CN103236001A - 一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，它包括以下步骤：A、设置自动提醒条件，建立监控信息表；B、触发自动提醒监控模块；C、建立待提醒项目表发送给自动提醒模块；D、根据待提醒项目表将项目信息发送给相应的提醒服务模块；E、提醒服务模块通过不同发送方式将提醒信息发送给相应的用户。本发明通过在项目管理系统中设置项目关键流程和环节的自动提醒功能，自动在用户要求时间向用户计算机和移动电话等即时通信终端发送提醒信息，提醒用户对项目关键流程和环节进行处理，并能够按照设置向用户发送多次多种方式的提醒，以防止用户在收到提醒信息后再次忘记对项目关键流程和环节进行处理。

Description

一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法

技术领域

本发明涉及网页分类技术领域，具体地说一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法。

背景技术

随着政府对企业财政扶持力度的增大和政府创新资金管理意识的提高，信息化项目管理成为政府有效管理财政扶持资金项目的发展趋势，越来越多的主管部门开始采用基于互联网的项目管理系统，对财政扶持资金项目进行全周期一站式管理。

但是，当前的财政资金扶持项目管理系统，缺乏有效、及时的信息提醒方法，在系统的关键流程和环节无法有效的对企业进行提醒和通知。通常情况下，当项目进展到某一关键流程和环节时，项目的政府主管部门督促或监管企业做工作时，普遍采取“给相关企业打电话通知确认”、“通过政府网站发布通知公告”等方法。随着财政扶持资金项目和参与项目申报企业越来越多，现有的方法已经不能保障在关键流程和环节上对项目管理用户有效提醒，从而影响相关用户不能按时、按要求完成关键工作，影响项目进展。

目前国内众多的财政扶持资金项目管理系统通过以下方式进行信息提醒，方法一：主管部门登录项目管理系统，查看待通知的企业，通过给相关企业打电话、发邮件的方式对企业进行提醒。

方法二：通过项目管理系统相关的网站发布信息进行提醒，信息多倾向于政策通知、公告新闻的形式进行发布。

综上，以上两种方法都有其局限性。其中，方法一采用的办法缺少规范性、标准性，由于财政扶持资金项目的申报和验收时间往往非常集中，主管部门短时间内通过打电话、发邮件的方式很容产生疏漏，人工提醒的方式也不容易将信息准确的传达。方法二只有在用户登陆网站时才能获取到提醒信息，并且需要不断的打开网站进行查看，稍加懈怠，重要的信息可能就已错过。方法一和方法二存在共同的缺点：提醒的方法、机制存在不足，过多的依靠人工的方式来解决问题，导致操作流程不规范；信息提醒的方式单一，在短时间内无法让用户及时、准确的获取信息。同理，其它的项目管理系统也存在着同样的问题。

发明内容

针对上述不足，本发明提供了本发明提供一种项目管理系统关键流程和环节的自动提醒方法，不仅能够克服现有财政扶持资金等项目管理系统在信息提醒上的延迟和误差，而且通过基于多种方式的协同提醒，使用户能及时、准确的获取信息。

本发明解决其技术问题采取的技术方案是：一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，包括以下步骤：

