CN110555410A - 一种自动化纸件档案数字化方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种自动化纸件档案数字化方法。提供了一种纸件自动数字化的方法，将纸件档案逐页的扫描，并保存成带有文本格式的文件，节省了保存所需的存储空间。且文件柜由计算机自动控制，一经放入，不能私自打开和调整，提高了文档的保密性；在使用时单独打印，而打印后的文件还可以回收各个使用者的标记，并将标记统一保存在一个文件中。回收后的副本可以让使用者继续使用。并且可以多次回收；还提供了一种自动化扫描的扫描部，其自动将纸件逐页的扫描，且不必翻页，不必翻折，不会破坏纸件的质地，尤其适合年代久远的纸件档案，扫描后还可以自动堆叠；此外，本发明还涉及背景板的选择，背景板根据纸张的颜色可以选择和替换提高了扫描的精度。

Description

一种自动化纸件档案数字化方法

技术领域

本发明涉及档案管理领域，尤其涉及一种自动化纸件档案数字化方法。

背景技术

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

申请号：201810226005.4提供了一种档案数字化管理系统，包括档案分级共享单元、档案管理应用单元和数据库单元；档案分级共享单元对访问人员权限分配、身份认证和档案扫描；档案管理应用单元用于对档案的分级控制和加密并储存至数据库单元。当档案被查询到需要打印时，系统会将档案和水印同时打印，保障了档案的唯一性、合法性和真实性，并对访问者身份的不同，对档案管理系统的访问权限进行分级管理，有效的调高了档案的保密性。其仅涉及对于档案权限的管理，实际没有对纸件档案如何转化提供方案。

申请号：201810894312.X一种档案数字化加工装置，包括底板、档案处理装置和档案检查装置；通过设置纸张压紧装置和档案固定装置，减少档案扫描时因为人为固定而产生的晃动，使正在扫描的纸张保持平整，提高扫描精确度。然而其扫描不能实现自动化。

目前档案的自动化扫描和数字化是非常难以解决的问题，尤其针对一些年代久远的档案，首先其多为手写档案，难以转化成文本；且其纸张已经陈旧，不能弯折，非常容易损坏。

发明内容

针对上述内容，为解决上述问题，提供一种自动化纸件档案数字化方法，使用档案数字化管理系统：档案数字化管理系统包括计算机、扫描-打印机、电子档案柜；计算机连接扫描-打印机和电子档案柜；

扫描-打印机包括自动化扫描部和自动化打印部；

自动化纸件档案数字化方法包括如下步骤：

步骤一、纸件档案的扫描

利用扫描-打印机对纸件档案进行自动化的扫描，所述扫描部包括自动进纸台、往复扫描台、自动堆叠台；自动进纸台自动将纸件档案逐张送入往复扫描台，往复扫描台将纸件档案进行双面扫描；自动堆叠台将扫描后的纸件档案自动堆叠；扫描-打印机将扫描的结果发送至计算机；

步骤二、纸件档案的数字化识别

计算机内存储有多种字体数据，计算机收集扫描-打印机发送的扫描图像数据，并对扫描图像数据进行自动化字体识别，建立识别图像数据，识别图像数据的内容包括对象类型和对象位置；对象类型包括文本和图形；

如果识别出扫描图像数据中某一位置包括某一字体的文本，则将该识别的字体的文本保存在识别图像数据中，并在识别图像数据中建立对应位置的文本类对象；对于扫描图像数据中不能被识别为文本类对象的位置，将对应位置的识别图像数据进行裁剪，保存在识别图像数据中，并在识别图像数据中建立对应位置的图形类对象；

步骤三、纸件档案的数字化校准

计算机将识别图像数据和扫描图像数据同时显示在显示器上，并提供修改功能，供校准人员进行校准；校准合格后的识别图像数据保存于计算机的数据库中，对应的扫描图像数据被压缩后保存；校准过程中计算机自动分配纸件档案在电子档案柜的保存位置；每个保存位置具有单独的开口，开口设置有计算机控制的门；

