CN101963952A - 批量书信生成系统及其方法 - Google Patents
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Abstract
一种批量书信生成系统及其方法，其通过提取使用者选择书信模版与其所包含组成元素供使用者选择共同元素与个别元素，再提取使用者编辑共同元素与个别元素之栏位内容后，即可生成书信，藉此可以达成以导引步骤即可提供使用者生成批量书信的技术功效。
Description
技术领域
一种书信生成系统及其方法，特别是指一种批量书信生成之系统及其方法。
背景技术
目前人与人之间最主要的沟通方式除了电话、即时通讯外，书信仍然是企业间或一般正式文件往来的主要途径，随着网际网络的普及化，各种网际网络的应用纷纷被推出，其中，通过网际网络来于两地间传输信息之电子邮件更是广为大众所使用。电子邮件的新技术缩短了书信的传送时间，传送的数据内容除了一般的文字文件外，更可传送多媒体文件等，因此也扩大了书信交换的信息型态。
一般制式化的书信具有特定格式或内容，为了辅助书信之编辑也衍生出具有书信模版的书信辅助编辑软件，这种编辑软件具有书信模版的书信辅助编辑功能，可协助使用者达到编辑正式书信文件时的用语规格要求，因此改善了使用者书信编辑上的不便。
所谓的书信模版，是一种已预先编辑好文件内容主要架构的文件档案，文件档案当中会将某些因书信内容要求不同而有差异的部份以填充格或底线标示的形式作为待填栏位，使用者只需要针对待填栏位进行替换或编辑，就可以生成一封符合用语规格要求的书信，书信模版可以更有效、更快速、更规格化的编辑出正式书信。
然而目前具有书信模版的书信辅助编辑软件仅具有显示及逐字编辑的功能，使用者必须自行浏览书信模版内容寻找需要进行替换编辑的位置，因此当使用者对于不同收件人欲生成批量书信时，必须一封一封逐一编辑修改。但是实际上对于不同收件人的每一封书信中，大部分内容是相同的，只有部分内容是不同的，这种对于每一封书信逐一编辑修改才能完成批量书信生成，无疑会花费大量的时间。
综上所述，可知先前技术中长期以来一直存在以往欲生成不同收件人书信时必须一封一封手工修改的问题，因此有必要提出改进的技术手段，来解决此一问题。
发明内容
有鉴于先前技术存在以往欲生成不同收件人书信时必须一封一封手工修改的问题，本发明遂公开一种批量书信生成系统及其方法，其中：
本发明所公开之批量书信生成系统，至少包含书信模版数据库、选择模块、处理模块、编辑模块及生成模块，其中书信模版数据库是用于储存多笔书信模版，其中各书信模版分别包含至少一组成元素；选择模块是用于提供使用者选择书信模版、书信数量或选定之书信模版所包含之组成元素，其中组成元素供使用者选择为至少一共同元素与至少一个别元素；处理模块是用于提取使用者选定之书信模版以得到选定之书信模版所包含之该组成元素、提取使用者选定之共同元素以建立对应各共同元素的共同栏位与提取使用者选定之个别元素与书信数量以依据书信数量建立至少一预发书信各自对应各个别元素的个别栏位；编辑模块是用于提供使用者编辑各共同元素与预发书信各自对应各个别元素的个别栏位；生成模块是用于提取共同元素与预发书信的各自个别元素对应之栏位内容同步至选定之书信模版中以生成至少一书信。
本发明所公开之批量书信生成方法，其步骤至少包括建立书信模版数据库，书信模版数据库用于储存多笔书信模版，其中各书信模版分别包含至少一组成元素；提供使用者选择书信模板与书信数量；提取使用者选定之书信模版，以得到选定之书信模版所包含之组成元素，并提供使用者选择该些组成元素为至少一共同元素与至少一个别元素；提取该使用者选定之该些共同元素，建立对应各共同元素的共同栏位并提供使用者编辑；提取使用者选定之个别元素与书信数量，依据书信数量建立至少一预发书信各自对应各个别元素的个别栏位并提供使用者编辑；提取共同元素与预发书信的各自个别元素对应之栏位内容同步至选定之书信模版中以生成至少一书信。
本发明所公开之系统与方法如上，与先前技术之间的差异在于本发明通过提取使用者选择书信模版与其所包含组成元素供使用者选择共同元素与个别元素，再提取使用者编辑共同元素与个别元素之栏位内容后，即可生成书信，可以达成以导引步骤即可提供使用者生成批量书信的技术功效。
附图说明
图1为本发明批量书信生成系统方框图；
图2为本发明批量书信生成方法流程图；
图3为本发明书信模版数据库示意图；
图4为本发明选择书信模版与书信数量示意图；
图5为本发明项目分类设定示意图；
图6为本发明编辑共同项目示意图；
图7为本发明编辑个别项目示意图；
图8为本发明浏览书信内容示意图；
图9为本发明发送书信示意图。
具体实施方式
以下将配合图式及实施例来详细说明本发明之实施方式，藉此对本发明如何应用技术手段来解决技术问题并达成技术功效的实现过程能充分理解并据以实施。
请参阅「图1」，「图1」为本发明批量书信生成系统方框图，批量书信生成系统100至少包含：书信模版数据库110、选择模块120、处理模块130、编辑模块140及生成模块150。
书信模版数据库110负责储存多笔书信模版，其中每一书信模版分别包含组成元素，所述书信模版是预先编辑好文件内容主架构的文件档案，该文件档案中含有因书信内容要求不同而有差异而需要使用者自行编辑填入之部分，即为书信模版包含的组成元素，书信模版例如是但不限定为“商务书信”、“邀请书信”、“访问书信”等，组成元素例如是但不限定为“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”等。
举例来说，书信模版例如是“邀请书信”，其组成元素例如是“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”，书信模版“邀请书信”的内容例如是“[收件人姓名]您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在[举办日期]举行[举办地点]的[会议名称]上演讲，您的演讲主题为[演讲主题]，演讲时间为[开始时间]至[结束时间]，欢迎您的莅临。[送件人姓名]敬上”。
