CN108418888A - 一种会议室管理系统及方法 - Google Patents

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Abstract

本发明公开一种会议室管理系统及方法，包括服务器、数据库和至少一个智能终端，服务器和智能终端之间采用B/S架构和WebSocket协议进行双向通讯；智能终端，根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和会议信息的会议室预约请求并将其发送至服务器；服务器，调取数据库中的会议室信息，根据会议室预约请求中包含的用户信息和会议信息筛选出可用会议室的会议室信息并将筛选出的可用会议室的会议室信息发送至智能终端；智能终端，显示可用会议室的会议室信息，根据用户的输入生成预约确定信息并将其发送至服务器；服务器，根据用户信息和预约确定信息更新数据库中的会议室信息。本发明实现了便利地会议室预约且优化了服务器与智能终端的信息交互。

Description

一种会议室管理系统及方法
技术领域
本发明涉及办公自动化领域。更具体地，涉及一种会议室管理系统及方法。
背景技术
随着现代企业日益增加的沟通需要，会议己经成为企业和单位中日常工作不可或缺的重要一环，而作为会议载体的会议室预约情况则制约着会议日程的效率，间接影响着企业的发展。通过调查发现，由于现代企业部门众多，会议室资源有限，传统会议室预约方式存在很大弊端，包括缺乏灵活的调换机制，会议室占需信息散播滞后等。当各部门都有重要会议需要召开时，难免会发生冲突。为避免冲突，各部门需要花费大量时间和精力进行预约和协调，但预约困难、协调麻烦等问题往往导致会议室不能充分发挥其应有的作用，造成效率低下，资源浪费，而且也使得会议室管理员的工作负担加大。
目前，除人工书写记录的会议室管理方式外，也存在一些自动化的会议室管理方式，但是现有的自动化的会议室管理方式未考虑多终端的会议室管理的功能，也未考虑在移动办公的环境下用户预约的便利性，另外，预约申请、会议室占需信息等信息的交互方式有待优化，会议室占需信息更新后的散播速度也有待提高。
因此，需要提供一种具有更高的预约便利性和更优化的信息交互方式的会议室管理系统及方法。
发明内容
本发明的目的在于提供一种具有更高的预约便利性和更优化的信息交互方式的会议室管理系统及方法。
为达到上述目的，本发明采用下述技术方案：
本发明第一方面公开一种会议室管理系统，包括服务器、数据库和至少一个智能终端，所述服务器和智能终端之间采用B/S架构和WebSocket协议进行双向通讯；
所述智能终端，根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和会议信息的会议室预约请求，并将会议室预约请求发送至所述服务器；
所述服务器，调取数据库中的会议室信息，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议信息筛选出可用会议室的会议室信息并将筛选出的可用会议室的会议室信息发送至所述智能终端；
所述智能终端，显示可用会议室的会议室信息，根据用户的输入生成预约确定信息，并将预约确定信息发送至所述服务器；
所述服务器，根据所述用户信息和预约确定信息更新数据库中的会议室信息。
本发明的第一方面公开的会议室管理系统，实现了可利用不同具体类型多个的智能终端应用于同一个会议室管理系统中。由于服务器和智能终端之间的双向通讯采用B/S架构，无需开发多套针对不同具体类型的智能终端的客户端程序。且由于服务器和智能终端之间的双向通讯采用WebSocket协议，可实现仅在会议室信息发生更新时进行会议室信息的同步，避免了B/S架构中常用的服务器不主动向终端发送消息的弊端，节省了网络资源和服务器计算资源的同时提高了会议室信息更新后的同步速度，优化了信息交互方式。
优选地，在本发明第一方面公开的一种会议室管理系统中，所述用户信息包括用户姓名和/或工号，所述会议信息包括参会人数、设备要求、服务要求和会议时段，所述会议室信息包括容纳人数、设备信息、服务信息和会议室预约状态。
优选地，在本发明第一方面公开的一种会议室管理系统中，所述智能终端包括移动智能终端和设于每个会议室外的电子门牌；所述服务器将更新后的会议室信息发送至会议室对应的电子门牌，所述电子门牌显示对应会议室的会议室信息。
优选地，在本发明第一方面公开的一种会议室管理系统中，所述电子门牌还显示二维码标识；
所述智能终端，还在接收用户通过终端应用的扫码功能对二维码标识扫码后显示会议信息输入界面，并生成包含由终端应用获取的用户信息和用户通过会议信息输入界面输入的会议信息的会议室预约请求。
这种将会议室预约与终端应用结合的会议室预定操作方式，实现了用户通过利用通常是长期处于登录的状态的终端应用扫描二维码就可以利用登录终端应用时输入的姓名等用户信息进行会议室预约，无需在预约时再次输入用户信息，提升了用户体验。
优选地，在本发明第一方面公开的一种会议室管理系统中，
所述智能终端，还根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和变更信息的会议室预约取消请求，并将会议室预约取消请求发送至所述服务器；
