CN102169560A - 电子发票管理系统及其管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明关于一种电子发票管理系统及其管理方法，尤指一种简单便利且环保的电子发票管理系统及其管理方法。其主要包含有一中央单元、多个店家单元及多个用户装置，用户可利用一个人识别码于店家单元建立账户储存电子发票，并于店家单元与中央单元联机时将电子发票数据汇入对应于个人识别码的总发票账户或建立对应于个人识别码的总发票账户后汇入电子发票数据。中央单元与店家单元可提供用户发票管理的功能。店家单元并可传送发票代码与消费明细表至一用户装置，供用户对帐使用。

Description

电子发票管理系统及其管理方法

技术领域

本发明关于一种电子发票管理系统及其管理方法，尤指一种简单便利且环保的电子发票管理系统及其管理方法。

背景技术

由于环保议题的重要性不断提升，节能减碳已经成为与人类生死存亡相关的重要课题。为减少纸张的使用数量，政府决定将统一发票去纸化，逐步走向无纸的电子化统一发票。经一段时间的电子发票推行与试办以来，民众产生了许多疑惑与困扰。至目前为止并无厂家提出相对应的解决方案，导致电子发票的推行仍然困难重重。

以往一般用户使用电子发票的流程如图1所示，民众于消费结帐时，店员会询问是否使用电子发票，如步骤101及103。若不使用电子发票，则使用传统系统直接打印实体发票，如步骤105。若要使用电子发票，则需询问是否为会员，如步骤121。

若用户为会员，则出示会员卡并读取会员数据后，由系统产生电子发票存盘后，再利用电子邮件寄送至会员的电子信箱，如步骤141、143及145。

若用户为非会员，则需先申办会员卡并建立会员账户成为会员，如步骤123及125。之后再依会员的正常程序进行步骤141、143及145。

由于各店家的会员卡不能通用，故若欲完全使用电子发票，则需每个店家系统都申办会员卡。这等于每个民众出门需随身携带十数张，甚至数十张会员卡。加上各式信用卡、储值卡、悠游卡等等，光想象就让人头皮发麻。且，此举省了纸张却多出许多塑料卡片，对节能减碳而言，实际成效仍令人存疑。

另有厂商提出无记名卡片的概念，消费者有需求，即可索取发票卡，消费者可凭发票卡查询或领取电子发票。此一系统可省去消费者申办会员及领取会员卡的作业时间，加快消费流程。然而，一店一卡的问题仍未解决，且各厂商认卡不认人，一但卡片遗失或损坏，对应于该卡的发票亦等同于遗失，无法再进行对奖及领奖。

此外，电子发票开立后，一般保存于店家的系统中。部分厂商有提供代客对奖的服务，多数厂商则只负责保管，消费者需凭会员卡登入店家网站自行对奖。如此一来对消费者而言，等于必需于对奖期间需分别登入各厂商的网站，将分散于各厂商数据库内的发票一一自行对奖，不仅耗时费事且伤神而容易有所疏漏。