选择模块120负责提供使用者选择书信模版、书信数量以及选定的书信模版所包含的组成元素，其中组成元素可由使用者选择为共同元素与个别元素，值得注意的是，所述共同元素是指欲生成的批量书信中使用者自行编辑填入相同的部分，所述个别元素是指欲生成的批量书信中使用者自行编辑填入不同的部分，而共同元素与个别元素是由使用者从组成元素中所自行选择定义的。
处理模块130负责提取使用者选定之书信模版以得到选定之书信模版所包含的组成元素，并提取使用者选定之共同元素以建立对应各共同元素的共同栏位，另外处理模块130还负责提取使用者选定之个别元素与书信数量以依据书信数量建立预发书信各自对应个别元素的个别栏位，以下将依据选择模块120与处理模块130详细实施过程进行说明。
首先，选择模块120负责提供书信模版与书信数量供使用者进行选择，也就是选择模块120提供书信模版数据库110中所储存的书信模版之样式供使用者选择，并且也提供使用者选择书信数量，所述书信数量是指使用者预定生成批量书信的数量，也可以是使用者预定发送几位收件人的数量。
承上述例子，选择模块120会提供使用者选择书信模版例如是“商务书信”、“邀请书信”、“访问书信”，书信数量例如是“1”、“2”、“3”等。
处理模块130负责提取使用者选定之书信模版以得到选定之书信模版所包含的组成元素，也就是处理模块130依据选择模块120供使用者选择书信模版与书信数量至书信模版数据库110中提取使用者选定之书信模版，由选定之书信模版即可得到其所包含的组成元素。举例来说，若使用者由选择模块120提供使用者选择的书信模版中选择了“邀请书信”，处理模块130会至书信模版数据库110中提取使用者选定之书信模版“邀请书信”，同时得到选定之书信模版“邀请书信”所包含的组成元素例如是“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”。
接着，选择模块120负责将选定之书信模版所包含的组成元素提供使用者作选择，而组成元素可由使用者选择为共同元素与个别元素，也就是当处理模块130提取使用者选定之书信模版，并且得到选定之书信模版所包含的组成元素后，使用者可以将选择组成元素作为共同元素与个别元素。
承上述例子，选择模块120将选定之书信模版“邀请书信”所包含的组成元素“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”供使用者作选择，而组成元素“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”可由使用者选择作为共同元素例如是“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”以及个别元素例如是“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”。
当使用者选择共同元素与个别元素完成后，处理模块130负责提取使用者选定的共同元素以建立对应各共同元素的共同栏位，由于共同元素是每一封欲生成书信皆相同的部份，因此处理模块130将共同元素提出后建立对应每一共同元素的共同栏位，所述共同栏位可以是以待填栏位区形式，以供使用者编辑填入栏位内容。
承上述例子，当选择模块120提供使用者选择共同元素“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”与个别元素“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”后，处理模块130提取选定的共同元素“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”并建立对应共同元素“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”的共同栏位。
另一方面处理模块130还负责提取使用者选定的个别元素与书信数量以依据书信数量建立预发书信各自对应个别元素的个别栏位，由于个别元素是每一封欲生成书信皆不同的部份，因此处理模块130会依据书信数量建立每一封预发书信所对应个别元素的个别栏位，所述个别栏位可以是以待填表格形式，供使用者依据不同预发书信中个别元素的个别栏位编辑填入不同的栏位内容。
承上述例子，当选择模块120提供使用者选择共同元素“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”与个别元素“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”后，处理模块130提取使用者选定的个别元素“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”与书信数量例如是“3”，以依据书信数量“3”建立3封预发书信各自对应“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”的个别栏位。
编辑模块140负责提供使用者编辑对应共同元素的共同栏位与预发书信各自对应的个别元素的个别栏位，也就是当处理模块130建立对应共同元素的共同栏位后，编辑模块140会将对应共同元素的共同栏位提供使用者编辑填入栏位内容；当处理模块130建立预发书信各自对应的个别元素的个别栏位后，编辑模块140会将对应预发书信各自对应的个别元素的个别栏位提供使用者编辑填入栏位内容。
