CN106934586A - 报销单据辅助审批的方法及装置 - Google Patents

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Abstract

本发明提供一种报销单据辅助审批的方法及装置，该方法包括报销单据数据调取步骤、规则知识库调用步骤、后台数据分析步骤、前台显示步骤。其中后台数据分析步骤包括合规性检查步骤、重复报销检查步骤、报销人信用分析步骤和单据统计汇总步骤。审批人在审批时可以即时查看到前台显示界面的分析结果，包括以图形方式展现的横向和纵向对比数据和以表格方式展现的单据异常点汇总，审批人根据这些辅助信息可以更快地作出更加准确的审批决策。该装置为该方法提供执行步骤的模块，报销单据辅助审批的装置通过自动调用和分析待审批单据以及与当前报销单据相关的历史报销单据，可提高审批效率和审批质量，降低不合理单据审批通过率，节约企业成本。

Description

报销单据辅助审批的方法及装置
技术领域
本发明涉及单据报销软件管理领域，具体地，涉及一种报销单据辅助审批的方法及实现该方法的装置。
背景技术
单据报销管理软件通过单据填写的电子化、业务审批的电子化以及财务审核的电子化，实现报销数据的申请、审批和执行等应用，适用于企业、事业单位、学校和政府等各类机构的报销审批应用。单据报销管理软件根据用户定义的费用类型进行报销管理，如差旅费、招待费、会议费和采购等，实现从借款到报销申请、预算控制和审批的全过程管理。
目前用户使用单据报销管理软件对报销单据进行审批时，只能根据单据所填内容及其主观经验来决定是否审批通过，而由于人的记忆能力和获取相关信息的精力有限，审批人常常无法判断待审批单据是否存在问题。
此外，现有单据报销管理软件中，审批人审批报销单据时可供参考的信息仅限于报销单据本身提供的信息，信息量比较少，不足以支持审批人做出正确的审批决策。审批人在使用现有单据报销管理软件审批报销单据时，如果想要查询与待审批单据相关的各类信息，还需要花费大量时间登陆到其它软件系统进行人工查询，这导致审批人为了节约时间通常不会花费精力对待审单据进行全面检查，使得问题报销单据得以通过审批，造成成本浪费。
公开号为CN104134157A的中国发明专利申请公开了名为“一种医疗保险报销过程中可疑行为审核系统及审核方法”的发明创造，该发明创造提出了一种辅助审核单据的方法，此方法主要分析待审批单据，通过待审核单据检索、处方明细数据筛选、已筛选数据的分析执行以及待审核单据的信息展示，为审核人员提供了直观的审核操作环境。但是，该方法没有充分利用历史单据审批通过率、报销人的职级、岗位、工资水平等信息数据来辅助管理者审批待审单据，存在审批上的漏洞。
发明内容
本发明的主要目的是提供一种提高审批效率和审批质量的报销单据辅助审批的方法。
本发明的另一个目的是提供一种提高审批效率和审批质量的报销单据辅助审批的装置。
为实现上述主要目的，本发明提供的报销单据辅助审批的方法包括报销单据数据调取步骤，从数据库中调取出待审批单据及对应的历史单据数据；规则知识库调用步骤，调用规则知识库中的检验规则数据，规则知识库记录有检验规则数据；后台数据分析步骤，根据从数据库中取出待审批单据及对应的历史单据数据，根据规则知识库中的检验规则数据对待审批单据数据进行分析；前台显示步骤， 将后台数据分析步骤的分析结果在前台显示界面显示，分析结果至少包括综合结论、问题汇总、报销人信用度、同类单据对比图或者相关历史单据列表中的一个。
由上述方案可见，本发明提供的报销单据辅助审批的方法首先利用数据库同步工具，将待审批报销单据和历史报销单据所对应的数据同步到与业务数据库隔离的分析数据库中。接着针对每个待审批报销单据，分析程序自动从分析数据库中查找到与当前单据业务发生日期最近12个月的相关历史单据数据，根据在规则知识库中调用的检验规则数据作出分析。最后将分析结果展示在前台显示界面上。审批人在审批时可以即时查看到前台显示界面的分析结果，包括以图形方式展现的横向和纵向对比数据和以表格方式展现的单据异常点汇总，审批人根据这些辅助信息可以更快地作出更加准确的审批决策。
