CN103473284A

CN103473284A - 一种电子凭证管理系统及方法

Info

Publication number: CN103473284A
Application number: CN2013103853228A
Authority: CN
Inventors: 潘瑜清; 王久立; 孙丽梅
Original assignee: BEIJING HUACAI REASONABLE ACCOUNT CONSULTANTS Ltd
Current assignee: BEIJING HUACAI REASONABLE ACCOUNT CONSULTANTS Ltd
Priority date: 2013-08-29
Filing date: 2013-08-29
Publication date: 2013-12-25

Abstract

本发明涉及一种电子凭证管理系统及方法，该系统包括：用于临时存储电子凭证的缓存区，所述电子凭证绑定有客户编码；电子凭证识别模块，用于根据电子凭证上的客户编码进行信息识别；凭证归档模块，用于根据识别的信息将电子凭证文件归档到相应的文件夹中。该方法包括用于为签订合同的用户分配唯一的客户编码；用于获得电子凭证；将获得的电子凭证上传至电子凭证管理系统中的凭证缓存区；用于根据电子凭证上的客户编码进行信息识别；用于根据识别的信息将电子凭证文件归档到相应的文件夹中。

Description

一种电子凭证管理系统及方法

技术领域

本发明涉及信息化技术领域，尤其是涉及一种电子凭证管理系统及方法。

背景技术

目前，满足中小企业财务外包服务的主要是传统的代理记账公司，采用“取票、记账、报税”的传统方式来为中小企业服务。财务外包服务机构还停留在以原始凭证为基础的财务处理模式上，对行业的发展、企业的发展及客户的服务都造成了局限。这种方式造成中小企业的几个困惑，一是票据易丢失；二是不可监控，往往企业管理人员不能及时看到企业的财务状况；三是原本应该在事前、事中对企业进行监控的会计成了事后的手续。

本发明基于J2EE架构，遵循国际领先ECM标准开发，完全基于SOA面向服务的架构，支持分布式的海量存储，完成本地和服务器的数据同步，Web客户端采用AJAX框架，实现客户端与桌面的无缝集成。提供一个可靠、强大、安全的电子化业务平台，使中小企业客户能够对会计原始凭证的电子文件进行可靠存储、快速查询和获取、查看、流转、审批、重用、发布各类电子业务凭证的同时，能极大的保障所有业务文档（纸质和电子的）的安全及克服上述安全性漏洞，以避免和减少因非人为的文档遗失、毁损，以及人为的文档拷贝、泄漏、失窃等给企业带来的无法挽回的巨大经济损失。实现会计原始凭证电子文件的集中存储、安全控制、协同工作、版本管理、流程控制等功能。

本发明能够实现电子凭证的自动分发,支持凭证的待处理-归档-作废-退回等流转。本发明也采用领先的文档权限控制和加密技术，文档以加密压缩二进制形式入库存储，授权用户只能通过系统提供的接口进行存取和控制，有效保障文档的安全。

发明内容

为了实现上述目的，本发明提供了一种电子凭证管理系统，包括：

凭证缓存区，用于临时存储电子凭证，所述电子凭证绑定有客户编码；电子凭证识别模块，用于根据电子凭证上的客户编码进行信息识别；凭证归档模块，用于根据识别的信息将电子凭证文件归档到相应的文件夹中。

进一步，所述客户编码来自编码子系统，该子系统用于为签订合同的用户分配唯一的客户编码，该客户编码与客户唯一对应并对应包含有客户信息、地区信息、时间信息。

进一步，所述电子凭证来自凭证获取模块，该模块用于通过使用高拍仪拍照或通过手机应用模块获得电子凭证，当通过高拍仪将贴有客户编码的凭证拍照后，完成凭证的电子化；当通过手机上安装的应用模块获取时，应用模块会在拍摄完成后自动在凭证上叠加客户编码生成电子凭证或者由系统中的拼接模块在上传电子凭证之后进行叠加；并通过凭证上传模块将通过高拍仪或者手机应用模块生成的电子凭证上传至电子凭证管理系统中的凭证缓存区。

