CN110369296A - 一种办公文件整理系统及其提示方法 - Google Patents

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    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
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  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)

Abstract

本发明公开了一种办公文件整理系统及其提示方法，包括中央处理器、储存模块、第一电子标签、用于读取第一电子标签的第一标签读卡器、分拣机器人和与分拣机器人相配合的文件储存装置，第一电子标签安装在文件袋上，第一标签读卡器与中央处理器连接，中央处理器分别连接储存模块和分拣机器人；本发明通过分拣机器人把文件送入与其类别号相同的文件储存装置内，从而实现纸质文件的自动分类整理，整个分类存放过程人工只需对文件进行初步的鉴别并安装第一电子标签，而文件的分类过程是自动完成无需人工参与，使得整个工作强度大幅降低；同时通过人机交互模块开放整个系统与工作人员交流的窗口，便于工作人员后期查询文件的管理状态，便于后期二次调取使用。

Description

一种办公文件整理系统及其提示方法
技术领域
本发明涉及办公文件管理技术领域，具体是一种办公文件整理系统及其提示方法。
背景技术
纸质档案是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。纸质档案中的各类纸质文件对于现代信息管理来说依然是不可或缺的，纸质文件在我们的生活领域依然有着广泛的应用基础，相对于纸质文件，电子文件依然有着巨大的使用限制和安全问题。
在公司、院校及政府等机构，都会储藏和运用大量的纸质文件，都需要有一种合理的方式来对文件进行归纳分类，从而便于文件的储存和查找。传统的文件分类都是采用人工进行分类和管理，但是这种工作方式工作强度大，占用劳动力多，且效率低，容易出现差错，难以满足现代管理需求，因此，本发明提供了一种办公文件整理系统及其提示方法用于解决上述问题。
发明内容
本发明要解决的技术问题是提供一种办公文件整理系统及其提示方法，以解决上述背景技术中提出的问题。
为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：
一种办公文件整理系统，包括中央处理器、储存模块、第一电子标签、用于读取第一电子标签的第一标签读卡器、分拣机器人和与分拣机器人相配合的文件储存装置，所述第一电子标签为RFID电子标签，第一电子标签安装在文件袋上，第一电子标签用于存录文件的信息，例如文件的标题、摘要；所述第一标签读卡器与中央处理器连接，所述中央处理器是选用Exynos4412处理器，中央处理器分别连接储存模块和分拣机器人，通过第一电子标签标记所有待储存的纸质文件，然后利用第一标签读卡器读取相应文件上的第一电子标签并把信息传递给中央处理器，中央处理器接收信息并分析处理，判断文件的类别号，然后把类别信息发送给分拣机器人，分拣机器人把文件送入与其类别号相同的文件储存装置内，从而实现纸质文件的自动分类整理，整个分类存放过程人工只需对文件进行初步的鉴别并安装第一电子标签，而文件的分类过程是自动完成无需人工参与，使得整个工作强度大幅降低，大幅提升工作效率。
优选地，所述分拣机器人上安装有第二标签读卡器，所述文件储存装置上安装有与第二标签读卡器相配合的第二电子标签，所述第二电子标签为RFID电子标签，第二电子标签用于存录相应文件储存装置的文件分类编号，分拣机器人根据中央处理器传递的指令信息并通过第二标签读卡器与第二电子标签的相互配合判断文件的类别，然后把文件送入与之分类相对应的文件储存装置内，从而实现对文件进行自动的分类，能有效的表面文件存放错误。
优选地，所述中央处理器连接有人机交互模块，所述人机交互模块包括数字显示屏，通过人机交互模块开放整个系统与工作人员交流的窗口，便于工作人员后期查询文件的管理状态，便于后期文件进行二次调取使用。
优选地，所述人机交互模块上安装有语音播报模块，利用语音播报模块进行语音播报提醒工作人员文件信息，提高整个装置应用的方便性。
本发明进一步地包括一种办公文件整理系统的提示方法，包括以下步骤：
S1)通过人机交互模块录入待查询文件信息，例如：名称、分类号、关键词等,并向中央处理器发送查询信息指令；
S2中央处理器接收人机交互模块传递的信息指令并处理，调取储存模块内的信息对比、查询，判断储存模块中是否有相对应的文件记录，如果存在则实行步骤S的操作；如果不存在则重新执行S1操作；
S3中央处理器从储存模块中调取文件的位置信息并通过语音播报模块播报出来，工作人员根据播报的信息直接去相应位置的文件储存装置调取相应的文件，待文件使用后继续原位置存放或重新利用办公文件整理系统进行存放，更新该文件的文职信息。
与现有技术相比，本发明的有益效果：
