CN106157100A - 改进合同发票管理水平和效能的系统和方法 - Google Patents

Abstract

本发明的改进合同发票管理水平和效能的系统，包括发票模板库建立模块，发票扫描及识别模块，发票真伪验证模块和发票信息校验模块；发票模板库建立模块，用于建立发票模块库并存储到合同管理系统；发票扫描及识别模块，用于发票管理人员对收到的发票进行拍照，将获得的发票图片与发票模板库中的发票模板进行匹配，识别出发票信息，并将发票信息展示给发票管理人员核对；发票真伪验证模块，用于将发票扫描及识别模块识别的发票信息传递到各税务发票验证页面进行真伪验证；发票信息校验模块，用于将识别的发票信息与合同管理系统中的合同数据进行比对。

Description

改进合同发票管理水平和效能的系统和方法

技术领域

本发明涉及票据管理技术领域，具体涉及一种改进合同发票管理水平和效能的系统和方法。

背景技术

企业在经营活动中需要大量接收来自供应商、合作伙伴及其他第三方的各类发票。针对于发票的接收、真伪鉴定和数额核对，目前采用的人工管理方式，需要耗用大量的人力资源和手工操作，管理效率和效能低下，且易导致产生差错。

发明内容

有鉴于此，本发明提供改进合同发票管理水平和效能的系统。

本发明采用如下技术方案，构造改进合同发票管理水平和效能的系统，包括发票模板库建立模块，发票扫描及识别模块，发票真伪验证模块和发票信息校验模块；

发票模板库建立模块，用于建立发票模块库并存储到合同管理系统；

发票扫描及识别模块，用于发票管理人员对收到的发票进行拍照，将获得的发票图片与发票模板库中的发票模板进行匹配，识别出发票信息，并将发票信息展示给发票管理人员核对；

发票真伪验证模块，用于将发票扫描及识别模块识别的发票信息传递到各税务发票验证页面进行真伪验证；

发票信息校验模块，用于将识别的发票信息与合同管理系统中的合同数据进行比对。

优选的，所述发票模板记录了各类发票信息所在发票的位置及含义，并建立发票模板与发票信息之间的数据映射关系。

优选的，所述发票模板匹配有数据，该数据包括发票对应税务机构真伪验证的服务地址及发票对应税务机构真伪验证所需要传递的发票信息。

优选的，所述发票真伪验证模块还用于在发票管理系统中存储验证结果。

优选的，所述发票信息校验模块还能自动匹配与发票金额最切近合同。

优选的，还包括发票记录生成模块；发票记录生成模块，用于在如发票真伪验证通过，发票校验信息校验一致后，存储发票图片，发票各项属性数据，发票真伪验证结果页面，并生成相应的记录，更新合同管理系统中已开具和已接收发票的记录。

优选的，还包括数据集成模块；所述数据集成模块，用于本系统与合同管理系统之间的发票数据，合同数据信息的交互。

本发明还提供一种改进合同发票管理水平和效能的方法，包括先后执行的如下步骤：

扫描及识别发票；

验证发票真伪并存储验证结果；

校验发票信息和对应合同数据信息是否一致。

优选的，所述的改进合同发票管理水平和效能的方法，还包括建立发票模板库的步骤。

优选的，所述建立发票模板库包括先后执行的如下步骤：

识别和存储各类发票信息所在发票的位置及含义；

建立发票模板与发票信息之间的数据映射关系；

审批发票模板，匹配发票模板对应税务机构真伪验证的服务地址及发票对应税务机构真伪验证所需要传递的发票信息。

本发明的有益技术效果是：发票管理员对其所接收到的各类发票进行拍摄，系统可根据发票模板自动匹配发票种类，并通过OCR(Optical Character Recognition，光学字符识别)技术自动识别出发票中的各项信息数据。这些识别出来的数据(如发票编号数据)一部分将自动传递到各省份国家税务局、地方税务局的在线发票验证页面进行真伪识别，另一部分(如发票开具单位、发票金额)则自动传递到合同管理系统，查询该发票开具单位是否属于有效供应商，以及其所开具的发票金额是否与合同当期付款金额相匹配。这将极大提高发票管理和验证工作效率，并降低人工核查发票真伪及金额有效性的差错率。该系统显著提高合同管理过程中发票真伪鉴定的工作质量和效率；提高发票金额工作核查的有效性、准确性，智能核对合同管理系统数据和当前发票数据信息的核对，提高工作自动化水平；大幅度降低人工发票信息核对及真伪鉴定的差错率。

附图说明

图1实施例一中的改进合同发票管理水平和效能的系统组成框图；

图2实施例一中的改进合同发票管理水平和效能的方法流程图；

图3实施例一中的改进合同发票管理水平和效能的方法中建立发票模板库的流程图。

具体实施方式

实施例一：

如图1，本实施例中的改进合同发票管理水平和效能的系统，包括身份认证模块，发票模板库建立模块，发票扫描及识别模块，发票真伪验证模块，发票金额及开票单位信息校验模块，发票记录生成模块，工作暂存和标记模块，查询和统计模块和业务数据集成模块。

