CN111666341A - 办公资产数据同步方法、装置及系统 - Google Patents

Abstract

本发明提供了办公资产数据同步方法、装置和系统，方法包括：从人力管理系统中获取并存储所述人力管理系统中的至少一位员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；从财务系统中获取并存储所述财务系统中的资产财务数据信息；从采购平台中获取并存储所述采购平台中的资产采购数据信息；从审批管理系统中获取并存储所述审批管理系统中的至少一个审批信息。本发明能够提高办公资产管理数据同步的效率。

Description

办公资产数据同步方法、装置及系统

技术领域

本发明涉及互联网通信技术领域，特别涉及办公资产数据同步装置、方法及系统。

背景技术

随着社会的进步，我国经济高速发展，各优质企业规模急剧扩张，管理的难度也越来越高，对办公资产数据的实时性要求也更高。

目前，办公资产数据通常通过纸质文件来记载，有部分软件实现了办公资产数字化管理，但缺少与其它系统的实时交互，在办公资产数据发生变化时，数据更新速度慢，容易导致数据同步不及时，无法保证数据的及时性，严重影响了办公资产数据管理的效率。

因此，需要一种装置来提高办公资产数据同步的效率。

发明内容

本发明实施例提供了办公资产数据同步装置、方法及系统，能提高办公资产数据同步的效率。

第一方面，本发明实施例提供办公资产数据同步方法，包括：

从人力管理系统中获取并存储所述人力管理系统中的至少一位员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；

从财务系统中获取并存储所述财务系统中的资产财务数据信息；

从采购平台中获取并存储所述采购平台中的资产采购数据信息；

从审批管理系统中获取并存储所述审批管理系统中的至少一个审批信息。

优选地，

还包括：从所述资产财务数据信息中确定每一位所述员工所使用的目标办公资产的资产信息；获取每一位所述员工的所述人员信息和其所在的办公部门的所述部门组织信息，确认并存储所述人员信息和所述部门组织信息和所述人员信息和所述目标资产信息的对应关系；在所述人员信息和所述部门组织信息更新后，对对应更新的所述人员信息对应的所述目标资产的所述对应关系进行更新。

优选地，

还包括：接收管理设备发送来的审批指令，解析所述审批指令中包含的申请用户信息和目标审批信息，确定所述申请用户信息是否有所述目标审批信息的审批权限，若是，允许所述用户信息对应的用户访问所述审批信息对应的审批信息。

优选地，

还包括：按照预设的统计周期，从所述资产财务数据信息中获取办公资产的库存信息，并向所述管理设备发送所述库存信息。

第二方面，本发明实施例提供了办公资产数据同步装置，包括：

人力数据模块、财务数据模块、采购数据模块和审批数据模块；

所述人力数据模块，用于从人力管理系统中获取并存储人力管理系统中的至少一位员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；

所述财务数据模块，用于获取并存储所述财务系统中的资产财务数据信息；

所述采购数据模块，用于获取并存储所述采购平台中的资产采购数据信息；

所述审批数据模块，用于获取并存储所述审批管理系统中的至少一个审批信息。

优选地，

所述财务数据模块，还用于：从所述资产财务数据信息中确定每一位所述员工所使用的目标办公资产的资产信息；获取每一位所述员工的所述人员信息和其所在的办公部门的所述部门组织信息，确认并存储所述人员信息和所述部门组织信息和所述人员信息和所述目标资产信息的对应关系；在人力数据模块中的所述人员信息和所述部门组织信息更新后，对对应更新的所述人员信息对应的所述目标资产的所述对应关系进行更新。

优选地，

所述审批数据模块，还用于：接收管理设备发送来的审批指令，解析所述审批指令中包含的申请用户信息和目标审批信息，确定所述申请用户信息是否有所述目标审批信息的审批权限，若是，允许所述用户信息对应的用户访问所述审批信息对应的审批信息。

