CN105991665B - 一种文件处理方法和系统以及文件处理器 - Google Patents

Abstract

一种文件处理方法和系统以及文件处理器，在文件编辑完成另存或打印时，不仅有选择地发送邮件，而且将所另存文件网络发送到预先设置好的云计算服务器上加以保存，除了保存文件实体还为文件建立主题、发送者、接收者、时间的索引文件，为WEB或APP访问文件提供一种自动生成数据库的机制，让云端访问者可以根据主题、或主题中的关键字、日期等对文件分类，实现文件浏览和下载。利用本发明的方法和系统以及文件处理器，将文件制作、邮件发送、文件云存储三者集成为传统的文件编辑处理，为邮件交互双方的交往的后续处理和节省文件存放空间，尤其是节省文件发送和处理的时间，具有非常显著的效果。

Description

一种文件处理方法和系统以及文件处理器

技术领域

本发明涉及网络技术，更具体地说，涉及一种文件处理方法和系统以及文件处理器。

背景技术

电子邮件已经成为工作不可缺少的信息处理工具。离开电子邮件系统，很多工作将无法想象。电子邮件除了传递迅捷外，好处在于邮件不要求收件人立即收取，没有收取的邮件会一直保存在邮箱里。人们通常使用邮件客户端程序，如FOXMAIL来撰写邮件，撰写完毕就点击发送就可以实现邮件从发送者到接收者的信息传送。如果邮件正文内容比较多，格式上要求比较复杂，一般会采用编辑程序，例如WORD，先进行文件制备，再通过邮件客户端程序发送。当跟你发生电子邮件交互的人数特别多，邮件数量特别多的场合下，邮件客户端程序可以将收件箱或/和发件箱的邮件通过多个不同的文件夹来进行存储和管理。但这种管理不仅操作麻烦而且可能占用存储空间或人员变化的原因，在一段时间后丢失。另一方面，邮件传递的重要文件，实际上对收发双方都是有用的，现实工作中，经常遇到甲方发给乙方的邮件，乙方找不到了，或者相反。为避免这种事情发生，邮件双方需要经常的将邮箱内容进行备份，安全性得以提高，但为此专门付出的人力也是相当的成本。

发明内容

本发明要解决的技术问题是，为克服现有的文件处理方法的不足，提供一种新的文件处理方法，可以在文件制备完成的同时，发送电子邮件给接收方，而无需关闭一个程序、启动另一个程序等的繁琐操作，与此同时，将文件的制备与文件的云备份也一次性实现，为文件的云备份提供一个安全的可供文件发送者和接收者任何时间任何地点可安全访问的机制。

本发明要解决另一技术问题是，为克服现有的文件处理系统功能分散、工作效率低下的不足，提供一种可结合云存储实现对云存储的访问的自动化的支持的文件处理系统。

本发明要解决另一技术问题是，提供一种新的文件处理器器，可以改进或替代现有的文件编辑器，让这种编辑器不仅可以完成文件编辑，还可以承担向云计算服务器传送文件的功能，且只需简便操作，

本发明上述技术问题这样实现，构造一种文件处理方法，其特征在于，包括以下步骤：

S1、编辑程序调用文件模板；

S2、编辑模板，另存为文件；

S3、另存或打印同时，电子邮件发送文件；

其中，邮件主题源自另存时的文件名，发送者和接收者为预先设置或交互输入或从文件中提取；

S4、发送带主题、发送者、接收者的文件到云计算服务器，所述步骤S4由部署在邮件服务器的文件收发单元执行，或者由部署有编辑程序的客户端上的文件收发单元执行。

S5云计算服务器收到文件后按发送者、接收者、时间和主题建立索引文件，并保存在云服务器中；

S6、云计算机服务器响应来自WEB或APP的访问请求，验证用户名及密码后，提供许可其访问文件列表，响应对发送者、接收者、时间、主题的以下操作之一，检索、排序、统计，以及响应对选中文件的浏览、下载操作。

