CN101278548B - 集成管理集成传真数据的方法及其系统 - Google Patents

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Abstract

本发明提供了一种用于按照集成方式管理传真(传真)数据的方法和系统。该系统包括：集成传真服务器；以及传真终端，被配置为通过第一通信网络传送和接收传真数据并将所传送的和所接收的传真数据通过第二通信网络传送到集成传真服务器。集成传真服务器将从传真终端接收到的传真数据存储在数据库中。集成传真服务器也同时将应用户的请求要传送的传真数据存储在数据库中并将传真数据传送到传真终端。传真终端包括：传真机连接器，被配置为接收来自传真机的传送传真数据；第一通信网络连接器，被配置为通过第一通信网络传送和接收传真数据；以及服务器接口单元，被配置为将传真数据传送到集成传真服务器。因此，使用集成传真服务器按照集成方式来管理由于空间限制而难以管理的所传送和所接收的传真文档，从而可以提高传真文档的效用和受保护文档管理的效率。

Description

集成管理集成传真数据的方法及其系统
技术领域
本发明涉及传真(下文中，称作“传真(fax)”)数据的管理，更具体地，涉及用于使用服务器来按照集成且集中的方式管理所传递的传真数据的方法和系统。
背景技术
随着互联网的发展，通过电子邮件(e-mail)的文档和数据的传递量已经增加。然而，传真作为用于传递具有法律效力的文档的手段而仍被广泛使用。此外，随着信息技术(IT)的发展，已经越来越多地开发并提供了与传真结合的各种功能和服务，例如，通过允许将数据从传真机传送到e-mail帐户或反之亦然来弥补现存普通传真的缺点的网络传真服务。
然而，当通过传真来传递文档时，难以按照集成方式来管理所传递的传真文档。当使用诸如网络传真服务的传真解决方案时，可以按照集成方式管理使用网络传真服务器传送和接收的传真数据，但不能按照集成方式管理由普通传真机传送和接收的传真数据。此外，在传统的传真解决方案中，必须将大量的公共交换电话网络(PSTN)线路连接到网络传真服务器，这造成安装困难且受到空间限制。
发明内容
技术问题
根据本发明的一个方面，提供了一种按照集成方式管理传真(传真)数据的方法。该方法包括：(a)接收来自传真机的传送传真数据并采集(capture)该传送传真数据，(b)将传送传真数据通过第一通信网络传送到第一传真装置，以及(c)将所采集的传送传真数据和第一传真装置的标识符通过第二通信网络传送到集成传真服务器。还提供了一种用于记录用于执行该方法的程序的记录介质。
根据本发明的另一方面，提供了一种使用通过互联网与多个传真装置连接的集成传真服务器来按照集成方式管理传真数据的方法。该方法包括：(a)通过互联网接收从多个传真装置传送的传真数据和由多个传真装置从多个传真装置接收到的传真数据连同每个传真装置的标识符，(b)存储从多个传真装置接收到的传真数据，以及(c)应管理员的请求提取所存储的传真数据并提供该传真数据。还提供了一种用于记录用于执行该方法的程序的记录介质。
根据本发明的又一方面，提供了一种用于按照集成方式管理传真数据的系统。该系统包括：集成传真服务器；以及传真终端，被配置为通过第一通信网络传送和接收传真数据并将所传送的传真数据和接收到的传真数据通过第二通信网络传送到集成传真服务器。该集成传真服务器将从传真终端接收到的传真数据存储在数据库中，并且管理存储在数据库中的传真数据。
传真终端可包括：传真机连接器，被配置为接收来自传真机的传送传真数据并采集该传送传真数据；第一通信网络连接器，被配置为将该传送传真数据通过第一通信网络传送到第一传真装置；以及服务器接口单元，被配置为将所采集的传送传真数据和第一传真装置的标识符通过第二通信网络传送到集成传真服务器。
集成传真服务器可以包括：传真数据收发器，被配置为通过互联网接收从多个传真装置传送的传真数据和由多个传真装置从多个传真装置接收到的传真数据连同每一个传真装置的标识符；数据库，被配置为存储从多个传真装置接收到的传真数据；以及数据库管理单元，被配置为应管理员的请求提取所存储的传真数据并提供该传真数据。
技术解决方案
本发明提供了用于按照集成且集中的方式管理传真数据以提高传真文档的效用和文档管理的效率的方法和系统。
本发明还提供了一种用于按照集成方式管理传真数据的系统，其易于安装而不受空间限制。
有益效果
根据本发明，使用集成传真服务器来管理所传递的传真文档，从而提高了传真文档的效用和文档管理的效率。
附图说明
图1是示出了根据本发明的一些实施例的用于通过互联网按照集中方式管理传真数据的系统的示意图。
