CN103377277A - 文档管理装置以及文档管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供文档管理装置和文档管理方法。本发明的文档管理装置包括：手写提取部，所述手写提取部提取文档图像内的手写区域；数据管理部，所述数据管理部将所述文档图像的文档图像数据和表示该文档图像内的手写区域的内容的手写数据关联起来存储到存储装置中；以及手写操作部，所述手写操作部在接收到所述手写区域的内容的编辑的操作时，与所述编辑的内容对应地更新所述手写数据。根据本发明，能够在事后编辑手写区域，能够在读取文档图像之后有效地利用通过手写来记入的内容。

Description

文档管理装置以及文档管理方法

技术领域

本发明涉及对包含手写区域的文档图像进行管理的文档管理装置以及文档管理方法。

背景技术

通常，对分发的文档(活字印刷物)用手写的方式记入注释(comment)等。典型的文档管理装置读取这样的附加有手写注释的文档(活字印刷物)的图像，并从该图像提取注释部分并对其进行管理。另外，典型的文档管理装置提取文档图像内的手写部分。

在典型的文档管理装置中，手写部分只能阅读或消除，在读取了文档图像之后，无法有效地利用通过手写来记入的内容。

本发明是鉴于上述的问题来完成的，其目的在于获得能够在文档图像的读取之后有效地利用通过手写来记入的内容的文档管理装置以及文档管理方法。

发明内容

本发明所涉及的文档管理装置包括手写提取部、数据管理部、以及手写操作部。手写提取部提取文档图像内的手写区域。数据管理部将文档图像的文档图像数据和表示该文档图像内的手写区域的内容的手写数据关联起来存储到存储装置中。手写操作部在接收到手写区域的内容的修正的操作时，与所述编辑的内容对应地更新手写数据。

本发明所涉及的文档管理方法包括以下步骤：(i)经由手写提取部来提取文档图像内的手写区域，(ii)经由数据管理部来将文档图像的文档图像数据和表示该文档图像内的手写区域的内容的手写数据关联起来存储到存储装置中，(iii)经由手写操作部在接收到手写区域的内容的编辑的操作时，与编辑的内容对应地更新手写数据。

附图说明

图1示出作为本发明的实施方式所涉及的文档管理装置的一例的图像形成装置的构成；

图2示出如图1所示的装置的、保存文档图像数据时的动作处理流程；

图3示出如图1所示的装置中保存文档图像数据时的数据结构的一个例子；

图4示出如图1所示的装置中与事后利用手写数据时的动作相伴随的状态变化；

图5示出通过如图1所示的装置来显示的、文件夹内的文档列表的一个例子；

图6示出通过如图1所示的装置来显示的文档属性信息画面的一个例子；

图7示出通过如图1所示的装置来显示的注释列表画面的一个例子；

图8示出通过如图1所示的装置来显示的注释详细画面的一个例子；

图9示出在如图8所示的注释详细画面上执行了追记之后的注释详细画面的一个例子。

具体实施方式

以下，基于图来说明本发明的实施方式。

图1示出作为本发明的实施方式所涉及的文档管理装置的一个例子的图像形成装置的构成。

在该实施方式中，图像形成装置1是具有印刷功能、图像读取功能、以及传真功能的数码复合机。该图像形成装置1经由网络等与主机装置2连接。主机装置2具有未图示的显示装置以及输入装置，并能够通过内置的Web浏览器2a来阅读保存在图像形成装置1中的文档图像等。

图像形成装置1具有操作面板11、通信装置21、印刷装置22、图像读取装置23、传真装置24、存储装置25、以及运算处理装置26。

操作面板11具有液晶显示器等显示装置11a以及触摸面板等输入装置11b。操作面板11进行面向用户的操作画面的显示以及对用户操作的检测。

通信装置21是能够经由网络等与主机装置2连接、并通过特定的通信协议来与该主机装置2进行数据通信的装置。

印刷装置22是通过例如电子照相方式来将原稿图像印刷到印刷纸张上的内部设备。

图像读取装置23是从原稿中光学地读取原稿图像、并生成原稿图像的图像数据的内部设备。

传真装置24是具有接收传真信号并将传真信号转换成图像数据的接收功能、以及将图像数据转换成传真信号并发送该传真信号的发送功能的内部设备。

另外，存储装置25存储数据、程序等。在存储装置25中设置有文件夹，在文件夹中保存通过图像读取装置23来生成的文档图像数据等。存储装置25例如可以是硬盘驱动器、闪存等非易失性的存储装置。

