CN112001594A - 一种基于物资合同管理的机器人管理系统及其管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了属于办公自动化技术领域的一种基于物资合同管理机器人系统及其管理方法。该物资合同管理机器人管理系统主要包括管理机器人、操作机器人、客户端、综合数据内网、RPA场景配置模块和系统日志；本发明的用户通过客户端下达任务；管理机器人接到任务，启动调度主程序,将任务拆包，放入计划池；管理机器人根据任务类型，调用操作机器人完成任务。管理机器人和操作机器人都部署在服务器上，服务器接入综合数据内网，使得机器人能够通过客户端和内网邮件与用户实现人机交互；实现工作的自动化、智能化处理，提高合同签订、结算工作效率，实现合同签约时长缩短70%，合同结算效率提高300%，有效保障及时签订和结算。

Description

一种基于物资合同管理的机器人管理系统及其管理方法

技术领域

本发明属于办公自动化技术领域，特别涉及一种基于物资合同管理的机器人管理系统及其管理方法。

背景技术

随着大数据、人工智能的迅猛发展，以人工操作为基础的传统合同管理方式已经不能满足现代化企业的发展需求，合同管理方式亟需向自动化、智能化转变。目前合同管理内部工作存在较多的需要人工简单重复的操作，耗费大量的人力和时间。在中国专利申请号201811030078 .2，“一种财务机器人系统”中，财务业务进行中存在跨系统的事务操作，这些工作重复性强，占用了大量的管理人员的工作，且手工处理的工作容易出现差错，处理速度慢，业务稽核点很难100%的全覆盖，无法响应业务快速的变化。这种现状不但影响工作效率和服务质量，因此急需机器人来代替这种重复性的手工操作，提高工作质量，提升业务支撑能力，节约人员成本，实现合同管理流程自动化。

RPA（Robotic Process Automation，机器人流程自动化）技术最早出现在财务管理领域，适用于规则驱动型和数据密集型的重复性工作流程。物资合同管理的工作同样具有规则明确、重复、量大的特征。为提高物资合同管理工作效率，转变物资合同管理方式，急需机器人来代替这种重复性的手工操作，实现物资合同管理流程自动化；本文对合同签订、合同结算中的各个环节进行RPA场景建设，研发了物资合同管理机器人系统。

发明内容

本发明的目的是提出一种基于物资合同管理的机器人管理系统及其管理方法，其特征在于，所述物资合同管理的机器人管理系统主要包括机器人系统、客户端、综合数据内网、RPA场景配置模块和记录日志；所述机器人系统包括管理机器人、操作机器人、RPA场景配置模块和记录日志；管理机器人通过服务器与综合数据内网连接；客户端用户通过登录客户端与综合数据内网连接，用户通过登录客户端向管理机器人下达任务给操作机器人和上传任务清单；用户在综合数据内网内与机器人系统进行数据通讯，实现人机交互。

所述管理机器人包含依次连接的数据采集模块、数据处理模块、操作机器人调控模块和异常处理模块；其中，通过数据采集模块从综合数据内网接收用户下达的任务，通过数据处理模块进行任务拆包，放入计划池储存；根据拆包的具体任务性质分类，通过RPA场景配置模块设计各个RPA场景业务界面；通过操作机器人调控模块调控操作机器人执行任务操作，并由异常处理模块处理执行任务操作中出现的异常情况；所述异常处理是对操作机器人执行的任务进行运行、停止和删除操作；

所述操作机器人包含从ECP平台勾选合同和图像识别合同验证码，勾选RPA场景配置业务子模块，任务操作程序模块，复核任务操作过程及记录日志，从邮件内网给用户，反馈任务结果，勾选下一场景业务。

所述RPA场景配置模块包括月度支付申请自动提报、经济法律系统合同会签、合同自动电子签章、合同文本智能修改和供应商服务中心业务系统订单入库信息自动更新共5个RPA场景业务子模块，各个RPA场景业务子模块对应各自不同的业务操作规则和操作账号。

