CN112507119A

CN112507119A - 一种数字档案智能分类的装置及方法

Info

Publication number: CN112507119A
Application number: CN202110058604.1A
Authority: CN
Inventors: 王强; 王桦; 明锋; 罗建军; 赵春地; 吴祁彬
Original assignee: Mingfei Weiye Technology Co ltd
Current assignee: Mingfei Weiye Technology Co ltd
Priority date: 2021-01-16
Filing date: 2021-01-16
Publication date: 2021-03-16

Abstract

本发明公开了一种数字档案智能分类的装置及方法，包括权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计模块、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心和中央处理器，所述权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心分别与中央处理器通过电性直接连接。该数字档案智能分类的装置及方法的安全模块包括痕迹记录、数字证书、机器指纹、USBkey、登录安全认证和防扩散水印，当员工想要在线上阅读项目档案的时候，屏幕会自动生成水印，防止员工恶意扩散，当员工想要对档案内容进行打印的时候，也会自动生成限定用途的使用的水印，多种组合安全机制，让档案储存无忧。

Description

一种数字档案智能分类的装置及方法

技术领域

本发明涉及档案智能分类技术领域，尤指一种数字档案智能分类的装置及方法。

背景技术

随着技术的发展，越来越多的档案开始使用数字化存储，包括天然的电子文档，以及通过扫描或照相技术把传统纸质档案转化成数字档案存储。在管理数字档案时，往往都需要按照一定的原则或规范对数字档案进行分类后存储。在档案数量巨大时，人力进行分类的成本很高，而机器自动分类的精度不足以符合实际要求，因此需要一种新的数字档案智能分类的装置及方法。

发明内容

鉴于以上问题，本发明提供一种数字档案智能分类的装置及方法来解决上述背景技术中提出的问题。具体如下：为达到上述目的，本发明采用如下技术方案：一种数字档案智能分类的装置，包括权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计模块、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心和中央处理器，所述权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心分别与中央处理器通过电性直接连接，且搜索模块和借还模块通过电性与权限管理模块连接。优选的，所述权限管理模块包括分类授权、添加授权对象、区分阅读条目和阅读内容的权限、区分自己创建和他人创建的内容的权限。优选的，所述搜索模块包括关键词检索、全文检索、二次搜索和扫码检索。优选的，所述借还模块包括申请借用、线上或线下取用、借用信息记录和归还提醒。优选的，所述分析统计模块包括档案利用登记统计、档案利用情况统计和档案利用排名统计。优选的，所述安全模块包括痕迹记录、数字证书、机器指纹、USBkey、登录安全认证和防扩散水印。一种数字档案智能分类的方法，包括以下步骤： 1）先对管理分类授权，并且每一个分类都可以单独设置权限，例如机密档案，可以先对这些档案进行访问权限的设置以及操作，这样就可以对档案进行阅读条目和阅读权限的区分； 2）管理人员想要找寻之前的项目档案时，可以通过支持关键词检索、全文检索、二次搜索、扫码检索这些方法全方位的搜索； 3）当员工想要使用某个项目档案的时候，可以在平台上发起借用流程，流程同意结束后，员工可以在线上或线下取用，这时候系统的后台，就会记录着这次借用的所有信息，例如：借用人、归还的时间、用途等，等到归还时间，员工没有归还的时候，平台会出现红色警告信息，并且平台也会通过短信、流程代替管理人员智能提醒借阅人； 4）进入分析统计模块，可以找到权限下的对档案的利用情况、利用明细以及利用安排等信息，可以自定义事件、借阅人等范围的统计； 5）当员工想要在线上阅读项目档案的时候，屏幕会自动生成水印，防止员工恶意扩散；当员工想要对档案内容进行打印的时候，也会自动生成限定用途的使用的水印。本发明具有以下有益效果：该数字档案智能分类的装置及方法可实现实时归档，提高了管理效能；分步式档案管理，既高效又高质；标准化借还管理，让管理无压力；安全模块包括痕迹记录、数字证书、机器指纹、USBkey、登录安全认证和防扩散水印，当员工想要在线上阅读项目档案的时候，屏幕会自动生成水印，防止员工恶意扩散，当员工想要对档案内容进行打印的时候，也会自动生成限定用途的使用的水印，多种组合安全机制，让档案储存无忧。

