CN106164910A - 文档的电子和物理归档方法 - Google Patents

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Abstract

本发明描述一种用于文档的电子和物理归档的方法，具有以下步骤：a)通过用照相机拍摄物理文档的数码图像来生成文件；b)在电子存储器中存储基于在步骤a)中获得的文件的信息的至少一部分；c)将所获得的物理文档搁放在容器或者多个设置用于物理搁放待归档文档的容器之一中；d)将唯一的容器身份和/或在该容器内的物理文档的位置信息与在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储于电子存储器内的信息关联起来；e)在数据库中存储在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储在电子存储器内的信息连同在步骤d)中获得的关联。本发明还描述一种用于执行本发明方法的容器以及一种与该方法相关的计算机程序和一种电子数据载体。

Description

文档的电子和物理归档方法
技术领域
本发明涉及一种用于文档的电子和物理归档方法。另外，本发明描述一种用于执行方法的容器以及一种具有用于实施方法的计算机程序的电子数据载体或电子存储器。本发明还涉及一种用于查找物理文档的方法。
背景技术
大量文档应长期保管，因为兹牵扯到重大权利。账单、保险单据、工资结算凭证、银行对账单、征税单、承诺担保书、契约等尤其属于此。这些文档的一部分据法律规定须保管长达十年。这尤其适用于对税法目的或财会目的而言重要的凭证。物理文档的归档牵扯了相对大的劳力，这是因为必须分类文档并归入文件夹。此时要遵守严格的顺序，否则很难找到文档。另外，为找到文档而须知道顺序原则。因此，最近以电子方式获取文档并存入数据库。由此可按照任何标准来检索文档。在此情况下，对许多目的而言，电子复制件就够用了。但在某些情况下要求出示原始凭证。这尤其适用于存在保管义务的文档。另外，在主张保修或承诺担保时，会要求出示原始凭证。为此，可采用防篡改数据库系统。但这种系统很昂贵且需要备份文档达到良好管理，因而防篡改数据库一般被用在大型公司里。对于较小的工厂店或个人用户来说，这种系统太过复杂。
发明内容
因此，鉴于现有技术，本发明的任务是提供一种技术改进的文档归档方法，其不具有常规方法的缺点。
尤其是该方法应允许无需复杂地分类文档就能良好归档。另外，该方法应可以尽量简单且低成本地设计。尤其是，防篡改数据库系统的使用不应该是强制必需的。另一个任务可能在于提供一种存档，它可根据任何标准被检索以便物理找到文档。另外应提供一种用于已归档物理文档的查找方法，该方法尤其简单、快速并且可靠。
这些以及其它未明确提到的但也可从本文前言所述的上下文中马上推导或推断出来的任务将通过具有权利要求1的特征的文档的电子和物理归档方法来完成。
与此相应，本发明的方案是一种文档的电子和物理归档的方法，具有以下步骤：
a)通过用照相机拍摄物理文档的数码图像来生成文件；
b)在电子存储器中存储基于在步骤a)中获得的文件的信息的至少一部分；
c)将所获的物理文档搁放在容器或多个设置用于物理放置待归档文档的容器之一中；
d)将唯一的容器身份和/或在该容器内的物理文档的位置信息与在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储在电子存储器中的信息相关联；和
e)在数据库中存储在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储在电子存储器中的信息连同在步骤d)中获得的关联。
另外，本发明提供一种用于查找文档且尤其是物理文档的方法，这些文档已根据前述方法归档。
通过本发明尤其可实现极为快速省时的物理文档归档，这是因为尤其不需要在搁放时的特殊整理，而是在容器中形成一个简单的堆。另外，物理文档可根据需要简单找到，而不用在搁放物理文档时进行严格分类。另外，可基于标准轻易找到文档，该标准只在检索时刻、即明显比归档更晚地是相关的。该方法可简单易行地完成，因而不需要花费巨大的培训时间。该方法也可设计成不需要包含高额维护和安装成本的防篡改系统。为了执行该方法，可以采用可低成本获得的标准化部件。
本发明基于以下认识，容器内物理文档的位置信息与数据库内的对应电子文档的关联，使得防篡改电子归档的优点与基于纸质文档的传统归档得以结合。因而，总体上可以代替基于案卷夹的系统。由此可以节约很高的成本和大量的用时。
在本发明的范围内，用语“物理文档”或“物理归档”尤其是指物理形式的正式文件或其存档，就是说例如打印件或纸质文档。电子文档可被视为可被电子系统读取的文件，在这里，存储在文件中的信息包含可从物理文档取得的信息的至少一部分。
在本归档方法的第一步骤中，通过用照相机拍摄物理文档的数码图像来生成文件。据此，制作成该物理文档的至少一部分的照片。该数码图像在此可按照任何格式如jpeg、gif、pdp、png、raw、tiff、wmf等提出，可能至少部分在步骤b)中被存储。
在此情况下，该物理文档优选可以完全拍摄。此时，可采用通过软件技术实现的检查功能或辅助功能，其例如基于可与容器相关地投入使用的背衬，背衬具有相对于拍摄文档的高对比度。因此，该检查功能或辅助功能尤其可在所生成的电子文件或所拍照的物体不具有环绕边缘情况下发出警告，该环绕边缘基于具有高对比度的存档(边缘识别)。另外，该检查功能或辅助功能可动用可能设于照相机中的传感器，以改善图像质量或向使用者指出质量未达标准要求的图像。因此，例如可考虑亮度传感器数据以向使用者指明附加光源是有意义的。另外，加速度传感器数据可用于让使用者例如将照相机放到相应装置上而移动并且只要该装置在某段时间未运动随后自动操纵照相机的快门钮。另外，可采用OCR软件作为检查功能或辅助功能的模块。例如可通过该模块查询是否完整识别单词。另外，可通过人工智能来检查是否已识别出一般包含在待归档文档中的至少一个预期用语。这样的预期用语例如包含元信息尤其是关键词。像税务、账单、保险、证书、提醒通知、决定这样的关键词尤其属于此。如果没有找到任何预定关键词，则也可发出警告。发出警告例如可通过光学显示或机械指示实现，其尤其与照相机或归档系统的其它部分的优选实施方式相关地来描述。
该警告功能可完全或部分通过照相机中的软件实现。根据一个特殊方面，例如可检查光照情况是否可预期达到足够的图像质量或者图像是否有足够对比度。另外，可以规定图案识别、尤其是边沿或边缘识别，其检查文档是否相对于照相机处于有利的距离。
与此相关，尤其可以检查是否识别出一个矩形的形状，该矩形满足标准。例如可以规定，所发现的矩形应占到拍摄图像总面积的至少45％。另外可以规定，所发现的矩形角点允许远离其中一个屏幕边缘最多20％。如果不能满足其中至少一个条件，则可向使用者显示应将照相机移近文档的警告。如果未发现矩形，则例如可以显示照相机应更远离物体或未发现文档的警告。
在照相机中实现的警告功能尤其允许警告的实时显示，从而使用者直接获得通知并可马上完成物理文档的更好的重新拍照。例如使用者可通过警告功能或辅助功能被要求靠近文档或保持照相机与文档之间的较大距离。
