CN101075982B - 一种电子邮件提醒方法、装置和系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种电子邮件提醒方法，该方法包括：A、电子邮件发送方将事务时间和提醒方式编码到电子邮件中，并将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒；B、判断电子邮件接收方是否在事务时间内作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有作出回应，则根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒。本发明还提出了一种电子邮件提醒装置和系统。应用本发明以后，能够提醒收件人/发件人针对未及时回复的电子邮件作出反应。

Description

一种电子邮件提醒方法、装置和系统

技术领域

本发明涉及电子邮件(E-mail)技术领域，更具体地，涉及一种电子邮件提醒方法、装置和系统。 

背景技术

电子邮件是建立在计算机网络上的一种通信形式。计算机用户可以利用网络传递电子邮件，以实现相互通信。电子邮件可以在计算机局域网上传递，也可在计算机广域网上传递。进行电子邮件通信，需要在网络文件服务器上建立电子邮件的“邮局”，它是电子邮件的中心集散地，可以为每个用户设置有地址的信箱。其他人可向该信箱发送电子邮件，信箱的主人也可以随时从信箱中取出邮件。此处的“邮局”实际上是网络文件服务器上的一组数据库文件。 

除了基本的文字信息外，电子邮件也能传递图片、视像剪辑、声音剪辑和程序等数据文件。多用途网际邮件扩充协议(MIME)作为一种电子邮件的技术规范，目前已有广泛应用。在该协议中，指出了在不同的电子邮件系统之间进行传播的消息的格式。MIME是一种非常灵活的格式，支持用户在电子邮件中包含任何可见的文件类型。MIME邮件中可以包含文本、图片、声音、视频，或其它应用程序的特定数据。 

电子邮件发出后，发件人往往期待对方能在一定时间内完成处理和回复。然而，在这一过程中，收件人很容易遗忘回复邮件，发件人也经常担心收件人遗忘，因此往往还需要手工通过电话或邮件等方式来再次提醒对方，既耗时耗力，又不能保证事务处理的及时性。而且，发件人自己也有可能不记得有邮件没被回复，因此同样可能造成重大事务的耽搁。 

发明内容

有鉴于此，本发明的主要目的是提出一种电子邮件提醒方法，以保证事务处理的及时性。 

本发明的另一目的是提出一种电子邮件提醒装置，以保证事务处理的及时性。 

本发明的再一目的是提出一种电子邮件提醒系统，以保证事务处理的及时性。 

为达到上述目的，本发明的技术方案是这样实现的： 

一种电子邮件提醒方法，该方法包括： 

A、电子邮件发送方将事务时间、提醒方式按照约定格式生成一个文件，该文件包括Message ID、事务时间，提醒方式，将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件，并将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名，将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒，所述事务时间包括回应时间和提醒时间，所述提醒时间比回应时间早； 

B、判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒； 

C、判断电子邮件接收方在回应时间到时是否作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒； 

该方法进一步包括： 

如果所述步骤B中的第一次提醒后，电子邮件接收方还是没有作出回应，则向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发作出多次提醒。 

步骤A电子邮件发送方将电子邮件发送到电子邮件接收方后，该方法进一步包括： 

按照电子邮件接收方是否已回复该已发送电子邮件，电子邮件发送方将该已发送电子邮件划分为已回复和未回复。 

一种电子邮件提醒装置，该装置包括： 

编码模块，用于将事务时间、提醒方式按照约定格式生成一个文件，该文件包括Message ID、事务时间，提醒方式，将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件，并将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名，将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒，所述事务时间包括回应时间和提醒时间，所述提醒时间比回应时间早； 

提醒模块，用于判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应，如果没有作出回应，则根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒；如果第一次提醒后，电子邮件接收方还是没有作出回应，则向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发作出多次提醒；判断电子邮件接收方在回应时间到时是否作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。 