承上述例子，编辑模块140将对应共同元素“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”的共同栏位提供使用者可在“举办日期”的共同栏位填入“2009.6.10”，在“举办地点”的共同栏位填入“T大国际会议厅”，在“会议名称”的共同栏位填入“ABC研讨会”，在“寄件人姓名”的共同栏位填入“Mary Wang”；编辑模块140将对应3封预发书信各自对应的个别元素“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”的个别栏位提供使用者可在“收件人姓名”的个别栏位分别填入“John Huang”、“Nancy Chen”、“Leah Lin”，在“演讲主题”的个别栏位分别填入“A主题”、“B主题”、“C主题”，在“开始时间”的个别栏位分别填入“8:00am”、“10:00am”、“1:00pm”，在“结束时间”的个别栏位分别填入“9:40am”、“11:40am”、“3:00pm”。
生成模块150负责提取共同元素与预发书信的各自个别元素对应之栏位内容，并将该内容同步至选定之书信模版中以生成书信，也就是生成模块150会提取编辑模块140共同元素对应之共同栏位的栏位内容以及提取预发书信的各自个别元素对应之个别栏位的栏位内容，生成模块150再将这些栏位内容同步到选定的书信模版中，由于共同元素与个别元素皆为选定之书信模版所包含的组成元素，因此只要同步到书信模版之组成元素的位置，即可生成书信。
承上述例子，生成模块150提取共同元素与预发书信的各自个别元素对应之栏位内容，也就是“举办日期”为“2009.6.10”，“举办地点”为“T大国际会议厅”，“会议名称”为“ABC研讨会”，“寄件人姓名”为“MaryWang”，“收件人姓名”分别为“John Huang”、“Nancy Chen”，“演讲主题”分别为“A主题”、“B主题”、“C主题”，“开始时间”分别为“8:00am”、“10:00am”、“1:00pm”，“结束时间”分别为“9:40am”、“11:40am”、“3:00pm”，同步到选定的书信模版“邀请书信”中，可以生成书信分别为“Mary Wang您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T大国际会议厅举行的ABC研讨会上演讲，您的演讲主题为A 主题，演讲时间为8:00am至9:40am，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”、“John Huang您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T大国际 会议厅举行的ABC研讨会上演讲，您的演讲主题为B主题，演讲时间为10: 00am至11:40am，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”、“Nancy Chen您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T大国际会议厅举行的ABC研讨会上演讲，您的演讲主题为C主题，演讲时间为1:00pm至3: 00pm，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”。
值得注意的是，编辑模块140可以增加提供使用者输入对应书信的收件者之电子邮件地址。承上述例子，编辑模块140可以增加提供使用者输入对应书信“Mary Wan您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T 大国际会议厅举行的ABC研讨会上演讲，您的演讲主题为A主题，演讲时间为8:00am至9:40am，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”的电子邮件地址为“marywang@yahoo.com.tw”，对应书信“John Huang您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T大国际会议厅举行的ABC研讨会上演讲，您的演讲主题为B主题，演讲时间为10:00am至11:40am，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”的电子邮件地址为“iohnhuang@yahoo.com.tw”，对应书信“Nancy Chen您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T大国际会议厅举行的ABC研讨会上演讲，您的演讲主题为C主题，演讲时间为1:00pm至3:00pm，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”的电子邮件地址为“nancychen@yahoo.com.tw”。
另外，批量书信生成系统100可以增加发送模块160，发送模块160负责依据对应书信的电子邮件地址发送书信，也就是发送模块160会依据每一封书信的电子邮件地址，进行发送书信。承上述例子，发送模块160会分别依据电子邮件地址“marywang@yahoo.com.tw”、“johnhuang@yahoo.com.tw”、“nancychen@yahoo.com.tw”发送其对应的书信内容，另外，电子邮件的主旨可以直接以邀请书信作为电子邮件的主旨，或是使用者在进行编辑主旨。
值得注意的是，编辑模块140可以提供使用者浏览、确认及再次编辑书信，也就是当生成模块150生成书信后，编辑模块140可以提供使用者浏览书信，确认是否正确，若有错误也可再次编辑。