许多国家并无统一发票的制度，但其消费收据的使用型态与统一发票近似，也遭遇到与上述发票系统类似的问题。

发明内容

本发明的主要目的，在于提供一种电子发票管理系统及其管理方法，尤指一种简单便利且环保的电子发票管理系统及其管理方法。

本发明的次要目的，在于提供一种电子发票管理系统，其主要利用一中央单元与多个店家单元联机，而可令使用者于中央单元集中管理电子发票。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理系统，其主要系使用一个人识别码于各店家单元建立账户，并于联机时汇入对应于该个人识别码的总发票账户，或于联机时建立对应于该个人识别码的总发票账户后汇入对应的发票数据，可利于店家与消费者建立及管理账户。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理系统，其中个人识别码为对应于每个人的唯一识别码，可于各店家单元及中央单元中形成唯一对应且不会重复及混淆。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理系统，其中个人识别码可为一身份证字号、一电话号码、一行动电话号码、一电子邮件信箱、一公司登记的统一编号、一特定账户及其组合式的其中之一。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理系统，其中个人识别码可选择以口述、卡片记录、RFID储存及其组合式的其中之一种方式提供。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理系统，其用户装置可选择为一行动电话、一计算机、一个人数字助理、一笔记型计算机、一多媒体机及其组合式的其中之一。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理系统，其中店家单元产生电子发票后可以简讯或电子邮件的方式将发票代码或消费清单传送至用户装置。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理系统，其发票管理功能可选择为一总发票账户建立与管理功能、一消费统计功能、一消费查询功能、一发票对奖功能、一发票捐赠功能及其组合式的其中之一。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理方法，其主要系以一个人识别码建立各店家单元的账户及中央单元的总发票账户，可跨平台整合而利于发票管理。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理方法，于建立账户后传送密码至用户装置，供使用者管理其账户及电子发票。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理方法，于产生电子发票后，产生一发票代码并传送至用户装置，供使用者查询该电子发票。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理方法，可于产生电子发票后，产生一消费明细表并传送至用户装置，供使用者进行出场核对、消费对帐及停车费核抵等步骤。

本发明的又一目的，在于提供一种电子发票管理方法，可进行消费统计、消费查询、发票对奖、发票捐赠等发票管理步骤。

为达成上述目的，本发明提供一种电子发票管理系统，包含有：一中央单元，设有一发票总数据库及一发票管理平台，分别用以储存发票数据及提供发票管理功能；多个店家单元，分别以一第一线路连接该中央单元，各店家单元分别设有一发票产生器、一店家平台及一店家数据库，分别用以产生一电子发票与发票代码、进行账户管理与计算帐务及储存发票数据；及多个用户单元，分别设有一用户装置及一个人识别码，各用户装置分别以一第二线路连接各店家单元与中央单元，各用户装置分别设有一显示器，用以接收并显示该发票代码。

本发明尚提供一种电子发票系统的管理方法，包含有：提供一中央单元及多个店家单元，其中，中央单元具有一发票总数据库及一发票管理平台，各店家单元分别具有一发票产生器、一店家平台及一店家数据库；一用户于其中一店家单元以一个人识别码于店家平台建立一账户；根据该用户的消费产生一电子发票及一发票代码；将该电子发票储存于店家数据库中并对应于该账户；将该发票代码传送至该用户的一用户装置；及当店家单元与中央单元联机时，于发票管理平台产生一对应于该个人识别码的总发票账户，将该电子发票储存于发票总数据库并对应于该总发票账户。

附图说明

图1为现有开立电子发票的流程图；

图2为本发明一较佳实施例的示意图；

图3为本发明一较佳实施例的作业流程图。

其中，附图标记：

20  电子发票管理系统    22  第一线路

221 第二线路            24  中央单元

241 发票管理平台        243 发票总数据库

26  店家单元            261 发票产生器

263 店家平台            265 店家数据库

267 识别码读取模块      269 电子发票产生模块

27  店家单元            271 发票产生器

273 店家平台            275 店家数据库

277 识别码读取模块      279 电子发票产生模块

28  店家单元            281 发票产生器

282 转接盒              283 店家平台

285 店家数据库          287 识别码读取模块

289 电子发票产生模块    29  用户单元

291 用户装置            293 个人识别码

具体实施方式

请参阅图2，为本发明一较佳实施例的示意图。如图所示，本发明的电子发票理系统20，包含有一中央单元24、多个店家单元26、28及多个用户单元29。

其中，该中央单元24包含有一发票总数据库243及一发票管理平台241。发票总数据库243用以储存所有的电子发票数据，包含有消费项目、金额、店家及对应的总发票账户与个人识别码293。发票管理平台241则用以提供各式发票管理功能及总发票账户的管理功能。

各店家单元26、28分别经由一第一线路22连接中央单元24。各店家单元26、27、28分别包含有一发票产生器261、271、281、一店家平台263、273、283及一店家数据库265、275、285。其中，发票产生器261、271、281用以打印实体发票或产生电子发票。实体发票与电子发票上的帐目经由店家平台263、273、283整合并储存于店家数据库265、275、285中。