所述操作机器人包括接受任务及清单，按照管理机器人分配的任务，调用与任务对应RPA场景业务子模块、按照清单进行业务操作、核对业务处理结果、记录业务处理结果，通过综合数据内网的邮件内网发邮件至用户，反馈结果；实现物资合同管理机器人通过客户端、综合数据内网邮件系统与用户实现人机交互。

所述日志记录包括正常操作、正常处理结果、系统报错、异常处理结果；该日志记录模块对操作机器人完成任务过程中的每一步操作都进行自动采集和记录，并存储在数据库中，导出到表格形成操作日志以及异常日志，提供日志查询和导出功能，并通过综合数据内网邮件系统发邮件至用户反馈结果。

一种基于物资合同管理的机器人管理系统的管理方法，其特征在于，包括如下步骤：

（1）用户通过客户端下达任务，上传任务清单；

（2）管理机器人接到任务，启动调度主程序,调度主程序包括：将任务拆包，放入计划池；管理机器人根据任务拆包的具体任务性质分类，调用操作机器人完成任务。管理机器人和操作机器人部署在服务器上，服务器接入综合数据内网，使得机器人能够通过客户端、综合数据内网邮件系统与用户实现人机交互；管理机器人按照业务优先级进行排序，形成执行队列，即根据拆包的具体任务性质分类，通过RPA场景配置模块设计各个RPA场景业务界面；并按照执行队列调用操作机器人；对程序运行中遇到的异常情况进行处理和日志记录；所述管理机器人的调度主程序控制每个操作机器人的作业时间，根据业务安排，形成操作机器人弹性排班；每个独立的操作机器人处理各自独立业务，相互无干扰；

（3）操作机器人接到执行任务指令，接受任务及清单，按照管理机器人分配的任务，调用与任务对应RPA场景业务功能、按照清单进行业务操作、核对业务处理结果、记录业务处理结果，通过综合数据内网邮件系统发邮件至用户，反馈结果。

本发明的有益效果是本物资合同管理智能机器人系统包含合同管理全流程的多个RPA场景，为提高物资合同管理工作效率，转变物资合同管理方式，采用机器人来代替这种重复、量大的手工操作，实现物资合同管理流程自动化；可以实现工作的自动化、智能化处理。准确无误地执行重复性动作。其次，物资合同管理智能机器人能够模拟并增强人机交互过程，7*24不间断工作，准确高效完成合同管理基础工作，转变合同管理方式；只要规则设定的正确，机器人完成任务的正确率可以达到100%。而人工操作难以保证100%正确，错误率难以消除。2019年，物资合同管理智能机器人完成了5万5千余笔支付申请提报，1千余笔经法合同会签和1万8千余笔采购供货单电子签章工作，合同签约时长缩短了70%，合同结算效率提高了300%，有效保障了业务及时性。物资合同管理智能机器人在数量庞大、业务量集中、有规则可循的基础业务环节，不仅提高生产效率，还大大降低了人力资源成本，各环节平均节省3人/天。

附图说明

图1为机器人系统与用户人机交互示意图。

图2为物资合同机器人管理系统框图。

图3机器人管理系统电子签章框图。

图4为物资合同机器人合同管理流程示意图。

图5为合同自动电子签章RPA场景流程图。

图6为月度支付申请自动提报RPA场景流程图。

图7为经济法律系统会签RPA场景流程图。

图8为合同文本智能修改场景流程图。

图9为供应商中心业务系统导入RPA场景流程图。

具体实施方式

本发明提出一种基于物资合同管理的机器人管理系统及其管理方法，所述物资合同机器人管理系统是一种基于RPA技术的物资合同智能机器人管理系统；下面结合附图和实施例对本发明予以进一步说明。

图1所示为机器人系统与用户人机交互示意图。该图中主要包括；机器人系统通过服务器与综合数据内网连接；客户端主要是用户通过登录客户端与综合数据内网连接，用户通过登录客户端向管理机器人下达任务和上传任务清单，在综合数据内网内与机器人系统进行数据通讯，实现人机交互。