该亮度值可通过统计分类法来评估。一般可以在数码图像中例如规定在0至255范围内的亮度值。为了评估足够高的亮度例如可以规定，亮度标准偏差在现有像素值范围内小于100，亮度值小于180，且图像中最暗像素的值小于20。如果这些条件个别或全部未被满足，则使用者可以被相应提示提供相应光源。
该警告功能优选可通过计算机系统提供，照相机将在步骤a)中生成的图像数据和/或在步骤b)中获得的信息传输给该计算机系统。在此情况下，优选与照相机无线或直接相连的计算机系统例如可生成关于完成文档归档的报告或者有可能提出警告的状态报告。所述报告和/或状态报告可能能以消息形式如通过电子邮件依靠台式计算机或照相机优选是智能手机被递交给使用者。与照相机相连但与照相机无关地安装的计算机系统的优点尤其包含借助备用系统的关键数据的简易备份和针对各用户的简易维护。另外，可以使用硬件更简单且功率相对弱的照相机，因为可通过计算机系统实现高强度计算任务。
例如，如果图像应该包含很少文字，则使用者可以获得警告，在这里，可能可以通过对使用者合适的统计分析来设定字母数量，作为预设值。另外，如果未发现预定信息如发送者信息，则可以给使用者递交警告。因此，使用者例如可以将缺失信息手动输入该数据库。
根据一个优选实施方式，该辅助功能或警告功能的一部分可以在照相机中实现，该功能的一部分可通过连接至照相机的计算机系统实现。
用于执行步骤a)的照相机可以是数码相机、带照相机的智能手机、带照相机的平板电脑或者扫描仪，在此，优选采用便携设备且优选是带照相机的智能手机。
在步骤b)中，基于在步骤a)中获得的信息的至少一部分被存储在电子存储器中。一般，被用在步骤a)中的数码相机生成文件，该文件优选被存在非易失性电子存储器中。该文件优选包含物理文档的所有适于进一步处理的信息。根据使用者的需要和要求，为此选择在步骤a)中获得的文件的相应高的分辨率，该文件代表物理文档的数码照片。与此相关，可以采用前述的基于OCR模块的警告功能或辅助功能，从而可以保证尤其相关信息的识别。因此，通过步骤b)尤其保证将与使用者相关的信息转入存储器中，在这里，该信息可供进一步处理。根据要求，例如在步骤a)中获得的文件可通过OCR模块被转换为纯文本，其随后被进一步处理，而没有存储数字照片。在一个有利实施方式中，在步骤a)中获得的文件被存储。存储可以在易失性存储器或非易失性存储器内进行，在此优选采用非易失性存储器。非易失性存储器在此尤其是指下述存储器，其信息即便在电路断开时也不丢失。另外，可以根据步骤b)在存储器内进行基于在步骤a)中获得的文件的信息的至少一部分的存储，该存储器位于该照相机内，或设置在与照相机相连的计算机内。该计算机可以是由用户管理的服务器或者下述计算机，其由供货商控制和维修并且例如可通过互联网与该照相机连接。
执行前述步骤a)和b)所需和优选的部件是众所周知的，在这里，相应的照相机、文字识别模块(OCR＝光学字符识别)和存储器可购买获得。此时可优选采用用于改善图像质量或图像分割的方法且尤其是算法，所谓的图像处理方法，在此，除了标准算法外，还可以使用切边方法。例如可以首先采用简单方法如高斯柔光滤镜(Gaussian Weichzeichner)用于边缘识别，以准备图像。另外，普通的边缘识别算法例如Canny或Sobel可被用来突显边缘。呈局部阈值方法或自适应阈值方法形式的二值化处理也可以被利用，例如关联像素分析，以分析确定该图像中的物体最终轮廓。为了发现根据所有概率最可能对应于该文档的轮廓，随后可以采用选择标准以排除小的或无意义的因为不在图像中心处的轮廓。另外，在两个几何空间之间调换图像信息的方法可以被用来由此外推可能出现的所获文档的失真。最后，尤其可以通过形貌运算和直方图修正如伸长或压缩来去除不希望的图像信息并且更好更清楚可见地将前景(文字)和背景(纸，背衬)相互分开。通过在形貌运算中选择合适大小的参考值(有时也称为刷除值或滤值)，可以过滤掉阴影、斑点和其它图像瑕疵，同时获得柔和且可良好读取的文字轮廓。
另外可以规定，利用所谓的超分辨率算法，以从分辨率和质量保持不变的多幅拍摄图像中制作出一幅新图像，其具有比每张单独照片更好更清晰的细节精度。在此尤其利用到每幅单独图像具有不同的信噪比并因此相互区别最小。通过组合图像信息，可以算出由系统决定的噪声。另外，可以通过图像修补来修复一些区域，做法是查询具有现有或已知图像图案的图像数据库，并且嵌入为此存在的具有更高分辨率的图像组成部分。
在步骤c)中，将在步骤a)中获得的物理文档搁放在一个容器或多个设置用于物理搁放待归档文档的容器之一中。该容器不受特殊限制，因而可使尺寸和用以制造容器的材料符合现有要求。出于成本原因，该容器例如可以主要由硬纸板制造。该容器优选配设有存在数据库或数据库系统中的用于文档电子归档的标记。随后将描述容器的优选实施方式。
根据本发明，将在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中在电子存储器内存储的信息与唯一的容器身份和/或在容器内的物理文档位置信息相关联。
唯一的容器身份在此可自动地由该系统在投入使用输入有电子文档的数据库时产生。另外，使用者可通过输入机构来存入唯一的容器身份。根据一个优选实施方式，该容器可配备有能用照相机且优选通过通讯接口来读取的唯一的身份特征。随后说明可适当采用的身份特征和通讯接口的具体实施方式。
该位置信息优选可以根据物理文档的存放时刻得到，尤其从迄今搁放在容器中的文档得到。该位置信息优选是下述信息，其与原先已归档的或随后将归档的其它物理文档的位置相关地被看到。一般，在该容器内形成一个堆，在此，所搁放的物理文档的相对位置可以从在先及随后搁放的文档的数量来推导得出。在推导时可以假定例如70g/m2、80g/m2、90g/m2或100g/m2的平均纸重。另外，可以在存放时进行文档页数的查询。这尤其可能对于在归档页数很多的物理文档时电子归档这些页的一部分或少量一部分就够了的情况是有利的。这例如可能在包罗万象的保险合约的情况下就是如此，此时在第一页上包含了电子归档所需要的信息，而在后面的页上提到的是标准条款。
优选在步骤d)中将唯一的容器身份与在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储在电子存储器中的信息关联起来，在这里，尤其优选“唯一的容器身份”与“在该容器内的物理文档的位置信息”的关联。
在步骤e)中，在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储在电子存储器中的信息连同在步骤d)中获得的关联被存储在数据库中。在此情况下，在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储在电子存储器中的信息可以被改写到一个存储器的另一区域中。另外，可以在步骤a)或b)中已规定：所述数据被写入数据库，从而在步骤e)中只将在步骤d)中获得的关联存入该数据库。
数据库一般包含通常被称为数据库管理系统的数据管理软件以及在此也被称为数据池的待管理数据。在此情况下，这些功能可以根据具体实施方式的不同在移动计算机系统如智能手机或平板电脑中实现。这些功能优选可以至少部分由联网计算机系统实现，其尤其优选可通过互联网与照相机连接。