第一、发明通过分拣机器人把文件送入与其类别号相同的文件储存装置内，从而实现纸质文件的自动分类整理，整个分类存放过程人工只需对文件进行初步的鉴别并安装第一电子标签，而文件的分类过程是自动完成无需人工参与，使得整个工作强度大幅降低，大幅提升工作效率；
第二、通过人机交互模块开放整个系统与工作人员交流的窗口，便于工作人员后期查询文件的管理状态，便于后期文件进行二次调取使用，提高纸质文件后期调取使用的便利性。
附图说明
图1为一种办公文件整理系统的模块框图；
图2为一种办公文件整理系统的提示方法的流程示意图。
图中：1-中央处理器，2-储存模块，3-第一电子标签，4-第一标签读卡器，5-人机交互模块，51-语音播报模块，6-分拣机器人，61-第二标签读卡器，7-文件储存装置，71-第二电子标签。具体实施方式
下面结合附图对本发明的具体实施方式作进一步说明。在此需要说明的是，对于这些实施方式的说明用于帮助理解本发明，但并不构成对本发明的限定。此外，下面所描述的本发明各个实施方式中所涉及的技术特征只要彼此之间未构成冲突就可以相互组合。
本发明提供了一种实施例1。请参阅图1，一种办公文件整理系统，包括中央处理器1、储存模块2、第一电子标签3、用于读取第一电子标签3的第一标签读卡器4、分拣机器人6和与分拣机器人6相配合的文件储存装置5，所述第一电子标签3为RFID电子标签，第一电子标签3安装在文件袋上，第一电子标签3用于存录文件的信息，例如文件的标题、摘要；所述第一标签读卡器4与中央处理器1连接，所述中央处理器1是选用Exynos4412处理器，中央处理器1分别连接储存模块2和分拣机器人6，通过第一电子标签3标记所有待储存的纸质文件，然后利用第一标签读卡器4读取相应文件上的第一电子标签3并把信息传递给中央处理器1，中央处理器1接收信息并分析处理，判断文件的类别号，然后把类别信息发送给分拣机器人6，分拣机器人6把文件送入与其类别号相同的文件储存装置7内，从而实现纸质文件的自动分类整理，整个分类存放过程人工只需对文件进行初步的鉴别并安装第一电子标签3，而文件的分类过程是自动完成无需人工参与，使得整个工作强度大幅降低，大幅提升工作效率。
本发明进一步地提供了一种实施例2。本实施例是在实施例1所述的基础上的进一步阐述，所述分拣机器人6上安装有第二标签读卡器61，所述文件储存装置7上安装有与第二标签读卡器61相配合的第二电子标签71，所述第二电子标签71为RFID电子标签，第二电子标签71用于存录相应文件储存装置7的文件分类编号，分拣机器人6根据中央处理器1传递的指令信息并通过第二标签读卡器61与第二电子标签71的相互配合判断文件的类别，然后把文件送入与之分类相对应的文件储存装置7内，从而实现对文件进行自动的分类，能有效的表面文件存放错误。
所述中央处理器1连接有人机交互模块5，所述人机交互模块5包括数字显示屏，所述人机交互模块5上安装有语音播报模块51，通过人机交互模块5开放整个系统与工作人员交流的窗口，便于工作人员后期查询文件的管理状态，便于后期文件进行二次调取使用；同时利用语音播报模块51进行语音播报提醒工作人员文件信息，提高整个装置应用的方便性。
实施例1-2的工作原理，通过第一电子标签3标记所有待储存的纸质文件，然后利用第一标签读卡器4读取相应文件上的第一电子标签3并把信息传递给中央处理器1，中央处理器1接收信息并分析处理，判断文件的类别号，然后把类别信息发送给分拣机器人6，分拣机器人6把文件送入与其类别号相同的文件储存装置7内，从而实现纸质文件的自动分类整理，整个分类存放过程人工只需对文件进行初步的鉴别并安装第一电子标签3，而文件的分类过程是自动完成无需人工参与，使得整个工作强度大幅降低，大幅提升工作效率；其中分拣机器人6根据中央处理器1传递的指令信息并通过第二标签读卡器61与第二电子标签71的相互配合判断文件的类别，然后把文件送入与之分类相对应的文件储存装置7内，从而实现对文件进行自动的分类，能有效的表面文件存放错误。
请参阅图2，上述实施例中任意一项所述的办公文件整理系统的提示方法，包括以下步骤：
S1)通过人机交互模块5录入待查询文件信息，例如：名称、分类号、关键词等,并向中央处理器1发送查询信息指令；
S2)中央处理器1接收人机交互模块5传递的信息指令并处理，调取储存模块2内的信息对比、查询，判断储存模块2中是否有相对应的文件记录，如果存在则实行步骤S3的操作；如果不存在则重新执行S1的操作；
S3)中央处理器1从储存模块2中调取文件的位置信息并通过语音播报模块51播报出来，工作人员根据播报的信息直接去相应位置的文件储存装置7调取相应的文件，待文件使用后继续原位置存放或重新利用办公文件整理系统进行存放，更新该文件的文职信息。
本发明的创新点在于，通过分拣机器人6把文件送入与其类别号相同的文件储存装置7内，从而实现纸质文件的自动分类整理，整个分类存放过程人工只需对文件进行初步的鉴别并安装第一电子标签3，而文件的分类过程是自动完成无需人工参与，使得整个工作强度大幅降低，大幅提升工作效率。
以上结合附图对本发明的实施方式作了详细说明，但本发明不限于所描述的实施方式。对于本领域的技术人员而言，在不脱离本发明原理和精神的情况下，对这些实施方式进行多种变化、修改、替换和变型，仍落入本发明的保护范围内。