承上述例子，以书信“Nancy Chen您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T大国际会议厅举行的ABC研讨会上演讲，您的演讲主题为C主题，演讲时间为1:00pm至3:00pm，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”为例，编辑模块140可以提供生成的书信“Nancy Chen您好，感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.10在T大国际会议厅举行的ABC研讨 会上演讲，您的演讲主题为C主题，演讲时间为1:00pm至3:00pm，欢迎您的莅临，Mary Wang敬上。”让使用者浏览、确认或再次编辑。
另外，值得注意的是，编辑模块140也可以增加提供使用者进行编辑、修改及删除书信模版与各自包含的组成元素，也就是若书信模版的内容或组成元素并未完全符合使用者的需求时，编辑模块140可提供使用者进行编辑、修改或删除书信模版内容或其包含的组成元素。
承上述例子，编辑模块140也可以增加提供使用者进行编辑、修改及删除书信模版“邀请书信”与其组成元素“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”，若使用者将“会议名称”删除，书信模版“邀请书信”的内容更新为将“[收件人姓名]您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在[举办日期]举行[举办地点]演讲，您的演讲主题为[演讲主题]，演讲时间为[开始时间]至[结束时间]，欢迎您的莅临。[送件人姓名]敬上”。
通过批量书信生成系统运作，可通过提取使用者选择书信模版与其所包含组成元素供使用者选择共同元素与个别元素，再提取使用者编辑共同元素与个别元素之栏位内容后，即可生成书信，可解决以往欲生成不同收件人书信时必须一封一封手工修改的问题。
以下将搭配本发明方法流程并举实施例具体说明本发明，然其并非用于限定本发明，熟习此技艺者可依照本发明之精神对下述实施例稍做修饰，惟其仍属于本发明之范围。
「图2」为本发明批量书信生成方法流程图，「图3」为本发明书信模版数据库示意图，「图4」为本发明选择书信模版与书信数量示意图，「图5」为本发明项目分类设定示意图，「图6」为本发明编辑共同项目示意图，「图7」为本发明编辑个别项目示意图，「图8」为本发明浏览书信内容示意图，「图9」为本发明发送书信示意图。以下将同时配合「图2」至「图9」说明本发明批量书信生成系统运作步骤和实施例。
请先参阅「图3」，批量书信生成系统100预先建立书信模版数据库300，书信模版数据库300用于储存多笔书信模版310，其中每一笔书信模版310分别包含项目320(即组成元素)(步骤201)，另外每一笔书信模版310也包含内容330，书信模版310例如是“邀请书信”、“访问书信”、“商务书信”等，以书信模版310“邀请书信”为例，其项目320例如是“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”，模版内容330例如是“[收件人姓名]您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在[举办日期]举行[举办地点]的[会议名称]上演讲，您的演讲主题为[演讲主题]，演讲时间为[开始时间]至[结束时间]，欢迎您的莅临。[送件人姓名]敬上”。
请参阅「图4」，批量书信生成使用者介面400包含书信模版选择区410、书信数量选择区420、书信模版内容显示区430、下一步元件440及取消元件450，批量书信生成系统100在书信模版选择区410与书信模版内容显示区430分别显示书信模版310选项与模版内容330供使用者选择所需的书信模版310，并且在书信数量选择区420提供使用者选择书信数量选项(步骤202)，使用者可在书信选择区410选择书信模版310为“邀请书信”，在书信数量选择区420选择书信数量为“4”，书信数量“4”表示使用者欲生成5封书信，当使用者选择完成后，可点击下一步元件440，批量书信生成系统100则会进行处理并进行下一个操作步骤，但若使用者不继续使用批量书信生成系统100时，可点击取消元件450，则批量书信生成系统100则会结束批量书信生成步骤。
请参阅「图5」，批量书信生成使用者介面400也包含上一步元件460、项目分类设定互动区470，当使用者完成选择书信模版310与书信数量，并点击下一步元件440后，批量书信生成系统100会至书信模版数据库300提取使用者所选定之书信模版310“邀请书信”，并得到选定之书信模版310“邀请书信”所包含的项目320，接着批量书信生成系统100会将项目320“收件人姓名”、“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”、“寄件人姓名”在项目分类设定互动区470提供使用者选择共同项目(即共同元素)与个别项目(即个别元素)(步骤203)，使用者可选择共同项目为“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”，个别项目为“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”，共同项目是指使用者欲生成4封书信中内容共同的项目，个别项目是指使用者欲生成4封书信中内容不同的项目，当使用者在项目分类设定互动区470选择完成后，可点击下一步元件440，批量书信生成系统100则会进行处理并进行下一个操作步骤，但若使用者欲回到上一步骤时，可点击上一步元件460，则批量书信生成系统100则会回到选择书信模版310的步骤。
