CN105991695B - 一种文件数据处理方法和系统 - Google Patents

Abstract

一种文件数据处理方法，包括以下步骤：S1)客户端文件处理单元制备格式文件，格式文件中包含发送者、接收者、主题，以及至少一个文件；S2)客户端邮件客户端收发单元通过网络将格式文件发送到邮件服务器；S3)客户端远程数据发送单元通过网络将格式文件发送到云计算服务器；S4、邮件服务器将收到的格式文件的邮件发送到指定的邮件接收者；S5、云计算服务器将收到的格式文件进行云端第一处理，将处理后的文件存储在所述邮件接收者和邮件发送者可分别存取的存储单元。实施本发明提供的数据处理方法，可以为通过邮件传送信息的企业和客户之间提供一种高效安全传输和处理机制，可以支持企业无纸办公以及更轻松的办公室自动化。

Description

一种文件数据处理方法和系统

技术领域

本发明涉及互联网环境下文件数据处理技术，更具体地说，涉及一种为企业与客户提供安全高效信息传输和处理机制的文件数据处理方法和系统。

背景技术

信息技术发展为人类生活带来巨大便利。信息技术在办公自动化(OA)领域也日益发挥作用。OA系统功能齐全，但需要用户适应软件提供者的工作模式，如果要让OA流程处理去适应企业的工作流程，就需要深度定制，成本高，周期长，非中小企业可以承担。对于企业与外部的沟通来讲，目前最主流也最普遍的方式是通过电子邮件来进行信息文件的传输。另一方面，很多企业内部也是通过电子邮件来进行沟通和交流，如把企业及其部门看成是一个接收、处理、发送(IPO)信息处理结点，各个结点之间的数据流是可以通过电子邮件承载的。在很多邮件服务提供商也提供安全快捷的访问和处理功能。但电子邮件对有些用户，邮件数量少，常发生没有及时查收邮件影响及时获取信息，另些客户，由于接收邮件数量大，可能会遗漏重要邮件，不能及时处理重要邮件。另一方面，邮箱里的邮件内容五花八门，邮件的附件的长期管理也需要接收方及时保存在云端，即使邮件保存在云端，但无法进行按需分类和处理，特别是处理以前的邮件，非常花费时间。当人员流动造成历史邮件难找或者丢失是经常的事情。

发明内容

本发明要解决的技术问题在于，提供一种文件数据处理方法和系统，可以为通过邮件传送信息的企业和客户之间提供一种对文件数据的高效安全传输和处理机制，可以支持无纸办公以及更轻松更自然的办公室自动化。

本发明上述技术问题这样解决，构造一种文件数据处理方法，客户端、邮件服务器和云计算服务器通过网络通信连接，其特征在于，所述客户端包括文件处理单元、邮件收发单元以及远程数据收发单元，所述云计算服务器包括通信单元和存储单元，在所述客户端和所述云计算服务器分别保存合法用户表并保持同步，所述数据处理方法包括以下步骤：

S1、客户端文件处理单元为每个要传送的文件准备发送者、接收者、主题和关键字；

S2、客户端邮件收发单元将带有主题和关键字的文件，由发送者邮箱通过邮件服务器发送到接收者邮箱；

S3、如果接收者和发送者包含在合法用户表中，客户端远程数据发送单元通过网络将带发送者、接收者、主题和关键字的文件打包发送到云计算服务器；

S4、云计算服务器将通过通信单元收到的来自所述客户端的打包文件，进行云端第一处理，将处理后的文件存储在所述接收者和发送者可分别存取的存储单元，所述第一处理包括对每个接收到的文件，按照收发时间、主题、关键字、发送者、接收者中至少一个建立索引文件或排序；

S5、云计算服务器通过通信单元响应来自WEB或APP端的用户访问，对属于合法用户表的用户，允许在该用户是发送者或接收者的文件范围内，提供关于文件主题、关键字或收发时间检索或排序或对选中文件的浏览和下载。

在本发明上述文件数据处理方法中，所述云计算服务器包括移动信息收发单元，所述步骤S5之后还包括以下步骤：

S6)如果接收者包含在合法用户表中且具有移动终端ID，将从所述客户端收到的文件进行第二处理，将经过第二处理的文件通过移动信息收发单元发送给与所述接收者关联的移动终端。

