CN111652599A

CN111652599A - 一种会议管理系统

Info

Publication number: CN111652599A
Application number: CN202010686602.2A
Authority: CN
Inventors: 钱煜; 王肇宇; 张艳; 赵坤; 张翔
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2020-07-16
Filing date: 2020-07-16
Publication date: 2020-09-11

Abstract

本发明公开了一种会议管理系统，利用在线流程功能串接会议申请、会议发布、会议通知、会议准备等业务环节，调用微信接口，实现会议的自动通知发送，通过与各会议硬件后台应用接口的集成，实现会议电子门牌、与会人员电子桌牌等硬件的信息更新与自动准备。由此，本发明的会议管理系统规范会议的申报与准备工作，提高了工作效率，自动更新如电子门牌、电子桌牌及会议室内显示屏等的显示内容，无需会务人员额外打印桌牌，单独更新电子门牌和显示屏显示内容等，提高了工作效率。

Description

一种会议管理系统

技术领域

本发明涉及信息传递领域，尤其涉及一种会议管理系统。

背景技术

会议是行政管理过程中的一种重要途径，是企业各管理领域与各业务环节中的重要决策活动内容之一；随着经济发展的不断加快，企业需要处理的事物变得越来越多，需要作出的决断也越来越多，这导致了企业管理过程中需要召开越来越多的会议。

而传统的会议模式，需要提前拟定会议主题、会议时间、会议地点外，还需要通过电话、邮件、公告等形式通知到参加会议的人员，并告知其会议主题以及其需要准备的资料，还需要会议组织方提前打印与会人员名单、桌牌、并在会议当天更新会议室内的相关电子显示装置的显示内容等等，需要做的很多很多琐碎的工作，这大大增加了会议的成本，所以如何使会议的召开更佳迅捷化、便利化，如何减小会议中非必要的人员、时间消耗成了本领域技术人员急需解决的问题。

发明内容

本发明所要解决的技术问题是：提供一种会议管理系统。

为解决上述技术问题，本发明所采用的技术方案是：

一种会议管理系统，基于B/S架构，包括基础数据模块、预定请求模块、管理决策模块、通知发布模块、信息查询模块、API接口模块、人机交互界面。

所述基础数据模块储存并可重新定义各个会议室的信息及各会议室内的会议硬件设备信息，所述会议室信息包括会议室的位置、编号、名称、配套功能、容纳人数、会议服务人员，所述会议硬件设备信息包括电子桌牌的编号及其显示内容、电子门牌的编号及其显示内容、IP地址等信息。

所述预定请求模块用于生成第一资源信息，并将所述第一资源信息发送给所述管理决策模块，所述第一资源信息包括至少一个会议要素，所述会议要素包括会议时间、会议类型、会议地点、参会人员；

接收所述管理决策模块反馈回来的与所述第一资源信息匹配的至少一个会议资源信息，并通过人机交互界面予以展示；根据用户选择的会议资源，生成会议资源预定请求信息并发送给所述管理决策模块，所述会议资源预定请求信息包括会议日期、会议时间、参会人数、会议主持、会议主题、会议日程与会务需求。

