丢失，人员责任分配不均等问题。
因此，需要一种RFID智能档案柜的应用系统及装置来解决上述问题。
发明内容
（一）解决的技术问题
针对现有技术的不足，本发明提供了一种RFID智能档案柜的应用系统及装置，解决了传统档案柜采用开放式存取的方式，人员查找定位困难，易造成档案错拿、错放、丢失，人员责任分配不均等问题。
（二）技术方案
为达到以上目的，本发明为一种RFID智能档案柜的应用系统，包括借阅模块、归还模块、上架模块、下架模块、管理员模块和统计分析模块；
所述借阅模块的流程为：提供两种借阅方式，方式一：通过移动端（小程序、公众号、APP）提前进行借阅申请，申请成功后系统会给预约用户下发一条含加密二维码的消息通知并在微信站内、小程序内、APP内推送，用户通过扫描此消息通知中的二维码即可开柜取走预约通过的档案盒，方式二：直接在RFID智能档案柜的应用系统上进行身份验证后，选择名下可借阅的材料进行开柜借阅操作，系统会自动更改此档案盒信息为已借阅状态；
所述归还模块的流程为：用户自助归还时，用户通过RFID智能档案柜的应用系统进行操作，通过扫描准备归还的档案盒上二维码，然后确认归还信息，弹开柜门后放入档案盒，关上柜门，即可完成归还，系统会自动更改此档案盒信息为已归还状态；
所述上架模块的流程为：上架人员将收到的纸质材料集中扫描后，统一装盒入柜，然后在RFID智能档案柜的应用系统上进行身份验证，验证通过后，扫描档案盒二维码或者输入材料编号查询该类材料是否为新材料；若为新材料，则随机弹开柜门进行上架操作；若为正在流转中的材料且该材料目前正在档案柜，则弹出该材料所在的档案盒，进行补录操作；若该材料已被用户借阅，则发送短信通知并在微信站内、小程序内、APP内推送消息通知提醒用户尽早归还；
所述下架模块的流程为：当材料归档时，工作人员收到归档消息可前往RFID智能档案柜进行下架操作；工作人员身份验证通过后，系统会展示所有待下架材料信息，工作人员可以选择某一材料进行下架，也可以批量处理下架；
所述管理员模块的流程为：RFID智能档案柜可分配设备管理员，设备管理员通过身份验证后，可在RFID智能档案柜的应用系统上查看档案柜使用状态，同时也可以自助开启柜门；
所述统计分析模块的流程为：在用户或设备管理员操作RFID智能档案柜时，统计分析模块会实时对借阅记录、归还记录、上架记录和下架记录、管理员操作记录等进行统计，管理员可在后台管理系统查看档案流转信息。
优选的，所述借阅模块中，用户可通过移动端（小程序、公众号、APP）身份验证后提前进行预约借阅申请。
优选的，所述借阅模块中，用户在通过移动端（小程序、公众号、APP）身份验证后，可以接收到短信和微信、小程序、APP站内消息提醒，所述消息提醒包含预约失败材料被返还提醒、预约成功逾期未取提醒、他人预约案卷时需当前借阅人尽快归还提醒、补录材料提醒、材料入柜提醒和需要补录材料提醒。
优选的，所述归还模块、下架模块和管理员模块中，均可通过人脸识别、身份证识别或输入身份证号进行身份验证。
优选的，所述后台管理系统由权限管理、用户管理、借阅记录管理、归还记录管理、上架记录管理、下架记录管理、统计分析、日志管理和设备管理组成。
一种RFID智能档案柜的装置，所述智能档案柜由档案柜、RFID电子标签、档案盒、RFID天线、水墨屏、系统指示灯、报警装置、触摸显示屏和摄像头、二维码识别模块、身份证识别模块组成；
所述档案柜内设置有多个单元柜，每个所述单元柜均设置有RFID天线、水墨屏，每个所述单元柜柜格均设置有系统指示灯；所述触摸显示屏和摄像头、二维码识别模块、身份证识别模块、报警装置安装在档案柜上；
所述RFID电子标签粘贴在档案盒上。
优选的，所述摄像头可进行人脸识别，所述身份证识别模块可进行二代身份证识别、所述二维码识别模块可进行二维码识别等，且摄像头可进行视频拍摄。