图2示出了集成传真服务器的内部结构。
图3示出了传真终端的内部结构。
图4是根据本发明的一些实施例的按照集成方式管理传真数据的方法的流程图。
图5是根据本发明的其他实施例的按照集成方式管理传真数据的方法的流程图。
具体实施方式
参考用于示出本发明的优选实施例的附图，以充分理解本发明、其优点、以及通过本发明的实施而实现的目的。
下文中，将通过参考附图说明本发明的优选实施例来详细描述本发明。图中相同的标号表示相同的元件。
图1是示出了根据本发明的一些实施例用于通过互联网按照集中方式管理传真数据的系统的示意图。参考图1，该系统包括集成传真服务器110、传真终端120a和120b、以及传真机130a和130b。
传真机130a和130b是传送并接收传真数据的典型传真机，并且分别连接到传真终端120a和120b。传真终端120a和120b通过互联网150访问集成传真服务器110。
为了描述清楚，在图1中仅示出了两个传真机130a和130b以及传真终端120a和120b，但显而易见，更多的传真装置(即，传真机和传真终端)可通过互联网150访问集成传真服务器110。
图2示出了集成传真服务器110的内部结构。
参考图2，集成传真服务器110包括控制器111、管理员/用户接口单元112、传真数据收发器113、数据库(DB)管理单元114、和DB 115。尽管在图2中DB 115被包括在集成传真服务器110中，但可以通过与集成传真服务器110分开的外部DB系统来实现DB115。
管理员/用户接口单元112对用户和管理员进行验证。同样，管理员/用户接口单元112允许用户和管理员直接或通过互联网访问集成传真服务器110并请求传真数据传送、搜索所存储的传真数据、或当需要时下载搜索到的传真数据。参考图1，用户可以使用能够访问互联网150的个人计算机(PC)170来访问集成传真服务器110。同时，管理员可使用管理员终端160或能够访问互联网的PC来访问集成传真服务器110。
当接收到来自用户的传真数据传送请求时，传真数据收发器113提取与该用户相对应的传真终端的标识符。对应于该用户的传真终端可以是包括该用户的工作场所(例如，图1中的工作场所A或B)中的任意的或指定的传真终端。用户可预先指定他/她的传真终端。标识符可以是给予传真终端的唯一ID或分配给传真机或传真终端的传真号。
当提取出标识符时，将传真数据传送请求发送到与所提取的标识符相对应的传真终端。此时，传真数据收发器113将要传送的传真数据和接收方的传真号提供给该传真终端。同样，传真数据收发器113执行网络传真服务。然而，不同于将传真数据从网络传真服务器传送到接收方的传真装置的传统网络传真服务，根据本发明的一些实施例的集成传真服务器110请求指定的传真终端来传送传真数据。然后，响应于集成传真服务器110的请求，指定的传真终端将传真数据传送到接收方的传真装置。当响应于集成传真服务器110的请求而传送传真数据时，传真终端可以将传真传送完成信号发送到集成传真服务器110。当接收到来自传真终端的传真传送完成信号时，集成传真服务器110将所传送的传真数据存储在DB 115中。在本发明的其他实施例中，集成传真服务器110可同时将用户请求传送的传真数据存储在DB 115中并将该传真数据传送到传真终端，其将传真数据传送到接收方的传真装置。
如上所述，不同于传统的网络传真服务，由于集成传真服务器110没有将传真数据直接传送到接收方的传真装置，所以集成传真服务器110不必连接到公共交换电话网络(PSTN)。因此，不同于传统的网络传真服务或传真解决方案，集成传真服务器110不必连接到大量PSTN线路，并因此很少受空间限制。
传真数据收发器113也接收来自传真终端120a和120b的传真数据。接收到的传真数据被存储在DB 115中。
DB管理单元114管理存储在DB 115中的传真数据。同样，该DB管理单元114应用户或管理员的请求搜索所存储的传真数据。此时，可以通过诸如用户、传真终端、工作场所(或通过位于特定区域的每组传真终端)、以及持续时间的各种标准来搜索所存储的传真数据。具体地，当公司拥有多个工作场所时，可将每个工作场所(例如，图1中工作场所A和B中的每一个)分配给单独的管理器，并且可指派该管理器搜索并管理从工作场所传送的传真文档和由工作场所接收到的传真文档。利用这种配置，可以高效地管理和控制在工作场所之间传送和接收的传真数据。
控制器111控制集成传真服务器110的全部操作。
图3示出了图1中所示的传真终端120a的内部结构。