所述通知发布模块，用于向与会人员、会议服务器人员、部门负责人发送提示信息。

所述API接口模块用于与各会议室内的各种会议硬件设备进行信息通讯。

所述管理决策模块用于根据预定请求模块发来的第一资源信息，从所述基础数据模块中匹配合适的会议资源信息并反馈给所述预定请求模块；

用于根据所述预定请求模块发来的会议资源预定请求信息，启动会议审批流程；

用于根据会议资源预定请求信息调用所述通知发布模块向相关人员发送提醒信息；

用于待会议资源预定请求信息被审批通过后，更新所述基础数据模块内相应会议资源的状态、通过所述API接口模块更新相应会议室内各会议硬件设备信息；

所述人机交互界面用于接受用户录入的信息或者向用户展示信息。

与现有技术相比，本发明具有如下技术效果：

1、通过本系统实现了会议申请、会议通知、会议发布、会议准备的自动化业务流程，规范会议的申报与准备工作，提高了工作效率；

2、基于线上审批流程及自动、高效的消息提醒，实现了会议信息的高效传达，无需会务人员逐个电话通知或者以邮件、公告形式通知，传达迅速、准确；

3、与会议室内各类硬件设施实现联网，当会议审批通过后，自动更新如电子门牌、电子桌牌及会议室内显示屏等的显示内容，无需会务人员额外打印桌牌，单独更新电子门牌和显示屏显示内容等，提高了工作效率，避免了人工准备可能出现的错误。

在上述技术方案的基础上，本发明还可以做如下改进。

优选地，所述预定请求模块还用于向所述管理决策模块发起取消预订会议的请求，所述管理决策模块收到取消预订会议的请求后，调用所述通知发布模块向相关审批人员发送审批提醒信息，待所述取消预订会议的请求被审批通过后，向会议相关人员发送会议取消提醒信息，并更新所述基础数据模块内相应会议资源的状态、通过所述API接口模块更新相应会议室内各会议硬件设备信息。

采用上述进一步方案的有益效果是，流程更加完备，可以实现已预订会议资源的取消工作。

优选地，还包括信息查询模块，所述信息查询模块用于根据用户录入的至少一个会议要素，查询所述基础数据模块内匹配的会议资源信息的状态，并通过人机交互界面予以显示。

采用上述进一步方案的有益效果是，提供直观可信的会议室状态查询平台，合理安排会议避免日程冲突；

优选地，所述通知发布模块通过微信接口将提醒信息发送到相关人员的微信上。

采用上述进一步方案的有益效果是，及时提醒与会人员参会，一定程度上规避人员迟到问题；

附图说明

图1为本发明的会议管理系统的结构示意图；

在附图中，各标号所表示的部件名称列表如下：

1、基础数据模块；2、预订请求模块；3、管理决策模块；4、通知发布模块；5、信息查询模块；6、API接口模块；7、人机交互界面。

具体实施方式

以下结合附图对本发明的原理和特征进行描述，所举实例只用于解释本发明，并非用于限定本发明的范围。

请参照图1所示，其为本发明的会议管理系统的结构示意图。系统整体采用B/S架构，终端无需单独安装客户端，打开浏览器，访问业务站点登录验证后便可进行业务操作；

系统包括：基础数据模块1、预定请求模块2、管理决策模块3、通知发布模块4、信息查询模块5、API接口模块6、人机交互界面7，各模块为会议组织召开相关的人群提供不同的操作界面：

基础数据模块为会议管理人员提供会议室及会议硬件设备信息的维护功能，可以定义各个会议室的编号、名称、配套功能(是否具有投影功能，是否有大屏幕等)、容纳人数、会议服务人员，可以定义各个电子桌牌的显示内容、电子门牌的显示内容、IP地址、对应会议室等信息。

预定请求模块根据所述项目会议的制定计划生成第一资源信息，向管理决策模块发送所述第一资源信息；其中，所述第一资源信息包括所述项目会议的制定计划中的至少一个会议要素，如会议类型、会议地点、参会人员等；接收所述管理决策模块发送的与所述第一资源信息匹配的至少一个会议资源信息，并呈现所述至少一个会议资源信息，等待用户进行选择确认。

根据用户的选择，为会议申请人提供会议的预定、取消申请操作界面和提交启动申请审批流程，会议申请人在会议预定功能发起预定申请，填写会议日期、参会人数、会议日期与时间、会议主持、会议主题、会议日程与会务需求后，点击查看会议室按钮可以了解当前所有会议室的预定与使用情况，在会议地点处选择对应会议室后，生成具体的会议资源预定请求信息，将会议资源预定请求信息提交给管理决策模块。