另外，运算处理装置26是具有未图示的CPU(Central ProcessingUnit，中央处理单元)、ROM(Read Only Memory，只读存储器)、RAM(Random Access Memory，随机存取存储器)等的计算机。运算处理装置26将存储在ROM或存储装置25中的程序加载到RAM，通过CPU来执行该程序，从而作为各种处理部来动作。

在图像形成装置1启动后，通过运算处理装置26适当地执行各种程序。在该实施方式中，运算处理装置26具有通信处理部31、作业管理部32、图像处理部33、控制器34等处理部。

通信处理部31控制通信装置21与主机装置2等以特定的协议执行数据通信。通信处理部31具有Web服务器，与主机装置2的Web浏览器2a通过HTTP(Hyper Text Transfer Protocol，超文本传输协议)来进行通信。

作业管理部32接收基于对操作面板11的用户操作的请求、从主机装置2接收的请求等，执行与该请求对应的作业以及处理。作业管理部32在接收到请求时，参照存储在存储装置25中的用户登录数据25a，进行用户的登录处理。在登录处理中，根据用户ID来确定用户。根据需要，在登录处理中，基于用户ID以及密码进行用户认证。在用户登录数据25a中与用户ID相关联地包含有密码、用户的权限等级、该用户所属的用户组、其他用户的属性信息等。

图像处理部33对存储装置25内的文档图像数据等执行图像处理，并生成印刷数据(例如按照每个颜色双值化后的印刷图像数据)。

控制器34对印刷装置22、图像读取装置23、传真装置24等内部设备进行监视和控制。例如，控制器34可以控制印刷装置22，将基于印刷数据的图像印刷到印刷纸张上，并控制传真装置24，生成与上述的文档图像数据对应的传真图像数据，并发送基于传真图像数据的图像。

作业管理部32具有数据管理部41、手写提取部42、文字识别部43、以及注释操作部44。

数据管理部41将文档图像的文档图像数据等保存到存储装置25的文件夹中，并对文件夹内的文档图像数据等进行管理。数据管理部41将文档图像的文档图像数据和表示该文档图像内的手写区域的内容的手写数据关联起来存储到存储装置25的文件夹中。

此外，文档图像数据包含1页或多页的文档图像的图像数据。数据管理部41将表示手写区域的属性的手写属性数据与文档图像数据以及/或者手写数据关联起来存储到存储装置25中。手写属性数据包括手写区域所在的页的识别信息(页码等)、以及表示手写区域所在的页内的位置的位置信息。

手写提取部42使用记载在例如日本专利文献特开2005-175565号公报中的技术，基于文档图像数据提取文档图像内的手写区域，将手写区域的图像数据作为手写数据来输出。

文字识别部43使用文字识别技术，从手写区域的图像数据生成与手写区域内的手写文字对应的文本数据，并将该文本数据作为手写数据输出。

注释操作部44一旦接收到显示在操作面板11的显示装置11a上或者通过Web浏览器2a显示在主机装置2的显示装置上的手写区域的内容的编辑的操作，则与该编辑的内容对应地更新手写数据。在这里，所谓的编辑是指手写区域的内容的追加或改正。

如果手写数据为文本数据，则与编辑的内容对应地更新该文本数据。如果手写数据为图像数据，则将与编辑的内容对应的文本数据和该图像数据对应起来进行存储。

注释操作部44可以将手写区域的列表显示在该显示装置上，并将从列表中选择的手写区域的内容显示在该显示装置上。手写区域的列表可以按照每页列举包含在该页中的手写区域的内容。

注释操作部44在显示手写区域的内容时，可以一并显示手写区域所在的页的识别信息，并且基于手写属性数据内的位置信息，可以一并显示页的缩小图像以及表示该缩小图像内的手写区域的位置的图像。