步骤四、副本档案的打印

需要使用打印副本档案时，计算机控制扫描-打印机打印所需的档案，并在每一页的边缘位置打印出唯一的二维码；可以打印多份副本档案；

步骤五、副本档案的数字化回收

将使用完的多份打印的副本档案逐份放置于扫描-打印机的自动进纸台，扫描-打印机逐页进行扫描，将扫描后的结果发送至计算机；

计算机将扫描后的结果同原始档案的图像进行比较，识别出进行标记和修改的位置，并每一份的副本档案编号和标记、修改的位置处的图像进行保存；

计算机将对应同一个识别图像数据的从多份打印副本档案中保存的编号和标记、修改的图像保存于该档案的识别图像数据中。

扫描-打印机的扫描部包括自动进纸台、往复扫描台、自动堆叠台；

自动进纸台包括进纸托板和进纸辊，进纸辊利用其表面的摩擦力将堆叠的纸质档案逐页送入往复扫描台；

往复扫描台包括一顶部扫描头，顶部扫描头下方设置第一玻璃板，顶部扫描头设置在远离自动进纸台的一侧；第一玻璃板为无色透明材质，第一玻璃板下方设置有第二玻璃板；第二玻璃板也是无色透明材质制成；第一玻璃板和第二玻璃板之间具有扫描间隙，扫描间隙可以使得纸件档案逐页的通过；

第二玻璃板下方设置有底部扫描头，底部扫描头安装于一个能够在自动进纸台和自动堆叠台之间往复运动的驱动机构上，且驱动机构可以上下运动；第二玻璃板设置有平行于纸件档案运动方向的槽孔；驱动机构设置有可以伸出第二玻璃板槽孔的凸块；凸块用于在驱动机构往复运动是抵住纸件档案，并将纸质档案从往复扫描台移动到自动堆叠台；自动堆叠台设置在往复扫描部的出口外侧；

使用时，自动进纸台将纸件档案逐页送至往复扫描台，往复扫描台的驱动机构下移不接触纸件档案，驱动机构带动底部扫描头从远离自动进纸台的位置向靠近自动进纸台的位置运动对纸件档案进行扫描；并自动判断扫描结果是否清晰；如果不清晰则重复扫描，直至清晰为止；

驱动机构上移，抵住纸件档案，驱动机构带动底部扫描头从靠近自动进纸台的位置向远离自动进纸台的位置运动，将纸件档案送出往复扫描部，同时顶部扫描头对纸件档案的上表面进行扫描；并自动判断扫描结果是否清晰；如果不清晰则驱动机构将纸件带回重复扫描，直至清晰为止；

驱动机构下移，松开纸件档案，纸件档案落入自动堆叠台。

顶部扫描头的上部和底部扫描头的下部背景为绿色，方便计算机进行抠图。

本发明的有益效果为：

本发明提供了一种纸件自动数字化的方法，将纸件档案逐页的扫描，并保存成带有文本格式的文件，节省了保存所需的存储空间。且文件柜由计算机自动控制，一经放入，不能私自打开和调整，提高了文档的保密性；在使用时单独打印，而打印后的文件还可以回收各个使用者的标记，并将标记统一保存在一个文件中。回收后的副本可以让使用者继续使用。并且可以多次回收；

本发明还提供了一种自动化扫描的扫描部，其自动将纸件逐页的扫描，且不必翻页，不必翻折，不会破坏纸件的质地，尤其适合年代久远的纸件档案，扫描后还可以自动堆叠；此外，本发明还涉及背景板的选择，背景板根据纸张的颜色可以选择和替换提高了扫描的精度。

附图说明

被包括来提供对所公开主题的进一步认识的附图，将被并入此说明书并构成该说明书的一部分。附图也阐明了所公开主题的实现，以及连同详细描述一起用于解释所公开主题的实现原则。没有尝试对所公开主题的基本理解及其多种实践方式展示超过需要的结构细节。

图1为本发明整体结构示意图；

图2为本发明扫描部的结构示意图；

图3为本发明数字化回收的示意图。

具体实施方式

本发明的优点、特征以及达成所述目的的方法通过附图及后续的详细说明将会明确。

结合图1-3，提供一种自动化纸件档案数字化方法，使用档案数字化管理系统：档案数字化管理系统包括计算机1、扫描-打印机2、电子档案柜3；计算机1连接扫描-打印机2和电子档案柜3；

扫描-打印机2包括自动化扫描部和自动化打印部；

自动化纸件档案数字化方法包括如下步骤：

步骤一、纸件档案的扫描

利用扫描-打印机2对纸件档案进行自动化的扫描，所述扫描部包括自动进纸台、往复扫描台、自动堆叠台28；自动进纸台自动将纸件档案逐张送入往复扫描台，往复扫描台将纸件档案进行双面扫描；自动堆叠台28将扫描后的纸件档案自动堆叠；扫描-打印机2将扫描的结果发送至计算机1；

步骤二、纸件档案的数字化识别

计算机1内存储有多种字体数据，计算机1收集扫描-打印机2发送的扫描图像数据，并对扫描图像数据进行自动化字体识别，建立识别图像数据，识别图像数据的内容包括对象类型和对象位置；对象类型包括文本和图形；