在本发明提供的所述文件处理方法中，对所述云计算服务器的任何一个用户，所述许可其访问的文件，包括在所述步骤S5中接收者为该用户或发送者为该用户的文件。

在本发明提供的所述文件处理方法中，在云计算服务器上保存一个合法用户表，包括接收者/发送者指定的代为访问其文件的代理用户列表。

在本发明提供的所述文件处理方法中，所述步骤S3中，所述编辑程序另存文件位置为本地时，启动本地的邮件客户端程序发送文件；所述步骤S3中，编辑程序另存文件位置为网络虚拟空间时，启动本地的邮件客户端程序发送另存在网络虚拟空间的文件。

在本发明提供的所述文件处理方法中，所述步骤S3中，所述编辑程序打印文件时，启动本地的邮件客户端程序发送文件；如选择打印设备为PDF文件打印时，所述步骤S3中，启动本地的邮件客户端程序发送转换成PDF格式的文件。

本发明另一技术问题这样解决，构造一种文件处理系统，其特征在于，包括执行如上所述方法的编辑程序、邮件服务器和云计算服务器，所述编辑程序、邮件服务器和云计算服务器均部署在网络上。

本发明另一技术问题这样解决，构造一种文件处理器，包括：

用于调用文件模板的装置；

用于编辑模板的装置；

用于将编辑结果另存为文件或打印输出的装置；

其特征在于，还包括

用于另存或打印同时，调用邮件客户端发送电子邮件的装置，其中，邮件主题源自另存时的文件名，发送者和接收者为预先设置或交互输入或从文件中提取；

用于发送文件到云计算服务器的装置。

在本发明提供的上述文件处理器中，所述用于发送文件到云计算服务器的装置，同时发送文件的主题、发送者和接收者。

实施本发明提供的文件处理方法和系统以及文件处理器，在文件编辑完成另存或打印时，不仅有选择地发送邮件，而且将所另存文件网络发送到预先设置好的云计算服务器上加以保存，除了保存文件实体还为文件建立主题、发送者、接收者、时间的索引文件，为WEB或APP访问文件提供一种自动生成数据库的机制，让云端访问者可以根据主题、或主题中的关键字、日期等对文件分类，实现文件浏览和下载。利用本发明的方法和系统以及文件处理器，将文件制作、邮件发送、文件云存储三者集成为传统的文件编辑处理，为邮件交互双方的交往的后续处理和节省文件存放空间，尤其是节省文件发送和处理的时间，具有非常显著的效果。

具体实施方式

实施例1

在实施例1中，为实施本发明的文件处理方法，网络通信连接有客户端计算机、邮件服务器和云计算服务器，在客户端计算机上运行有文件编辑程序和邮件客户端程序，在本实施例，为实现委托合同这样的文件的处理，有以下各个环节。

1、在客户端运行有文件编辑程序，在客户端终端上展示可以选择的许多个预先准备好的常用的文件模板，此处文件模板可以是1)委托合同；2)报价单；3)产品质量保证书；4)银行账号；等等；需要注意的是这里的文件编辑是具有文字字符编辑功能的程序，如WORD，也可以是其他格式的文件编辑，例如，EXCL或者其他；

2、文字编辑程序响应客户通过键盘、鼠标或其他输入设备的操作，识别用户选择其中的“委托合同”模板；

3、编辑程序将“委托合同”文件模板调用到系统使之成为可编辑状态；

4、通过键盘、鼠标或其他输入设备接受客户的操作，对“委托合同”的文件模板进行编辑，增加委托方的信息，委托事项、完成日期、支付费用等的输入，确认信息完备后，就是可以以模板为基础完成“委托合同”的文件的全部了；

5、接受用户选择的“另存为文件”的操作，相当于确认这个”委托合同”内容是正确的；

6、编辑程序提供用户另存为位置的选项：本地或者网络虚拟地址的空间，如网盘等；

7、如编辑程序识别用户选择另存文件位置为本地时，启动本地的邮件客户端程序发送电子邮件；如编辑程序识别用户另存文件位置为网络虚拟空间时，启动本地的邮件客户端程序发送另存在网络虚拟空间的文件，其中，所发送电子邮件的主题源自另存时的文件名，可以跟文件名一样，也可以在文件名基础上修改；所发送电子邮件的发送者和接收者为预先设置或交互输入或从文件中提取，其中，发送者通常为使用编辑程序的用户的邮件账号，接收者可以交互输入或通过简称输入或从文件中提取，此时，文本文件的开头应该有“收文者：王二”或“致：王二”，这样通过简单的识别即可获得相关接收者邮件账号信息，可以准备一个包含多个诸如“王二”使用邮箱账号为“WANGER@163.com”这样的列表；

