CN112540965A - 一种纸质合同管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明适用于合同管理技术领域，提供一种纸质合同管理方法，主要包括信息录入、合同打印、合同扫描解析、合同归档几个步骤，打印的合同页中有条形码信息(首页有二维码)，打印后的合同可以多份一起扫描，扫描得到的图像可以自动排序、命名和归档，扫描识别无误时，还可以自动附件上传，在后台系统可以对合同查询和审批，解决了纸质合同人工批量上传及上传后与系统数据匹配的问题。当出现扫描识别错误的合同页时，可以手动补充信息然后保存至文件夹进行上传，也解决了因二维码或条形码扫描不清晰而导致的无法自动上传的问题，最终保证所有纸质合同的上传，将纸质合同电子化管理。

Description

一种纸质合同管理方法

技术领域

本发明属于合同管理技术领域，尤其涉及一种纸质合同管理方法。

背景技术

随着公司业务扩展，市场占有率增加，原有的纸质合同打印的流程耗时较长、操作冗余，已无法满足现在的需求。为此，提高纸质合同管理的效率，就显得意义非凡。

目前的系统已经实现了，纸质合同的电子化管理，包括纸质合同的数据录入，手动上传附件，手动归档。但是使用的过程中，需要操作的步骤还是不够简洁，人工上传附件效率低且有一定的错误率，电子化反而给用户造成了使用困扰。因此，优化合同附件上传及归档流程，设计一种高效的纸质合同管理系统及办法是十分有必要的。

发明内容

鉴于上述问题，本发明的目的在于提供一种纸质合同管理方法，旨在解决现有种纸质合同管理效率低、易出错的技术问题。

本发明采用如下技术方案：

所述纸质合同管理方法包括下述步骤：

选择合同模版，并录入合同基本信息；

针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数；

通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列；

统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统；

对于图像数量与合同总页数不一致的文件夹，给出未归档标记或提示。

进一步的，所述方法还包括下述步骤：

对于无法扫描识别的合同页，当接收到手动录入的合同编号和当前页码信息并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

进一步的，所述方法还包括下述步骤：

对于无法扫描识别的合同页，即条形码无法识别，如果能够识别出其中的合同编号信息，则在录入框中自动填入合同编号，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果无法识别出其中的合同编号信息，但能识别出其中的页码信息，则首先查找合同总页数一致的文件夹，然后在找到的文件夹中核对是否存在缺少当前页码的文件夹，若存在则将文件夹对应的合同编号自动填入录入框，同时自动填入当前页码，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果可以识别出合同编号以及页码信息，但无法识别验证码信息，则自动将合同编号和当前页码填入录入框，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果合同编号信息和页码信息均无法识别，则默认将最近的合同编号自动填入录入框，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

本发明的有益效果是：本发明能够减少纸质文档附件上传的步骤，设置了不同的合同模版，在录入合同基本信息后即可选择打印，合同页中有条形码信息(首页有二维码)，打印后的合同可以多份一起扫描，扫描得到的图像可以自动排序、命名和归档，扫描识别无误时，还可以自动附件上传，在后台系统可以对合同查询和审批，解决了纸质合同人工批量上传及上传后与系统数据匹配的问题。当出现扫描识别错误的合同页时，可以手动补充信息然后保存至文件夹进行上传，也解决了因二维码或条形码扫描不清晰而导致的无法自动上传的问题，最终保证所有纸质合同的上传，将纸质合同电子化管理，方便后期合同的查询及管理，便于纸质合同高效管理，也提高了合同归档效率，降低了人为操作的错误率。

附图说明

图1是本发明实施例提供的纸质合同管理方法流程图；

图2是本发明实施例提供的客户端界面操作示意图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。

为了说明本发明所述的技术方案，下面通过具体实施例来进行说明。

图1示出了本发明实施例提供的纸质合同管理方法的流程，为了便于说明仅示出了与本发明实施例相关的部分。

如图1所示，本实施例提供的纸质合同管理方法包括下述步骤：

步骤S1、选择合同模版，并录入合同基本信息。

一个公司对于不用的业务有相应的合同模版，用统一合同模版能够规避合同风险。本发明首先会预设各种模版合同，办事人员在客户端界面中选择合同模版，然后录入合同基本信息，界面如图2所示，包括客户名称、客户税号、客户机号、购买商品、签约时间等基本信息，录入完成后即进行下一步。