在一个特别优选的实施方式中，存在照相机或与照相机本地连接的计算机中的数据优选可通过互联网与优选跨地域管理的大型计算机系统同步。可通过此实施方式获得高数据安全性，因为在互联网中暂时提供的数据可被中心保护，在此，数据库尤其是数据池的旧版也可被电子保管。备份拷贝根据需要允许数据库重建。这尤其在照相机丢失或受损时是重要的。这些优点尤其可如此获得，照相机建立与互联网的无线链接，如通过W-Lan或移动无线通信网。
另外，优选跨地域管理的大型计算机系统的使用允许可由多位使用者装填的不同容器对应于一个跨地域工作的团体。另外，通过使用非中心的计算机系统，可以由多位使用者在使用不同照相机尤其是智能手机的情况下装填与某容器身份相关的特定容器，而所获得的物理档案不会不一致。
另外，跨地域管理的计算机系统的使用允许获得超过多组的统计信息。如果例如不同使用者可以通过跨地域管理的文字识别系统处理相似的文档，则识别质量可被改善，因为可以提供大范围的统计基础。
所述方法的执行尤其可以被如此简化，即该照相机建立与用于触发照相机的电子装置的无线连接，其中，该电子装置优选安装在各自容器上。在此情况下，用语“电子装置”应广义理解。重要的是，可通过该电子装置实现超出使用者直接输入的照相机自动动作。据此，该电子装置可被视为通讯接口，照相机借助于该通讯接口与容器相连。安装或安置在容器上的电子装置例如可通过无线电技术实现，在此，对此可采用已知的实施方式如NFC、RFID、蓝牙且优选是低功耗蓝牙或者W-Lan。另外，该容器可以配备有传感器且尤其是压力传感器、亮度传感器、加速度传感器或声音传感器，其触发一个应用且尤其是计算机程序来执行本发明的方法。用于触发照相机的电子装置在此可以安装在容器的合适部位上。前述的传感器优选可以设置在用于支承照相机的附件上。
另外可以在该容器上设置尤其以条形码和/或QR码形式的编码区，以简化系统使用或者使误操作变得困难。编码区例如QR码优选施加在存放区上，该文档要安放在该存放区上且用照相机来拍摄。因此，拍摄该编码区可以导致信息传递给照相机所配备的程序。例如可以借此传递容器身份。此技术得到所有的智能手机操作系统的支持，在此，给软件开发商提供相应的API或可让其获得相应的API。
另外可以规定，多份物理文档在生成文件情况下被归档，在这里，每个文件与一个标记相关联并被存储在该数据库内，在此，所述标记通过使用者输入、通过文件的文字识别分析和/或通过基于其它信息的智能分配来产生。
数据库的尤其是数据池的结构本身并不重要并且可以适应使用者要求。该数据库且尤其是数据池优选可以上级存储数据，此后为全局性。在这里，尤其与归档在容器内的文档相关的信息作为参考被保存。另外，全局数据库且尤其是全局数据池包含关于被使用者所用的容器的信息，尤其是对于系统而言优选是唯一的容器身份。所述信息的至少一部分优选且优选是容器身份优选，可以通过安置在容器上的编码区尤其是条形码或QR码来取得。另外，可给容器对应于由使用者预设的名称。优选可以规定，文档页数被存在全局数据库且尤其是全局数据池中。另外，计算盒内堆中的文档高度所需要的所有数据可被存在全局数据库尤其是全局数据池中。通过该实施方式，可以获得出乎意料的系统效率提高。优选可以规定，全局数据库且尤其是全局数据池被存在计算机的临时性存储器中。
在另一个实施方式中可以规定，全局数据库是一个NoSQL(非仅SQL)数据库，在这里，用语“NoSQL”表示数据库并非仅允许SQL访问，就像尤其由埃里克·埃文斯在2009年提出的那样。通过此实施方式，该数据库可以被很好地扩展和补充，而无需数据的完全重组。
这使得用于所述位置显示的高度计算的算法能够得以在运行中根据需要连续继续改进。
关于装在一个容器内的可在全局数据库且尤其是全局数据池中所提到的文档的详细信息优选可存放在另一数据库尤其是另一数据池中。对此可投入不同的数据组，每个数据组通过相互参考而关联。优选一个数据组可包含关于一份文档的元数据。这些元数据尤其包含下述用语和信息，其允许被用于检索且允许访问数据库。这尤其包含来自以下文档的文档分类或文档类型，如税务、账单、保险、证书、提醒通知、决定，或者可由使用者明确预定。包含元数据的数据组也可以包含对物理存放有文档的容器的介绍。在另一数据组中可以存有通过使用文字识别软件所获得的信息，从而一份文档所包含的文字可存放在一个数据组中。在另一数据组中可保存文档的图像信息。通过此实施方式，一分存档的数据储量可以被很简单容易地搜检，在这里，相对弱的硬件也足以找到所述文档。尤其是不必在临时性存储器内提供所有文档的所有数据，而是可以根据需要在上传到临时性存储器并在检索后又从临时性存储器抹除。优选可以规定：所述图像以压缩形式优选例如以jpg或png格式存储。另外，此实施方案具有以下优点：在抹除文档时虽然从数据库的数据记录中除去信息，但该文档物理留在容器内，在此情况下在系统内存入空页以便能准确计算物理文档位置，在这里，对此的详细说明如之前或随后所述。优选可以规定：将存储在数据库内的信息且尤其是图像信息加密，在这里，尤其优选可以规定单独密钥。尤其优选对于每个容器可以规定一个单独密钥。
为了执行该方法，使用者或使用者组织可以使用多个容器。如果应按照特定组预分类文档，则这例如可能就是如此。因此，例如一个容器设置用于购买发票，而另一个容器保留用于合同事务，等等。另外，不同的容器可用于统一归档被发送给企业的不同场所或人的住所的文档。在此情况下，设于容器上的可由所用的照相机可能结合归档系统的其它部件被自动识别的身份特征简化了使用者的操作，从而可以避免错误。
本发明的另一个主题是一种物理文档查找方法，其特征是，采用下述的数据库，其根据本发明的文档之电子和物理归档方法来获得。
因此，一种物理用于查找文档的方法包括前述步骤a)至e)。另外，该方法可以包括步骤f)，其描述与查获相关联的行为。因此，步骤f)一般包括检索请求以及例如可通过屏幕进行的检索结果输出。在此情况下，在步骤d)中获得的关联优选被用于简化已归档文档的根据需要所需的检索及重获过程。在在先归档中，每份文档优选对应于一个匹配于后面文档的位置关联。物理文档的位置此时优选涉及文档在堆内的位置。因而可以保证文档根据需要依据所提供的位置显示被快速找到。
如此出乎意料地简化了已归档文档的检索，即，在之前发生的归档中不必关注专门分类，并且仍然可以比在其它相似的归档系统(如按案卷整理归档)中更为快速地找到文档，因为向使用者显示检索文档在文档容器内的位置。
另外可以规定，文档检索在使用元数据情况下进行，在这里，元数据通过使用者输入相应信息、通过该文件的文字识别的分析和/或通过基于其它信息的智能分配来生成。
用语“元数据”是指被用于检索的且允许访问数据库的信息。据此，在本发明范围内的该也包含被包含在待归档文档中的信息，但该概也包含未被文档本身包含的文档信息，例如唯一的容器身份、物理文档位置信息、归档日期或存放文档的使用者。在这里，所述信息可以由使用者预设。另外可以使用软件来找到与由使用者输入的信息相似的概念或同义词。另外，软件可以执行检索，即便使用者没有明确的检索输入。通过例如能以后台服务形式在服务器上实现的自动检索例如可用于生成可被传送给使用者的状态报告或备忘报告。传送尤其能以电子邮件或者屏幕通知形式实现。