请参阅「图6」，批量书信生成使用者介面400也包含共同项目栏位编辑区480，当使用者完成共同项目与个别项目选择，并点击下一步元件440后，批量书信生成系统100会提取共同项目“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”，建立对应共同项目“举办日期”、“举办地点”、“会议名称”、“寄件人姓名”的共同项目栏位编辑区480(即共同栏位)，并供使用者编辑(步骤204)，使用者可在共同项目“举办日期”的共同项目栏位编辑区480填入“2009.6.20”，在共同项目“举办地点”的共同项目栏位编辑区480填入“T大国际会议厅”，在共同项目“会议名称”的共同项目栏位编辑区480填入“研讨会”，在共同项目“寄件人姓名”的共同项目栏位编辑区480填入“May Lin”，当使用者在共同项目栏位编辑区480编辑完成后，可点击下一步元件440，批量书信生成系统100则会进行处理并进行下一个操作步骤，但若使用者欲回到上一步骤时，可点击上一步元件460，则批量书信生成系统100则会回到选择项目分类设定的步骤。
请参阅「图7」，批量书信生成使用者介面400也包含个别项目栏位编辑表格490及生成元件510，当使用者完成共同项目栏位编辑区480编辑，并点击下一步元件440后，批量书信生成系统100会提取使用者选定之个别项目“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”与书信数量“4”，依据书信数量“4”建立预发书信各自对应个别项目“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”的个别项目栏位编辑表格490(即个别栏位)，并提供使用者编辑(步骤205)，也就是个别项目栏位编辑表格490的每一行分别为个别项目“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”，每一列为预发书信。
因此个别项目栏位编辑表格490共有4行分别为“收件人姓名”、“演讲主题”、“开始时间”、“结束时间”，共有4列分别为4封预发书信，使用者可在代表第一封预发书信的第一列中，个别项目“收件人姓名”的个别项目栏位编辑表格490填入“Peter Chen”，个别项目“演讲主题”的个别项目栏位编辑表格490填入“A主题”，个别项目“开始时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“8:00”，个别项目“结束时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“9:40”；在代表第二封预发书信的第二列中，个别项目“收件人姓名”的个别项目栏位编辑表格490填入“Mark Zhao”，个别项目“演讲主题”的个别项目栏位编辑表格490填入“B主题”，个别项目“开始时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“10:00”，个别项目“结束时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“11:40”；在代表第三封预发书信的第三列中，个别项目“收件人姓名”的个别项目栏位编辑表格490填入“Larry Kang”，个别项目“演讲主题”的个别项目栏位编辑表格490填入“C主题”，个别项目“开始时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“13:00”，个别项目“结束时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“14:40”；在代表第四封预发书信的第四列中，个别项目“收件人姓名”的个别项目栏位编辑表格490填入“Sue Wu”，个别项目“演讲主题”的个别项目栏位编辑表格490填入“D主题”，个别项目“开始时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“15:00”，个别项目“结束时间”的个别项目栏位编辑表格490填入“16:40”。
当使用者在个别项目栏位编辑表格490编辑完成后，可点击生成元件510，批量书信生成系统100则会进行处理并进行下一个操作步骤，但若使用者欲回到上一步骤时，可点击上一步元件460，则批量书信生成系统100则会回到编辑共同项目内容的步骤。
请参阅「图8」，批量书信生成使用者介面400也包含完成元件520、书信内容浏览区530、上一封元件540及下一封元件550，当使用者完成个别项目栏位编辑表格490编辑，并点击生成元件510后，批量书信生成系统100会提取共同项目对应的共同项目栏位编辑区480内容以及预发书信各自个别项目的个别项目栏位编辑表格490内容同步到选定之书信模版310“邀请书信”，也就是将共同项目栏位编辑区480内容与个别项目栏位编辑表格490内容同步到书信模版310“邀请书信”的模版内容330中，以生成4封书信(步骤206)，以其中4封书信分别为“Peter Chen您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为A主题，演讲时间为8:00至9:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”、“Mark Zhao您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为B主题，演讲时间为10:00至11:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”、“Larry Kang您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为C主题，演讲时间为13:00至14:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”、“Sue Wu您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为D主题，演讲时间为15:00至16:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”。