Claims (8)

1.一种办公文件整理系统，其特征在于，包括：中央处理器(1)、储存模块(2)、第一电子标签(3)、用于读取第一电子标签(3)的第一标签读卡器(4)、分拣机器人(6)和与分拣机器人(6)相配合的文件储存装置(5)，第一电子标签(3)为RFID电子标签，第一电子标签(3)安装在文件袋上，第一电子标签(3)用于存录文件的信息，第一标签读卡器(4)与中央处理器(1)连接，中央处理器(1)分别连接储存模块(2)和分拣机器人(6)。
2.根据权利要求1所述的一种办公文件整理系统，其特征在于，所述中央处理器(1)是选用Exynos4412处理器。
3.根据权利要求1所述的一种办公文件整理系统，其特征在于，所述分拣机器人(6)上安装有第二标签读卡器(61)，文件储存装置(7)上安装有与第二标签读卡器(61)相配合的第二电子标签(71)。
4.根据权利要求3所述的一种办公文件整理系统，其特征在于，第二电子标签(71)为RFID电子标签。
5.根据权利要求3所述的一种办公文件整理系统，其特征在于，第二电子标签(71)用于存录相应文件储存装置(7)的文件分类编号。
6.根据权利要求2所述的一种办公文件整理系统，其特征在于，所述中央处理器(1)连接有人机交互模块(5)，人机交互模块(5)包括数字显示屏。
7.根据权利要求6所述的一种办公文件整理系统，其特征在于，所述人机交互模块(5)上安装有语音播报模块(51)。
8.一种办公文件整理系统的提示方法，其特征在于，包括以下步骤：
S1)通过人机交互模块(5)录入待查询文件信息，并向中央处理器(1)发送查询信息指令；
S2)中央处理器(1)接收人机交互模块(5)传递的信息指令并处理，调取储存模块(2)内的信息对比、查询；
S3)中央处理器(1)从储存模块(2)中调取文件的位置信息并通过语音播报模块(51)播报出来。
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