注释操作部44可以响应于用户的请求，将更新后的手写数据发送给通信处理部31所确定的目的地。

接下来，对上述图像形成装置的动作进行说明。

(1)文档图像数据的保存

图2示出如图1所示的装置中保存文档图像数据时的动作处理流程。图3示出如图1所示的装置中保存文档图像数据时的数据结构的一个例子。

如图2所示，如果通过输入装置11b检测到了特定的用户操作，则作业管理部32使控制器34执行文档图像的读入。控制器34控制图像读取装置23使其按页读取1页或多页文档的文档图像并生成图像数据(步骤S1)。

数据管理部41将通过图像读取装置33生成的1页或多页的图像数据作为文档图像数据101存储到存储装置25中。该文档的文档图像数据101被保存到存储装置25的文件夹中。此时，数据管理部41与文档图像数据101关联地存储该文档图像数据101的属性信息。

另外，手写提取部42基于该文档图像数据101，提取文档图像内的手写区域，将手写区域的图像数据(以下，称作手写图像数据)输出给数据管理部41(步骤S2)。

另外，文字识别部43基于该手写图像数据，提取手写区域内的手写文字，将手写文字的文本数据(以下，称作手写文本数据)输出给数据管理部41。

然后，数据管理部41将手写图像数据102和手写文本数据103与文档图像数据101关联起来存储到存储装置25中(步骤S4)。

此时，如图3所示，关于各文档，将文档图像数据101、手写图像数据102、手写文本数据103、以及手写数据列表104存储到存储装置25中。具体来说，数据管理部41针对各手写区域生成包含手写区域所在的页的页码、页内的手写区域所在的位置的信息、手写图像数据102的识别码(例如文件名)、以及手写文本数据103的识别码(例如文件名)在内的手写属性数据，并将包含针对文档内的所有手写区域的手写属性数据的手写数据列表104与文档图像数据101关联起来存储到存储装置25中。

(2)手写数据的利用

用户通过操作操作面板11或主机装置2能够阅读如上所述地保存在文件夹中的文档。

图4示出如图1所示的装置中与事后利用手写数据时的动作相伴随的状态变化。

如果基于特定的用户操作而有来自操作面板11或主机装置2的文件夹的阅览请求，则数据管理部41将保存在文件夹内的文档的列表显示在操作面板11的显示装置11a或主机装置2的显示装置上(状态S101)。

来自主机装置2的各种请求通过HTTP从Web浏览器2a发送给图像形成装置1。在图像形成装置1中，通信处理部31的Web服务器接到该请求，作业管理部32生成与该请求对应的画面数据(HTML(HypertextMarkup Language)数据)，该Web服务器将该画面数据发送给Web浏览器2a。Web浏览器2a如果接收到该画面数据，则将基于该画面数据的画面显示在主机装置2的显示装置上。

图5示出通过如图1所示的装置来显示的、文件夹内的文档列表的一个例子。如图5所示，在文档列表中，按照每个文档包含有伴随有向文档属性信息画面的链接的文档名201、以及伴随有向注释列表画面的链接的的注释数202。

用户从显示在该显示装置上的文档列表中选择文档，并操作输入装置11b或主机装置2的输入装置，选择针对该文档的文档名201或注释数202。

如果文档列表中的文档名201被选择，则数据管理部41读取与被选择的文档名201对应的文档图像数据101的属性信息，将文档属性信息画面显示在其显示装置上。由此，如图4所示，状态从S101变化到S102。

如果文档列表中的注释数202被选择，则注释操作部44确定与被选择的注释数202对应的文档图像数据101。并且，注释操作部44读取与该文档图像数据101对应的手写数据列表104、以及手写图像数据102和/或手写文本数据103，将注释列表画面显示在显示装置11a上。由此，如图4所示，状态从S101变化到S103。

图6示出通过如图1所示的装置来显示的文档属性信息画面的一个例子。如图6所示，在文档属性信息画面中显示被选择的文档图像数据101的属性信息。属性信息包含：文件名、文档的保存尺寸、颜色、页数、分辨率、保存日期和时间、数据大小、以及伴随有向注释列表画面的链接的注释数211。