图2所示为物资合同机器人管理系统框图，所述管理机器人包含依次连接的数据采集模块、数据处理模块、操作机器人调控模块和异常处理模块；并通过服务器与综合数据内网连接；

所述操作机器人包含调用RPA场景配置业务子模块，接受任务及清单，按照管理机器人分配的任务，调用与任务对应RPA场景业务子模块、采用任务操作程序模块按照清单进行业务操作，复核任务操作过程，核对业务处理结果，及记录日志，正常操作、正常处理结果、系统报错、异常处理结果；并通过服务器与综合数据内网连接；

所述物资合同机器人管理系统中管理机器人通过数据采集模块从综合数据内网接收用户下达的任务，通过数据处理模块进行任务拆包，放入计划池储存；根据拆包的具体任务性质分类，通过RPA场景配置模块设计各个RPA场景业务界面；通过操作机器人调控模块调控操作机器人执行任务操作，并由异常处理模块处理执行任务操作中出现的异常情况；由日志记录模块对操作机器人完成任务过程中的每一步操作都进行自动采集和记录，并存储在数据库中，导出到表格形成操作日志以及异常日志，提供日志查询和导出功能；所述异常处理是对操作机器人执行的任务进行运行、停止和删除操作；并通过综合数据内网邮件系统发邮件至用户反馈结果。实现物资合同管理机器人通过客户端、综合数据内网邮件系统与用户实现人机交互；操作机器人执行的任务完成后调用下一场景业务继续工作。

所述RPA场景配置模块包括合同自动电子签章RPA场景（图5所示）、月度支付申请自动提报（图6所示）、经济法律系统合同会签（图7所示）、合同文本智能修改场景（图8所示）、供应商服务中心业务系统订单入库信息自动更新（图9所示）等5个场景业务子模块，各个RPA场景业务子模块对应各自不同的业务操作规则和操作账号。

图3所示为机器人管理系统电子签章框图，图4所示为物资合同机器人合同管理流程示意图。图中所示为物资合同管理机器人的管理方法，包括如下步骤：

（1）用户通过客户端下达任务，上传任务清单；

（2）管理机器人接到任务，启动调度主程序,调度主程序包括：将任务拆包，放入计划池；管理机器人根据任务拆包的具体任务性质分类，调用操作机器人完成任务。管理机器人和操作机器人部署在服务器上，服务器接入综合数据内网，使得机器人能够通过客户端、综合数据内网邮件系统与用户实现人机交互；管理机器人按照业务优先级进行排序，形成执行队列，即根据拆包的具体任务性质分类，通过RPA场景配置模块设计各个RPA场景业务界面；并按照执行队列调用操作机器人；对程序运行中遇到的异常情况进行处理和日志记录；所述管理机器人的调度主程序控制每个操作机器人的作业时间，根据业务安排，形成操作机器人弹性排班；每个独立的操作机器人处理各自独立业务，相互无干扰；

（3）操作机器人接到执行任务指令，接受任务及清单，按照管理机器人分配的任务，调用与任务对应RPA场景业务功能、按照清单进行业务操作、核对业务处理结果、记录业务处理结果，通过综合数据内网邮件系统发邮件至用户，反馈结果。

下面列举实施例具体对本发明进一步说明。

实施例1,合同自动电子签章

利用图3所示机器人管理系统电子签章框图及图5所示合同自动电子签章流程说明机器人管理系统具体实现RPA电子签章场景业务的工作原理，包括如下步骤：

（1）用户登陆客户端，上传需进行电子签章的清单作为附件，向管理机器人下达任务；

（2）管理机器人在接到任务后，将任务拆包，纳入计划池，纳入执行队列，当执行到该任务时，管理机器人调用操作机器人执行任务，操作机器人调用合同自动电子签章RPA场景业务子模块；