该装置进一步包括： 

电子邮件管理模块，用于按照电子邮件接收方是否已回复该已发送电子邮件，将该已发送电子邮件划分为已回复和未回复。 

一种电子邮件提醒系统，该系统包括： 

电子邮件发送方，用于将事务时间、提醒方式按照约定格式生成一个文件，该文件包括Message ID、事务时间，提醒方式，将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件，并将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名，将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒，所述事务时间包括回应时间和提醒时间，所述提醒时间比回应时间早； 

电子邮件接收方，用于判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应， 如果没有作出回应，根据所述提醒方式向自身和/或电子邮件发送方发出提醒；如果第一次提醒后，电子邮件接收方还是没有作出回应，则向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发作出多次提醒；判断电子邮件接收方在回应时间到时是否作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。 

从上述技术方案中可以看出，在本发明中，电子邮件发送方将事务时间和提醒方式编码到电子邮件中，并发送电子邮件到电子邮件接收方，然后再判断电子邮件接收方是否在事务时间内作出回应，如果没有作出回应，则根据提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒。由此可见，应用本发明以后，如果逾期电子邮件未得到回复，能够自动提醒收件人/发件人针对未及时回复的电子邮件作出反应，并不需要手工通过电话或邮件等方式来提醒对方，因此保证了事务处理的及时性。 

另外，本发明可以设置各种提醒方式，例如提醒发送方不提醒接收方、提醒接收方不提醒发送方、既提醒发送方又提醒接收方等，因此本发明能够适应各种具体应用情形，所以适用性也得到了增强。 

附图说明

图1为根据本发明的电子邮件提醒方法的示范性流程示意图； 

图2为根据本发明的电子邮件提醒装置的示范性结构示意图； 

图3为根据本发明的电子邮件提醒系统的示范性结构示意图。 

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案和优点表达得更加清楚明白，下面结合附图及具体实施例对本发明再作进一步详细的说明。 

本发明的主要思想是：电子邮件发送方将事务时间和提醒方式编码到电 子邮件中，并发送电子邮件到电子邮件接收方，然后再判断电子邮件接收方是否在事务时间内作出回应，如果没有作出回应，则根据提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒。 

图1为根据本发明的电子邮件提醒方法的示范性流程示意图。如图1所示，该方法包括： 

步骤101：电子邮件发送方将事务时间和提醒方式编码到电子邮件中，并将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒； 

在这里，事务时间可以是回应该电子邮件的最迟时间，也就是回应时间。由于一般情况下需要在回应时间之前即发出提醒，从而留出一定的时间处理事务以保证安全性，所以事务时间优选地包括回应时间和提醒时间，并且提醒时间比回应时间早。 

提醒方式中设置有具体向接收方和/或发送方中的哪一方发出提醒，或者向两方都发出提醒。具体地，根据应用环境的不同，提醒方式可以有包括多种类型，例如提醒发送方不提醒接收方、提醒接收方不提醒发送方、既提醒发送方又提醒接收方等。 

本发明中可以在电子邮件的Message ID字段中设置提醒方式和事务时间。例如： 

可以将Message ID设置为由事务邮件标记(8位)、邮件ID(8位)、提醒方式(8位)、提醒时间(12位)、回应时间(12位)5个部分组成，共48位。其中第1个8位代表事务邮件的标志，可以规定88888888为事务邮件，其他为非事务邮件；第2个8位为邮件ID；第3个8位中设置提醒方式，具体包括是否不提醒自己只提醒对方等等细微设定，如可以设置为01888888，第1个0代表不需要提醒自身，第2个1代表需要提醒对方，其他位代表其他的细节设定，或为保留位；第4个12位为提醒时间，具体为：年/月/日/分/秒，如200612081130代表2006年12月8日11点30分；第5个12位为回应时间，具体为：年/月/日/分/秒，如200612110000代表2006 年12月11日0时。 

以上详细列出了在Message ID字段中设置提醒方式和事务时间的一种具体实例。本领域技术人员可以意识到，这种设置方式仅为示范性的，并不用于限制本发明的保护范围。基于上述描述，本领域技术人员可以作出各种不脱离本发明保护范围的各种变换和替代，例如增加字段长度或者改变字段定义等等。 

