CN103903082A - 一种利用erp系统中的单据数据生成会计凭证的方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法。该方法包括：步骤1：从ERP系统存储的单据数据中筛选出财务数据项；步骤2：将各财务数据项分别与入账科目建立对应关系；步骤3：根据入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系，将各财务数据项分别与入账科目分类编号建立对应关系；步骤4：将各财务数据项赋值到会计凭证上相应的财务数据位置，并将会计凭证输出；其中，财务数据位置为与财务数据项对应的入账科目分类编号的位置。本发明能减少录入工作量，提高会计凭证的数据准确率。

Description

一种利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法

技术领域

本发明涉及ERP系统应用技术领域，特别是涉及一种利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法。

背景技术

ERP（Enterpri se Resource Planning，企业资源计划）系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。目前，ERP系统的应用方兴未艾，尤其是在业务单据数据和财务数据的管理方面，ERP系统具有独特的优势。

现有的ERP系统对单据数据和财务数据是独立管理的，二者不发生交叉。这样，录入者在进行出库、入库、移库等操作时，要向ERP系统中录入相应的单据数据；而在进行会计结算时，则要通过翻阅大量业务单据，或存储在ERP系统中的大量单据数据，根据会计准则重新录入财务数据，从而生成会计凭证。由于财务数据与单据数据之间是有内在联系的，因此，现有技术相当于两次录入同一组数据，不仅工作量大，而且得到的会计凭证很容易出错。

发明内容

本发明所要解决的技术问题是提供一种利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法，能减少录入工作量，提高会计凭证的数据准确率。

本发明解决上述技术问题的技术方案如下：一种利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法，该方法包括：

步骤1：从所述ERP系统存储的单据数据中筛选出财务数据项；

步骤2：将各所述财务数据项分别与入账科目建立对应关系；

步骤3：根据所述入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系，将各所述财务数据项分别与所述入账科目分类编号建立对应关系；

步骤4：将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置，并将所述会计凭证输出；其中，所述财务数据位置为与所述财务数据项对应的所述入账科目分类编号的位置。

本发明的有益效果是：本发明中，从单据数据中筛选出对生成会计凭证而言有用的财务数据项，可减少本发明的数据处理量，从而提高会计凭证的生成效率和准确率。筛选出的财务数据项首先建立与入账科目之间的对应关系，进而根据入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系，又建立了与入账科目分类编号之间的对应关系；而在空的会计凭证上分布着入账科目分类编号的位置，这样，只需将财务数据项赋值到会计凭证上的财务数据位置，即可完成会计凭证的生成。因此，本发明可以利用已录入ERP系统的单据数据来自动生成会计凭证，无需重新录入财务数据项，大大减少了本发明的数据录入工作量，同时，会计凭证上的数据都自动取自单据数据，也减少了人工录入的出错机会，提高了会计凭证的数据准确率。

在上述技术方案的基础上，本发明还可以做如下改进：

进一步，在所述步骤1之前，还包括步骤0：从所述ERP系统中查询得到其存储的所述单据数据。

进一步，所述步骤0的方法为：

步骤01：在所述ERP系统中输入搜索条件；

步骤02：根据所述搜索条件，对所述ERP系统存储的单据数据进行搜索，得到所述单据数据。

进一步，所述步骤1中，所述单据数据为来自N份单据的单据数据，N为大于1的整数；则

所述步骤4中，将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置的方法为：按照数据凭证同一原则，将各所述财务数据项赋值到N份会计凭证上相应的财务数据位置；其中，所述数据凭证同一原则为：被赋值到一份所述会计凭证上的全部财务数据项只来自同一份单据的单据数据。

进一步，所述步骤4中，在将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：将得到的N份所述会计凭证中类型相同的会计凭证合并为合并会计凭证，并删除被合并的会计凭证；