优选的，每个所述单元柜的柜门上均设置有电控锁，且电控锁可通过身份证或者人脸识别等方式进行开门权限管理。
（三）有益效果
本发明的有益效果在于：
1、该RFID智能档案柜的应用系统及装置，通过设置的RFID自动识别技术，安装在单元柜里面的RFID天线可实现对贴有RFID标签的档案盒的实时读取，可实现档案盒的借阅、归还、上架、下架、定位、盘点、统计分析等功能。
2、该RFID智能档案柜的应用系统及装置，通过RFID智能档案柜配合RFID智能档案柜的应用系统，可实现对档案的实时监控管理，精准记录每一份档案的位置和每一次上下架、借阅、归还情况，实现档案的精细化管理；针对档案异常上下架情况（放置柜错误，非法放入，非法取出），自动报警提示；此外还提供用户的多种身份验证方式，提高档案管理的安全性。
附图说明
图1为本发明RFID智能档案柜使用场景示意图；
图2为本发明RFID智能档案柜的应用系统流程图；
图3为本发明移动端（小程序、公众号、APP）操作流程图；
图4为本发明RFID智能档案柜用户借阅流程图；
图5为本发明RFID智能档案柜用户归还流程图；
图6为本发明RFID智能档案柜上架流程图；
图7为本发明RFID智能档案柜下架流程图；
图8为本发明RFID智能档案柜设备管理员操作流程图；
图9为本发明后台管理系统操作流程图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
如图1-9所示，本发明提供一种RFID智能档案柜的应用系统，RFID智能档案系统包括借阅模块、归还模块、上架模块、下架模块、管理员模块和统计分析模块；
借阅模块的流程为：提供两种借阅方式，方式一：通过移动端（小程序、公众号、APP）提前进行借阅申请，申请成功后系统会给预约用户下发一条含加密二维码的消息通知并在微信站内、小程序内、APP内推送，用户通过扫描此二维码即可开柜取走预约的档案盒；方式二：直接在RFID智能档案柜的应用系统上进行身份验证后，选择名下可借阅的材料进行开柜借阅操作，系统会自动更改此档案盒信息为已借阅状态；
归还模块的流程为：用户自助归还时，用户通过RFID智能档案柜的应用系统进行操作，通过扫描档案盒上的二维码，确认归还信息，柜门弹开后放入档案盒，关上柜门，即可完成归还，系统会自动更改此档案盒信息为已归还状态；
上架模块的流程为：上架人员将收到的纸质材料集中扫描后，统一装盒入柜，然后在RFID智能档案柜的应用系统上进行身份验证，验证通过后，扫描档案盒二维码或者输入材料编号查询该类材料是否为新材料；若为新材料，则随机弹开柜门进行上架操作；若为正在流转中的材料且该材料目前正在档案柜中，则弹出该材料所在的档案盒，进行补录操作；若该材料已被用户借阅，则发送消息通知并在微信站内、小程序内、APP内推送通知，提醒用户尽早归还；
下架模块的流程为：当材料归档时，工作人员收到归档消息可前往RFID智能档案柜进行下架操作；工作人员身份验证通过后，系统会展示所有待下架材料信息，工作人员可以选择某一材料进行下架，也可以批量处理下架；
管理员模块的流程为：RFID智能档案柜可分配设备管理员，设备管理员通过身份验证后，可在RFID智能档案柜的应用系统上查看档案柜使用状态，同时也可以自助开启柜门；
统计分析模块的流程为：在用户或设备管理员操作RFID智能档案柜时，统计分析模块会实时对借阅记录、归还记录、上架记录和下架记录、管理员操作记录等进行统计，管理员可在后台管理系统查看档案流转信息。
借阅模块中，用户可通过移动端（小程序、公众号、APP）身份验证后提前进行预约借阅申请。可避免在现场借阅时出现档案材料被借阅，同时可在移动端（小程序、公众号、APP）进行借阅、归还记录查询。
借阅模块中，用户通过移动端（小程序、公众号、APP）身份验证后，接收微信、小程序、APP站内消息提醒，消息提醒包含预约失败材料被返还提醒、预约成功逾期未取提醒、他人预约案卷时需当前借阅人尽快归还提醒、补录材料提醒、材料入柜提醒和需要补录材料提醒。