A、设置自动提醒条件，建立监控信息表：基于项目的关键流程和环节，设置自动提醒条件，建立监控信息表，并将监控信息表贮存到贮存器；

B、触发自动提醒监控模块：项目管理系统加载监控信息表后设置定时器，根据定时器每隔一定时间触发自动提醒监控模块；

C、建立待提醒项目表发送给自动提醒模块：自动提醒监控模块首先遍历所有项目信息，然后筛选待提醒项目并建立待提醒项目表，最后将待提醒项目表发送给自动提醒发送模块；

D、根据待提醒项目表将项目信息发送给相应的提醒服务模块：自动提醒发送模块遍历待提醒项目表，并根据相关项目的用户信息及状态将信息发送到相应的提醒服务模块；

E、提醒服务模块通过不同发送方式将提醒信息发送给相应的用户。

进一步地，所述设置自动提醒条件，建立监控信息表的具体步骤为：

A1、针对项目选定需要提醒的关键流程和环节；

A2、根据项目类别、重复提醒次数和提醒时间间隔设置自动提醒条件；

A3、以关键流程和环节为索引，其他条件为字段，建立监控信息表，并将监控信息表贮存到贮存器。

进一步地，所述触发自动提醒监控模块的具体步骤为：

B1、读取贮存器中的监控信息表；

B2、设置程序定时器；

B3、项目管理系统以一定时间间隔触发自动提醒监控模块。

进一步地，所述建立待提醒项目表发送给自动提醒模块的具体步骤为：

C1、自动提醒监控模块遍历项目管理系统中的所有项目信息；

C2、根据监控信息表筛选符合自动提醒条件的项目；

C3、建立待提醒项目表，将符合条件的项目添加到待提醒项目表；

C4、将待提醒项目表发送给自动提醒发送模块。

进一步地，所述根据待提醒项目表将项目信息发送给相应的提醒服务模块的具体步骤为：

D1、自动提醒发送模块接收并遍历待提醒项目表；

D2、根据待提醒项目表读取相关项目的用户信息和状态；

D3、根据用户信息和状态将信息及其用户信息发送给相应的消息提醒服务模块。

进一步地，所述提醒服务模块通过不同发送方式将提醒信息发送给相应的用户的具体步骤为：

E1、提醒服务模块接收自动提醒发送模块发送来的提醒信息；

E2、提醒服务模块按照自己的发送方式根据信息的用户信息将信息发送给相应的用户。

进一步地，所述提醒服务模块包括在线消息提醒服务、客户端提醒服务、邮件提醒服务、短信提醒服务和IVR语音提醒服务。

进一步地，所述的不同发送方式包括：

1）当用户状态为已通过网页登陆项目管理系统时，将通过在线消息的方式通过浏览器弹出消息，提醒信息可以包含待处理关键流程和环节的页面链接，以实现用户快速处理；

2）当用户状态为客户端登陆时，可将提醒信息发送到客户端提醒服务模块；

3）当用户处于离线状态时，则可根据项目优先级、已提醒的次数等规则，选择将信息发送到短信提醒服务模块、邮件提醒服务模块等。

本发明的有益效果是：本发明通过在项目管理系统中设置项目关键流程和环节的自动提醒功能，自动在用户要求时间向用户计算机和移动电话等即时通信终端发送提醒信息，提醒用户对项目关键流程和环节进行处理，并能够按照设置向用户发送多次多种方式的提醒，以防止用户在收到提醒信息后再次忘记对项目关键流程和环节进行处理。本发明与现有技术相比，不仅能够及时、准确的将提醒信息自动发送给用户，而且在信息发送过程中自动选择最优的发送方式，通过多种发送方式实现信息协同提醒。

附图说明

图1是本发明的方法流程图。

具体实施方式

如图1所示，本发明的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，以财政扶持资金项目管理系统为例，它包括以下步骤：

步骤A、设置自动提醒条件，建立监控信息表：基于财政扶持资金项目的关键流程和环节，设置自动提醒条件，建立监控信息表，并将监控信息表贮存到贮存器；所述设置自动提醒条件，建立监控信息表的具体步骤为：

A1、针对项目选定需要提醒的关键流程和环节；

A2、根据财政扶持资金项目类别、重复提醒次数和提醒时间间隔设置自动提醒条件；

A3、以关键流程和环节为索引，其他条件为字段，建立监控信息表，并将监控信息表贮存到贮存器。

步骤B、触发自动提醒监控模块：财政扶持资金项目管理系统加载监控信息表后设置定时器，根据定时器每隔一定时间触发自动提醒监控模块；所述触发自动提醒监控模块的具体步骤为：

B1、读取贮存器中的监控信息表，一次性读取监控信息表可减少在自动提醒监控模块判断时所需要的系统开销；

B2、设置程序定时器，所述程序定时器触发的时间间隔可以根据系统内关键流程和环节更改频次来调整；

B3、财政扶持资金项目管理系统以一定时间间隔触发自动提醒监控模块。

步骤C、建立待提醒项目表发送给自动提醒模块：自动提醒监控模块首先遍历所有财政扶持资金项目信息，然后筛选待提醒项目并建立待提醒项目表，最后将待提醒项目表发送给自动提醒发送模块；所述建立待提醒项目表发送给自动提醒模块的具体步骤为：

C1、自动提醒监控模块遍历项目管理系统中的所有财政扶持资金项目信息；

C2、根据监控信息表筛选符合自动提醒条件的项目；

C3、建立待提醒项目表，将符合条件的项目添加到待提醒项目表；

C4、将待提醒项目表发送给自动提醒发送模块。

步骤D、根据待提醒项目表将财政扶持资金项目信息发送给相应的提醒服务模块：自动提醒发送模块遍历待提醒项目表，并根据相关财政扶持资金项目的用户信息及状态将信息发送到相应的提醒服务模块；所述根据待提醒项目表将项目信息发送给相应的提醒服务模块的具体步骤为：

D1、自动提醒发送模块接收并遍历待提醒项目表；

D2、根据待提醒项目表读取相关财政扶持资金项目的用户信息和状态；

D3、根据用户信息和状态将信息及其用户信息发送给相应的消息提醒服务模块。

步骤E、提醒服务模块通过不同发送方式将提醒信息发送给相应的用户，其具体步骤为：

E1、提醒服务模块接收自动提醒发送模块发送来的提醒信息；

E2、提醒服务模块按照自己的发送方式根据信息的用户信息将信息发送给相应的用户。

进一步地，上述方法中，所述提醒服务模块包括在线消息提醒服务、客户端提醒服务、邮件提醒服务、短信提醒服务和IVR语音提醒服务。

进一步地，上述方法中，所述的不同发送方式包括：

1）当用户状态为已通过网页登陆财政扶持资金项目管理系统时，将通过在线消息的方式通过浏览器弹出消息，提醒信息可以包含待处理关键流程和环节的页面链接，以实现用户快速处理；