在文档属性信息画面中，用户如果想要显示注释列表画面，则操作输入装置11b或主机装置2的输入装置来选择注释数211。

如果文档属性信息画面中的注释数211被选择，则注释操作部44确定与被选择的注释数211、202对应的文档图像数据101。并且，注释操作部44读取与该文档图像数据101关联起来的手写数据列表104、以及手写图像数据102和/或手写文本数据103，将注释列表画面显示在其显示装置上。由此，如图4所示，状态从S101变化到S103。

图7示出通过如图1所示的装置来显示的注释列表画面的一个例子。如图7所示，在注释列表画面中，显示了从1个文档中提取出来的手写区域的列表。在手写区域的列表中，针对各手写区域显示了所提取的页的页码、手写区域的内容、以及伴随有向注释详细画面的链接的详细按钮。该页码从手写数据列表104中确定，该手写区域的内容是基于手写图像数据102的图像、或基于手写文本数据103的文本。

在该注释列表画面中，用户如果想要针对某个手写区域的内容(即，某个注释)显示注释详细画面，则操作输入装置11b或主机装置2的输入装置来选择该手写区域的内容的详细按钮221。

如果详细按钮221被选择，则注释操作部44确定与该详细按钮221对应的手写区域的手写图像数据102和/或手写文本数据103，从手写数据列表104中确定该手写区域所在的页的页码以及页内的位置，并将注释详细画面显示在其显示装置上。由此，如图4所示，状态从S103变化到S104。

图8示出通过如图1所示的装置来显示的注释详细画面的一个例子。如图8所示，在注释详细画面中，手写区域的内容(即，注释)以基于手写图像数据102和/或手写文本数据103的图像和/或文本的方式来显示。该注释的位置通过页数和缩小图像231来表示。在缩小图像231上重叠显示有表示页内的手写区域的位置的图像232。

注释操作部44可以从文档图像数据101中提取包含该手写区域的页的图像数据，并根据图像数据生成重叠有图像232的缩小图像231的图像数据。数据管理部41可以在保存手写图像数据102以及手写文本数据103时，根据文档图像数据101按照每个手写区域生成重叠有图像232的缩小图像231的图像数据，并将其与文档图像数据101关联起来进行存储。注释操作部可以在显示注释详细画面时，读取与文档图像数据101关联起来的缩小图像231的图像数据，并将其显示在该注释详细画面内。

如图8所示，在注释详细画面中，显示用于操作手写区域的操作按钮。在如图8所示的注释详细画面中，作为操作按钮，显示有追记按钮233、改正按钮234、删除按钮235、以及发送按钮236。追记按钮233是用于对手写区域的内容进行注释等的追加的操作按钮。改正按钮234是用于进行手写区域的内容的改正的操作按钮。删除按钮235是用于进行手写区域的删除的操作按钮。发送按钮236是用于进行手写区域的内容的发送的操作按钮。

在注释详细画面中，如果用户想要对该手写区域的内容(即，注释)进行追记，则操作输入装置11b或主机装置2的输入装置，选择追记按钮233。如果追记按钮233被选择，则注释操作部44将注释追记画面显示在显示装置上。由此，如图4所示，状态从S104变化到S105。

然后，如果用户在注释追记画面中输入应当追记的文本，则注释操作部44将该文本的文本数据追加到与该注释追记画面对应的手写文本数据103中，并显示包含有基于追加后的手写文本数据103的文本在内的注释详细画面。由此如图4所示，状态从S105变化到S104。

图9示出在如图8所示的注释详细画面上执行了追记之后的注释详细画面的一个例子。在如图9所示的状态中，对“讨论价格”这样的注释内容追加“→与XX商量”这样的追记文本241，显示了“讨论价格→与XX商量”这样的文本。

此时，可以将该追加的文本数据追加到手写文本数据103中，并将该追加的文本数据与手写图像数据102关联起来存储。当基于手写图像数据102显示手写区域的图像时，可以一并显示根据与手写图像数据关联起来的追加的文本数据的文本。