（3）操作机器人在接到任务后开始工作：打开ECP(电子商务平台)登录界面，利用图像识别技术辨识验证码，利用后台配置的账号信息登录系统，进入电子签章界面；依据清单数据，逐一完成任务，重复地进行电子签章相关操作，包括：勾选合同、启动买方签章、利用图像识别技术辨识需盖章的位置、定位并盖章、保存并返回、勾选下一条合同；同时，操作机器人会将每个操作都记录在工作日志中；在任务执行过程中遇到任何问题：ECP故障、电子签章失败等，操作机器人也会将问题记录在工作日志中，以便故障排除后，继续执行任务；或供管理机器人监控；

（4）操作机器人将合同电子签章完成情况记录在清单中，并通过内网邮件反馈给用户。

实施例2,月度支付申请自动提报

月度支付申请自动提报流程如图6所示，操作机器人执行RPA月度支付申请自动提报场景业务操作包括步骤：

（1）用户登陆客户端，上传需进行月度支付申请提报的清单作为附件，向管理机器人下达任务；

（2）管理机器人在接到任务后，将任务拆包，纳入计划池，纳入执行队列。当执行到该任务时，管理机器人调用操作机器人执行任务；操作机器人调用月度支付申请自动提报RPA场景业务功能；

（3）操作机器人在接到任务后开始工作：打开财务管理系统登录界面，利用后台配置的账号信息登录系统；依据清单数据，逐一完成任务，重复地进行月度支付申请提报相关操作，包括：从清单中复制付款申请标识编号、选择单据类型、粘贴付款申请标识编号、查询、勾选、发起支付申请、从清单中复制下一个付款申请标识编号；待清单中的任务全部执行完，操作机器人将进入资金管理界面，将月度支付申请传递财务审批；同时，操作机器人会将每个操作都记录在工作日志中；如任务执行过程中遇到任何问题：财务管理系统故障、提报失败等，操作机器人也会将问题记录在工作日志中，以便故障排除后，继续执行任务；供管理机器人监控；

（4）操作机器人将月度支付申请提报完成情况记录在清单中，并通过内网邮件反馈给用户。

实施例3, 经济法律系统合同会签

经济法律系统自动合同会签流程如图7所示，操作机器人执行RPA经济法律系统合同会签场景业务操作包括步骤：

（1）用户登陆客户端，上传需进行经济法律系统合同会签的清单作为附件，向管理机器人下达任务；

（2）管理机器人在接到任务后，将任务拆包，纳入计划池，纳入执行队列。当执行到该任务时，管理机器人调用操作机器人执行任务。操作机器人调用经济法律系统自动合同会签RPA场景业务功能；

（3）操作机器人在接到任务后开始工作：打开经济法律系统登录界面,利用后台配置的账号信息登录系统，进入工程物资支付申请界面；通过邮件信息内网发给操作机器人；依据清单数据，逐一完成任务，重复地进行经济法律系统会签相关操作，包括：合同起草、上传中标通知书、发起合同会签、合同会签审批、完成合同会签、合同盖章、导出合同审批单；同时，操作机器人会将每个操作都记录在工作日志中；在执行任务过程中遇到任何问题：经济法律系统故障等，该机器人也会将问题记录在工作日志中，以便故障排除后，继续执行任务，并方便管理机器人监控；

（4）操作机器人将经济法律系统会签情况记录在清单中，并通过内网邮件反馈给用户。

实施例4,合同文本智能修改

合同文本智能修改流程如图8所示，操作机器人执行RPA合同文本智能修改场景业务操作包括步骤：

（1）用户登陆客户端，上传需进行合同文本智能修改的清单作为附件，向管理机器人下达任务；

（2）管理机器人在接到任务后，将任务拆包，纳入计划池，纳入执行队列。当执行到该任务时，管理机器人调用操作机器人执行任务，操作机器人调用合同文本智能修改RPA场景业务功能；