另外，可以进行全文字识别以提取在归档方法的步骤a)和/或步骤b)中获得的图像信息。在一个优选实施方式中，基于文字识别，可以提供全文本检索。通过此实施方式，可以使得检索文档或在文档内检索变得很容易，从而在归档时刻不必判断进一步处理需要哪些信息。
优选可以独自实现期限管理的模块。因此，一个模块尤其可以提取与期限相关的通过来自物理文档图像数据的文字识别所提供的信息并自动生成相应检索请求。对此，可以提供智能分配。
属于可用于此目的的信息尤其包括时间信息的日期、文档类型(简报、提醒通知、账单等)、期限、缴费总额和/或可识别和可分析的颜色、颜色图案或徽标。
在此情况下也可以采用半自动方法如报告功能，其例如在采用前述方法情况下工作，以获得物理文档所含的信息。因此，软件可提供检索请求建议，其可被使用者确认。
在一个特殊实施方式中可以由该系统生成预期值，从而如果该系统所预期的归档在一定时刻前都未成功，则使用者获得警告或通知。在这里，在隶属于某个文档分组的文档的归档中可以发现重复意义上的模式。例如长期债务的单据是定期发送的。例如，一般每月一次发送电话单，每季度、每半年或每年一次发送保险单据。这种定期性可以在一个特殊实施方式中可由该系统识别，从而在一份预期文档未归档时可以相应通知使用者。
另外可以规定，对检索的物理文档(其与优选通过检索请求且优选通过元信息输入而找到的电子文档关联)的物理位置进行计算，并且物理文档的物理位置借助输出装置发给使用者，优选通过屏幕显示，尤其优选通过计算机屏幕、智能手机屏幕、平板电脑屏幕或数码相机屏幕上的显示，在此，所述计算优选借助多个参数，例如位于容器内的文档和文档的所属的标记的总数来进行。
屏幕显示在此例如可以显示关于堆的竖向取向中的文档位置，在这里，它例如结合设于容器内的缺口和/或结合容器的示意显示来实现，在该示意显示中由水平线示出文档位置。另外，查获文档位置的显示可以通过显示一个条进行，该条涉及到设于容器内的标度如色标。在这种情况下，一个箭头可以显示在该容器内的物理文档的位置。另外，尤其可以在另一步骤中显示在待查获文档之前或之后被归档的文档以简化翻阅。所述显示不仅能以两维设计形式进行，也能以三维设计形式进行，在此，在三维设计情况下可重叠显示多份文档。优选可以例如看到该文档的上方区域。在此情况下，电子翻页可能可以通过简单的擦抹手势进行，从而使用者获得对归档中现有的物理文档的简单概览，使用者据此可以很容易找到所检索的物理文档。
在此情况下，可视显示能以示意性示出文档的竖向位置的简单图像形式实现。文档的竖向位置在此涉及到在容器堆方向上的文档位置。另外，可采用立体图画或者增强现实显示以显示在容器内的物理文档位置。
在一个特别优选的实施方式中，容器的全部内装物的立体可视形象被成像以简化文档检索。另外，可以使用将容器内装物分为多个部分的色标。位于某个部分中的一份文档于是在检索之中恰好就在该区域中被显示给使用者，这以不可预见的方式简化了重获过程。
在物理文档查找方法的另一个实施方式中可以规定，该物理文档从该容器被取出以及在任意晚些时刻又被放入该容器，其中，该文档未被安放到容器内的先前位置上，而是放在位于容器内的文档堆之上。另外，该文档可以被放入另一容器中，该另一容器是该系统已知的，或可使其知道。
在这里，该系统可以具有前述的检查功能和/或辅助功能以避免误操作。因此，如果所述信息尚未由使用者传送给该系统，则该系统产生：“是否取出查获的物理文档且随后放回的查询”。在此情况下，使用者可以通知该容器和该位置。另外可以规定，一份文档在返还时被重新归档，尤其是被拍摄，并且该系统根据文字识别分析自动依据文字信息识别该文档在早些时刻已归档。该系统优选可以通知使用者并请求对该查验结果的确认。
此实施方式以不可预见的方式简化之前所获档案的运用。因此，可在取出一份文档后关闭容器并根据需要放到一边，无需标记从容器中取出文档的位置。在将文档放回盒内时，只需要通知数据库该文档被重新放入，即放到堆上。数据库的通知可以自动进行，优选通过预先调节或者通过使用者输入。这样，可以保持档案的组织整理，而容器不必长时间停留在打开状态。
本发明的另一个主题是一种用于执行前述方法之一个或多个的容器，其中该容器具有至少一个物理文档可叠放在其中的区域。据此，该容器如此构成，即文档能形成堆。在这里，容器规格视预期待搁放的文档而定，在这里，底面例如略大于常见规格例如DINA4或者DINA5。容器高度在此也视要求而定，因而例如可以放至少20份、优选至少100份、尤其优选至少300份文档。对最大文档数量没有特殊限制，在这里由此可出现以下优点：能在容器中优选最多放10000份、尤其优选最多5000份且尤其优选最多1000份文档。所述说明涉及重量为80g/m2的DINA4纸张，在这里，该容器可以无需特殊力作用地被关闭。该容器优选如此构成，即它可容易存放。例如该容器可以具有相应尺寸，从而可以堆叠所述容器。
另外可以规定：该容器具有一个待归档文档可放在其上的存放区。该存放区可由与该容器相连的顶盖或盖部构成。该存放区优选可以具有标记，待归档物理文档可安放在其中以便数字化。另外，该存放区优选可以具有圆形环绕的凸起，其用作边界且作为待归档文档的简单支座。待归档文档安放在其上以便拍摄数码图像的存放区表面优选可以具有导致高对比度的颜色或色调。该表面例如可以具有很暗的色调，从而可以看清通常布置成白色的文档的轮廓。该存放区尤其有利地可以具有包含明区和暗区的对称图案，优选是菱形图案或波浪线形图案，所述图案是黑白构成的。由此可以看清明暗文档的轮廓。
在一个优选实施方式中，该存放区可以包括平整装置。它可以基于静电充电或者一个框，该框可柔性地至少安放在待归档物理文档的一部分上。该框可以在一个优选实施方式中配备有图案和/或颜色以获得高的对比度。另外，该平整装置可以通过待放置的玻璃板来实现，玻璃板优选被高度去反光化。
优选在制作档案时例如在步骤a)中获取文件时和/或在根据步骤b)在电子存储器中存储至少一部分基于在步骤a)中获得的文件的信息时可以采用软件，该软件包含也被称为边缘检测的自动边缘识别。由此一来，待归档文档的边缘可被确定，从而软件的其它功能如自动警告功能被简化，如果文档未被完全拍摄。另外，可以通过边缘识别来获得图像优化的改善，例如文档矫正，其依据的是待归档文档具有矩形底面，从而页边界应分别相互平行。这尤其可以通过前述算法进行。
在本发明的另一个实施方式中，该容器可以具有翻折机构，在此，在翻折机构的翻开状态下可进入“物理文档可叠放在其中的区域”。此实施方式允许该系统的简单使用并可靠地阻止了优选设置的存放处与该容器分开。
根据第一实施方式，该翻折机构可以如此构成，即该存放区在至少两份文档归档时在前述文档归档方法的前述步骤a)与c)之间移动。另外，优选可以规定：该存放区在至少两份文档归档时在前述文档归档方法的前述步骤a)与c)之间不移动。
该容器优选可以具有侧壁，其以能够翻折的方式形成并且在关闭状态被顶盖的或盖部的边缘区固定。在此情况下，如前所述，顶盖的或盖部的顶侧可以作为存放区构成。该顶盖优选也能翻折，从而该容器总共包括至少两个可翻折的区域，它们相互固定连接。在容器内部区域中，可以在可翻折的侧壁附近优选设置标度，可借此特别简单地找到文档。