另外，如果在如图9所示的注释详细画面中选择追记按钮233，则可以如上所述同样地再追加追记文本241。

在图8(或图9)所示的注释详细画面中，用户如果想要进行该手写区域的内容(即，注释)的改正，则操作输入装置11b或主机装置2的输入装置来选择改正按钮234。如果改正按钮234被选择，则注释操作部44将注释改正画面显示在显示装置上。由此，如图4所示，状态从S104变化到S106。

然后，如果用户在注释改正画面中输入文本，则注释操作部44以该文本的文本数据来替换与该注释改正画面对应的手写文本数据103，并显示包含有基于改正后的手写文本数据103的文本的注释详细画面。由此，如图4所示，状态从S106变化到S104。

此时，可以以该改正的文本数据替换手写文本数据103的同时删除关于对应的手写区域的手写图像数据102。

在图8(或图9)所示的注释详细画面中，用户如果想要进行该手写区域的内容(即，注释)的删除，则操作操作面板的输入装置11b或主机装置2的输入装置来选择删除按钮235。如果删除按钮235被选择，则注释操作部44将注释删除确认画面显示在显示装置上。由此，如图4所示，状态从S104变化到S107。

然后，一旦用户在注释删除确认画面中进行承认注释删除的操作，则注释操作部44删除关于该手写区域的手写图像数据102以及手写文本数据103，并且删除手写数据列表104内的关于该手写区域的信息，并显示删除后的注释列表画面。由此，如图4所示，状态从S107变化到S103。

此时，可以在删除手写图像数据102以及手写文本数据103的同时删除文档图像数据101内的该手写区域的图像。

在图8(或图9)所示的注释详细画面中，用户如果想要进行该手写区域的内容(即，注释)的发送，则操作操作面板的输入装置11b或主机装置2的输入装置来选择发送按钮236。如果发送按钮236被选择，则注释操作部44将注释发送画面显示在显示装置上。由此，如图4所示，状态从S104变化到S108。

然后，用户在注释发送画面中，选择发送中所使用的协议(电子邮件、FTP(File Transfer Protocol，文件传输协议)、SMB(Server MessageBlock)等)，如果输入与该协议对应的目的地信息，则注释操作部44使用通信处理部31以被选择的协议来发送与该手写区域对应的手写图像数据102和/或手写文本数据103。发送完成后，注释操作部44再次显示注释详细画面。由此，如图4所示，状态从S108变化到S104。

作为手写图像数据102和/或手写文本数据103的发送目的地，可选择与图像形成装置1连接的USB(Universal Serial Bus)存储器等可拆装的便携式存储介质。

如上所述，根据上述实施方式，手写提取部42提取文档图像内的手写区域，数据管理部41将文档图像的文档图像数据和表示该文档图像内的手写区域的内容的手写数据关联起来存储到存储装置25中。并且，注释操作部一旦接收到手写区域的内容的编辑操作，则与该编辑的内容对应地更新手写数据(手写图像数据102和/或手写文本数据103)。

由此，能够在事后编辑手写区域，在读取文档图像之后能够有效地利用通过手写来记入的内容。

例如，用户在会议过程中对纸介质的文档写入注释，在会议结束之后，通过图像形成装置来将该文档的文档图像数据保存到文件夹中。此时，自动地生成手写数据，与文档图像数据一起被保存。在该时间点上，纸介质的文档可以废弃。然后，用户如上所述的那样可以阅览被保存在文件夹中的文档，并且根据需要进行注释的追记、改正、删除、发送等。

上述的实施方式是本发明的一个例子，然而，本发明并不限于此，可以在不脱离本发明的主旨的范围内进行各种变形、改变。

例如，在上述实施方式中，存储装置25内置于图像形成装置1中，然而，也可以代替存储装置而使用外部的存储装置。

另外，在上述的实施方式中，输入装置11b以及主机装置2的输入装置可以包括手写输入设备。当追记注释时，用户操作该手写输入设备来进行手写输入，注释操作部44将包含被手写输入的内容在内的图像数据与手写图像数据102关联起来进行存储。此后，注释操作部可以将手写图像数据102以及基于该图像数据的图像作为手写区域的内容而显示。