优选地，

所述财务数据模块，还用于：按照预设的统计周期，从所述资产财务数据信息中获取办公资产的库存信息，并向所述管理设备发送所述库存信息。

第三方面，本发明实施例提供了办公资产数据同步系统，包括：权利要求5-8中任一所述的办公资产数据同步装置、人力管理系统、财务系统、采购平台和审批管理系统；

所述人力管理系统，用于存储至少一位员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；

所述财务系统，用于存储资产财务数据信息；

所述采购平台，用于存储资产采购数据信息；

所述审批管理系统，用于存储至少一个审批信息。

优选地，

还包括：管理设备；

所述管理设备，用于向所述办公资产数据同步装置的审批数据模块发送审批指令；用于接收所述办公资产数据同步装置的所述财务数据模块发送来的库存信息。

本发明实施例提供了办公资产数据同步方法、装置和系统，方法包括：从人力管理系统中获取并存储至少以为员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；从财务系统中获取并存储资产财务数据信息；从采购平台获取并存储资产采购数据信息；从审批管理系统获取并存储至少一个审批信息。如今公司进行办公资产数据的汇总是通过纸质形式，因此更新速度受限，在翻阅纸质文件时，其记载的数据很可能已经过期，如果需要更新，需要占用大量时间，通过本发明提供的方法，可以自动同步各系统的数据，实现了数据的集中管理和同步，实现了资产、人员和部门信息的紧密联动，为办公资产数据管理提供了实时数据，提高了办公资产数据同步的效率。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1是本发明一实施例提供的办公资产数据同步办法流程图；

图2是本发明一实施例提供的办公资产数据同步装置示意图；

图3是本发明一实施例提供的办公资产数据同步系统示意图。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例，基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动的前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

如图1所示，本发明实施例提供了办公资产数据同步办法，可以包括以下步骤：

步骤101：从人力管理系统中获取并存储人力管理系统中的至少一位员工的人员信息和员工所在的办公部门的部门组织信息；

步骤102：从财务系统中获取并存储财务系统中的资产财务数据信息；

步骤103：从采购平台中获取并存储采购平台中的资产采购数据信息；

步骤104：从审批管理系统中获取并存储审批管理系统中的至少一个审批信息。

具体来说，大数据以数据形式存储在云端，其中包含若干个分支数据库，如人力管理系统、财务系统、采购平台和审批管理系统，每个系统中保存着与其分类相关的实时数据，在线更新。通过调用大数据的通用接口，访问大数据，可以获取大数据的信息。通过集中数据管理和同步，实现了资产、人员和部门信息的紧密联动，与其他业务系统中的数据进行自动同步，提供实时数据。

举例来说，新人员入职时，从人力管理系统中同步该员工的详细信息，方便人力资源的相关人员或其他部门进行查看；通过财务系统获取资产的最新财务数据，为资产管理员进行资产管理过程中采购、分配、调拨、报废作数据支撑；从采购平台的数据为采购部门是否需要采购提供数据，或为财务信息维护提供数据；从审批管理系统中获取审批信息，进行在线审批，节省复杂的流程。

上述的资产信息维护是指办公资产的名称、数量、衡量办公资产标准量的单位(例如，台、张、架等)、设置位置等基本信息进行维护管理。例如，将办公资产1的原名称“办公桌”更改为“会议桌”。

在本发明一实施例中，办公资产数据同步方法还可以包括：从资产财务数据信息中确定每一位员工所使用的目标办公资产的资产信息；获取每一位员工的人员信息和其所在的办公部门的部门组织信息，确认并存储人员信息和部门组织信息和人员信息和目标资产信息的对应关系；在人员信息和部门组织信息更新后，对对应更新的人员信息对应的目标资产的对应关系进行更新。