归还模块、下架模块和管理员模块中，均可通过人脸识别、身份证识别或输入身份证号进行身份验证。
后台管理系统由权限管理、用户管理、借阅记录管理、归还记录管理、上架记录管理、下架记录管理、统计分析、日志管理和设备管理组成。
一种RFID智能档案柜的装置由档案柜、RFID电子标签、档案盒、RFID天线、水墨屏、系统指示灯、报警装置、触摸显示屏和摄像头、二维码识别模块、身份证识别模块组成；
档案柜内设置有多个单元柜，每个单元柜均设置有RFID天线、水墨屏，每个单元柜柜格均设置有系统指示灯；所述触摸显示屏和摄像头、二维码识别模块、身份证识别模块、报警装置安装在档案柜上；通过RFID标签和RFID天线的配合操作，可实现对档案盒进行定位操作，可精确定位档案盒存储在的单元格，并且可通过水墨屏屏显材料信息，同时系统指示灯可以协助定位档案存放的位置，方便档案快速领用查找，通过操作触膜显示屏可为用户提供简单易操作的人机交互，RFID即Radio Frequency IDentification，为RFID智能档案柜通过物联网的核心识别技术的手段，可对涉密文件和物品进行不间断监视、随时了解其状态和行踪，进行相应管理和控制，可有效避免传统管理手段存在的漏洞；
RFID电子标签粘贴在档案盒上，RFID电子标签作为信息存储媒介，粘贴在存储有档案的档案盒上，可以储存档案盒内储存档案的数据信息。
摄像头可进行人脸识别，所述身份证识别模块可进行二代身份证识别、二维码识别模块可进行二维码识别等，且摄像头可进行视频拍摄，摄像头通过视频拍摄，在正常取放档案时摄像头会拍摄视频留存，进而精准识别被拿出或归还的档案盒，快速定位档案盒位置，身份证识别可以精确授权人员使用权限，非授权人员试图打开档案柜时，摄像头可拍摄视频留存，同时联动现场报警设备、手机报警、网络报警等报警方式，全方位保障档案存放的安全。
每个单元柜的柜门上均设置有电控锁，且电控锁可通过身份证或者人脸识别等方式进行开门权限管理，电控锁可将单元格通过柜门密封，只有通过身份验证才能解锁电控锁，实现打开柜门操作。
本发明的操作步骤为：
使用时，可将RFID电子标签作为信息存储媒介，并粘贴在存储有档案的档案盒上，通过摄像头可读取人脸信息，通过二维码识别器、身份证识别器进行身份验证，验证通过后，可解锁相应单元格的电控锁，实现将柜格打开，进行材料存取操作。RFID天线可对档案盒上的RFID电子标签全覆盖的读取，并自动盘存档案盒实时数据，监控柜内档案盒状态，通过RFID天线对档案盒上的RFID电子标签扫描读取，可实现自动采集数据，记录每一个案卷的档案盒位置，和每一次档案的上架和下架操作，实现档案盒的借阅、归还、上架、下架、定位、盘点、统计分析等功能，同时档案出现异常上下架时，例如放置柜格错误，非法放入，非法取出等情况时，该档案柜会自动报警，实现档案文档的精准精细化管理，使用过程中该档案柜系统会自动记录档案柜内档案借阅、归还全过程，包括时间、借阅人等多项管理内容，并且可对借阅次数、时间、人员、用途等多项指标进行统计、分析，形成统计报表。
以上所述的具体实施方式，对本发明的目的、技术方案和有益效果进行了进一步详细说明，所应理解的是，以上所述仅为本发明的具体实施方式而已，并不用于限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所做的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (8)

1.一种RFID智能档案柜的应用系统，其特征在于：所述RFID智能档案柜的应用系统包括借阅模块、归还模块、上架模块、下架模块、管理员模块和统计分析模块；