该容器优选可以具有也可搁放文档的第二区域。在第二区域内优选可以搁放很重要的文档，例如不具有期满日的文档，而是须很长时间保管的文档。尤其是证书和征税单就属于此。在这里，第一区域可被设置用于仅暂时有意义的文档。例如买卖单据就属于此，因为它们在经过承诺期之后就不重要了。另外，第二区域可被设置用于在一定时期内是很频繁需要的物理文档。因此，相对频繁地需要例如求职阶段中的证书原件。
第二区域可以有利地以格子形式设置，它在形成在前述的存放区内。例如该存放区能以足够稳固的封套形式构成，类似于信封，其中可以放入很重要的文档。
另外可以规定，该容器具有用于支承照相机的附件，用于拍摄文档图像的照相机可安放在其上，从而照相机遵守距文档的预定距离，并且优选具备至少一个传感器，或许装入附件中的照明机构可通过该传感器被开关。此实施方式出乎意料地简化了待归档文档的获取，在此可以保证保持不变的高图像质量。该图像质量使得在归档方法的步骤a)中生成的文件的改善得以简化。因此，该文件所含的图像信息能容易接受矫正、边缘平整和/或定标。
在一个实施方式中，用于支承照相机的附件可以与用于文档存放的容器固定连接。这例如可以通过螺钉或类似件实现，在这里，固定连接的特点是它无法不损坏地被分离或者需要解除连接的工具。在此情况下，优选预设的可安放待归档文档的存放区优选位于容器内。在另一个实施方式中，用于支承照相机的附件能被可分离地安放，而不存在固定连接。尤其优选可以设置下述机构，其允许用于支承照相机的附件的可分离固定。在此情况下，所述机构例如可以由尤其在容器顶盖的或容器盖部的区域内的凸起或切口例如突出边缘构成。尤其优选可以设置多个磁体，它们使得用于支承照相机的附件与用于安放文档的容器可分离固定在一起。
在一个优选实施方式中，用于支承照相机的附件可折叠构成。此时优选可以采用磁体，从而可以使附件很容易投入使用。在存放期间，附件可以被折叠起来，从而容器能以省地的方式来保管。
在一个优选实施方式中，该容器或可放置文档的容器部分是可堆叠的。如果容器具有用于支承照相机的附件，则它优选可以被拆下或折合。由此一来，可以多个容器存放在相对狭小的空间里。另外，用于支承照相机的附件可以从旧的尤其是装满东西的容器被取下并被安装在新的容器上。
用于支承照相机的附件优选具有下述尺寸，其允许存放在容器内。在此情况下，用于支承照相机的附件可以与用于安放物理文档的容器固定连接或可分离连接，如前所述。多个磁体优选设置在容器顶盖或者容器盖部中以及在用于支承照相机的附件中，磁体防止该附件在容器的顶盖或盖部上的不小心移动或滑动。
在一个实施方式中可以规定，该附件具有一个存放区，其可以优选包括前述的特征如暗色以改善对比。在这里，设置在用于支承照相机的附件中的存放区可以具有缺口，该缺口可如此构成，即可以识别施加在容器且优选是容器的顶盖或盖部上的编码区，该编码区尤其能以条形码和/或QR码形式实现，可借此唯一地分配一个容器。该盖部优选不可分离地与该容器连接，从而排除了因更换顶盖而混淆容器。
所述缺口的形状和尺寸并不重要，只要保证附件的稳定性和可适宜放置待归档文档。例如该缺口可以是矩形的，在此，设于附件中的存放处可以如此大，即文档可被完整放置。该缺口优选可被布置到优选安置在容器的顶盖或盖部上的编码区如条形码或QR码的正上方，从而一个附件可通用于其它容器并且扫描文档自动被分配给对应的容器。
用于支承照相机的附件具有一个照相机可放在其上的区域，从而照相机能拍摄物理文档的图像。优选可设有多个凸起，它们允许简单定位该照相机，从而保证照相机的很简单可靠的放置。这些凸起可通过附着胶可分离安置并匹配于待用照相机的尺寸。另外，这些凸起可以由柔性材料例如泡沫材料或者毡制造，它们避免了因安放而损伤照相机并且允许轻松的安放和取下。
在本发明的另一个实施方式中，该容器或可放置文档的容器部分如此稳固构成，即可以由寄送机构实现寄送。另外，该容器或可放置文档的容器部分可以配设有地址区，从而容器或可放置文档的容器部分可被转交给第三方如税务顾问。
该容器优选可以具备唯一的身份特征，其可用照相机通过通讯接口被读取。由此可以很高效地执行该方法，在这里，操作错误可以被减少至最低程度。例如，唯一的容器身份可以无需使用者干预地被传输给该数据库。在一位使用者同时使用多个容器时，由此可以避免混淆。在这里，属于通讯接口的有基于RFID技术、NFC技术、蓝牙技术和/或W-Lan技术的元件。另外，照相机可如下构成：可以由此识别编码区，该编码区设置在容器上且尤其是呈可以唯一地对应于一个容器的条形码和/或QR码形式。
另外可以规定，该容器具有电子装置，照相机可借此在生成文件的情况下通过拍摄数码图像被自动触发。此实施方式已经在之前结合归档方法详加描述了，故参照之前的描述。
另一个实施方式的特点是，该容器具有允许看到放在容器内的文档的缺口。该缺口尤其是在查找物理文档中导致出乎意料的优点，因为由此可以很简单地传输关于文档位置的位置信息。缺口形式本身并不重要，因此可以规定矩形、卵形或半圆形。另外，关于待查找文档的位置的位置信息可以通过可设于容器内的标度来表示，如前述的那样。此实施方式可以有利地与在屏幕之上或之中的信息显示关联起来。该标度也可以通过许多不同方式来实现，在此，标度细分取决于应用场合的要求。因此，标度例如可以是彩色构成的，在这里显示两个、三个或更多的不同色彩，可依此简单显示文档位置。另外，可以依据可带有字母数字标记的刻线存在两个、三个或更多不同的细分。
本发明的另一个主题是一种用于实行前述方法之一的计算机程序。在此，该计算机程序能以网络应用、移动应用和/或本地桌面应用来实现。
另外，包含用于实行方法的计算机程序的电子数据载体或电子存储器是本发明的主题。
为了执行前述的方法，可以投入使用单独的便携式照相机，其配备有相应的硬件和软件，在此，时尚的智能手机一般具有这样的配备。优选可以采用联网的系统。在这里，照相机且优选是智能手机可以通过链接与其它计算机联网，在这里，链接优选以无线方式实现。在此情况下可以采用常见的链接方式例如互联网。此实施方式尤其有以下优点，当照相机丢失或受损时，数据还可通过互联网或相应的数据传输路径来取得。在此情况下，也称为备份的数据保护可以在中心进行，而个别使用者不必为此操心。所述通讯且尤其是互联网通讯优选可以加密进行。
包括至少一个计算机系统的网络可以用于可能对应于不同使用者的不同照相机的数据的传输、汇集和联合。网络一般包括至少一个服务器，其通过至少一个数据链接可以与各自照相机相连。
据此，照相机优选配备有优选基于前述无线电技术之一的至少一个数据传输单元，在这里，该数据传输单元与数据存储器有效连接，从而通过照相机获得的数据可以被传输给外部计算机系统。
另外，数据可以从网络被提供给不同的使用者，在公司中例如是会计和主管合同保管工作的部门。另外，所述数据可以被提供给外部公司，例如注册会计师或税务顾问。
本发明的方法以及本发明的容器尤其适合用在私人财务收支和中小型公司。尤其是工厂店和小型服务供应商就属于此，它们有义务保管凭证，但出于成本考虑而顾忌使用防篡改电子归档系统。
在此，本发明的容器可以配设有公司铭牌、徽标或其它标牌。贴牌容器尤其可以用作免费样品或用于客户支持。例如税务顾问可以将容器寄给委托人，从而委托人从税务顾问那里利用本系统将例如会计所需要的文档归档，并且税务顾问可以从由委托人制作的电子档案中取得财会制定所需要的信息。
附图说明