所述服务器，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议室预约取消请求更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌。
这种会议室预约取消的更新方式进一步全面地实现了会议室信息更新后的同步。
本发明第二方面公开一种会议室管理方法，包括
在服务器和智能终端之间建立采用B/S架构和WebSocket协议的双向通讯；
利用所述智能终端根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和会议信息的会议室预约请求，并将会议室预约请求发送至服务器；
利用所述服务器，调取数据库中的会议室信息，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议信息筛选出可用会议室的会议室信息并将筛选出的可用会议室的会议室信息发送至所述智能终端；
利用所述智能终端，显示可用会议室的会议室信息，根据用户的输入生成预约确定信息，并将预约确定信息发送至所述服务器；
利用所述服务器，根据所述用户信息和预约确定信息更新数据库中的会议室信息。
本发明的第二方面公开的会议室管理方法，实现了可利用不同具体类型多个的智能终端应用于同一个会议室管理系统中。由于服务器和智能终端之间的双向通讯采用B/S架构，无需开发多套针对不同具体类型的智能终端的客户端程序。且由于服务器和智能终端之间的双向通讯采用WebSocket协议，可实现仅在会议室信息发生更新时进行会议室信息的同步，避免了B/S架构中常用的服务器不主动向终端发送消息的弊端，节省了网络资源和服务器计算资源的同时提高了会议室信息更新后的同步速度，优化了信息交互方式。
优选地，在本发明第二方面公开的一种会议室管理方法中，所述用户信息包括用户姓名和/或工号，所述会议信息包括参会人数、设备要求、服务要求和会议时段，所述会议室信息包括容纳人数、设备信息、服务信息和会议室预约状态。
优选地，在本发明第二方面公开的一种会议室管理方法中，所述智能终端包括移动智能终端和设于每个会议室外的电子门牌，本发明第二方面公开的一种会议室管理方法还包括
利用所述服务器将更新后的会议室信息发送至会议室对应的电子门牌，所述电子门牌显示对应会议室的会议室信息。
优选地，本发明第二方面公开的一种会议室管理方法还包括
利用所述电子门牌显示二维码标识；
利用所述智能终端，在接收用户通过终端应用的扫码功能对二维码标识扫码后显示会议信息输入界面，并生成包含由终端应用获取的用户信息和用户通过会议信息输入界面输入的会议信息的会议室预约请求。
这种将会议室预约与终端应用结合的会议室预定操作方式，实现了用户通过利用通常是长期处于登录的状态的终端应用扫描二维码就可以利用登录终端应用时输入的姓名等用户信息进行会议室预约，无需在预约时再次输入用户信息，提升了用户体验。
优选地，本发明第二方面公开的一种会议室管理方法还包括
利用所述智能终端，根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和变更信息的会议室预约取消请求，并将会议室预约取消请求发送至所述服务器；
利用所述服务器，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议室预约取消请求更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌。
这种会议室预约取消的更新方式进一步全面地实现了会议室信息更新后的同步。
本发明的有益效果如下：
本发明所述技术方案实现了便利地会议室预约。且优化了服务器与智能终端的信息交互方式，提高了会议室信息更新后的同步速度。
附图说明
下面结合附图对本发明的具体实施方式作进一步详细的说明；
图1示出本发明实施例提供的会议室管理系统的示意图。
图2示出本发明实施例提供的会议室管理系统的会议室信息同步方式的示意图。
图3示出本发明实施例提供的会议室管理系统中电子门牌的显示界面示意图。
图4示出本发明实施例提供的会议室管理方法的流程图。
具体实施方式
为了更清楚地说明本发明，下面结合优选实施例和附图对本发明做进一步的说明。附图中相似的部件以相同的附图标记进行表示。本领域技术人员应当理解，下面所具体描述的内容是说明性的而非限制性的，不应以此限制本发明的保护范围。
如图1所示，本发明的一个实施例提供了一种会议室管理系统，包括：服务器、数据库和至少一个智能终端，服务器和智能终端之间采用B/S架构和WebSocket协议进行双向通讯；
智能终端，根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和会议信息的会议室预约请求，并将会议室预约请求发送至服务器；
服务器，调取数据库中的会议室信息，根据会议室预约请求中包含的用户信息和会议信息筛选出可用会议室的会议室信息并将筛选出的可用会议室的会议室信息发送至智能终端；