可选地，还可以将新增的内容(事务时间、提醒方式)按照约定格式生成一个文件，该文件包括Message ID、事务时间，提醒方式，然后将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件(该附件可为txt格式)，再将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名即可(普通情况下Content-Disposition的值为attachment)，接收方接到指定Content-Disposition值的邮件，将能够解开对应的文件数据，以便根据相关内容做出响应。 

步骤102：判断电子邮件接收方是否在事务时间内作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有作出回应，则执行步骤103； 

本发明中，既可以由电子邮件发送方来判断电子邮件接收方是否在事务时间内作出回应，也可以由电子邮件接收方自身来执行上述判断，一般优选由电子邮件发送方来执行上述判断。 

步骤103：根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒。 

在这里，当事务时间中只有回应时间时，步骤102和步骤103具体为： 

判断电子邮件接收方是否在回应时间内作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有作出回应，根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。 

比如：假如提醒方式中设置为只向电子邮件发送方发出提醒。那么，电子邮件发送方判断出电子邮件接收方没有在回应时间内作出回应后，向自身发送提醒邮件。或者，电子邮件接收方在判断出自身没有在回应时间内作出回应后，向电子邮件发送方发送提醒邮件，表明自身没有及时发出回应。 

当事务时间包括回应时间和提醒时间时(提醒时间比回应时间早)，步骤102和步骤103具体包括： 

判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有作出回应，根据提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。此时，如果第一次提醒后，电子邮件接收方还是没有及时作出回应，可以向电子邮件接收方或电子邮件发送方作出多次提醒，而且如果电子接收方在回应时间到时还没有作出回应，还应该根据提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。 

比如：假如提醒方式中设置为既向电子邮件发送方，又向电子邮件接收方发出提醒。那么，电子邮件发送方判断出电子邮件接收方没有在提醒时间内作出回应后，应该向自身发送提醒，并向电子邮件接收方发出催促提醒邮件。或者，电子邮件接收方在判断出自身没有在提醒时间内作出回应后，既向电子邮件发送方发送提醒邮件以表明自身没有及时发出回应，又向自身发出提醒以告诉用户有邮件尚未被及时回复。 

向电子邮件接收方发送提醒的方式是多样的，例如：可以发送自动生成的催促提醒邮件，或者各种应用软件所常用的提醒方式。 

优选地，按照电子邮件接收方回复电子邮件的具体情形，电子邮件发送方对已发送的电子邮件进行类型划分。当电子邮件发送方收到电子邮件接收方的回应后，电子邮件发送方既可以认可对方的回应，认为对方已经完结此次事务，还可以对该邮件做“需要再处理”的标记操作。而且，电子邮件发送方还可以对已经发送的此类电子邮件按“已完成”、“待处理”、“超期未完成”的等状态进行查阅、管理。 

本发明还公开了一种电子邮件提醒装置。 

图2为根据本发明的电子邮件提醒装置的示范性结构示意图。如图2所示，该装置200包括： 

编码模块201，用于将事务时间和提醒方式编码到电子邮件中，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒； 

其中，编码模块201可以在Message ID字段中设置提醒方式和事务时间，也可以将Message ID、事务时间，提醒方式等按照约定格式生成一个文件，然后将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件，再将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名，从而接收方接到指定Content-Disposition值的邮件，能够将解开对应的文件数据，以便根据相关内容做出响应。 

电子邮件发送模块202，用于将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方； 

提醒模块203，用于判断电子邮件接收方是否在事务时间内作出回应，如果没有作出回应，根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒。 

优选地，所述编码模块201，用于将回应时间、提醒时间和提醒方式编码到电子邮件中，所述提醒方式表明向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒，所述提醒时间比回应时间早； 

提醒模块203，判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应，如果没有作出回应，根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。 

而且，提醒模块203，向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒后，优选进一步用于判断电子邮件接收方在回应时间到时是否作出回应，如果没有作出回应，根据所述提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。 