以下结合九幅图来举例说明本发明的优选实施方式，但不应由此限制本发明，其中：
图1是用于执行该方法的容器的立体示意图，
图2是具有用于支承照相机的附件的本发明容器的另一个实施方式的视图，
图3是具有用于支承照相机的附件的本发明容器的另一个实施方式的视图，所述附件在此折合，
图4示出翻折展开的可用以制造本发明容器的下部的硬纸板，
图5示出翻折展开的可用以制造本发明容器的盖部的硬纸板，
图6示出翻折展开的可用以制造用于支承照相机的附件的硬纸板，
图7是用于执行该方法的另一容器的立体示意图，
图8是用于执行该方法的另一容器的立体示意图，其中该盖部被翻开，
图9是用于支承照相机的另一附件的视图，
图10示出翻折展开的可用以制造用于支承照相机的附件的硬纸板，
图11是具有用于支承照相机的附件的本发明容器的另一实施方式的视图，
图12是用于根据本发明方法的归档过程的流程图，
图13是用于根据本发明方法的检索过程的流程图，
图14是用于检索结果显示的屏幕显示的示意图，和
图15是用于检索结果显示的另一屏幕显示的示意图。
具体实施方式
图1以立体图示意性描绘用于执行该方法的容器(10)的一个优选实施方式。该容器包括一个区域(12)，在该区域内能堆放多份物理文档。在此情况下，该容器具有缺口(14)，它允许看到放在容器(10)内的文档。缺口的这个实施方式允许活动的，优选是可翻折设置的、其上可放置待归档文档的存放区(15)能很容易地移动。在此情况下，存放区可以例如通过螺钉(未示出)固定在容器一侧。在容器(10)的相对的侧面上可以形成凸起(16)，从而形成足够稳定的存放。凸起(16)在此以两个螺钉的形式实现，但在这里，其它实施方式例如硬纸板翻折也可能是适宜的。在本实施方式中，存放区(15)在容器一侧连同也可翻折地构成的盖部(18)一起被螺钉固定在容器下部的侧壁上。根据另一个实施方式可以规定，该存放区搁在两个凸起上，这两个凸起可以设置在容器侧壁的至少两个相对的侧面上。在如图1所示的实施方式中，圆形环绕的凸起是通过可搁放物理文档的容器的部分来形成的。
图2示出本发明容器(20)的另一个实施方式，它也可以具有之前结合图1所述的性能。因此，该容器尤其可以包括盖部(22)和区域(23)，在该区域内可堆放物理文档，在这里设有缺口(23a)，从而可以看到搁在该区域(23)中的文档。另外，容器的这个实施方式包括用于支承照相机的附件(24)。附件包括待归档的文档可放在其上的存放区(25)。附件(24)还包括可翻折地构成的两个侧壁(26a)和(26b)及用于照相机的支座(27)，在该支座中设有开口(28)，照相机可通过该开口给放在此前所示的存放区25上的物理文档拍摄图像。
图3示出本发明容器(30)的另一个实施方式，它也可以具有之前结合图1和图2所述的性能。因此，该容器尤其可以包括盖部(31)和区域(32)，在该区域内能堆放物理文档。另外可以从该视图中看到，用于支承照相机的附件(33)是可翻折构成的，在此，存放区(34)在端面上放置在例如可由螺钉构成的两个凸起(35)上。侧壁(36a)和(36b)安放在存放区(31)上，在这里，可以从用于照相机的支座(37)看到两个侧部(37a)和(37b)。另外，该图(3)示出盖部(31)的翻折机构的一个优选实施方式，它在此是通过折叠(38)连同盖部(31)在物理文档能堆放的区域(32)上的稳定的固定机构来构成的。
图4示出翻折展开的硬纸板(40)，可用以制造本发明容器的下部，尤其是可堆放物理文档的区域。虚线在此表示下述部位：硬纸板(40)在该部位可被折叠，以形成可堆放物理文档的区域。在此，可由底部区域(42)形成底面并由侧部区域(44)、(46)、(48)和(50)形成侧面。在本实施方式中，这些侧面(44)、(48)具有安排好的折线，从而形成侧部区域(44a)和(44b)或者侧部区域(48a)和(48b)，侧部区域(44)和(48)可借此与侧部区域(46)和(50)相连。在本实施方式中，侧部区域(46)和(50)也具有安排好的折线，从而侧部区域(46)和(50)的一部分可被折叠到侧部区域(44a)和(44b)或侧部区域(48a)和(48b)上。在所示构造中，每个侧面区域分别具有多个开口，侧部区域(44)、(46)、(48)和(50)可通过所述开口借助螺钉彼此稳固连接。
图5示出翻折展开的可用以制造本发明容器的盖部的硬纸板(60)。虚线在此表示下述部位，硬纸板(60)可在所述部位被折叠以形成盖部。在此情况下，顶面可以由盖部区(62)构成，而侧面由侧部区域(64)、(66)、(68)和(70)构成。在侧面且在此是侧部区域(66)上，可以设有多个开口(66a)和(66b)，侧部区域(66)可通过所述开口与容器下部的可堆放物理文档的匹配的侧部区域螺旋连接。在本实施方式中，在侧部区域(64)、(68)和(70)中设有折线，从而侧部区域(64a)、(68a)和(70a)的局部可被折叠叠置以形成稳固边缘。
图6示出翻折展开的硬纸板(80)，可用以制造用于支承照相机的附件。虚线在此表示下述部位，硬纸板(80)在所述部位可以被折叠以形成该附件。在此情况下，可以由区域(82)形成一个待归档文档可放置在其上的存放区。该区域(84)和(86)形成该附件的侧面，而该区域(90)形成用于放置照相机的支座。在此情况下，所述区域(90)和(86)可通过磁体或尼龙搭扣可分离地保持在一起，从而形成稳固的放置。在图像拍摄之后，所述区域(90)和(86)可以相互分离，从而整个附件可以折合。区域(90)包括另外两条折线，从而可以形成侧部(90a)和(90b)，它们额外地稳定照相机的支承。在本实施方式中，在区域(84)与(82)之间设有三条折线，从而形成一个区域(92)。在该区域内设有四个开口，区域(92)通过所述开口与容器(其中可堆放物理文档)下部的匹配的侧部区域稳固连接，例如通过螺钉。
图7以立体图示意性描绘用于执行该方法的另一个容器(100)的优选实施方式。该容器包括一个区域(102)，在该区域内可堆放物理文档。在这里，该容器具有可活动且优选可翻折构成的盖部(104)，盖部可用作存放区，待归档的文档能够放在该存放区上。在本实施方式中，盖部(104)在三侧具有盖沿(106)，从而其中三个侧壁(108,110,112)在关合状态下至少部分被覆盖。容器的其中一个侧壁(110)，在此是纵向侧在所示实施方式中是可翻折构成的。在归档过程中，该侧壁(110)可保持翻开，从而多份文档可被归档和放置在容器(100)内，而无需移动该侧壁(110)。在侧壁(110)的关合状态下，该侧壁通过顶盖(104)的盖沿(106)固定，从而闭合的容器(100)具有充分的稳固性。如图7所示的容器(100)具有标度(114)，据此可以容易找到已归档文档的位置。在该容器的顶盖内可以设有磁体或可通过磁体固定的材料，尤其是金属。由此一来，用于支承照相机的附件可以可分离地固定，以防止不小心移动或滑动。另外，该容器可以具有一个或多个尤其呈条形码和/或QR码形式的编码区(116)，其简化了在用容器(100)归档文件的过程中的自动对应。另外，所述顶盖可以在顶面配设有标记(118)，这些标记明示了待归档文档在该顶盖上的位置。