（3）操作机器人在接到任务后开始工作：打开ECP(电子商务平台)登录界面，利用图像识别技术辨识验证码，利用后台配置的账号信息登录系统，进入合同管理界面；操作机器人依据清单数据，逐一完成任务，重复地进行批次合同相关操作，包括：合同文本下载、合同台账导出、合同文件智能修改、合同文本修改；同时，机器人会将每个操作都记录在工作日志中，在任务执行过程中遇到任何问题：ECP系统故障等，机器人也会将问题记录在工作日志中，以便故障排除后，继续执行任务；并方便管理机器人监控；

（4）操作机器人将批次合同完成情况记录在清单中，并通过内网邮件反馈给用户。

实施例5,供应商服务中心业务系统订单入库信息自动更新

供应商服务中心业务系统订单入库信息更新流程如图9所示，操作机器人执行RPA供应商服务中心业务系统订单入库信息自动更新场景业务操作包括步骤：

（1）用户登陆客户端，向管理机器人下达定时任务：每天更新供应商中心业务系统入库信息；

（2）管理机器人在接到任务后，每天定时调用操作机器人执行任务，操作机器人调用供应商服务中心业务系统订单入库信息自动更新RPA场景业务功能。

（3）操作机器人在接到任务后开始工作：打开SAP系统登录界面,利用后台配置的账号信息登录系统，进入合同台账界面；导出SAP系统合同台账、筛选出新增合同数据、登录供应商中心业务系统、导入新增合同数据；同时，该机器人会将每个操作都记录在工作日志中；如果在任务执行过程中遇到任何问题：供应商中心业务系统的系统故障、数据异常等，该机器人也会将问题记录在工作日志中，以便故障排除后，继续执行任务，并方便管理机器人监控；

（4）操作机器人将供应商中心业务系统导入完成情况记录在清单中并通过内网邮件反馈给用户。

综上所述，本发明具有如下特点：

（1）在RPA场景中，因合同文本是内嵌在网页上的Word文件（ECP1.0）或PDF文件（ECP2.0），故识别合同文本的盖章位置需融合图像提取、图像定位、电子签章、机器学习、深度学习等多种技术；在机器人的合同自动电子签章场景中，需要辨识登录ECP的验证码、合同文本需盖章的位置。必须使用人工智能技术进行图形识别；因登录ECP的验证码是文本验证码，由于综合数据内网与外部互联网存在物理隔离，无法获取外部资源的支持，故在识别验证码时融合了图像处理、字符分割、机器学习、深度学习等人工智能技术；将RPA应用于合同电子签章领域，实现了RPA与人工智能技术的深度融合。

（2）机器人能够准确地完成规则明确的重复性工作，正确率100%。

机器人能够模拟并增强人机交互过程，代替人操作系统，例如登录系统，录入数据、勾选数据等。它可以按照规则，准确无误地执行重复性动作。只要规则设定的正确，机器人完成任务的正确率可以达到100%。而人工操作难以保证100%正确，错误率难以消除。随着工作时间延长，人容易出现工作疲劳，疲劳导致错误率呈上升趋势。为减少人工操作的错误率，往往需要增加审核环节，导致工作量翻倍。

（3）机器人能够缩短70%业务办理周期，业务效率提升3倍。

机器人属于人机交互系统，合同管理专责通过邮件下达清单任务，机器人通过邮件反馈清单完成情况。由于机器人可以7*24不间断工作。根据目前实际应用统计，机器人完成了5万5千余笔支付申请提报，1千余笔经法合同会签和1万8千余笔采购供货单电子签章工作，合同签约、结算效率提高了300%，有效保障了业务及时性。机器人应用在数量庞大、业务量集中、有规则可循的基础业务环节，不仅提高生产效率，还大大降低了人力资源成本，各环节平均节省3人/天。

（4）机器人能够稳定融入现有系统，可靠性高。

机器人的RPA场景运行在计算机应用层，不受制于IT基础设施，不会侵入现有系统，可稳定融入现有系统，在提升基础业务效能的过程中，保持现有系统平稳、可靠运行。

Claims (6)