具体来说，不同的员工所在的办公部门可能不同，不同的办公部门的名称、职能等部门组织信息可能不同，因此为了在员工发生变动时，及时变更发生变动的员工所关联的办公资产，可以通过同步人力管理系统中员工的人员信息和其对应的办公部门的部门组织信息，以更清楚地掌握企业员工动向；此外，同步办公资产的资产信息后，通过确定每位员工所关联的目标办公资产的资产信息，然后将每位员工的人员信息和其所在的办公部门的部门组织信息，与该员工的目标资产信息进行关联，确定具有关联的对应关系，即可在企业员工的发生变动时，基于发生变动的员工的人员信息对该员工所关联的对应关系进行及时更新，降低办公资产相关数据更新的延迟时间，并在管理员有查询需求时，基于更新后的信息生成资产报表，以为管理员提供最新的办公资产的相关数据。

在本发明一实施例中，方法还可以包括：接收管理设备发送来的审批指令，解析审批指令中包含的申请用户信息和目标审批信息，确定申请用户信息是否有目标审批信息的审批权限，若是，允许用户信息对应的用户访问审批信息对应的审批信息。

具体来说，由于审批信息一般具有一定的机密性，只有特定人员才能进行访问，因此需要增加鉴权步骤。在有用户需要获取审批信息时，需要先验证该用户的身份，查看其具有的权限是否能够访问该用户需要访问的审批信息，若具有权限，则允许该用户进行访问，并进行在线审批等操作，若不具有权限，则不允许该用户访问，提高了安全性。

在本发明一实施例中，该方法还可以包括：按照预设的统计周期，从资产财务数据信息中获取办公资产的库存信息，并向管理设备发送库存信息。

具体来说，管理员可以根据需求，设置的办公资产的统计周期，可以是1个月、1个季度或者1年，获取已入库的库存信息，包括消耗类资产和固定类资产，以确定存库的不同类别的办公资产的数量，了解企业办公资产的使用情况。消耗类资产包括但不限于：打印耗材、开关灯具和工装器材等办公资产。固定类资产包括但不限于：电脑、打印机、办公桌椅和电子电器等办公资产。通过定时发送库存信息，使负责库存管理的工作人员及时了解资产的情况，便于进行及时的采购；在有员工离职时，其关联的办公资产会回到库存中，通过查看库存信息也可以了解这些回到库存中的办公资产的去向。

为了使本发明的作用更加清楚，下面列举几个例子阐述本发明的使用场景及作用：

1、人员入职并领用资产后，部门资产管理员可以实时掌握部门资产的增加信息。

2、财务系统根据资产的归属部门，自动进行资产折旧等业务核算。

3、资产领用变更时，资产信息自动同步至财务系统，进行财务数据同步。

4、人员离职时，该人员的资产信息自动推送到人力系统中，办理人员可以实时掌握该回收的资产信息。

如图2所示，本发明一实施例提供了办公资产数据同步装置，包括：

人力数据模块201、财务数据模块202、采购数据模块203和审批数据模块204；

人力数据模块201，用于从人力管理系统中获取并存储人力管理系统中的至少一位员工的人员信息和员工所在的办公部门的部门组织信息；

财务数据模块202，用于获取并存储财务系统中的资产财务数据信息；

采购数据模块203，用于获取并存储采购平台中的资产采购数据信息；

审批数据模块204，用于获取并存储审批管理系统中的至少一个审批信息。

在本发明一实施例中，财务数据模块202还用于：从资产财务数据信息中确定每一位员工所使用的目标办公资产的资产信息；获取每一位员工的人员信息和其所在的办公部门的部门组织信息，确认并存储人员信息和部门组织信息和人员信息和目标资产信息的对应关系；在人力数据模块中的人员信息和部门组织信息更新后，对对应更新的人员信息对应的目标资产的对应关系进行更新。

在本发明一实施例中，审批数据模块204，还用于：接收管理设备发送来的审批指令，解析审批指令中包含的申请用户信息和目标审批信息，确定申请用户信息是否有目标审批信息的审批权限，若是，允许用户信息对应的用户访问审批信息对应的审批信息。