智能终端，显示可用会议室的会议室信息，根据用户的输入生成预约确定信息，并将预约确定信息发送至服务器；
服务器，根据用户信息和预约确定信息更新数据库中的会议室信息。
其中，服务器的功能可采用Java/.Net/PHP/Python等常见的Web开发框架开发。
本实施例提供的会议室管理系统，实现了可利用不同具体类型多个的智能终端应用于同一个会议室管理系统中。由于服务器和智能终端之间的双向通讯采用B/S架构，无需开发多套针对不同具体类型的智能终端的客户端程序。另外，WebSocket API的优点在于服务器和终端可以在给定的时间范围内的任意时刻，相互推送信息。如图2所示，本实施例中服务器和智能终端(现有的智能终端绝大多数支持HTML5，具备采用WebSocket协议的基础)之间的双向通讯(可基于内网或公网等)采用WebSocket协议，在同时在多设备间进行采用支持事件驱动的方式同步数据WebSocket协议时，在某个终端上发生了预约信息变更的事件时，由服务器主动向终端推送最新的会议室信息(主要是会议室预约状态)，可实现仅在会议室信息发生更新时进行会议室信息的同步，避免了B/S架构中常用的服务器不主动向终端发送消息的弊端，节省了网络资源和服务器计算资源的同时提高了会议室信息更新后的同步速度，优化了信息交互方式。相对而言，现有的B/S架构系统多终端数据同步方式都是由终端使用Ajax技术定时轮询服务器的方式来实现，不仅浪费网络资源和服务器计算资源，会议室信息更新后的同步也具有滞后性。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理系统中，用户信息包括用户姓名和/或工号，会议信息包括参会人数、设备要求(例如投影等)、服务要求(例如茶水等)和会议时段(例如xxxx年xx月xx日xx时至xx时等)，会议室信息包括容纳人数、设备信息、服务信息和会议室预约状态(会议室预约状态例如xxxx年xx月xx日的A时段空闲、xxxx年xx月xx日的B时段已被预约等)。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理系统中，智能终端包括移动智能终端和设于每个会议室外的电子门牌；服务器将更新后的会议室信息发送至会议室对应的电子门牌，电子门牌显示对应会议室的会议室信息。其中，移动智能终端包括智能手机、平板电脑、笔记本电脑等，用户可利用任何一种移动智能终端或电子门牌进行会议室预约。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理系统中，如图3所示，电子门牌除了显示对应会议室的会议室信息之外，还显示二维码标识；
智能终端，还在接收用户通过终端应用的扫码功能对二维码标识扫码后显示会议信息输入界面，并生成包含由终端应用获取的用户信息和用户通过会议信息输入界面输入的会议信息的会议室预约请求。
这种将会议室预约与终端应用(例如微信、各种移动办公应用等)结合的会议室预定操作方式，实现了用户通过利用通常是长期处于登录的状态的终端应用扫描二维码就可以利用登录终端应用时输入的姓名(如果是移动办公应用，则也可以是工号等)等用户信息进行会议室预约，无需在预约时再次输入用户信息，提升了用户体验。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理系统中，
智能终端，还根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和变更信息的会议室预约取消请求，并将会议室预约取消请求发送至服务器；
服务器，根据会议室预约请求中包含的用户信息和会议室预约取消请求更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌。
这种会议室预约取消的更新方式进一步全面地实现了会议室信息更新后的同步。其中，服务器根据会议室预约请求中包含的用户信息和会议室预约取消请求更新数据库中的会议室信息后可将更新后的会议室信息发送至所有移动智能终端和会议室对应的电子门牌，也可将更新后的会议室信息发送至部分移动智能终端和会议室对应的电子门牌。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理系统还包括设于各会议室中的人体传感器(例如红外传感器、人脸识别传感器等)，感测会议室中是否有人，生成感测信号并发送至服务器；
服务器，还由感测信号解析出会议室是否有人，并根据会议室是否有人更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息(主要是会议室预约状态)发送至会议室对应的电子门牌。
进一步，服务器还根据感测信号判断已被预约的会议室在预约时段开始后仍处于空闲状态的延迟时段，若延迟时段超过设定阈值，则更新数据库中的会议室信息(具体为取消该预约，将会议室预约状态改为当前空闲)，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌，以节约会议室资源。本实施例中，设定阈值设置为10-20分钟。
如图4所示，本发明的另一个实施例提供了一种会议室管理方法，包括