在本发明上述文件数据处理方法中，所述客户端包括移动信息收发单元，如果接收者包含在合法用户表中且具有移动终端ID，所述步骤S1之后还包括以下步骤：

S7)将步骤S1)制备的文件，进行第二处理，将经过客户端第二处理的文件通过移动信息收发单元发送给与所述接收者关联的移动终端。

在本发明上述文件数据处理方法中，还包括以下步骤，所述步骤S1)包括以下步骤:

S11、获取文件发送者信息；

S12、根据文件种类，获取相应正文模板；

S13、获取正文模板所需要的关键字的赋值；

S14、将带有关键字赋值的正文模板作为制备完成的文件，如有附件，则在制备完成的文件上附上该附件；

S15、将关键字加到文件的主题内或将关键字独立于主题；

S16、获取文件接收者信息。

在本发明上述文件数据处理方法中，所述第二处理包括以下步骤：

S54、按照文件类别以及移动终端通信方式，获取移动终端通信文本格式；

S55、将文件中的必要关键字赋值添加到移动终端通信文本，形成所述经过第二处理的文件，该文件带有接收者的移动终端ID；

其中，发送者和接收者对应的移动终端ID和各种类别文件所对应的移动终端通信文本格式，预先保存在所述客户端和云计算服务器中；所述移动信息收发单元(140、330)是短信收发终端或微信公众号收发终端。

在本发明上述文件数据处理方法中，还包括以下步骤，

S81)指定至少一个属于所述邮件服务器合法用户表中的邮件账户作为兼收账户；

S82)在所述邮件服务器中监测每个兼收邮件账户，如收到来自外部的合法用户邮件，则将收件箱中的该邮件，处理成格式文件发送给所述云计算处理器，其中，接收者是兼收账户，发送者是来自外部的合法用户。

在本发明上述文件数据处理方法中，在步骤S81)中，将所述邮件中的主题作为格式文件中的关键字发送给所述云计算服务器。

在本发明上述文件数据处理方法中，在步骤S5中，所述云计算服务器检测到格式文件来自所述邮件服务器，则在第一处理之前，对格式文件中的关键字进行格式化处理，使关键字符合规范。

在本发明上述文件数据处理方法中，在步骤S3)发现发送者或接收者不在合法用户表中，则提示两种选择，要么认定为合法用户，将其添加到合法用户表中，继续相关处理；要么确定为非法用户，终止相关处理。

按照本发明提供的一种文件数据处理系统，使用如上任何一项所述文件数据处理方法。

实施本发明提供的文件数据处理方法和系统，可以为通过邮件传送信息的企业和客户之间提供一种高效安全传输和处理机制，将数据有组织地保存在云端服务器上，实现企业无纸办公以及更轻松的办公室自动化。利用本发明的方法，在发送邮件进行文件传输的同时，除了传统的邮件方式让客户收到电子邮件外，还可通过实时通信方式，将邮件信息传输到客户的移动端，第一时间通知到客户，同时将邮件所传输的文件保存在云端服务器中，任何时候企业和客户都可以进行云端数据访问，减少了对人员的依赖；另一方面，文件处理过程是基于现有企业和客户的电子邮件的收发来实现的，由于实施的基础是现有的邮件收发处理，可大大降低企业办公室自动化及建造云端数据所要产生的费用和人力投入。利用本发明的方法，通过移动端将邮件的内容通知客户，从而实现传统的邮件方式不变情况下，通过云端并发次级传输和通知，在云端实时自动产生用户文件，通过为企业和客户实现专门的云端结构化数据备份，而不是像从前那样，所有的文件要么向企业索取，增加了服务企业的人力成本，要么让客户在庞大的邮件系统里去大海捞针般地查询；利用本发明的方法，由于在云服务器为每个客户保存了结构化文件数据，不仅让客户可以在任何时刻进行反复下载，还可以便利地进行结构化智能查询和统计，前面满足了客户对文件的使用需求；不仅如此，提供服务的企业，也可以通过云服务器里系统区里的文件及其收发时间、关键字、发送者和收发者的索引，实现定期的报告和统计，为完善服务企业的管理提升效率提供了支持。