进一步，还包括压缩模块，用于在上传电子凭证之前对电子凭证进行压缩。

进一步，该系统包括：电子凭证解压缩模块，用于将压缩的电子凭证进行解压缩；电子凭证格式转换模块，用于将解压缩后的电子凭证的格式转换为pdf格式。

进一步，该系统包括：凭证退回模块，用于将电子凭证退回到指定的存储区域。

进一步，该系统包括：查询模块，用于通过关键词进入相应的电子凭证列表；或者可以直接输入客户名称来查询，或者可以通过直接点击客户名下的凭证直接进行选择。

进一步，该系统包括：水印模块，用对上传的电子凭证进行加水印。

本发明还提供了一种电子凭证管理方法，其包括：

步骤（1）用于为签订合同的客户分配唯一的客户编码；

步骤（2）用于通过使用高拍仪拍照或通过手机应用模块获得电子凭证，当通过高拍仪将贴有客户编码的凭证拍照后，完成凭证的电子化；当通过手机上安装的应用模块获取时，应用模块会在拍摄完成后自动在凭证上叠加客户编码生成凭证电子化；

步骤（3）将通过高拍仪或者手机应用模块生成的电子凭证上传至电子凭证管理系统中的凭证缓存区；

步骤（4）用于根据电子凭证上的客户编码进行信息识别；

步骤（5）用于根据识别的信息将电子凭证文件归档到相应的文件夹中。

进一步，在上传电子凭证之前对电子凭证进行压缩。

进一步，该方法包括：用于将压缩的电子凭证进行解压缩的步骤；用于将解压缩后的电子凭证的格式转换为pdf格式的步骤。

进一步，该方法包括：步骤（6）点击退回按钮以便用于将电子凭证退回到指定的存储区域。

进一步，该方法包括：步骤（7）用于通过关键词进入相应的电子凭证列表；或者可以直接输入客户名称来查询，或者可以通过直接点击客户名下的凭证直接进行选择。

进一步，该方法包括步骤（8），用于对上传的电子凭证进行加水印。

附图说明

图1为根据本发明系统的模块图；

图2为根据本发明方法的流程图。

具体实施方式

下面结合说明书附图来具体描述本发明的系统和方法，如图1所示，本发明的系统包括：

凭证缓存区，用于临时存储电子凭证。

电子凭证识别模块，用于根据电子凭证上的客户编码进行识别，所识别的信息包括客户名称、所属地区、年份、月份。

凭证归档模块，用于根据识别的客户名称、地区、年份、月份信息将电子凭证文件归档到相应的文件夹中。

进一步，还存在编码子系统，用于为签订记账类合同的客户分配唯一的客户编码，例如可以为16位数字编码长度的编码，具体实例如下：地区编码(2位)+客户编码(4位)+年度编码(4位)+月份编码(2位)+流水号码(4位)。

凭证获取模块，用于通过使用高拍仪拍照或通过手机应用模块获得电子凭证，当通过高拍仪将贴有客户编码的凭证拍照后，完成凭证的电子化。当通过手机上安装的应用模块获取时，应用模块会在拍摄完成后自动在凭证上叠加客户编码生成凭证电子化。另外地，在应用模块上传之后由电子凭证管理系统中的拼接模块来叠加客户编码。

凭证上传模块，将通过高拍仪或者手机应用模块生成的电子凭证上传至电子凭证管理系统中的凭证缓存区；其中，可以通过有线或无线方式将电子凭证上传。

本发明还包括压缩模块，用于在上传电子凭证之前对电子凭证进行压缩以便更快速的上传。

本发明的系统还可以包括：电子凭证解压缩模块，用于将压缩的电子凭证进行解压缩；电子凭证格式转换模块，用于将解压缩后的电子凭证的格式转换为pdf格式。

进一步地，本发明的系统还包括凭证退回模块，用于将电子凭证退回到指定的存储区域。

进一步地，本发明还进一步包括查询模块，用于通过地区、年份、月份等关键词进入相应的电子凭证列表；或者可以直接输入客户名称来查询，或者可以通过直接点击客户名下的凭证直接进行选择。

进一步地，本发明还进一步包括水印模块，用于对上传来的电子凭证进行加水印。

根据本发明的系统，进一步包括完善的权限控制，包括登录的身份认证，以及根据身份认证的结果提供不同级别的业务数据的访问控制，操作权限的控制，字段级的访问控制。

根据本发明的系统，支持功能模块自定义，业务逻辑自定义。

根据本发明的系统，在文件夹中归档的电子凭证位于服务器中，均集中加密存放，并且该服务器基于JSR－170内容资料库标准接口和相关的标准构建。

根据本发明的系统，还提供WEB前台界面，可以利用FLASH编写的预览模版，自定义各类预览模版，用来实现文档的不同视图，使用Ajax实现从服务器端异步获取数据。根据客户需求实时显示在页面的特定位置。

如图2所示，根据本发明的方法，包括以下步骤：

步骤（1）用于为签订记账类合同的客户分配唯一的客户编码，例如可以为16位数字编码长度的编码，具体实例如下：地区编码(2位)+客户编码(4位)+年度编码(4位)+月份编码(2位)+流水号码(4位)。