则所述步骤4中，将所述会计凭证输出的方法为：将所述合并会计凭证以及未被合并的会计凭证输出。

进一步，所述步骤4中，在将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：修改所述会计凭证。

进一步，修改所述会计凭证的方法包括：

删除所述会计凭证；

或，向所述会计凭证中添加数据项；

或，将所述会计凭证中的非全部财务数据项删除；

或，修改所述会计凭证中的所述财务数据项。

进一步，所述步骤4中，在修改所述会计凭证之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：根据凭证合法标准来判断所述会计凭证是否合法，是则将所述会计凭证输出，否则，不将所述会计凭证输出，并输出所述会计凭证不合法的消息；其中，所述凭证合法标准包括同时成立的以下两项标准：

标准一：所述会计凭证上的凭证编码不为空，且不同于已生成的任一会计凭证的凭证编码；

标准二：所述会计凭证上预定的必须赋值的财务数据位置已被全部赋值。

进一步，所述步骤4中，在将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：建立所述会计凭证与所述单据数据之间的关联关系。

附图说明

图1为本发明提出的利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法的流程图；

图2为本发明提出的入账科目与会计法则规定的入账科目分类编号之间的对应关系的实施例示意图。

具体实施方式

以下结合附图对本发明的原理和特征进行描述，所举实例只用于解释本发明，并非用于限定本发明的范围。

图1为本发明提出的利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法的流程图。如图1所示，该方法包括：

步骤101：从ERP系统存储的单据数据中筛选出财务数据项。

本步骤中，单据数据来自单据，通过录入的方式存储在ERP系统中。常见的单据如出库单据、采购单据、入库单据、销售单据等等。

单据数据的内容很多，如单据名称、日期、业务相关方的名称、款项、款额、制单人等等。并不是所有的单据数据对于会计凭证而言都是有用的，只有对于本发明要生成的会计凭证而言有用的数据项，才是本步骤所述的财务数据项。例如单据名称对于会计凭证而言就是没有意义的，也就不能本步骤中的财务数据项。

通过本步骤的财务数据项的筛选，可以减少后续步骤的数据处理量，从而提高系统的处理效率和准确率。

步骤102：将各财务数据项分别与入账科目建立对应关系。

本步骤中，入账科目可以是人为规定的，也可以是法定的。入账科目与会计法则规定的入账科目分类编号之间有对应关系，二者之间对应关系的一个实施例如图2所示，该图示出了4项入账科目（图2中称之为“记账科目分类”）的名称，分别为存货科目、采购入库对方科目、成品入库对方科目、收入科目，对应的入账科目分类编号分别为SCM_INV_001、SCM_INV_005、SCM_INV_006和FI_AR_008。

由图2可以看出，入账科目分类编号难以通过人工方法分辨，而用文字来表示的入账科目比较容易分辨，所以本步骤先建立财务数据项与入账科目之间的对应关系，进而在步骤103中建立与入账科目分类编号之间的对应关系，这比较方便，也易于修改。

需要指出的是，入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系可以不是一一对应的，也就是说，一个入账科目可以与多个入账科目分类编号对应。但对于同一会计凭证而言，入账科目与该会计凭证需要赋值的入账科目分类编号之间是一一对应的，否则，同一财务数据可能赋值到该会计凭证上不同的财务数据位置，造成混乱。

步骤103：根据入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系，将各财务数据项分别与入账科目分类编号建立对应关系。

本步骤中，会计准则是公知的会计学方面的法定准则，其规定了入账科目分类编号。此项技术特征在此不做讨论。

步骤104：将各财务数据项赋值到会计凭证上相应的财务数据位置，并将会计凭证输出；其中，财务数据位置为与财务数据项对应的入账科目分类编号的位置。

会计凭证上分布着若干个财务数据位置，在未生成该会计凭证的情况下，每一财务数据位置处均为空。

每一财务数据位置与一入账科目分类编号对应，意味着该财务数据位置应被赋值为该入账科目分类编号所对应的财务数据项的值。这样，本步骤可以实现财务数据项的自动赋值，无需手工录入，这不仅减少了本发明的录入工作量，而且也提高了会计凭证的数据准确率。