如果识别出扫描图像数据中某一位置包括某一字体的文本，则将该识别的字体的文本保存在识别图像数据中，并在识别图像数据中建立对应位置的文本类对象；对于扫描图像数据中不能被识别为文本类对象的位置，将对应位置的识别图像数据进行裁剪，保存在识别图像数据中，并在识别图像数据中建立对应位置的图形类对象；

步骤三、纸件档案的数字化校准

计算机1将识别图像数据和扫描图像数据同时显示在显示器上，并提供修改功能，供校准人员进行校准；校准合格后的识别图像数据保存于计算机1的数据库中，对应的扫描图像数据被压缩后保存；校准过程中计算机1自动分配纸件档案在电子档案柜3的保存位置；每个保存位置具有单独的开口，开口设置有计算机1控制的门；

步骤四、副本档案的打印

需要使用打印副本档案时，计算机1控制扫描-打印机2打印所需的档案，并在每一页的边缘位置打印出唯一的二维码；可以打印多份副本档案；

步骤五、副本档案的数字化回收

将使用完的多份打印的副本档案逐份放置于扫描-打印机2的自动进纸台，扫描-打印机2逐页进行扫描，将扫描后的结果发送至计算机1；

计算机1将扫描后的结果同原始档案的图像进行比较，识别出进行标记和修改的位置，并每一份的副本档案编号和标记、修改的位置处的图像进行保存；

计算机1将对应同一个识别图像数据的从多份打印副本档案中保存的编号和标记、修改的图像保存于该档案的识别图像数据中。

扫描-打印机2的扫描部包括自动进纸台、往复扫描台、自动堆叠台28；

自动进纸台包括进纸托板21和进纸辊22，进纸辊22利用其表面的摩擦力将堆叠的纸质档案逐页送入往复扫描台；

往复扫描台包括一顶部扫描头23，顶部扫描头23下方设置第一玻璃板24，顶部扫描头23设置在远离自动进纸台的一侧；第一玻璃板24为无色透明材质，第一玻璃板24下方设置有第二玻璃板25；第二玻璃板25也是无色透明材质制成；第一玻璃板24和第二玻璃板25之间具有扫描间隙，扫描间隙可以使得纸件档案逐页的通过；

第二玻璃板25下方设置有底部扫描头26，底部扫描头26安装于一个能够在自动进纸台和自动堆叠台28之间往复运动的驱动机构27上，且驱动机构27可以上下运动；第二玻璃板25设置有平行于纸件档案运动方向的槽孔；驱动机构27设置有可以伸出第二玻璃板25槽孔的凸块；凸块用于在驱动机构27往复运动是抵住纸件档案，并将纸质档案从往复扫描台移动到自动堆叠台28；自动堆叠台28设置在往复扫描部的出口外侧；

使用时，自动进纸台将纸件档案逐页送至往复扫描台，往复扫描台的驱动机构27下移不接触纸件档案，驱动机构27带动底部扫描头26从远离自动进纸台的位置向靠近自动进纸台的位置运动对纸件档案进行扫描；并自动判断扫描结果是否清晰；如果不清晰则重复扫描，直至清晰为止；

驱动机构27上移，抵住纸件档案，驱动机构27带动底部扫描头26从靠近自动进纸台的位置向远离自动进纸台的位置运动，将纸件档案送出往复扫描部，同时顶部扫描头23对纸件档案的上表面进行扫描；并自动判断扫描结果是否清晰；如果不清晰则驱动机构27将纸件带回重复扫描，直至清晰为止；

驱动机构27下移，松开纸件档案，纸件档案落入自动堆叠台28。

顶部扫描头23的上部和底部扫描头26的下部背景为绿色，方便计算机1进行抠图。

顶部扫描头23的上部和底部扫描头26的下部背景为可拆卸的背景板，其背景的颜色可以根据需要进行调换，一般针对黑白纸件档案进行扫描时，其背景板选择绿色；当针对彩色纸件档案进行扫描时，背景板选择和纸的RGB色彩空间距离最大的背景板颜色。

以上所述，仅为本发明的优选实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护范围应以所述权利要求的保护范围为准。

Claims (3)

1.一种自动化纸件档案数字化方法，其特征在于使用档案数字化管理系统：档案数字化管理系统包括计算机（1）、扫描-打印机（2）、电子档案柜（3）；计算机（1）连接扫描-打印机（2）和电子档案柜（3）；

扫描-打印机（2）包括自动化扫描部和自动化打印部；

自动化纸件档案数字化方法包括如下步骤：

步骤一、纸件档案的扫描

利用扫描-打印机（2）对纸件档案进行自动化的扫描，所述扫描部包括自动进纸台、往复扫描台、自动堆叠台（28）；自动进纸台自动将纸件档案逐张送入往复扫描台，往复扫描台将纸件档案进行双面扫描；自动堆叠台（28）将扫描后的纸件档案自动堆叠；扫描-打印机（2）将扫描的结果发送至计算机（1）；