在本发明一实施例中，财务数据模块202，还用于：按照预设的统计周期，从资产财务数据信息中获取办公资产的库存信息，并向管理设备发送库存信息。

上述装置内的各模块之间的信息交互、执行过程等内容，由于与本发明方法实施例基于同一构思，具体内容可参见本发明方法实施例中的叙述，此处不再赘述。

如图3所示，本发明一实施例提供了办公资产数据同步系统，包括：上述任一实施例提供的办公资产数据同步装置301、人力管理系统302、财务系统303、采购平台304和审批管理系统305。

人力管理系统302，用于存储至少一位员工的人员信息和员工所在的办公部门的部门组织信息；

财务系统303，用于存储资产财务数据信息；

采购平台304，用于存储资产采购数据信息；

审批管理系统305，用于存储至少一个审批信息。

具体来说，人力管理系统、财务系统、采购平台和审批管理系统是保存在大数据总数据库中的分支数据库，通过大数据存储数据的通用接口连接办公资产数据同步装置。

为了便于管理和查看数据，在本发明一实施例中，还可以包括管理设备；

管理设备，用于向办公资产数据同步装置的审批数据模块发送审批指令；用于接收办公资产数据同步装置的财务数据模块发送来的库存信息。

具体来说，有领用、借用、退还、变更领用人、资产报废处理等需求的人员可以通过管理设备中的客户端或者网页进行业务操作方便有办公资产管理需求的人员进行办公资产管理，还可以便管理员对办公资产的管理，使得办公资产的领用、借用、退还、变更领用人、资产报废处置等管理更方便快捷。

本发明各个实施例至少具有如下有益效果：

1、在本发明实施例中，可以自动同步各系统的数据，实现了数据的集中管理和同步，实现了资产、人员和部门信息的紧密联动，为办公资产数据管理提供了实时数据，提高了办公资产数据同步的效率。

2、在本发明实施例中，可以进行周期性数据统计提高了资产管理工作中盘点工作的及时性和有效性。

3、在本发明实施例中，通过设置权限管理，使审批数据文件只能被具有访问权限的用户获取，提高了安全性。

4、在本发明实施例中，通过标准的系统接口，与人力管理系统进行数据同步获取组织部门信息及人员信息数据，可以使系统的部门组织信息和人员信息数据与企业最新数据同步更新；通过获取财务系统资产的最新财务数据，为资产管理员进行资产管理过程中采购、分配、调拨、报废作数据支撑；通过获取采购平台各企业的采购数据，及时提醒资产管理员进行资产维护。

5、在本发明实施例中，有领用、借用、退还、变更领用人、资产报废处理等需求的人员可以通过管理设备中的客户端或者网页进行业务操作方便有办公资产管理需求的人员进行办公资产管理，还可以便管理员对办公资产的管理，使得办公资产的领用、借用、退还、变更领用人、资产报废处置等管理更方便快捷。

需要说明的是，上述各流程和各系统结构图中不是所有的步骤和模块都是必须的，可以根据实际的需要忽略某些步骤或模块。各步骤的执行顺序不是固定的，可以根据需要进行调整。上述各实施例中描述的系统结构可以是物理结构，也可以是逻辑结构，即，有些模块可能由同一物理实体实现，或者，有些模块可能分由多个物理实体实现，或者，可以由多个独立设备中的某些部件共同实现。

以上各实施例中，硬件单元可以通过机械方式或电气方式实现。例如，一个硬件单元可以包括永久性专用的电路或逻辑(如专门的处理器，FPGA或ASIC)来完成相应操作。硬件单元还可以包括可编程逻辑或电路(如通用处理器或其它可编程处理器)，可以由软件进行临时的设置以完成相应操作。具体的实现方式(机械方式、或专用的永久性电路、或者临时设置的电路)可以基于成本和时间上的考虑来确定。

