CN116561058A - 原始凭证与会计电子档案关联的方法 - Google Patents
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Abstract
本发明公开了原始凭证与会计电子档案关联的方法，包括以下步骤：建立平台，统一建立电子档案管理平台；凭证归档，将原始凭证统一归档并建立相关的存档目录；编织标识，为原始凭证和会计电子档案分别编制唯一标识符，原始凭证和会计电子档案关联后，要进行电子档案的存储和保护；访问监管，需要建立相应的系统安全机制；档案备份，对电子档案进行定期备份、维护和更新，并根据制定的保管期限。本发明通过设置访问监管，如需共享或访问电子档案，需要建立相应的系统安全机制，设置访问权限，规定操作流程，加强对外部访问的监管和审计，这样可以确保每次访问电子档案或者录入原始凭证时，保证原始凭证录入的完整性和以及对电子档案数据的防护。
Description
技术领域
本发明涉及电子档案管理领域，具体为原始凭证与会计电子档案关联的方法。
背景技术
会计有两层意思，一是指根据《会计法》《预算法》《统计法》对记账凭证、财务账簿、财务报表，从事经济核算和监督的过程，是以货币为主要计量单位，运用专门的方法，核算和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作，二是指进行会计工作的人员，有会计主管、财产管理、出纳等人员；
会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等；
一般企业会计电子档案在检索和查找时，只有登录检索电脑时需要输入电脑界面解锁密码，而查找电子档案文件夹时，并不具备完善的访问控制和权限管理，这样极其容易造成财务数据丢失被盗，且在录入原始凭证时，很容易被人为篡改，因此需要设计一种原始凭证与会计电子档案关联的方法。
发明内容
本发明的目的在于提供原始凭证与会计电子档案关联的方法，以解决上述背景技术中提出的问题。
为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：
原始凭证与会计电子档案关联的方法，包括以下步骤：
步骤S1，建立平台，统一建立电子档案管理平台，该管理平台是用以存储电子凭证，并将其与原始凭证进行关联，在该管理平台上，可以使用档号、文档名称或制单日期等信息进行搜索和查询关联的电子凭证；
步骤S2，凭证归档，对于已有的原始凭证，可将原始凭证统一归档并建立相关的存档目录，同时在电子档案管理平台上记录原始凭证的编号、日期、摘要等信息，与对应的电子凭证建立关联；
步骤S3，编织标识，为原始凭证和会计电子档案分别编制唯一标识符，如流水号、编号等，首先将原始凭证进行归类、编号、打孔或标记以便后期的查找和核对，且在建立电子档案时，为每个档案编制电子存储编号，同时对于电子凭证，为其制定统一的命名规则，使命名简单清晰，便于查找，例如，采用单据类型+日期+流水号的命名方式；
步骤S4，档案保护，原始凭证和会计电子档案关联后，要进行电子档案的存储和保护，保护时应该采用数据备份、数据加密、密级管理等技术措施，确保电子档案的安全性、保密性和可访问性；
步骤S5，访问监管，如需共享或访问电子档案，需要建立相应的系统安全机制，设置访问权限，规定操作流程，加强对外部访问的监管和审计；
步骤S6，档案备份，对电子档案进行定期备份、维护和更新，并根据制定的保管期限，进行合理的补充和清理，确保电子档案的及时性和安全性，同时对原始凭证进行拍照存储备份；
进一步的，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台前，确定建立电子档案的目的和范围，制定电子档案管理方案，明确档案的种类、格式、保存期限、存储位置、访问权限等相关内容；
进一步的，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台前，选择适当的文件格式和存储介质，常用的文件格式包括PDF和DOC等，存储介质可以选择硬盘、光盘、U盘或云存储等；
进一步的，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台时，执行扫描或数字化转换操作，将纸质原始凭证转换为电子档案，确保数字化的过程能够保证电子档案的完整性、准确性和可检索性；
进一步的，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台后，对数字化之后的记录进行分类、整理，将其归档到适当的文件夹中，并确认电子档案与原始凭证的对应关系正确；
进一步的，所述步骤S4中，建立统一的档案管理系统，实现对不同档案的访问控制和权限管理，该系统应该有完善的登录认证、身份验证、权限审核等措施，保证数据安全和权限控制，配置网络防火墙等安全设备，设置访问目标地址控制列表，限制访问来源网络，严格控制远程访问权限；
进一步的，所述步骤S4中，根据文件的不同级别和种类，设立不同的访问权限，例如对于关键财务数据和机密电子档案设置最高级别的权限，进行访问日志记录，通过监测并追踪访问记录，掌握数据安全情况，同时对异常访问情况及时采取应对措施；
进一步的，所述步骤S5中，原则上只有被授权人员才能访问会计电子档案，授权人员应该具有相应的管理权限，能够保证会计电子档案管理的完整性和安全性；
进一步的，所述步骤S5中，根据不同的职能部门、岗位及工作需要建立不同的访问权限；