由此可见，本发明中，从单据数据中筛选出对生成会计凭证而言有用的财务数据项，可减少本发明的数据处理量，从而提高会计凭证的生成效率和准确率。筛选出的财务数据项首先建立与入账科目之间的对应关系，进而根据入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系，又建立了与入账科目分类编号之间的对应关系；而在空的会计凭证上分布着入账科目分类编号的位置，这样，只需将财务数据项赋值到会计凭证上的财务数据位置，即可完成会计凭证的生成。因此，本发明可以利用已录入ERP系统的单据数据来自动生成会计凭证，无需重新录入财务数据项，大大减少了本发明的数据录入工作量，同时，会计凭证上的数据都自动取自单据数据，也减少了人工录入的出错机会，提高了会计凭证的数据准确率。

ERP系统存储着来自大量单据的单据数据，因而本发明中，在步骤101之前，还可以包括用于查询单据数据的步骤100：从ERP系统中查询得到其存储的单据数据。也就是说，通过步骤100的查询，可以从大量的单据数据中甄选出本发明要生成的会计凭证所涉及的单据的单据数据。例如，当前要生成的是反映1月份公司采购情况的会计凭证，则通过步骤100，可将1月份该公司的采购单据的单据数据从大量的单据数据中筛选出来。

步骤100的实现方法具体为：

步骤1001：在ERP系统中输入搜索条件，该搜索条件可以为关键词的形式，也可以为其他形式；

步骤1002：根据搜索条件，对ERP系统存储的单据数据进行搜索，得到所需的单据数据。

步骤101所述的单据数据可以只来自一份单据，这样步骤104所生成的会计凭证就只有一份。当然，步骤101所述的单据数据还可以来自多份单据，这样步骤104就可以生成多份会计凭证。

如果步骤101中的单据数据为来自N份单据的单据数据，N为大于1的整数；则

步骤104中，将各财务数据项赋值到会计凭证上相应的财务数据位置的方法为：按照数据凭证同一原则，将各财务数据项赋值到N份会计凭证上相应的财务数据位置；其中，数据凭证同一原则为：被赋值到一份会计凭证上的全部财务数据项只来自同一份单据的单据数据。这里用数据凭证同一原则保证了单据与会计凭证之间的一一对应关系，即本发明在一次会计凭证的生成过程中，每份单据的单据数据只能生成一份会计凭证，而每份会计凭证上的被赋值的财务数据项只来自一份单据。当然，一份单据的单据数据可以在多次会计凭证的生成过程中，用于生成多份会计凭证。

如果步骤104生成多份会计凭证，而部分或全部会计凭证的类型是相同的，例如，在生成的3份会计凭证中，有2份是采购凭证，另外一份是支出凭证，则2份采购凭证是可以合并的。因此，步骤104中，在将各财务数据项赋值到会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将会计凭证输出之前，还可以包括：将得到的N份会计凭证中类型相同的会计凭证合并为合并会计凭证，并删除被合并的会计凭证；

这样，在步骤104中，将会计凭证输出的方法为：将合并会计凭证以及未被合并的会计凭证输出。

此外，步骤104所生成的会计凭证有可能并不符合用户的需要，例如其中的数据项数量不够（如缺少日期等），或者生成的会计凭证的类型是错的（如需要生成支出凭证，而生成的却是采购凭证，等等），在这种情况下，就需要修改会计凭证。因此，在步骤104中，在将各财务数据项赋值到会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将会计凭证输出之前，还可以包括：修改会计凭证。

这里，修改会计凭证的方法包括：删除会计凭证；或，向会计凭证中添加数据项；或，将会计凭证中的非全部财务数据项删除；或，修改会计凭证中的财务数据项。

此外，在步骤104中，在修改会计凭证之后，在将会计凭证输出之前，还可以包括自检步骤，即：根据凭证合法标准来判断会计凭证是否合法，是则将会计凭证输出，否则，不将该会计凭证输出，并输出会计凭证不合法的消息；其中的凭证合法标准包括同时成立的以下两项标准：

标准一：会计凭证上的凭证编码不为空，且不同于已生成的任一会计凭证的凭证编码；

标准二：会计凭证上预定的必须赋值的财务数据位置已被全部赋值。

会计凭证上所赋值的财务数据项都来自单据数据，因此，还可以建立二者之间的关联关系，从而在生成会计凭证之后可以对二者进行关联查询，并防止利用同一单据数据生成多份相同的会计凭证的情况发生。这样，在步骤104中，在将各财务数据项赋值到会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将会计凭证输出之前，还包括：建立会计凭证与单据数据之间的关联关系。