另外，在上述实施方式中，注释操作部44可以按照每个用户判断是否禁止手写区域的内容的编辑，并对特定的用户禁止手写区域的内容的编辑。

在该情况下，与文件夹或文档图像数据101关联地存储访问权限信息。在该访问权限信息中可以关于追加、改正等的各操作种类包含允许(或禁止)该操作的用户ID、用户组ID、用户权限等级等。

然后，例如，对于文档图像数据101或该文档图像数据101被保存的文件夹的所有者用户、被该所有者用户允许的用户和/或用户组、以及特定的用户权限等级的用户允许手写区域的内容的编辑，对于其他的用户禁止手写区域的内容的编辑。例如，在追加被禁止的情况下，注释详细画面中的追记按钮233成为被灰视(Grayout)而无法选择的状态。

另外，例如，可以对于文档图像数据101或该文档图像数据101被保存的文件夹的所有者用户、被该所有者用户允许的用户和/或用户组、以及特定的用户权限等级的用户允许手写区域的内容的追加，对于其他的用户禁止手写区域的内容的追加。关于手写区域的内容的改正，可以仅对所有者用户允许而对其他的用户禁止。

本发明可以适用于例如数码复合机等图像形成装置中。

Claims (9)

1.一种文档管理装置，对包含手写区域的文档图像进行管理，所述文档管理装置包括：

手写提取部，所述手写提取部提取文档图像内的手写区域；

数据管理部，所述数据管理部将所述文档图像的文档图像数据和表示该文档图像内的手写区域的内容的手写数据关联起来存储到存储装置中；以及

手写操作部，所述手写操作部在接收到所述手写区域的内容的编辑的操作时，与所述编辑的内容对应地更新所述手写数据。

2.如权利要求1所述的文档管理装置，其中，

所述文档图像数据包含一页或多页的所述文档图像的图像数据，

所述数据管理部将包含所述手写区域所在的页的识别信息在内的手写属性数据与所述文档图像数据和/或所述手写数据关联起来存储到所述存储装置中，

所述手写操作部基于所述手写属性数据将所述手写区域所在的页的识别信息与所述手写区域的内容一起显示在显示装置上。

3.如权利要求2所述的文档管理装置，其中，

所述手写操作部将所述手写区域的列表显示在所述显示装置上，并且将从所述列表中选择出的所述手写区域的内容显示在所述显示装置上，

所述手写区域的列表按照每个所述页而列举包含在该页中的所述手写区域的内容。

4.如权利要求1至3中的任一项所述的文档管理装置，其中，

所述数据管理部将包含表示所述手写区域所在的页内的位置的位置信息在内的手写属性数据与所述文档图像数据和/或所述手写数据关联起来存储到所述存储装置中，

所述手写操作部基于所述位置信息将所述页的缩小图像以及在该缩小图像内表示所述手写区域的位置的图像与所述手写区域的内容一起显示在显示装置上。

5.如权利要求1至3中的任一项所述的文档管理装置，其中，

所述手写操作部按照每个用户判断是否禁止所述手写区域的内容的所述编辑，并对于特定的用户禁止所述手写区域的内容的所述编辑。

6.如权利要求1至3中的任一项所述的文档管理装置，其中，

所述文档管理装置还包括文字识别部，所述文字识别部将所述手写区域的图像内的手写文字转换成文本数据，

所述手写数据包括通过所述文字识别部转换后的所述文本数据。

7.如权利要求1至3中的任一项所述的文档管理装置，其中，

所述文档管理装置还包括通信处理部，

所述手写操作部将更新后的所述手写数据发送给通过所述通信处理部所确定的目的地。

8.如权利要求1至3中的任一项所述的文档管理装置，其中，

所述手写操作部在接收到所述手写区域的内容的编辑的操作时，与所述编辑的内容对应地改变所述手写数据、或者将表示所述编辑的内容的追加数据与所述手写数据关联起来进行存储。

9.一种文档管理方法，对包含手写区域的文档图像进行管理，所述文档管理方法包括以下步骤：

经由手写提取部来提取文档图像内的手写区域，

经由数据管理部来将所述文档图像的文档图像数据和表示该文档图像内的手写区域的内容的手写数据关联起来存储到存储装置中，

经由手写操作部在接收到所述手写区域的内容的编辑的操作时，与所述编辑的内容对应地更新所述手写数据。

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