附图说明

图1是实施本发明方法一个实施例所依赖系统的逻辑示意图；

图2是实施本发明方法另一个实施例所依赖系统的逻辑示意图。

具体实施方式

对应用本发明方法各个实施例所依赖的系统给出如下说明。如图1所示，有多个客户端100，多个移动终端400，还包括多个邮件服务器200和云计算服务器300，其中，客户端100可以是运行在服务提供方的计算机上的客户端程序，多个移动终端400可以是接受服务者的智能手机或平板电脑。在本发明中，邮件服务器300是提供邮件收发服务的，如果没有特别说明，邮件服务器与现有技术相同。

云计算服务器200在本发明中，不仅提供文件存储也提供文件处理及文件传输，具体包括与客户端100的通信以及与移动终端400的通信，从上可见，客户终端100、云计算机服务器200和邮件服务器300彼此网络互联，移动终端400与云计算服务器300通过移动通信网络互连。

客户端100上包括文件处理单元110、邮件收发单元120以及远程数据收发单元130，云计算服务器300包括用于与客户端100通信的通信单元310、用于存储和处理各类数据的存储单元320和用于和移动端进行无线通信的移动信息收发单元330，此处移动收发单元330可以是短信服务器(SMS)，也可以是微信收发端口。

本发明的数据处理方法的步骤S1，就是在客户端，设置有文件处理单元110,用于准备需要发给邮件服务器300的邮件和需要通过远程数据收发单元130发给云计算服务器300的文件。这个文件都需要配备有主题、关键字以及都有一个发送者和至少一个接收者，对应于邮件系统的发送者和接收者，均表示为电子邮箱账号。其中，主题可以包含关键字，邮件中的主题可以包含文件的主题+关键字。邮件的主题也可以只包含文件主题，而关键字预存在正文起始处。

例如，邮箱A@ABC.COM为发送一个外观设计专利受理通知书文件”受理通知书.PDF”给B@XYZ.COM,此处，客户端文件处理单元110要做的就是为上述PDF文件形成1)文件主题是“受理通知书”；2)关键字是“专利”、“外观设计”；3)邮件发送者是A@ABC.COM,邮件接收者是B@XYZ.COM。

具体实现可以根据具体情况，例如，在文件处理单元设置一个客户程序，执行以下步骤：

1、获取邮件发送者信息，A@ABC.COM

2、获取邮件接收者信息，B@XYZ.COM

3、根据受理通知书.PDF，获取邮件正文模板，而将受理通知书.PDF作为附件；

4、根据转达受理通知书正文模板要求，获取所需要的关键字，此处为“专利”、“外观设计”，当然也可以是申请号或其他认为重要的邮件及其附件信息，获取关键字的方式可以是关键字OCR识别,也可以是人机交互，每个正文需要赋值的变量预先定义好，将获取的关键字在正文里完成替代；

5、形成带发送人、接收人、主体、关键字、正文及附件的邮件文件。

在本发明方法的下一个步骤S2里，客户端邮件收发单元120通过互联网将上述邮件文件发送到邮件服务器200，这个邮件服务器的地址是由A@ABC.COM决定的，邮件服务器此处按照传统做法，将邮件发送到B@XYZ.COM对应的邮件服务器上。

在本发明的下一个步骤S3里，如果接收者和发送者包含在预先存储在客户端的合法用户表中，则由同在客户端的远程数据发送单元130通过互联网将上述数据文件打包发送到云计算服务器300，此处，打包是对文件数据结构化处理便于网络传输，其中可以增加压缩和加密，同时在接收端的服务器上设置对应的解压和解密。与客户端邮件收发单元120发送邮件文件不同，远程数据发送单元130发送的文件格式是系统相关的，包括上面所述的压缩加密等，不同的应用场合可以有不同的设计，而邮件系统，尤其是公共邮件服务，其文件格式是标准的。在本发明的方法里，将远程数据发送单元130设置在客户端是一种选择，实际上也可以设置在邮件服务器上，也可以将邮件服务器与云计算服务器300设置在同一物理位置，此时，可以减少网络传输量。不管如何，云计算服务器300与邮件服务器对于数据文件而言，除了一定程度上有彼此备份作用，更重要在于，通过将有用文件备份在云计算服务器上，为用户提供了结构化自动化的访问和处理的契机，也为服务企业大量文件邮件的处理，提供了广阔的空间和更多的可能。在步骤S3开始时，如发现发送者或接收者不在客户端合法用户表中，则提示给操作者两种选择，要么认定为合法用户，将其添加到合法用户表中，继续相关处理；要么确定为非法用户，终止相关处理。客户端的合法用户表与云计算服务器上的合法用户表保持一致，即发生变化时，要同时更新云计算服务器中的合法用户表。