步骤二、纸件档案的数字化识别

计算机（1）内存储有多种字体数据，计算机（1）收集扫描-打印机（2）发送的扫描图像数据，并对扫描图像数据进行自动化字体识别，建立识别图像数据，识别图像数据的内容包括对象类型和对象位置；对象类型包括文本和图形；

如果识别出扫描图像数据中某一位置包括某一字体的文本，则将该识别的字体的文本保存在识别图像数据中，并在识别图像数据中建立对应位置的文本类对象；对于扫描图像数据中不能被识别为文本类对象的位置，将对应位置的识别图像数据进行裁剪，保存在识别图像数据中，并在识别图像数据中建立对应位置的图形类对象；

步骤三、纸件档案的数字化校准

计算机（1）将识别图像数据和扫描图像数据同时显示在显示器上，并提供修改功能，供校准人员进行校准；校准合格后的识别图像数据保存于计算机（1）的数据库中，对应的扫描图像数据被压缩后保存；校准过程中计算机（1）自动分配纸件档案在电子档案柜（3）的保存位置；每个保存位置具有单独的开口，开口设置有计算机（1）控制的门；

步骤四、副本档案的打印

需要使用打印副本档案时，计算机（1）控制扫描-打印机（2）打印所需的档案，并在每一页的边缘位置打印出唯一的二维码；可以打印多份副本档案；

步骤五、副本档案的数字化回收

将使用完的多份打印的副本档案逐份放置于扫描-打印机（2）的自动进纸台，扫描-打印机（2）逐页进行扫描，将扫描后的结果发送至计算机（1）；

计算机（1）将扫描后的结果同原始档案的图像进行比较，识别出进行标记和修改的位置，并每一份的副本档案编号和标记、修改的位置处的图像进行保存；

计算机（1）将对应同一个识别图像数据的从多份打印副本档案中保存的编号和标记、修改的图像保存于该档案的识别图像数据中。

2.根据权利要求1所述的一种自动化纸件档案数字化方法，其特征在于：

扫描-打印机（2）的扫描部包括自动进纸台、往复扫描台、自动堆叠台（28）；

自动进纸台包括进纸托板（21）和进纸辊（22），进纸辊（22）利用其表面的摩擦力将堆叠的纸质档案逐页送入往复扫描台；

往复扫描台包括一顶部扫描头（23），顶部扫描头（23）下方设置第一玻璃板（24），顶部扫描头（23）设置在远离自动进纸台的一侧；第一玻璃板（24）为无色透明材质，第一玻璃板（24）下方设置有第二玻璃板（25）；第二玻璃板（25）也是无色透明材质制成；第一玻璃板（24）和第二玻璃板（25）之间具有扫描间隙，扫描间隙可以使得纸件档案逐页的通过；

第二玻璃板（25）下方设置有底部扫描头（26），底部扫描头（26）安装于一个能够在自动进纸台和自动堆叠台（28）之间往复运动的驱动机构（27）上，且驱动机构（27）可以上下运动；第二玻璃板（25）设置有平行于纸件档案运动方向的槽孔；驱动机构（27）设置有可以伸出第二玻璃板（25）槽孔的凸块；凸块用于在驱动机构（27）往复运动是抵住纸件档案，并将纸质档案从往复扫描台移动到自动堆叠台（28）；自动堆叠台（28）设置在往复扫描部的出口外侧；

使用时，自动进纸台将纸件档案逐页送至往复扫描台，往复扫描台的驱动机构（27）下移不接触纸件档案，驱动机构（27）带动底部扫描头（26）从远离自动进纸台的位置向靠近自动进纸台的位置运动对纸件档案进行扫描；并自动判断扫描结果是否清晰；如果不清晰则重复扫描，直至清晰为止；

驱动机构（27）上移，抵住纸件档案，驱动机构（27）带动底部扫描头（26）从靠近自动进纸台的位置向远离自动进纸台的位置运动，将纸件档案送出往复扫描部，同时顶部扫描头（23）对纸件档案的上表面进行扫描；并自动判断扫描结果是否清晰；如果不清晰则驱动机构（27）将纸件带回重复扫描，直至清晰为止；

驱动机构（27）下移，松开纸件档案，纸件档案落入自动堆叠台（28）。

3.根据权利要求2所述的一种自动化纸件档案数字化方法，其特征在于：

顶部扫描头（23）的上部和底部扫描头（26）的下部背景为绿色，方便计算机（1）进行抠图。