身份认证模块，用于验证用户身份，以保证只有经过授权的用户才能使用本系统。本实施例中的系统和合同管理系统业务衔接关系极为密切，因此和合同管理系统中的用户身份及组织架构保持一致，其采用和合同管理系统中一致的身份验证机制，调用合同管理系统中的身份验证服务，不建立单独于合同管理系统的身份认证模块。如企业信息化管理系统采用统一的用户身份管理和集中认证机制的情况下，合同管理系统也无需建立独立的用户身份认证模块，此时，本实施例的系统调用企业信息化管理系统的身份认证模块，即能和企业信息化管理系统保持平滑集成，实现企业内部信息化系统协作能力的最大化。

发票模板库建立模块，用于建立发票模块库并存储到合同管理系统。发票模块记录了各类发票信息所在发票的位置及含义，并建立发票模板与发票信息之间的数据映射关系。在发票管理系统运行初期，可以由各供应商提供其常用的发票扫描格式扫描件；后期在发票模板库中建立新发票模板时，需要经过审批和数据匹配工作步骤。发票模板的数据匹配包括发票对应税务机构真伪验证的服务地址及所需要传递的发票要素信息等。发票信息类型有发票代码，发票号码，供应商名称，开票金额，开票项目，发票专用章等，这些信息的位置在不同发票中不同，因此发票信息类型与其在发票上的位置之间存在映射关系。不同类型的发票，具有的发票信息类型也不尽相同，譬如增值税发票与普通发票，其所具有的发票信息也不尽相同，那么这两种发票模板与发票信息之间又存在一种映射关系。这种映射关系为后续的发票识别的准确性提供了可靠的保证。

发票扫描及识别模块，用于发票管理人员对收到的发票进行拍照，将获得的发票图片与发票模板库中的发票模板进行匹配，识别出发票信息，并将发票信息展示在页面上请发票管理人员核对。发票管理员必须人工核对识别出来的发票信息是否与原始纸质发票信息一致，如有不一致的情况，可通过矩形框定或手指涂抹等人工模式标识存在识别差异的发票信息位置，由系统再次进行扫描，直至信息完全一致。如未匹配到发票模板，则在发票模板库中建立新的发票模板。发票信息的自动化识别的依据是所拍摄的发票图像。通过OCR技术，根据发票所匹配的模板，进行发票图像分析。首先进行可智能分析发票边框、矫正歪斜和梯形失真、矫直文本行、自动化亮度和对比度、自动去除黑边和漂白页面等预处理工作，然后再计算获取各类发票信息采集点位置，使发票关键信息的识别更加准确。本实施例中的系统对发票信息进行识别时，除内置常用的标准化发票数字及中英文文字字体之外，还对发票中的特殊数字字体设定了图像信息的自动影射算法，这将进一步提高发票信息识别的准确率和识别速度。

发票真伪验证模块，用于将发票扫描及识别模块识别的发票信息自动传递到各税务发票验证页面进行真伪验证，在发票管理系统中存储验证结果，并将验证通过的信息输出给发票信息校验模块，验证结果不明的信息输出给工作暂存和标记模块。验证结果可以是页面快照形式，以作为发票真伪验证依据，保持发票管理系统的数据可追述性。例如将识别出的由A省国家税务局开具的A1发票信息传输到A省国家税务局真伪验证页面，该国税局验证发票需要传递的信息可能是发票代码，发票号码，开票单位，开票金额；再例如将识别出的由B省地方税务局开具的B1发票信息传输到B省地方税务局真伪验证页面，该地税局验证发票需要传递的信息可能是发票代码，发票号码，开票单位，开票金额，校验码。

发票信息校验模块，用于将识别的发票信息与合同管理系统中的合同数据进行比对，并将比对一致的信息输出给发票记录生成模块，比对不一致或不明的信息输出给工作暂存和标记模块。比对发票金额与本期应付款金额是否一直，开票单位信息和合同一方是否一致，发票内容是否与合同标的相符合。如果开票单位签署了多份合同，本实施例中的系统能自动匹配最切近发票内容和金额的合同，如果不能自动匹配，则向发票管理人员提供相似合同列表，供其手工选择。有的供应商是一份合同开一张发票，有的供应商是一个月的合同开多张发票；而对于一张发票对应多份合同，或者多张发票对应一份合同的情况，本实施例中的系统在比对开票单位和合同一方一致，开票金额只能由系统自动匹配最切近的金额的合同，不能匹配的，由发票管理人员手工选择与发票金额能对应的合同。

发票记录生成模块，如发票真伪验证，发票与金额和开票单位信息校验通过后，存储发票图片，发票各项属性数据，发票真伪验证结果页面，并生成相应的发票记录，更新合同管理系统中已开具和已接收发票的记录。该模块和合同管理系统中的工作紧密衔接，发票记录能作为合同的完结的标志。

工作暂存和标记模块，用于记录和标记发票真伪验证结果不明或者发票金额和开票单位信息校验结果不明的数据。该工作可以给发票管理人员设置提醒，以便于后续工作的继续进行。

查询和统计模块，用于按类别显示发票管理员所接收发票及进行的发票处理记录。类别可以是发票编号，开票人，时间区间，发票金额，开票单位，可以是单类别查询或者多个类别综合查询。