附图说明

图1为本发明方法流程示意图。

具体实施方式

为使本发明实现的技术手段、创作特征、达成目的与功效易于明白了解，下面结合，进一步阐述本发明。在本发明的描述中，需要说明的是，术语“上”、“下”、“内”、“外”“前端”、“后端”、“两端”、“一端”、“另一端”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。此外，术语“第一”、“第二”仅用于描述目的，而不能理解为指示或暗示相对重要性。在本发明的描述中，需要说明的是，除非另有明确的规定和限定，术语“安装”、“设置有”、“连接”等，应做广义理解，例如“连接”，可以是固定连接，也可以是可拆卸连接，或一体地连接；可以是机械连接，也可以是电连接；可以是直接相连，也可以通过中间媒介间接相连，可以是两个元件内部的连通。对于本领域的普通技术人员而言，可以具体情况理解上述术语在本发明中的具体含义。下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。请参阅图1，本发明提供的一种数字档案智能分类的装置，包括权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计模块、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心和中央处理器，所述权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心分别与中央处理器通过电性直接连接，且搜索模块和借还模块通过电性与权限管理模块连接。优选的，所述权限管理模块包括分类授权、添加授权对象、区分阅读条目和阅读内容的权限、区分自己创建和他人创建的内容的权限。优选的，所述搜索模块包括关键词检索、全文检索、二次搜索和扫码检索。优选的，所述借还模块包括申请借用、线上或线下取用、借用信息记录和归还提醒。优选的，所述分析统计模块包括档案利用登记统计、档案利用情况统计和档案利用排名统计。优选的，所述安全模块包括痕迹记录、数字证书、机器指纹、USBkey、登录安全认证和防扩散水印。一种数字档案智能分类的方法，包括以下步骤： 1）先对管理分类授权，并且每一个分类都可以单独设置权限，例如机密档案，可以先对这些档案进行访问权限的设置以及操作，这样就可以对档案进行阅读条目和阅读权限的区分； 2）管理人员想要找寻之前的项目档案时，可以通过支持关键词检索、全文检索、二次搜索、扫码检索这些方法全方位的搜索；3）当员工想要使用某个项目档案的时候，可以在平台上发起借用流程，流程同意结束后，员工可以在线上或线下取用，这时候系统的后台，就会记录着这次借用的所有信息，例如：借用人、归还的时间、用途等，等到归还时间，员工没有归还的时候，平台会出现红色警告信息，并且平台也会通过短信、流程代替管理人员智能提醒借阅人； 4）进入分析统计模块，可以找到权限下的对档案的利用情况、利用明细以及利用安排等信息，可以自定义事件、借阅人等范围的统计； 5）当员工想要在线上阅读项目档案的时候，屏幕会自动生成水印，防止员工恶意扩散；当员工想要对档案内容进行打印的时候，也会自动生成限定用途的使用的水印。以上的仅是本发明的实施例，方案中公知的具体结构及特性等常识在此未作过多描述。对于本领域技术人员而言，显然本发明不限于上述示范性实施例的细节，而且在不背离本发明的精神或基本特征的情况下，能够以其他的具体形式实现本发明。因此，无论从哪一点来看，均应将实施例看作是示范性的，而且是非限制性的，本发明的范围由所附权利要求而不是上述说明限定，因此旨在将落在权利要求的等同要件的含义和范围内的所有变化囊括在本发明内。不应将权利要求中的任何附图标记视为限制所涉及的权利要求。

Claims

1.一种数字档案智能分类的装置，包括权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计模块、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心和中央处理器，其特征在于：所述权限管理模块、搜索模块、借还模块、分析统计、安全模块、归档编辑、自动编号、批量处理、回收中心分别与中央处理器通过电性直接连接，且搜索模块和借还模块通过电性与权限管理模块连接。

2.据权利要求1所述一种数字档案智能分类的装置，其特征在于：所述权限管理模块包括分类授权、添加授权对象、区分阅读条目和阅读内容的权限、区分自己创建和他人创建的内容的权限。

3.据权利要求1所述一种数字档案智能分类的装置，其特征在于：所述搜索模块包括关键词检索、全文检索、二次搜索和扫码检索。

4.据权利要求1所述一种数字档案智能分类的装置，其特征在于：所述借还模块包括申请借用、线上或线下取用、借用信息记录和归还提醒。

5.据权利要求1所述一种数字档案智能分类的装置，其特征在于：所述分析统计模块包括档案利用登记统计、档案利用情况统计和档案利用排名统计。

6.据权利要求1所述一种数字档案智能分类的装置，其特征在于：所述安全模块包括痕迹记录、数字证书、机器指纹、USBkey、登录安全认证和防扩散水印。

7.种数字档案智能分类的方法，包括以下步骤： 1）先对管理分类授权，并且每一个分类都可以单独设置权限，例如机密档案，可以先对这些档案进行访问权限的设置以及操作，这样就可以对档案进行阅读条目和阅读权限的区分； 2）管理人员想要找寻之前的项目档案时，可以通过支持关键词检索、全文检索、二次搜索、扫码检索这些方法全方位的搜索；3）当员工想要使用某个项目档案的时候，可以在平台上发起借用流程，流程同意结束后，员工可以在线上或线下取用，这时候系统的后台，就会记录着这次借用的所有信息，例如：借用人、归还的时间、用途等，等到归还时间，员工没有归还的时候，平台会出现红色警告信息，并且平台也会通过短信、流程代替管理人员智能提醒借阅人； 4）进入分析统计模块，可以找到权限下的对档案的利用情况、利用明细以及利用安排等信息，可以自定义事件、借阅人等范围的统计； 5）当员工想要在线上阅读项目档案的时候，屏幕会自动生成水印，防止员工恶意扩散；当员工想要对档案内容进行打印的时候，也会自动生成限定用途的使用的水印。