一个方案中，后台数据分析步骤包括合规性检查步骤，合规性检查步骤利用规则知识库调用步骤中调用的检验规则数据，对待审批单据数据进行自动检查。
由此可见，合规性检查步骤调用规则知识库中的检验规则，对待审批单据进行自动检查，可判断所需报销的单据是否符合报销的相关规定。例如，企业对不同职级的员工出差时乘坐的交通工具坐席等级有不同限制，因此针对差旅费报销单据，可以自动检查其交通工具坐席等级是否在报销人职级允许范围。
另一个方案中，后台数据分析步骤还包括在执行所述合规性检查步骤后执行重复报销检查步骤，通过待审批单据数据与历史单据数据的对比进行重复报销检查。
由此可见，在执行合规性检查步骤后，通过待审批单据数据与历史单据数据的对比，检查报销单据类型和报销业务的发生时间，自动检查出报销业务发生时间是否有违规重叠的情况，并据此判断是否存在重复报销的行为。
进一步的方案中，后台数据分析步骤还包括在执行所述重复报销检查步骤后执行报销人信用分析步骤，通过检查报销人历史信用记录及历史报销单审批通过率，判断报销人信用等级并计算出单据风险度。
由此可见，后台系统可通过各报销人的历史单据审批通过率再加上报销人的职级、岗位、工资水平等信息，按一定规则换算成信用积分，再结合待审批单据信息和报销人历史信用情况计算出单据风险度，并生成报告以待前台显示界面调用显示。
更进一步的方案中，后台数据分析步骤还包括在执行所述报销人信用分析步骤后执行单据统计汇总步骤，将待审批单据数据与历史相关单据数据汇总，按时间和/或部门得到汇总的结果，并进行是否超预算的检查。
由上述方案可见，后台系统通过对比同一报销人不同月份的支出金额，可判断报销人当前报销金额是否异常。同时通过对比当前报销金额与企业同类报销单平均报销金额，可以判断当前报销金额是否合理。此外，通过检查部门月度、季度、年度当前汇总报销金额，可以判断部门支出是否超出预算，实现对部门支出的实时监控。
为了实现本发明的另一目的，本发明提供的报销单据辅助审批的装置包括报销单据数据调取模块，从数据库中调取出待审批单据及对应的历史单据数据；规则知识库调用模块，调用规则知识库中的检验规则数据，规则知识库记录有检验规则数据；后台数据分析模块，根据从数据库中取出的待审批单据及对应的历史单据数据，根据规则知识库中的检验规则数据对待审批单据数据进行分析。前台显示模块， 将后台数据分析模块的分析结果在前台显示界面显示，分析结果至少包括综合结论、问题汇总、报销人信用度、同类单据对比图或者相关历史单据列表中的一个。其中，后台数据分析模块包括合规性检查模块、重复报销检查模块、报销人信用分析模块和单据统计汇总模块。
由上述方案可见，报销单据辅助审批的装置通过自动调用和分析待审批单据以及与当前报销单据相关的历史报销单据，可以提高审批效率和审批质量，降低不合理单据审批通过率，节约企业成本。
附图说明
图1是本发明报销单据辅助审批的装置实施例的结构框图。
图2是本发明报销单据辅助审批的方法实施例的流程图。
图3是本发明报销单据辅助审批的方法实施例后台数据分析步骤的流程图。
以下结合附图及实施例对本发明作进一步说明。
具体实施方式
如图1所示，本发明提供的报销单据辅助审批的装置包括报销单据数据调取模块4、规则知识库调用模块2、后台数据分析模块5以及前台显示模块10。其中，后台数据分析模块5包括合规性检查模块6、重复报销检查模块7、报销人信用分析模块8和单据统计汇总模块9。
审批人审批报销单据时，可使用本发明的报销单据辅助审批的装置对待审批单据进行自动分析。首先报销单据数据调取模块4从数据库3中调取出待审批单据及其相关历史单据数据。规则知识库调用模块2调用规则知识库1中的检验规则数据，规则知识库1综合财务人员和各级管理者审批经验以及企业相关报销规定，形成具体的检验规则。接着后台数据分析模块5根据从数据库3中调取出待审批单据及其相关历史单据数据，利用规则知识库1中的检验规则数据对待审批单据数据进行分析。