批量书信生成系统100会在书信内容浏览区530显示书信内容“PeterChen您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为A主题，演讲时间为8:00至9:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”供使用者浏览，也可通过上一封元件540与下一封元件550来浏览所生成的其他的书信，当使用者浏览后，可点击完成元件520，批量书信生成系统100会将所生成的书信输出，以提供使用者进一步使用。
值得注意的是，请参阅「图9」，批量书信生成使用者介面400可以更包含单一发送元件560、全部发送元件570、电子邮件地址编辑区580及电子邮件主旨编辑区590，当使用者完成生成书信，并点击完成元件520后，批量书信生成系统100可以增加提取书信“Peter Chen您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为A主题，演讲时间为8:00至9:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”、“Mark Zhao您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为B主题，演讲时间为10:00至11:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”、“Larry Kang您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为C主题，演讲时间为13:00至14:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”、“Sue Wu您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为D主题，演讲时间为15:00至16:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”并建立对应书信的电子邮件地址与电子邮件主旨，因此使用者可在对应书信“Peter Chen您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为A主题，演讲时间为8:00至9:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”的电子邮件地址编辑区580输入“peterchen@yahoo.com.tw”，在电子邮件主旨编辑区590输入“演讲邀请”；在对应书信“Mark Zhao您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为B主题，演讲时间为10:00至11:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”的电子邮件地址编辑区580输入“markzhao@yahoo.com.tw”，在电子邮件主旨编辑区590输入“演讲邀请”；在对应书信“Larry Kang您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为C主题，演讲时间为13:00至14:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”的电子邮件地址编辑区580输入“larrykang@yahoo.com.tw”，在电子邮件主旨编辑区590输入“演讲邀请”；在对应书信“Sue Wu您好：感谢您接受我们的邀请，愿意在2009.6.20举行T大国际会议厅的研讨会上演讲，您的演讲主题为D主题，演讲时间为15:00至16:40，欢迎您的莅临。May Lin敬上”的电子邮件地址编辑区580输入“suewu@yahoo.com.tw”，在电子邮件主旨编辑区590输入“演讲邀请”，而使用者可利用上一封元件540与下一封元件550进行每一封书信之间的切换，当使用者编辑书信之电子邮件地址与电子邮件主旨完成后，可选择点击单一发送元件560或全部发送元件570，单一发送元件560是将正编辑完成的书信进行发送，全部发送元件570是将所有编辑完成的书信进行同时发送。
综上所述，可知本发明与先前技术之间的差异在于通过提取使用者选择书信模版与其所包含组成元素供使用者选择共同元素与个别元素，再提取使用者编辑共同元素与个别元素之栏位内容后，即可生成书信的技术手段，通过此一技术手段可以解决先前技术所存在以往欲生成不同收件人书信时必须一封一封手工修改的问题，进而达成以导引步骤即可提供使用者生成批量书信的技术功效。
虽然本发明所公开之实施方式如上，惟所述之内容并非用于直接限定本发明之专利保护范围。任何本发明所属技术领域中具有通常知识者，在不脱离本发明所公开之精神和范围的前提下，可以在实施的形式上及细节上作些许之更动。本发明之专利保护范围，仍须以所附之申请专利范围所界定者为准。
Claims (10)
1.一种批量书信生成系统，其特征在于，至少包含：
一书信模版数据库，用于储存复数笔书信模版，其中各该些书信模版分别包含至少一组成元素；