1.一种基于物资合同管理的机器人管理系统，其特征在于，所述物资合同管理的机器人管理系统主要包括机器人系统、客户端、综合数据内网、RPA场景配置模块和记录日志；所述机器人系统包括管理机器人、操作机器人、RPA场景配置模块和记录日志；管理机器人通过服务器与综合数据内网连接；客户端用户通过登录客户端与综合数据内网连接，用户通过登录客户端向管理机器人下达任务给操作机器人和上传任务清单；用户在综合数据内网内与机器人系统进行数据通讯，实现人机交互。

2.根据权利要求1所述一种基于物资合同管理的机器人管理系统，其特征在于，所述管理机器人包含依次连接的数据采集模块、数据处理模块、操作机器人调控模块和异常处理模块；其中，通过数据采集模块从综合数据内网接收用户下达的任务，通过数据处理模块进行任务拆包，放入计划池储存；根据拆包的具体任务性质分类，通过RPA场景配置模块设计各个RPA场景业务界面；通过操作机器人调控模块调控操作机器人执行任务操作，并由异常处理模块处理执行任务操作中出现的异常情况；所述异常处理是对操作机器人执行的任务进行运行、停止和删除操作。

3.根据权利要求1所述一种基于物资合同管理的机器人管理系统，其特征在于，所述操作机器人包含接受任务及清单，按照管理机器人分配的任务，调用与任务对应RPA场景业务子模块、按照清单进行业务操作、从ECP平台勾选合同和图像识别合同验证码，勾选RPA场景配置业务子模块，任务操作程序模块，复核任务操作过程及记录日志，对业务处理结果、记录业务处理结果，通过综合数据内网的邮件内网发邮件至用户，反馈结果；实现物资合同管理机器人通过客户端、综合数据内网邮件系统与用户实现人机交互;勾选下一场景业务。

4.根据权利要求1所述一种基于物资合同管理的机器人管理系统，其特征在于，所述RPA场景配置模块包括合同自动电子签章、月度支付申请自动提报、经济法律系统合同会签、合同文本智能修改和供应商服务中心业务系统订单入库信息自动更新共5个RPA场景业务子模块，各个RPA场景业务子模块对应各自不同的业务操作规则和操作账号。

5.根据权利要求1所述一种基于物资合同管理的机器人管理系统，其特征在于,所述日志记录包括正常操作、正常处理结果、系统报错、异常处理结果；该日志记录模块对操作机器人完成任务过程中的每一步操作都进行自动采集和记录，并存储在数据库中，导出到表格形成操作日志以及异常日志，提供日志查询和导出功能，并通过综合数据内网邮件系统发邮件至用户反馈结果。

6.一种基于物资合同管理的机器人管理系统的管理方法，其特征在于，包括如下步骤：

（1）用户通过客户端下达任务，上传任务清单；

（2）管理机器人接到任务，启动调度主程序,调度主程序包括：将任务拆包，放入计划池；管理机器人根据任务拆包的具体任务性质分类，调用操作机器人完成任务，

管理机器人和操作机器人部署在服务器上，服务器接入综合数据内网，使得机器人能够通过客户端、综合数据内网邮件系统与用户实现人机交互；管理机器人按照业务优先级进行排序，形成执行队列，即根据拆包的具体任务性质分类，通过RPA场景配置模块设计各个RPA场景业务界面；并按照执行队列调用操作机器人；对程序运行中遇到的异常情况进行处理和日志记录；所述管理机器人的调度主程序控制每个操作机器人的作业时间，根据业务安排，形成操作机器人弹性排班；每个独立的操作机器人处理各自独立业务，相互无干扰；

（3）操作机器人接到执行任务指令，接受任务及清单，按照管理机器人分配的任务，调用与任务对应RPA场景业务功能、按照清单进行业务操作、核对业务处理结果、记录业务处理结果，通过综合数据内网邮件系统发邮件至用户，反馈结果。

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