上述的发票产生器261、271、281可分别为一收款机(如261、271)或一计算机软件(如281)。

现行收款机可经由修改软件、固件或硬件，藉由增设一识别码读取模块267及一电子发票产生模块269而可适用于本发明的电子发票管理系统20，如收款机261。亦可外接一转接盒282，藉由转接盒282中设置的识别码读取模块287与电子发票产生模块289而可适用于本发明的电子发票管理系统20，如收款机281。其中，识别码读取模块267、287用以读取或输入用户的个人识别码293。电子发票产生模块269、289则用以产生电子发票及对应的发票代码。而利用计算机打印电子计算器统一发票的系统(例如店家单元27)，则可于其产生统一发票的计算机软件281加挂电子发票产生模块279，并利用键盘(识别码读取模块278)输入用户的个人识别码293。

各用户单元29分别包含有一用户装置291及一个人识别码293。其中，各用户装置291分别以一第二线路221连接该中央单元24与各店家单元26、27、28。各用户装置291分别设有一显示器，电子发票产生模块269、279、289产生该发票代码后，可经由该第二线路传送至用户装置291，而可由显不器显示。

利用本发明电子发票管理系统20的配置，当于识别码读取模块267、277、287输入一新的个人识别码293时，店家平台263、273、283即根据该个人识别码293建立一对应于该识别码293的账户，并将账户的密码经由第二线路221传送至用户装置291。而当次的消费所产生的电子发票将储存于店家数据库265、275、285中并对应于该账户。电子发票产生模块269、279、289在产生电子发票的同时，也会产生对应于该发票的发票代码，并将该发票代码传送至用户装置291。用户可经由网络联机至店家平台263、273、283，并以该密码登入账户进行账户的管理，并可以该发票代码查阅对应的电子发票。

当店家单元26、27、28以第一线路22与中央单元24联机时，即将发票数据依对应的个人识别码293汇入发票总数据库243。若该个人识别码293在发票管理平台241中尚无对应的总发票账户，则先于发票管理平台241中建立对应于该个人识别码293的总发票账户，再将对应的发票数据汇入发票总数据库243。其中，发票管理平台241建立对应于该个人识别码293的总发票账户后，经由该第二线路221将密码传送至对应的用户装置291。用户可经由网络联机至发票管理平台241并以密码登入对应于其个人识别码293的总发票账户进行发票管理。

在本发明的一实施例中，该电子发票产生模块269、279、289在产生电子发票的同时，尚可产生对应于该电子发票的消费明细表，并将该消费明细表经由第二线路221传送至对应的用户装置291，可供用户进行出场核对、消费对帐或停车费核抵等等活动。

在本发明的一实施例中，个人识别码293可为身份证字号、电话号码、行动电话号码、电子邮件信箱、公司登记的统一编号、特定账户等等具有唯一性，可代表使用者的识别码。且个人识别码293可选择以口述、卡片记录、RFID储存等等方式承载，使用者只需携带一张卡片，甚至不需任何卡片，即可在配备本发明电子发票管理系统20的店家使用电子发票。且每张电子发票皆可在发票管理平台241中以对应于个人识别码293的总发票账户进行查询与管理，无需担心卡片过多、电子发票分散各店家及卡片遗失等等问题。该识别码读取模块267、277、287可选择为一刷卡器、一键盘输入器、一条形码读取器、一RFID感应器及其组合式的其中之一，可利于以各种方式读取或输入用户的个人识别码293。

在本发明的一实施例中，该用户装置291可选择为一行动电话、一计算机、一个人数字助理、一笔记型计算机、一多媒体机及其组合式的其中之一，可用以接收并显示发票代码及消费明细表等，亦可接收店家平台263、273、283账户及发票管理平台241总发票账户的密码。该第一线路22可为一网络，而第二线路221则可选择为网络、无线通讯网路、有线通讯网路及前述各项的组合。