这里所建立的会计凭证与单据数据之间的关联关系，可以为在会计凭证上标记其上的财务数据项所来自的单据数据，同时在相应单据数据上标记所生成的会计凭证。当然，还可以通过其他形式来反映二者之间的关联关系。

由此可见，本发明具有以下优点：

（1）本发明中，从单据数据中筛选出对生成会计凭证而言有用的财务数据项，可减少本发明的数据处理量，从而提高会计凭证的生成效率和准确率。筛选出的财务数据项首先建立与入账科目之间的对应关系，进而根据入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系，又建立了与入账科目分类编号之间的对应关系；而在空的会计凭证上分布着入账科目分类编号的位置，这样，只需将财务数据项赋值到会计凭证上的财务数据位置，即可完成会计凭证的生成。因此，本发明可以利用已录入ERP系统的单据数据来自动生成会计凭证，无需重新录入财务数据项，大大减少了本发明的数据录入工作量，同时，会计凭证上的数据都自动取自单据数据，也减少了人工录入的出错机会，提高了会计凭证的数据准确率。

（2）本发明建立了会计凭证与单据数据之间的关联关系，可以对二者进行关联查询，并防止利用同一单据数据生成多份相同的会计凭证的情况发生。

以上所述仅为本发明的较佳实施例，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (9)

1.一种利用ERP系统中的单据数据生成会计凭证的方法，其特征在于，该方法包括：

步骤1：从所述ERP系统存储的单据数据中筛选出财务数据项；

步骤2：将各所述财务数据项分别与入账科目建立对应关系；

步骤3：根据所述入账科目与会计准则规定的入账科目分类编号之间的对应关系，将各所述财务数据项分别与所述入账科目分类编号建立对应关系；

步骤4：将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置，并将所述会计凭证输出；其中，所述财务数据位置为与所述财务数据项对应的所述入账科目分类编号的位置。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，在所述步骤1之前，还包括步骤0：从所述ERP系统中查询得到其存储的所述单据数据。

3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述步骤0的方法为：

步骤01：在所述ERP系统中输入搜索条件；

步骤02：根据所述搜索条件，对所述ERP系统存储的单据数据进行搜索，得到所述单据数据。

4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述步骤1中，所述单据数据为来自N份单据的单据数据，N为大于1的整数；则

所述步骤4中，将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置的方法为：按照数据凭证同一原则，将各所述财务数据项赋值到N份会计凭证上相应的财务数据位置；其中，所述数据凭证同一原则为：被赋值到一份所述会计凭证上的全部财务数据项只来自同一份单据的单据数据。

5.根据权利要求4所述的方法，其特征在于，所述步骤4中，在将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：将得到的N份所述会计凭证中类型相同的会计凭证合并为合并会计凭证，并删除被合并的会计凭证；

则所述步骤4中，将所述会计凭证输出的方法为：将所述合并会计凭证以及未被合并的会计凭证输出。

6.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述步骤4中，在将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：修改所述会计凭证。

7.根据权利要求6所述的方法，其特征在于，修改所述会计凭证的方法包括：

删除所述会计凭证；

或，向所述会计凭证中添加数据项；

或，将所述会计凭证中的非全部财务数据项删除；

或，修改所述会计凭证中的所述财务数据项。

8.根据权利要求6或7所述的方法，其特征在于，所述步骤4中，在修改所述会计凭证之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：根据凭证合法标准来判断所述会计凭证是否合法，是则将所述会计凭证输出，否则，不将所述会计凭证输出，并输出所述会计凭证不合法的消息；其中，所述凭证合法标准包括同时成立的以下两项标准：

标准一：所述会计凭证上的凭证编码不为空，且不同于已生成的任一会计凭证的凭证编码；

标准二：所述会计凭证上预定的必须赋值的财务数据位置已被全部赋值。

9.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述步骤4中，在将各所述财务数据项赋值到所述会计凭证上相应的财务数据位置之后，在将所述会计凭证输出之前，还包括：建立所述会计凭证与所述单据数据之间的关联关系。

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