8、邮件服务器通过网络收到电子邮件后，对邮件进行规格化处理，所谓规格化处理，即从邮件中提取“发送者”、“接收者”、“主题”和文件体，将带有“发送者”、“接收者”、“主体”和文件体及其附件，作为规格化处理后的文件发送到网络上的云计算服务器，发送可以是压缩加密后发送，接收则解压并解密，从而减少传输时间，同时，提高数据安全性；云计算服务器上有响应的通信端口与邮件服务器交互并保证数据安全接收；

9、云计算服务器收到文件后按发送者、接收者、时间和主题建立文件体的索引文件，并保存在云服务器中，以被访问和检索；

例如，云计算服务器依次接收到以下邮

序	发送者	接收者	时间	主题
					1	wanger@163.com	<u>yiyi@gmail.com</u>	2014-12-01	委托合同
2	<u>yiyi@gmail.com</u>	<u>zhangsan@126.com</u>	2014-12-01	账号信息
					3	<u>yiyi@gmail.com</u>	<u>zhangsan@126.com</u>	2014-12-02	委托合同
4	<u>Fa5@yahoo.com</u>	<u>wanger@163.com</u>	2014-12-02	委托合同
					5	<u>wanger@163.com</u>	<u>yiyi@gmail.com</u>	2014-12-09	项目说明书

如果按发送者排序，依次结果为

1	<u>Fa5@yahoo.com</u>	<u>wanger@163.com</u>	2014-12-02	委托合同
					2	wanger@163.com	<u>yiyi@gmail.com</u>	2014-12-01	委托合同
3	<u>wanger@163.com</u>	<u>yiyi@gmail.com</u>	2014-12-09	项目说明书
					4	<u>yiyi@gmail.com</u>	<u>zhangsan@126.com</u>	2014-12-01	账号信息
5	<u>yiyi@gmail.com</u>	<u>zhangsan@126.com</u>	2014-12-02	委托合同

其他的排序结果也类似。除了排序，还可以对选中的文件进行预览及下载。

10、云计算机服务器响应来自WEB或APP的访问请求，验证用户名及密码后，提供许可其访问文件列表，响应对发送者、接收者、时间、主题的以下操作之一，检索、排序、统计，以及响应对选中文件的浏览、下载操作。为保障云计算服务器器上数据的安全，只允许发送者访问自己所发送文件的内容，只允许接收者访问自己有权接收的文件内容，一个邮件只有一个发送者，但可能有3个接收者，如下示出：

发送者：wanger@163.com

接收者：zhangsan@126.com

yiyi@gmail.com

Fa5@yahoo.com

文件主题

这样这个文件就可以有4个合法用户可以访问，一方面，在云计算服务器中建立保存一个合法用户表。如下

对云计算服务器的任何一个注册用户，在其任何时刻登录访问云计算服务器时，许可其访问的文件，包括已经接收并保存文件的接收者为该用户或发送者为该用户的文件。例如，如某个时刻，yiyi@gmail通过本发明的方法，接收到了3个邮件，发送了1个邮件，全部记录到云计算服务器上后，YIYI登录上可以访问的文件会有4个,如下所示

前三个文件是其他人发给YIYI的，第四个文件是YIYI发给其他人的，所以有权访问、浏览和下载相关的这四个文件。考虑到单位办事人员的变化以及用户邮箱的变化，除了发送者和接收者可以访问自己所发送和所接收的文件外，在云计算服务器上保存一个合法用户表，还包括接收者/发送者指定的代为访问其文件的代理用户列表。换言之，王二(wanger@163.com)的工作被狗哥(gouge@163.com)替代后，为了让狗哥也能访问云计算服务器上王二的文件,可以把狗哥设置为王二的代理用户，这样，狗哥gouge@163.com登录后，不仅可以访问自己为收发人的文件，也能看到王二为收发人的文件。

在本实施例中，由部署在邮件服务器的文件收发单元将带有主题、发送者、接收者的文件发送到云计算服务器。换言之，在这样的实施例中，当邮件服务器收到邮件后，从邮件的主题栏里获取文件主题，从邮件里获得发送者和全部接收者信息。按照本发明的方法，客户端传输文件一次到邮件服务器，减少了客户端通信流量的占用。缺点是要在现有的邮件服务器上，增加一个文件收发单元，监测到有文件到来并接收正确后立即进行云存储，即将带主题、发送者、接收者和时间的文件，发送到云计算服务器。