步骤S2、针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数。

选择合同模版之后，在客户端界面中的合同编号位置自动生成一个合同编号，合同编码由字母和数字组成。办事人员将纸质合同放入打印机中，在客户端应用中选中已经生成的合同，点击合同打印按钮进行打印，在合同首页的左上角打印一个二维码，二维码包含有合同编码信息，在合同每一页的右下角打印条形码，条形码包含合同编号、页码信息以及验证码信息。针对不同的合同模版，需针对性的进行打印位置调整，具体位置设置在建立合同模版时即可设定。

步骤S3、通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列。

一段时间后，比如一个工作日，已经打印了多份合同，正常情况下合同页数一般大于1。打印的多份合同成摞放置，可以分批或者整体放入扫描仪中进行扫描。合同首页设置二维码的目的是，一是在扫描合同时，可以根据得到的合同编号生成一个对应的文件夹，二是在后续纸件合同文档存档管理时，通过扫描二维码就可以快速得合同编号，三是合同管理人员可以根据二维码快速分辨出合同首页，便于合同整理，具体明显的实际效果。

由于不同合同模版的二维码和条形码的位置是已知的，因此根据扫描数据在图像特定范围进行识别即可，减小了识别范围，提高了识别速度。

在扫描到二维码时，生成一个以该二维码所包含的合同编号作为文件名的文件夹。如果第一张不是合同首页，在扫描其他页时，也会扫描到条形码，根据条形码的合同编号页可以生成文件夹。因此在合同扫描过程中，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，同时以条形码所包含的当前页码作为文件名命名合同页图像，图像在文件夹中按文件名顺序排列。

步骤S4、统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统。

一个文件夹代表一份合同，正常文件夹内的图像数量与合同总页数一致，将数量一致合同的合同页图像进行归档和关联，作为附件上传至后台系统。从网页端可以登陆后台系统查看附件图像和一些合同基本信息。

步骤S5、对于图像数量与合同总页数不一致的文件夹，给出未归档标记或提示。

如果出现合同缺页情况，那么文件夹内的图像数量与合同总页数不一致，此时不能归档，待扫描完成后，自动给出未归档提示。合同管理员根据提示核对合同具体信息，查找缺页原因，补充缺页合同页并扫描，扫描完成后根据识别信息自动保存至对应的文件夹，直至数量匹配，最后再归档作为附件上传至后台系统。

当然如果找不到缺页合同页，也可以人工将合同上传，并做未归档标记。在网页端可以登陆后台系统自动弹出未归档的合同信息并时间顺序排列，便于后续管理和查明原因。

系统管理员后续可以对合同进行审批。

上述步骤S3中对合同进行批量扫描和解析分类，只限定扫描后能够识别的情况，对于无法扫描识别的合同页，可以提示识别错误，合同管理员可以在录入框中针对当前合同页手动输入合同编号和当前页码信息，然后点击确认，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。如果扫描的是合同首页，可以建立新文件夹后在将合同页图像保存并命名。

针对对于无法扫描识别的合同页，即条形码无法识别，而如果二维码无法识别也不影响归档。无法识别合同页的条形码也分多种情况，条形码是代表的是一串字母、数字和符号，即便是出现条形码部分不清楚，也可以识别出部分内容，可以针对已经识别出的部分信息简化录入合同编号和页码信息。毕竟手动输入合同编号和页码也容易出错，费时费力。

针对下述几种情况：

1、如果能够识别出其中的合同编号信息，则在录入框中自动填入合同编号，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

合同编号如果可以识别出但是页码信息无法识别时，可以在人工录入框中自动填写识别出的合同编号，只需人工输入当前页码即可，可以明显降低工作量，也不容易出错。信息录入并确认后，将当前合同页图像自动保存至识别出的合同编号对应文件夹并命名。