步骤（2）用于通过使用高拍仪拍照或通过手机应用模块获得电子凭证，当通过高拍仪将贴有客户编码的凭证拍照时，生成pdf文件，完成凭证的电子化。当通过手机上安装的应用模块获取时，应用模块会在拍摄完成后自动在凭证上叠加客户编码生成凭证电子化。

步骤（3）将通过高拍仪或者手机应用模块生成的电子凭证上传至电子凭证管理系统中的凭证缓存区；其中，可以通过有线或无线方式将电子凭证上传。

步骤（4）用于根据电子凭证上的客户编码进行信息识别，例如可以识别客户、年份、月份。

步骤（5）用于根据识别的客户、年份、月份信息将电子凭证文件归档到相应的文件夹中。

进一步，在上传电子凭证之前对电子凭证进行压缩。

根据本发明的方法，进一步包括步骤（6）点击退回按钮以便用于将电子凭证退回到指定的存储区域。

根据本发明的方法，进一步包括步骤（7）用于通过地区、年份、月份等关键词进入相应的电子凭证列表；或者可以直接输入客户名称来查询，或者可以通过直接点击客户名下的凭证直接进行选择。

根据本发明的方法，进一步包括步骤（8）用于对上传的电子凭证进行加水印以进行防伪。

以上所述仅为本发明的较佳实施例，并不用于限制本发明创造，凡在本发明创造精神和原则之内所做的任何修改、等同替换和改进等，均包含于本发明的保护范围之内。

Claims

1.一种电子凭证管理系统，其特征在于包括：

凭证缓存区，用于临时存储电子凭证，所述电子凭证绑定有客户编码；

电子凭证识别模块，用于根据电子凭证上的客户编码进行信息识别；

凭证归档模块，用于根据识别的信息将电子凭证文件归档到相应的文件夹中。

2.根据权利要求1所述的系统，其特征在于：

所述客户编码来自编码子系统，该子系统用于为签订合同的用户分配唯一的客户编码，该客户编码与客户唯一对应并对应包含有客户信息、地区信息、时间信息。

3.根据权利要求1所述的系统，其特征在于：

所述电子凭证来自凭证获取模块，该模块用于通过使用高拍仪拍照或通过手机应用模块获得电子凭证，当通过高拍仪将贴有客户编码的凭证拍照后，完成凭证的电子化；当通过手机上安装的应用模块获取时，应用模块会在拍摄完成后自动在凭证上叠加客户编码生成电子凭证或者由系统中的拼接模块在上传电子凭证之后进行叠加；并通过凭证上传模块将通过高拍仪或者手机应用模块生成的电子凭证上传至电子凭证管理系统中的凭证缓存区。

4.根据权利要求3所述的系统，其特征在于：

压缩模块，用于在上传电子凭证之前对电子凭证进行压缩。

5.根据权利要求4所述的系统，其特征在于该系统进一步包括：

电子凭证解压缩模块，用于将压缩的电子凭证进行解压缩；

电子凭证格式转换模块，用于将解压缩后的电子凭证的格式转换为pdf格式。

6.根据权利要求1所述的系统，其特征在于该系统进一步包括：

凭证退回模块，用于将电子凭证退回到指定的存储区域。

7.根据权利要求1或3所述的系统，其特征在于该系统进一步包括：

查询模块，用于通过关键词进入相应的电子凭证列表；或者可以直接输入客户名称来查询，或者可以通过直接点击客户名下的凭证直接进行选择。

8.根据权利要求1所述的系统，其特征在于进一步包括：

水印模块，用对上传的电子凭证进行加水印。

9.一种电子凭证管理方法，其特征在于：

步骤（1）用于为签订合同的客户分配唯一的客户编码；

步骤（4）用于根据电子凭证上的客户编码进行信息识别；

10.根据权利要求9所述的方法，其特征在于：

在上传电子凭证之前对电子凭证进行压缩。

11.根据权利要求10所述的方法，其特征在于该方法进一步包括：

用于将压缩的电子凭证进行解压缩的步骤；

用于将解压缩后的电子凭证的格式转换为pdf格式的步骤。

12.根据权利要求9所述的方法，其特征在于该方法进一步包括：

步骤（6）点击退回按钮以便用于将电子凭证退回到指定的存储区域；

步骤（7）用于通过关键词进入相应的电子凭证列表；或者可以直接输入客户名称来查询，或者可以通过直接点击客户名下的凭证直接进行选择；

步骤（8）用于对上传的电子凭证进行加水印。