管理决策模块根据会议资源预定请求信息中涉及的相关人员，调用通知发布模块向相关审批人员发送提醒信息，会议资源预定请求信息经会议申请人部门负责人批准后，管理决策模块将请求发送至对应会议室的会议服务人员，会议服务人员查看并确认会议需求后，按照要求准备会议，完成后提交反馈。

若申请人需要将已预订的会议进行取消，则可以在此模块中选择会议取消功能，选择需要取消的会议，点击提交，经批准后，管理决策模块会将流程发送至会议服务人员。

通知发布模块，用于根据管理决策模块的指令，向所述参会人员发送会议通知信息。

所述API接口模块与其他系统如OA(Office Automation，办公自动化)系统进行员工名录集成，当会议预订、取消流程发起申请或审批完成后，管理决策模块均会调用通知发布模块向与会人员、会与服务器人员、部门负责人的企业微信端发送会议提示信息；

与此同时，系统提供会议日程的发布功能，可以根据会议室、与会人员、主持人员等维护记性检索查询，与会人员、会与服务器人员、申请人均可以通过日程发布功能，了解与会信息。

当会议申请审批通过后，系统会调用API接口向会议室各类硬件如电子桌牌、电子门牌等的后台系统写入会议相关的设置信息，如电子桌牌的与会人名、电子门牌的会议日程的解锁时间等，无需工作人员单独更新设置。

以上所述仅为本发明的较佳实施例，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims

1.一种会议管理系统，其特征在于，基于B/S架构，包括基础数据模块、预定请求模块、管理决策模块、通知发布模块、信息查询模块、API接口模块、人机交互界面；

所述基础数据模块储存并可重新定义各个会议室的信息及各会议室内的会议硬件设备信息；

所述预定请求模块用于生成第一资源信息，并发送给所述管理决策模块，所述第一资源信息包括至少一个会议要素；接收所述管理决策模块反馈回来的会议资源信息，通过人机交互界面予以展示；根据用户选择的会议资源，生成会议资源预定请求信息并发送给所述管理决策模块；

所述通知发布模块，用于向与会人员、会议服务器人员、部门负责人发送提示信息；

所述API接口模块用于与各会议室内的各种会议硬件设备进行信息通讯；

所述管理决策模块用于根据预定请求模块发来的第一资源信息，从所述基础数据模块中匹配合适的会议资源信息并反馈给所述预定请求模块；用于根据所述预定请求模块发来的会议资源预定请求信息，启动会议审批流程；用于调用所述通知发布模块向相关人员发送提醒信息；用于待会议资源预定请求信息被审批通过后，更新所述基础数据模块内相应会议资源的状态、通过所述API接口模块更新相应会议室内各会议硬件设备信息；

2.根据权利要求1所述的会议管理系统，其特征在于，所述预定请求模块还用于向所述管理决策模块发起取消预订会议的请求，所述管理决策模块收到取消预订会议的请求后，调用所述通知发布模块向相关审批人员发送审批提醒信息，待所述取消预订会议的请求被审批通过后，向会议相关人员发送会议取消提醒信息，并更新所述基础数据模块内相应会议资源的状态、通过所述API接口模块更新相应会议室内各会议硬件设备信息。

3.根据权利要求1或2所述的会议管理系统，其特征在于，还包括信息查询模块，所述信息查询模块用于根据用户录入的至少一个会议要素，查询所述基础数据模块内匹配的会议资源信息的状态，并通过人机交互界面予以显示。

4.根据权利要求1或2所述的会议管理系统，其特征在于，所述通知发布模块通过微信接口将提醒信息发送到相关人员的微信上。

5.根据权利要求1或2所述的会议管理系统，其特征在于，所述会议室信息包括会议室的位置、编号、名称、配套功能、容纳人数、会议服务人员，所述会议硬件设备信息包括电子桌牌的编号及其显示内容、电子门牌的编号及其显示内容、IP地址信息；所述会议要素包括会议时间、会议类型、会议地点、参会人员；所述会议资源预定请求信息包括会议日期、会议时间、参会人数、会议主持、会议主题、会议日程与会务需求。