后台数据分析模块5是运行在计算机设备上的软件程序，对待审批单据进行分析时，首先合规性检查模块6利用调用规则知识库1中的检验规则数据对待审批单据进行自动检查，判断所需报销的单据是否符合报销的相关规定。例如，企业对不同职级的员工出差时乘坐的交通工具坐席等级有不同限制，因此针对差旅费报销单据，可以自动检查其交通工具坐席等级是否在报销人职级允许范围。接着重复报销检查模块7通过检查报销单据类型和报销业务发生时间，自动检查出报销业务发生时间有违规重叠的情况，并据此判断是否存在重复报销的行为。然后报销人信用分析模块8通过各报销人的历史单据审批通过率再加上报销人的职级、岗位、工资水平等信息，按一定规则换算成信用积分，再结合待审批单据信息和报销人历史信用情况计算出单据风险度，并生成报告以待前台显示界面调用显示。
作为一个可选的实施例，报销人信用积分算法如下：假设单据退回次数N、报销金额A、单据复杂度C，其中单据复杂度C由单据填写项目数及单据类型决定,并且报销人同类单据填写次数S、报销人单据填写总次数H。其中，单据退回次数N为某张单据的流程活动表中报销人用户代码出现次数n-1。其中，C是单据复杂度系数，由有效项目数和单据类型确定， S和H包含当前次数，可选地，上限分别为8和25，若实际值超出上限值则取上限值参与计算。
假设某张单据的N=0,则对应报销人加分P＝P1×C/(log8S+1)/(log25H+1)，P1取值为：若单据金额<100元，则P1=1分;否则P1=logA-1。若N>0,则对应报销人减分P＝P1×N×(log8S+1) ×(log25H+1)/C，P1取值为：若单据金额<100元，则P1=1分;否则P1=logA-1。报销人的总信用积分为其各张单据得分值的总和。
在报销人信用分析模块8计算出单据风险度后，单据统计汇总模块9将待审批单据与历史相关单据汇总，得到按时间和/或部门等汇总的结果，并进行是否超预算等检查。通过对比同一报销人不同月份的支出金额，可判断报销人当前报销金额是否异常。同时通过对比当前报销金额与企业同类报销单平均报销金额，可以判断当前报销金额是否合理。此外，通过检查部门月度、季度、年度当前汇总报销金额，可以判断部门支出是否超出预算，实现对部门支出的实时监控。
最后，前台显示模块10将后台数据分析模块5的分析结果在前台显示界面显示，分析结果包括综合结论、问题汇总、报销人信用度、同类单据对比图以及相关历史单据列表。综合结论主要展示两项数据：单据综合风险等级、审批建议（通过/不通过）。问题汇总集中展示在合规性检查、重复报销检查、同类单据对比过程中发现的单据问题。报销人信用展示报销人信用积分、信用积分排名、报销单据历史通过率等信息。同类单据对比图通过展示历史各月报销金额对比、各部门报销金额对比等方便审批人发现问题。相关历史单据列表将与待审批单据相关历史单据的关键信息详细列出，方便审批人从对比中发现问题，提高审批效率和审批质量，降低不合理单据审批通过率，节约企业成本。
下面结合图2和图3说明本发明提供的报销单据辅助审批的装置的工作流程。首先报销单据数据调取模块4执行报销单据数据调取步骤S1，从数据库3中调取出待审批单据及其相关历史单据数据。接着规则知识库调用模块2执行规则知识库调用步骤S2，调用规则知识库1中的检验规则数据。接着后台数据分析模块5执行后台数据分析步骤S3，根据从数据库3中调取出待审批单据及其相关历史单据数据，利用规则知识库1中的检验规则数据对待审批单据数据进行分析。
在执行后台数据分析步骤S3时，首先规性检查模块6执行规性检查步骤S5，利用调用规则知识库1中的报销审批规则数据对待审批单据进行自动检查，判断所需报销的单据是否符合报销的相关规定。接着，重复报销检查模块7执行重复报销检查步骤S6，检查报销单据类型和报销业务发生时间，自动检查出报销业务发生时间有违规重叠的情况，并据此判断是否存在重复报销的行为。然后报销人信用分析模块8执行报销人信用分析步骤S7，通过各报销人的历史单据审批通过率再加上报销人的职级、岗位、工资水平等信息，按一定规则换算成信用积分，再结合待审批单据信息和报销人历史信用情况计算出单据风险度，并生成报告以待前台显示界面调用显示。最后，单据统计汇总模块9执行单据统计汇总步骤S8，将待审批单据与历史相关单据汇总，得到按时间和/或部门等汇总的结果，并进行是否超预算等检查。