参考图3，传真终端120a包括传真机连接器121、PSTN连接器122、和服务器接口单元123。根据本发明，传真终端120a连接到现有传真机130a并执行用于集成传真管理的传真数据传送和接收。可以机顶盒的形式实现传真终端120a以连接到典型的传真机130a。可选地，可以集成形式实现传真终端120a和传真机130a。
传真机连接器121连接到传真机130a，接收并采集从传真机130a传送到另一个传真装置的文档，并且将通过PSTN 140接收到的传真数据传输到传真机130a。PSTN连接器122通过PSTN 140传送和接收传真数据。
服务器接口单元123通过互联网150执行与集成传真服务器110的连接。
图4是根据本发明的一些实施例的按照集成方式管理传真数据的方法的流程图，更具体地，是由传真终端执行的用于集成传真数据管理的操作的流程图。
参考图4，在待机模式A而电源接通期间，在操作S410中传真终端连续地检查是否从与该传真终端连接的传真机传送了传真数据，并且在操作S420中检查是否从外部传真装置接收到传真数据。当在操作S410中检查到将传真数据从与该传真终端连接的传真机传送到外部传真装置时，在操作S411中传真终端接收来自传真机的传真数据，将该传真数据通过PSTN传送到外部传真装置，并且还采集该传真数据。另外，对于集成传真数据管理，在操作S412中传真终端将所采集的传真数据通过互联网传送到集成传真服务器。也就是说，当传真机将传真数据传送到外部传真装置时，传真终端采集该传真数据并通过互联网将该传真数据传送到集成传真服务器。
此时，传真终端可将传送传真装置的标识符(例如，传送传真终端的传送传真号或唯一ID)和接收传真装置的标识符连同传真数据一起传送到集成传真服务器。此后，传真终端返回至待机模式A。操作S410至S412由传真终端执行，以应用户的请求传送传真数据。
同时，当在操作S420中检查到从外部传真装置接收到传真数据时，在操作S421中传真终端将接收到的传真数据传送到与该传真终端连接的传真机，从而输出接收到的传真数据。另外，对于集成传真数据管理，在操作S422中传真终端将从外部传真装置接收到的传真数据通过互联网传送到集成传真服务器。此时，传真终端还可以将传送传真装置的标识符和接收传真装置的标识符连同传真数据一起传送到集成传真服务器。此后，传真终端返回至待机模式A。操作S420至S422由传真终端执行，以接收并处理来自另一传真装置的传真数据。
如上所述，对于所传送/接收到的传真数据的集成管理，传真终端通过PSTN传送和接收传真数据，并将所传送的/接收到的传真数据通过互联网传送到集成传真服务器。
图5是根据本发明的其他实施例的按照集成方式管理传真数据的方法的流程图，更具体地，是由集成传真服务器执行的用于集成传真数据管理的操作的流程图。
参照图5，在待机模式B而电源接通期间，集成传真服务器连续地监控在操作S510中是否从传真终端接收到传真数据，在操作S520中是否从用户接收到传真数据传送请求，以及在操作S530中是否从管理员接收到传真数据搜索请求。
当在操作S510中从传真终端接收到传真数据时，在操作S511中集成传真服务器将传真数据存储在DB中。此时，传真终端可将传送传真装置的标识符和接收传真装置的标识符连同传真数据一起传送到集成传真服务器，并且集成传真服务器可将接收到的传真数据和传送/接收传真装置的标识符存储在DB中。
当在操作S520中从用户接收到传真数据传送请求时，在操作S521中集成传真服务器提取与该用户相对应的传真终端的标识符。如上所述，参考图2，用户能够访问集成传真服务器，选择接收方，并将传真数据发送到所选择的接收方。当用户请求传送传真数据时，传真数据没有被从集成传真服务器直接传送到接收传真装置，而实际上被传送到与用户相对应的传真终端，然后从传真终端传送到接收传真装置。
为此，在操作S522中集成传真服务器将传真数据传送请求发送到与所提取的标识符相对应的传真终端。此时，传真数据收发器113将要传送的传真数据和接收方的传真号提供给传真终端。
接下来，传真终端将传真数据传送到接收传真装置并将传真传送完成信号发送到集成传真服务器。在操作S523中，集成传真服务器接收来自传真终端的传真传送完成信号。然后，在操作S524中集成传真服务器将传真数据存储在DB中并返回至待机模式B。
当在操作S530中从用户或管理员接收传真数据搜索请求时，在操作S531中集成传真服务器从DB中提取与传真数据搜索请求相对应的传真数据。在操作S532中集成传真服务器将所提取的传真数据提供给用户或管理员。用户或管理员可根据其权限访问集成传真服务器，搜索存储在DB中的传真数据，并输出或下载搜索结果。
尽管参考本发明的示例性实施例示出并描述了本发明，但是本领域的普通技术人员应理解，在不背离由所附权利要求限定的本发明的精神和范围的情况下，可以在本文中进行形式和细节上的各种改变。