在本发明的一实施例中，该发票管理平台241的发票管理功能可包含有：总发票账户建立与管理功能、消费统计功能、消费查询功能、发票对奖功能及发票捐赠功能等等。

请参阅图3，为本发明一较佳实施例的作业流程图。其中，电子发票管理系统包含有一中央单元及多个店家单元。中央单元具有一发票总数据库及一发票管理平台，各店家单元分别具有一发票产生器、一店家平台及一店家数据库。

其电子发票的作业流程系如图所示，当一消费者至一店家消费并结帐时，店员首先询问是否使用电子发票，如步骤301及303。若不使用电子发票，则以发票产生器打印实体发票提供给消费者，如步骤305。

若选择使用电子发票，则请用户提供个人识别码，并读取或输入该个人识别码，如步骤321。接下来判断店家平台中，是否存在对应于该个人识别码的账户，如步骤323。若已有账户，则产生对应于该次消费的电子发票及发票代码，亦可同时产生对应于该电子发票的消费明细表，如步骤341。之后可将发票代码与消费明细表传送至该用户的用户装置，如步骤343。

电子发票产生后，即储存至店家数据库并对应于该个人识别码与该账户，如步骤361。当店家单元与中央单元联机时，即可将发票数据汇入发票总数据库，并对应于该个人识别码与该账户，如步骤363。

当店家平台中尚无对应于该个人识别码的账户时，则建立一对应于该个人识别码的账户，如步骤325。而后即可进行具有账户的作业程序如步骤341至363。店家平台于建立账户后，将该账户的密码传送至该用户的用户装置，以供用户管理其账户，如步骤327。

此外，当店家单元与中央单元联机上传发票数据时，若发票管理平台中不存在对应于该个人识别码的总发票账户，则先于发票管理平台中建立对应于该个人识别码的总发票账户，再汇入对应于该个人识别码的发票数据。而发票管理平台建立该总发票账户后，亦可传送该账户的密码至该用户装置，以供用户管理其总发票账户，如步骤365。

在本发明的一实施例中，用户可利用所接收的消费明细进行出场核对、消费对帐及停车费核抵等步骤。亦可利用所接收的发票代码于店家平台或发票管理平台检视及管理对应的电子发票。

店家平台的账户与发票管理平台的总发票账户建立后，用户可利用密码登入各平台填写基本数据，亦可对所属的电子发票进行消费统计、消费查询、发票捐赠、或选择是否使用发票对奖等功能。

在本发明的一实施例中，该各人识别码可选择为身份证字号、电话号码、电子邮件信箱、公司登记的统一编号、特定账户等等具有唯一性且可代表该用户的识别码。而用户装置则可选择为行动电话、计算机、个人数字助理、笔记型计算机及多媒体机等可联机至网络或通讯网路，并具有显示器的装置。

综上所述，可知利用本发明的电子发票管理系统及其管理方法，不仅可达到节能减碳的目的，且中央与各店家所需付出的成本及使用的资源极少，而消费者则可享受一张卡片甚至无需卡片即可通行于各店家系统，实为一共生且全赢的解决方案。本发明的管理系统及其管理方法亦可应用于非统一发票的类似系统，例如使用消费收据或其它类似单据的系统等等。

以上所述，仅为本发明的实施例而已，并非用来限定本发明实施的范围，即凡依本发明申请专利范围所述的形状、构造、特征、方法及精神所为的均等变化与修改，均应包括于本发明的专利保护范围内。

Claims (17)

1.一种电子发票管理系统，其特征在于，包含有：

一中央单元，设有一发票总数据库及一发票管理平台，分别用以储存发票数据及提供一总发票账户建立功能、一总发票账户管理功能、一消费统计功能、一消费查询功能、一发票对奖功能、一发票捐赠功能及其组合式的其中之一发票管理功能；