进一步的，所述步骤S5中，严格控制访问权限，对于决策敏感、保密资料或涉及业务合作等关键数据，需要设立更高的访问权限来保证其保密性，确定访问权限范围，例如可限制访问时间、次数、角色等。
与现有技术相比，本发明的有益效果是：
1、本发明通过设置访问监管，如需共享或访问电子档案，需要建立相应的系统安全机制，设置访问权限，规定操作流程，加强对外部访问的监管和审计，这样可以确保每次访问电子档案或者录入原始凭证时，保证原始凭证录入的完整性和以及对电子档案数据的防护；
2、本发明通过对电子档案进行定期备份、维护和更新，并根据制定的保管期限，进行合理的补充和清理，确保电子档案的及时性和安全性，同时对原始凭证进行拍照存储备份；
3、本发明通过为原始凭证和会计电子档案分别编制唯一标识符，如流水号、编号等，首先将原始凭证进行归类、编号、打孔或标记以便后期的查找和核对，且在建立电子档案时，为每个档案编制电子存储编号，同时对于电子凭证，为其制定统一的命名规则，使命名简单清晰，便于查找。
附图说明
图1为本发明原始凭证与会计电子档案关联的方法流程示意图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
请参阅图1，本发明提供一种技术方案：
原始凭证与会计电子档案关联的方法，包括以下步骤：
步骤S1，建立平台，统一建立电子档案管理平台，该管理平台是用以存储电子凭证，并将其与原始凭证进行关联，在该管理平台上，可以使用档号、文档名称或制单日期等信息进行搜索和查询关联的电子凭证；
步骤S2，凭证归档，对于已有的原始凭证，可将原始凭证统一归档并建立相关的存档目录，同时在电子档案管理平台上记录原始凭证的编号、日期、摘要等信息，与对应的电子凭证建立关联；
步骤S3，编织标识，为原始凭证和会计电子档案分别编制唯一标识符，如流水号、编号等，首先将原始凭证进行归类、编号、打孔或标记以便后期的查找和核对，且在建立电子档案时，为每个档案编制电子存储编号，同时对于电子凭证，为其制定统一的命名规则，使命名简单清晰，便于查找，例如，采用单据类型+日期+流水号的命名方式；
步骤S4，档案保护，原始凭证和会计电子档案关联后，要进行电子档案的存储和保护，保护时应该采用数据备份、数据加密、密级管理等技术措施，确保电子档案的安全性、保密性和可访问性；
步骤S5，访问监管，如需共享或访问电子档案，需要建立相应的系统安全机制，设置访问权限，规定操作流程，加强对外部访问的监管和审计；
步骤S6，档案备份，对电子档案进行定期备份、维护和更新，并根据制定的保管期限，进行合理的补充和清理，确保电子档案的及时性和安全性，同时对原始凭证进行拍照存储备份；
本发明中，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台前，确定建立电子档案的目的和范围，制定电子档案管理方案，明确档案的种类、格式、保存期限、存储位置、访问权限等相关内容；
本发明中，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台前，选择适当的文件格式和存储介质，常用的文件格式包括PDF和DOC等，存储介质可以选择硬盘、光盘、U盘或云存储等；
本发明中，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台时，执行扫描或数字化转换操作，将纸质原始凭证转换为电子档案，确保数字化的过程能够保证电子档案的完整性、准确性和可检索性；
本发明中，所述步骤S1中，建立电子档案管理平台后，对数字化之后的记录进行分类、整理，将其归档到适当的文件夹中，并确认电子档案与原始凭证的对应关系正确；
本发明中，所述步骤S4中，建立统一的档案管理系统，实现对不同档案的访问控制和权限管理，该系统应该有完善的登录认证、身份验证、权限审核等措施，保证数据安全和权限控制，配置网络防火墙等安全设备，设置访问目标地址控制列表，限制访问来源网络，严格控制远程访问权限；
本发明中，所述步骤S4中，根据文件的不同级别和种类，设立不同的访问权限，例如对于关键财务数据和机密电子档案设置最高级别的权限，进行访问日志记录，通过监测并追踪访问记录，掌握数据安全情况，同时对异常访问情况及时采取应对措施；
本发明中，所述步骤S5中，原则上只有被授权人员才能访问会计电子档案，授权人员应该具有相应的管理权限，能够保证会计电子档案管理的完整性和安全性；
本发明中，所述步骤S5中，根据不同的职能部门、岗位及工作需要建立不同的访问权限；
本发明中，所述步骤S5中，严格控制访问权限，对于决策敏感、保密资料或涉及业务合作等关键数据，需要设立更高的访问权限来保证其保密性，确定访问权限范围，例如可限制访问时间、次数、角色等。
需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。
尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行多种变化、修改、替换和变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。
Claims (10)
1.原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于，包括以下步骤：
步骤S1，建立平台，统一建立电子档案管理平台，该管理平台是用以存储电子凭证，并将其与原始凭证进行关联，在该管理平台上，可以使用档号、文档名称或制单日期等信息进行搜索和查询关联的电子凭证；