在本发明方法的步骤S4里，云计算服务器300将通过通信单元310收到的来自所述客户端100的打包文件，在服务器进行第一处理，将处理后的文件存储在接收者和发送者可分别存取的存储单元320，第一处理包括对每个接收到的文件，按照收发时间、主题、关键字、发送者、接收者建立索引文件。举例来看：

收发时间	发送者	接收者	主题	关键字
					2012-12-01	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	购销合同	牛肉
2012-12-01	C@ABC.COM	X@123.COM	购销合同	牛肉
					2012-12-03	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	款项调整	大方公司
2012-12-30	C@ABC.COM	B@XYZ.COM	购销合同	大方公司
					2012-12-30	C@ABC.COM	X@123.COM	延期交付通知	牛肉

如果按照“主题”建议索引，排序后结果如下

主题	发送者	接收者	收发时间	关键字
					购销合同	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-01	牛肉
购销合同	C@ABC.COM	X@123.COM	2012-12-01	牛肉
					购销合同	C@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-30	大方公司
款项调整	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-03	大方公司
					延期交付通知	C@ABC.COM	X@123.COM	2012-12-30	牛肉

但是，这个对不同的访问用户呈现的数据是不同的，例如，如果，云计算服务器响应A@ABC.COM的访问，以主题为索引的排序结果仅为以下数据：

主题	发送者	接收者	收发时间	关键字
					购销合同	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-01	牛肉
款项调整	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-03	大方公司

这样，任何一个文件，其发送者和接收者都可以访问该文件，如有多个接收者，就有很多用户可以分享相同数据，搜索和排序因为有索引表提速很多。

由于在云计算服务器30检测到格式文件来自邮件服务器200时，则在第一处理之前，对格式文件中的关键字进行格式化处理，使关键字符合规范，可以一分为二或更多，也可以去除有效关键字以外的字词使之格式化。

在本发明方法的步骤S5,云计算服务器300通过通信单元310响应来自WEB或APP端的用户访问，对属于合法用户表的用户，允许在该用户是发送者或接收者的文件范围内，提供关于文件主题、关键字或收发时间检索或排序或对选中文件的浏览和下载。例如在上述例子中，如果访问的用户是B@XYZ.COM,其有权访问的数据文件(经过主题排序)有：

主题	发送者	接收者	收发时间	关键字
					购销合同	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-01	牛肉
购销合同	C@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-30	大方公司
					款项调整	A@ABC.COM	B@XYZ.COM	2012-12-03	大方公司

如选中其中任何一行，可以浏览或下载文件。在此过程中，并不影响其他客户数据的安全。

本发明的方法还提供文件到达云计算服务器后通知移动终端的功能。具体可以在云计算服务器300设置移动信息收发单元330，例如短信收发装置，在实现移动通信功能时，即的前述步骤S5之后还包括以下步骤：如果文件接收者包含在云计算服务器中合法用户表中且具有移动终端ID，由服务器对从客户端100收到的文件进行第二处理，将经过第二处理的文件通过移动信息收发单元330发送给与文件接收者关联的移动终端。此处，第二处理包括以下步骤：按照文件类别以及移动终端通信方式，获取移动终端通信文本格式；将文件中的必要关键字赋值添加到移动终端通信文本，形成所述经过第二处理的文件，该文件带有接收者的移动终端ID；其中，发送者和接收者对应的移动终端ID和各种类别文件所对应的移动终端通信文本格式，预先保存在所述客户端和云计算服务器中；移动信息收发单元还可以是微信公众号收发终端。