实施例

与前一实施例不同的是，由部署有编辑程序的客户端上的文件收发单元将带有主题、发送者、接收者的文件发送到云计算服务器。其间传输可以是压缩加密以及对应的解压和解密的。在本实施例中，将文件云存储功能设置在与编辑程序、邮件客户端程序同一客户端上，好处是对现有邮件服务器无需任何改动，缺点是一个文件要占用客户端两次传输文件的网络流量。由于对传输文件进行压缩，也可减少对传输流量的要求。

实施例

本发明不仅可以通过文件另存实现文件通过邮件发送以及将文件发送到云计算服务器上，还可以在编辑程序打印文件时，且选择打印设备为PDF文件时，启动本地的邮件客户端程序，将文件转为PDF格式的文件，再启动本地的邮件客户端程序发送转换成PDF格式的文件。作为其他可选的调用方式，示意性的汇总后的例子说明如下：

实施例

在本发明提供的一种文件处理系统的实施例中，有部署在网络上的客户端、邮件服务器和云计算服务器，其中，客户端上有执行本发明方法的编辑程序和邮件客户端程序，邮件服务器与云计算服务器网络连接，由邮件服务器按照本发明的方法，将接收到的文件发送给云计算服务器并加以存储。本实施例的文件处理系统，在文件编辑完成后，即可一键实现邮件发送和云存储备份，这种云存储备份不同于邮件服务器的备份(假定邮件客户端均设置邮件保存在服务器上)，主要区别在于:1)文件的均衡保存，现有技术的邮件系统无法实现，例如，A与B通过电子邮件传送文件，B的文件丢失，却是不方便到A的邮箱去查询和下载；2)邮箱变更后文件的继承性，现有技术实现起来非常困难，本发明的系统里，只要在云计算服务器中设置文件继承者为原来用户端的代理用户即可；3)本发明的系统通过自动传输的方式给邮件所对应文件含附件进行了自动云备份，提高了文件冗余度和无纸化办公的安全性；为避免垃圾邮件的备份，可以设置白名单方式，在云计算服务器上仅对白名单关联的文件进行保存和处理。

实施例

在本发明提供的一种文件处理器的实施例中，包括文件编辑部分、邮件发送部分和云存储部分，其中，文件编辑部分用于形成所要求的文件；邮件发送部分用于将已经形成的文件加上主题、发送者和接收者，形成电子邮件发送出去；云存储部分用于将已经形成的文件，加上发送者、接收者和主题，发送到云计算服务器。其中，文件编辑部分与邮件发送部分、云存储部分的连接是通过文件另存或打印方式连接的。

可以有两种实施顺序，一个是先云存储，再电子邮件，顺序如下：

1)由文件编辑部分形成文件；

2)另存形成文件名；

3)以文件名为主题，以文件编辑者为发送者；

4)交互获取或从文件中提取接收者；

5)将发送者、接收者、主题和编辑好的文件体，发送到云计算服务器；

6)将发送者、接收者、主题和编辑好的文件体，作为电子邮件通过邮件发送部分发送出去。

另一个是先发邮件，再实施云存储或叫云备份，顺序如下:

1)由文件编辑部分形成文件；

2)另存时形成文件名；

3)以文件名为主题，以文件编辑者为发送者；

4)交互获取或从文件中提取接收者；

5)将发送者、接收者、主题和编辑好的文件体，作为电子邮件通过邮件发送部分发送；

6)将发送者、接收者、主题和编辑好的文件体，发送到云计算服务器。

两种顺序中，云存储和邮件发送的顺序是可更换的。以上所说的文件编辑部分、云存储部分以及邮件发送部分集成在本发明实施例中的文件处理器中，它可以配合前述本发明文件处理系统实施例中的云计算服务器，来实现邮件文件备份的同时，提供文件收发双方对云计算服务器上的文件提供主题、发送者、接收者和时间进行检索、统计、排序以及对选中文件体的打开、浏览、打印和下载。