图8以立体图示意性描绘用于执行该方法的另一个容器(100)的优选实施方式。如图8所示的附图标记具有与如图7所示的相应标记一样的含义。在这种情况下，如图7所示的容器(100)如图所示处于下述状态，此时盖部(104)被翻开，从而可以清楚看到布置在三侧上的盖沿(106)。另外，可翻折的侧壁(110)被向上翻，从而清楚看到所述盖部在关合状态能封闭该侧壁。侧壁(110)的翻开状态也如虚线所示。
图9示出用于支承照相机(120)的另一个附件。附件(120)包括一个待归档的文档可放置在其上的存放区(122)。存放区(122)优选可以在底面配备有磁体，该磁体允许可分离地固定用于支承照相机(120)的附件。另外，此存放区(122)包括缺口(124)，从而可以看到施加在容器上的编码且尤其是条形码或QR码。另外，此附件(120)包括可翻折构成的两个侧壁(126)和(128)，各自具有两个活动构成的翼扇(126a)和(128a)，它们支撑用于照相机(130)的支座。侧壁(126)和(128)的这两个活动构成的翼扇(126a)和(128a)与翼扇(132)连接，翼扇(132)设置在用于照相机(130)的支座上，在此可以更好地在图10中看到该实施方式。在用于照相机(130)的支座中设有开口(134)，该照相机可以通过该开口拍摄安放在前述存放区(122)中的物理文档的图像。为了更好地照明，用于支承相机(120)的附件可配设有未示出的照明机构，照明机构例如被固定在两个侧壁(126)和(128)之一或用于照相机(130)的支座上。照明机构可以通过开关开关，在此，所述开关能手动进行或通过传感器进行，该传感器可与该照相机且优选是智能手机相互作用。在此情况下，照明机构可通过干电池或蓄电池接收电流。另外，照明机构可以通过电缆连接至插座，在此，在图9中可以看到用于电缆(136)的相应孔。另外，可以在用于照相机(130)的支座上设置多个凸起(138)，它们允许简单定位该照相机，从而保证了尤其简单可靠的照相机支承。这种凸起能通过附着胶可分离地安置且匹配于待用照相机的尺寸。
图10示出翻折展开的硬纸板(140)，可用以制造用于支承照相机的附件。虚线在此表示下述部位，硬纸板(140)在所述部位可被折叠以形成所述附件。在这里，可以由区域(142)形成一个待归档文档可安放在此的存放区。区域(146)和(148)形成该附件的侧面，而区域(150)形成用于放置照相机的支座。用于形成用于放置照相机的支座的区域(150)具有缺口(152)，它形成一个开口，照相机可通过该开口拍摄物理文档的图像。在这种情况下，这些区域(146)和(148)可通过磁体或尼龙搭扣可分离地保持在一起，从而形成稳固的存放处。在图像拍摄之后，这些区域(146)、(148)可以相互分离，从而整个附件可折合。区域(142)可以具有磁体或可通过磁体被固定的材料，尤其是金属，其造成并保证附件在容器上变得稳固而避免不小心移动，从而附件被固定在相对于容器的最佳位置上，以便可以完全掌握光学编码如条形码或QR码。一种安放磁体的实施方式例如如图10所示。因此，位于可用以构成存放区的区域(142)中的磁体(144)或相应材料可用于与容器可分离连接。磁体(147a,147b)在翼扇(146a)和(146b)中设置用于支承用于构成支承照相机用支座的所述区域(150)，尤其可以与设于用于构成照相机支承用支座的所述区域(150)的翼扇(150a,150b)内的磁体(151b)和(151c)相互作用。相应地，另外设于用于构成照相机支承用支座的所述区域(150)的翼扇(150a,150b)内的磁体(151a)和(151d)与设置在可用以构成侧壁的区域(148)中的所述翼扇(148a)和(148b)的相应安放的磁体(149a)和(149b)相互作用。
图11示出带有附件(176)的本发明容器(162)的另一个实施方式，该附件也可以具有之前关于图7、图8和图9所述的性能。因此，容器(162)尤其可以包括顶盖(164)和一个物理文档可堆放在其中的区域。顶盖(164)在三侧具有盖沿(166)。另外，容器(162)包括侧壁(168,170)，其中，顶盖(164)可翻折地与一侧壁(168)连接，从而形成可称为“翻折边沿”的活动连接(172)。另外，该容器包括编码区(174)，编码区可包含光学编码如条形码或QR码。容器(162)配设有附件(176)，它具有一个可放置待归档文档的存放区(178)，其中在该存放区内设有缺口，从而可以看见设置在容器(162)的顶盖(164)上的编码区(174)。另外，在该附件内设有分别具有两个翼扇(184,186)的两个侧壁(180,182)，它们支撑用于支承照相机的支座(188)，在此，侧壁(180,182)的翼扇(184,186)与用于支承照相机的支座(188)的翼扇(190)可分离连接。用于支承照相机的支座(188)具有开口(192)，照相机通过该开口能拍摄安放在前述存放区(178)上的物理文档的图像。
图12示出用于根据本发明方法的归档过程的流程图。在方法步骤1中，使照相机对准待归档的物理文档。照相机优选如此构成，尤其是用软件编程，即此时进行图像质量的自动识别。该质量例如可以包含边缘标记，从而使用者通过警告功能或辅助功能被要求靠近文档或遵守照相机与文档之间的较大距离。另外例如可实现文档的锐度调整或聚焦。检查是否达到规定的图像质量在判断步骤2中进行。如果图像质量太差，则能以步骤1继续进行。如果质量足够高，则根据步骤3制作待归档的文档的数码图像照片，在此，在本实施方式中在判断步骤4中检查所获得的图像质量。这可以通过常规算法或者手动地例如通过在屏幕上显示的查询来进行。
如果图像质量不符合要求，则以步骤1重新开始制作照片。在图像质量足够高时，在步骤5中存储图像文件并且优选完成从图像文件中提取信息，例如通过文字识别。在此步骤中，例如可以识别布置在支座上的QR码，其包含唯一的容器信息。该过程可以在照相机中或在与照相机相连的计算机系统中进行，在此，所述连接也可通过互联网来建立。在判断步骤6中检查是否识别了预期的用语例如关键词如账单、订单、保险单等等和容器信息。
如果已识别出预期用语例如关键词如账单、订单、保险单等，则在步骤3中生成的图像文件和/或在步骤5中提取的信息的一部分可以与唯一的容器身份和/或在该容器内的物理文档的位置信息及所属关联一起被存储，并且根据步骤7将物理文档放置在容器内。接着，可以向使用者发出已成功归档的报告，所述报告中可以包含关于待归档文档的识别数据。
如果在判断步骤6中确定无法找到所预期的用语，则可以在步骤8中传达相应报告给使用者，在此，使用者可以根据判断步骤9判断归档过程是否应重复或者物理文档是否应该放在容器中。当重复归档时，以步骤1继续进行。否则，根据步骤10将文档放入容器中并且将所获得的文件连同唯一的容器身份和/或在该容器内的物理文档的位置信息与所属的关联一起存储起来。缺失的数据可能可以手动输入该系统中。
图13示出用于根据本发明方法的检索过程的流程图。在方法步骤1中，将检索用语输入相应的应用中。由所述应用查找到的文档在步骤2中通过说明容器身份和在该容器内的物理文档位置而显示。接着，检索文档可以被物理取出，在此，可以告知该系统从容器取出物理文档。这可以自动化进行，从而在检索之后在结束之时通过所述应用显示：“在检索后最后显示在屏幕上的文档是否已被取走”。另外，可以由使用者实现相应输入。