多个店家单元，分别以一第一线路连接该中央单元，各店家单元分别设有一发票产生器、一店家平台及一店家数据库，分别用以产生一电子发票与发票代码、进行账户管理与计算帐务及储存发票数据；及

多个用户单元，分别设有一用户装置及一个人识别码，各用户装置分别以一第二线路连接各店家单元与中央单元，各用户装置分别设有一显示器，用以接收并显示该发票代码。

2.如权利要求1所述的电子发票管理系统，其特征在于，各店家单元分别设有：

一识别码读取模块，用以读取或输入一用户的个人识别码；及

一电子发票产生模块，用以产生该电子发票与发票代码，并经由该第二线路将发票代码传送至对应的用户装置。

3.如权利要求2所述的电子发票管理系统，其特征在于，该识别码读取模块与该电子发票产生模块可选择设于发票产生器中，或设于一转接盒中而连接该发票产生器与店家平台。

4.如权利要求2所述的电子发票管理系统，其特征在于，该识别码读取模块可选择为一刷卡器、一键盘输入器、一条形码读取器、一RFID感应器及其组合式的其中之一。

5.如权利要求2所述的电子发票管理系统，其特征在于，该个人识别码可选择为一身份证字号、一电话号码、行动电话号码、一电子邮件信箱、一公司登记的统一编号、一特定账户及其组合式的其中之一。

6.如权利要求2所述的电子发票管理系统，其特征在于，该个人识别码可选择以口述、卡片记录、RFID储存及其组合式的其中之一种方式提供。

7.如权利要求1所述的电子发票管理系统，其特征在于，该用户装置可选择为一行动电话、一计算机、一个人数字助理、一笔记型计算机、一多媒体机及其组合式的其中之一。

8.如权利要求2所述的电子发票管理系统，其特征在于，该识别码读取模块读取或输入一新的个人识别码时，即可于店家平台中建立对应于该个人识别码的账户，并在与中央单元联机时于发票管理平台将发票数据汇入对应于该个人识别码的总发票账户，或建立对应于该个人识别码的总发票账户后汇入发票数据。

9.如权利要求1所述的电子发票管理系统，其特征在于，该发票产生器可选择为一收款机及一计算机软件的其中之一。

10.一种电子发票系统的管理方法，其特征在于，包含有：

提供一中央单元及多个店家单元，其中，中央单元具有一发票总数据库及一发票管理平台，各店家单元分别具有一发票产生器、一店家平台及一店家数据库；

一用户于其中一店家单元以一个人识别码于店家平台建立一账户；

根据该用户的消费产生一电子发票及一发票代码；

将该电子发票储存于店家数据库中并对应于该账户；

将该发票代码传送至该用户的一用户装置；及

当店家单元与中央单元联机时，于发票管理平台产生一对应于该个人识别码的总发票账户，将该电子发票储存于发票总数据库并对应于该总发票账户。

11.如权利要求10所述的管理方法，其特征在于，还包含有：

产生对应于该电子发票的消费明细表；及

将该消费明细表传送至对应的用户装置。

12.如权利要求11所述的管理方法，其特征在于，还包含有利用该消费明细表进行出场核对、消费对帐、停车费核抵及其组合式的其中之一。

13.如权利要求10所述的管理方法，其特征在于，还包含有用户根据该发票代码于店家平台或发票管理平台检视及管理该电子发票。

14.如权利要求13所述的管理方法，其特征在于，该管理电子发票的步骤包含有消费统计、消费查询、发票对奖、发票捐赠及其组合式的其中之一。

15.如权利要求10所述的管理方法，其特征在于，该各人识别码可选择为一身份证字号、一电话号码、一电子邮件信箱、一公司登记的统一编号、一特定账户及其组合式的其中之一。

16.如权利要求10所述的管理方法，其特征在于，该建立账户的步骤后，还包含有一传送密码至该用户装置的步骤。

17.如权利要求10所述的管理方法，其特征在于，该建立总发票账户的步骤后，尚包含有一传送密码至该用户装置的步骤。

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