所述借阅模块的流程为：提供两种借阅方式，方式一：通过移动端（小程序、公众号、APP）提前进行借阅申请，申请成功后系统会给预约用户下发一条含加密二维码的消息通知，并同时在微信内、小程序内、APP内推送，用户通过扫描此消息通知中的加密二维码即可开柜取走预约通过的档案盒，方式二：直接在RFID智能档案柜的应用系统上进行身份验证后，选择名下可借阅的材料进行开柜借阅操作，系统会自动更改此档案盒信息为已借阅状态；
所述归还模块的流程为：用户自助归还时，用户通过RFID智能档案柜的应用系统屏进行操作，通过扫描准备归还的档案盒上二维码，然后确认归还信息，弹开柜门后放入档案盒，关上柜门，即可完成归还，系统会自动更改此档案盒信息为已归还状态；
所述上架模块的流程为：上架人员将收到的纸质材料集中扫描后，统一装盒入柜，然后在RFID智能档案柜的应用系统上进行身份验证，验证通过后，扫描档案盒二维码或者输入材料编号查询该类材料是否为新材料；若为新材料，则随机弹开柜门进行上架操作；若为正在流转中的材料且该材料目前正在档案柜，则弹出该材料所在的档案盒，进行补录操作；若该材料已被用户借阅，则在微信站内、小程序内、APP内推送消息通知提醒用户归还；
所述下架模块的流程为：当材料归档时，工作人员收到归档消息可前往RFID智能档案柜进行下架操作；工作人员身份验证通过后，系统会展示所有待下架材料信息，工作人员可以选择某一材料进行下架，也可以批量处理下架；
所述管理员模块的流程为：RFID智能档案柜可分配设备管理员，设备管理员通过身份验证后，可在RFID智能档案柜的应用系统上查看柜子使用状态，同时也可以自助开柜门；
所述统计分析模块的流程为：在用户或设备管理员操作RFID智能档案柜时，统计分析模块会实时对借阅记录、归还记录、上架记录和下架记录、管理员操作记录等进行统计，管理员可在后台管理系统查看档案流转信息。
2.根据权利要求1所述的一种RFID智能档案柜的应用系统，其特征在于：所述借阅模块中，用户可通过移动端（小程序、公众号、APP）身份验证后提前进行预约借阅申请。
3.根据权利要求1所述的一种RFID智能档案柜的应用系统，其特征在于：所述借阅模块中，用户在通过移动端（小程序、公众号、APP）身份验证后，可以接收到短信和微信、小程序、APP站内消息提醒，所述消息提醒包含预约失败材料被返还提醒、预约成功逾期未取提醒、他人预约案卷时需当前借阅人尽快归还提醒、补录材料提醒、材料入柜提醒和需要补录材料提醒。
4.根据权利要求1所述的一种RFID智能档案柜的应用系统，其特征在于：所述归还模块、下架模块和管理员模块中，均可通过人脸识别、身份证识别或输入身份证号进行身份验证。
5.根据权利要求1所述的一种RFID智能档案柜的应用系统，其特征在于：所述后台管理系统由权限管理、用户管理、借阅记录管理、归还记录管理、上架记录管理、下架记录管理、统计分析、日志管理和设备管理组成。
6.一种RFID智能档案柜的装置，所述智能档案柜由档案柜、RFID电子标签、档案盒、RFID天线、水墨屏、系统指示灯、报警装置、触摸显示屏和摄像头、二维码识别模块、身份证识别模块组成；
所述档案柜内设置有多个单元柜，每个所述单元柜均设置有RFID天线、水墨屏，每个所述单元柜柜格均设置有系统指示灯；所述触摸显示屏和摄像头、二维码识别模块、身份证识别模块、报警装置安装在档案柜上；
所述RFID电子标签粘贴在档案盒上。
7.根据权利要求6所述的一种RFID智能档案柜的装置，其特征在于：所述摄像头可进行人脸识别，所述身份证识别模块可进行二代身份证识别、所述二维码识别模块可进行二维码识别等，且摄像头可进行视频拍摄。
8.根据权利要求6所述的一种RFID智能档案柜的装置，其特征在于：每个所述单元柜的柜门上均设置有电控锁，且电控锁可通过身份证或者人脸识别等方式进行开门权限管理。
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