如图2所示，本发明的方法还提供邮件发出后通知接收者移动终端的功能。具体可以在客户端100设置移动信息收发单元140，如短信收发器，如果接收者包含在客户端合法用户表中且具有移动终端ID，在步骤S1之后，将步骤S1)制备的文件，进行第二处理，将经过客户端第二处理的文件通过移动信息收发单元140发送给与文件接收者关联的移动终端。

实施例：

为保障系统数据有效性，确定哪些接收者和发送者属于云计算服务的用户，换言之，在本发明中，只有合法用户发送的内容才由客户端远程数据发送单元130发送到云计算服务器300，这个可以通过发送文件到云计算服务器之间，通过查找发送者和接收者是否出现在一个合法认证的用户名单里，这个名单保留在客户端和云计算服务器中，并保持同步，或一致，如果发现邮件发送者不合法，则需要进行认证过程，通过本地或远程交互过程，确认其合法或不合法，如合法，则添加到名单中并继续发送到云计算服务器300，同时更新合法用户名单，如果不能等待认证，将其列出待认证队列；如果确认是不合法用户，则将其列入非法名单，停止发送单元130将相应文件发送到云计算服务器300，推送一个发送失败消息给客户端而客户端继续其他文件处理。这样可以避免将重要文件发送给不相关的人。在客户端记录记录：合法用户发送成功、用户不合法未发送、用户认证合法发送成功、用户合法待认证等运行数据，并可根据设置周期地将其传送并保留到云计算服务器的运行记录数据中。

实施例：

为实现将企业客户发来信息自动备份到云计算服务器，可以指定至少一个属于企业邮件服务器200合法用户表中的邮件账户例如RECEIVER@ABC.COM作为兼收账户,在企业邮件服务器200中监测每个兼收邮件账户，如收到来自外部的合法用户邮件，则将收件箱中的该邮件，处理成格式文件发送给云计算处理器300，其中，接收者是兼收账户，发送者是来自外部的合法用户。简单起见，将所收邮件中的主题作为格式文件中的关键字发送给云计算服务器300。

实施例：

云计算服务器300是互联网上按照IP协议可访问的一个信息处理设备，因此可以由云计算服务器中的移动信号收发单元130通过诸如网关或网关服务器等通信交换设备的被移动终端所访问。这里的每个移动终端可以是手机、平板电脑，也可以是具有数据处理和传输功能的其他智能设备。当移动信息收发单元130检测到移动终端的访问时，检查来访的移动终端ID是否为与包含在存储单元320中的邮件接收者或发送者的绑定的合法用户，此处可以是手机号码或即时通信标别号(例如，QQ号等)，要求是预先与一个邮件账号绑定过，如不是合法用户或密码不符则禁止访问，否则开放与绑定邮件接收者或发送者关联的全部文件，在移动终端上呈现初始页面，提供文件分类，提供关键字查询、排序和文件打印和下载。这种来自移动终端的访问可以是用户通过安装的智能手机上的一个专用APP发起的，也可以是嵌入在一个集成APP的插件启动的。云计算服务器通过移动信号收单元与移动终端进行传输数据。这样，利用本发明方法，在邮件发送的同时，几乎同时，也将由云计算服务器将经过第二云处理的文件信息发送给与邮箱绑定的移动终端。由于经过第二云处理，因此，文本的长度会进行缩减，例如，采用移动信号短信的，字数会控制在70字或140字内，例如采用对手机的消息推送时，推送消息长度会控制在6-10个字，例如，采用微信或QQ为移动信号时，发送报文长度或略长些。具体可以根据应用场景来确定。

实施例:

由于云计算服务器300是互联网上按照IP协议可访问的一个信息处理设备，包含网络通信单元340，可以响应来自WEB访问，可以在服务提供者的企业网站上设置访问图标，被点击后，要求输入用户名和密码，在云计算服务器通过通信单元340检测到这个来自网页的访问请求时，首先检查输入的用户名是否包含在存储单元320中的邮件接收者或发送者的名单中；如输入的用户名没有包含在邮件接收者或发送者的名单内或输入密码不符则禁止访问；如用户包含在邮件接收者或发送者名单内且输入密码正确，则呈现页面并开放与用户名关联的全部文件，并提供关键字查询、排序、打印和下载。具体来说，呈现一个界面，列出可以访问的不同类别的文件，提供依据输入条件的检索及其依据关键字对显示的文件名排序，也可以提供文件具体内容的下载等。同时，记录访问时间和访问内容。对于第一次访问的邮箱账户，要求其获得服务提供者的授权和许可。没有出现在合法接收者或合法发送者名单中的邮件账号将不被授权。

实施例：

按照本发明方法，通过在发送大量邮件的同时，把邮件的正文及附件，利用本发明的方法自动发送并存储到云计算服务器上。此时，可能在云计算服务器的存储单元里，积累了大量的数据，包括正文与附件。每个正文可能有附件，或几个附件，也可能没有附件。每个文件的命名实际上是最重要的。因此在云计算服务器中，为每个邮件，按照不同类别，保存一个列表，包含发送者，接收者，发送时间，邮件类别及正文摘要和附件摘要等。

实施例:

为每个事务或具体委托事项，定义一个独一无二的ID号，例如案卷号，便于在云计算服务器上的访问页面上，进行访问和下载等操作。

为了实现个案文件数据的集中存放，实现无纸化。此时，可以为每个个案定义一个案卷号，只要在客户端发送与这个个案相关的邮件时，附加上一个案卷号即可，例如一个投资移民案，定义案卷号为”IMUS0800”,投资移民公司只要在每个发给这个案子相关人员的邮件中添加上这个案卷号，这样在任何时候，都可以访问云计算服务器为每个客户提供的访问页面上，输入这个案卷号IMUS0800，就可以列出全部与该案子有关的文件来。

实施例：

由于本发明通过邮件的发送者和接收者来定义云文件的访问权限，不管哪一家的邮件系统，例如网易、新浪或任何企业邮箱的邮箱账号，例如abc@163.com,tom@gmail.com等都可以作为用户名称进行访问，考虑到有权访问数据的人可能发生变化，实施过程中，在客户端100，会保留一个可以作为发送者的邮箱账号名单和可以作为接收者的邮箱账号名单，当可以作为接收者的邮箱账号A变更为B时，在客户端的邮件账号名单里，以B替换A，同时，指令云计算服务器将A的访问权限删除，增加B具有A的访问权限。类似方法，可以将几个有权访问云计算服务器的邮件账号合并成一个，也可以将一个账户的数据通过权限设置允许多个邮件账号进行访问，因此，数据访问的安全和访问的灵活性可以得到很好保障。换言之，客户端检测到邮件发送者或接收者不在合法邮箱账号名单时，会禁止发送，同样，云计算服务器检测到不属于合法邮箱账号的访问时，禁止其访问。

实施本发明的方法，可以通过最常规的电子邮件方式，将企业与客户之间的重要文件，在云服务器上建立文档，实现无纸办公的同时，也为自己服务的客户提供了云端的文件柜。与此同时，本发明还通过移动终端的联动，实现文件传输即时通知，由于云存储的可靠性，也为文件在非常长期间内的保存，提供了可靠的存放归宿，不会因为单位信息管理宕机或者员工离职产生不必要的信息损失，同时，由于企业将大量的经营数据保存在可以信赖的云计算存储空间内，为企业无纸化办公提供了新的可靠的实现手段。不仅如此，由于本发明方法预先确定并保存了合法用户名单，预先将文件的处理规则加以定义和预先准备，使得任何一种企业，都可以在此基础上，实现文件结构化，传输和处理自动化，而达到大幅度减少文件处理人员数量的效果。

作为本发明一种文件数据处理系统，包括使用本发明方法的客户端、服务器和移动终端。

本发明的以上实施例仅仅是说明性而非限制性的，本领域技术人员在上述实施例基础上无需创造性工作也可以将其进行等同的改变，他们也将落在由本发明权利要求所限定的保护范围内。

Claims (8)