上文通过附图和优选实施例对本发明进行了详细展示和说明，然而本发明不限于这些已揭示的实施例，基与上述多个实施例本领域技术人员可以知晓，可以组合上述不同实施例中的代码审核手段得到本发明更多的实施例，这些实施例也在本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.办公资产数据同步方法，其特征在于，包括：

从人力管理系统中获取并存储所述人力管理系统中的至少一位员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；

从财务系统中获取并存储所述财务系统中的资产财务数据信息；

从采购平台中获取并存储所述采购平台中的资产采购数据信息；

从审批管理系统中获取并存储所述审批管理系统中的至少一个审批信息。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，

进一步包括：从所述资产财务数据信息中确定每一位所述员工所使用的目标办公资产的资产信息；获取每一位所述员工的所述人员信息和其所在的办公部门的所述部门组织信息，确认并存储所述人员信息和所述部门组织信息和所述人员信息和所述目标资产信息的对应关系；在所述人员信息和所述部门组织信息更新后，对对应更新的所述人员信息对应的所述目标资产的所述对应关系进行更新。

3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，

进一步包括：接收管理设备发送来的审批指令，解析所述审批指令中包含的申请用户信息和目标审批信息，确定所述申请用户信息是否有所述目标审批信息的审批权限，若是，允许所述用户信息对应的用户访问所述审批信息对应的审批信息。

4.根据权利要求1-3中任一所述的方法，其特征在于，

进一步包括：按照预设的统计周期，从所述资产财务数据信息中获取办公资产的库存信息，并向所述管理设备发送所述库存信息。

5.办公资产数据同步装置，其特征在于，包括：

人力数据模块、财务数据模块、采购数据模块和审批数据模块；

所述人力数据模块，用于从人力管理系统中获取并存储人力管理系统中的至少一位员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；

所述财务数据模块，用于获取并存储所述财务系统中的资产财务数据信息；

所述采购数据模块，用于获取并存储所述采购平台中的资产采购数据信息；

所述审批数据模块，用于获取并存储所述审批管理系统中的至少一个审批信息。

6.根据权利要求5所述的装置，其特征在于，

所述财务数据模块，还用于：从所述资产财务数据信息中确定每一位所述员工所使用的目标办公资产的资产信息；获取每一位所述员工的所述人员信息和其所在的办公部门的所述部门组织信息，确认并存储所述人员信息和所述部门组织信息和所述人员信息和所述目标资产信息的对应关系；在人力数据模块中的所述人员信息和所述部门组织信息更新后，对对应更新的所述人员信息对应的所述目标资产的所述对应关系进行更新。

7.根据权利要求5所述的装置，其特征在于，

所述审批数据模块，还用于：接收管理设备发送来的审批指令，解析所述审批指令中包含的申请用户信息和目标审批信息，确定所述申请用户信息是否有所述目标审批信息的审批权限，若是，允许所述用户信息对应的用户访问所述审批信息对应的审批信息。

8.根据权利要求5-7中任一所述的装置，其特征在于，

所述财务数据模块，还用于：按照预设的统计周期，从所述资产财务数据信息中获取办公资产的库存信息，并向所述管理设备发送所述库存信息。

9.办公资产数据同步系统，其特征在于，包括：权利要求5-8中任一所述的办公资产数据同步装置、人力管理系统、财务系统、采购平台和审批管理系统；

所述人力管理系统，用于存储至少一位员工的人员信息和所述员工所在的办公部门的部门组织信息；

所述财务系统，用于存储资产财务数据信息；

所述采购平台，用于存储资产采购数据信息；

所述审批管理系统，用于存储至少一个审批信息。

10.根据权利要求9所述的系统，其特征在于，

还包括：管理设备；

所述管理设备，用于向所述办公资产数据同步装置的审批数据模块发送审批指令；用于接收所述办公资产数据同步装置的所述财务数据模块发送来的库存信息。

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