工业应用性
根据本发明，使用集成传真服务器来按照集成方式管理所传送的和接收到的传真文档，从而能够提高传真文档的效用和文档管理的效率。具体地，对于具有多个工作场所的公司，可以高效地管理和控制在工作场所之间传送和接收的传真数据。

Claims (13)

1.一种按照集成方式管理传真数据的方法，所述方法包括以下操作：
(a)通过传真终端，接收来自传真机的传真数据并采集所述传真数据；
(b)通过所述传真终端，将所采集的传真数据通过第一通信网络传送到第一传真装置；以及
(c)通过所述传真终端，将所采集的传真数据和所述第一传真装置的标识符通过第二通信网络传送到用于管理所采集的传真数据和传真装置的集成传真服务器。
2.根据权利要求1所述的方法，还包括以下操作：
(d)通过所述传真终端，通过所述第一通信网络接收来自第二传真装置的接收传真数据；以及
(e)通过所述传真终端，将所述接收传真数据和所述第二传真装置的标识符通过所述第二通信网络传送到所述集成传真服务器。
3.根据权利要求2所述的方法，其中，所述第一通信网络是公共交换电话网络(PSTN)，以及所述第二通信网络是互联网。
4.一种使用通过互联网与多个传真装置连接的集成传真服务器来按照集成方式管理传真数据的方法，所述方法包括以下操作：
(a)通过用于管理传真数据和传真装置的集成传真服务器，通过所述互联网接收从所述多个传真装置传送的传真数据和每个传真装置的标识符；
(b)通过所述集成传真服务器，存储从所述多个传真装置传送的所述传真数据；以及
(c)通过所述集成传真服务器，应管理员的请求提取所存储的传真数据，并且提供所存储的传真数据。
5.根据权利要求4所述的方法，还包括：
(d)通过所述集成传真服务器，接收来自用户的用于对所存储的传真数据进行传送的请求；
(e)通过所述集成传真服务器，提取与所述用户相对应的传真装置的标识符；以及
(f)通过所述集成传真服务器，将所述请求和接收传真装置的标识符发送到与所提取的标识符相对应的传真装置，
其中，与所提取的标识符相对应的所述传真装置将所存储的传真数据传送到所述接收传真装置。
6.一种连接到传真机以按照集成方式管理传真数据的传真终端，所述传真终端包括：
传真机连接器，被配置为接收来自所述传真机的传真数据并采集所述传真数据；
第一通信网络连接器，被配置为将所采集的传真数据通过第一通信网络传送到第一传真装置；以及
服务器接口单元，被配置为将所采集的传真数据和所述第一传真装置的标识符通过第二通信网络传送到集成传真服务器。
7.根据权利要求6所述的传真终端，其中，所述第一通信网络连接器通过所述第一通信网络接收来自第二传真装置的接收传真数据，并且所述服务器接口单元将所述接收传真数据和所述第二传真装置的标识符通过所述第二通信网络传送到所述集成传真服务器。
8.根据权利要求7所述的传真终端，其中，所述第一通信网络是公共交换电话网络(PSTN)，以及所述第二通信网络是互联网。
9.一种通过互联网与多个传真装置连接的集成传真服务器，所述集成传真服务器包括：
传真数据收发器，被配置为通过所述互联网接收从所述多个传真装置传送的传真数据和每个传真装置的标识符；
数据库，被配置为存储从所述多个传真装置传送的所述传真数据；以及
数据库管理单元，被配置为应管理员的请求提取所存储的传真数据并提供所存储的传真数据。
10.一种用于按照集成方式管理传真数据的系统，所述系统包括：
集成传真服务器，用于管理传真数据和传真装置；以及
传真终端，被配置为通过第一通信网络传送和接收所述传真数据并通过第二通信网络将所传送的传真数据以及接收到的传真数据传送到所述集成传真服务器，
其中，所述集成传真服务器将从所述传真终端传送的所述传真数据存储在数据库中，并且管理存储在所述数据库中的所述传真数据。
11.根据权利要求10所述的系统，其中，所述集成传真服务器应用户的请求将要传送到预定传真装置的传真数据和所述预定传真装置的标识符传送到所述传真终端，并请求所述传真终端传送所述传真数据，以及
其中，所述传真终端响应于所述集成传真服务器的所述请求，将所述传真数据通过所述第一通信网络传送到所述预定传真装置。
12.根据权利要求11所述的系统，其中，所述第一通信网络是公共交换电话网络(PSTN)，以及所述第二通信网络是互联网。
13.根据权利要求11所述的系统，其中，所述集成传真服务器应用户或管理员的请求在所述数据库中搜索传真数据，提取所述传真数据，并将所述传真数据提供给所述用户或所述管理员。
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