更优选地，该装置200进一步包括电子邮件管理模块，用于按照电子邮件接收方回复邮件的具体情形，对已发送的电子邮件进行类型划分。比如：按照电子邮件接收方是否已回复该已发送电子邮件，将该已发送电子邮件划分为已回复和未回复。 

基于上述流程，本发明还提出了一种电子邮件提醒系统。 

图3为根据本发明的电子邮件提醒系统的示范性结构示意图。如图3所 示，该系统包括： 

电子邮件发送方301，用于将事务时间和提醒方式编码到电子邮件中，并将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式表明向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒； 

电子邮件接收方302，用于判断电子邮件接收方是否在事务时间内作出回应，如果没有作出回应，根据所述提醒方式向自身和/或电子邮件发送方发出提醒。 

本发明可以通过多种形式应用到各种电子邮件管理系统中。比如，以插件的形式兼容于Outlook Express、Foxmail等电子邮件管理系统中。同样，还可以直接将本发明集成应用到电子邮件管理系统中。通常，这些电子邮件管理系统可以应用到诸如个人计算机、个人数据助理(PDA)、膝上型电脑等计算设备中，或者也可以应用到任意类型的网络邮件服务器中。 

以上所述，仅为本发明的较佳实施例而已，并非用于限定本发明的保护范围。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。 

Claims (5)

1.一种电子邮件提醒方法，其特征在于，该方法包括：

A、电子邮件发送方将事务时间、提醒方式按照约定格式生成一个文件，该文件包括Message ID、事务时间，提醒方式，将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件，并将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名，将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒，所述事务时间包括回应时间和提醒时间，所述提醒时间比回应时间早；

B、判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒；

C、判断电子邮件接收方在回应时间到时是否作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒；

该方法进一步包括：

如果所述步骤B中的第一次提醒后，电子邮件接收方还是没有作出回应，则向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发作出多次提醒。

2.根据权利要求1所述的电子邮件提醒方法，其特征在于，步骤A电子邮件发送方将电子邮件发送到电子邮件接收方后，该方法进一步包括：

按照电子邮件接收方是否已回复该已发送电子邮件，电子邮件发送方将该已发送电子邮件划分为已回复和未回复。

3.一种电子邮件提醒装置，其特征在于，该装置包括：

编码模块，用于将事务时间、提醒方式按照约定格式生成一个文件，该文件包括Message ID、事务时间，提醒方式，将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件，并将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名，将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒，所述事务时间包括回应时间和提醒时间，所述提醒时间比回应时间早；

提醒模块，用于判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应，如果没有作出回应，则根据所述提醒方式向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒；如果第一次提醒后，电子邮件接收方还是没有作出回应，则向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发作出多次提醒；判断电子邮件接收方在回应时间到时是否作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。

4.根据权利要求3所述的电子邮件提醒装置，其特征在于，该装置进一步包括：

电子邮件管理模块，用于按照电子邮件接收方是否已回复该已发送电子邮件，将该已发送电子邮件划分为已回复和未回复。

5.一种电子邮件提醒系统，其特征在于，该系统包括：

电子邮件发送方，用于将事务时间、提醒方式按照约定格式生成一个文件，该文件包括Message ID、事务时间，提醒方式，将该文件作为普通附件编码进待发送的邮件，并将这一MIME部分的Content-Disposition字段设为指定的命名，将经编码的电子邮件发送到电子邮件接收方，所述提醒方式包括向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发出提醒，所述事务时间包括回应时间和提醒时间，所述提醒时间比回应时间早；

电子邮件接收方，用于判断电子邮件接收方是否在提醒时间内作出回应，如果没有作出回应，根据所述提醒方式向自身和/或电子邮件发送方发出提醒；如果第一次提醒后，电子邮件接收方还是没有作出回应，则向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方发作出多次提醒；判断电子邮件接收方在回应时间到时是否作出回应，如果作出回应，退出本流程，如果没有，则根据所述提醒方式再次向电子邮件发送方和/或电子邮件接收方作出提醒。

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