从归档取走的文档可以根据步骤4返还。为此，可以根据步骤4调用所述应用，在此，所述应用能自动显示迄今所取走的文档并且使用者可以通过输入机构选择相应的文档。另外，使用者也可以输入文档标记，如文档名。
在判断步骤5中可以查询：文档是否置顶放置在取件容器的堆上。如果回答是肯定的，则可以根据步骤6将文档搁放到容器中的相应位置。
如果根据判断步骤5的查询是否定的，则可以在判断步骤7中查询：“该文档是否搁在取件容器内的最初位置”。如果回答是肯定的，则文档可以在相应位置上被放入容器中，就像在步骤6中所述的那样。
如果对所述查询的回答是否定的，则可以根据步骤8进行文档的重新归档以将文档补充进档案，如图12明确所示。在此情况下，关于文档的较旧信息从数据库被取走，从而尤其是所述容器身份和/或在该容器内的物理文档的位置信息以及所属的关系在后面的重新归档中被重新投入和存储。
图14示出用于描述检索结果的屏幕显示的示意图。在本实施方式中，屏幕被分为四个区域(202)、(204)、(206)和(212)，其中在这些区域(202)、(204)、(206)和(212)中显示的信息也能按照其它次序排列或仅部分地进行。这例如可以在使用小屏智能手机的情况下是适宜的，从而这些区域(202)、(204)、(206)和(212)例如可通过菜单来控制。
在区域(202)中可以显示查获文档的名称，而在区域(204)中可以显示容器名字。容器名字可以与存在该系统内的唯一的容器身份一致，但也可以由使用者设定。在当前设于区域(202)下方的区域(206)中可显示查获文档(208)的一页，在这里，在区域(206)的下部中可以在预览显示中示意性示出文档其它页(210)。在当前位于区域(204)下方且在区域(206)旁边的区域(212)中，可以在显示区(214)中显示查获文档的位置。例如可在显示区(214)显示该查获文档被放在迄今送入的200份文档中的位置117上。这通过示意所示的容器(216)连同所示的水平线(218)来表示，在此，该水平线大致反映物理文档的竖向位置。
在显示区(220)内显示在检索中已被找到的文档的名称，和/或排在查获文档之前或之后存放在容器内的文档。
图15示出用于显示检索结果的另一屏幕显示的示意图。该屏幕显示包括用于程序控制的两个区(242,244)和用于容器名字显示的一个区域(246)。另外可以看到竖向设置的条(248)，它涉及在容器中设定的标度。如果例如在容器内应设定色标，则该条可以具有相应的颜色编码。箭头(250)标示查获文档在相应容器内的竖向位置。在该视图中，这些文档在立体视图中重叠可见，在这里，部分示出了在该查获文档(254)上方的一份文档(252)和在查获文档下方的各不同文档(256)。
如图15所示的显示可与其它的屏幕显示组合。对此例如包括：满足所有标准的各检索结果的名单式显示。另外，对于每次符合条件者可以在一个显示中示出全部预览或部分预览，在这里，显示和名单显示可以与检索结果的细节说明相关联。因此，例如可以在关于检索结果细节的展示中包含：关于对文档的日期数据如制定日期和文档类型(简报、提醒通知、账单等)的说明的信息。所有这些显示可以与如图15所示的屏幕显示通过控制盘相互关联，该控制盘通过触摸屏来实现。
本发明的在先前的说明书及在权利要求书、附图和实施例中公开的特征不仅可以单独地、也可以在任意每个组合中对以其不同的实施方式实现本发明来说都是重要的。

Claims (15)

1.一种用于文档的电子和物理归档的方法，所述方法具有以下步骤：
a)通过用照相机拍摄物理文档的数码图像来生成文件；
b)在电子存储器中存储：基于在步骤a)中获得的文件的信息的至少一部分；
c)将所获得的物理文档搁放在容器或者多个容器之一中，所述容器设置用于物理地搁放待归档的文档；
d)将唯一的容器身份和/或所述容器内的物理文档的位置信息与在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储于电子存储器内的信息进行关联；和
e)将在步骤a)中生成的文件和/或在步骤b)中存储于电子存储器内的信息连同在步骤d)中获得的关联一起存储在数据库中。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，通过生成文件将多份物理文档归档，其中，将每个文件与一个识别标记进行关联并存储在数据库中，其中，所述识别标记是通过使用者的输入、通过所述文件的文字识别分析和/或通过基于其它信息的智能分配来产生的，优选通过所述文件的文字识别分析来产生。
3.根据权利要求1或2所述的方法，其特征在于，采用数码相机、带照相机的智能手机、带照相机的平板电脑或者扫描仪，优选采用带照相机的便携设备作为照相机。
4.一种用于查找物理文档的方法，其特征在于，采用根据权利要求1至4中任一项所述的方法所获得的数据库。
5.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，文档检索是通过采用元数据进行的，其中，所述元数据通过使用者输入相应信息、通过所述文件的文字识别分析和/或通过基于其它信息的智能分配来生成。
6.根据权利要求4或5所述的方法，其特征在于，对检索的物理文档的物理位置进行计算，所述物理文档与电子文档相关联，所述电子文档优选通过检索请求，优选通过元信息输入而找到检索，并且所述物理文档的物理位置通过输出装置，优选通过在屏幕、尤其优选在计算机、智能手机、平板电脑或数码相机的屏幕上的显示而输出给使用者，其中，所述计算优选借助多个参数，例如位于容器内的文档和文档所属的标记的总数来进行。
7.根据前述权利要求4至6中任一项所述的方法，其特征在于，将所述物理文档从所述容器取出以及在任意的随后时刻又放到所述容器中，其中，所述文档没有搁放在所述容器内的在先位置，而是放在位于所述容器内的文档堆之上。
8.一种执行根据权利要求1至7中一项或多项所述的方法的容器，其特征在于，所述容器具有至少一个区域，这些物理文档能叠放在所述区域内。
9.根据权利要求8所述的容器，其特征在于，所述容器具有存放区，待归档的文档能存放在所述存放区。
10.根据权利要求8或9所述的容器，其特征在于，所述容器具有翻折机构，其中，在在所述翻折机构的翻开状态下可进入所述区域，物理文档能叠放在所述区域中。
11.根据前述权利要求8至10中至少一项所述的容器，其特征在于，所述容器具有用于支承照相机的附件，用于拍摄文档图像的照相机能放在所述附件上，从而照相机距文档保持预定距离，并且优选具备至少一个传感器，通过所述传感器能够开关可能加入所述附件中的照明机构。
12.根据前述权利要求8至11中至少一项所述的容器，其特征在于，所述容器具有唯一的识别特征，所述识别特征能用照相机通过通讯接口来读取。
13.根据前述权利要求8至12中至少一项所述的容器，其特征在于，所述容器具有两个翻折机构，从而盖部和侧壁以能翻折的方式与所述容器连接，所述侧壁与所述盖部的活动的固定机构相对。
14.一种用于实施根据权利要求1至7中任一项所述的方法的计算机程序。
15.一种电子数据载体或电子存储器，其具有用于实施根据权利要求1至7中任一项所述的方法的计算机程序。
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