业务数据集成模块，用于本系统与合同管理系统的业务数据集成，在本系统与合同管理系统之间传递和交换供应商信息、合同名称信息、合同金额信息、付款条件及条款、付款金额(包括已付款、未付款)、付款进度状态信息、接收发票信息、发票真伪信息及供应商信用信息等。信息的交换与传递贯穿于发票扫描、识别、验证和记录的过程始终。本实施例中的系统与合同管理系统的数据交互基于SOA、WebSerice进行松耦合集成，数据交换采用XML格式。

本实施例中的系统以Struts+Spring+Hibernate框架为基础、遵循J2EE规范开发进行设计，完全兼容J2EE 1.3和1.4规范。系统业务逻辑主要通过Stateless Session Bean封装，以保证系统性能的可扩展性，部分操作通过Message Bean方式封装以提高系统处理能力。与外部系统的数据交互和流程耦合，采用Webservie+SOA方式，以XML作为数据传输载体。本实施例中的系统可以APP形式安装在各种智能终端中，能将各种资源综合，降低企业硬件成本。

如图2和图3，本实施例中的改进合同发票管理水平和效能的方法，包括如下步骤：

S1:认证身份,如认证通过进入本系统即步骤S2；否则不能进入本系统。

S2:扫描及识别发票,如识别信息一致，进入步骤S3；否则人工标识差异的发票信息位置，系统再次扫描直至信息一致。

S3:验证发票真伪并存储验证结果；如验证通过进入步骤S4,否则进入步骤S6。

S4:校验发票信息；如发票信息和合同管理系统中的合同数据一致，则进入步骤S5,否则，进入步骤S6。

S5:生成发票记录。

S6:暂存和标记未处理的工作。

本实施例中的改进合同发票管理水平和效能的方法，还包括步骤S7:建立发票模板库。该步骤又分如下步骤完成：

S71:扫描已存在的供应商发票模板。

S72:识别和存储各类发票信息所在发票的位置及含义。

S73:建立发票模板与发票信息之间的数据映射关系。

S74:审批发票模板，匹配发票模板相关数据。

S75:将发票模板存储到合同管理系统。

以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims (10)

1.一种改进合同发票管理水平和效能的系统，其特征在于：包括发票模板库建立模块，发票扫描及识别模块，发票真伪验证模块和发票信息校验模块；

发票模板库建立模块，用于建立发票模块库并存储到合同管理系统；

发票扫描及识别模块，用于发票管理人员对收到的发票进行拍照，将获得的发票图片与发票模板库中的发票模板进行匹配，识别出发票信息，并将发票信息展示给发票管理人员核对；

发票真伪验证模块，用于将发票扫描及识别模块识别的发票信息传递到各税务发票验证页面进行真伪验证；

发票信息校验模块，用于将识别的发票信息与合同管理系统中的合同数据进行比对。

2.如权利要求1所述的改进合同发票管理水平和效能的系统，其特征在于：所述发票模板记录了各类发票信息所在发票的位置及含义，并建立发票模板与发票信息之间的数据映射关系。

3.如权利要求1所述的改进合同发票管理水平和效能的系统，其特征在于：所述发票模板匹配有数据，该数据包括发票对应税务机构真伪验证的服务地址及发票对应税务机构真伪验证所需要传递的发票信息。

4.如权利要求1所述的改进合同发票管理水平和效能的系统，其特征在于：所述发票真伪验证模块还用于在发票管理系统中存储验证结果。

5.如权利要求1所述的改进合同发票管理水平和效能的系统，其特征在于：所述发票信息校验模块还能自动匹配与发票金额最切近合同。

6.如权利要求1至5任一所述的改进合同发票管理水平和效能的系统，其特征在于：还包括发票记录生成模块；发票记录生成模块，用于在如发票真伪验证通过，发票校验信息校验一致后，存储发票图片，发票各项属性数据，发票真伪验证结果页面，并生成相应的记录，更新合同管理系统中已开具和已接收发票的记录。

7.如权利要求6所述的改进合同发票管理水平和效能的系统，其特征在于：还包括数据集成模块；所述数据集成模块，用于本系统与合同管理系统之间的发票数据，合同数据信息的交互。

8.一种改进合同发票管理水平和效能的方法，其特征在于，包括先后执行的如下步骤：

扫描及识别发票；

验证发票真伪并存储验证结果；

校验发票信息和对应合同数据信息是否一致。

9.如权利要求8所述的改进合同发票管理水平和效能的方法，其特征在于，还包括建立发票模板库的步骤。

10.如权利要求9所述的改进合同发票管理水平和效能的方法，其特征在于，所述建立发票模板库包括先后执行的如下步骤：

识别和存储各类发票信息所在发票的位置及含义；

建立发票模板与发票信息之间的数据映射关系；

审批发票模板，匹配发票模板对应税务机构真伪验证的服务地址及发票对应税务机构真伪验证所需要传递的发票信息。