最后，前台显示模块10执行前台显示步骤S4，将后台数据分析模块5的分析结果在前台显示界面显示，分析结果包括综合结论、问题汇总、报销人信用度、同类单据对比图以及相关历史单据列表。审批人根据这些辅助信息可以更快地作出更加准确的审批决策。
当然，本发明的提供的报销单据辅助审批的装置不仅可应用于财务单据的报销管理，还可应用于其他单据的报销管理，如医疗费用报销单据、汽车保险报销单据等。可根据不同类型单据的报销管理进行相应的审批装置的修改。
需要说明的是，以上仅为本发明的优选实施例，但发明的设计构思并不局限于此，凡利用此构思对本发明做出的非实质性修改，如执行合规性检查、重复报销检查、报销人信用分析和单据统计汇总等步骤执行顺序的改变，也均落入本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.报销单据辅助审批的方法，其特征在于：包括
报销单据数据调取步骤，从数据库中调取出待审批单据及对应的历史单据数据；
规则知识库调用步骤，调用规则知识库中的检验规则数据，所述规则知识库记录有检验规则数据；
后台数据分析步骤，根据从所述数据库中取出的待审批单据及对应的历史单据数据，根据所述规则知识库中的所述检验规则数据对待审批单据数据进行分析；
前台显示步骤， 将所述后台数据分析步骤的分析结果在前台显示界面显示，所述分析结果至少包括综合结论、问题汇总、报销人信用度、同类单据对比图或者相关历史单据列表中的一个。
2.根据权利要求1所述的报销单据辅助审批的方法，其特征在于：所述后台数据分析步骤包括合规性检查步骤，所述合规性检查步骤利用所述规则知识库调用步骤中调用的所述检验规则数据，对待审批单据数据进行自动检查。
3.根据权利要求2所述的报销单据辅助审批的方法，其特征在于：所述后台数据分析步骤还包括在执行所述合规性检查步骤后执行重复报销检查步骤，通过待审批单据数据与历史单据数据的对比进行重复报销检查。
4.根据权利要求3所述的报销单据辅助审批的方法，其特征在于：所述后台数据分析步骤还包括在执行所述重复报销检查步骤后执行报销人信用分析步骤，通过检查报销人历史信用记录及历史报销单审批通过率，判断报销人信用等级并计算出单据风险度。
5.根据权利要求4所述的报销单据辅助审批的方法，其特征在于：所述后台数据分析步骤还包括在执行所述报销人信用分析步骤后执行单据统计汇总步骤，将所述待审批单据数据与所述历史相关单据数据汇总，按时间和/或部门得到汇总的结果，并进行是否超预算的检查。
6.报销单据辅助审批的装置，其特征在于：包括
报销单据数据调取模块，从数据库中调取出待审批单据及对应的历史单据数据；
规则知识库调用模块，调用规则知识库中的检验规则数据，所述规则知识库记录有检验规则数据；
后台数据分析模块，根据从数据库中取出的待审批单据及对应的历史单据数据，根据所述规则知识库中的所述检验规则数据对待审批单据数据进行分析；
前台显示模块， 将所述后台数据分析模块的分析结果在前台显示界面显示，所述分析结果至少包括综合结论、问题汇总、报销人信用度、同类单据对比图或者相关历史单据列表中的一个。
7.根据权利要求6所述的报销单据辅助审批的装置，其特征在于：所述后台数据分析模块包括合规性检查模块，所述合规性检查模块利用所述规则知识库调用模块中调用的所述检验规则数据，对待审批单据数据进行自动检查。
8.根据权利要求7所述的报销单据辅助审批的装置，其特征在于：所述后台数据分析模块还包括重复报销检查模块，所述重复报销检查模块通过待审批单据数据与历史单据数据的对比进行重复报销检查。
9.根据权利要求8所述的报销单据辅助审批的装置，其特征在于：所述后台数据分析模块还包括报销人信用分析模块，所述报销人信用分析模块通过检查报销人历史信用记录及历史报销单审批通过率，判断报销人信用等级并计算出单据风险度。
10.根据权利要求9所述的报销单据辅助审批的装置，其特征在于：所述后台数据分析模块还包括单据统计汇总模块，所述单据统计汇总模块将所述待审批单据数据与所述历史相关单据数据汇总，按时间和/或部门得到汇总的结果，并进行是否超预算检查。
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