为将上述文件编辑、云存储和邮件发送三个部分集成在一个系统或一个程序中，至少的组成应该包括以下这些装置。为了便于格式化处理常见的文件，提高工作效率，可以将常见文件预先做成很多个文件模板，在启动本文件处理器时，展示出来给用户选择，用户通过键盘鼠标或其他输入输出设备从展示出的多个文件模板中选出所需要的文件模板，这个部分是由一个叫做用于调用文件模板的装置来实现的，该装置调用文件模板的结果是将用户选择的预存模板调入内存并呈现于客户端的输出设备上。由于模板与实际文件存在差别，需要用户对模板进行编辑，进行适当的删除、添加、修改等编辑操作。这部分工作由叫做用于编辑的装置来实现。当提供这个装置完成了文件模板到实际可用文件的转化后，实际上，已经确认了当前呈现的内容是所要的文件内容。此时，可用通过用于将编辑结果另存为文件或打印输出的装置来启动和连接云存储或电子邮件发送部分。此时，有一个装置用于另存或打印同时，调用邮件客户端发送电子邮件，其中，邮件主题源自另存时的文件名，发送者和接收者为预先设置或交互输入或从文件中提取；最后的一个装置用于发送文件到云计算服务器的，此时发送给云计算服务器的除了文件体本身外，还发送文件的主题、发送者和接收者。

本发明的以上实施例仅仅是说明性而非限制性的，本领域技术人员在上述实施例基础上无需创造性工作也可以将其进行等同的改变，他们也将落在由本发明权利要求所限定的保护范围内。

Claims (10)

1.一种文件处理方法，其特征在于，包括以下步骤：

S1、编辑程序调用文件模板；

S2、编辑模板，另存为文件；

S3、另存或打印同时，以电子邮件发送文件；

其中，邮件主题源自另存时的文件名，发送者和接收者为预先设置或交互输入或从文件中提取；

S4、发送带主题、发送者和接收者的文件到云计算服务器；

S5云计算服务器收到文件后按发送者、接收者、时间和主题建立索引文件，并保存在云服务器中；

S6、云计算机服务器响应来自WEB或APP的访问请求，验证用户名及密码后，提供许可其访问文件列表，响应对发送者、接收者、时间、主题的以下操作之一，检索、排序、统计，以及响应对选中文件的浏览、下载操作。

2.根据权利要求1所述文件处理方法，其特征在于，对所述云计算服务器的任何一个用户，所述许可其访问的文件，包括在所述步骤S5中接收者为该用户或发送者为该用户的文件。

3.根据权利要求1所述文件处理方法，其特征在于，在云计算服务器上保存一个合法用户表，包括接收者/发送者指定的代为访问其文件的代理用户列表。

4.根据权利要求1所述文件处理方法，其特征在于，所述步骤S3中，所述编辑程序另存文件位置为本地时，启动本地的邮件客户端程序发送文件；所述步骤S3中，编辑程序另存文件位置为网络虚拟空间时，启动本地的邮件客户端程序发送另存在网络虚拟空间的文件。

5.根据权利要求1所述文件处理方法，其特征在于，在所述步骤S3中，所述编辑程序打印文件时，如果选择打印设备为PDF文件打印时，启动本地的邮件客户端程序发送转换成PDF格式的文件，否则，启动本地的邮件客户端程序直接发送文件。

6.根据权利要求1所述文件处理方法，其特征在于，所述步骤S4由部署在邮件服务器的文件收发单元执行。

7.根据权利要求1所述文件处理方法，其特征在于，所述步骤S4由部署有编辑程序的客户端上的文件收发单元执行。

8.一种文件处理系统，其特征在于，包括执行按照权利要求1-7中任何一项所述方法的编辑程序和云计算服务器，所述编辑程序和云计算服务器均部署在网络上。

9.一种文件处理器，包括：

用于调用文件模板的装置；

用于编辑模板的装置；

用于将编辑结果另存为文件或打印输出的装置；

其特征在于，还包括：

用于另存或打印同时，调用邮件客户端发送电子邮件的装置，其中，邮件主题源自另存文件名，发送者和接收者为预先设置或交互输入或从文件中提取；

用于发送文件到云计算服务器的装置。

10.根据权利要求9所述文件处理器，其特征在于，所述用于发送文件到云计算服务器的装置，同时发送文件的主题、发送者和接收者。