步骤S2，凭证归档，对于已有的原始凭证，可将原始凭证统一归档并建立相关的存档目录，同时在电子档案管理平台上记录原始凭证的编号、日期、摘要等信息，与对应的电子凭证建立关联；
步骤S3，编织标识，为原始凭证和会计电子档案分别编制唯一标识符，如流水号、编号等，首先将原始凭证进行归类、编号、打孔或标记以便后期的查找和核对，且在建立电子档案时，为每个档案编制电子存储编号，同时对于电子凭证，为其制定统一的命名规则，使命名简单清晰，便于查找，例如，采用单据类型+日期+流水号的命名方式；
步骤S4，档案保护，原始凭证和会计电子档案关联后，要进行电子档案的存储和保护，保护时应该采用数据备份、数据加密、密级管理等技术措施，确保电子档案的安全性、保密性和可访问性；
步骤S5，访问监管，如需共享或访问电子档案，需要建立相应的系统安全机制，设置访问权限，规定操作流程，加强对外部访问的监管和审计；
步骤S6，档案备份，对电子档案进行定期备份、维护和更新，并根据制定的保管期限，进行合理的补充和清理，确保电子档案的及时性和安全性，同时对原始凭证进行拍照存储备份。
2.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S1中，建立电子档案管理平台前，确定建立电子档案的目的和范围，制定电子档案管理方案，明确档案的种类、格式、保存期限、存储位置、访问权限等相关内容。
3.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S1中，建立电子档案管理平台前，选择适当的文件格式和存储介质，常用的文件格式包括PDF和DOC等，存储介质可以选择硬盘、光盘、U盘或云存储等。
4.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S1中，建立电子档案管理平台时，执行扫描或数字化转换操作，将纸质原始凭证转换为电子档案，确保数字化的过程能够保证电子档案的完整性、准确性和可检索性。
5.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S1中，建立电子档案管理平台后，对数字化之后的记录进行分类、整理，将其归档到适当的文件夹中，并确认电子档案与原始凭证的对应关系正确。
6.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S4中，建立统一的档案管理系统，实现对不同档案的访问控制和权限管理，该系统应该有完善的登录认证、身份验证、权限审核等措施，保证数据安全和权限控制，配置网络防火墙等安全设备，设置访问目标地址控制列表，限制访问来源网络，严格控制远程访问权限。
7.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S4中，根据文件的不同级别和种类，设立不同的访问权限，例如对于关键财务数据和机密电子档案设置最高级别的权限，进行访问日志记录，通过监测并追踪访问记录，掌握数据安全情况，同时对异常访问情况及时采取应对措施。
8.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S5中，原则上只有被授权人员才能访问会计电子档案，授权人员应该具有相应的管理权限，能够保证会计电子档案管理的完整性和安全性。
9.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S5中，根据不同的职能部门、岗位及工作需要建立不同的访问权限。
10.根据权利要求1所述的原始凭证与会计电子档案关联的方法，其特征在于：所述步骤S5中，严格控制访问权限，对于决策敏感、保密资料或涉及业务合作等关键数据，需要设立更高的访问权限来保证其保密性，确定访问权限范围，例如可限制访问时间、次数、角色等。
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| CN202310419736.1A CN116561058A (zh) | 2023-04-18 | 2023-04-18 | 原始凭证与会计电子档案关联的方法 |
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Publications (1)
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Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN117056899A (zh) * | 2023-10-11 | 2023-11-14 | 北京中科江南信息技术股份有限公司 | 电子凭证的生成方法及装置 |
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2023
- 2023-04-18 CN CN202310419736.1A patent/CN116561058A/zh active Pending
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN117056899A (zh) * | 2023-10-11 | 2023-11-14 | 北京中科江南信息技术股份有限公司 | 电子凭证的生成方法及装置 |
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