2）当用户状态为客户端登陆时，可将提醒信息发送到客户端提醒服务模块；

3）当用户处于离线状态时，则可根据财政扶持资金项目优先级、已提醒的次数等规则，选择将信息发送到短信提醒服务模块、邮件提醒服务模块等。

上述具体实施方式中，自动提醒监控模块遍历项目管理系统中的所有财政扶持资金项目信息时一次性读取系统内的所有项目信息会造成很大的系统开销，基于这个原因，有多种读取优化方式：在系统的项目信息表中加入关键流程和环节的自动提醒状态，当关键流程和环节发生变化时，自动提醒状态被重置，当自动提醒已达到重复提醒次数时，更改自动提醒状态，读取系统的项目信息表时可根据状态过滤已处理的数据；如最终需要读取项目信息过多，一次性读取造成内存消耗过大时，可采取分批读取的方式。

以上所述只是本发明的优选实施方式，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以做出若干改进和润饰，这些改进和润饰也被视为本发明的保护范围。

Claims (8)

1.一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，包括以下步骤：

A、设置自动提醒条件，建立监控信息表：基于项目的关键流程和环节，设置自动提醒条件，建立监控信息表，并将监控信息表贮存到贮存器；

B、触发自动提醒监控模块：项目管理系统加载监控信息表后设置定时器，根据定时器每隔一定时间触发自动提醒监控模块；

C、建立待提醒项目表发送给自动提醒模块：自动提醒监控模块首先遍历所有项目信息，然后筛选待提醒项目并建立待提醒项目表，最后将待提醒项目表发送给自动提醒发送模块；

D、根据待提醒项目表将项目信息发送给相应的提醒服务模块：自动提醒发送模块遍历待提醒项目表，并根据相关项目的用户信息及状态将信息发送到相应的提醒服务模块；

E、提醒服务模块通过不同发送方式将提醒信息发送给相应的用户。

2.根据权利要求1所述的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，所述设置自动提醒条件，建立监控信息表的具体步骤为：

A1、针对项目选定需要提醒的关键流程和环节；

A2、根据项目类别、重复提醒次数和提醒时间间隔设置自动提醒条件；

A3、以关键流程和环节为索引，其他条件为字段，建立监控信息表，并将监控信息表贮存到贮存器。

3.根据权利要求1所述的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，所述触发自动提醒监控模块的具体步骤为：

B1、读取贮存器中的监控信息表；

B2、设置程序定时器；

B3、项目管理系统以一定时间间隔触发自动提醒监控模块。

4.根据权利要求1所述的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，所述建立待提醒项目表发送给自动提醒模块的具体步骤为：

C1、自动提醒监控模块遍历项目管理系统中的所有项目信息；

C2、根据监控信息表筛选符合自动提醒条件的项目；

C3、建立待提醒项目表，将符合条件的项目添加到待提醒项目表；

C4、将待提醒项目表发送给自动提醒发送模块。

5.根据权利要求1所述的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，所述根据待提醒项目表将项目信息发送给相应的提醒服务模块的具体步骤为：

D1、自动提醒发送模块接收并遍历待提醒项目表；

D2、根据待提醒项目表读取相关项目的用户信息和状态；

D3、根据用户信息和状态将信息及其用户信息发送给相应的消息提醒服务模块。

6.根据权利要求1所述的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，所述提醒服务模块通过不同发送方式将提醒信息发送给相应的用户的具体步骤为：

E1、提醒服务模块接收自动提醒发送模块发送来的提醒信息；

E2、提醒服务模块按照自己的发送方式根据信息的用户信息将信息发送给相应的用户。

7.根据权利要求1或5或6所述的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，所述提醒服务模块包括在线消息提醒服务、客户端提醒服务、邮件提醒服务、短信提醒服务和IVR语音提醒服务。

8.根据权利要求7所述的一种项目管理系统中关键流程和环节的自动提醒方法，其特征是，所述的不同发送方式包括：

1）当用户状态为已通过网页登陆项目管理系统时，将通过在线消息的方式通过浏览器弹出消息，提醒信息可以包含待处理关键流程和环节的页面链接，以实现用户快速处理；

2）当用户状态为客户端登陆时，可将提醒信息发送到客户端提醒服务模块；

3）当用户处于离线状态时，则可根据项目优先级、已提醒的次数等规则，选择将信息发送到短信提醒服务模块、邮件提醒服务模块等。

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