1.一种文件数据处理方法，客户端(100)、邮件服务器(200)和云计算服务器(300)通过网络通信连接，其特征在于，所述客户端(100)包括文件处理单元(110)、邮件收发单元(120)以及远程数据收发单元(130)，所述云计算服务器(300)包括通信单元(310)和存储单元(320)，在所述客户端(100)和所述云计算服务器(300)分别保存合法用户表并保持同步，所述数据处理方法包括以下步骤：

S1、客户端文件处理单元(110)为每个要传送的文件准备发送者、接收者、主题和关键字；

S2、客户端邮件收发单元(120)将带有主题和关键字的文件，由发送者邮箱通过邮件服务器(200)发送到接收者邮箱；

S3、如果接收者和发送者包含在合法用户表中，客户端远程数据发送单元(130)通过网络将带发送者、接收者、主题和关键字的文件打包发送到云计算服务器(300)；

S4、云计算服务器(300)将通过通信单元(310)收到的来自所述客户端(100)的打包文件，进行云端第一处理，将处理后的文件存储在所述接收者和发送者可分别存取的存储单元(320)，所述第一处理包括对每个接收到的文件，按照收发时间、主题、关键字、发送者、接收者中至少一个建立索引文件或排序；

S5、云计算服务器(300)通过通信单元(310)响应来自WEB或APP端的用户访问，对属于合法用户表的用户，允许在该用户是发送者或接收者的文件范围内，提供关于文件主题、关键字或收发时间检索或排序或对选中文件的浏览和下载。

2.根据权利要求1所述文件数据处理方法，其特征在于，所述云计算服务器(300)包括移动信息收发单元(330)，所述步骤S5之后还包括以下步骤：

S6)如果接收者包含在合法用户表中且具有移动终端ID，将从所述客户端(100)收到的文件进行第二处理，将经过第二处理的文件通过移动信息收发单元(330)发送给与所述接收者关联的移动终端。

3.根据权利要求1所述文件数据处理方法，其特征在于，所述客户端(100)包括移动信息收发单元(140)，如果接收者包含在合法用户表中且具有移动终端ID，所述步骤S1之后还包括以下步骤：

S7)将步骤S1)制备的文件，进行第二处理，将经过客户端第二处理的文件通过移动信息收发单元(140)发送给与所述接收者关联的移动终端。

4.根据权利要求1所述文件数据处理方法，其特征在于，还包括以下步骤，所述步骤S1)包括以下步骤:

S11、获取文件发送者信息；

S12、根据文件种类，获取相应正文模板；

S13、获取正文模板所需要的关键字的赋值；

S14、将带有关键字赋值的正文模板作为制备完成的文件，如有附件，则在制备完成的文件上附上该附件；

S15、将关键字加到文件的主题内或将关键字独立于主题；

S16、获取文件接收者信息。

5.根据权利要求2或3所述文件数据处理方法，其特征在于，所述第二处理包括以下步骤：

S54、按照文件类别以及移动终端通信方式，获取移动终端通信文本格式；

S55、将文件中的必要关键字赋值添加到移动终端通信文本，形成所述经过第二处理的文件，该文件带有接收者的移动终端ID；

其中，发送者和接收者对应的移动终端ID和各种类别文件所对应的移动终端通信文本格式，预先保存在所述客户端和云计算服务器中；所述移动信息收发单元(140、330)是短信收发终端或微信公众号收发终端。

6.根据权利要求1所述文件数据处理方法，其特征在于，还包括以下步骤，

S81)指定至少一个属于所述邮件服务器(200)合法用户表中的邮件账户作为兼收账户；

S82)在所述邮件服务器(200)中监测每个兼收邮件账户，如收到来自外部的合法用户邮件，则将收件箱中的该邮件，处理成格式文件发送给所述云计算服务器(300)，其中，接收者是兼收账户，发送者是来自外部的合法用户。

7.根据权利要求6所述文件数据处理方法，其特征在于，在步骤S81)中，将所述邮件中的主题作为格式文件中的关键字发送给所述云计算服务器(300)。

8.根据权利要求6所述文件数据处理方法，其特征在于，在步骤S5中，所述云计算服务器(300)检测到格式文件来自所述邮件服务器(200)，则在第一处理之前，对格式文件中的关键字进行格式化处理，使关键字符合规范。