在服务器和智能终端之间建立采用B/S架构和WebSocket协议的双向通讯；
利用智能终端根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和会议信息的会议室预约请求，并将会议室预约请求发送至服务器；
利用服务器，调取数据库中的会议室信息，根据会议室预约请求中包含的用户信息和会议信息筛选出可用会议室的会议室信息并将筛选出的可用会议室的会议室信息发送至智能终端；
利用智能终端，显示可用会议室的会议室信息，根据用户的输入生成预约确定信息，并将预约确定信息发送至服务器；
利用服务器，根据用户信息和预约确定信息更新数据库中的会议室信息。
本实施例提供的会议室管理方法，实现了可利用不同具体类型多个的智能终端应用于同一个会议室管理系统中。由于服务器和智能终端之间的双向通讯采用B/S架构，无需开发多套针对不同具体类型的智能终端的客户端程序。且由于服务器和智能终端(现有的智能终端绝大多数支持HTML5，具备采用WebSocket协议的基础)之间的双向通讯(可基于内网或公网等)采用WebSocket协议，可实现仅在会议室信息发生更新时进行会议室信息的同步，避免了B/S架构中常用的服务器不主动向终端发送消息的弊端，节省了网络资源和服务器计算资源的同时提高了会议室信息更新后的同步速度，优化了信息交互方式。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理方法中，用户信息包括用户姓名和/或工号，会议信息包括参会人数、设备要求、服务要求和会议时段，会议室信息包括容纳人数、设备信息、服务信息和会议室预约状态。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理方法中，智能终端包括移动智能终端和设于每个会议室外的电子门牌，本实施例提供的会议室管理方法还包括
利用服务器将更新后的会议室信息发送至会议室对应的电子门牌，电子门牌显示对应会议室的会议室信息。
其中，移动智能终端包括智能手机、平板电脑、笔记本电脑等，用户可利用任何一种移动智能终端或电子门牌进行会议室预约。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理方法还包括
利用电子门牌显示二维码标识；
利用智能终端，在接收用户通过终端应用的扫码功能对二维码标识扫码后显示会议信息输入界面，并生成包含由终端应用获取的用户信息和用户通过会议信息输入界面输入的会议信息的会议室预约请求。
这种将会议室预约与终端应用(例如微信、各种移动办公应用等)结合的会议室预定操作方式，实现了用户通过利用通常是长期处于登录的状态的终端应用扫描二维码就可以利用登录终端应用时输入的姓名(如果是移动办公应用，则也可以是工号等)等用户信息进行会议室预约，无需在预约时再次输入用户信息，提升了用户体验。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理方法还包括
利用智能终端，根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和变更信息的会议室预约取消请求，并将会议室预约取消请求发送至服务器；
利用服务器，根据会议室预约请求中包含的用户信息和会议室预约取消请求更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌。
这种会议室预约取消的更新方式进一步全面地实现了会议室信息更新后的同步。
在具体实施时，本实施例提供的会议室管理方法还包括
在各会议室中设置人体传感器(例如红外传感器、人脸识别传感器等)，利用人体传感器感测会议室中是否有人，生成感测信号并发送至服务器；
利用服务器，由感测信号解析出会议室是否有人，并根据会议室是否有人更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息(主要是会议室预约状态)发送至会议室对应的电子门牌。
进一步，本实施例提供的会议室管理方法还包括
利用服务器根据感测信号判断已被预约的会议室在预约时段开始后仍处于空闲状态的延迟时段，若延迟时段超过设定阈值，则更新数据库中的会议室信息(具体为取消该预约，将会议室预约状态改为当前空闲)，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌，以节约会议室资源。本实施例中，设定阈值设置为10-20分钟。
在本发明的描述中，需要说明的是，术语“上”、“下”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。除非另有明确的规定和限定，术语“安装”、“相连”、“连接”应做广义理解，例如，可以是固定连接，也可以是可拆卸连接，或一体地连接；可以是机械连接，也可以是电连接；可以是直接相连，也可以通过中间媒介间接相连，可以是两个元件内部的连通。对于本领域的普通技术人员而言，可以根据具体情况理解上述术语在本发明中的具体含义。