2、如果无法识别出其中的合同编号信息，但能识别出其中的页码信息，则首先查找合同总页数一致的文件夹，然后在找到的文件夹中核对是否存在缺少当前页码的文件夹，若存在则将文件夹对应的合同编号自动填入录入框，同时自动填入当前页码，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

无法合同编号无法识别出，但是可以识别出页码信息，页码信息包括当前页码和合同总页数，可以分析已经建立的文件夹以及文件夹中图像数量，如果总页数匹配，则当前合同页图像与该文件夹可能匹配，再进一步分析文件夹中是否缺少识别出的当前页码的图像，如果缺少，则基本可认定是该文件夹的合同页，因此可以将文件夹对应的合同编号自动填入录入框，同时自动填入当前页码，合同管理人员核对确定后，也自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。此方式也可以不用录入合同编号，降低工作量。

3、如果可以识别出合同编号以及页码信息，但无法识别验证码信息，则自动将合同编号和当前页码填入录入框，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

如果合同编号以及页码信息均可识别，但是识别的验证码出错，则需要人工判断当前合同页时否为真实合同，是否有问题，同时自动将合同编号和当前页码填入录入框，合同管理人员对合同页进行核对确定后，也自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

4、如果合同编号信息和页码信息均无法识别，则默认将最近的合同编号自动填入录入框，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

如果同编号信息和页码信息均无法识别，则需要人工录入信息，本实施例默认将最近的合同编号填入录入框，由于合同基本是按份排列的，所以无法识别的页码大概率是当前最近时间合同编号的合同，可以默认填写合同编号，另外，也可以将已经有的所有合同编号作为下拉选项并按时间从近至远排列，这样可以方便合同管理员录入合同编号信息，也降低了工作量。

综上，本发明在录入合同基本信息后即可选择打印，合同页中有条形码信息(首页有二维码)，打印后的合同可以多份一起扫描，扫描得到的图像可以自动排序、命名和归档，扫描识别无误时，还可以自动附件上传，在后台系统可以对合同查询和审批，解决了纸质合同人工批量上传及上传后与系统数据匹配的问题。同时在优选方案中，针对无法识别的页面，还可以根据识别出的

以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (3)

1.一种纸质合同管理方法，其特征在于，所述方法包括下述步骤：

选择合同模版，并录入合同基本信息；

针对当前待打印合同自动生成合同编号，根据所述合同基本信息完成合同打印，其中合同首页打印包含合同编号的二维码，所有合同页根据所选择的合同模版在对应位置均打印条形码，所述条形码包括合同编号、页码信息以及验证码信息，其中页码信息包括当前页码以及合同总页数；

通过扫描仪批量扫描所有合同，在扫描过程中自动识别二维码和条形码并解析，将合同编号相同的合同页图像保存至同一文件夹中，且合同页图像以解析出的当前页码命名并按顺序排列；

统计各文件夹内的图像数量，当图像数量与文件夹对应的合同总页数一致时，将当前文件夹进行归档作为附件并上传至后台系统；

对于图像数量与合同总页数不一致的文件夹，给出未归档标记或提示。

2.如权利要求1所述纸质合同管理方法，其特征在于，所述方法还包括下述步骤：

对于无法扫描识别的合同页，当接收到手动录入的合同编号和当前页码信息并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

3.如权利要求1所述纸质合同管理方法，其特征在于，所述方法还包括下述步骤：

对于无法扫描识别的合同页，即条形码无法识别，如果能够识别出其中的合同编号信息，则在录入框中自动填入合同编号，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果无法识别出其中的合同编号信息，但能识别出其中的页码信息，则首先查找合同总页数一致的文件夹，然后在找到的文件夹中核对是否存在缺少当前页码的文件夹，若存在则将文件夹对应的合同编号自动填入录入框，同时自动填入当前页码，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果可以识别出合同编号以及页码信息，但无法识别验证码信息，则自动将合同编号和当前页码填入录入框，在接收到确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名；

如果合同编号信息和页码信息均无法识别，则默认将最近的合同编号自动填入录入框，在接收到动录入的当前页码并确认时，自动保存合同页图像至对应文件夹并命名。

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