一选择模块，用于提供一使用者选择该些书信模版、一书信数量或选定之该书信模版所包含之该些组成元素，其中该些组成元素供该使用者选择为至少一共同元素与至少一个别元素；
一处理模块，用于提取该使用者选定之该书信模版以得到选定之该书信模版所包含之该些组成元素、提取该使用者选定之该些共同元素以建立对应各该些共同元素的一共同栏位与提取该使用者选定之该些个别元素与该书信数量以依据该书信数量建立至少一预发书信各自对应各该些个别元素的一个别栏位；
一编辑模块，用于提供该使用者编辑各该些共同元素与该些预发书信各自对应各该些个别元素的该个别栏位；及
一生成模块，用于提取该些共同元素与该些预发书信的各自该些个别元素对应之栏位内容同步至选定之该书信模版中以生成至少一书信。
2.如权利要求1所述的批量书信生成系统，其特征在于，
该编辑模块更包含提供该使用者输入对应各该些书信之一电子邮件地址。
3.如权利要求2所述的批量书信生成系统，其特征在于，
更包含一发送模块，该发送模块用于依据对应各该些书信之该电子邮件地址发送该些书信。
4.如权利要求1所述的批量书信生成系统，其特征在于，
该编辑模块更包含提供使用者浏览、确认及再次编辑该些书信。
5.如权利要求1所述的批量书信生成系统，其特征在于，
该编辑模块更包含提供该使用者进行编辑、修改及删除该些书信模版与各自包含之该些组成元素。
6.一种批量书信生成方法，其特征在于，至少包含下列步骤：
建立一书信模版数据库，该书信模版数据库用于储存复数笔书信模版，其中各该些书信模版分别包含至少一组成元素；
提供一使用者选择该些书信模板与一书信数量；
提取该使用者选定之该书信模版，以得到选定之该书信模版所包含之该些组成元素，并提供该使用者选择该些组成元素为至少一共同元素与至少一个别元素；
提取该使用者选定之该些共同元素，建立对应各该些共同元素的一共同栏位并提供该使用者编辑；
提取该使用者选定之该些个别元素与该书信数量，依据该书信数量建立至少一预发书信各自对应各该些个别元素的一个别栏位并提供该使用者编辑；及
提取该些共同元素与该些预发书信的各自该些个别元素对应之栏位内容同步至选定之该书信模版中以生成至少一书信。
7.如权利要求6所述的批量书信生成方法，其特征在于，
更包含提供该使用者输入对应各该些书信之一电子邮件地址的步骤。
8.如权利要求7所述的批量书信生成方法，其特征在于，
更包含依据对应各该些书信之该电子邮件地址发送该些书信的步骤。
9.如权利要求6所述的批量书信生成方法，其特征在于，
更包含提供该使用者浏览、确认及再次编辑该些书信的步骤。
10.如权利要求6所述的批量书信生成方法，其特征在于，
更包含提供该使用者进行编辑、修改及删除该些书信模版与各自包含之该些组成元素的步骤。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| CN2009101606431A CN101963952A (zh) | 2009-07-22 | 2009-07-22 | 批量书信生成系统及其方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
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| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
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Family Applications (1)
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Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| CN (1) | CN101963952A (zh) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN111181838A (zh) * | 2019-12-24 | 2020-05-19 | 远光软件股份有限公司 | 一种背靠背邮件分发方法、系统及装置 |
-
2009
- 2009-07-22 CN CN2009101606431A patent/CN101963952A/zh active Pending
Cited By (2)
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|---|---|---|---|---|
| CN111181838A (zh) * | 2019-12-24 | 2020-05-19 | 远光软件股份有限公司 | 一种背靠背邮件分发方法、系统及装置 |
| CN111181838B (zh) * | 2019-12-24 | 2022-05-06 | 远光软件股份有限公司 | 一种背靠背邮件分发方法、系统及装置 |
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| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| C06 | Publication | ||
| PB01 | Publication | ||
| C02 | Deemed withdrawal of patent application after publication (patent law 2001) | ||
| WD01 | Invention patent application deemed withdrawn after publication |
Application publication date: 20110202 |