还需要说明的是，在本发明的描述中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。在没有更多限制的情况下，由语句“包括一个……”限定的要素，并不排除在包括所述要素的过程、方法、物品或者设备中还存在另外的相同要素。
显然，本发明的上述实施例仅仅是为清楚地说明本发明所作的举例，而并非是对本发明的实施方式的限定，对于本领域的普通技术人员来说，在上述说明的基础上还可以做出其它不同形式的变化或变动，这里无法对所有的实施方式予以穷举，凡是属于本发明的技术方案所引伸出的显而易见的变化或变动仍处于本发明的保护范围之列。

Claims (10)

1.一种会议室管理系统，其特征在于，包括服务器、数据库和至少一个智能终端，所述服务器和智能终端之间采用B/S架构和WebSocket协议进行双向通讯；
所述智能终端，根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和会议信息的会议室预约请求，并将会议室预约请求发送至所述服务器；
所述服务器，调取数据库中的会议室信息，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议信息筛选出可用会议室的会议室信息并将筛选出的可用会议室的会议室信息发送至所述智能终端；
所述智能终端，显示可用会议室的会议室信息，根据用户的输入生成预约确定信息，并将预约确定信息发送至所述服务器；
所述服务器，根据所述用户信息和预约确定信息更新数据库中的会议室信息。
2.根据权利要求1所述的会议室管理系统，其特征在于，所述用户信息包括用户姓名和/或工号，所述会议信息包括参会人数、设备要求、服务要求和会议时段，所述会议室信息包括容纳人数、设备信息、服务信息和会议室预约状态。
3.根据权利要求2所述的会议室管理系统，其特征在于，所述智能终端包括移动智能终端和设于每个会议室外的电子门牌；所述服务器将更新后的会议室信息发送至会议室对应的电子门牌，所述电子门牌显示对应会议室的会议室信息。
4.根据权利要求3所述的会议室管理系统，其特征在于，所述电子门牌还显示二维码标识；
所述智能终端，还在接收用户通过终端应用的扫码功能对二维码标识扫码后显示会议信息输入界面，并生成包含由终端应用获取的用户信息和用户通过会议信息输入界面输入的会议信息的会议室预约请求。
5.根据权利要求3所述的会议室管理系统，其特征在于，
所述智能终端，还根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和变更信息的会议室预约取消请求，并将会议室预约取消请求发送至所述服务器；
所述服务器，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议室预约取消请求更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌。
6.一种会议室管理方法，其特征在于，包括
在服务器和智能终端之间建立采用B/S架构和WebSocket协议的双向通讯；
利用所述智能终端根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和会议信息的会议室预约请求，并将会议室预约请求发送至服务器；
利用所述服务器，调取数据库中的会议室信息，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议信息筛选出可用会议室的会议室信息并将筛选出的可用会议室的会议室信息发送至所述智能终端；
利用所述智能终端，显示可用会议室的会议室信息，根据用户的输入生成预约确定信息，并将预约确定信息发送至所述服务器；
利用所述服务器，根据所述用户信息和预约确定信息更新数据库中的会议室信息。
7.根据权利要求6所述的会议室管理方法，其特征在于，所述用户信息包括用户姓名和/或工号，所述会议信息包括参会人数、设备要求、服务要求和会议时段，所述会议室信息包括容纳人数、设备信息、服务信息和会议室预约状态。
8.根据权利要求7所述的会议室管理方法，其特征在于，所述智能终端包括移动智能终端和设于每个会议室外的电子门牌，该方法还包括
利用所述服务器将更新后的会议室信息发送至会议室对应的电子门牌，所述电子门牌显示对应会议室的会议室信息。
9.根据权利要求8所述的会议室管理方法，其特征在于，该方法还包括
利用所述电子门牌显示二维码标识；
利用所述智能终端，在接收用户通过终端应用的扫码功能对二维码标识扫码后显示会议信息输入界面，并生成包含由终端应用获取的用户信息和用户通过会议信息输入界面输入的会议信息的会议室预约请求。
10.根据权利要求8所述的会议室管理方法，其特征在于，该方法还包括
利用所述智能终端，根据用户通过Web浏览器的输入生成包含用户信息和变更信息的会议室预约取消请求，并将会议室预约取消请求发送至所述服务器；
利用所述服务器，根据所述会议室预约请求中包含的用户信息和会议室预约取消请求更新数据库中的会议室信息，并将更新后的会议室信息发送至移动智能终端和会议室对应的电子门牌。
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